Документы для оформления отпуска

Документальное оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — пошаговая инструкция, образцы документов для скачивания

> Трудовое право > Отпуск > Ежегодный > Предоставление > Документальное оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — пошаговая инструкция, образцы документов для скачивания

Каждый год работающий  гражданин РФ имеет право получить оплачиваемый отпуск, на протяжении которого за ним сохраняется средний заработок.

Более подробно о порядке оформления отдыха, необходимых документах, а также о некоторых нюансах, которые должны быть соблюдены, рассмотрено в этом материале.

Чтобы оформление отпуска не превратилось в изнурительную бумажную волокиту, работник должен основательно подойти к процедуре сбора документов. Но прежде чем собирать бумаги, работнику необходимо детально ознакомиться с правилами ТК РФ об особенностях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

ТК РФ выделяет оформление нескольких видов оплачиваемого ежегодного отпуска:

1. Дополнительное количество дней для граждан, которые трудятся на предприятиях с вредными для здоровья условиями труда. Учитывая характер выполняемых обязанностей, законодатель установил возможность продления отпуска. Максимальное количество дополнительных дней не может быть меньше одной недели.
2. Дополнительный период за особый характер работы. Список профессий, которые относятся к работам особого характера, установлен Правительством РФ.
3. Для работников, которые осуществляют деятельность по ненормированной системе. Условия предоставления дополнительных дней оговаривается в коллективном соглашении. Количество дополнительного промежутка не должно быть меньше трех дней.

Перед тем как написать заявление о предоставлении очередного отпускного периода, работник должен учесть некоторые нюансы из статьи 122 ТК РФ.

В частности, он должен знать, что работодатель имеет право отказать в оформлении отпуска, если к моменту подачи заявления, сотрудник не отработал у него установленный законом период.

Иначе говоря, для получения возможности выйти на оплачиваемый отдых необходимо отработать не менее 6 месяцев на том предприятии, где и оформляется отпуск.

Однако в этой статье установлено, что работодатель по своему усмотрению может дать согласие о выходе на отдых и до 6 месячного стажа.

Обратите внимание на ежегодный отпуск может претендовать и работник, работающий по совместительству, при этом дата ухода должна совпадать с отпускными сроками по основному месту.

Пошаговый порядок ухода

Чтобы взять очередной ежегодный отпуск по всем правилам, работнику нужно действовать пошагово:

1. Определиться, предоставляется отдых по графику или по договоренности с работодателем. В первом случае оформления дополнительных документов от работника не потребуется, во втором — нужно заявление.
2. Если отпуск положен по графику, и дата уход в него четко совпадает с запланированной, то нужно просто дождаться, когда работодатель предоставит приказ о предоставлении отдыха для ознакомления и выплатит отпускные. Это должно быть проделано за 3 дня до начала отпускного времени. Если приказ не оформлен, то необходимо выяснить, с чем связано нарушение ТК РФ.
3. Если графика нет, или работник только устроен на работу в текущем году и в расписание не попал, то оформляется заявление как минимум за 3 дня. Далее нужно дождаться приказа о директора для ознакомления.
4. В день, обозначенный в приказе Т-6, можно не выходить на работу и начать свой очередной отдых.

Какие документы нужны?

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска необходимо подготовить следующие документы:

1. График отпусков. Это документ, в котором изложено распределение дат выхода в очередной отпуск для каждого работника предприятия. Его наличие является обязательным, а отсутствие считается основанием для установления штрафных санкций. Оформление графика осуществляется в содействии с сотрудниками предприятия. То есть руководитель или представитель отдела кадров должен поинтересоваться, какое время было бы наиболее удобным для работников. При этом вместе с пожеланиями сотрудников, нужно учитывать правила ТК РФ и возможности работодателя. График заполняется на специальном документе (форма Т-7).
2. Заявление в отдельных случаях, когда нет графика.
3. Приказ о предоставлении ежегодного отдыха наряду с графиком является обязательным документов, для удостоверения факта выхода работника на отдых. Оформляется он по форме Т-6 и содержит наименование отпуска, персональные сведения работника, а также период предоставления.
4. Записка-расчет. На ней, кроме сведений об очередном отпуске, указывается информация о выплатах, причитающихся в период отдыха. Существует специальная форма записки Т-60. Заполняется она с двух сторон: лицевая часть служить для включения данных об отпуске (дата начала и окончания, вид и т.д.). На другой стороне указывается сведения об оплате отпуска.
5. Оформление данных о предоставленном периоде в личную карточку Т-2.
6. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Обязательно ли сотруднику писать заявление?

Ежегодный отпуск является гарантированным периодом отдыха, который предоставляется каждому гражданину.

Стандартная процедура оформления выхода на заслуженный отдых не предполагает обязанности написать заявление. Работодатель может его запросить, но работник писать данный документ не обязан.

Если обратиться к трудовому законодательству, то согласно действующим правилам каждый работник по истечении 6 месяцев отработанного периода имеет право выйти на заслуженный отдых. При этом нигде не написано, что по общим правилам сотрудник обязан уведомить свое начальство о начале отпуска. Это обязанность входит в компетенцию руководителя, который должен за две недели до наступления нового года определить очередность выхода на отдых.

Однако не стоит расслабляться.

В отдельных случаях, когда сотрудник отработал меньше 6 месяцев, когда нет графика или очередной отдых предоставляется в период, отличный от запланированного, выход на отдых возможен только при оформлении заявления.

Например, некоторые категории работников могут запросить очередной отпуск в любое время на основании заявления:

1. Женщины, если выход на отпуск связан с беременностью.
2. Сотрудники, которые приютили детей в возрасте до 3 лет.
3. Все работники в возрасте до 80 лет.

При наличии указанных обстоятельств, работник может оформить заявление о предоставлении отпускного периода, а работодатель должен издать приказ.

Как оформить заявление — скачать образец:

Как составляется приказ?

Приказ обязательно оформляется, без него работник не сможет уйти в отпуск, кадровик не сможет заполнить кадровые документы, а бухгалтер рассчитать отпускные.

Оформляется приказ обычно по типовой форме Т-6, в нем отражается:

1. Информация об организации, в которой работает гражданин. Вместе с фирменным наименованием в шапке документа должен присутствовать код предприятия.
2. Персональные сведения работника. Указывается прописью в дательном падеже. Также указывается табельный номер сотрудника.
3. Информация о занимаемой должности. Указывается отдел, в котором работает гражданин, название занимающей должности. Как и персональные сведения, все данные отображаются без сокращений.
4. Период отдыха. В отдельной графе указывается дата начала отпускного периода, а также дата окончания.
5. Сведения о дополнительном количестве дней. Если гражданин находился в отпуске больше указанных 28 дней, то в специальном разделе B обязательно должно быть указано количество выделенных дополнительных дней.
6. Дата оформления документа. В этом разделе руководитель указывает дату составления приказа, который впоследствии считается периодом начала отдыха.
7. Подпись начальства. Внизу документа руководитель организации расписывается тем самым, заверяя документ.

