Спецодежда как списать в бухгалтерии?

Организация учета спецодежды на предприятии

Учет специальной одежды и СИЗ не является новой задачей. Все предприятия, так или иначе связанные с обеспечением работников средствами защиты уже поставили у себя процессы учета и выдачи специальной одежды. Обеспеченность СИЗ — один из важных показателей проверки соблюдения требований по охране труда. На производствах затраты на обеспечение СИЗ на 1 работника в среднем составляет порядка 7,4 тыс. рублей в год, в отдельных отраслях до 24 тыс. рублей. Суммы для крупного предприятия значительные и важно эффективно организовать процесс обеспечения персонала спецодеждой и СИЗ.

Требование обеспечения СИЗ определяются ст. 212 и 219 Трудового кодекса Российской Федерации, существуют отраслевые нормы выдачи СИЗ, (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 октября 2008 г. N 541н), есть правила обеспечения спецодеждой и СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г. N 290н)

Какие потери от неэффективного учета наблюдаются на предприятиях?

• Необоснованные запасы, приобретенные без учета сроков возникновения потребности со временем превращаются в неликвиды.
• Отсутствует сквозной поразмерный учет, что приводит к нехватке обеспечения индивидуальных средств защиты нужного размера.
• Не учитывается срок использования спецодежды в эксплуатации, возврат неиспользованной спецодежды на склад.
• Приобретается слишком широкий спектр защитных средств направленных на защиту от одного фактора.
• Сложно учесть требования типовых норм обеспечения спецодеждой с учетом допустимых аналогов и замен по согласованию с профсоюзом.
• Высокая трудоемкость изменения расчетов при сокращении или изменении рабочих мест производства.
• Невозможность отследить влияние обеспеченности СИЗ на уменьшение класса условий труда и снижения компенсаций работникам по Закону 426-ФЗ.
• Мониторинг фактической обеспеченности СИЗ не ведется оперативно

Эти проблемы ложатся на плечи специалиста по охране труда и ему трудно без удобного инструмента организовать правильный и эффективный учет. Как можно реализовать необходимый учет специальной одежды? На практике есть 3 варианта:

1. Электронные таблицы — Настроить электронные таблицы и заполняемые бланки, занести в них и затем постоянно актуализировать информацию, вести сверку с бухгалтерией и учитывать в них параллельно факты выдачи и возврата. Вариант самый распространенный и не самый удобный. Мало того, что таблицы должны работать в многопользовательском режиме, для их разработки потребуется написание сложных запросов и даже макросов, они, как правило, имеют свойства теряться, ломаться и разобраться с ними без автора будет сложно.
2. Бухгалтерский учет — доработать бухгалтерский учет на предмет внесения в программу необходимых данных, реализовать в одной программе все разрезы учета спецодежды, от потребности, до учета эффективности. Это другая крайность реализации данной задачи. На крупных предприятиях процессы учета сложные и поддержание адаптированной программы регламентированного учета становится практически невозможным при увеличении реализуемых в них функциях.
3. Специальная программа оперативного учета — Создать отдельный модуль программы, который сможет собрать в себе данные из разных источников, существующих на предприятии информационных систем, и обеспечить выполнение требуемых функций и передачу результата в другие блоки. Минус данного решения в том, что создать такой программный продукт под силу не каждому отделу автоматизации и у них всегда есть «более важные» задачи.

Целесообразность применения отдельного программного продукта продиктовано не только соображениями разделения функций программы по разным подразделениям, но и по разделам учета, по типам и целям. Давайте посмотрим на задачи учета специальной одежды на предприятии:

• Установка и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников
• Установка норм и потребностей в спецодежде, спецобуви и СИЗ
• Формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей
• Ведение учета на складах спецодежды и СИЗ по размерам с учетом процента износа
• Учет выданной спецодежды и СИЗ с учетом размеров, процента износа и срока износа
• Формирование «Личной карточки учета выдачи СИЗ» и других печатных форм
• Формирование отчетности о потребностях, обеспеченности, запасах спецодежды и СИЗ

При этом необходим оперативный обмен данными с другими учетными системами:

• Отдел труда и Кадры — данные о приеме, увольнении, изменении штатной расстановки.
• Складской учет — данные о наличии специальной одежды, выдаче и возврате, требования, лимитно-заборные карты на выдачу.
• Закупки — Внутренний заказ на закупку. Прайсы и номенклатура поставщиков.
• Бухгалтерский учет — данные по начислению износа и учету затрат по спецодежде и СИЗ.
• Бюджетирование — план расходов на закупку специальной одежды.

