В этой статье:

В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника

Авансовый отчет правила оформления сроки

Подотчетное лицо после заполнения своей части отчета на оборотной стороне передает его в бухгалтерию. Прежде чем принять к учету расходы (активы), перечисленные в авансовом отчете, бухгалтеру необходимо проверить документ, заполнить свою часть и затем утвердить его у руководителя. А после утверждения — завершить расчеты с подотчетным лицом.

Как выдать подотчетному лицу расписку к авансовому отчету

Получив от подотчетного лица авансовый отчет, присвойте отчету номер, заполните расписку (отрезную часть авансового отчета) и выдайте ее подотчетному лицу.

Заполненную расписку к авансовому отчету нужно отрезать и передать подотчетному лицу сразу же после получения от него авансового отчета. Такая расписка является подтверждением того, что авансовый отчет и приложенные к нему документы получены от работника.

Рекомендуем!  Экспедиторские услуги документальное оформление

Как заполнить расписку к авансовому отчету

Вместе с авансовым отчетом подотчетное лицо передает в бухгалтерию документы, которые подтверждают перечисленные в отчете расходы. Бухгалтеру следует пересчитать количество полученных документов и указать их число в расписке. Кроме этого, в расписке должна быть следующая информация:

  • от кого получен отчет;
  • дата и номер отчета;
  • сумма израсходованных средств (прописью);
  • дата получения отчета;
  • фамилия и инициалы бухгалтера, принявшего отчет, и его подпись.

Образец оформления расписки к авансовому отчету

линия отреза

Расписка. Принят к проверке от Т.М. Сидорова авансовый отчет N 12 от 23 января 2018 г. на сумму четыреста восемьдесят руб. 00 коп., количество документов два на двух листах

Бухгалтер Пахомова Пахомова Л.Н. 23 января 2018 г.

Что нужно проверить в авансовом отчете

Бухгалтер, получивший авансовый отчет, должен проверить (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма N АО-1)):

  • целевое расходование денежных средств;
  • наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
  • правильность оформления оправдательных документов;
  • правильность подсчета указанных в отчете сумм.

При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовый отчет проверяет руководитель (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета.

Что в авансовом отчете заполнить бухгалтеру

Бухгалтер вносит в отчет следующие сведения.

На оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7 — 9 — суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма N АО-1)).

На лицевой стороне:

  • номер авансового отчета (проставляется при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • сумму полученного подотчетным лицом аванса. Суммы денег, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо указывать в разных строках;
  • сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
  • сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
  • бухгалтерские записи. Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
  • в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
  • сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Заполненный и проверенный в бухгалтерии отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель).

Какой должна быть нумерация авансовых отчетов

Порядок нумерации авансовых отчетов законодательно не установлен. Поэтому его можно разработать самостоятельно и утвердить локальным нормативным актом. Удобнее всего использовать сквозную хронологическую нумерацию авансовых отчетов в течение календарного года. Нумеровать документы можно как цифрами (1, 2, 3 и т.д.), так и цифрами с буквами (например, 9-АО, 10-АО и т.д.).

Ответственность за нумерацию авансовых отчетов с пропуском отдельных порядковых номеров не установлена.

Как вносить исправления в авансовый отчет, при оформлении которого бухгалтер допустил ошибку

Если бухгалтер внес в авансовый отчет ошибочную запись, то ее нужно исправить следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н):

  • согласовать внесение исправлений со всеми лицами, составившими и подписавшими отчет;
  • зачеркнуть ошибочную запись одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
  • написать верные данные;
  • сделать исправительную запись с указанием даты исправления (например, «Исправлено 24.01.2018»);
  • заверить исправление подписями всех лиц, составивших и подписавших авансовый отчет.

Нужно ли вести учет (регистрацию) авансовых отчетов

Регистрация авансовых отчетов законом не предусмотрена. Если у вас есть необходимость вести учет авансовых отчетов, то вы можете отмечать их поступление в самостоятельно разработанном документе, например в журнале регистрации авансовых отчетов.

Кто и в какой срок утверждает авансовый отчет

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма N АО-1), пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован. Его устанавливает руководитель (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).

Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.

Можно ли утвердить и принять к учету авансовый отчет, к которому приложен кассовый чек без товарного чека

Да, можно, если в кассовом чеке указано наименование товара. На основании такого чека товарно-материальные ценности (ТМЦ) можно принять к бухгалтерскому учету и признать затраты на их приобретение в налоговом учете.

Если названия ценностей в чеке нет, то такой чек подтверждает только их оплату, но не приобретение. В этом случае авансовый отчет можно утвердить и принять к бухгалтерскому учету при наличии других первичных документов, подтверждающих поступление ТМЦ.

В налоговом учете для подтверждения затрат на приобретение ТМЦ также потребуется первичный документ, свидетельствующий об их приобретении (Письмо ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).

Можно ли утвердить авансовый отчет, к которому приложен товарный чек без кассового чека

Источник: http://urist7.ru/nalog/buxgalterskij-uchet/v-kakom-poryadke-buxgalteru-prinyat-avansovyj-otchet-u-rabotnika.html

Правила оформления авансового отчета

Авансовый отчет правила оформления сроки

Каждый, кто когда-либо ездил в командировку или просто получал деньги под отчет для расходов на нужды компании, знает, как это волнительно и, честно, утомительно заполнять авансовый отчет. Не забыть записать каждую потраченную копейку, не ошибиться в арифметике, приложить все нужные документы. Бррр…

Но там, где одни видят проблемы, мы ищем возможности! )

В продолжение постов Кассовые документы в электронном виде и Электронные билеты и отмена командировочных удостоверений я изучила в целом тему оптимизации и автоматизации работ с авансовыми отчетами. И представляю вам некоторые результаты.

