Как ведется кассовая книга ООО?

Как правильно вести кассовую книгу предприятия в электронном и печатном виде — образец

Кассовая книга – это документ финансовой отчетности, позволяющий вести учет о движении наличных средств на предприятии, в организации и учреждении, у индивидуального предпринимателя. В документе фиксируется выдача, а также принятие денежных средств.

С помощью кассовой книги можно контролировать финансовое состояние организации. Она полезна не только для проверяющих способ ведения учета на предприятии (зачастую это налоговая инспекция), но и для самого предприятия, так как определяется количество полученных и расходуемых средств.

Это обязательный официальный документ, который существует в организации в единственном экземпляре. Не допускается одновременное ведение нескольких разных кассовых книг.

Кто её должен вести?

Кассир на предприятии – материально ответственный специалист в финансовой сфере, осуществляющий ведение кассы, выдачу и прием материальных ценностей, ценных бумаг. Кассир принимает и выдает подотчетные деньги, в случае получения наличными – зарплаты, материальной помощи, премий и т.д., заполняет доходные и расходные бумаги.

Контроль за осуществлением кассовых операций и за работой кассира ведет главный бухгалтер. Встречаются случаи отсутствия должности главного бухгалтера в организации, тогда финансовым контролем занимается директор (генеральный директор), руководитель предприятия.

Правила ведения

Порядок ведения кассовой книги в обновленном варианте существует с 2014 года в соответствии с указанием Центрального банка. Этим указанием закреплен новый формат осуществления кассовых операций, однако же, внешний вид документа остался прежним.

Ведение кассовой книжки зависит от формата ее существования.

Как известно, на сегодня существует возможность вести кассовую книгу в двух вариантах:

• печатном (заполняется от руки);
• электронном (автоматизированный вариант).

Правила заполнения печатной кассовой книги:

• Бланки для всех одинаковы и имеют установленную форму. Не может существовать на предприятии какая-либо «особенная» кассовая книга, которая бы отличалась от установленной законодательством. Это связано с упрощением для самих предприятий процедуры оформления. Унификация позволяет упростить учет, способствует достижению единого и четкого результата.
• Кассовая книга оформляется каждый год, то есть отчетный период, показывающий движение наличных на предприятии равен календарному году.
• Что касается заполнения, то в ней нумеруется каждый листок. Не допускается пропуск страниц. Все страницы  книги сшиваются, в конце указывается общее количество пронумерованных листов, сама книга скрепляется подписью руководителя и печатью организации.
• Кассир в книге, оформленной вручную, ведет записи в двойном экземпляре. Это связано с тем, что один экземпляр является элементом кассовой книги, а второй – элемент отчета перед бухгалтерией. Каждый кассир должен избегать исправлений, ошибок и каких-либо помарок.

Правила заполнения электронной кассовой книги:

• Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой, но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
• В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
• Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
• Кассир обязан вносить записи ежедневно, указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.

Инструкция по заполнению

Как уже упоминалось выше, существует установленная форма кассовой книги. Проведем краткий экскурс в метод и форму заполнения кассовой книги.

Для того чтобы правильно заполнить кассовую книгу, необходимо знать алгоритм:

• Каждая книга начинается с обложки. Обложка является лицом. На обложке указываются общие данные, то есть наименование предприятия либо же анкетные данные индивидуального предпринимателя (фамилия, имя и отчество). Если книга заполняется в структурном подразделении организации, то и его название. Также титульный лист должен содержать отчетный период, на который заводится книга.
• Далее идут обычные стандартные листы кассовой книги, в которых, собственно, и отражаются операции. Каждый лист состоит из двух частей, имеющих отрывной характер. Вверху указывается дата, то есть тот день, за который ведется учет, а также номер листа. Далее идет таблица, разделенная на 5 столбцов:
  • номер документа;
  • субъект (физическое лицо, предприятие, предприниматель), от которого получена либо же которому выдана сумма;
  • номер корреспондирующего счета (к/с);
  • сумма прихода;
  • сумма расхода.

После этих оглавлений указывается сумма на начало дня (остаток), а после уже таблица заполняется в соответствии с названиями столбцов.

