Функциональные обязанности администратора магазина

Администратор магазина

Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.

Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.

Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.

Принципы работы

Общий смысл этой работы в том,  чтобы магазин работал, как часы. Принцип — контроль за людьми, товаром, залом и документами.

Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.

Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.

Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.

Области его компетенции

Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание  нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.

При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.

В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.

Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.

Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть  хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые  позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.

Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие  нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.

Все это находится в ведении администратора.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Личностные требования, предъявляемые к кандидату

Важное качество, которым должен обладать успешный администратор — уметь занять позицию лидера.

Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.

При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.

Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.

Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.

Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.

Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.

Основные функции и обязанности

На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:

1. Он разрабатывает график работы сотрудников с учетом особенностей работы магазина.
2. В торговом зале следит за персоналом и их работой, регулирует расстановку людей на кассе или в зале.
3. Контролирует внешний вид работников: он должен быть опрятным и чистым.
4. Проводит общие собрания сотрудников магазина согласно графику, учрежденному магазином, где доводит до всех решения руководства, отзывается о хорошем или неудовлетворительном исполнении обязанностей работниками.
5. Обучает персонал навыкам работы, объясняет как, что и в каком порядке должно выполняться. Это может происходить как в назначенное заранее время при общем обучении, так и прямо в рабочем процессе, если менеджер заметил, что кто-то неправильно делает свою работу.
6. Администратор поддерживает среди сотрудников атмосферу доброжелательности, способствует скорейшему и положительному разрешению конфликтов на рабочем месте.
7. Он контролирует качество товара, выставляемого на продажу, его ассортимент, сроки годности. Если что-то не соответствует нормам, то принимает меры по устранению проблемы.
8. Менеджер своевременно делает поставщику заказ товара, которого недостает на полках.
9. Проводит периодическую инвентаризацию товаров, делает сверки, выявляет недостачи товаров, проводит мероприятия по устранению подобных проблем.
10. Администратор контролирует, как выложен товар на полках, это  должно быть сделано вовремя и оптимально удобно для покупателя.
11. Менеджер следит за состоянием помещения магазина и прилегающих территорий, при необходимости взаимодействует с коммунальными службами.
12. В случае необходимости он консультирует покупателей в торговом зале по вопросам услуг, которые оказывает магазин.
13. Администратор следит за работой касс, контролирует наличие мелких денег в каждой кассе для выдачи сдачи с крупной купюры.
14. При возникновении конфликтных ситуаций с покупателями администратор ведет переговоры по устранению проблемы, решает вопрос так, чтобы у покупателя не осталось неприятного впечатления от магазина, пишет докладные руководству на сотрудников, по вине которых произошла ситуация, проводит профилактическую беседу для предотвращения подобных нарушений.
15. Администратор решает все текущие вопросы с арендодателями по эксплуатации помещения (контролирует соблюдение условий договора аренды), внесения арендной платы, других указаний и пожеланий, которые предъявляет арендодатель.
16. Менеджер следит за ценами на товары у конкурентов и формирует предложения для руководства по возможной политике цен. Он же придумывает и организует мероприятия, привлекающие большее число покупателей.
17. В ведении администратора присутствует необходимость следить за продлением всех разрешительных документов административных органов, а также лицензий, патентов и так далее, необходимых для полноценной работы магазина. Если истекает срок действия какого-то документа, то менеджер самостоятельно продлевает срок документации, либо доверяет это ответственному лицу. Также он отслеживает все изменения Законодательства РФ в отношении документов, регламентирующих торговлю.
18. В компетенции управленца сообщать руководству магазина обо всех проверках.
19. В конце каждой смены администратор сдает кассовый отчет и делает сверку по документам.
    Решение вопросов инкассации также на нем. Он самостоятельно передает деньги и документы для банка.
20. Менеджер также занимается подготовкой документов для расчета зарплат, вносит свои пометки по поводу штрафов или премиальных на каждого сотрудника.
21. В случае необходимости администратор должен заменить любого сотрудника магазина.
22. Менеджер занимается оптимизация расходов магазина, составляет бюджет магазина и предпринимает необходимые шаги, чтобы сократить количество расходов.

Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:

Интернет-магазин

При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.

Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.

Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.

Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).

На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).

Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.

Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:

Магазин одежды

В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.

Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.

Он также уделяет особое внимание плану продаж.

Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности

Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.

Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.

Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.

Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=7346

Особенности составления должностной инструкции администратора магазина и образцы документов

Администратор магазина является лицом, ответственным за работу коллектива, организацию продаж и торговый процесс в целом. Основные необходимые качества для такой должности – это ответственность, исполнительность и принципиальность. Кроме того, работнику необходимо обладать лидерскими качествами, так как под его руководством находятся продавцы, кассиры, грузчики и приемщики.

Должностная инструкция администратора магазина обязывает сотрудника уметь пользоваться специализированными компьютерными программами, разбираться в документообороте и иметь коммуникативные навыки. О том, как правильно составить такую инструкцию, мы сегодня и поговорим.

Как составить: общие положения

Должностная инструкция разрабатывается на основе уставных документов предприятия, в которых перечислены характеристики и квалификационные требования к должности. Первый раздел «Общие положения» содержит положения о категории работника, порядке приема и увольнения, квалификационных требований и документах, которыми обязан руководствоваться  сотрудник при исполнении своих должностных обязанностей.

На должность администратора (менеджера) магазина назначается лицо, имеющее высшее образование или среднее образование со стажем работы не менее 2 лет.

Относится данный сотрудник к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом директором предприятия.

Работник должен знать:

• компьютерные программы учета товаров;
• товароведение и мерчандайзинг;
• стандарты обслуживания покупателей;
• основы маркетинга, экономики, эстетики и психологии;
• условия хранения ассортимента товаров;
• порядок оформления витрин и помещений;
• обязанности сотрудников и структуру предприятия;
• правила техники безопасности, охраны труда и производственной санитарии.

В своей профессиональной деятельности специалист должен руководствоваться в своей деятельности законом «О защите прав потребителей», Уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка, распоряжениями и приказами руководства.

Должностные обязанности: на что имеет право администратор магазина и его ответственность

В раздел «Должностные обязанности» инструкции включаются основные профессиональные функции работника:

• руководство продавцами и кассирами;
• консультирование и обслуживание покупателей;
• организация подачи товаров в торговый зал;
• сохранность материальных ценностей;
• обеспечение чистоты, порядка и оформления витрин и помещений;
• составление отчетов и рабочих графиков;
• проведение инвентаризации;
• контроль над качеством и сроками годности товаров;
• осуществление надзора над количеством изделий;
• проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
• изъятие из продажи некачественной и неисправной продукции;
• осуществление операций возврата и списания;
• принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций;
• рассмотрение претензий потребителей;
• организация эвакуации посетителей в экстремальных ситуациях.

К общим обязанностям администратора розничного магазина одежды, обуви или строительных материалов необходимо добавить пункты об обучении персонала и выкладки товаров, согласно стандартам бренда.

В разделе «Права» закрепляются те полномочия работника, которыми он наделен во время исполнения трудовых обязанностей. Администратор имеет право:

• вносить на рассмотрение директора предложения о назначении или освобождении от занимаемой должности, привлечении к ответственности или поощрении работников торгового зала;
• запрашивать от сотрудников структурных подразделений необходимую информацию;
• требовать от руководства обеспечения условий для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Раздел «Ответственность» устанавливает меры, за которые предусмотрены наказания в случае некачественного выполнения работником своих обязанностей.

Так, администратор магазина несет ответственность за сохранность товара, эффективную работу персонала и контроль над своевременным прохождением профилактических медосмотров и инструктажей.

