Возврат сотрудником излишне выданной зарплаты проводка

Как оформить возврат излишне перечисленной зарплаты?

/ Споры по зарплате / Последствия ошибки — возврат излишне выплаченной заработной платы

Иногда происходят ситуации, когда бухгалтер по ошибке выплачивает работнику зарплату больше, чем положено. Причем причины могут быть самые разные, начиная от начисления лишней премии и вплоть до элементарного арифметического просчета. Однако далеко не во всех случаях можно будет вернуть излишне выплаченную сумму.

Итак, когда это возможно, и что говорит по этому поводу действующее трудовое законодательство?

В каких случаях это возможно?

Статьей 137 ТК РФ предусмотрено всего лишь несколько случаев, когда у работодателя появляется право взыскать с работника излишне начисленную зарплату. Итак, к ним относится:

• Наличие счетной ошибки;
• Установление вины сотрудника в невыполнении необходимого плана работы;
• Выявление незаконных действий, повлекших возникновение переплаты по оплате труда.

Так, если с последними двумя пунктами все предельно понятно, то по поводу первого зачастую возникают вопросы. Дело в том, что в законодательстве отсутствует трактовка понятия «счетная ошибка».

В то же время, как показывает судебная практика, под данным термином подразумевается любой арифметический просчет, опечатка или описка, в том числе и ошибка, возникшая в результате сбоя в работе программы и т.д.

(Определение ВС РФ от 20 января 2012 года № 59-В11-17).

Общая сумма удержания не должна превышать 20% зарплаты (в отдельных случаях, предусмотренных законодательством, допускается 50%). Это условие отражено в статье 138 ТК РФ.

В случае возврата переплаты через кассу организации, действия работника и работодателя должны соответствовать следующей инструкции.

Шаг 1 – в самом начале работодателю необходимо установить причину переплаты. Для этого собирается специальная комиссия и подготавливается акт о допущенной ошибке при расчете зарплаты.

Шаг 2 – далее работника в обязательном порядке необходимо уведомить о том, что за ним числится задолженность перед предприятием. В его адрес направляется письменное уведомление, в котором указывается:

1. Ошибка, в результате которой возникла переплата.
2. Размер задолженности.
3. Период времени, в течение которого сотрудник должен произвести возврат денежных средств.

Шаг 3 – после получения уведомления от работодателя, сотрудник должен написать заявление о согласии на взыскание переплаты (если он не возражает против этой процедуры). В противном случае решить вопрос можно будет только в судебном порядке.

Заявление пишется в произвольной форме, однако обязательно должно указывать на то, что работник не имеет никаких возражений против того, чтобы была удержана излишне выплаченная заработная плата.

Шаг 4 – следующим шагом является оформление соответствующего приказа от имени руководителя организации-работодателя. В этом документе должна быть отражена следующая информация:

1. Цель приказа (возмещение излишне выплаченных денежных средств).
2. Ссылка на заявление-согласие, написанное работником.
3. Распоряжение в адрес бухгалтера: об удержании (с указанием суммы и месяца, в котором оно должно быть произведено) и осуществлении исправлений в учете.

В приказе помимо подписей генерального директора и бухгалтера, также должна стоять отметка работника о том, что он ознакомился с документом.

Шаг 5 – далее он должен вернуть в кассу организации излишне выплаченную сумму зарплаты.

Шаг 6 – после того, как сотрудник вернул денежные средства, бухгалтер составляет соответствующие проводки и делает необходимые исправления в учете.

Оформление акта работодателем

Как было отмечено выше, прежде всего работодателю необходимо определить природу допущенной ошибки при начислении зарплаты, а также установить, может ли она выступать основанием для удержания по ТК РФ.

Для этого назначается специальная комиссия, членами которой, как правило, являются:

1. Генеральный директор.
2. Начальник кадрового отдела.
3. Кассир, выдавший зарплату.

После проведения расследования составляется акт о выявленной ошибке, допущенной при начислении заработной платы. Он включает следующие разделы:

1. «Шапку» документа – в самом верху пишется полное название организации, наименование бумаги, а также дату ее составления.
2. Основную часть – тут последовательно излагается следующая информация: кем была выявлена ошибка (ФИО и должность); в отношении кого (ФИО и должность сотрудника) и в каком месяце была произведена переплата; подробное описание, допущенного просчета; размер возникшей переплаты; подтверждение факта наличия ошибки со стороны членов комиссии.
3. Окончание документа – в конце обязательно должны стоять подписи главного бухгалтера, а также всех членов комиссии.

Составляем проводки

Возврат переплаты в кассу оформляется следующими проводками:

• Дт 20: Кт 70 – начисление работнику неверно рассчитанной оплаты труда;
• Дт 70: Кт 68 – удержание НДФЛ с начисленной зарплаты;/li>
• Дт 70: Кт 50 – зарплата выдана сотруднику на руки;
• Дт 20: Кт 70 – повторное отражение проводки № 1, однако перед числовым значением ставится знак «–» (сторнирование);
• Дт 70: Кт 68 – сторнирование суммы НДФЛ, удержанной ранее с неверно начисленной зарплаты;
• Дт 73: Кт 70 – перенос суммы переплаты на счет с прочими расчетами;
• Дт 50: Кт 73 – отражение суммы удержания, которую сотрудник внес через кассу организации.

Ошибка по вине сотрудника

Необходимо отметить, что излишне начисленная и выплаченная зарплата расценивается как материальный ущерб, причиненный работодателю. В связи с этим руководство организации имеет полное право взыскать сумму переплаты с бухгалтера, который допустил ошибку (статья 238 ТК РФ).

Большую роль играет договор о полной материальной ответственности, заключенный с сотрудником, допустившим оплошность. В данном случае работодатель сможет удержать сумму ущерба в полном размере. Однако в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85, такое соглашение может быть заключено только с кассиром.

Если же переплата произошла по вине бухгалтера, то тогда он понесет материальную ответственность только в рамках своей среднемесячной зарплаты (статья 241 ТК РФ).

Как взыскать зарплату с бухгалтера?

Итак, взыскание излишне выплаченной заработной платы с виновного лица производится следующим образом:

1. Вначале приказом генерального директора назначается комиссия, которая выявляет причину и размер возникшей переплаты.
2. Затем бухгалтер должен написать объяснительную записку на имя руководителя организации.
3. Далее составляется акт о допущенной ошибке, при расчете зарплаты.
4. Издается приказ об удержании суммы переплаты с бухгалтера, по вине которого была допущена ошибка.
5. Виновное лицо возмещает, причиненный ущерб.

Источник: https://thlshop.com/kak-oformit-vozvrat-izlishne-perechislennoy-zarplaty/

Когда бухгалтер обязан возместить излишне выплаченную зарплату

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2018.

Ксения Телекбаева, системный инженер отдела внедрения компании «ГЭНДАЛЬФ».

На практике не редко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства.

Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом.

Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?

С чем может столкнуться работодатель

Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок.

Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс.

Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство.

Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.

Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:

1. Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).
2. Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).
3. Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.

Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы.

Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими).

Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.

В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется.

В Письме от 01.10.

2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.

Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.

Добровольный возврат

В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:

«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст.

137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы.

В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».

После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:

«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».

После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст.

137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст.

138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.

Отказ от добровольного возврата

Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки.

Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.

Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.

Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ.

Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя.

Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.

Учет переплаты

Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется».

Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.

Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы.

При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации.

Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем.

Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.

Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет.

Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов.

Источник: https://sroorgru.com/kogda-buhgalter-obyazan-vozmestit-izlishne-vyplachennuyu-zarplatu/