Если за день проведено операций меньше, чем линий в таблице для заполнения информации, то пустующие графы заполняются большой латинской буквой «Z» во избежание внесения дополнений и исправлений. В конце таблицы подбивается общая сумма, а также остаток на конец дня. Если в этот день была выдана заработная плата и социальные выплаты, то соответствующий пункт таблицы заполняется, в случае отсутствиz таких растрат – ставится прочерк.

В конце, документ подписывается кассиром с расшифровкой подписи и заверяется бухгалтером с отметкой о получении кассового документа в двух экземплярах.

Исправления

Опечатки, описки, исправления, зачеркивания и прочие ошибки никогда не приветствовались. Но все мы люди и иногда допускаем свои ошибки. Конечно, это не критично, но лучше внимательно отнестись к заполнению кассовой книги. Любые исправления считаются нарушением, в связи с чем можно схлопотать выговор или же понести какое-либо наказание.

Есть два вида допускаемых ошибок:

• Не связанные с суммой, отраженной в документе, и не влияющие на итог. Эта проблема решается путем зачеркивания неверно указанного элемента, над ним пишется правильный вариант. Указанная ошибка заверяется подписью составляющего отчет кассира, а также проверяющего бухгалтера.
• Связанные с неправильным указанием суммы остатка. Данный вариант несет более глобальный характер. При таких ошибках перечеркивается полностью заполненный кассиром лист, указывается пометка «аннулировано» и заполняется новый лист. Так как кассир несет ответственность за неверное указание этих данных, то он составляет на имя бухгалтера служебную записку (рапорт) о том, что им была обнаружена ошибка такого характера. Этот рапорт рассматривается созданной комиссией, которая несет ответственность за внесение каких-либо исправлений, корректировок. После этого кассир вносит вышеуказанные исправления и по итогу составляет справку о внесенных изменениях.

Как сшивать

Книга по итогу года должна быть пронумерована и прошита:

• книга прошивается специальными нитками таким образом, чтобы концы нитки после связывания находились на оборотной стороне книги;
• на узел, сформированный нитью, наклеивается специальная бумага, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов;
• такая прошивка заверяется печатью организации, ИП, и подписывается руководителем.

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Для индивидуальных предпринимателей отсутствует обязанность по ведению кассовой книги. Но при этом предприниматели должны все равно вести в ней учет доходов. Однако, если предприниматель уже ведет либо желает вести именно кассовую книгу, его никто не ограничивает, это является его правом.

Если же индивидуальный предприниматель ведет кассовую книгу, то нюансы по заполнению будут касаться только внутренних листов. Так, в табличке, указанной на листах книги, столбик с указанием корреспондирующего счета не заполняется в отличие от организаций. Предприниматели не указывают лимит остатка наличных денег.

Примечательным также является то, что ИП не оформляют так называемые расходники – кассовые ордеры.

Что касается обществ с ограниченной ответственностью, то здесь также немножко упрощена процедура, не указывается:

• корреспондентский счет;
• отсутствует графа, определяемая как «субсчет»;
• коды аналитиков;
• целевое назначение.

Однако, все так же указывается лимит кассы.

Электронный учет

Электронный отчет помогает избежать возможных помарок, которые кассир может сделать при заполнении вручную.

Как мы уже определились, учет кассовых операций может осуществляться в электронном виде.

Электронный учет подразумевает под собой ведение реестра проведенных кассовых операций при помощи автоматизированной программы.

Для этого на компьютере сотрудника (кассира) устанавливается специальное программное обеспечение.

В конце дня после формирования на ПК листа кассовой книги и отчета кассира, эти документы распечатываются, подписываются и передаются бухгалтеру.

Как и рукописная кассовая книга, электронная распечатывается и формируется воедино путем прошивания и заверения.

Loading…

Руководство и примеры заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде

Ведение кассовой книги обязательно для любых предприятий (ООО, ИП, АО и пр.) если они работают с наличными деньгами. Операции по принятию и выдаче наличных подлежат обязательной фиксации в кассовой книге. В данной статье освещаются правила ведения кассовых книг для организаций, не имеющих кассового аппарата, и отражающих в них движение собственных средств.

Кассовой книгой называют документ, в котором отражается движение наличных денежных средств. Осуществлять эти операции и фиксировать их имеет право исключительно кассир.

