KPI специалиста по охране труда

Ключевые показатели эффективности. Все о KPI

Загадочная аббревиатура KPI встречается в соседстве со словами «сотрудник», «эффективность» и «менеджмент». Разберемся, что означает KPI (КПЭ, кипиай) и что это такое. Англоязычную аббревиатуру расшифровывают как «key performance indicators».

В русском переводе используют форму «ключевые показатели эффективности». Эти индикаторы используют для мотивации сотрудников, с их помощью устанавливают цели для работников компании, прогнозируют ожидаемый объем работ.

Последняя функция КПЭ важна для среднесрочного планирования – она связывает их с механизмами ценообразования.

Внедрять KPI в обязательном порядке нужно среднему и крупному бизнесу. Кроме того, растущий малый бизнес тоже нуждается в контроле показателей эффективности сотрудников.  Чем быстрее растет компания, тем быстрее руководитель теряет контроль над бизнес процессами.

Ведь уследить за пятью сотрудниками проще, чем за пятнадцатью и двадцатью. В таких условиях система, которая бы позволяла следить за эффективностью работы каждого отдельного сотрудника, нужна как воздух.

Руководители компаний и менеджеры обязаны искать слабые звенья в команде и поощрять активных работников.

Это общие сведения о КПЭ. Попробуем разобраться, как разделяют ключевые показатели эффективности (KPI) и что это такое. Для этого обратимся к примерам.

Примеры ключевых показателей эффективности

Изображение с сайта www.eduson.tv

Разделить «кипиай» на группы можно по нескольким критериям. Они делятся на групповые и индивидуальные. Так, одним из возможных параметров КПЭ становится эффективность работы отдельного подразделения или всей организации. Пример: план продаж для коммерческого отдела компании. В то же время, для каждого отдельного менеджера устанавливается отдельный KPI по объему продаж за месяц.

Без системы учета ключевых показателей эффективности не обходится ни один бизнес, связанный с продажами. Выполнение КПЭ напрямую влияет на зарплату продавцов и менеджеров. Это помогает одновременно мотивировать сотрудников и наблюдать за успехами каждого работника. Исходя из этих данных, управленцы корректируют работу подчиненных.

Кроме того, ключевые показатели эффективности делятся на:

Показывают, насколько результат сотрудника или отдела соответствует прогнозируемому. Неудовлетворительный уровень этого показателя сигнализирует о серьезных проблемах. Пример такого показателя – тот же план продаж.

• Индикаторы затраченных ресурсов.

Применяются не в каждой системе учета KPI, поскольку не каждый бизнес связан с затратами тех или иных ресурсов. Если уровень затрат выше нормы, то у менеджера появляется повод задуматься над оптимизацией бизнес процессов.

• Функциональные показатели.

Отражают реальную картину исполнения бизнес процессов в компании. Формируются таким образом, чтобы можно было отследить последовательность действий сотрудников и то, насколько она соответствует предполагаемому алгоритму. К примерам можно отнести всевозможные чек-листы.

• Показатели производительности труда.

Показывают, как относится объем работ сотрудника к затраченному времени.

• Индикаторы эффективности.

Рассчитываются из отношения результатов работы и затраченных ресурсов.

По способу расчета KPI делятся на:

Такой КПЭ равен одному из заранее заданных значений (выполнено/не выполнено).

Принимают значения в определенном промежутке (процент обработанных заявок).

Если такой KPI не достигнут, он вычитается из итогового коэффициента.

Ключевые показатели эффективности, в зависимости от отрасли и сферы деятельности бизнеса, принимают разные формы. Примеры КПЭ:

• План продаж
• Процент выполненных в срок заявок
• Соблюдение бюджета
• Клиентская оценка качества обслуживания
• Ошибки в работе
• Просроченные заказы
• Эффективность использования времени
• Количество выполненных задач
• Конверсия

Интересно

Цели построить полный список возможных ключевых показателей эффективности не стоит – это лишь конкретные примеры KPI из жизни предприятий.

Выясним, как «кипиай» влияют на оплату труда сотрудников и какую роль они играют в мотивации работников. Для этого нужно выяснить, как вычислить коэффициент КПЭ.

Как рассчитать KPI сотрудника

Изображение с сайта ru.depositphotos.com

Для того, чтобы рассчитать количественный коэффициент КПЭ, определим три главных параметра:

1. Критический уровень. Это минимальное значение результата сотрудника. Он играет роль точки отсчета. Достижение сотрудником этого результата становится маркером выполнения/невыполнения показателя.
2. Нормальный уровень. Тот результат, который ожидает получить работодатель.
3. Целевой уровень. Мотивирует сотрудника стремиться к превышению нормального результата. Его достижение должно прямым образом влиять на зарплату.

