Как оформить человека на работу?

Как правильно принять на работу сотрудника?

Если вы оформили юридическое лицо или ИП, то имеете право нанимать работников. Раньше ИП могли брать на работу только родственников. После вступления в силу указа Президента в 2014 году это ограничение отменили и появилось новое. Сегодня ИП может брать на работу любого человека, но не больше трех сотрудников.

Мы предлагаем вам общий обзор действий, как ИП/ООО принимает на работу сотрудников в Беларуси.

1. Определитесь с формой трудовых отношений

Между вами и наемным работником могут быть трудовые или гражданско-правовые отношения. Если вы планируете сотрудничать с человеком долго – то оформляйте трудовой договор. Если вы думаете, как правильно принять на временную работу – заключайте гражданско-правовой договор.

Трудовой договор бывает:

1. Бессрочный;
2. На определенный срок;
3. Трудовой контракт – заключается на год и больше.

Если вы задумались, можно ли принимать работника по контракту – ответьте себе на 2 вопроса. Как долго вы нуждаетесь в услугах такого работника? И как часто планируете давать ему работу. Если вы ищете специалиста на постоянной основе и готовы загрузить его работой хотя бы на пол ставки – то оформляйте трудовой договор. В таком случае ваши отношения регулируют нормы Трудового кодекса РБ.

Гражданско-правовой договор:

• Договор подряда с физическим лицом;
• Договор на оказание услуг с ИП.

Такие трудовые отношения регулируются Гражданским кодексом РБ (со статьи 656) и Указом Президента РБ от 06.07.2005 №314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам». Гражданско-правовой договор вам подходит, если вы предлагаете временные работы. Например, хотите принять на работу по договору подряда на время отпуска. Заключив такой договор, вы можете прибегать к услугам исполнителя время от времени – ведь он заключается на неограниченный срок.

2.Соберите пакет документов

Перед тем, как заключить трудовой или гражданско-правовой договор, попросите у сотрудника документы.

Документы от сотрудника:

• паспорт;
• военный билет (в случае, если работник военнообязанный);
• трудовая книжка (если заключаете трудовой договор);
• документ об образовании (аттестат или диплом);
• свидетельство соцстрахования (зеленая карточка);
• медицинская справка (если нужна).

Перед тем, как принять работника на работу, вы тоже должны подготовить бумаги.

Документы от вас (работодателя)

• штатное расписание;
• внутренний распорядок;
• приказы по личному составу;
• договор (трудовой или гражданско-правовой);
• трудовые книжки и книга их учета (если заключаете трудовой договор);
• табель учета рабочего времени и расчетные листки.

Внимание! Запись в трудовую книгу работника не нужна, если вы заключаете договор подряда или гражданско-правовой договор.

Эти документы в первую очередь смотрят Государственная инспекция и проверяющие из Фонда социальной защиты населения, а также проверяющие по охране труда из Министерства по чрезвычайным ситуациям. Поэтому мы советуем поручить составление документов на сотрудника специалисту: бухгалтеру, опытному работнику отдела кадров или юристу.

3. Начисляйте зарплату

По трудовому контракту. Если вы нанимаете работника по трудовому контракту на ставку, то обязаны ежемесячно платить ему минимальную зарплату. На 17.08.2017 года – это 265 BYN. Если вы приняли человека на работу на неполную ставку, то начисляете ему зарплату пропорционально занятости. Дополнительные премии и надбавки прописываются в трудовом договоре. Перед начислением заработной платы вы должны выдавать сотруднику расчетный лист, в котором он увидит все начисления и вычеты.

По договору подряда/гражданско-правовому договору. Обсудите сумму вознаграждения с работником в индивидуальном порядке и закрепите договоренность в договоре. Также в документе вы можете право прописать условия для получения платы. Например, после достижения конкретного результата или после определенного количества отработанных часов.

4.Отчисляйте деньги на работника в бюджет

Если вы становитесь работодателем – то вы одновременно и налоговый агент сотрудника. Другими словами, вы удерживаете с зарплаты работника налоги и социальные взносы и перечисляете их в бюджет. Обязанности и права налогового агента прописаны в статье 23 Налогового Кодекса РБ.

Внимание! Процедура удержания и перечисления налоговых вычетов сложная. Поэтому мы советуем доверить эту работу специалисту: штатному бухгалтеру или бухгалтерской компании.

Кроме налогов вы платите на каждого сотрудника взносы в Фонд социальной защиты населения и страховую. Отчисления в ФСЗН – это 35% от зарплаты. Страховой взнос – 0,6%.

