Порядок оформления личных дел сотрудников школы

Порядок формирования и состав личного дела работника в [year] году

Трудовые ресурсы – наиболее важная составляющая деятельности любой компании. Поэтому и учет таких ресурсов должен осуществляться с соблюдением всех законодательных принципов и правил ведения кадрового документооборота.

Поскольку отдельного нормативно-правового акта, регламентирующего порядок создания, ведения, учета и хранения личных дел, не существует, возникает путаница и разночтения по данному поводу.

Что это такое

На основании пп. 95 п. 3.2.2. ГОСТа Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17 октября 2013 года, под делом понимается документ или совокупность документации, который (которая) относится к одному вопросу, помещенный (помещенная) в отдельно взятую папку.

Говоря проще, личное дело – это папка, в которой хранятся документы на сотрудника – начиная от начала его деятельности и заканчивая увольнением.

В случае, если бумаг много, то делается несколько папок. При этом каждая папка будет являться томом одного и того же личного дела.

Обязательно ли его вести

По состоянию на 2019 год обязанность по ведению личных дел возлагается только на государственные органы, в которых проходится государственная гражданская служба.

Указанная обязанность предусмотрена ч. 3 ст. 42 ФЗ № 79 от 27 июля 2004 года “О государственной…”. В этой же статье сделана отсылка на Указ Президента № 609 от 30 мая 2005 года “Об утверждении…” (далее – Указ), который более подробно регламентирует порядок открытия и ведения личных дел.

Для остальных организаций (в том числе, и для ИП, имеющих наемный персонал), указанная обязанность не регламентирована ни ТК РФ, ни прочими нормативными актами, в которых содержатся нормы трудового права. Поэтому такие организации (ИП) могут оформлять и вести личные дела по своему желанию.

На кого заводят

Поскольку действующим законодательством регламентирована обязанность вести личные дела только в отношении гражданских служащих, остальные компании (ИП) самостоятельно решают – заводить ли личные дела вообще, или заводить, но только в отношении отдельных категорий работников или индивидуально определенных лиц.

Соответствующие нормы о порядке формирования и составе личного дела работника руководителю фирмы следует закрепить в локальном документе. Как правило, это Положение о правилах создания, формирования и ведения личных дел.

В целях экономии времени и снижения нагрузки по кадровому документообороту, часть работодателей предпочитает осуществлять оформление дел лишь в отношении следующих категорий:

• руководящее звено;
• заместители руководителей, начальники структурных (обособленных) подразделений;
• резерв кадров;
• труженики, на которых возложена полная материально-финансовая ответственность;
• ключевые специалисты и др.

Наиболее редко дела заводятся в отношении работников, занятых на должностях, не требующих особых знаний или квалификации – уборщица производственных и иных помещений, вахтер, гардеробщик, дворник и др.

Состав личного дела

Личное дело формируется согласно внутренним правилам компании, указанным в локальном нормативном акте.

В деловой среде принят следующий порядок:

• в отношении каждого сотрудника – отдельная папка;
• файлы и скоросшиватели используются редко – чаще всего, это именно папки;
• дела толще 4 см формировать в одной папке нецелесообразно – лучше сделать несколько томов;
• в деле могут находиться и оригиналы, и ксерокопии документации, при этом оригиналы наиболее важных бумаг в деле лучше не хранить;
• хранение в одном деле 2-х или более экземпляров одного и того же документа не рекомендуется;
• принцип комплектования дела документами – хронологический, то есть первыми в папке идут бумаги, оформленные раньше.

Порядок формирования

Личное дело трудящегося формируется при поступлении на работу и доукомплектовывается в процессе ведения трудовой деятельности. При увольнении работника дело подлежит закрытию.

При трудоустройстве

Дело состоит из 3-х групп документации. Разумеется, часть нижеуказанных документов может отсутствовать в личном деле в связи с характером трудовой деятельности. Например, копия приказа о полной финансовой ответственности не будет в деле у работника, который ее не несет.

