Выдан аванс подотчетному лицу проводка

Проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.Проводки и порядок ведения расчетов в подотчетными лицами

Порядок ведения кассовых операций и расчет по подотчетным суммам регулирует письмо ЦБ от 4 октября 1993г. №18 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Здесь мы рассмотрим основные бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.

Сотрудники получают наличные деньги из кассы:

1. на командировочные расходы

2. на покупку материалов, товаров

3. для того чтобы заплатить поставщику за услуги

4. на нотариальные, почтовые расходы

5. на покупку основных средств

6. на представительские расходы и т.д.

Д50 К71 — выдаем деньги из кассы, распечатываем расходный кассовый ордер, подписываем у сотрудника и подшиваем в кассу.

Повторная выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного погашения прежней суммы.

После того как сотрудник предоставил документы, подтверждающие расходы, необходимо составить авансовый отчет. В зависимости от того, на что были получены деньги в системе делаются следующие проводки:

Д41 К71 — если сотрудник покупал товары

Д10 К71 «Расчеты с подотчетными лицами» — если сотрудник покупал материалы, ГСМ

Д26 (44) К71 — представительские расходы

Д26 (44) К71 — командировочные расходы

Д60 К71 — если сотрудник брал деньги на оплату поставщику или подрядчику (не забудьте потом проводку Д20 К60 — списать на себестоимость)

Д26 К71 — если деньги были получены нотариальные, почтовые, хозяйственные расходы

Затем сотрудник вносит остаток неиспользованных денежных средств в кассу или получает перерасход (если потратил большечем взял).

Д50 К71 — внесен остаток в кассу

Д71 К50 — получен перерасход (если сотрудник потратил больше или вообще не брал аванс)

Д70 К71 — если сотрудник не отчитался за выданные средства, можно удержать деньги из заработной платы (на основании письменного заявления сотрудника, к тому же сумма удержаний не долга превышать 20% от заработной платы)

Д73 К71 — если сотрудник не отчитался за выданную сумму и организация будет удерживать эту сумму из з/п в несколько этапов (в случае если нельзя сразу удержать из заработной платы — например, если сумма задолженности превышает 20% от зарплаты, которых организация может удержать)

Д94 К71 — списываем задолженность по подотчетной сумме на недостачи и потери

Д91 К94 — если организация приняла решение не возмещать или возместить невозможно.

Сотрудник не отчитался за подотчетные суммы. Законно ли удержать из заработный платы?

В ст. 137 ТК РФ указано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника подотчетную сумму, но необходимо получить его письменное согласие (Письмо от 09.08.2007 N 3044-6-0). Решение об удержании указанной суммы из заработной платы работника руководитель организации принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Правда, при условии, что сам работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением руководителя организации. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). Допустим, работодатель решил не удерживать с сотрудника задолженность по выданным подотчетным средствам.

Тогда не возвращенная в срок сумма признается доходом работника, с которого нужно уплатить НДФЛ.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами:По дебету

50 Касса (Д71 К50)

51 Расчетные счета (Д71 К51)

52 Валютные счета (Д71 К52)

55 Специальные счета в банках (Д71 К55)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д71 К76)

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д71 К79)

91 Прочие доходы и расходы (Д71 К91)По кредиту

07 Оборудование к установке (Д07 К71)

08 Вложения во внеоборотные активы (Д08 К71)

10 Материалы (Д10 К71)

11 Животные на выращивании и откорме (Д11 К71)

15 Заготовление и приобретение материальных ценностей (Д15 К71)

20 Основное производство (Д20 К71)

23 Вспомогательные производства (Д23 К71)

25 Общепроизводственные расходы (Д25 К71)

26 Общехозяйственные расходы (Д26 К71)

28 Брак в производстве (Д28 К71)

29 Обслуживающие производства и хозяйства (Д29 К71)

41 Товары (Д41 К71)

44 Расходы на продажу (Д44 К71)

45 Товары отгруженные (Д45 К71)

50 Касса (Д50 К71)

51 Расчетные счета (Д51 К71)

52 Валютные счета (Д52 К71)

55 Специальные счета в банках (Д55 К71)

70 Расчеты с персоналом по оплате труда (Д70 К71)

73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (Д73 К71)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д76 К71)

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д79 К71)

91 Прочие доходы и расходы (Д91 К71)

94 Недостачи и потери от порчи ценностей (Д94 К71)

97 Расходы будущих периодов (Д97 К71)

99 Прибыли и убытки (Д99 К71)

Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной организации для целей бухучета. Бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.

Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).

Как заполнять авансовый отчет

Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.

Дт 50 (51) — Кт 71 — возвращены неизрасходованные денежные средства.

Ошибки в авансовом отчете

Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно. В частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.

Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет. Авансовые отчеты, оформленные с нарушением требований, установленных законодательством, не могут быть приняты к учету. А значит, указанные в документе суммы не включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Материалы по теме подотчетные средства вы можете найти в статье: «Как перечислить подотчетные средства на карту»

В этой статье, подготовленной методистами фирмы «1С» и размещенной на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС), читайте об организации и ведении налогового учета расчетов с подотчетными лицами в Комплексной конфигурации «1С:Предприятия 7.7».

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) «предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий». В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:

Дебет 10 (26,08 …) Кредит 71

и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:

Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08…) Кредит 60.

Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.

Пример

Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО «Офисклаб» на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.

Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом «Расходный кассовый ордер» (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Рис. 1. Расходный кассовый ордер

Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом «Строка аванс. отчета (прочее)» (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей — 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.

Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом «» (меню «Торговля и Бухгалтерия — Документы налогового учета — Операции приобретения имущества и пр.»). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа «Строка аванс. отчета (прочее)», при нажатии в модуле формы на кнопку «Заполнить» (рис.3).

Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

• вид расходов — «Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов»;
• элемент расхода — «Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения»;
• сумма — сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ — не заполняются, так как расход включается в состав косвенных расходов;

При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 «Косвенные расходы».

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом «Приходный кассовый ордер» (рис. 4).

Рис. 4. Приходный кассовый ордер

При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.

Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.

Таблица 1

№ Бухгалтерский учет Налоговый учетПроводка Сумма Документ Проводка Сумма Документ

Дебет 71.1 Кредит 50.1	Расходный кассовый ордер	Не отражается
Дебет 26 Кредит 71.1	Дебет Н07.04	Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав
Дебет 19.3 Кредит 71.1	Строка авансового отчета (прочее)	Не отражается
Дебет 68.2 Кредит 19.3	Формирование книги покупок	Не отражается
Дебет 50.1 Кредит 71.1	Приходный кассовый ордер	Не отражается

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.

Источник: https://lawyerscafe.ru/the-chart-of-accounts/postings-for-recording-settlements-with-accountable-persons-calculations-with-accountable-persons.html

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет Дт	Счет Кт	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71	50	12 500	Выдача денег подотчет из кассы предприятия	РКО
71	51 (52)	13 100	Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте)	Платежное поручение
71	55	12 370	Выдача денег на специальный банковский счет	Платежное поручение
71	50-3	5 890	Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55)	71	8 320	Возврат неизрасходованных подотчетных средств	Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15)	71	158 000	Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности	Авансовый отчет и акт приема
41	71	7 800	Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет	Авансовый отчет, расходная накладная
202325262944	71	10 500	Командировочные расходы включены в состав:-основного производства;— вспомогательного производства;— общепроизводственных затрат;— общехозяйственных затрат;— обслуживающего производства;— затрат на сбыт	Авансовый отчет, подтверждающие документы
19	71	1 890	Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%)	Авансовый отчет и счет
71	50 (51)	2 500	Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств	РКО, платежное поручение
94	71	3 260	Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73	94	3 260	Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70	73	3 260	Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника	Зарплатная ведомость

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html

Проводки по авансовым отчетам – правила их создания в системе бухгалтерского учета

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Проводки по авансовым отчетам с примерами и разъяснениями

Деятельность хозяйствующего субъекта требует финансовых затрат. Для обеспечения работоспособности юрлица сотрудникам могут перечисляться финансовые средства. На основе представленных бумаг бухгалтер делает проводки по авансовому отчету.