Как видно из этого анализа требования к программе довольно обширны и это еще не все. Надо учесть, что каждое предприятие особенное и везде свои особенности учета и требования к организованным процессам. Есть разделение контуров учета на оперативный, регламентированный и управленческий учет. Есть стандартные процессы закупок, оценки и движения товарно-материальных ценностей. Для отдела снабжения и работы кладовщиков работа по движению спецодежды ничем не должна отличаться от уже отлаженных процессов движения товаров. Для них спецодежда — это тот же товар.

Соответственно программа специалиста по охране труда должна учитывать эти события. Программа должна избегать двойного ввода данных. Недопустимо дублирование ввода информации в систему отдельно для склада и отдельно для учета спецодежды. Информация должна легко трансформироваться и передаваться из системы в систему. Если рассматривать написание технического задания на автоматизацию учета специальной одежды и СИЗ, необходимо воспользоваться процессным подходом.

Изучить должностные обязанности и функции специалиста по охране труда и спроектировать его взаимодействие с другими службами.

Рассмотрим схему бизнес-процесса учета спецодежды.

Такие задачи под силу современным платформам для автоматизации бизнеса. Ярким примером реализации такого подхода является разработка ООО «Информ Центр» программный продукт «Охрана труда» для 1С:Предприятия 8.

Автоматизация учета специальной одежды и СИЗ при помощи программы «Охрана труда»

Рассмотрим подробнее работу программы «Охрана труда». Для начала работы необходимо заполнить основные справочники: «Организации», «Подразделения», «Профессии», «Физические лица».

В программе имеется блок для обмена данными с типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие: «Управление производственным предприятием», «Зарплата и управление персоналом», «Бухгалтерия предприятия».

Для заполнения, а главное для актуализации данных можно воспользоваться обработкой загрузки данных. Программа уже настроена и для начала обмена достаточно просто указать необходимую базу данных в качестве источника. После обмена все необходимые справочники будут заполнены.

Теперь мы можем установить размеры физических лиц двумя способами:

1. Внести данные о размерах в личную карточку физического лица.

2. Воспользоваться специальной обработкой «Установка размеров физлиц». Этот вариант удобнее при первоначальном заполнении размеров, когда требуется заполнение данных по всем физлицам.

Вести размеры номенклатуры одежды, так же возможно с помощью программы «Охрана труда». Номенклатура в учетных системах бухгалтерии или складского учета может не вестись с достаточной степенью детализации по размерам. Там это не нужно. А для обеспечения работников специалисту по охране труда требуется обязательно. Для этого в программе предусмотрен учет в разрезе характеристик.

Полученные данные из учетных систем при переносе в программу «Охрана труда» необходимо конкретизировать по размерам.

Учет норм и потребностей выдачи спецодежды и СИЗ

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды и специальной обуви (Приказ 541н от 1.10.2008) загружены в программу в виде справочника. Наряду с ним могут быть загружены другие нормы. Список норм приведен в документе «Нормативные документы по установлению норм выдачи специальной одежды».

По согласованию с профсоюзом на предприятии могут применяться свои нормы выдачи, установленные с учетом аналогов. Для разрешения вопроса, что же положено выдавать в программе предусмотрен документ, который определяет, что и кому выдавать. Универсальность документа заключается в том, что можно назначить норму на выдачу как отдельному подразделению, профессии, рабочему месту или конкретному сотруднику, либо назначить комбинацию этих параметров в любом сочетании. Предусмотрена возможность корректировки количества и срока полезного использования для выдачи сменных комплектов. Это когда выдается 2 спецовки на двойной срок для возможности стирки.

Установленные нормы, с одной стороны, служат для расчета потребностей в спецодежде и СИЗ при планировании закупок, с другой стороны позволяют перейти к формированию лимитно-заборных карт для выдачи спецодежды согласно норм с учетом имеющегося в наличии складского запаса. Сформированные нормы выдачи закрепляются за сотрудником.