Все приходные операции оформляются специальным документом – ПКО – приходным кассовым ордером, где фиксируется источник поступления денежных средств (от кого) и основание (счет, акт и прочее) их приходования. Расходные же операции фиксируются в РКО – расходных кассовых ордерах, с указанием получателя и основания выдачи денег из кассы.

• Приходные операции – внесение денег в кассу:

1.  снятие наличных со счета (чековые книжки, корпоративные карты);
2.  возврат подотчета.

Что входит в кассовые документы?

• Расходные операции – выдача денег:

1.  выплата заработной платы, подотчета;
2.  выплата дивидендов.

Необходимость ведения кассовой книги обусловлена, прежде всего, требованием финансовой дисциплины – порядок в приходно-расходных операциях с наличностью – залог финансового здоровья организации. Кроме того, кассовая книга является отчетным документом – сдача его в налоговую, при необходимости поможет отследить чистоту денежных операций организации.

Установленные формы кассовой книги

Ранее существовало обязательное требование ведение кассовой книги исключительно в бумажном виде. Сегодня же законодательством разрешено вести кассу в электронном виде, но многие организации, по-прежнему, придерживаются бумажных форм.

Для любой формы кассовых книг существуют общие правила:

•  Кассовая книга заводится на год — с  01 января по 31 декабря, в случае, если кассовой книги не хватает, то делается дополнительная, с указанием периода ведения операций;
•  На титульном листе указывает наименование предприятия, его ОКПО (ФИО для ИП);
•  Записываются все операции в календарном порядке;
•  Каждый кассовый день фиксируется на отдельной странице;
•  Ведение кассовой книги осуществляет кассир или главный бухгалтер, но в любом случае, это лицо определяется приказом по предприятию;
•  Сначала фиксируются приходные операции, затем расходные;
•  Указываются суммы на начало дня, на конец дня и итого за день;
•  Обязательное совпадение данных кассовой книги с ордерами и фактическим количеством денег в кассе;
•  Все пустующие сроки прочеркиваются «Z».

Правила заполнения документа вручную и его образец в excel

Можно приобрести кассовую книгу готовую, отпечатанную в типографии, она имеет до 300 листов, а возможно подготавливать листы на компьютере, заполнять и потом распечатывать.

• Нумерация страниц. Для кассовой книги, которая изготавливается кассиром самостоятельно на компьютере, нумерация должна быть сквозной – фиксируется каждый лист.

• Исправления в кассовой книге.Поскольку заполнение кассовой книги, в данном случае, ведется от руки, то все исправления оформляются следующим образом:

1.  при обнаружении ошибки в записях, которая не влияет на итоговую сумму за день, неверные данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой, а верные прописываются сверху. Все поправки в кассовой книге визируются подписью ответственного лица.
2.  если ошибка стала причиной неверных итоговых остатков, то такая страница аннулируется полностью и переписывается заново.При аннулировании страницы кассир составляет рапорт об этом, на основании которого комиссия вносит изменения в книгу и выдается справка об этом факте.

Кроме того, при ведении бумажной кассовой книги ее необходимо прошить и скрепить печатью, с указание общего количества листов. Данные меры предназначены исключить возможность изъятия страниц.

Скачать образец кассовой книги бесплатно для заполнения вручную можно тут.

Правила заполнения кассовой книги в электронной форме

При автоматизированном способе ведения кассы в специальном программном обеспечении ежедневно создается 2 бланка – вкладной лист и отчет, со всеми необходимыми данными. Отчет, по окончанию кассового дня, кассир распечатывает и передает в бухгалтерию вместе с ордерами. Весь остальной механизм заполнения остается тем же, что и для бумажной формы.

Пошаговая инструкция по заполнению документа

Рассмотрим ситуацию, когда необходимо принять и выдать денежные средства через кассу организации:

Шаг 1. Оформление

Допустим, что кассовая книга уже заведена, титульный лист оформлен, необходимо заполнить данные по новому кассовому дню:

•  указывает дата в формате число, месяц и год (число указывается двумя цифрами, а месяц прописью – 01 декабря 2016)
•  указывается порядковый номер листа книги (лист 2)

Как заполнить кассовую книгу?