Что такое подотчет

Руководители для обеспечения деятельности хозяйствующего субъекта могут потребовать от трудящихся выполнения каких-либо задач, связанных с определенными затратами.Для их решения работнику передаются подотчетные средства в следующем виде:

• денежная наличность
• деньги могут быть перечислены на счет в банке либо пластиковую карту
• финансовые документы

В соответствии с законодательством страны подотчет может выдаваться работникам, состоящим в штате компании, работающим по договорам. Если соответствующее условие присутствует в учетной документации юрлица, то деньги могут выдаваться посторонним гражданам.

После растраты денег сотрудник предоставляет бухгалтеру отчет. В нем должна присутствовать информация о том, в какой сумме и для каких нужд были потрачены деньги. Бухгалтер проводит проверку документации и фиксирует операцию в системе бухгалтерского учета.

Нюансы выдачи денег в подотчет

Работники, которым хозяйствующий субъект может выдавать финансовые средства в подотчет, определяются распоряжением руководства. Правила предоставления денег регламентируются указанием ЦБ РФ № 321-У от 11.03.2014 г. У сотрудника, которому выдается под отчет, не должно иметься непогашенных авансовой отчетности.

Если работник истратил большую сумму денег, чем была выделена, то при наличии подтверждающей документации расходы будут возмещены. Деньги перечислят на банковский пластик либо выдадут в кассе наличностью.

Рекомендации по ведению авансовой отчетности

Для хозяйствующих субъектов всех форм собственности (за исключением бюджетных организаций) разработана единая форма авансового отчета № ОА-1ТЕКСТ_ССЫЛКИ. Первый блок бланка заполняется бухгалтером. Здесь обозначаются:

• реквизиты документа (номер, дата)
• название юрлица
• ФИО ответственных сотрудников, получающих деньги
• сумма выданных денег
• сумма потраченных средств
• номера счетов, подтверждающих перемещение денег
• данные о возврате средств либо их перерасходе

В следующем блоке бухгалтер фиксирует данные о том, что отчет поступил на проверку. Эту часть бланка бухгалтер отрывает и передает подотчетному сотруднику.

На обороте ОА-1 информация вносится бухгалтером и подотчетным гражданином. Подотчетник вписывает реквизиты и прикладывает чеки, квитанции и прочую документацию, подтверждающую расход денег. Бухгалтер пишет авансовую сумму и счета в системе бухучета, подтверждающие перемещение денежных средств.

Срок сдачи и ответственность

Промежуток времени, в течение которого подотчетник должен отдать бухгалтеру авансовый отчет, определяется руководством до передачи денег в подотчет. Для этого на имя руководителя следует написать заявление. В его тексте необходимо обозначить:

• основание для выдачи средств под отчет
• денежную сумму, требующуюся к выдаче
• период предоставления авансового отчета

На протяжении 3-х дней от даты, обозначенной в заявлении, гражданину следует отчитаться в бухгалтерию о понесенных затратах. Иногда деньги выдаются подотчетнику на продолжительный временной промежуток (на время отпуска, больничного листа, командировки). В этой ситуации авансовый отчет должен быть направлен в бухгалтерскую службу в течение 3 дней после выхода на работу. Далее документ проверяется и утверждается.

о правилах заполнения отчета:

Если подотчетник выезжал за пределы страны, то представить отчет необходимо на протяжении 10 дней после возврата в РФ. В случае отсутствия отчета нарушается кассовая дисциплина. Если налоговые инспекторы обнаружат этот факт, то на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Контроль и утверждение

Для получения денег работнику потребуется предъявить бухгалтеру заявление, подписанное руководством. На основе представленного документа бухгалтерия формирует расходный кассовый ордер (РКО) либо платежку для передачи определенной суммы денег гражданину. Расходовать выделенные средства дозволено только на нужды организации: покупка товаров для работы, оплата услуг, командировочных расходов и прочее. Передача суммы подотчета прочим гражданам запрещена законодательством.

Не потраченные денежные средства возвращаются бухгалтеру и оформляются приходным кассовым ордером. Форма заверяется подписями подотчетного работника, бухгалтера и главбуха после проверки. Далее ее утверждает руководство.