После этого, дождемся завершения отчетного периода (месяца, квартала) и посмотреть на фактические результаты работников. Определив эти параметры, рассчитаем КПЭ. Формула расчета KPI выглядит следующим образом:

Результат (%) = (Фактический результат — Критический уровень)/(Нормальный уровень — Критический уровень) x 100%

Итоговым результатам расчета становится процентный показатель выполнения нормы. Если он меньше 100%, то норма выполнена,  если больше – превышена. В зависимости от этого значения и определяется выполнение КПЭ сотрудником, а значит, и его зарплата.

Такая система помогает работодателю отслеживать активность сотрудников, а работникам – видеть зависимость вознаграждения от проделанной работы.

«Кипиай» и мотивация

Способов премирования сотрудников, в зависимости от выполнения плана, два. Первый предусматривает штрафы за невыполнение KPI. Такой способ подразумевает выплату гарантированного оклада сотруднику. Его доля достигает 50%.

Остальная часть зарплаты зависит от выполнения 2-5 показателей эффективности. Во втором случае, вычетов за не соответствие результатов KPI запланированному значению нет.

Дополнительная премия выплачивается только за превышение ожидаемого КПЭ.

Важно

Количество ключевых показателей эффективности не должно быть слишком большим. Но и одним-двумя KPI ограничиваться не стоит. Такой подход стимулирует сотрудника следить за всеми аспектами своей работы и развиваться в каждом из них.

Какими должны быть КПЭ

Концепций формирования КПЭ несколько, но главная называется SMART. Это аббревиатура, в которой скрыты критерии, которым должен соответствовать желаемый результат KPI. Расшифровывается она так:

• S – specific (определенность результата)
• M – measurable (измеряемость результата)
• A – achievable (достижимость результата)
• R – relevant (релевантность результата деятельности сотрудника)
• T – time-bound (ограниченность во времени)

Популярность этой концепции вызвана тем, что она просто адаптируется к конкретным задачам бизнеса. Пример: магазину цифровой техники нужно повысить продажи отдельной модели смартфона. Для сотрудников устанавливается необходимое количество продаж этой модели за месяц. Это количество измеряемо (M), модель смартфона одна (S), а отчетный период – месяц (T).

Ключевые показатели эффективности: плюсы и минусы

Главным плюсом КПЭ считается прозрачность. И сотрудники, и работодатель видит, кто сколько работает и зарабатывает. Такой подход помогает руководителям мотивировать сотрудников и следить за ситуацией «на местах». Если результат работника в каком-то аспекте ниже ожидаемого, у менеджера есть возможность скорректировать его работу в тот же день. Такая обратная связь намного полезней выговоров и лишений премии.

Изображение с сайта successimg.com

К минусам KPI относят низкую степень универсальности. Сложно оценить количественно те аспекты работы сотрудников, которые просто нельзя измерить. В таких ситуациях каждый бизнес ищет свои пути оценки качества, а это трудная задача.

Другая проблема – затраты на внедрение. КПЭ нужно разработать, протестировать и применить на практике. Это отнимает и ресурсы компании, и время сотрудников, которых придется переобучать.

Адаптация к таким нововведениям тоже занимает не один день.

Что же это такое – ключевые показатели эффективности (KPI, КПЭ, кипиай)? Это система оценки работы и мотивации персонала компании. Она основана на измерении количественных результатов сотрудников. Видов KPI много. К ним относят и планы продаж, и производительность труда, и конверсию, и другие параметры. Кроме того, КПЭ бывают групповыми и персональными. Они прямым образом влияют на оплату труда сотрудника и помогают мотивировать его.

KPI или пособие по командному самоубийству — CMS Magazine

Для написания этой заметки — было затрачено:

• 68338 километров на поездки.
• 72 человеко-часа на почтовую переписку.
• 423 человеко-часа на эксперименты с коллективом в 30 человек.
• 88 часов на подготовку докладов и выступления на конференциях.
• 17 чашек кофе на беседу с мудрыми людьми на афтепати.
• Порядка 25 часов на набор этого текста и правку багов в нем :).
• До смерти замученный копирайтер, который был вынужден разбирать мои черновики, аудиозаписи и вообще ему спасибо.

Много денег и времени. Пожалуй, самым затратным (по нервам, времени и деньгам) был эксперимент над собственной командой, о котором мне безумно неловко вспоминать. Но об этом — ниже.

Рано или поздно, наверное, у каждого директора возникает желание платить по справедливости. За выполенную работу. И очень многие сейчас пытаются внедрять KPI (ключевые показатели эффективности). Работает так: вы, как владелец бизнеса, назначаете конкретные цели для сотрудников. Они достигают или не достигают поставленных целей в процессе работы. Тем, кто достиг — выдается плюшка (денежная премия).

Смысл такого подхода: платить по справедливости. На сколько наработал — столько и получил. Это честно, это логично, это — прекрасно!