Законодательство

Российское законодательство непреклонно в вопросах первичной документации.

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства

Согласно пункту 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет в течение 3 дней, с момента истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. При этом авансовый отчет может составляться на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (при этом используется усиленная квалифицированная электронная подпись).

К авансовому отчету должны быть приложены оригиналы подтверждающих документов. Это могут быть кассовые и товарные чеки, накладные, счета-фактуры, ж/д билеты и т.д. Документы необходимы для расчета налога на прибыль, НДФЛ, взносов во внебюджетные фонды, поэтому должны храниться в бухгалтерии в виде оригиналов на случай налоговой проверки.

Что касается западных стран, то чаще всего компании не обязаны предоставлять в налоговые органы бумажные оригиналы подтверждающих расходы документов, достаточно скан-образа документа с электронной подписью.

Автоматизация

Существующие на российском рынке программные продукты (Авансовый отчет, Командировки 4.7, QuickDoc, SAP Travel Management и др.

) в основном предлагают сервисы для помощи в формировании авансовых отчетов, чтобы пользователь не забыл заполнить все необходимые реквизиты и не допускал арифметических ошибок.

Из дополнительных возможностей встречаются предварительное согласование отчета в электронном виде, возможность работы с сервисом удаленно, например, со смартфонов и интеграция с системами бухгалтерского учета.

Системы, популярные на западном рынке (Certify, Concur и др.), как правило, охватывают полный цикл работы с подотчетными расходами:

●   работа с командировками от планирования маршрутов, бронирования билетов и гостиниц до составления готового отчета;

●   захват и распознавание чеков (как электронных документов, так и скан-образов и просто фотографий);

●   интеграция с системами расчетов банковскими картами: всё оплаченное корпоративной картой сразу же попадает в отчет;

●   согласование отчетов о расходах по настроенным маршрутам;

●   автоматический контроль лимитов по бюджету;

●   интеграция с системами бухгалтерского учета, расчет и возврат на банковскую карту потраченных сумм после утверждения отчета;

Работа ведется в облаках, поддерживается возможность работы как на компьютере, так и со смартфона или планшета. Компаниям предлагаются разные варианты подписок на сервисы, с разным охватом возможностей. Для крупных компаний возможны услуги внедрения и персональные ценовые предложения.

Cистемами по учету авансовых отчетов у нас и за рубежом пользуются компании с большим количеством командировок (несколько сотен в месяц) либо имеющие территориально-распределенную структуру. Такие компании тратят много времени и денег на согласование авансовых отчетов и пересылку пакетов документов.

Резюме

Согласование авансовых отчетов можно перевести в электронный вид, но при этом надо помнить, что в России не уйти от предоставления оригиналов подтверждающих документов в бухгалтерию (предпосылок для изменения ситуации пока нет).

Такое решение будет удобно организациям с территориально-распределенной структурой и большим объемом обрабатываемых авансовых отчетов. Остальным все-таки проще будет пробежаться по кабинетам и собрать подписи руководителей/бухгалтерии.

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Вероятнее всего, каждый сотрудник бюджетного учреждения хотя бы раз, но получал денежные средства под отчет. Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Учреждение может перечислить средства и безналично, например на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения конфликтов с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п.

11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.

1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Источник: https://3zprint-msk.ru/pravila-oformlenija-avansovogo-otcheta/

Срок сдачи авансового отчета по командировке и другим денежным средствам, выданным под отчет

Авансовый отчет правила оформления сроки

» Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.

2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня.

И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

  • со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет. Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;
  • со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

  • мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;
  • порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

В этом случае нужно учесть следующее:

  • в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);
  • сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

  • сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;
  • затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/srok-sdachi-avansovogo-otcheta.html

Налоговые риски при учете авансовых отчетов

Авансовый отчет правила оформления сроки

Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия. Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления. А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.

Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.

Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.

В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.

В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.

Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.

Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.

Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы?  Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером.

Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов.

Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Авансовый отчет за расходы прошлых лет

При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.

Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.

Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.

К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. 
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.

Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.

Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.

Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.

Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации. Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
 

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071

Сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию — СИЗ, нормы, инструкции

Авансовый отчет правила оформления сроки

» Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

Проводки по авансовому отчету

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

https://www..com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

  • денежные суммы;
  • безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
  • денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) — № счетаКредит (Кт) — № счетаТип проводкиОснование проводки
41 71 Покупка материальных объектов за подотчетные средства Авансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Расходы компании на командировку сотрудника: Дт 20, 23, 25, 26, 29 или 44 Кт 71, основание – АО, документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т.д.).

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

  • цель, ради которой берутся активы;
  • количество денег, оформляемых в подотчет;
  • срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

  • подотчетный сотрудник;
  • руководитель компании;
  • главный бухгалтер;
  • ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

  • 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
  • 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
  • 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

Источник: http://rossiz.ru/sroki-predostavleniya-avansovogo-otcheta-v-buhgalteriyu/