Как оформляется приказ — скачать образец Т-6:

Подготовка прочих кадровых бланков

На основании приказа вносятся данные в прочие кадровые документы, в частности:

• оформляется восьмой раздел личной карточки Т-2 сведения о предоставленном очередном отпуске;
• вносятся обозначения в табель рабочего времени Т-12 или Т-13.

Как оформить восьмой раздел личной карточки при предоставлении ежегодного отдыха:

Можно ли оформить задним числом?

Практика показывает, что случаи, связанные с оформлением приказов о выходе на отпуск задним числом, являются довольно распространенным явлением в трудовых отношениях. Конечно, работодатель может написать заднее число  и тем самым выдать приказ, который  не соответствует графику Т-7.

Однако если работник отправится на отдых задним числом, то при выявлении факта его отсутствия на рабочем месте инспекция труда может оштрафовать предприятие.

В данном случае, если работник не успел выйти в отпуск, то для него наиболее целесообразным решением будет перенос отпускного периода. Ст. 124 ТК РФ допускает подобный исход событий. Однако такая возможность появляется только в том случае, если сотруднику не были выданы отпускные.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/predostavlenie/oformlenie-dokumenti.html

1. Заявление о предоставлении отпуска
2. Имеет ли право работодатель не отпустить в отпуск
3. Отпуск за свой счет
4. Заявление генерального директора на отпуск
5. Отпуск на сессию трудовой кодекс
6. Отпуск перед декретом
7. Приказ о предоставлении отпуска работнику
8. Как оплачивается ученический отпуск
9. Продляется ли отпуск на время больничного с ребенком

Оформить сотрудника в отпуск. Как правильно?

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

• Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
• Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
• Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

• женщины, ожидающие рождения ребенка;
• несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
• усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
• персонал вредных производств;
• работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков. Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.
Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска.

Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

• люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
• пенсионеры по возрасту;
• участники ВОВ;
• сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
• супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Источник: https://assistentus.ru/otpusk/oformit-otpusk-sotrudniku/

Как оформить отпуск

Процедура оформления отпуска работнику включает расчет продолжительности выходного периода в днях, подготовку обязательных кадровых документов и определение суммы к выплате. Различия возникают по видам отпусков. В этой статье рассмотрены нюансы оформления у работодателя ежегодных очередных отпусков.

Как оформить отпуск по закону

Согласно ст. 122 ТК сотрудники предприятия имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск, использовать который можно по своему усмотрению. Общая продолжительность такого выходного периода составляет 28 календарных дней (ст. 115). Отдельным категориям работников длительность отпуска может быть изменена. К примеру, это:

• Сотрудники-инвалиды или проживающие в стационарах и достигшие пожилого возраста – минимум 30 д.
• Сотрудники возрастом до 18 лет – минимум 31 д.
• Сотрудники-срочники при заключении трудовых договоров на период до 2 мес. – за каждый месяц трудовой занятости полагается 2 дня отпуска. Это же правило касается сезонных работников.
• Сотрудники, занятые на педагогической работе, – 42-56 д.

Обратите внимание! Рассчитывать на ежегодный очередной отпуск могут только те физлица, которые оформлены по трудовому договору. Работники, занятые по ГПД, не попадают под трудовые нормы ТК (ст. 11 Кодекса).

Чтобы понять, как грамотно оформить отпуск, необходимо знать, уходит человек отдыхать запланировано или нет. В первом случае сроки и очередность отпускных периодов закрепляются в графике отпусков, который каждая компания должна составлять в обязательном порядке. Во втором – требуется письменное составление сотрудником соответствующего заявления.

Оформление отпуска – необходимые документы:

1. График отпусков формы Т-7 – разрабатывается на будущий календарный год не позже, чем за 2 недели до его начала. При определении отпускных периодов следует учитывать отраслевую специфику и мнение работников, а составленный документ доводится до сведения персонала.
2. Приказ на утверждение отпуска – выпускается по одной из форм Т-6 или Т-6а.

   Обязательно следует отразить сведения о стаже сотрудника, начале/окончании отпуска.

3. Записка-расчет по форме Т-60 – используется для определения суммы отпускных в целях расчетов с работниками.

Дополнительно вносятся записи в личные карточки формы Т-2 и по факту нахождения отпуска в табеля учета рабочего времени с кодами ОТ/09.

При изменении условий использования выходных дней могут применяться Приказ о продлении периода отпуска, Приказ об отзыве сотрудника, Приказ о переносе сроков отпуска.

Важно! По общим правилам физлица, работающие в организации первый год, вправе воспользоваться отпускными привилегиями через полгода непрерывной занятости (ст. 122 ч. 2 ТК), а по соглашению с работодателем и ранее обозначенного срока. При этом основанием для оформления отпуска является заявление сотрудника, а начиная со второго года работы, очередность будет определяться согласно единому графику.

Порядок расчета отпускных сумм

Для точного расчета полагающихся работнику отпускных понадобится составление специальной формы Т-60, где отражаются данные на сотрудника, периоды начала/окончания отпуска, расчетный период, учитываемый совокупный и средний заработок, суммы начислений и удержаний, выплачиваемая «на руки» величина.

Алгоритм определения отпускных состоит из вычисления среднедневного или среднечасового заработка, при этом в расчет берется зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления отпуска. Исключается время болезни, простоев, декретных и пр. Если период выработан полностью, формула включает специальный коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК). Если же период выработан не полностью, применяется формула:

Среднедневная зарплата = Общая сумма зарплаты за период / (29,3 х Количество полностью выработанных месяцев + Число дней в не полностью выработанных месяцах).

Внимание! При оформлении отпусков предприятия могут применять готовые унифицированные формы согласно Постановлению № 1 от 05.01.04 г. или же разработать собственные документы с обязательным отражением необходимых реквизитов и утверждением бланков руководителем.

Источник: https://spmag.ru/articles/kak-oformit-otpusk

Как оформить ежегодный отпуск работнику: 8 правил для бухгалтера

В статье разобраны нюансы предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Ознакомьтесь с перечнем правил, исключений из которых быть не может.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем сотрудникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодательможет перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбео предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
• сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
• сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/227

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить следующие виды отпусков:

Подробнее о том, что такое ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам и учебный отпуск  мы рассматривали в отдельных консультациях.