Ну, логично же, что:

• Продажникам — назначать процент с оборота. Волки должны быть голодными. (Да, есть альтернативное мнение, что применить такой подход — значит «обложить себя дополнительным налогом». Но как по мне — тут все справедливо :-)).
• Офисному планктону — ставить оклад. Стабильность для них — ооочень важное условие существования.

А вот с творческими единицами (дизайнерами, программистами) — все значительно сложнее.

Мы недавно провели опрос руководителей ведущих диджитал-агентств и веб-студий страны на тему «а как вы используете KPI по отношению к труду творческих единиц», в результате получили вот такую картинку:

Некоторые компании (15%) применяют KPI для оценки эффективности труда программистов и дизайнеров.

Около 25% компаний внедряют KPI в данный момент / встречают сопротивление внутри компании или же работают по упрощенной схеме.

Примерно 30% компаний производит оплату труда работников на основе субъективных оценок руководителей. Вернее, 30% — сознаются в этом ?

Не сознаются — оставшиеся 30%.

Самое интересное, что многие пытались внедрить KPI или пытаются сейчас. Причем не очень успешно. Это не значит, что «KPI плохой». Плохо приготовленную пищу — есть невозможно. Может, мы просто не умеем этот KPI готовить?

Но статистика говорит о том, что затруднения при внедрении есть у подавляющего большинства. И есть подозрение, что таки проблема у всех общая. Давайте попробуем разобраться.

Первое, с чем придется столкнуться при внедрении KPI — сопротивление коллектива

Возникает вопрос: Что сильнее всего парит разработчиков при внедрении KPI?

Проведя несколько экспериментов и опросов среди коллег, мы выделили 6 основных причин:

• Боязнь новизны. Все тотально боятся нововведений, думая, что станет хуже (меньше денег, больше работы и т.п.).
• Непрозрачная схема. Используя схему материальной компенсации со множеством параметров, мы повышаем риск того, что работники ее не поймут. Людей бесит и демотивирует, когда они не понимают, как именно им достигать наилучших результатов или почему они вдруг получили меньше денег.
• «А че так много?». Да, такое тоже бывает. Если схема построена таким образом, что результат этого месяца появится только через два-три. «В этом месяце я работал хуже, а получил больше. Значит, в прошлый раз мне недодали. Руководство — идиоты, ничего не понимают в моей работе!»
• ЧСВ работника. Практически нереально попасть в самоощущение человека и выдать ему «справедливый» бонус.
• Неполная зависимость достижения критерия от работника. От дизайнера, например, не совсем зависит, будет ли продан нарисованный им дизайн или придется делать 50 правок.
• Отчеты. Не знаю никого, кто любит писать отчеты, проставлять затраченное время, обещать «точные сроки».

Если посмотреть на этот список внимательно, можно обнаружить, что большая часть претензий связана с выбором, учетом, прозрачностью и адекватностью критериев.

ОК. Значит, нужно просто придумать Хорошие Критерии!

Ну такие, которые все поймут, которые не будут никого парить, которые будет просто объяснить даже на собеседовании. И чтобы было все честно, и хотелось работать еще и еще.

В общем, давайте попробуем найти Хорошие Критерии. (Кстати, «Хорошие» — для кого?). У нас есть три ключевых пострадавших стейкхолдера: владелец студии, заказчик и разработчики.

Что может быть Хорошим Критерием с точки зрения заказчика? Обычно всё сводится к деньгам (ну либо каким-то фактическим результатам):

• ROI — грубо говоря, это «отдача от финансовых вливаний». Выведенный экономистами показатель не совсем применим к разработчикам: ведь они не могут контролировать отдачу от своей работы и на ходу измерять ее в деньгах. То есть не могут напрямую влиять на показатель.
• Низкая стоимость фичи. Для заказчика выгодно иметь низкую стоимость фичи. А для разработчика это — разрыв шаблона («Как это так: я получаю больше денег, за то, что дешево работаю?»).
• Степень удовлетворенности.Не знаю, как ее считать, но если учитывать, что люди хотят счастья или хотя бы меньше париться (© Дмитрий Сатин), то можно предложить даже вот такую формулу:Однако реалии сейчас таковы, что прийти и предложить, например, дизайнеру, зависимость его ЗП от эфемерной «удовлетворенности» заказчика — это гарантированный способ остаться без дизайнера. Нужен очень серьезный кризис, чтобы эта тема начала работать. Или очень много хороших лишних дизайнеров.
• Дата релиза. Вроде бы все логично: сдаем проект вовремя — получаем много денег, сдаем досрочно — получаем еще больше денег. Показатель годный, но имеет уже обозначенную проблему: не всё зависит от разработчика. Затык по срокам чаще всего возникает с клиенто-менеджерской стороны. (Отсюда справедливое: «Почему я должен терять в зарплате, хотя это менеджер не выбил с заказчика контент?»).