Шаг 2. Перенос остатков с прошлого дня

•  происходит, по сути, принятие кассы – пересчет наличности в кассе и запись в поле «Остаток на начало дня»

Важно, что бы данные по итогам предыдущего и нового кассового дня совпадали, в противном случае имеет место недостача

Шаг 3. Отражение операций

• Иванов И.И. возвращает в кассу неиспользованные подотчетные средства в размере 200,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства принимаются на основании приходного ордера.
• Петрову П.П. выдана заработная плата в размере 5 000,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства выдаются на основании расходного ордера.

Шаг 4. Сведение итогов

По итогам кассового дня подсчитывается количество операций и указываются следующие данные:

•  сколько денег поступило (200,00 рублей);
•  сколько выдано (5000,00 рублей);
•  Остаток на конец дня (5200,00 рублей)

Шаг. 5 Закрытие дня и передача отчета

Документы прихода и расхода денег из кассы предприятия

Выше давалась информация о необходимости составления ПКО и РКО на все операции по движению средств.

Что такое ПКО и где можно бесплатно скачать его образец

Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ, фиксирующий поступление денежных средств в кассу предприятия. Как и все бухгалтерские документы ПКО подлежат нумерации и имеют свои правила заполнения:

• Оформление.  Ордер состоит из 2 частей – первая часть остается в организации, вторая — отрывная, выдается вносителю, как подтверждение приема денег. В ПКО отражаются данные об организации, ОКПО, номер и дата приема денег.

• Заполнение. В соответствующих графах указывается лицо, вносящее денежные средства, а также основание для их внесения.

• Сумма. Прописывается сумма вносимых денег, как цифрами, так и прописью, до копеек.

• Визирование. После заполнения, проверки данных и пересчета суммы, внизу ставится подпись уполномоченного лица, подтверждающего факт принятия денег.

Отрывная часть ПКО дублирует основные данные, но на экземпляре вносителя обязательно должна стоять печать организации.

Форму ПКО в excel можно скачать здесь.

Что такое РКО и как его оформить

Расходным кассовым ордером называют документ, подтверждающий выдачу денежных средств из кассы предприятия

Правила оформления расходного кассового ордера:

• Оформление. Заполнение соответствующих граф с указанием организации, ОКПО

• Запись расхода. Указание кому и на каком основании выданы денежные средства.

• Сумма. Собственноручно получателем прописывается сумма выданных денег, до копеек.

• Визирование. Указание документа, удостоверяющего личность получателя.

После заполнения, проверки данных и выдачи суммы ставится получателя и уполномоченного лица.

Форму РКО можно скачать тут.

Особенности ведения кассовой книги для ИП

Как и любая другая организация, индивидуальный предприниматель обязан соблюдать кассовую дисциплину, однако Указания ЦБ РФ № 3210-У дало некоторые послабления для ИП:

•  нет необходимости устанавливать лимит кассы;
•  нет обязательства по оформлению ПКО и РКО.

Ведение кассовой книги.

Срок хранения документа

Так как кассовая книга является документом финансовой отчетности, то по запросу ИФНС она должна быть предоставлена.

Максимальным сроком давности запроса могут быть кассовые книги сроком не более 5 лет, но такой длительный промежуток времени, как правило, не подлежит проверке. В большинстве запросов ИФНС самостоятельно указывает интересующий период, не превышающий трехлетнюю давность.

Важные нюансы проведения кассовых операций

•  Необходимость соблюдения лимита кассы. Все организации, за исключением ИП, держащие наличные деньги в кассе, приказом от первого рабочего дня года обязаны установить лимит остатка денежных средств в кассе, превышать который они не имеют право.
•  Выдача денег в подотчет. Все выдачи денег должны быть обоснованы, поэтому, если происходит выдача средств из кассы, помимо выплат на заработную плату, отпускных и прочее, получатели обязаны быть оформлены соответствующим приказом, как подотчетные лица и получать деньги только на основании заявления, с указанием цели и срока отчетности (авансовый отчет).

Итоги

Сегодня налоговые органы настороженно относятся к факту оборота наличных денег в кассах предприятий, так как все чаще выявляются случаи «вывода» средств со счетов ООО именно через кассу. Именно поэтому необходимо правильно и своевременно вести все кассовые документы, внимательно следить за приходом и расходом денег, так как малейшие нарушения кассовой дисциплины могут обернуться штрафами от ИНФС.