Как правило, на предприятиях выдачей спецодежды занимаются кладовщики складов вспомогательных материалов, реже встречается выделенный склад спецодежды. Программа позволяет самостоятельно вести учет движения на складах по спецодежде и СИЗ, а может обмениваться информацией с другой учетной программой. Тут есть несколько вариантов:

• Только в программе Охрана труда: Учет спецодежды по ассортименту и размерам ведется в программе «Охрана труда». Сведения о движениях товара переносятся в учетную программу в детализированном или свернутом виде.
• И там и там: Кладовщики ведут учет в «своей» программе без разреза по размерам, а в оперативном учете «Охрана труда» присутствует дополнительный разрез учета по размерам.
• Только в программе Склад: Кладовщики ведут учет в разрезе характеристик с учетом размеров, программа «Охрана труда» настраивается для загрузки этих данных.

В любом случае в программе охрана труда должны присутствовать сведения о поступлениях на склад и выдаче спецодежды со склада.

Сведения о наличии остатков по сладам, данные о спецодежде в эксплуатации и рассчитанные нормы выдачи позволяют вычислить требуемые объемы закупки спецодежды и составить внутренний заказ.

Программа готова сама выполнить согласование между номенклатурой для учета и номенклатурой для заказа при помощи дополнительной таблицы «Товары для обмена».

Результатом работы системы учета спецодежды и СИЗ является получение оперативных и достоверных данных о наличии, об обеспеченности и о потребностях в закупках. При этом все необходимые перерасчеты, связанные с перестановкой или сокращении персонала, остановкой при простое или запуском участка работы, открытии нового производства сразу отражаются в отчетности.

Благодаря использованию данного блока на предприятии возникают следующие эффекты:

• Снижается чрезмерный складской запас спецодежды.
• Повышается обеспеченность работников спецодеждой и СИЗ.
• Повышается качество обеспечения за счет учета эффективности, экономия на закупках.
• На предприятии ведется достоверный и оперативный учет выданной спецодежды и минимизированы затраты на обеспечение требований.
• Решается вопрос оперативного планирования и бюджетирования с любым горизонтом глубины прогноза.

При переводе этих выводов на язык цифр видно, что внедрение программы позволит улучшить каждый из показателей и эффект от внедрения может составить в размере около 10% от годового бюджета на закупку спецодежды! Как это рассчитали? А вот как! Возьмем предприятие в 1000 работников. По статистике из начала статьи видно, что в год такое предприятие тратит в среднем на спецодежду и СИЗ порядка 7 400 000 рублей.

• Снижение запаса спецодежды с полугодового, до 1 месяца высвобождаем около 3 млн. рублей, а это при ставке рефинансирования 8% годовых дает выигрыш в 250 тыс. рублей в год.
• Отсутствие спецодежды и СИЗ — это риски и штрафы. Максимальный риск — не допуск к работе, то есть простой, а в «лучшем» случае это штраф до 150 тысяч рублей, не считая риска дисквалификации руководителя.
• Допустим, за счет выстраивания ассортимента и оценки стоимости закупки нам удалось снизить затраты на спецодежду на 3-5%. Тогда в рублях мы получаем еще от 220 до 370 тысяч рублей в год.
• Аккуратность в учете выданной спецодежды и возврат её при ротации персонала могут дать еще 0,5%, это порядка 30 тыс. рублей в год.
• Трудоемкость расчетных операций, экономию времени специалиста по ОТ, его пользу от занятия более благодарным делом учтем без денежного выражения.

Очевидно, что построение системы учета спецодежды на предприятии окупается уже течении первого года и даже раньше.

Дмитрий Просвирнин

Списание спецодежды в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

По закону все организации в обязательном порядке должны предоставлять своим работникам спецодежду, так как она необходима для защиты от нежелательного воздействия окружающей среды при выполнении обязанностей.

Учет спецодежды в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 производится в соответствии с приказом Министерства Труда № 997н. В данной пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим весь процесс списания спецодежды в 1С с разными сроками полезного использования в связи с тем, что нормы учета для них различаются.