KPI, или пособие по командному самоубийству

Для написания этой заметки  было затрачено:

• 68338 километров на поездки.
• 72 человеко-часа на почтовую переписку.
• 423 человеко-часа на эксперименты с коллективом в 30 человек.
• 88 часов на подготовку докладов и выступления на конференциях.
• 17 чашек кофе на беседу с мудрыми людьми на афтепати.
• Порядка 25 часов на набор этого текста и правку багов в нем :).
• До смерти замученный копирайтер, который был вынужден разбирать мои черновики, аудиозаписи и вообще ему спасибо.

Много денег и времени. Пожалуй, самым затратным (по нервам, времени и деньгам) был эксперимент над собственной командой, о котором мне безумно неловко вспоминать.

Но об этом — ниже. Рано или поздно, наверное, у каждого директора возникает желание платить по справедливости. За выполенную работу. И очень многие сейчас пытаются внедрять KPI (ключевые показатели эффективности). Работает так: вы, как владелец бизнеса, назначаете конкретные цели для сотрудников. Они достигают или не достигают поставленных целей в процессе работы.

Тем, кто достиг — выдается плюшка (денежная премия).

Смысл такого подхода: платить по справедливости. На сколько наработал — столько и получил. Это честно, это логично, это — прекрасно!

Ну, логично же, что:

• Продажникам  нужно назначать процент с оборота. Волки должны быть голодными. (Да, есть альтернативное мнение, что применить такой подход — значит «обложить себя дополнительным налогом». Но как по мне — тут все справедливо :-)).
• Офисному планктону — ставить оклад. Стабильность для них — ооочень важное условие существования.

А вот с творческими единицами (дизайнерами, программистами) — все значительно сложнее.

Мы недавно провели опрос руководителей ведущих диджитал-агентств и веб-студий страны на тему «а как вы используете KPI по отношению к труду творческих единиц», в результате получили вот такую картинку: Некоторые компании (15%) применяют KPI для оценки эффективности труда программистов и дизайнеров. Около 25% компаний внедряют KPI в данный момент / встречают сопротивление внутри компании или же работают по упрощенной схеме.

Примерно 30% компаний производит оплату труда работников на основе субъективных оценок руководителей. Вернее, 30%  сознаются в этом ?
Не сознаются  оставшиеся 30%.

Самое интересное, что многие пытались внедрить KPI или пытаются сейчас. Причем не очень успешно. Это не значит, что «KPI плохой». Плохо приготовленную пищу  есть невозможно. Может, мы просто не умеем этот KPI готовить? Но статистика говорит о том, что затруднения при внедрении есть у подавляющего большинства. И есть подозрение, что таки проблема у всех общая. Давайте попробуем разобраться.

Первое, с чем придется столкнуться при внедрении KPI — сопротивление коллектива

Возникает вопрос: что сильнее всего парит разработчиков при внедрении KPI?

Проведя несколько экспериментов и опросов среди коллег, мы выделили 6 основных причин:

1. Боязнь новизны. Все тотально боятся нововведений, думая, что станет хуже (меньше денег, больше работы и т.п.).
2. Непрозрачная схема. Используя схему материальной компенсации со множеством параметров, мы повышаем риск того, что работники ее не поймут. Людей бесит и демотивирует, когда они не понимают, как именно им достигать наилучших результатов или почему они вдруг получили меньше денег.
3. «А че так много?». Да, такое тоже бывает. Если схема построена таким образом, что результат этого месяца появится только через два-три. «В этом месяце я работал хуже, а получил больше. Значит, в прошлый раз мне недодали. Руководство — идиоты, ничего не понимают в моей работе!»
4. ЧСВ работника. Практически нереально попасть в самоощущение человека и выдать ему «справедливый» бонус.
5. Неполная зависимость достижения критерия от работника. От дизайнера, например, не совсем зависит, будет ли продан нарисованный им дизайн или придется делать 50 правок.
6. Отчеты. Не знаю никого, кто любит писать отчеты, проставлять затраченное время, обещать «точные сроки».

Если посмотреть на этот список внимательно, можно обнаружить, что большая часть претензий связана с выбором, учетом, прозрачностью и адекватностью критериев.

ОК. Значит, нужно просто придумать Хорошие Критерии!