Как оформить отпуск

Для того чтобы пойти в отпуск, работник подает работодателю соответствующее заявление. Без заявления работника можно обойтись, если работник будет отдыхать в соответствии с графиком отпусков.

В этом случае наоборот, работодатель должен напомнить работнику за 2 недели до начала его отпуска о том, что ему пора отдохнуть (ст. 123 ТК РФ). Определенной формы, как уведомить работника, не существует.

Поэтому работодатель сам решает, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска.

Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.

27 КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий листок нетрудоспособности и заявление.

Учебный отпуск предоставляется также на основании заявления работника, которое должно быть подкреплено соответствующими документами, обосновывающими право на отпуск (справка-вызов из образовательной организации, решение диссертационного совета и др.).

Заявления на отпуск: образцы

Образцы заявлений на отпуск по всем перечисленным выше основаниям можно найти в нашем отдельном материале.

На основании заявлений и подтверждающих документов (в случае необходимости) для правильного оформления отпуска работнику работодатель издает приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/k501713

Оформление документов для отпуска — какие нужны

— Организация бизнеса — Кадры — Оформление документов для отпуска — какие нужны

Согласно положениям российского законодательства, каждый трудящийся имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, который оформляется в соответствии с нормативами кадрового делопроизводства.

Однако и самим трудящимся, и руководителям или сотрудникам кадрового отдела организации необходимо знать, какие документы нужны для отпуска в различных ситуациях.

Ведь от правильного оформления документов на отпуск может зависеть достаточно много — ошибка в них может привести к нарушению прав любой из сторон взаимоотношений и к последующим штрафам и разбирательствам со стороны контролирующих органов.

Оформление документов для отпуска — правовое регулирование

Право на отдых является неотъемлемой составляющей трудовых взаимоотношений и обязательно к исполнению работодателем. Одной из разновидностей отдыха является отпуск, который, в свою очередь также имеет отдельные разновидности. Согласно ТК РФ, предусмотрены следующие виды отпусков:

• Основной ежегодный оплачиваемый. Данный вид отпуска предусмотрен для каждого человека, состоящего в трудовых взаимоотношениях с работодателем. Его продолжительность составляет 28 дней в течение календарного года.
• Дополнительный оплачиваемый. Некоторые категории трудящихся, в связи с особыми условиями их трудовой деятельности, или принадлежностью к определенным социальным слоям населения, могут рассчитывать на дополнительные гарантии в виде предоставления дней оплачиваемого отпуска сверх вышеопределенных минимальных нормативов.
• Неоплачиваемый. В случае наступления определенных обстоятельств в жизни трудящегося, например — смерти близкого родственника, свадьбы или рождения ребенка, а также просто в отношении некоторых категорий трудящихся, например — инвалидов, законодательство предполагает возможность предоставления сотрудникам по их заявлению отпуска без сохранения заработной платы, на время которого за такими трудящимися сохраняется рабочее место и должность.

С точки зрения законодательства, регулируются вопросы предоставления отпусков и оформления связанных с ними документов, положениями следующих нормативно-правовых актов:

• Ст.122 ТК РФ устанавливает порядок обретения сотрудником права на отпуск и указывает на возможность его получения отдельными категориями трудящихся по их заявлению.
• Ст.123 ТК РФ определяет общую очередность предоставления сотрудникам их отпусков и регламентирует понятие графика отпусков, как одного из основных документов, на основании которого сотрудники получают своё законное время отдыха.
• Ст.128 ТК РФ регулирует вопросы, связанные с предоставлением отпуска без сохранения заработной платы по заявлению сотрудников.
• Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 содержит ряд основных форм первичной кадровой и учетной документации, в том числе и график отпусков. Применение данных форм является добровольным, а не обязательным с 2013 года.

Какие документы нужны для отпуска — советы кадровикам

Учитывая действующие нормативы законодательства, кадровики должны внимательно подходить к оформлению отпусков. Так, основным документом, оформляемым для предоставления сотрудникам отпусков, является их график.

Он представляет собой внутренний локальный нормативный акт организации, введенный в действие отдельным приказом работодателя или ответственного лица с распорядком отпусков всех штатных трудящихся. При этом составляться график должен с учетом мнения трудящихся и профсоюзной организации, но без ультимативного их права на принуждение работодателя к определенным действиям. Принят график должен быть не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, на который он составлен.

Следующий документ, который необходимо учитывать кадровикам при выходе сотрудника в отпуск — уведомление трудящегося. Несмотря на то, что каждый сотрудник обязан быть ознакомлен с графиком отпусков и иными касающимися его деятельности локальными нормативными актами, законодательство также обязывает работодателя обеспечить предварительное уведомление трудящегося о приближающемся отпуске за 2 недели до его начала.

Уведомление об отпуске, как и иные виды уведомлений, рекомендуется документально фиксировать и подтверждать на случай возникновения каких-либо разногласий или споров.

За три дня до отпуска или ранее сотруднику следует выдать отпускные, а так как они являются расходами на оплату труда — то и расчетный лист, подтверждающий правильность начисления и учета отпускных. Кроме этого, следует также оформить приказ о направлении сотрудника в отпуск, указав в этом документе даты отпуска.

Ещё одним документом, который имеет свои особенности оформления при отправлении сотрудника в отпуск, является табель учета рабочего времени — ведь на период отдыха сотрудник будет отсутствовать по уважительной причине.

Должен ли сотрудник предоставлять для отпуска документы

Прямых требований для трудящихся перед отправлением в отпуск предъявлять работодателю какие-либо документы трудовое законодательство не содержит. Однако, в случае если сотрудник относится к категориям трудящихся, которые имеют возможность внеочередного выхода в отпуск вне графика, работодатель или кадровый сотрудник вправе потребовать для оформления документов в отпуск дополнительных подтверждений.

В первую очередь, это должны быть документы, подтверждающие наличие у сотрудника права требовать предоставление отпуска в удобное для него время. Другим документом, который должен предоставить сотрудник, является заявление на отпуск. Подавать заявление следует только в том случае, если планируется выход в отпуск вне графика. Каких-либо дополнительных бумаг от трудящихся в общем случае не требуется. Аналогичным образом оформляется и неоплачиваемый отпуск.

Заявление на предоставление отпуска в иное время, в несоответствии с графиком, можно подавать и в том случае, если права на получение такового отпуска у сотрудника не имеется. В таком случае, работодатель самостоятельно принимает решение — одобрять или не одобрять заявление трудящегося.

Также, законодательство предполагает право сотрудника на продление его отпуска, если во время отдыха он вышел на больничный. В таком случае, ещё одним обязательным для трудящегося документом для предъявления работодателю является и больничный лист. (33 голос.