Имейте в виду, что по всем отчислениям вы сдаете отчеты в контролирующие органы.

5. Разработайте систему поощрений и взысканий

Удержания из зарплаты работника прописаны в Трудовом Кодексе РБ. Вы не имеете право прописать в «расчетнике» свою сумму взыскания. При заключении договора подряда, вы можете предусмотреть штрафные санкции сами.

Поощрение сотрудников в РБ – на усмотрение руководителя.

6. Отпускайте сотрудника в отпуск

Если вы наняли работника по трудовому договору – то обязаны предоставить ему оплачиваемый отпуск минимально 24 календарных дня в год. Есть случаи, когда вы можете или обязаны предоставить дополнительный отпуск. Про отпуск читайте в статьях 149-192 Трудового Кодекса в РБ. Если вы наняли сотрудника по договору подряда – то не обязаны предоставлять ему оплачиваемый отпуск.

Анализируйте качество и объем работ – и стройте трудовые отношения правильно. Мы надеемся, что наша статья вам поможет.

Источник: https://konsalt.by/stati/upravlenie-personalom/kak-pravilno-prinyat-na-rabotu-sotrudnika.html

Как правильно оформить наемного работника

Напомним, что с 01.01.15, согласно ст. 24.1 КЗоТ, предприниматели не обязаны регистрировать трудовой договор в службе занятости. Вместо этого, предприниматель должен составить и заключить с наемным сотрудником трудовой договор, и с помощью специальной формы уведомить о приеме работника орган ГФС.

Работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора и уведомления налоговой!

И так, чтобы официально зарегистрировать трудовые отношения с наемным работником, необходимо:

1. Заключить трудовой договор;
2. Создать распорядительный документ (приказ);
3. Сообщить о приеме на работу исполнительный орган.

Как правильно составить трудовой договор

При заключении трудовых договоров следует руководствоваться формой утвержденной Порядком регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденный приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Никаких изменений в форму пока не вносили, но предпринимателю стоит обратить внимание на строки, которые ранее заполнялись сотрудниками центра занятости — их надо убрать.

Основное назначение договора — установление справедливых отношений между работодателем и работником. Это основа сотрудничества. Именно в нем содержатся основные положения, о которых договорились во время приема на работу нового сотрудника. Трудовой договор составляется работодателем в произвольной форме, учитывая требования содержащиеся в Трудовом кодексе Украины. Трудовой договор вступает в законную силу с момента его подписания и является обязательным для выполнения обеими сторонами.

Что должно быть обязательно указано в трудовом договоре?

• ФИО (полностью) работника;
• данные документа, удостоверяющие личность сотрудника;
• сведения о работодателе, идентифицирующие его;
• должность, которую будет занимать сотрудник;
• должностные обязанности принятого лица;
• гарантии, которые предоставляет работодатель;
• условия, о которых договорились сторонами;
• дата и подписи сторон.

Какие условия должны быть оговорены в трудовом договоре?

• место работы, в том числе и обособленное подразделение или филиал;
• трудовая функция работника;
• дата начала работы;
• условия, касающиеся оплаты труда, доплаты или надбавки;
• условия труда;
• рабочее время и время;
• гарантии и компенсации за работу с вредными, опасными условиями, указываются и характеристики условий труда;
• если предполагается подвижной, разъездной или иной характер работы;

Особенно нужно подчеркнуть, что отсутствие вышеперечисленных данных в заключенном трудовом договоре не влечет за собой его расторжения или признания незаключенным. Отсутствующие пункты необходимо внести в договор. Сведения, которые остались незаполненными, вносятся непосредственно в текст соглашения, а недостающие условия нужно оформить письменно в качестве приложений или дополнительных соглашений.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Что касается расторжения трудовых договоров, которые были заключены до 01.01.2015 г. и зарегистрированы в службе занятости, то при увольнении работника по-прежнему необходимо обращаться в службу занятостидляснятия договора с регистрации.

Скачать пример трудового договора >>>

Как правильно создать приказ?

Под каждый трудовой договор следует составлять распоряжение о приеме на работу, также и при увольнении сотрудника.

Как уведомить налоговую о приеме сотрудника

Уведомление должно подаваться предпринимателем в налоговую по месту учета в качестве плательщика ЕСВ до начала работы работника согласно заключенному трудовому договору (пример заполнения трудового договора предоставлен ниже).

Уведомление о приеме работника может быть представлено одним из следующих способов:

• на бумажных носителях, вместе с копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры оформлены не более чем с 5 лицами;
• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи.