Ну такие, которые все поймут, которые не будут никого парить, которые будет просто объяснить даже на собеседовании. И чтобы было все честно, и хотелось работать еще и еще. В общем, давайте попробуем найти Хорошие Критерии. (Кстати, «Хорошие» — для кого?). У нас есть три ключевых пострадавших стейкхолдера: владелец студии, заказчик и разработчики. Что может быть Хорошим Критерием с точки зрения заказчика? Обычно всё сводится к деньгам (ну либо каким-то фактическим результатам):

• ROI — грубо говоря, это «отдача от финансовых вливаний». Выведенный экономистами показатель не совсем применим к разработчикам: ведь они не могут контролировать отдачу от своей работы и на ходу измерять ее в деньгах. То есть не могут напрямую влиять на показатель.
• Низкая стоимость фичи. Для заказчика выгодно иметь низкую стоимость фичи. А для разработчика это — разрыв шаблона («Как это так: я получаю больше денег за то, что дешево работаю?»).
• Степень удовлетворенности. Не знаю, как ее считать, но если учитывать, что люди хотят счастья или хотя бы меньше париться (© Дмитрий Сатин), то можно предложить даже вот такую формулу:

Однако реалии сейчас таковы, что прийти и предложить, например, дизайнеру зависимость его ЗП от эфемерной «удовлетворенности» заказчика — это гарантированный способ остаться без дизайнера. Нужен очень серьезный кризис, чтобы эта тема начала работать. Или очень много хороших лишних дизайнеров.

• Дата релиза. Вроде бы все логично: сдаем проект вовремя — получаем много денег, сдаем досрочно — получаем еще больше денег. Показатель годный, но имеет уже обозначенную проблему: не всё зависит от разработчика. Затык по срокам чаще всего возникает с клиенто-менеджерской стороны. (Отсюда справедливое: «Почему я должен терять в зарплате, хотя это менеджер не выбил с заказчика контент?»).

KPI по охране труда | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Внедрение системы KPI, используемой для повышения эффективности работы предприятия и мотивации сотрудников на лучшие результаты работы, затрагивает весь персонал компании. При этом значительная часть персонала является специалистами, которые напрямую не могут воздействовать на прибыль компании или рентабельность продукции.

В этой статье мы напишем об особенностях применения KPI для специалистов по охране труда, в том числе ответим на вопросы:

• что такое KPI по охране труда;
• что можно включить в KPI по охране труда;
• как эффективно использовать KPI по охране труда.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по охране труда «под ключ» с уникальным набором обязательных образцов от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Что такое KPI по охране труда?

Сегодня часто можно услышать, что работа в какой-либо компании ведется по системе KPI. Аббревиатура KPI расшифровывается как Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности. Получается, что KPI — это ряд показателей, которые используются работодателями для оценки своих сотрудников.

В системе KPI показатели работы каждого сотрудника увязываются с общими ключевыми показателями компании (прибыль, рентабельность и т.п.). Цель использования KPI — повышение эффективности работы компании при уменьшении непродуктивного использования ресурсов.

KPI позволяет работникам понимать, какие их действия приводят к достижению лучшего результата. При этом имеется в виду не только производительность труда работника, но и польза его деятельности для всей компании.

Что касается использования KPI в системе охраны труда, то под этим можно понимать применение ключевых показателей для оценки эффективности работы специалистов по охране труда.

Что можно включить в KPI по охране труда?

На первый взгляд, перевод специалистов по охране труда на KPI — довольно сложная задача.

Во-первых, сложно увязать рабочие функции сотрудника с такими ключевыми показателями эффективности компании, как рентабельность, прибыль, объемы производства и сбыта и т.п.

Во-вторых, непросто выделить критерии для оценки эффективности работы самого специалиста по охране труда. В-третьих, сложно четко и однозначно увязать выделенные KPI по охране труда с общими KPI компании.

Рабочие обязанности специалиста по охране труда описываются должностной инструкцией. При этом указанный в ней перечень выполняемых функций и решаемых задач уже дает основу для выделения ключевых показателей эффективности работы сотрудника. То есть, на основании должностной инструкции специалиста по охране труда можно выделить KPI по охране труда. Но кроме самих показателей необходимо определить еще и критерий их оценки.

Здесь можно использовать два подхода. Например, можно формально оценивать выполнение обязанностей, возложенных на сотрудника.

Если за сотрудником закреплены такие обязанности, как проведение специальной оценки условий труда или контроль сроков прохождения очередной проверки знаний по охране труда, то мерилом эффективности его работы может служить выполнение сроков проведения спецоценки или отсутствие просроченных удостоверений о прохождении проверки знаний.

Второй подход — ориентирование специалиста по охране труда на достижение определенных показателей. Например, сокращение числа нарушений правил пожарной безопасности, снижение производственного травматизма на определенный процент, уменьшение количества рабочих мест с вредными условиями труда и т.п.

При использовании таких подходов несложно установить KPI специалистов по охране труда. Остается лишь увязать KPI по охране труда с KPI компании.

Эффективная система KPI по охране труда

Цель внедрения KPI заключается в повышении эффективности работы компании. Соответственно, KPI всех сотрудников привязывают к основным ключевым показателям эффективности работы компании, чтобы мотивировать сотрудников на ее постоянное улучшение. Однако как могут повлиять на прибыль компании рядовые сотрудники: охранники, уборщицы, бухгалтера, кадровые работники или специалисты по охране труда?