, 4,80 из 5)

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie-dokumentov-dlya-otpuska-kakie-nuzhny.html

Порядок и особенности оформления отпуска

Правильное и своевременное оформление отпуска работнику – одна из обязанностей специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Если все сделано вовремя и без ошибок, человек пойдет отдыхать в запланированное время, получит для этого деньги, а его работу распределят на других сотрудников.

При оформлении документов нужно помнить, что работник должен быть оповещен об уходе в отпуск не позднее, чем за две недели. И за три дня до отдыха он должен быть обеспечен отпускными деньгами. Это нужно учитывать при оформлении документов.

Поэтому на многих предприятиях принято составлять графики документооборота, где устанавливать порядок подготовки документов и назначать ответственных за оформление отпусков. Опытные кадровики знают, как правильно оформить отпуск, и какие документы нужны в некоторых особенных случаях.

Заявление на отпуск

Важно! Если в графике отпусков его начало записано с указанием числа, дополнительно заявление сотрудник может не писать. Считается, что дата его ухода была согласована еще в прошлом году, и повторное подтверждение уже не нужно.

Но до того как оформить отпуск, администрация должна напомнить о нем человеку. Это делается не позже, чем за две недели до окончания работы. Если в графике проставляли только месяц, сотруднику придется написать на имя руководителя заявление, с просьбой предоставить ему отпуск. В нем уже следует указывать точную дату начала.

Часто на предприятиях, чтобы не оформлять никакие уведомления, просто собирают заявления со всех будущих отпускников. Это не будет нарушением, так как в итоге согласие и отпускника, и начальника получено, права работника не ущемлены, закон не нарушен.

Но если кто-то из сотрудников откажется писать заявление, ссылаясь на то, что дата его отпуска уже проставлена в утвержденном графике, администрация должна будет с ним согласиться.

Человеку, желающему получить отпуск в первый год работы, заявление нужно писать обязательно. Естественно, никто не планировал заранее его отсутствие, не резервировались деньги на отпускные, и не рассматривалось его замещение. При приеме на место уволившегося сотрудника можно попроситься отгулять отпуск по его графику. Часто руководство идет навстречу, так как в этом случае и деньги на оплату отпускных, и кадровые перестановки уже намечены на конкретный месяц.

Издание приказа

Приказ составляют или на одного человека, или на группу сотрудников. В зависимости от этого применяют бланки формы Т-6 или Т-6а. В приказе, кроме данных о сотруднике, обязательно указывают время, на которое он освобождается от работы. Кроме этого, должно быть записано, за какой период работы предстоит отгуливать отпуск.

В приказе, составленном для нескольких человек, информацию о каждом из них заносят построчно. После подписания документа руководителем, с ним нужно ознакомить самого будущего отпускника. Для этого на бланках отведено специальное поле. На основании приказа в личной карточке сотрудника (форма Т-2) нужно сделать отметку о том, сколько дней отпуска и за какой период отгуливает человек.

Приказ передают в бухгалтерию для начисления отпускных.

Записка-расчет

Кроме приказа бухгалтеру на отпускника нужна записка-расчет. На её лицевой стороне записывают данные, указанные в приказе, касающиеся вида отпуска, продолжительности, периода, за который он назначен. Во второй части бухгалтер определяет сумму отпускных.

Для этого собирают начисленную зарплату за расчетный период, которым считают календарный год до месяца наступления отпуска. Зарплату делят на отработанные дни за год. Получается среднедневной заработок.

Чтобы вычислить сумму отпускных, причитающуюся работнику, нужно умножить этот среднедневной заработок на количество дней отпуска, указанных в первой части записки-расчета.

Отпускные – это такой же доход, как и зарплата за отработанные дни. Правила их выдачи требуют обязательного удержания НДФЛ. Причем бухгалтер должен перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором заплатили отпускные. Например, если работник уходит в отпуск с 27 июня, то при выдаче отпускных с них сразу удержат налог.

Это, несмотря на то, что основная сумма июньской заработной платы будет выдана в начале следующего месяца. При этом не будет важным, выдали наличные деньги из кассы или перечислили на счет в банке. Способ выдачи отпускных ничего не меняет. Если сотрудник платит алименты, или есть другие удержания по исполнительным листам, их сумма рассчитывается и удерживается при выдаче отпускных.

 Это нужно учитывать, планируя расходы на отдых.

Табель учета рабочего времени

Документ предназначен для учета количества отработанных часов за каждый день. Поэтому может показаться, что если человек не работал, а отдыхал, табель на него заполнять не нужно. Однако, это неверно.

Если с работником заключили трудовой договор, специалист, ответственный за ведение табеля, должен делать отметки каждый день, несмотря на то, находился сотрудник на рабочем месте или отдыхал дома. Для ведения учета применяются бланки формы Т-12 и Т-13.

В них во время отпуска проставляются буквенные или цифровые обозначения, различающиеся причиной, по которой работнику предоставили возможность оставить работу. Предприятие имеет право разработать свои коды присутствия и неявки на работу и утвердить их локальными нормативными документами.

Особенности оформления некоторых видов отпуска

Если ежегодные оплачиваемые отпуска встречаются часто, то для оформления отпуска по другим причинам специалисту отдела кадров иногда бывает нужно почитать справочную информацию, чтобы уточнить, какие документы нужны дополнительно. Такие ситуации нужно рассматривать индивидуально. В одних случаях достаточно правильно написать текст заявления, в других необходимо приложить подтверждающие справки.

Отпуск по беременности и родам

Этот период отсутствия оформляется на основании больничного листа, выдаваемого медучреждением. Несмотря на то, что отпуск разделяется на время до рождения ребенка и после, документ сразу оформляют на все дни. Но, перед тем как оформить отпуск в приказе, следует взять заявление от будущей мамы.

В нем должно быть написано, с какого дня она намерена оставить работу. Встречаются случаи, когда сотрудница не спешит покидать рабочее место и хочет отработать дополнительно несколько дней или недель, так как сумма заработка может быть меньше пособия по больничному листу. Если она хочет так поступить, это нужно написать в заявлении.

Работодатель может пойти навстречу.

Учебный отпуск

Работники, обучающиеся без отрыва от производства, имеют право быть освобожденными от трудовых обязанностей на время вступительных экзаменов, очередной сессии. Для подтверждения сроков учебных мероприятий им присылают справку-вызов из образовательного заведения. Её предоставление обязательно вместе с написанным заявлением. В дальнейшем в приказе она будет указана в качестве основания.

Отпуск без сохранения заработной платы

Получить отпуск без сохранения заработной платы большинство работников могут при согласии на это руководителя. Исключение составляют некоторые граждане, которым такой отпуск положен по закону.

