Что включает в себя полное оформление дела?

Оформление дел | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Для успешной работы организации необходимо, чтобы вся структура четко функционировала. В первую очередь это касается правильной организации документов и оформления дел. О том, как правильно формировать дела — читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• порядок оформления дел;
• правила оформления дел в 2016 году;
• как организовать формирование и оформление дел;
• оформление дел в архив.

В любой организации есть ряд документов, к которым необходимо организовать быстрый доступ и правильное хранение. Для этого необходимо освоить порядок оформления дел.

Порядок оформления дел

Порядок оформления дел необходимо соблюдать для правильной организации документов внутри дела. Он включает в себя следующие операции:

• распределение исполненных документов по делам;

• расположение документов внутри дела;

Существует два способа оформления дел в организации: централизованно секретарем организации (службой ДОУ) или несколькими структурными подразделениями. Как правило, в организациях одновременно применяются оба варианта. Так, организационно-правовые и распорядительные документы оформляются секретарем, а бухгалтерские, кадровые и прочие дела – по месту их назначения.

При децентрализованном способе оформления дел за данную процедуру отвечает либо один ответственный сотрудник, либо несколько человек (эффективно при большом документообороте). В случае, когда в каждом структурном подразделении за оформление дел несет ответственность один сотрудник, гораздо проще обеспечить единое оформление и качество формирования во всей организации. Также такой способ легче контролировать.

Несмотря на то, что правила оформления дел обязательны к соблюдению только в государственных организациях, это вовсе не означает, что остальные организации могут их игнорировать. Данные правила можно использовать с целью разработки собственного порядка оформления и формирования дел. В любом случае, годами выверенная систематизация документов станет хорошим подспорьем для любого секретаря в вопросах формирования дел.

Так, в дела группируются в большинстве случаев исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют судебные, личные дела и документы выборных органов, которые группируются за период их созыва и т.д. При малом документообороте можно собирать в дела документы за несколько лет. Для этого требуется оформить их в переходящее дело с соответствующими отметками за все годы накопления документов.

Также следует знать, что документы с постоянными и временными сроками должны храниться в разных делах.

Данный подход вполне логичен, ведь иначе при уничтожении дел с истекшими сроками можно случайно избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек.

Исключением является временная группировка в одно дело документов с разными сроками, но касающихся одного вопроса. Перегруппировку необходимо будет выполнить в конце календарного года и при решении вопроса.

Следует помнить, что в дело включается только один экземпляр документа. Не включаются в дела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и копии. Также не подлежат оформлению недооформленные или неправильно оформленные деловые бумаги.

В качестве исключения в дело может быть оформлен черновик или проект документа, если он содержит пометку, резолюцию или визу, являющуюся дополнением к основному документу.

Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».

Правила оформления дел

Существует несколько главных правил, которые помогут избежать путаницы при оформлении дел. Так, не следует допускать разобщения документов по одному вопросу в разные дела.

Вопросы и ответы к ним должны быть оформлены вместе, также, как и сопроводительные письма с документами, к которым они прилагаются. Следует помнить, что деловые бумаги подшиваются в хронологическом порядке, начиная с самых ранних документов.

Именно такой порядок обеспечивает быстрый доступ к последней информации. К тому же таким образом сохраняется возможность наблюдать за раскрытием хода и полноты решения вопроса.

При большом количестве приложений к документу рекомендуется выделять их в отдельный том, а в документе делать соответствующую пометку.

Новые статьи

Также существует алфавитная последовательность. Ее применение целесообразно при группировке анкет, сводок, опорных листов и отчетов, которые поступают из подведомственных организаций (в алфавитном порядке названий компаний). В таком случае каждая группа документов будет отличаться своим составом, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

Формирование и оформление дел

После того, как работа по формированию дел окончена, следует приступить к оформлению. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление. Полное оформление осуществляется в случае, когда срок хранения составляет более 10 лет, а также если речь идет о делах по личному составу. Полное оформление дел включает в себя:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

При частичном оформлении дел (срок хранения которых менее 10 лет включительно) не требует:

• проводить систематизацию документов в деле,
• нумеровать листы дела,
• составлять заверительные надписи.

Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, а также их реквизитов. Перед прошивкой необходимо удалить все металлические скрепления (булавки и скрепки).

Дела постоянного хранения (особо ценные документы) рекомендуется хранить в закрытых твердых папках или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты или удостоверения уволившихся сотрудников), то следует поместить их в конверт, который также подшивается в дело. При большом количестве подобных документов следует изъять их из дела и составить отдельную опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Оформление дел в архив

Оформление дел в архив производится в соответствии с графиком приема дел, составленным сотрудниками архива. Данный график должен быть согласован с руководителями подразделений и утвержден руководителем организации. Для передачи в архив составляется опись дел (в двух экземплярах), с указанием сроков хранения и номенклатурой.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Сотрудник архива и ответственное лицо подразделения (из которого в архив передают дела) должны осуществить проверку правильности формирования, оформления дел, а также соответствия их количества, указанному в описи.

При обнаружении отсутствия дел должна быть составлена соответствующая справка.