Типовая

Скачать пример типовой инструкции, подходящей для сотрудников как продовольственных, так и непродовольственных товаров (продуктовых магазинов), вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1H_jMC1u3WjeXE

Торгового зала

По следующему адресу мы разместили документ для администратора торгового зала: https://yadi.sk/i/6chah4yj3Wjeke

Интернет-магазина

В интернет-магазинах сотрудники работают по инструкциям такого типа: https://yadi.sk/d/nnmQDG-33WjvSq

Таким образом, должностная инструкция администратора магазина необходима для закрепления специализации и установления квалификационных требований для должности. Кроме того, этот внутренний документ позволяет разграничить обязанности и права, а также установить меры ответственности работника.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/administratora-magazina.html

Должностная инструкция администратора магазина 2018 образец скачать

Утверждаю

Руководитель

_____________________

«___» ___________ 20 __ года.

М.П.

Ф. И.О

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Уставом общества ограниченной ответственностью «________________________».

1.Общие положения

Основными задачами администратора магазина (далее — администратор) являются:

— организационно-техническое обеспечение и административно-распорядительная деятельность работников магазина.

Администратор назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказами Директора. В своей работе администратор непосредственно подчиняется директору магазина.

В своей деятельности администратор руководствуется локальными нормативными актами предприятия и законодательством Российской Федерации, приказами, распоряжениями руководства, а также настоящей должностной инструкцией.

В соответствии с возложенными на администратора задачами, администратор обязан: добросовестно, своевременно и качественно выполнять свои трудовые обязанности, приказы, распоряжения, указания и поручения, изданные в пределах их полномочий, настоящей должностной инструкцией.

Администратор:

-Осуществляет работу по эффективному культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

-Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

-Консультирует посетителей по вопросам оказываемых услуг.

-Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

-Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

— Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

-Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

-Соблюдает этику делового общения.

-Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

-Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

-Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации.

-Руководит работой обслуживающего персонала.

1. Требования к уровню квалификации

Администратор должен иметь:

-Среднее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

-Знание товара, марки и особенностей коллекции бренда; правила и методы организации обслуживания посетителей; виды оказываемых услуг; основы экономики, организации труда и управления; основы маркетинга и организации рекламы; планировку и порядок оформления помещений и витрин; основы эстетики и социальной психологии; законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность организации по управлению персоналом; правила внутреннего трудового распорядка; современные концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом; методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; правила и нормы охраны труда.

Администратор имеет право:

-пользоваться правами и свободами, которые гарантируются гражданам;

-получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

-на охрану труда, здоровья, безопасности и необходимые для высокопроизводительной работы условия труда;

-на повышение квалификации для эффективного исполнения должностных обязанностей, на продвижение по работе с учетом квалификации и способностей, добросовестного исполнения трудовых обязанностей;

-требовать проведения служебного расследования при наличии безосновательных обвинений в неисполнении или ненадлежащем исполнении должностных обязанностей;

-участвовать в пределах своих полномочий в рассмотрении вопросов и вносить по ним предложения.

1. Ответственность работника

Администратор несет ответственность:

-За неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, превышение должностных полномочий, нарушение трудовой дисциплины, а также за несоблюдение установленных обязанностей в трудовом договоре, настоящей должностной инструкции.

-За порчу или утрату имущества, переданного в пользование или подотчет, за нерациональное использование рабочего времени, нарушение правил внутреннего распорядка, установленных в обществе, за нарушение условий конфиденциальности, связанных с деятельностью общества, нарушение техники безопасности, не соблюдение производственной санитарии, пожарной безопасности, правил охраны труда;

-Полную материальную ответственность в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности, за принятые в подотчет материальные ценности.

Исполнение должностных обязанностей администратора на период его отсутствия возлагается на другого работника общества в соответствии с издаваемым приказом Директора.

Перечень имущества, переданного в пользование администратору прилагается.