Этим льготникам установлено количество дней отдыха, отказать в которых работодатель не имеет права. При написании заявления в такой ситуации нужно указать причину, по которой человеку нужно оставить на время работу.

Если отпуск без содержания гарантирован государством, в заявлении будет уместна ссылка на статью закона.

Бланки документов

Для оформления отпуска работнику разработаны типовые формы документов, которые публикуются в печати, имеются в свободной продаже, доступны в интернете. Но некоторые предприятия на их основе разрабатывают бланки, в которых учитывают свою специфику. Законодательством такое не запрещено, если в формах соблюдаются все требования к оформлению первичных учетных документов. Кроме этого, применение своих форм документов должно быть закреплено внутренним нормативным актом.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/otpusk/oformlenie.html

Оформление отпуска

Каждый работник имеет право на отдых. Эта норма закреплена в Конституции и Трудовом кодексе. Чтобы реализовать это право, работник и работодатель должны соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим подробнее, как производится оформление отпуска работника.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Вопросы, касающиеся предоставления отпусков, оговорены в главе 19 ТК РФ. Согласно статье 114 ТК РФ, работникам должен предоставляться отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Его длительность составляет не менее 28 календарных дней. Для некоторых категорий лиц этот период может быть увеличен.

Как оформить отпуск

Оформление отпуска следует производить в соответствии с определенным алгоритмом.

Шаг 1

В зависимости от того, уходит гражданин на «каникулы» по графику или вне его, предпринимаются различные действия. Если сотрудник собирается отдыхать по графику, то работодатель должен не менее чем за две недели до утвержденной даты уведомить его. Такая норма закреплена в статье 123 ТК РФ. Уведомление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должен быть указан адресат, а также дата начала и окончания отдыха. Подчиненный должен ознакомиться с уведомлением под подпись.

Если подчиненный собирается отдыхать вне графика, то как минимум за две недели до этого он должен написать соответствующее заявление. На это имеют право, прежде всего, льготные категории работников, например, беременные сотрудницы перед декретом. Кроме того, отдохнуть вне графика могут новые работники, которые были приняты на работу после составления графика.

Шаг 2

На этом этапе издается приказ о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированную форму Т-6. С готовым приказом подчиненный должен ознакомиться под подпись.

Шаг 3

Составляется записка-расчет. Для этого можно использовать форму Т-60 или бланк, разработанный на предприятии.

Шаг 4

Это этап предполагает внесение в табель сведений о том, что сотрудник находится в отпуске. Для этого используется код «ОТ» или «09».

Шаг 5

После возвращения сотрудника на работу сведения об этом необходимо внести в личную карточку по форме Т-2. В этот документ вносятся следующие данные:

• вид отпуска;
• период работы, за который он предоставлен;
• длительность;
• дата начала и окончания;
• реквизиты приказа о предоставлении отдыха.

Дни в счет отпуска: как оформить

Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

Что еще стоит знать

Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.

Шаблон заявления

Источник: https://ppt.ru/art/otpusk/oformlenie

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность и порядок предоставления

Работник, отработав у хозяйствующего субъекта определенный период времени, может рассчитывать на ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот промежуток за ним сохраняется его место работы, а также администрация компании выплачивает ему зарплату, рассчитанную исходя из среднего заработка. Процедура предоставления периода отдыха, а также его длительность устанавливается ТК РФ.

Виды оплачиваемых отпусков

Законодательство выделяет два вида отпусков, которые могут быть предоставлены сотрудникам компании. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться только по трудовым соглашениям.

Этот период времени полагается работнику после того, как он отработает на предприятии не менее шести месяцев по общим правилам. Для исчисления отпуска следует год начинать исчислять с момента оформления сотрудника на место работы в компании.

Каждый отработанный месяц дает сотруднику право на 2,33 календарных дней отдыха. У большинства сотрудников продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней.

Законами может устанавливаться более продолжительный отпуск, но для строго определенных категорий сотрудников. Это прежде всего работники с инвалидностью, у которых данный период равен 30 дней, не достигшие 18 лет сотрудники — 31 день.

Внимание! Стоит отметить, что отпуск можно делить на части, при этом одна его часть должна быть не менее 14 дней, а остальные можно разбивать по усмотрению сторон. В некоторых случаях может быть осуществлен перенос отпуска, а также отзыв сотрудника из отпуска по причинам указанным в ТК РФ.

Предоставление отпуска осуществляется согласно утвержденного графика отпусков, который вводится не менее, чем за две недели до конца года, в котором будет действовать. Соблюдение отпуска является обязательным как для руководства компании, так и для самого сотрудника. При его составлении у некоторых категорий работников существуют льготы при выборе времени отдыха.

Важно! Работник должен воспользоваться своим правом на отдых в течение 1,5 лет с момента появления права. Если этого не сделать, то отпуск может сгореть. Нормы права устанавливают запрет на не оформление отпуска в течение 2-х лет подряд, несовершеннолетним, работникам, занятых на вредных работах.

Чтобы узнать, полагается ли человеку отпуск, кадровик должен подсчитать его стаж работы и учесть предыдущие промежутки отпуска.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Такой отпуск может предоставляться либо в соответствии с законодательством, либо если условие об этом рассмотрено в трудовом контракте с сотрудником.

Таким образом, отпуск работнику предоставляется дополнительно:

• Если у него согласно СОУТ вредные или опасные условия на месте труда. – Чтобы работник был наделен правом на получение времени отдыха дополнительно, его рабочее место должно иметь категорию вредности: 2,3,4 опасности. В этом случае сотрудник может рассчитывать на отпуск не менее 7 дней. Для данной категории работников, условие о дополнительном отпуске должно быть включено в его трудовой контракт. Кроме этого, если данному человеку устанавливается длительность дополнительного отпуска более 7 дней, то дни свыше этой продолжительности он имеет право заменить денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.
• Если работе определен особый характер.
• При ненормированном рабочем дне.
• Занятым на работах на территориях Крайнего Севера.
• Закрепленных законами РФ случаями. Сюда можно отнести дополнительные отпуска спортсменов и их тренеров (продолжительность их составляет не менее 4 дней), занятым на службе в полиции лицам.

Также администрация компании имеет право при наличии финансовых ресурсов предоставлять своим работникам дополнительные отпуска. Но для этого она должна закрепить данное условие в коллективном договоре, а также в каждом трудовом контракте, заключаемом с работником, у которых есть дополнительное время отдыха.

Стаж, на основании которого происходит определения права на основной и дополнительный отпуск, может в каждом из этих случаев отличаться. Дополнительный отпуск может исчисляться в рабочих днях. Однако при подсчете их надо перевести в календарные.