Скачать Форму уведомления о приеме сотрудника >>

Также предприниматели должны уведомлять налоговую о принятых работниках-совместителях, для этого в таблице уведомления предусмотрена графа, в которой проставляется категория работника:

• 1 – наемные работники с трудовой книжкой;
• 2 – наемные работники без трудовой книжки.

Как правильно заполнить трудовую книгу

Поскольку центр занятости не регистрирует трудовые договоры, запись о приеме и увольнении в трудовой книжке производит только предприниматель. Порядок ведения трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Общий порядок заполнения трудовой книжки не изменился. В графе 4 следует отражать номер и дату приказа о приеме на работу. При увольнении работника в 4-й графе указывается номер и дата приказа об увольнении.

Записи о должности работников выполняются в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327.

Пример заполнения трудовой книжки

№ запису	Дата	Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посилань на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
число	місяць	рік
1	2	3	4
Фізична особа – підприємець Лавочкин М. П.
05	10	02	2015	Прийнято на посаду продавця-консультанта	Розпорядження № 6 від 29.07.2015 р.
06	29	05	2015	Звільнено з посади за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України

Источник: http://www.buhuslugi.com.ua/ru/informatsiya/informatsiya-dlya-fizicheskikh-lits/kak-pravilno-oformit-naemnogo-rabotnika.html

Как предпринимателю оформить наёмного работника

07 ноября 2018 Пригодится для: Предприниматели

Перспектива нарваться на штраф 125190 гривен за неоформленного работника пугает предпринимателей больше, чем трудности с оформлением трудовых отношений и дополнительные расходы на налоги за сотрудников. В статье подробно разобрали, как правильно оформить работника и не бояться встречи с проверяющими из Гоструда.

Лимиты на работников

На упрощённой системе нанять работников могут только предприниматели 2–3-й групп.

Группа/система налогообложения	Количество работников
1-я группа	запрещено нанимать работников
2-я группа	не больше 10 человек
3-я группа	ограничений нет
общая система	ограничений нет

Трудовой договор

Если вам нужен специалист, который на постоянной основе будет выполнять определённые обязанности, — продавец в магазин, бариста в кофейню, менеджер — оформите с ним трудовой договор.

Для выполнения конкретной задачи, ограниченной по времени, например, для специалиста по монтажным работам, достаточно подписать договор гражданско-правового характера.

Договоры ГПХ с физическими лицами
Трудовой договор заключается письменно, в нём вы прописываете обязанности и права работника и ваши как работодателя. Один экземпляр оставляете у себя, второй отдаёте работнику.

Регистрировать трудовой договор в налоговой или центре занятости не нужно.

В качестве шаблона можно взять форму договора из Приказа № 260. Удалите из текста упоминания о центре занятости, регистрации договора и добавьте информацию о должности, размере зарплаты, опишите работу, график и выходные, продолжительность отпуска и испытательного срока.

Трудовой договор (образец)

Больше нюансов пропишете — легче будет доказать нарушение работником условий трудового договора, если соберётесь его уволить.

Но не перестарайтесь, в договоре не должно быть пунктов, которые нарушают трудовое законодательство, например что работать надо без выходных.

Шаги предпринимателя для оформления работника

Трудовой договор заключают на основании заявления соискателя о приёме на работу, в нём он пишет дату начала работы и должность. Если такого заявления у вас нет, не страшно: своё намерение работать у вас сотрудник подтвердил, когда подписал договор.

Вот список документов, которые нужно запросить у работника:

• паспорт или другой документ для удостоверения личности;
• РНУКПНРегистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее ИНН). У работника может и не быть налогового номера, если он отказался от его получения из-за религиозных убеждений, в таком случае достаточно серии и номера паспорта;
• трудовая книжка, если работник будет трудиться у вас по основному месту работы.

Вы можете попросить работника принести диплом, сертификат или другой документ об образовании, если работа у вас требует специальных знаний.

Также могут понадобиться:

• справка о состоянии здоровья, если работать придётся во вредных и опасных для здоровья условиях, сотрудник должен пройти медосмотр;
• льготники, инвалиды, родители несовершеннолетних детей или детей-инвалидов должны предоставить документы, подтверждающие право на льготы;
• другие документы, в т. ч. военный билет для военнообязанных, приписное свидетельство для призывников для ведения воинского учёта, справка об освобождении для освобождённых из колоний и тюрем.

Трудовой договор бывает срочным и бессрочным: срочный трудовой договор заключают на определённый срок или на время выполнения работы, а бессрочный — на неопределённый срок.

Трудовой договор вступит в силу после того, как оформите приказ (распоряжение) о приёме на работу и уведомите налоговую, что у вас появился работник.