Можно ли вообще оценить эффективность KPI по охране труда? Ведь внедрение KPI имеет не только плюсы, но и минусы. Например, зарплата специалистов будет зависеть не только от их работы, но и от PKI компании, на которые они повлиять не могут. В таких условиях мотивация сотрудников затруднена, а сама система PKI может использоваться однобоко — по методу кнута, а не пряника.

Здесь необходимо принимать во внимание важность охраны труда для компании. Во-первых, за нарушения охраны труда положены немаленькие штрафы, а это уже вполне измеримый в финансовом плане показатель.

Во-вторых, охрана труда направлена на уменьшение случаев профзаболеваний, снижение травматизма, улучшение условий труда, что в конечном итоге ведет к росту производительности труда.

Пусть не все из этих достижений легко измеримы, но именно их оценка позволяет построить эффективную систему KPI по охране труда.

Рекомендуем материалы по теме:

Kpi для службы безопасности предприятия — Портал по безопасности

Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству.

В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента.

Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Если даже вы только начали внедрять СМК (Система менеджмента качества, – ред.) – о ключевых показателях эффективности, KPI, скорее всего, уже слышали.

Понятие применяется очень широко и применительно к системам качества тоже всегда использовалось, хотя ISO 9001:2015 и не эксплуатирует данный термин.

Если вас заинтересовала эта тема, то наверняка вы хотели бы узнать, что об этом говорит сам стандарт и что такое эти «ключевые показатели эффективности» (Key Performance Indicators, – ред.).

Слово предоставляется стандарту ISO 9001:[year]

Об оценке эффективности (performance evaluation, – ред.) в ISO 9001 есть много пунктов, хотя сам термин «ключевой показатель эффективности» нигде не появляется. Впрочем, в одном месте – 4.4.1 сказано о «показателях эффективности» (performance indicators, – ред.). В этом отрывке раскрывается тематика анализа процессов СМК.

Говорится, что организация должна определить «критерии и методы, обеспечивающие результативность, как при осуществлении, так и при управлении бизнес-процессами». Но что это значит? По всему стандарту ISO 9001 разбросаны требования о документировании и анализе эффективности в СМК. В других пунктах содержатся «родственные» требования о необходимой для эффективной деятельности компетентности и об оценке деятельности и эффективности СМК.

Больше всего таких положений в Параграфе №9 об оценке результатов деятельности. Если коротко пересказывать его содержание, то тут подчеркивается важность мониторинга, измерений, анализа и оценки системы менеджмента качества. Значительное внимание уделено внутренним аудитам, которые помогают практически реализовать мониторинг и три других вида деятельности.

Чтобы узнать больше о том, что стандарт ISO 9001:2015 требует в разделе об оценке деятельности, читайте статью «Как внедрить фазу «Проверяй» (оценка деятельности) в СМК в соответствии с ISO 9001:2015».

Что скрывается за понятием KPI?

Итак, мы выяснили, что ISO 9001:2015 требует от вас определить, что нужно для мониторинга вашей компании и что необходимо для функционирования и результативности СМК. Вы должны определить, как и когда проводить мониторинг и измерения, анализировать и оценивать результаты.

Что касается KPI, то ключевой показатель эффективности – это то, что вы решили измерять. Это целиком зависит от вас. Спросите себя: «Что я должен измерять, чтобы получить уверенность в том, что мои процессы будут реализованы как запланировано и будут эффективны?».

Отвечая на него, вам потребуется понимать: какие из элементов СМК являются наиболее важными. Если у вас сложное поточное производство, то приоритетом для вас скорее всего являются оперативный выпуск продукции и поставка товара точно в срок. Измерение временных затрат в этом случае и станет вашим показателем эффективности.

Если же ваше производство носит более специализированный характер, время не будет критерием эффективности и придется искать другой KPI. Когда вы нашли индикаторы, которые необходимы в вашем случае, все остальное становится делом техники – дальнейшие шаги абсолютно очевидны из требований ISO 9001. Нужно проводить мониторинг и измерения по определенным KPI, анализировать и оценивать результаты.

Результаты затем используются для целей управления СМК и ее улучшения.

Приведите примеры KPI

Перечислим же некоторые наиболее используемые KPI, которые могут помочь и вам.

Выход продукции, пригодной с первого предъявления. Все понятно, каков процент продукции, обладающей приемлемыми свойствами без переделки? Если у вас большой процент издержек, связанных с повторной обработкой товара, то это отличная возможность для улучшения процессов вашей СМК.

Простои. Есть ли какие-либо проблемы с техобслуживанием оборудования? Возможно, они провоцируют перебои в его работе. Анализ этого KPI может принести пользу и помочь улучшить работу.