Полагается основной отпуск совместителям или по договору ГПХ?

Работник помимо основного места может быть трудозанят на дополнительных местах работы. Все последующие компании являются местами работы по совместительству. Законодательство устанавливает, что независимо от работы отпуск положен каждому работнику, в том числе и совместителю.

  Отпуск с последующим увольнением — пошаговая инструкция

Однако, особенностью данного времени отдыха является, то, что он предоставляется в период отпуска на основном месте, независимо получил ли этот сотрудник право на отпуск у других работодателей.

С физлицами организация может составлять гражданско-правовые договора. Это могут быть договора подряда, оказания услуг и т. д.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск?

ТК устанавливает, что время, в которое работник может пойти на отдых, должно быть зафиксировано в графике отпусков. При этом сам сотрудник за две недели должен быть письменно предупрежден о скором его начале. Закон не устанавливает, должен ли работник писать заявление об отпуске, но во многих компаниях это шаг все еще необходим.

Если работник идет в отпуск строго по графику, то он не обязан оповещать об этом руководство компании и как-либо согласовывать начало отдыха. Следовательно, и заявление в этой ситуации писать не нужно.

Однако есть несколько исключений, когда заявление написать необходимо:

• График отпусков на предприятии не составляется. Однако надо помнить, что это может повлечь штрафные санкции до 50 тыс. руб.;
• Сотрудник поступил на работу только в текущем году, и отсутствует в графике;
• Работник хочет пойти в отпуск в другой день, чем закреплен в графике.

Это объясняется тем, что отсутствие на рабочем месте без согласования с руководством будет считаться прогулом, а также компания обязана рассчитать и перечислить отпускные не позднее 3-х дней до момента отдыха.

Внимание! Судебная практика говорит о том, что суд становится на сторону работодателя, если он увольняет сотрудника за прогул при уходе в отпуск без заявления. Поэтому, лучше все же подстраховаться и составить этот документ.

Шаг 1. Предупредить работника о предстоящем отпуске

Последовательность, в которой сотрудники одной компании уходят в отпуск, отражает график отпусков. Поэтому закон обязывает за 2 недели до времени отпуска предупредить работника об этом. Каким способом это делать фирма решает самостоятельно. Но сотрудник в подтверждение должен поставить личную подпись. Выбранный способ нужно указать в локальном акте.

Уведомление может производиться одним из следующих способов:

• В график отпусков, составленный по форме Т-7 можно внести две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подпись в подтверждение факта, что он предупрежден о скором отпуске, а также указывать дату предупреждения.
• Создать специальный бланк уведомления.
• Создать ознакомительные ведомости.

По закону, если работодатель произвел предупреждение менее чем за 2 недели до начала времени отдыха, то по письменному желанию работника время отпуска может быть перенесено на другой срок, который укажет сотрудник.

Источник: https://kadrypro.ru/otpusk/ezhegodnyj-oplachivaemyj/ezhegodnyj-oplachivaemyj-otpusk.html

Отпуска: алгоритм работы с документами

Не прочитано

Кадровое делопроизводство / Кадровая служба с нуля

Механизм документооборота, связанного с отпусками, законодательно не регламентирован и на практике в каждой организации строится по-своему. Конечно, кадровики заинтересованы в том, чтобы работа с документами была систематизирована, а в делах царил идеальный порядок. Наши рекомендации помогут вам рационально организовать такой документооборот, а главное – избежать многих ошибок в этой кропотливой работе.

Шабашова Ирина , редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Учитывая разновидности отпусков, кадровик при оформлении времени отдыха имеет дело с такими документами, как: график отпусков, заявление работника, справка-вызов учебного заведения, листок нетрудоспособности работника, журнал регистрации приказов по отпускам, приказ о предоставлении отпуска, карточка формы № Т-21.

Кроме этого, перед тем как утвердить график отпусков, создаются проекты графиков по подразделениям, в которых согласуются пожелания работников с возможностями работодателя.

После утверждения графика кадровик сталкивается с заявлениями и служебными записками о переносе отпуска, отзыве из отпуска, а также о замене части отпуска компенсацией.

Разберемся подробнее, как систематизировать это многообразие документов и в каком порядке они оформляются. Алгоритм документооборота, связанного с отпусками, приведен ниже.

Шаг 1: проверяем основание для отпуска

Основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска – утвержденный график отпусков или личное заявление работника. График отпусков составляется ежегодно по принципу равномерного распределения отпускных периодов работников2.

При составлении графика обязательно учитываются пожелания работников (особенно льготных категорий, имеющих право в одностороннем порядке определять период своего отпуска, например ветеранов боевых действий, супругов военнослужащих и др.).

График должен быть утвержден не позднее двухнедельного срока до начала нового календарного года, то есть до 17 декабря. График составлен корректно, если при его оформлении соблюдены все названные условия (ст. 123 ТК РФ).

Заявление о предоставлении отпуска работник может подать, если хочет пойти в отпуск в период, отличный от запланированного в графике, либо если отпуск не был запланирован в графике (например, по причине того что работник пришел в организацию после утверждения графика отпусков). При получении заявления проверьте правильность его оформления. Обращайте внимание на соблюдение установленного в организации регламента согласования такого заявления, то есть на наличие необходимых виз.

Принятое заявление советуем зарегистрировать в журнале учета заявлений о предоставлении отпусков (образец на стр. 53). Регистрация заявления – процедура не обязательная. Однако она позволит вам быть более внимательными и контролировать сроки оформления отпуска. А работник может быть уверен, что его заявление не затеряется в большом количестве кадровых бумаг и отпуск будет оформлен вовремя.

Для получения учебного отпуска3 работнику необходимо предоставить в отдел кадров заявление, а также справку-вызов из учебного заведения. Предположим, такой отпуск сотруднику полагается и вам необходимо его оформить.

Справку-вызов проверьте на предмет правильности оформления, подлинности и правомерности выдачи.

Она должна быть оформлена по установленной форме4 с обязательным наличием следующих реквизитов: номер свидетельства о государственной аккредитации учебного заведения; подпись должностного лица; оттиск печати с названием учебного заведения.

Листок нетрудоспособности может быть основанием для предоставления отпуска по беременности и родам. Как и в предыдущих случаях, перед оформлением приказа на отпуск кадровику необходимо проверить правильность оформления больничного. Кроме этого, надо заполнить соответствующий раздел оборотной стороны, указав сведения о стаже работника, и зарегистрировать в журнале учета листков нетрудоспособности. Помимо больничного работник для оформления отпуска должен представить личное заявление.