С должностной инструкцией ознакомлен(а): (_______________________)

«___» ___________ 20___ года __________________

(дата, подпись)

Источник: https://yuridicheskaya-konsultaciya-besplatno.ru/trudovoe-pravo/dolzhnostnaya-instruktsiya-administratora-magazina-2018-obrazets-skachat.html

Должностная инструкция администратора торгового зала

Скачать должностную инструкцию
администратора торгового зала (.doc, 92КБ)

1. Администратор торгового зала относится к категории специалистов.
2. Администратор торгового зала должен знать:
   • 2.1. Закон РФ «О защите прав потребителей», иные законы, устанавливающие требования к осуществлению торговли.
   • 2.2. Правила продажи отдельных видов товаров и иные нормативные правовые акты по вопросам торгового обслуживания.
   • 2.3. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы торгового предприятия.
   • 2.4. Структуру управления предприятием, права и обязанности работников предприятия и режим их работы.
   • 2.5. Правила и методы организации процесса обслуживания покупателей.
   • 2.6. Виды реализуемых предприятием товаров и оказываемых услуг.
   • 2.7. Основы маркетинга и организации рекламы.
   • 2.8. Основы выкладки (позиционирования) товаров.
   • 2.9. Принципы планировки и оформления торгового зала, витрин.
   • 2.10. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
   • 2.11. Основы экономики, организации труда и управления.
   • 2.11. Основы трудового законодательства.
   • 2.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
   • 2.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Назначение на должность администратора торгового зала и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению
4. На время отсутствия администратора торгового зала (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

   Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Администратор торгового зала:

1. Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами, продавцами-консультантами, кассирами).
2. Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения.
3. Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по выкладке товаров.
4. Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале и сообщает … данные о товарах с критичным минимумом остатков, с критичным сроком годности, а также сведения о товарах повышенного, равномерного и пониженного спроса.
5. Осуществляет управление:
   • запасами товаров в торговом зале;
   • ассортиментом товаров.
6. Осуществляет контроль над соблюдением персоналом торгового зала:
   • надлежащего качества и культуры обслуживания покупателей при оказании услуг торговли;
   • правил продажи товаров и санитарно-гигиенических требований;
   • правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной безопасности.
7. Организует обслуживание покупателей, совершающих крупные покупки.
8. Организует информирование покупателей:
   • о товарах (их потребительских свойствах, ассортименте, ценах, пр.);
   • об оказываемых сопутствующих услугах (сборка, подключение, доставка, пр.);
   • о режиме работы торгового предприятия.
9. При необходимости оказывает помощь покупателям в выборе товаров.
10. Организует проверку качества и безопасности поступающих в продажу товаров, сроков их годности.
11. Изымает из продажи некачественные товары, товары с истекшими сроками годности, неисправные и имеющие дефекты товары.
12. Осуществляет контроль над наличием ценников на товарах.
13. Контролирует соблюдение работниками торгового зала трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований санитарии и гигиены.
14. Отслеживает злоупотребления со стороны персонала торгового зала.
15. Принимает меры по разрешению конфликтных ситуаций с покупателями.
16. Информирует руководство торгового предприятия о недостатках в обслуживании покупателей.
17. Осуществляет контроль над исправностью оборудования торгового зала и информирует руководство торгового предприятия о неисправности оборудования для принятия необходимых мер.
18. Анализирует результаты работы торгового зала по следующим направлениям:
    • сведения о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам);
    • сведения об изменении ассортимента товаров в торговом зале.
19. Обслуживает операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.
20. Использует в работе автоматизированные системы управления продажами в торговом зале.
21. Составляет отчеты о движении товаров.
22. Принимает участие в инвентаризациях.
23. Организует в экстремальных ситуациях эвакуацию покупателей из торгового зала, вызывает милицию, «скорую помощь», пр.

III. Права

Администратор торгового зала имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию торгового процесса.
3. Вносить на рассмотрение руководства: представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников торгового зала; предложения о поощрении отличившихся работников и о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и возможности реализации предоставленных прав.

IV. Ответственность

Администратор торгового зала несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/15.php

Должностные обязанности администратора магазина

Все должностные обязанности администратора магазина прописаны в инструкции, с которой сотрудник знакомится при приеме на работу. Подробнее о работе администратора поговорим в сегодняшней статье.

О чем вы узнаете:

Должность администратора магазина подразумевает работу с персоналом, покупателями и товаром, поэтому лидерские и управленческие качества кандидата в приоритете. Также в обязанности администратора магазина входит разрешение конфликтных ситуаций с покупателями, поэтому важны коммуникабельность и неконфликтность.