Отражение авансовых отчетов в бухучете

Для фиксации операций по авансовым документам в системе бухучета применяется счет 71. Дебет свидетельствует о том, что денежные средства получены, а кредит отражает понесенные затраты.

Прием авансового отчета на видео:

Перечень типовых проводок

Для фиксации операции по передаче финансовых средств и документации используются следующие проводки:

• для выдачи средств в сумме 13 700 руб. подотчетнику из кассы: Дт 71 – Кт 50
• перечисление средств на карточку работника в национальной либо иностранной валюте: Дт 70 – Кт 51 (52)
• для перечисления средств на спецсчет в банке: Дт 71 – Кт 55
• для фиксации выдачи проездной документации: Дт 70 – Кт 50-3, сумма – 4 290 руб.

Примеры проводок

В качестве примеров по операциям с документацией можно рассмотреть следующие проводки:

• покупка подотчетником ценного объекта: Дт 08 (10, 15) – Кт 71
• покупка вещей за деньги, выделенные в подотчет: Дт 41 – Кт 71, сумма – 3 650 руб., основание – накладная на расход
• для начисления НДС по АО (8 400 х 20%): Дт 19 – Кт 71, сумма – 1 680 руб., основание АО и счет

Возмещение перерасхода

Если подотчетник израсходовал большую сумму, чем была выделена, то компания должна компенсировать затраты. Перерасход учитывается приходно-кассовым ордером (бланк № КО-2). Сумма возмещения соответствует сумме перерасхода. Деньги могут выдаваться из кассы фирмы.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Для фиксации перерасхода используется следующая запись: Дт 71 – Кт 50 (51).

Возврат подотчетных сумм

Выданная под отчет сумма может быть больше той, которую израсходовал гражданин. В этом случае остаток должен быть возвращен компании. При возврате неизрасходованных денег используется следующая запись: Дт 50 (51, 52, 55) – Кт 71.

Выдача расходов для командировки

Если подотчетник был направлен в командировку, то после его приезда в РФ и предоставления АО бухгалтер создает следующие записи в системе бухучета:

• для выдачи денег командированному подотчетнику: Дт 71 – Кт 50/1, основание РКО, сумма – 35 000 руб.

Расходы на проживание

Чтобы учесть траты на проживание в гостинице, бухгалтеру потребуется создать следующие проводки:

• для учета суточных, выплачиваемых на проживание подотчетника: Дт 20 – Кт 71, документация – АО, сумма – 5 800 руб.
• для учета суммы, затраченной на проживание в гостинице: Дт 20 – Кт 71, документация – чеки из гостиницы, сумма – 15 000 руб.

Транспортные расходы

Если проездные документы приобретает сам подотчетник, то они должны прикрепляться к АО. Можно прикладывать билеты, как на бумажном носителе, так и на электронном. Проездные документы списываются на расходы юрлица, так как они подтверждают заключение соглашения между гражданином и перевозчиком.

Проводка может выглядеть следующим образом:

• для фиксации затрат на авиабилеты: Дт 20 – Кт 71.

Проводки для получения предоплаты

В некоторых случаях покупатели перечисляют деньги продавцу до приобретения товара, услуги либо работы. При этом бухгалтер обязан выделить НДС из полученных средств.

Таблица 1. Записи для фиксации в системе бухучета поступившего авансового платежа.

Описание проводки	Дт	Кт	Основание	Сумма
Для зачисления денег, перечисленных в качестве аванса	50 (51, 52)	62.2	платежка	24 550 руб.
Для начисления НДС	76	68	счет-фактура, выписка из банка	4 092 руб.
Для начисления выручки с продажи	62.1	90.1	накладная	24 550 руб.
Для фиксации НДС с продажи	90 (НДС)	68	счет-фактура	4 092 руб.
Для принятия к вычету НДС по авансовому платежу (вслед за продажей)	68	76 (авансы)	книга покупок	4 092 руб.

Подробное видео об авансовых отчетах:

Бухгалтерские записи для выданной предоплаты

Для перечисления авансового платежа покупатель в системе бухучета создает проводку: Дт 60.2 – Кт 51, основание – исходящая платежка, сумма – 24 550 руб.