Шаг 2: оформляем приказ

На первый взгляд, не должно возникать никаких сложностей с оформлением приказа на отпуск. Есть унифицированные формы: № Т?6 – если отпуск оформляется одному работнику и № Т-6а – для оформления отпуска нескольким работникам. Эти формы предусмотрены для оформления всех видов существующих отпусков. Но на практике в процессе оформления приказа кадровики допускают серьезные ошибки, что часто свидетельствует о пробелах в знаниях «кадровой науки».

Название вида отпуска должно указываться в точном соответствии с законодательными формулировками либо с формулировками, предусмотренными в локальных нормативных актах организации. Например, в коллективном договоре может предусматриваться предоставление целевых дополнительных отпусков.

Период работы нужно указывать только при оформлении ежегодных отпусков, так как все остальные отпуска предоставляются без учета проработанного периода. По общему правилу, период работы исчисляется рабочим годом с момента приема сотрудника на работу.

Исключение – ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, когда учитывается фактически отработанное время в соответствующих условиях.

При указании периода необходимо принимать во внимание информацию о предыдущих отпусках, учитывать наличие прогулов, отстранений от работы, отпусков без сохранения зарплаты – все это может повлиять на изменение периода, за который полагается отпуск (ст. 121 ТК РФ).

После того как будет оформлен приказ, его необходимо подписать у руководителя организации либо у другого должностного лица, уполномоченного на то доверенностью. Например, в некоторых компаниях правом подписи кадровых приказов обладает руководитель кадровой службы.

Шаг 3: регистрируем приказ

Итак, приказ оформлен и подписан у руководителя. Чтобы окончательно придать приказу юридический статус, его нужно зарегистрировать. Для этого в номенклатуре дел кадровой службы используется журнал регистрации приказов по отпускам. Таких журналов может быть несколько с отдельной нумерацией и буквенными обозначениями. Объясним, почему.

В организациях с большой численностью персонала, в которых кадровики немало времени и сил уделяют оформлению отпусков, номенклатурные папки, где оперативно хранятся документы по отпускам, а вместе с ними и регистрационные журналы и книги, удобнее разделять по видам отпусков (см. схему). Оптимально, на наш взгляд, отделять документацию по ежегодным оплачиваемым и учебным отпускам от остальных видов отпусков, как это представлено в образце примерной номенклатуры дел на стр. 56.

Если взять за основу приведенную номенклатуру дел, все приказы, так или иначе касающиеся отпусков, регистрируются в журналах трех видов:

• – журнал регистрации приказов о предоставлении ежегодных и учебных отпусков (приказы о предоставлении основных и дополнительных ежегодных отпусков, а также учебных отпусков);
• – журнал регистрации приказов о предоставлении дополнительных, целевых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы (приказы о предоставлении отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, за ненормированный рабочий день, дополнительных неоплачиваемых отпусков для отдельных категорий работников – по статье 128 Трудового кодекса, а также отпусков без сохранения зарплаты);
• – журнал регистрации приказов о переносе отпуска, отзыве из отпуска, о замене части отпуска компенсацией. Журналы регистрации ведутся в рукописном виде, даже при наличии автоматизированного учета.

Почему удобнее вести учет и оперативное хранение документов по ежегодным и учебным отпускам отдельно? В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения5 приказы разделяются на две группы: со сроком хранения 75 лет и 5 лет.

«Отпускные» приказы так же имеют разный срок хранения. Согласно упомянутому перечню, приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков хранятся 5 лет, а приказы о предоставлении других видов отпусков (по логике этого документа) – 75 лет6.

Поэтому предлагаемая схема систематизации «отпускных» приказов позволит обеспечить удобство оперативной работы с ними и упростить последующую архивацию.

Источник: https://e.kdelo.ru/213709

Оформление декретного отпуска: порядок и документы

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о понятии декрета и его оформлении.

Сегодня вы узнаете:

1. Как и когда происходит оформление декретного отпуска;
2. Какую документацию для этого собирают;
3. Как можно увеличить время декретного.

Ожидание рождения малыша – волнительное событие для каждой семьи. К нему обычно готовятся все родственники. Информация о том, как правильно оформить декрет, важна и для самой новоиспеченной мамочки, и для руководителей. Об этом и поговорим сегодня.

Понятие декретного отпуска

Фактически есть 2 периода времени, которые называют декретными:

Термина » декретный отпуск» в юридическом его смысле нет. Под этим определением понимают отпуск по беременности и родам, а затем по уходу за малышом.

Периодичность

Так как отпуск делится на несколько типов, то и периоды его тоже разные. Остановимся на этом подробнее.

• Отпуск по беременности и родам. До даты родов предоставляется на 70 календарных дней и на столько же после них. Если роды прошли с осложнениями: 70 дней до даты родов и 86 после них, если же беременность многоплодная, то 84 дня до даты родов и 110 после них;
• До момента достижения малышом полутора лет и трех лет.

Срок ухода в декрет

Чаще всего сотрудница ставит работодателя в известность о своем уходе в декрет гораздо раньше чем нужно начинать подготовку документов. На учет сейчас встают в большинстве своем на сроке до 12 недель, об этом женской консультацией выдается специальная справка. Эту справку женщина отдает работодателю.

Что касается сроков ухода, то это 28 / 30 неделя беременности. В это же время пишется соответствующее заявление.

Правила и сроки оформления

Сначала определяется дата, с которой декретный отпуск начнется и когда закончится. Начинается он с той даты, когда врач выпишет сотруднице листок нетрудоспособности.

Чтобы узнать дату его окончания, к первому дню, являющемуся нерабочим, нужно прибавить 140. Дата, которая следует после окончания этого времени, будет являться датой начала отпуска по уходу за ребенком.

Если женщина ожидает нескольких малышей, то больничный ей будет выдан на четырнадцать дней ранее, а закрыт по истечении 194 дней.

Роды, которые прошли с осложнениями – это особая ситуация. В этом случае женщине выписывают дополнительный больничный сроком на 16 дней. Его могут предоставить сразу после того, как положенные 140 дней закончатся.

У работодателя нет права на увольнение сотрудницы, находящейся в состоянии беременности, а предоставление отпуска – его обязанность.

Документы для оформления декретного отпуска

Сотрудница подает в кадровый отдел своей организации сформированный пакет документации. Рассмотрим и дадим краткую характеристику этому перечню.

Оформленный листок нетрудоспособности.

Дата, с которой сотрудница уходит в декретный отпуск, одновременно должна являться датой, с которой открыт больничный.

Заявление.

Обязательно проследите, чтобы оно было заполнено верно: с указанием названия организации, с фамилией и инициалами самой сотрудницы.

Она должна указать, что просит предоставить ей отпуск по беременности и родам и начислить пособие. Также следует проверить правильность даты выхода в декрет и даты возвращения к работе.