Подробнее о ведении кассовой книги на предприятии вы узнаете в этом видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 450-27-46 (Москва)

+7 (812) 317-55-21 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Кассовая книга 2019 года: пример правильного заполнения

Как известно, деньги любят счёт. И на практике это правило действительно работает. В целях большинства фирм и организаций главенствующую роль занимает получение прибыли. Но и без расходов абсолютно любая деятельность невозможна. Чтобы соблюсти баланс между успешным бизнесом и исполнением закона применяется понятие кассовая дисциплина. Одной из её составляющих является обязательное ведение всеми фирмами и предприятиями кассовой книги.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств. Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования. Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.

Порядок ведения на [year] год

В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств. При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств. Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Нюансы заполнения документа

Способ ведения документа вручную очень неудобен

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

• на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
• обязательно нумерование каждой страницы книги;
• бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Особенности заполнения в электронном виде

Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами. В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга — один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

• MariYaI
• Распечатать

Ведение кассовой книги 2020: порядок и правила, как правильно вести, образец того, как прошить, прошнуровать, срок хранения в организации

В практически любой организации, оперирующей наличными денежными средствами, ведется кассовая книга.

При этом не имеет значения организационно-правовая форма предприятия, применяемая система налогообложения и форма ее собственности (государственная, частная).

Нужно ли и кто должен вести в организации?

Должностные обязанности по ведению документа обычно возлагаются на работника предприятия, отвечающего за операции с наличностью (кассир, бухгалтер).

В конце рабочего дня (смены) кассир должен сдать кассовые документы в бухгалтерию, вместе с другими первичными бумагами.

На кого возлагается контроль за заполнением?

Контроль за ведением кассовых операций в компании осуществляет главный бухгалтер или непосредственный глава компании.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Проверив внесенные в нее сведения, бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

Что такое выписка из кассовой книги и как ее оформить?

Правила и порядок формирования на бумажном носителе

Главными элементами книги являются вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно одинаковы, с идентичной нумерацией страниц за определенный рабочий день, но вкладной лист остается в книге, а отчет кассира прикладывается к ордерам, выписанным в течение дня.

Кассир каждый рабочий день сводит остатки денежных средств, их остатки автоматически переносятся на последующий день.

Поступившая наличность оформляется приходным ордером, выдача — расходным документом.

Этим бланкам присваивается порядковая, последовательная нумерация, сведения о них фиксируются в книге.

Движение финансовых активов, их записи поступают на проверку главному бухгалтеру.

Кассовая книга (бланк №КО-4) оформляется каждый календарный год, начиная с первого дня и заканчивая последним.

Если операций много и страницы закончились, тогда до завершения отчетного периода оформляется следующая, продолжающая хронологию записей.

Правила ведения книги и требования к данной процедуре:

• допускается заполнение от руки и при помощи компьютера;
• данные вносятся по порядку, не путая очередность операций;
• документ разделен на 2 части: титульный лист и основные страницы ежедневных операций с денежными средствами;
• каждый лист представлен в 2-х экземплярах: один остается в книге, другой — передается сотруднику бухгалтерии;
• все листы прошнуровываются и пронумеровываются, их количество фиксируется на последней странице;
• помарки и поправки не допускаются в документе, но если исправление все-таки необходимо, то неверные данные нужно зачеркнуть, а правильные аккуратно вписать и заверить их подписью кассира и главного бухгалтера;
• заполнять можно только шариковой ручкой, без каких-либо записей «на карандаш»;
• осуществлять ежедневное ведение кассы, а при отсутствии движения денежных средств листы не заполняются;
• две книги в одной организации не заводятся, исключением является наличие у организации представительств или филиалов, причем копии документов из филиала необходимо регулярно направлять в головную организацию.

Ведение кассовой книги также допускается электронно. Документ заверяется электронно-цифровой подписью.

Кассовая книга оформляется на основании нескольких документов:

• книга учета выдачи и принятия денежных средств, показывающая движение денег за день;
• приходные и расходные ордера, необходимые для внесения наличности в кассу или ее выдачи;
• платежная ведомость, оформленная для выдачи заработной платы сотрудникам компании;
• расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочее время, удержания и выплату вознаграждения за труд.

Скачать бланк и образец заполнения кассовой книги КО-4 можно здесь.

Как правильно сшить за год – пример прошивки

Начиная ведение кассовой книги, следует посчитать и распечатать необходимое число листков.