Скачать инструкцию по увеличению среднего чека

Скачать правила выкладки товаров

Скачать эффективные способы рекламы магазина

Что входит в обязанности администратора магазина

Зачастую обязанности администратора магазина перекликаются с должностными обязанностями управляющего или менеджера. В некоторых магазинах администраторы совмещают в себе как свои обязанности, так и функции заместителя директора магазина.

Прежде всего, администратор должен иметь исчерпывающие знания законодательства РФ в части трудового права и торговли. Должностные обязанности администратора магазина включают в себя контроль над своевременным ознакомлением сотрудников со всеми нормативными документами, актами, приказами, должностными инструкциями и кассовыми документами.

Помимо работы с документацией администратор участвует в процессе приема товара, контролирует соблюдение товарного соседства в торговом зале, проверяет сроки годности продукции, осуществляет возврат товара поставщику или его утилизирует. Помимо работы с товаром администратор магазина организует работу сотрудников, составляет график работы, следит за соблюдением прав работников.

Автоматизировать работу с документами и поставщиками можно в программе Бизнес.Ру. Она автоматически загружает прайс-листы поставщиков, чтобы вы всегда были в курсе актуальных цен. Также в программе можно следить за результатами работы сотрудников и получать данные для расчета премий. Оценить функционал программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

Дополнительно в обязанности администратора входит контроль над размещением товара в торговом зале магазина, работа с отчетностью и контроль продаж. Соответственно сотрудник на данной позиции должен обладать определенными знаниями в области покупательского спроса, позиционирования товара на рынке, покупательском поведении и т.д.

Подробнее о том, как правильная планировка и дизайн могут увеличить продажи, читайте тут>>> 

Подобные знания помогут администратору направлять деятельность подчиненных в нужное русло увеличивая продажи торговой точки.

Ключевые функции администратора магазина

Исходя из того, что должность администратора относится к руководящим позициям, спектр обязанностей данного сотрудника довольно обширный. Однако есть ключевые функции, которые входят в должностную инструкцию администратора магазина:

1. Разработка и передача на согласование директору магазина графика работы кассиров, продавцов и грузчиков магазина;
2. Контроль над соблюдением стандартов внешнего вида работников и обслуживания покупателей;
3. Контроль соблюдения трудового распорядка магазина;
4. Организация и проведение собраний перед началом рабочей смены, на которых сотрудникам транслируются всевозможные новости, касающиеся работы магазина, обсуждаются текущие вопросы и составляется план работы на текущую смену;
5. Наставничество над новыми сотрудниками магазина, их обучение и ввод в должность;
6. Создание в коллективе атмосферы благоприятной для выполнения работниками их обязанностей. Другими словами, администратор должен пресекать возникновение ссор, склок, сплетен и т.д., то есть любых факторов зарождающих отрицательную обстановку в коллективе. В случае возникновения подобных ситуаций администратор выясняет причину возникновения конфликта и прорабатывает проблему со всеми участниками во избежание зарождения «скрытой» вражды в коллективе;
7. Прием товара и проверка его качества. Администратор должен разбираться в товаре, знать ассортиментную матрицу магазина и иметь представление о том, какой товар пользуется наибольшим спросом, а какой товар необходимо продвигать с помощью дополнительных инструментов (размещения в прикассовой зоне, объявлении акции на товар). Соображения по поводу продвижения товара администратор озвучивает директору магазина, который принимает окончательное решение по продвижению товара;
8. Проверка количества товара на остатках магазина, в случае необходимости формирование заявок поставщикам;
9. Проведение мер, направленных на предотвращение недостач, участие в инвентаризации магазина;
10. Контроль над размещением товара в торговом зале;
11. Работа с покупателями: консультирование, разрешение спорных вопросов, осуществление процесса продажи;
12. Контроль наличия расходных материалов: кассовой ленты, ценников и т.д.;
13. Коммуникации с арендодателем: передача отчетной документации, проверка корректности выставления счетов.

Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями

Как говорилось выше, администратор берет на себя разрешение всех возникающих конфликтных ситуаций. Причем согласно должностным обязанностям администратора магазина он должен не только разобраться в проблеме и решить вопрос, но и свести к минимуму негативное впечатление покупателя о магазине. Соответственно у администратора должны быть определенные полномочия, например для того, чтобы в случае необходимости предоставлять покупателям индивидуальные скидки.

Также администратор консультирует покупателей о возможных дополнительных сервисах магазина, как, например, возможность оформления доставки. Дополнительно администратор контролирует качество обслуживания покупателей остальным персоналом магазина.

Обязанности администратора по организации торговли

Еще одно направление работы администратора – организация торгового процесса. Конкретные функции в организации торговли зависят от принципиальной позиции директора магазина и прописаны в должностной инструкции администратора магазина.

Одни магазины ограничиваются контролем процессов торговли со стороны администратора магазина, другие настаивают на непосредственном участии администратора во всех торговых процессах.

В любом случае администратор должен следить за тем, чтобы товар в торговом зале присутствовал постоянно, на продуктовых полках отсутствовала просроченная продукция, а сам товар был размещен в соответствии с утвержденной матрицей. Также в обязанность администратора магазина входит контроль наличия ценников на товаре.

Дополнительно администратор может лично участвовать в процессе продажи товара и консультирования покупателей.

Обязанности администратора по взаимодействию с поставщиками и промоутерами

Известные бренды зачастую размещают свой товар по собственной схеме. Поставщик вместе с товаром может предоставить брендированные стойки, холодильники или стеллажи.

Размещением подобного товара обычно занимаются мерчендайзеры со стороны поставщика, однако их действия должны быть согласованы с руководством магазина, в том числе и с администратором. Так же в обязанность администратора магазина входит контроль размещения любой рекламной информации в торговом зале.

Для роста уровня продаж администратор магазина может пригласить на работу промоутеров, которые будут проводить специальные акции или раздавать потенциальным покупателям листовки с рекламной информацией.

В этом случае процент «отдачи» от работы промоутеров обычно администратор берет на себя. Договор с промоутерами заключается или администратором, при наличии необходимых полномочий, или же директором магазина.

Обязанности администратора магазина одежды

В магазине одежды обязанности администратора магазина будут заключаться в организации торговых процессов. Причем участие в самом процессе продажи для администратора не является обязательным, хотя в случае необходимости он может замещать кого-то из персонала.

Администратор анализирует товарные остатки на балансе магазина, выявляет товары, пользующиеся наибольшим и наименьшим спросом, и на основании этого анализа может выйти к директору магазина с предложением проведения акции или распродажи товара.

Делается это для того, чтобы избавиться от залежавшихся вещей и освободить в магазине место для размещения новой коллекции. Утвержденные акции администратор магазина озвучивает покупателям, тем самым стимулируя рост продаж.

Дополнительно администратор проводит обучение работников магазина в области нового ассортимента, тканей из которых сшита одежда, основам комбинирования комплектов одежды и общению с покупателями.

Обязанности администратора магазина продуктов

В случае работы в продуктовом ритейле к обязанностям администратора магазина добавляются следующие пункты:

• Контроль отсутствия просроченного товара в торговом зал магазина, и на его складе;
• Оформление и осуществление процессов возврата товаров поставщику и утилизации;
• Контроль соблюдения товарного соседства на продуктовых полках;
• Контроль соблюдения температурного режима;
• Контроль соблюдения санитарных норм сотрудниками магазина;
• В случае необходимости формирование и отправка заказа поставщику.

Администратор интернет-магазина обязанности

Несмотря на то, что интернет-магазины работают в сети необходимость в администраторе и для них является актуальной. Администратор интернет-магазина имеет обязанности частично схожие с администратором розницы: помогает покупателю в случае возникновения вопросов, работает с претензиями.

В случае, если речь идет о торговле товаром со сроком годности: продуктах, косметике и т.д. в обязанность администратора так же входит и контроль за сроками годности отправляемого товара.