Процент отзывов продукции. Как с продукцией, годной с первого предъявления – этот ключевой показатель деятельности концентрируется на несоответствиях. Суть заключается в том, чтобы посмотреть, насколько полученные коэффициенты укладываются в допуски. Многие компании пытаются взяться за улучшения с этого конца и сбор информации о деятельности – первый шаг к этому.

Удовлетворенность потребителя. Данный индекс является очень важным для любой клиентоориентированной компании, для таких организаций важно, как клиенты на них смотрят.

Валовая прибыль. Не удивим никого, сказав, что большинство компаний интересуются прибылью, которую они получают. Прибыль от продукции и услуг может быть одним из KPI в СМК.

Внедряйте систему менеджмента качества, которая будет работать на вашу компанию

Неважно используете вы термин KPI или нет. Проблема не в этом. Вам нужно определить, какие параметры нужно измерять, чтобы сделать вашу СМК успешной. Не думайте, что вы принимаете это решение раз и навсегда.

Может статься, что по прошествии некоторого времени вы решите, что нужно измерять совсем другие критерии для получения новой информации.

Только вы можете сказать, что важно, а что неважно для вашего бизнеса, но выработка параметров реализации процессов – ключевая вещь для улучшения СМК и получения от нее реальных выгод. Воспользуйтесь к своей пользе.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

KPI по охране труда

Внедрение системы KPI, используемой для повышения эффективности работы предприятия и мотивации сотрудников на лучшие результаты работы, затрагивает весь персонал компании. При этом значительная часть персонала является специалистами, которые напрямую не могут воздействовать на прибыль компании или рентабельность продукции.

В этой статье мы напишем об особенностях применения KPI для специалистов по охране труда, в том числе ответим на вопросы:

• что такое KPI по охране труда;
• что можно включить в KPI по охране труда;
• как эффективно использовать KPI по охране труда.

Kpi ключевые показатели эффективности что это такое

В статье расскажем, что такое ключевые показатели эффективности (KPI), как рассчитывают KPI. Даем подробный пошаговый алгоритм для внедрения KPI. Расскажем, как использовать этот показатель для мотивации персонала. Бонус — таблица с примерами KPI для кадровика.

Что такое KPI

Расшифровка KPI означает в переводе с английского (Key Performance Indicators) — «ключевые показатели эффективности». Иногда KPI переводят как «ключевые показатели результативности», но этот вариант распространен меньше. Систему KPI используют крупные корпорации с развитой сетью филиалов и большим штатом.

KPI — это важный и действенный инструмент HR-менеджера, который позволят:

1. Оценить эффективность работы персонала.
2. Контролировать сохранение эффективности в ходе рабочего процесса.
3. Управлять рабочим процессом.
4. Ставить конкретные цели перед персоналом.

Простыми словами объяснить руководству и сотрудникам, что такое kpi, вам поможет Алла Пискунова, HR директор компании «ЛГК-логистика»:

Пример ключевых показателей эффективности (kpi)

В штате крупного магазина бытовой техники 12 продавцов-консультантов. HR-менеджер магазина оценивает эффективность работы продавцов по следующим критериям:

Критерий №1 — соотношение числа покупателей, с которым общался продавец, с числом тех, которые впоследствии сделали покупку (в процентах);

Критерий №2 — средний чек покупателя;

Критерий №3 — процент перевыполнения плана.

Этот минимальный набор критериев уже позволяет рассчитать KPI (ключевые показатели) продавца и оценить его эффективность. Менеджер по кадрам может контролировать выполнение KPI-показателей и сохранение эффективности в течение дня или месяца. Эксперты журнала «Директор по персоналу» расскажут,

о чем забывают руководители, когда устанавливают показатели KPI

По определению KPI позволяет управлять рабочим процессом и ставить конкретные задачи перед персоналом. Как это происходит на практике:

В магазине руководитель ставит задачу — распродать кофеварки Philipps. Менеджер мотивирует сотрудников, чтобы они выполнили задачу — продавали именно эти кофеварки. В KPI сотрудников добавляют еще один критерий: процент перевыполнения плана продаж кофеварок Philipps. Например, с каждой проданной сверх плана кофеварки Philipps продавец получает 3% ее стоимости. Персонал получает дополнительное материальное поощрение за проданные сверх плана кофеварки.

В нашем примере минимальный набор критериев для расчета KPI. На практике, среднее количество критериев KPI составляет 5-8.

Примеры KPI для специалиста по кадровому документообороту

Виды ключевых показателей эффективности

Ключевые показатели эффективности бывают простые и производные.

Примеры простых KPI:

• KPI результата (показатели результата, выраженные количественно или качественно);
• KPI затрат (показатели количества затрат).

Примеры производных показателей KPI:

• KPI производительности — соотношение результата и затраченного времени;
• KPI эффективности — соотношение результата и затраченных ресурсов.