При поступлении на работу в дело включаются следующие документы:

Документы, предоставленные тружеником при первичном поступлении на работу	Резюме или анкета
Диплом о высшем или среднем профессиональном образовании
Аттестат
Паспорт
СНИЛС
Свидетельство ИНН
Приписное свидетельство или военный билет
Справка об отсутствии судимости
Справка, подтверждающая прохождение медицинского осмотра
Заявление о приеме на работу
Приказ о приеме
Заключенный трудовой договор
Прочие документы

В процессе трудовой деятельности

В процессе трудовой деятельности дело доукомплектовывается следующими бумагами:

Документы, оформленные в процессе трудовой деятельности у данного работодателя	Различного рода квалификационные удостоверения
Водительское удостоверение
Свидетельство о заключении или аннулировании брачного союза
Свидетельства о рождении на всех детей
Должностная инструкция
Дополнительные соглашения к трудовому контракту
Договор о материальной ответственности
Акты о прохождении переаттестации
Сведения о плановых медосмотрах
Документы, подтверждающие ограничения при осуществлении трудовой деятельности (справка об инвалидности и др.)
Приказы о повышении, переводе, понижении, изменении названия должности и др.
Докладные, объяснительные, служебные записки
Приказы о наложении дисциплинарных взысканий и об их снятии
Трудовая книжка

После увольнения

После увольнения работника, в зависимости от конкретного основания, дело дополняется следующими бумагами и закрывается:

• заявление на увольнение по своему волеизъявлению или соглашение сторон;
• приказ об увольнении;
• свидетельство о смерти и др.

Как правильно оформить и его образец

Оформление личного дела должно производить ответственное должностное лицо компании, наделенное доступом к персональным данным тружеников соответствующим приказом руководителя.

При поступлении на работу кадровик обязан взять папку, обложка которой будет служить титульником дела. Оформлять титульник следует согласно образцу, установленному Приложением 11 к Основным правилам… (утверждены Решением Росархива от 6 февраля 2002 года).

Согласно указанным положениям, на титульнике должны содержаться следующие сведения:

• наименование работодателя;
• структурное подразделение, где трудится работник;
• табельный номер сотрудника, его ФИО;
• дата начала работы.

Дата увольнения, срок хранения папки, а также количество листов указываются на титульнике после закрытия дела и его передачи в архив (см. далее).

В процессе трудовой деятельности в дело будут добавляться новые документы и изыматься старые. Для систематизации добавленных и изъятых документов рекомендуется вести опись.

Сроки

Нормативные сроки составления личного дела после приема гражданина на работу не регламентированы. Равно, как и сроки внесения копий новых документов или сроки изъятия старых в процессе ведения трудовой деятельности.

Хранение

На основании п. 23 Указа, личные дела, оформленные в отношении гражданских служащих, подлежат хранению в государственной структуре в течение 10 лет после дня увольнения гражданского служащего. По истечении 10-летнего срока дело передается в архив.

В остальных организациях передача личных дел после их закрытия должна состояться не позднее, чем через 3 года.

В самом архиве дела хранятся в соответствии со сроками, установленными в ст. 22.1. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года “Об архивном…”:

Категория личного дела	Время хранения в архиве
Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года	75 лет
Позднее 1 января 2003 года	50 лет

Кто имеет доступ

Работодатель обязан хранить личные дела в местах, исключающих вероятность доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующего разрешения. Это может быть специальное помещение, в котором находятся сейфы или металлические шкафы, запирающиеся на замок.

На основании пп. “е” п. 5 Указа, государственным органам, в которых осуществляется гражданская служба, запрещается передавать персональные данные сотрудника, содержащиеся в его личном деле, третьим лицам без письменного согласия служащего.

В отношении иных организаций действует положение ст. 7 ФЗ № 152 от 27 июля 2006 года “О персональных…” – работодатель без согласия труженика обязан не допускать использование персональных данных иными лицами, кроме управомоченных на их использование (например, сотрудников кадровой службы).

Как закрыть

Закрытие осуществляется в день увольнения. Сотрудник кадровой службы (заверитель) при этом:

• проверяет комплектность всех документов, их расположение в хронологическом порядке;
• сверяет нумерацию листов;
• делает последнюю запись на описи, где указывается число листов дела и листов самой описи;
• подписывает опись и последнюю запись;
• оформляет лист-заверитель, содержащий описание дела;

• сшивает все бумаги;
• на титульнике пишет дату закрытия дела и время хранения всей папки;
• по истечении 3 лет дело передает в местный архив.

Итак, обязанность по ведению личных дел накладывается только на учреждения, где проходит гражданская служба. Остальные работодатели вправе сами выбрать – оформлять данный документ или нет.

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/porjadok-formirovanija-i-sostav-lichnogo-dela-rabotnika/

Положение о ведении личных дел работников [year]

ФНС отредактировала контрольные соотношения показателей декларации по НДС. Это связано со вступлением в силу приказа, внесшего поправки в бланк НДС-отчетности.