Вся работа администратора интернет-магазина ведется удаленно, для этого может быть использована мобильная связь, месенджеры, социальные сети и т.д. В случае с интернет-магазином у администратора отсутствует необходимость работы с персоналом (в связи с его отсутствием), однако появляется новый ориентир в виде работы с покупателями.

Администратор интернет-магазина может совмещать свои функции с функциями менеджера. В этом случае он берет под свой контроль весь процесс продажи: от консультирования покупателя по характеристикам продукта до контроля сроков поставки.

Управлять интернет-магазином можно с помощью онлайн-сервиса Бизнес.Ру. Он позволяет обрабатывать все заявки от покупателей в одном месте, вести торговый и складской учет, настраивать Email- и SMS-рассылки, использовать информацию по каждому клиенту для повышения качества обслуживания и увеличения продаж. Попробовать онлайн-сервис Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

Обязанности администратора магазина косметики

Администратор магазина косметики в первую очередь должен прекрасно разбираться в ассортименте магазина. Конечно, данный пункт важен для любого магазина, однако если в продуктовом магазине покупатель вполне может справиться с выбором самостоятельно, то в магазине косметики рост продаж напрямую связан с наличием у персонала знаний об ассортименте магазина.

В обязанности администратора магазина косметики входит обучение сотрудников ассортименту, техникам продаж, правилам общения с покупателями и т.д. Преимуществом администратора для магазина косметики будут знания в области макияжа.

Обязанности администратора магазина стройматериалов

Магазин строительных материалов является специализированным, соответственно его администратор должен разбираться в стройматериалах и их предназначении.

Помимо знания рынка строительных материалов администратор строительного магазина должен уметь работать с товарной матрицей магазина, добавлять или удалять те или иные позиции, в случае необходимости оформлять возврат строительных материалов на склад магазина.

Дополнительно в обязанности администратора строительного магазина входит обучение сотрудников методам продаж и знанию ассортимента магазина.

Требования к соискателю

На позицию администратора предприниматели предпочитают нанимать соискателей с опытом работы в аналогичной должности. В зависимости от направления магазина возраст администратора колеблется от 20 до 40 лет. Образование приветствуется высшее, однако может быть принят и человек с неоконченным высшим образованием.

Важным критерием будет уверенное пользование ПК и знание программ учета, чаще всего программы 1С. Обязательным будет знание кассовой дисциплины, основ мерчендайзинга и опыт работы в торговле.

Если говорить о личных качествах администратор должен быть ответственным, организованным, порядочным человеком. Также требуется стрессоустойчивость и умение разрешать конфликтные ситуации. Основой для формирования крепкой команды в магазине будет наличие у администратора выраженных лидерских качеств.

Важным показателем для администратора будет умение позитивно смотреть на вещи. В любой сфере, которая подразумевает контакт с большим количеством людей, есть вероятность встретить негативно настроенного посетителя или покупателя. В подобной ситуации администратор магазина должен не только сохранять спокойствие и улыбку, но и суметь расположить к себе покупателя.

Причем стоит обратить внимание на тот факт, что с претензиями покупателей придется работать довольно часто, в связи с чем потенциальному администратору следует трезво оценить свои силы.

Несмотря на позитивный настрой, администратор должен уметь трезво оценивать ситуацию. Объективность администратора важна как при общении с персоналом магазина, так и при расстановке приоритетов в работе. От правильной расстановки приоритетов администратора зависит эффективность работы магазина в целом.

Так же важным критерием будет способность доводить все дела до конца.

Еще один показатель, который работодатель захочет увидеть в претенденте на должность администратора – умение анализировать полученную информацию и делать соответствующие выводы.

Данная способность поможет администратору грамотно подходить к работе с товарным запасом магазина, анализировать необходимость проведения акций и распродаж и т.д.

Помимо анализа торговых процессов администратор должен уметь анализировать работу персонала магазина. Подобный анализ поможет администратору выявить слабые места в работе магазина, в случае необходимости инициировать обучение сотрудников или озвучить предложения по изменению тех или иных процессов в целях увеличения продаж.

Источник: https://www.business.ru/article/2048-obyazannosti-administratora-magazina-v-2019-godu