Принятие к вычету НДС

Покупатель может уплачивать НДС не только после получения купленного товара, но и после перечисления предварительного платежа в счет предстоящей поставки. Для выделения НДС создаются следующие записи:

• на НДС с суммы аванса: Дт 19 – Кт 60.2, основание – счет-фактура на платеж, сумма – 4 092 руб.
• при вычете НДС с платежа: Дт 68 – Кт 76 (аванс), основание – книга покупок, сумма – 4 092 руб.

Проводки для бюджетников

План счетов бюджетной сферы отличается. Для фиксации авансового платежа в системе бухучета могут создаваться записи:

• на перечисление платежа продавцу: Дт 206 00 000 – Кт 201 01 610
• для принятия на учет товара, поступившего после уплаты авансовой суммы: Дт 302 00 000 – Кт 206 00 000

На основе авансового отчета можно проверить правомерность расходования средств подотчетником. Поэтому бухгалтеру необходимо быть внимательным и скрупулезным при проверке отчета и фиксации операций в системе бухучета.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/provodki-po-avansovym-otchetam.html

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в [year] году

> бухучет > Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2020 году

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

• если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
• если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94. Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты. Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Бухгалтерские проводки по 71 счету:

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка :

Вряд ли существует такая компания, в которой никогда не возникает потребности приобрести что-либо за наличный расчет или отправить сотрудника в командировку. Это значит, что авансовый отчет, проводки по нему, порядок работы с документами – актуальные вопросы. Если вам важно в них разобраться, читайте статью.

Что такое авансовый отчет?

Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.

Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Сроки сдачи отчета и ответственность

Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание.

Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%.

Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.

Как заполнить авансовый отчет?

Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.

Порядковый номер отчета проставит бухгалтер, сотрудник же должен указать дату заполнения. Затем вносится информация в блок данных об организации: название, ОКПО, должность и ФИО руководителя, ФИО главного бухгалтера и бухгалтера, который непосредственно занимается проверкой отчета.

Далее заполняется информация о подотчетном лице: ФИО сотрудника, должность, название подразделения и код, табельный номер.

Оба эти блока в форме, выдаваемой бухгалтерией, обычно уже заполнены.

В специальную таблицу нужно вписать все оправдательные документы с номерами, датами и названиями, указать сумму по каждому. Подсчитать итог.

Можно ли принять к вычету НДС?

Если оправдательными документами служат чеки, то принять по ним НДС к вычету нельзя, даже если он в документе выделен. Основанием служит только счет-фактура, при его наличии вычет правомерен.

Круг подотчетных лиц

Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов. Поэтому круг подотчетных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые действительно по характеру своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие получения аванса.

Помимо ограничения круга лиц должен быть введен лимит на суммы. Оформляется это при помощи специального приказа, в котором прописывают, кто именно имеет право получать аванс, на какие цели и в каком размере. Приказ хранится в бухгалтерии.

Если сотрудник не отчитался по сумме, выданной ему в подотчет ранее, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена оправдательная документация.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-avansovyj-otchet-provodki-utverzhdenie-proverka.html

Авансовые отчеты проводки в бухгалтерском учете

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

1. Аванс.

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

2. Суточные.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
• Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

1. Суточные.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

• 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
• 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
• 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

• Дт 70 Кт 68;
• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

• Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

• Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
• Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
• Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

• Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
• Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году».

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления служебных поручений организации, о расходе которого необходимо отчитаться, является подотчетом.

Денежные средства, выданные в подотчет могут быть потрачены на:

• хознужды организации (например, покупка товаров, работ, услуг);
• командировку (сотруднику выдаются суточные, деньги на проезд и проживание);
• представительские расходы.

Основания для выдачи денег в подотчет	Денежные средства в подотчет выдаются на основании одного из следующих документов:·      заявление работника (с визой на директора, размером выдачи, а также сроком, на который разрешено выдать средства), но с 19 августа 2017 года оно не обязательно;·      приказа руководителя о выдаче средств под отчет.
Кому можно выдать деньги в подотчет	Выдать под отчет денежные средства из кассы организации можно работникам, с которыми организация заключила:·      трудовой договор;·      гражданско-правовой договор.То есть, выдать аванс на расходы можно как штатному сотруднику, так и подрядчикам. Например, компания наняла работников по договорам ГПХ для выполнения определенного объема работ. Для выполнения этих работ требуется покупка материалов. Поэтому таким работникам можно выдать денежные средства для закупки материалов.
Способ выдачи денег в подотчет	Деньги в подотчет могут быть выданы наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета, либо выдаются из выручки, поступившей наличными в кассу.При перечислении денег по безналу,организация переводит сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении в этом случае указывается, что деньги выдаются под отчет.