Эксперты журнала «Директор по персоналу» подскажут,

как проанализировать загрузку рекрутеров

и понять, не ошиблись ли вы, когда ставили им KPI.

3 главных принципа разработки KPI

Принцип №1. Показатели KPI должны быть просты и легко измеримы.

Это даст возможность сравнения и предотвратит дезинформацию.

Принцип №2. Затраты на измерение должны быть ниже, чем польза от внедрения KPI.

Слишком сложная и дорогая процедура измерения показателей сведет на нет все плюсы от перехода на KPI.

Принцип №3. Результаты измерений должны использоваться в работе.

Если измерять показатели только для отчета и не предпринимать в дальнейшем никаких шагов, то измерения бессмысленны.

Пример Директор компании «Агния» решил ввести для топ-менеджеров показатели KPI. Каждый менеджер вел несколько таблиц с показателями своей работы, по которым смотрели его достижения и определяли KPI. На каждом недельном совещании эти показатели обсуждали, сравнивали, но никаких выводов не делали и грамотной аналитики не вели. В результате, через полгода директор решил, что такая система ничего не дает и отказался от нее.

Эксперты «Системы Кадры» научат грамотно

разрабатывать систему ключевых показателей эффективности

Плюсы и минусы KPI

сотрудники работают на 20-30% эффективнее; сотрудники понимают, какие задачи выполнять в первую очередь; сотрудник корректирует работы по отстающему показателю; проблемы можно обнаружить на этапе их возникновения; справедливый расчет заработной платы; эффективная система материальной мотивации.

• не все показатели работы можно измерить количественно (например, в образовании, медицине);
• внедрение системы KPI — дорогая, длительная и трудоемкая процедура.
• каждый показатель нужно измерять и детально описывать;
• на первых порах сотрудники воспримут новую систему в штыки. Придется долго объяснять, убеждать и переучивать.

Как рассчитать KPI: алгоритм и пример

Одной стандартной формулы, чтобы посчитать KPI не существует. У каждой компании своя специфика и свой набор показателей эффективности. Есть алгоритм расчета и базовая формула:

Алгоритм расчета KPI

Шаг 1. Выбираем от 3 до 5 показателей эффективности.

Например, показатели для продавца интернет-магазина:

1. Новые заказчики.
2. Покупатели, сделавшие повторный заказ.
3. Положительные рекомендации.

Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Суммарный вес показателей — 1, а наибольший вес — у самого важного.

1. Новые заказчики — 0,5.
2. Покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25.
3. Положительные рекомендации — 0,25.

Шаг 3. Собираем и анализируем данные по выбранным показателям в течение месяца.

Шаг 4. Рассчитываем KPI по формуле:

индекс KPI = Вес показателя*Факт/План

Факт — фактический результат

План — плановый результат.

Шаг 5. Рассчитываем зарплату с учетом индекса KPI.

Пример расчета KPI

Учет kpi при оплате труда продавца интернет-магазина Ставка 8000 руб.+ 2% от личных продаж (600 000 х 0,02 = 12 000 руб.) + премия за достижение KPI по новым заказчикам (4000) + премия за достижение KPI по повторным покупкам (3000) + премия за выполнение общего плана продаж (4000) = 31 000.

Такая система расчета мотивирует продавцов привлекать новых клиентов и работать со старыми.

Воспользуйтесь материалами «Системы Кадры»:

Матрица KPI специалиста по продажам

Матрица KPI водителя-экспедитора

Внедрение KPI в компании: 7 этапов

Этап 1. Выясняем, какие показатели влияют на прибыль. Определяем, кто в компании влияет на эти показатели.

Этап 2. Выбираем ключевые показатели, т.е. показатели, которые в наибольшей степени влияют на прибыль. Назначаем ответственного за них сотрудника. Для каждого отдела назначаем по 2-3 четких KPI.

Этап 3. Объясняем сотрудникам, как достижение ключевых показателей влияет на оплату труда (материально мотивируем).

Этап 4. Следим за тем, удается ли сотруднику достичь целевых показателей. Если да, переходим сразу к Этапу 6. Если нет — к Этапу 5.

Этап 5. Выясняем причину. Если вины сотрудника нет, меняем условия. Если не справляется сотрудник, меняем на другого.

Этап 6. Постоянно корректируем систему KPI — удаляем устаревшие показатели и добавляем новые.

Этап 7. Корректируем систему мотивации: объясняем какие параметры и как будут влиять на оплату труда.

Вывод

KPI — это ключевые показатели эффективности сотрудника. Систему KPI используют крупные корпорации с развитой сетью филиалов.

KPI — это инструмент HR-менеджера, который позволят оценить эффективность работы персонала, управлять рабочим процессом, а также ставить конкретные цели перед персоналом.