Паспорт женщины.

Здесь комментарии излишни: он обязательно должен быть предоставлен.

Справка, подтверждающая доходы за 2 года, которые предшествовали декрету.

Если женщина трудилась в другой организации, то справку должна брать оттуда. Если в силу разных причин получить данные невозможно, делается запрос в ПФР. На его обработку уходит около 10 дней, поэтому составляйте с учетом этого времени.

Когда вся документация будет собрана, издается приказ по специальной форме. Как только приказ будет подписан, сотрудница имеет право не выполнять свои обязанности.

Можно ли уйти в отпуск до декрета

Бывает, что будущей маме становится физически сложно работать до наступления официальной даты декрета. Для таких ситуаций законодательство предусматривает, что работодатель может предоставить сотруднице очередной ежегодный отпуск до того, как она уйдет в декрет. Его продолжительность составляет стандартные 28 дней.

Женщина может использовать свое право на такой отпуск, только если за отработанный период есть дни неиспользованного отпуска. Если же отпуск взят заранее, а перед тем, как выйти из декрета сотрудница уволилась, у нее будут удержаны отпускные.

Можно ли работать и находиться в ДО

Если женщина хочет в это время работать, у нее есть такое право. Но тогда дни по больничному будут уменьшены, как и декретные выплаты. За те дни больничного, которые не использованы, сотруднице выплатят только положенную сумму зарплаты.

Встречаются, хоть и редко, руководители, которые выплачивают в полном объеме и зарплату и декретные выплаты. Но это редкость, хотя можно отстоять свое право на это через судебные органы.

Оформление отпуска на мужа

Вместо мамы малыша, в декретном отпуске может находиться и папа. Единственное, по оформлению имеются некоторые нюансы, о которых мы дальше и поговорим.

Отметим, что сейчас ситуация, когда в декретный отпуск уходит папа ребенка, редкостью не назовешь. Конечно, это пока не так распространено, как в странах Европы, но тоже имеет место.

Также уточним, что законодательство РФ не запрещает этого, ничего противозаконного в такой ситуации нет.

Сама процедура для мужчины ничем не отличается от той, что проходит женщина.

Ни один работодатель не может отказать сотруднику мужского пола в предоставлении ДО.

Единственное, мужчина предоставляет справку с работы жены, о том, что она отпуск по уходу за ребенком не оформляла, пособие ей не начислялось. Основываясь на этих документах, работодатель издает приказ и назначает выплаты.

Оформление на других родственников

Не будем обходить вниманием этот момент, так как подобные ситуации в настоящее время тоже получают все большее распространение.

При таком оформлении есть своя специфика. К примеру, право уйти в декрет и получать пособие до достижения ребенком 3-х лет есть у бабушки, но только в том случае, если она работающая. Если же она пенсионерка – декрет оформить нельзя.

Кому выплачиваются пособия

Кроме тех сотрудниц, которые работают официально, есть ряд категорий женщин, которые обладают таким же правом претендовать на пособие:

Как рассчитать и выплатить пособие

Беременность сотрудницы подразумевает не только ее уход в декретный отпуск, но и выплату всех положенных ей сумм. Это говорит ТК РФ.

Основой для расчета будет средняя зарплата женщины за два предыдущих года. Размер пособия – 100% от заработной платы.

Если сотрудница официально работала менее чем полгода, то средний заработок исчисляет по размеру МРОТ. С 01 января 2019 года он составляет 11 280 рублей.

Для того чтобы просчитать фактическую сумму пособия, нужно сумму за два года поделить на 730 дней, а то, что получится в итоге, умножить на дни декретного отпуска.

Пример расчета максимального пособия в 2019 году.

1. Максимальный размер зарплаты в 2017: 755 000 руб.; в 2018: 815 000 руб.;
2. Период: 730 дней;
3. Считаем: (755 000 + 815 000)/731 * 140 = 301 096 рублей.

Пример расчета, если беременность многоплодная.

Сотрудница Н. ожидает двойню. Она предоставила больничный, который открыт с 01.02.2019 года. Она работает в организации 6 лет. В 2017 году она заработала 460 000 рублей, в 2018 – 508 000 рублей.

1. 460 000 + 508 000 = 968 000 руб.;
2. Период: 730;
3. Считаем: (460 000 + 508 000) / 730 * 194 = 257 249 рублей.

Как оформить пособие, если женщина безработная

В органы соц. защиты своего региона нужно предоставить:

• Заявление;
• Больничный, оформленный должным образом;
• Справку, которая подтвердит, что женщина – безработная.

Досрочный выход из декретного

Нередко бывает, когда женщина хочет приступить к работе раньше. Она имеет право сделать это в любой момент. Четкого регламента этой процедуры нет, она выстраивается, основываясь на законодательных нормах.

Если сотрудница пожелает прервать свой отпуск досрочно, желание работодателя здесь значения не имеет. Это подтверждается существующей судебной практикой по такой категории дел.

Изначально женщина должна написать заявление. В нем указывается, что отпуск по уходу будет прерван, а также дата, с которой она приступит к выполнению своих обязанностей.

Также стоит определиться, какой режим работы будет установлен для данной сотрудницы. В частности, оговаривается, будет она трудиться полный рабочий день или по сокращенному графику. От этого будет зависеть, какое пособие по уходу за малышом она будет получать.

Получив заявление сотрудницы, работодатель оформляет соответствующий приказ. Унифицированной формы такого приказа утверждено не было, допустимо составление произвольно.

У работодателя нет права отказать в выходе на работу досрочно. Если же такое право нарушено, женщина может обратиться в судебные органы за защитой своих прав.

Как поступить, если работодатель отказывается предоставить декретный отпуск

Обязанностью любого работодателя в РФ является предоставление отпуска по уходу за ребенком. Когда же он отказывается это сделать, будущая мама должна обратиться в судебные органы, которые однозначно примут ее сторону.

Но если же она увольняется по собственному желанию, то пособие для работающих ей выплачено не будет. Поэтому юристы не рекомендуют женщинам соглашаться на такие условия работодателя ни в коем случае.

Подводя итоги сегодняшнего разговора, отметим, что выплачивает пособие работодатель, но ФСС возмещает понесенные расходы.

Для этого вы как работодатель отправляете в фонд необходимую документацию и получаете потраченные средства на свой расчетный счет в десятидневный срок. Также уточним, что эти выплаты не облагаются НДФЛ.

Также стоит последовать советам специалистов и заранее определиться с тем, кто будет выполнять обязанности ушедшей в декрет сотрудницы. Не стоит забывать о правильности оформления всей документации и необходимого приказа.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/oformlenie-dekretnogo-otpuska/