В случае, когда «физик», не зарегистрированный в качестве ИП, приобретает товары с использованием заграничного интернет-сервиса (например, eBay), обязанности налогового агента по НДС на него не возлагаются.

В преддверии очередного срока уплаты страховых взносов налоговики решили обратить внимание плательщиков на наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении платежных поручений на перечисление взносов в бюджет.

Впервые сдать в ИФНС новый единый расчет по взносам нужно не позднее 2 мая. Однако уже сейчас стало известно, какую ошибку в заполнении отчетности страхователи допускают особенно часто.

Порядок оформления личного дела сотрудника

Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций.

Если организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательной информации целесообразно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих.

Кроме того, следует соблюдать правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст)

Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в [year] году

Личное дело — набор документов о работнике фирмы. Содержит также его личные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях.

Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

1. служащие с перспективой карьерного роста.
2. руководство и заместители;
3. работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
4. эксперты компании;

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров.

Личное дело работника (сотрудника)

Мы часто сталкиваемся с понятием «Личное дело», сопровождающим нас повсюду, — на работе, в офисе, на службе.

Не каждый руководитель или сотрудник кадровой службы в точности следует существующим правилам и инструкциям в области формирования, сохранности и доступа к этому «пакету документов». Итак, Личное дело – это состав документов, содержащих определенные сведения о сотруднике или работнике, включая его биографию, сведения об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и категории той или иной специальности.

Личное дело занимает основное место в системе учета сотрудников.

На всех предприятиях в обязательном порядке формируются личные дела на всех сотрудников. Первоначально личное дело включает только те документы, которые необходимы для принятия на работу определенного сотрудника (о них будет сказано ниже).

Положение об отделе кадров

2.1.

Комплектование предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

4.2.

Обеспечение (совместно с руководителями подразделений предприятия) приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью; организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

4.3. Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

4.7.

Выстроенная и понятная схема найма работников экономит как время нанимателя, так и время соискателя.

Рассмотрим подробнее процедуру трудоустройства. *Юрлицам, применяющим либо желающим применять упрощённую систему налогообложения (УСН), нужно учитывать ограничения по средней численности работников (не более 100 человек), в том числе для ведения упрощённого учёта (в книге учёта доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей) при применении УСН (не более 15 человек).

5.

1. Реализация ФГОС ОВЗ
2. Мы и СМИ
3. Достижения
4. Фестиваль
5. ЕГЭ и ОГЭ
6. Отзывы о работе школы
7. Школьное радио
8. Бесплатная юридическая помощь
9. План работы
10. Объявления
11. Противодействие коррупции
12. Проекты
13. Конференция
14. Комплексная безопасность
15. История школы
16. Профориентация
17. Коррекционно-развивающая деятельность
18. Доступная среда для маломобильных групп населения
19. Дополнительное образование
20. Центральная психолого-медико-педагогическая комиссия
21. Родителям

1.1.Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

Личное дело работника

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти.

Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел.

Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы.

Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

заявление о приеме на работу; трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения; личный листок по учету кадров и дополнение к нему; анкета (автобиография ); документы об образовании (копии); документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; рекомендательные письма или характеристики ; должностные инструкции (регламенты); аттестационные листы, отзывы, представления; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д.

Ведение личных дел сотрудников

Коллеги, помогите!Возник спор.У нас коммерческая организация.

Веду дела сотрудников следующим образом: завожу отдельную картонную папку, наклеиваю бирку с Ф.И.О.

сотрудника и в нее (в папку) складываю все документы начиная от копий документов, предоставленных при приеме на работу и далее по порядку (лист ознакомления с ЛНА, должностная инструкция, ТД, приказ о приеме, Т-2 и т.д.).

С бухгалтером возник спор, что такое ведение личных дел сотрудников чревато для организации. Якобы есть утвержденный алгоритм ведения личных дел сотрудников и за его неисполнение нас могут наказать при проверке.

А чтобы этого избежать нужно все документы хранить отдельно (договоры — отдельно, приказы по л/с — отдельно, ну т.д.)Коллеги, прошу разъяснить мне, убогому, в чем я не прав.

Источник: http://pravo-38.ru/polozhenie-o-vedenii-lichnyh-del-rabotnikov-2018-76633/