Покупка спецодежды

Прежде всего, вы должны отразить в программе покупку самой спецодежды. Для этого перейдите в раздел «Покупки» и создайте новый документ «Поступление (акты, накладные)».

Заполните шапку документа, указав стандартные реквизиты поставщика, вашу организации и то, где будут числиться покупаемые товары.

В нашем случае организация приобретает резиновые сапоги, халат х/б синий и перчатки х/б. Как вы можете заметить, что на рисунке выше у всех номенклатурных позиций проставлен счет учета 10.10. 1С 8.3 заполнила его автоматически.

Если у вас этого не произошло, перейдите в карточку соответствующей номенклатурной позиции и убедитесь в том, чтобы в качестве вида номенклатуры была установлена «Спецодежда».

Так же проверим правила определения счетов учета покупаемых нами резиновых сапог. Приоритетным для нее является счет 10.10.

Больше ничего в данном документе мы заполнять не будем. Теперь его можно провести и проверить правильность формирования движений.

Передача в эксплуатацию

После отражения в 1С 8.3 факта поступления спецодежды, она стала числиться на основном складе счет 10.10. Теперь можно произвести её выдачу непосредственно сотрудникам организации. Для этого служит документ «Передача материалов в эксплуатацию». Создать его можно на основании только что созданного нами поступления спецодежды.

1С Бухгалтерия автоматически заполнила все возможные поля, но предположим, что мы хотим передать в эксплуатацию лишь резиновые сапоги в количестве 10 штук. В табличной части укажем физ. лицо – Абрамова Геннадия Сергеевича. Именно за ним теперь будут числиться резиновые сапоги.

Обратите особое внимание на заполнение графы «Назначение использования», которая отмечена на изображении выше. В нее помещается элемент специального справочника, в котором указывается порядок погашения стоимости спецодежды и спецоснастки.

Данный справочник вы можете заполнить самостоятельно. В рамках нашего примера был выбран линейный способ погашения стоимости. Отражать расходы мы собираемся на 25 счете.

Предположим, что срок полезного использования для резиновых сапог в данном примере назначения будет составлять 11 месяцев. В соответствии с законодательством такую спецодежду можно списать сразу, если данный срок не превышает 12 месяцев.

После внесения всех данных документ можно провести.

Списание спецодежды

На основании передачи материалов в эксплуатацию можно списать эту спецодежду.

Документ заполнился автоматически, и нам осталось только изменить количество списываемых резиновых сапог.

После проведения документа в проводках можно убедиться в том, что все сапоги в количестве 10 штук были списаны со счета МЦ.02.

Возврат из эксплуатации

Иногда на практике встречаются такие случаи, когда спецодежду нужно вернуть из эксплуатации. Причин такому явлению может быть много, например, увольнение, больничный, командировка или перевод сотрудника.

Документ возврата их эксплуатации можно создать на основании передачи материалов в эксплуатацию.

В данном случае, так же как и в предыдущем примере, достаточно только указать количество. На изображении ниже представлен пример возврата одной пары резиновых сапог.

После проведения документа мы видим, что со счета МЦ.02 списана одна пара стоимостью 150 рублей. Счет учета сапог изменился с 10.11.1 (в эксплуатации) на 10.10 (на складе).

Погашение стоимости

Внесем в ранее введенную передачу спецодежды в эксплуатацию еще одну позицию – «Халат х/б синий» в количестве 5 штук. В назначении использования халата укажем, что срок его полезного использования будет составлять 18 месяцев, то есть полтора года.

Погашение стоимости халата будет производиться при закрытии месяца. В рамках нашего примера все документы были проведены от сентября 2017 года. В связи с этим нужная нам операция по погашению стоимости халата будет произведена уже при закрытии октября 2017 года. Аналогичная схема применяется и при амортизации основных средств.

Рассмотрим проводки, которые создала операция погашения стоимости спецодежды и спецоснастки в октябре 2017 года. Как показано на рисунке ниже для халата было произведено списание на сумму 97,22 рублей. На эту сумму в течение 18 месяцев будет производиться погашение стоимости данной позиции.

В соответствии с указанными данными в назначении использования расчет получился следующим:

• 5 (количество халатов) * 350 (цена одного халата) / 18 (срок полезного использования) = 97,22 рублей.