При оформлении на обоих экземплярах описи дел должны ставиться отметки о наличии данного дела. В конце описи указываются (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел, номера отсутствующих, дата приема-передачи и подписи ответственных лиц. Следует отметить, что при оформлении в архив особо ценных дел рекомендуется проверять количество листов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210576-qqq-16-m7-oformlenie-del

Оформление дел

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет автоматики и электромеханики

Кафедра «Информатика»

Специальность 350800

«Документоведение и

документационное

обеспечение управления»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по курсу: «Архивоведение»

на тему:

«ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ»

Выполнили: студенты гр. ДАД -21

специальности 350800

Мамишева С.Н.

Баширова Н.Г.

Проверила: старший преподаватель

Сарсенова Ж. Ж.

Астрахань 2009

Введение. 3

1. Нумерация листов дела. 5

2. Составление заверительной надписи. 7

3. Составление внутренней описи документов дела. 10

4. Переплет (подшивка) дел. 13

5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения15

6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации21

Заключение. 28

Список литературы.. 30

Введение

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Ос­новными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений.

Оформление дел — полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) — дела ременного хранения (до 10 лет включительно).

Полное оформление дела[1] включает в себя:

— нумерацию листов;

— составление заверительной надписи;

— составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

— переплет или подшивку;

— оформление обложки.

1. Нумерация листов дела

Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Нумерацию листов производят в развернутом виде.

В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.

Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

Пример:

20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.

2. Составление заверительной надписи

Заверительную надпись (рис.1) составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью мно­жительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой[2].

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне по­следнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или по­следнем чистом листе[3].

Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внут­реннюю сторону обложки книги, журнала.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано

(цифрами и прописью)

листа(ов)

в том числе: литерные листы

пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________

Наименование должности лица, Расшифровка

составившего заверительную надпись Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В заверительной надписи указывают:

— номер дела, к которому составлена надпись;

— количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

— количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак «+»;

— номера литерных листов и пропущенные номера;

— номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграмма­ми, вырезками и т.п.;

— номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграмма­ми, вырезками и т.п.;

— номера листов-чертежей, фото и т.п.;

— номера конвертов с вложениями и количество вложений;

— номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими осо­бенностями;

— должность составителя с расшифровкой подписи;

— дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых докумен­тов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соот­ветствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

3. Составление внутренней описи документов дела

Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2).

Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

Внутренняя опись содержит:

— номер дела, документы которого внесены в данную опись;

— номера документов дела;

— индексы документов;

— даты документов;

— вид документа и краткое содержание документа;

— номера листов, на которых расположен документ;

— примечание.

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.

Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______________

Итого _____________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись Расшифровка

документов дела Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В графе «Примечание» отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4. Переплет (подшивка) дел

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.

Источник: https://mirznanii.com/a/166328/oformlenie-del

Как оформлять дела в кадровой службе

Порядок важен во всем, особенно , что касается делопроизводства в компании. Правильно организованное делопроизводство это лицо компании перед трудовой инспекцией. Алгоритм создания дел в кадровой службе подробно описывается в статье.

Оформление дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов, помогает создать благоприятное впечатление о работе кадровой службы при проверках трудовой инспекции. Вам будет намного проще работать с документами, если они будут находиться в оформленном деле. Мы поможем вам узнать о правилах этого процесса и подробно расскажем о каждом этапе.

Во-первых, это необходимо в целях соблюдения законодательства. Федеральным законом об архивном деле* установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются «в упорядоченном состоянии» на хранение в соответствующий архив**. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.

Во-вторых, оформление дел способствует обеспечению сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги.

В-третьих, проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровиков — реальная практическая помощь в работе.

Что такое дело?

Для начала давайте вспомним, что входит в понятие «дело». Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку***. Следовательно, при оформлении дела вам предстоит оформить его обложку.

Основной реквизит в оформлении обложки — заголовок дела. Полный перечень заголовков дел по личному составу отражен в номенклатуре****. Нам нужно будет перенести заголовки дела из номенклатуры на его обложку.

А также выполнить еще несколько перечисленных далее несложных операций.

Оформляем шаг за шагом

Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки*****.

К этому можно добавить, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не предусмотрено нумеровать листы в делах, подшивать лист — заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.

Теперь подробно остановимся на каждом этапе оформления дела.

Алгоритм оформления дела

Составляем внутреннюю опись. Внутренняя опись — это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ.

Каким бы полным ни был заголовок дела, по нему не всегда однозначно можно определить содержание документа. Например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу или что-либо еще. А открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы вы сможете найти в личном деле сотрудника.

Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников (образец на стр. 43).

Составляем заверительную надпись. Заверительная надпись учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации.

Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (образец на стр. 43).

Основные нормативно-правовые акты, в которых закреплен порядок оформления дел: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.); Основные правила работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г.); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры от 8 ноября 2005 г. № 536)

Подшиваем (переплетаем) дело. Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую корочку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Как правило, для переплета документов организация приглашает специалиста.

Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом.

Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Нумеруем листы. Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом.

Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение.

Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.

Оформляем обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме (образец на стр. 45). На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения.

Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов.

На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника.

И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата» (образец выше).

* Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

** П. 10 ст. 23 гл. 5.

*** Пункт 2.2.2.71 ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.

**** Подробнее о том, как составлять заголовки дел, читайте в № 3, 2005 на стр. 34.

***** Данный порядок предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций, подготовленными ВНИИДАД и одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/68089-kak-oformlyat-dela-v-kadrovoy-slujbe