Эти документы обезопасят вас от штрафов, если Гоструда придёт с проверкой.

Условие о неоплачиваемом отпуске в трудовом договор

Распоряжение о приёме на работу

Оформлять распоряжение или приказ обязательно Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ (письмо Минсоцполитики от 30.03.2015 г. № 191/06/187-15), в нём надо указать дату начала трудовых отношений, должность, основание — трудовой договор. Дата в приказе — накануне выхода сотрудника на работу.

Уведомление о приёме работника

Уведомление надо подать в налоговую, где состоите на учёте как предприниматель (форма утверждена Постановлением № 413). Сделать это надо до того, как сотрудник приступит к работе.

Подать уведомление можно: через онлайн-сервисы, бесплатно — через Электронный кабинет плательщика, подписав документ ЭЦПЭлектронная цифровая подпись; передать лично инспектору на бумаге вместе с электронной копией. Исключительно на бумаге уведомление подают, если заключили трудовые договоры максимум с пятью работниками.

Уведомление в налоговую о приёме работника

Не забудьте проставить дату и количество заполненных строк, оно должно соответствовать количеству работников.

Важно, чтобы совпадали даты начала работы в уведомлении, трудовом договоре и приказе о приёме на работу.

Трудовой договор можно оформить в любое время до выхода сотрудника. А вот приказ о приёме на работу нужно оформить хотя бы за день до начала работы. Ведь работодатель должен ещё успеть уведомить ГФСГосударственная фискальная служба, что у него появился новый работник.

Записи в трудовую книжку

Если принимаете сотрудника на основное место работы и тот трудится более пяти дней, нужно заполнить его трудовуюКак заполняют трудовые книжки работников предприниматели, описано в п. 2.21-1 Инструкции № 58, но этот пункт не приведён в соответствие с КЗоТ..

В графе 3 без номера и даты напишите заголовок — полное название ФЛПФизическое лицо — предприниматель , а уже далее записываем информацию:

• графа 1 — порядковый номер записи в трудовой;
• графа 2 — дата, с которой работник приступил к работе, должна совпадать с датами в приказе и трудовом договоре;
• графа 3 — название должности/работы, разряд (класс, категория), цех или отдел, например, «принят на должность специалиста по продажам»;
• графа 4 — номер и дату приказа о приёме на работу.

И ставите под этой информацией свою подпись.

Название работы, должность и профессия работника в трудовой книжке должны соответствовать данным в Классификаторе профессий ДК 003:2010 Классификатор профессий. Названия профессий из классификатора работодатели вносят в трудовой договор и трудовую книжку сотрудника. .

Налоги и отчётность за работников

По закону вы обязаны платить работнику зарплату не меньше минимальной — в 2019 году это 4173 грн в месяц. Если приняли сотрудника на неполный рабочий день, зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Как работодатель вы выступаете налоговым агентом своих работников и должны платить за них налоги.

Из зарплаты работника надо удержать 18% НДФЛНалог на доходы физических лиц  и 1,5% военного сбора и перечислить эти деньги в бюджет.

Вот пример.

Из зарплаты 4173 грн удерживается:

НДФЛ — 751,14 грн + военный сбор — 62,60 грн = 751,14 грн.

На руки работник получит 3421,86 грн.

За счёт денег предпринимателя надо уплатить ЕСВЕдиный социальный взнос. Ставка — 22% от зарплаты. Если работнику начислена минимальная зарплата в 2019 году это — 4173 грн, ЕСВ составит 918,06 грн.

Единый соцвзнос уплачивается в день выплаты зарплаты. НДФЛ и ВСВоенный сбор — во время получения в банке денег на выплату или при перечислении денег на зарплатную карту работника. Если платите зарплату наличными из выручки, то перечислить НДФЛ и ВС можно на протяжении трёх дней.

За работников надо подавать два отчёта.

Налоговый расчёт по форме № 1ДФ, где вы отчитываетесь за НДФЛ и ВС, подавать нужно раз в квартал, в течение 40 дней после его окончания.

Расчёт № 1ДФ: когда подавать и как заполнить

Отчёт по ЕСВ № Д4 — ежемесячно, в течение 20 дней после окончания отчётного месяца.

Штрафы за неоформленных работников

За неоформленных работников штрафуют по-крупному. В 2019 году штраф — 125190 грн30 минимальных зарплат за одного неоформленного работника. 

Кто может проверить деятельность предпринимателя

Штраф за зарплату «в конверте» так же 125190 грн. А ещё будут админштрафы:

• от 8500 до 17000 грн, если попались впервые;
• от 17000 до 34000 грн за повторное нарушение в течение года, за которое к ФЛП уже применялись штрафные санкции (ст. 41 КоАП).