Отчетность

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.11.1 за октябрь 2017 года. Обратите внимание, что для уточнения наличия спецодежды и спецоснастки на складе нужно использовать счет 10.10.

На приведенном ниже рисунке мы видим не только какая сумма была по халату в конце и начале октября, но и погашенные 97,22 рублей.

Спецодежда как списать в бухгалтерии?

На основании данных первичной документации осуществляется контроль спецодежды на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Приобретать МБП приходится часто. Поэтому бухгалтеры должны знать, как правильно вести учет спецодежды. Рассмотрим детальнее, как оформлять документы и проводить операции в 1С.

Обеспечение СИЗ

Обеспечение сохранения жизни работников является одним из принципов декларации Международной организации труда и Всеобщей декларации прав человека. В ТК РФ на первое место выдвинута обязанность работодателей обеспечить нормальные условия труда сотрудников. Согласно ст. 210 ТК РФ, одним из главных направлений госполитики в этой области является предоставление сотрудникам средств защиты.

СИЗ – это предметы, используемые для предотвращения воздействия вредных производственных факторов. Они применяются, если безопасность работы не может быть обеспечена только оборудованием и организацией труда.

СИЗ делятся на:

• изолирующие костюмы, скафандры;
• средства для защиты органов дыхания, такие как противогазы и респираторы, пневмошлемы и маски;
• специальную одежду: жилеты, пальто, накидки и т. д.;
• средства для защиты нижних конечностей (сапоги, ботинки бахилы и т. д.), верхних конечностей (перчатки, рукавицы), головы (шлемы, шапки, береты), лица (щитки), глаз (защитные очки), органов слуха (специальные шлемы, наушники);
• средства для защиты от падения с высоты;
• дерматологические средства.

Техника безопасности на предприятии и ст. 221 ТК РФ предусматривают порядок обеспечения трудоустроенных лиц средствами защиты. Работодатель обязан предоставить необходимые МБП лицам, работающим на вредных производствах и в загрязненных помещениях.

На нем также лежит обязанность по сохранению, стирке, сушке, дезинфекции, дезактивации и ремонту выданной спецодежды. Согласно ст. 215 ТК РФ, СИЗ — даже иностранного производства — должны соответствовать требованиям охраны РФ и иметь сертификат качества.

Иначе их применять нельзя.

Перечень и количество необходимых МБП представлен в Типовых отраслевых нормах. Перечисленные там требования не зависят от отрасли производства, цеха или участка работы. Однако, согласно ст.

221, работодатель имеет право ограничить нормы бесплатной выдачи СИЗ, согласовав вопрос с профсоюзной организацией и исходя из своего экономического положения.

Данное положение действует, если рассматриваемые СИЗ отличаются по качеству от типовых и лучше защищают в условиях вредного производства, высоких температурных режимов и загрязнений.

В некоторых случаях работодатель может после согласования с госинспектором по охране труда и профсоюзным органом заменить один вид СИЗ, предусмотренный Типовыми нормами, другим, который лучше обеспечивает защиту от опасных производственных факторов. Например, хлопчатобумажный комбинезон может быть заменен костюмом или халатом из этой же ткани, или наоборот.

Суконный, брезентовый костюм может быть заменен хлопчатобумажным с огнезащитной или водоотталкивающей пропиткой, кожаные ботинки можно поменять на резиновые, полусапожки из искусственной кожи – на кирзовые. Прорезиненный фартук меняют на изделие из полимерных материалов, рукавицы — на перчатки.

Точно так же можно заменить материал и использовать вместо резиновых изделий для защиты рук перчатки из полимерных материалов.

Такие СИЗ, как предохранительный пояс, диэлектрические перчатки, галоши, коврик, очки, щитки, противогаз, респиратор, шлем, накомарник, наплечники, каска, налокотники, заглушки, антифоны, шлемы, светофильтры и прочие, не указанные в Типовых нормах предметы могут быть выданы сотрудникам после предварительной аттестации рабочих мест. Исследуется характер выполняемых работ, а также определяется срок использования — до полного износа или в качестве запасных.

Выдаваемые сотрудникам СИЗ должны соответствовать им по росту, полу, размерам, условиям выполняемой работы. Предусмотренные Типовыми нормами дежурные средства защиты должны предоставляться сотрудникам исключительно на время выполнения работ, для которых они изначально предусмотрены.