Чтобы оставить место для возможности внесения изменений правильнее распечатать еще несколько добавочных страниц.

Если выявленная неточность никак не повлияет на кассовый итог, то ошибка зачеркивается, а правильная надпись прописывается сверху. Порядок внесения исправлений в кассовую книгу.

При изменении итогового результата неверная страница полностью аннулируется, а правильная информация отражается на новом листе.

По факту внесения поправок оформляется специальная справка. Кассир или другой ответственный работник указывает в ней измененные значения.

Все страницы должны быть пронумерованы, применяется сквозная нумерация. Кассовая книга за период  прошнуровывается, сшивается толстыми нитками, заверяется автографами руководителя фирмы и главного бухгалтера.

При сшивании листов документа, особое внимание стоит уделить на тот факт, чтобы листы невозможно было изъять, поменять, добавить. Итоговый лист книги содержит информацию о количестве пронумерованных листов, они прописывается и в цифровом, и в буквенном выражении.

Скрепки и иные виды переплета не применяются, так как не дают абсолютную гарантию целостности документа.

Возможен вариант опечатывания концов ниток с помощью небольшого прямоугольника белой бумаги.

Образец кассовой книги, которая прошита пронумерована и прошнурована:

Срок хранения

В Налоговом кодексе (статья 23) прописано, сколько лет  хранятся налоговые и бухгалтерские документы в организации, срок хранения составляет 4 года.

Закон о бухгалтерском учете (№402-ФЗ) определяет срок хранения кассовой книги — 5 лет, отсчитывать срок необходимо со следующего года.

На руководителя предприятия возложена ответственность за обеспечение сохранности отчетности кассира, максимальный период хранения — 5 лет.

Указания Центробанка от 11.03.2014 г. (№3210-У) освобождают индивидуальных предпринимателей от ведения кассовой книги.

Они лишь обязаны сформировать платежные, расчетные ведомости при выплате заработной платы при расчетах с сотрудниками наличными денежными средствами.

Отмена данного требования к кассовой документации для ИП не означает, что у них отсутствует необходимость ведения книги. Как ведут книгу ИП?

Указания лишь освобождают их от ответственности перед контролирующими органами за ее отсутствие.

Если учет предпринимателю удобно вести при помощи кассовой книги, то это его право.

Общие правила ведения кассовых операций для организаций (кроме ИП и субъектов малого бизнеса) гласят о необходимости установления лимита кассы.

Если в организации обозначен лимит кассы, то хранить денежные средства в кассе без опаски можно лишь в заявленных рамках.

В конце каждого рабочего дня в распоряжении кассира не может оказаться сумма больше, чем лимит. Излишние средства необходимо сдавать в кредитное учреждение.

Если произойдет задержка передачи наличности, и данный факт обнаружат контролирующие органы, то предприятию грозит штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, должностным лицам — от 4 до 5 тыс. рублей (статья 2.4,  15.1 КоАП РФ).

Исключением являются дни выдачи заработной платы сотрудникам, пособий или стипендий. Денежные средства разрешено хранить в кассе на эти цели в течение 5 дней.

Но если кто-то из персонала деньги не получил, то напротив его ФИО пишется «депонировано», а сверхлимитные средства следует отнести в банк.

О порядке и правилах ведения кассовой книги, можно узнать из данного видео:

Выводы

Для делегирования полномочий по работе с Кассовой книгой, являющейся важным документом бухучета, глава компании должен издавать отдельные локальные распоряжения.

Необходимо уделять огромное внимание детализации регламента применения кассовой книги, прав и обязанностей ответственных специалистов в их должностных инструкциях.

Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

До недавнего времени абсолютно все юр. лица и индивидуальные предприниматели были обязаны четко следовать кассовой дисциплине, т.е. формировать кассовую книгу, составлять кассовые документы. С начала лета 2014 года индивидуальных предпринимателей освободили от ведения кассовой книги в соответствии с указанием Центрального Банка России.

Что такое кассовая книга?

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако многие путают два понятия: контрольно-кассовый аппарат и касса.

Контрольно-кассовая машина (ККМ) — это аппарат, необходимый при приеме наличной оплаты, т.к. когда вы продаете что-то за наличные деньги, вы должны применять контрольно-кассовую машину. В некоторых случаях допускается выдача бланка строгой отчетности вместо кассового чека.