В приказе руководителя на выдачу подотчетных денежных средств должна содержаться следующая информация: ФИО лица, которому выдаются подотчетные средства, сумма денежных средств, выдаваемая сотруднику и срок, на который выдаются денежные средства.

На сегодняшний день компании могут не применять большинство форм первичных учетных документов. Это в том числе касается и авансовых отчетов.Отчет по израсходованным денежным средствам работником предоставляется по унифицированной форме (АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо по самостоятельно разработанной форме.

Если организация выбрала второй вариант, то ее должен утвердить директор. Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса. Оборотная сторона данной формы предназначена для указания подотчетным лицом перечня документов, которыми он может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруют в порядке записи их в АО.

Бухгалтером компании проводится проверка:

• целевого расходования средств;
• наличие подтверждающих документов;
• правильность оформления отчета;
• общих сумм расходов, а также счетов учета.

После проверки авансовый отчет передается директору для утверждения и принимается к учету. Неиспользованный подотчетным лицом аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

Когда бухгалтеру сдан АО, он должен сформировать необходимые проводки. Денежные средства, выдаваемые в подотчет и в случае возмещения перерасхода по АО, отражаются по дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со следующими счетами:

1. Счет 50 «Касса».
2. Счет 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета».

Денежные средства, потраченные подотчетным лицом списывают с 71 счета на:

• счета учета затрат;
• счета, на которых учитывают купленные ценности;
• иные счета исходя из характера расходов.

Если подотчетное лицо возвращает неизрасходованные деньги, то это отражается по дебету счетов учета денег и кредиту 71 счета. Аналитический учет 71 счета осуществляется по каждой сумме денежных средств, выданных в подточит.

Когда выдается

https://www..com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Авансирование — это выдача частичной суммы денег для реализации определенных целей. В бюджетных учреждениях аванс, проводки для которого мы рассмотрим в статье, выдается на выполнение следующих операций:

• выплата заработной платы;
• транспортные и коммунальные услуги;
• общехозяйственные затраты;
• приобретение товарно-материальных ценностей, основных средств и ГСМ;
• командировочные издержки.

Выдача авансированных денежных средств отражается через расходные кассовые ордера, зачет аванса (проводки будут представлены в нашей статье) производится через приходные кассовые ордера. Все действия учитываются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

Как организовать бухучет

Источник: https://serafimovskoe.ru/avansovye-otchety-provodki-bukhgalterskom-uchete/

Помощник бухгалтера в 1С

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-oformlyat-avansovye-otchyoty-na-primerax-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0

Счет 71 — проводки по расчетам с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт	Кт	Описание	Документ
71	50	Выданы средства наличными через кассу	Расходный кассовый ордер
71	51	Перечислены средства на банковскую карту	Платежное поручение
71	55	Выданы средства со специальных банковских счетов	Банковская выписка
71	52	Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту	Банковская выписка
71	50.3	Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку	Расходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Дт	Кт	Описание	Документ
50	71	Возврат средств сотрудником наличными через кассу	Приходный кассовый ордер
52	71	Зачисление остатка средств на специальный банковский счет	Банковская выписка
55	71	Зачисление остатка средств в иностранной валюте	Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт	Кт	Описание	Документ
20	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы
23	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы
28	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака	Авансовый отчет, подтверждающие документы
29	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Дт	Кт	Описание	Документ
44	71	Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица	Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71	51	На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды	2500 руб.	Платежное поручение
10	71	Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.)	2407 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
19	71	Отражена сумма НДС	433 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
91.02.1	19	НДС отражен в составе расходов	433 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
71	51	На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств	340 руб.	Платежное поручение

Источник: https://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-schetu-71.html