Такие МБП могут быть закреплены за отдельными рабочими местами. Например, тулупы можно использовать на наружных постах, диэлектрические перчатки — при работе на электроустановках и т. д. Передаваться такие СИЗ будут между сменами, а ответственными за их использование являются мастера.

Теплая спецодежда и обувь (утепляющие костюмы, куртки, брюки, тулупы, валенки, ушанки, меховые рукавицы и др.) должны выдаваться с наступлением холодов, а в теплое время года – сдаваться для хранения до следующего сезона. Время пользования такой одеждой устанавливается работодателем вместе с профсоюзом и органом, занимающимся учетом климатических условий.

Лицам, которые совмещают профессии или выполняют постоянно несколько видов работ, в т. ч. в составе бригад, кроме основных, должны выдаваться СИЗ в зависимости от вида деятельности.

БУ

Учет спецодежды в балансе осуществляется по фактическим затратам на ее покупку или изготовление. Если предприятие использует МБП собственного производства, то расходы на их изготовление группируются сначала на счетах учета производственных издержек.

По факту выпуска рассчитывается себестоимость, в которую включаются все затраты. Готовая спецодежда отправляется на склад «Актом выполненных работ». В БУ формируется проводка ДТ23 КТ10 на сумму расходов по изготовлению.

Аналитический учет следует вести максимально подробно, указывая количество, наименование, дату поступления и возврата, материально ответственных лиц.

В БУ стоимость МБП списывается единовременно или линейно. Первый метод можно применять, если срок службы предмета не превышает 12 месяцев, а второй – для более долгосрочных МБП. Детальнее нюансы списания спецодежды будут рассмотрены далее.

Варианты

Обычно спецодежда учитывается в составе производственных запасов. Но если ее стоимость превышает 40 тыс. руб., а срок использования превышает 12 месяцев, тогда ее приходуют в состав ОС. Выбранный вариант нужно прописать в приказе об учетной политике организации.

Приобретение спецодежды

Если купленные товары учитываются в составе ОС, то приходовать их следует на счет 10. Он указывается на вкладке «Материалы» в программе 1С. Также необходимо выделить отдельный субсчет «Спецодежда на складе». Поступление товара в программу осуществляется на основании приходного ордера. Можно использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк и указывать в нем все необходимые реквизиты.

Пример

Условное ООО, занимающееся перевозкой грузов, в феврале 2016 года приобрело 10 жилетов для водительских автомобилей по 159,3 руб. за шт. Общая стоимость покупки составила 1593 руб. Согласно Типовым нормам, срок использования жилетов составляет один год. Спецодежда в бухгалтерском учете в таком случае будет учитываться в составе МБП.

ООО (название)

ПКО от 28.02.16 № 15

Материальная ценность	Единица измерения	Кол-во	Цена без НДС, руб.	Сумма без НДС, руб.	НДС
Наименование	Номенклатурный номер	Ставка	Сумма, руб.
Жилет	3202	Шт.	10	135,00	1350,00	18 %	243,00

Проводки в бухгалтерском учете:

• ДТ10 субсчет «Спецодежда» КТ60 — 1 350 руб. — стоимость спецодежды (без НДС).
• ДТ19 КТ60 — 243 руб. — входной НДС.
• ДТ68 «Расчет по НДС» КТ19 — 243 руб. — принят к вычету НДС.
• ДТ60 КТ51 — 1 593 руб. — перечислены средства поставщику.

Учет выдачи спецодежды

Распределение купленных товаров должно осуществляться на основании первичного документа. Его форма должна соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета.

Если принято решение использовать унифицированный бланк, то для учета выдачи можно применять требование-накладную (№ М-11), или накладную на отпуск материалов (№ М-15), или лимитно-заборную карту (№ М-8).

А можно составить свой документ на основании любого из перечисленных.

Руководитель подразделения распределяет купленные товары, а бухгалтер должен составить ведомость выдачи спецодежды. Лучше всего формировать этот документ один раз в месяц или год на всех сотрудников. Можно использовать такой образец.