Касса — это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации. Т.е. по кассе отражаются и наличные доходы, и наличные расходы. Выручку наличными, которую вы получаете, в том числе через контрольно-кассовый аппарат, или при выдаче бланка строгой отчетности, нужно отразить по кассе. Если даже у вас нет ККМ, и вы не совершаете наличных операций, кассу все равно следует вести. Заполнение кассовой книги никак не связано с расчетом налогов. Например, по упрощенной системе налогообложения расходы не влияют на расчет налога. Точно также при уплате единого налога на вмененный доход.

Все о правилах ведения кассовых операций.

Особенности регистрации контрольно-кассовой машины в ООО.

Кто должен вести кассовую книгу?

По новому Указанию Центробанка от 11 марта 2014 года под номером 3211-У индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые книги наравне с организациями. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия должны только формировать расчетные и платежные ведомости, если они выплачивают заработную плату и другие вознаграждения наличными деньгами физическим лицам. А юридич. лица как и раньше должны вести и составлять кассовую документацию при работе с наличными деньгами.

Отмена кассовой дисциплины для ИП не означает, что они не имеют право составлять кассовые документы. Это означает, что государственные органы не вправе проверять и наказывать за отсутствие данной документации. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и вести налоговый учет на их основе.

Как правильно оформить кассовую книгу?

Кассовая книга имеет стандартный вид, что упрощает ее заполнение. Но нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги. Итак, как вести кассовую книгу?

• На титульном листе книги должны располагаться полные реквизиты юридического лицa или индивидуального предпринимателя, а также промежуток времени, в течение которого она будет вестись.
• Одну книгу можно использовать на протяжении лишь одного календарного года. Не допускается использование одной книги на протяжении нескольких лет.
• В книге все страницы должны быть пронумерованы и прошиты, а в конце обязательно указание количества страниц.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений.

Как получить выписку из ЕГРЮЛ?

Как долго регистрировать ИП в налоговой?

Общее понятие о статистических кодах для Общества с Ограниченной Ответственностью: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/osnovyi-biznesa/otkryitie-ooo-poshagovaya-instruktsiya.html

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

• книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
• приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
• кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
• платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
• расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

• на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
• на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
• в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
• по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
• в первом столбце указывается номер ордера;
• во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
• третий столбец заполняется только организациями;
• суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
• сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
• на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
• в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
• в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

• ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
• еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Как сшивать кассовую книгу?

Вся книга должна содержать сквозную нумерацию всех листов. Книгу следует прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывается общее количество листов книги цифрами и прописью.

Как же прошить кассовую книгу? Для этого необходимо:

• определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;

• пронумеровать все листы;

• при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;

• на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Сшивание книги не составляет большого труда.

Оформление кассовой книги: сшивание и примеры заполнения

Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.

Порядок ведения и оформления кассовой книги

На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге. По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью. Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.

Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату. Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день. При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.

Основы кассовой дисциплины для ООО и ИП — оформление приходного кассового ордера.

Читайте статью о том, как подключить платежную систему к своему интернет-магазину.

Как сшивать документы для налоговой — примеры, правила и требования: https://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/kak-pravilno-sshivat-dokumentyi.html

Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.

При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.

Вкладной лист кассовой книги

Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.

Образец заполнения кассовой книги

Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.

• В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
• В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
• В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
• В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
• В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
• В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
• В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
• В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.

Как сшивать кассовую книгу

Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.

Ведение электронной кассовой книги

Подготовить и скачать кассовую книгу можно в онлайн-бухгалтерии. Всё, что Вам требуется, — зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии «Моё дело», чтобы работать быстро, чётко и грамотно!

Возможно оформление кассовой книги в электронном виде. С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц. При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги. При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.

Нужна ли кассовая книга для ИП?

До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.

Однако в применяемом с 2012 года Порядке указано об обязательном ведении кассовой книги предпринимателями. ИП, осуществляющие наличные операции, обязаны вести кассовую книгу независимо от используемой системы налогообложения. За некорректное ведение кассовой книги и нарушения кассовой дисциплины, выявленные при налоговой проверке, на предпринимателя может быть наложен штраф.

Как заполнять и вести кассовую книгу?

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
• для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

• от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
• от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.