Правда Верховный суд считает, что неправомерно штрафовать работодателя за допуск сотрудника к работе без оформления трудового договора сразу по двум статьям — ч. 2 ст. 265 КЗоТ и ч. 3 ст. 41 КоАП (постановление ВС/КАС от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16).

Бывает, что предприниматель не допускает проверяющих из Гоструда, за такое дерзкое поведение тоже штрафуют — 417300 грнЭто 100 минимальных зарплат, установленных на день нарушения в 2019 году.

Если инспектор пришёл не искать неоформленных сотрудников, а проверять, как соблюдают трудовое законодательство, а его не допустили к проверке, ФЛП оштрафуют на три минимальных зарплаты — 12519 грнТри минимальных зарплаты..

Если забыли подать в налоговую уведомление, что приняли работника или не составили письменный договор:

• финансовый штраф — 4173 грн (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Его налагает инспектор Гоструда, а размер определяет суд на основании протокола инспектора;
• админштраф за отсутствие договора — от 340 до 850 грн;
• за то, что не уведомили ГФС, оштрафуют на 510–1700 грн.

А ещё предприниматели часто не хотят оформлять трудовой договор и заключают с работником договоры гражданско-правового характера. Уведомление в налоговую в этом случае подавать не надо. По договору ГПХДоговор гражданско-правового характера исполнитель получает вознаграждение за результат, а не зарплату за процесс работы. И это два разных договора.

Договор ГПХ не стоит заключать, если работник трудится у вас на постоянной основе, при проверке его могут переквалифицировать в трудовой, а вас оштрафуют и доначислят налоги.

Источник: https://journal.ostapp.com.ua/articles/post/kak-predprinimatelu-oformit-naemnogo-rabotnika

Оформление работников

Предприниматель, решивший оформить трудовые отношения с первым из наемных работников, приобретает статус работодателя и на него в полной мере распространяются требования Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ).

Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления органов ГФС о приеме работника на работу в порядке, установленном КМУ. Уведомить налоговую нужно хотя бы на день раньше допуска работника к работе.

Таким образом, процедура оформления трудовых отношений состоит из следующих этапов:

• оформления распоряжения о приеме на работу;
• оформления трудового договора с работником (в двух экземплярах для каждой из сторон);
• уведомления органов ГФС о приеме работника на работу.

При оформлении трудовых отношений работник может не подавать заявление с просьбой принять его на работу. О его согласии будет свидетельствовать подписание трудового договора, ознакомление с распоряжением о приеме на работу и предоставление требуемых документов.

Документы, необходимые при оформлении трудового договора

Частью 2 ст. 24 КЗоТ определен перечень документов, которые обязан предоставить гражданин при оформлении трудового договора. К ним относятся:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (если основное место работы). Если это первое место работы и у гражданина отсутствует трудовая книжка, предприниматель вправе ее завести.

Также гражданин должен предоставить идентификационный номер (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика) при его наличии. Если ввиду религиозных убеждений лицо отказалось от присвоения идентификационного номера, в его паспорте должна быть соответствующая отметка. В этом случае вместо идентификационного номера используется серия и номер паспорта.

При необходимости также может быть предоставлен документ об образовании, специальности, квалификации (в зависимости от должности), о состоянии здоровья (если работа связана с вредными или опасными условиями труда).

Если работник устраивается на работу по совместительству, он должен предоставить предпринимателю копию трудовой книжки с записью о трудоустройстве у другого работодателя или справку с основного места работы.

Если работник имеет несовершеннолетних детей, или имеет право на какие-либо льготы, либо является инвалидом, он должен предоставить соответствующие подтверждающие документы работодателю.

Отсутствие у работника регистрации места жительства или нахождения не является основанием для отказа в трудоустройстве.

Распоряжение о приеме на работу

Предпринимателям в своей деятельности рекомендуется использовать не приказы, а распоряжения. Распоряжение следует подготовить накануне даты выхода работника на работу.

Приведем пример распоряжения о приеме на работу.

Физическое лицо – предприниматель Савченко К. П.

Распоряжение № 2

от 15.01.2018 г.

1. Принять Марченко Светлану Васильевну на должность продавца-консультанта с окладом 3730 грн.

Источник: http://chp.com.ua/naemnye-rabotniki/oformlenie-rabotnikov

Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

https://www.youtube.com/watch?v=quqC-9S5bac

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-pravilno-oformit-sotrudnika-na-rabotu