ООО (название)

Ведомость выдачи спецодежды за 2015 год

№ п/п	ФИО	Спецодежда	Ед. измер.	Кол-во, шт.	Сумма без НДС, тыс. руб.	Дата выдачи	Срок службы	Дата возврата
Наименование	№ номенкл.
1	Иванов	Костюм	1840	Шт.	1	1

Бюджетный учет: как принимать, выдавать, перемещать и списывать спецодежду

Врач, механик, военный, токарь — эти профессии объединяют особые условия труда и необходимость использовать спецодежду. Спецодежда — это не просто униформа или атрибут, а средство защиты, которое обеспечивает безопасность и комфорт сотрудника. В таких отраслях, как медицина, правоохранительные органы, производственное обучение и т.п., обороты спецодежды велики, поэтому требуют особого внимания при ее учете. Об основных правилах учета спецодежды у «бюджетников» рассказывает руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур Юлия Вольхина.

Учреждения обязаны выдавать своим сотрудникам средства индивидуальной защиты при выполнении трудовых функций. Об этом говорит Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.09 № 290н. То, какая именно спецодежда нужна данному работнику, выявляется по итогам аттестации рабочих мест. В ходе аттестации также определяется, как должны быть сертифицированы средства защиты для выполнения определенной работы.

Термином «спецодежда» для простоты объединяют понятия «специальная одежда», «специальная обувь» и «средства индивидуальной защиты». Стоимость и срок годности объектов спецодежды могут быть разными, но в любом случае они считаются мягким инвентарем, для учета которого предназначены счета вида 0 105X5 000 (Инструкция № 157н «Об утверждении единого плана счетов…»):

• 0 10525 000 «Мягкий инвентарь — особо ценное движимое имущество учреждения»;
• 0 10535 000 «Мягкий инвентарь — иное движимое имущество учреждения».

Приход спецодежды

Спецодежда ставится на учет учреждения по фактической стоимости. Из чего эта стоимость складывается? В основе, конечно, лежит стоимость непосредственно одежды. К ней добавляются дополнительные затраты на доставку, оплату услуг посредников, пошлины, иные возможные расходы, возникшие во время покупки и подготовки к эксплуатации. Все эти суммы бухгалтер сначала собирает на счете 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы». Только после этого спецодежду можно принять к учету.

Обратите внимание: нельзя изменять фактическую стоимость спецодежды после того, как она поставлена на учет (п. 107 Инструкции № 157н).

Если никаких дополнительных затрат не было, тогда спецодежда приходуется сразу на счет 0 105X5 000.  Рассмотрим этот вариант на примере.

Пример 1.

ГБОУ «Техникум машиностроения» за счет средств субсидии на выполнение госзадания приобрел у ООО «Сила» 10 комплектов спецодежды для преподавателей технических дисциплин. Общая стоимость — 59 000 руб., в том числе НДС — 9 000 руб. Также учреждение перевело 2 360 рублей (без НДС) в адрес транспортной компании ООО «Миг» в качестве оплаты за доставку. Предположим, что купленная спецодежда не относится к особо ценному имуществу.

Бухгалтер ГБОУ должен сформировать следующие проводки:

операцииДебетКредитСумма, руб.

Отражена покупная стоимость комплектов и долг перед ООО «Сила»	4 10634 340	4 30234 730	59 000
Перечислены деньги в адрес ООО «Сила»	4 30234 830	4 20111 610	59 000
Отражены транспортные расходы и долг перед ООО «Миг»	4 10634 340	4 30222 730	2 360
Погашена задолженность перед ООО «Миг»	4 30222 830	4 20111 610	2 360
Сформирована фактическая стоимость спецодежды	4 10535 340	4 10634 340	61 360

Отметим, что в учреждениях разных типов есть свои нюансы учета спецодежды. Например, казенные учреждения получают ее в рамках централизованного снабжения. Документально передачу подтверждают с помощью извещения (ф. 0504805).

Проводки зависят от уровня бюджета и статуса учреждения:

операцииДебетКредит

Спецодежда поступила от других подведомственных учреждений внутри ведомства	0 10535 340	0 30404 340
Спецодежда получена от учреждений, находящихся в ведомстве разных распорядителей одного уровня бюджета, или подчиняющихся одному ГРБС в рамках приносящей доход деятельности (аналогичная проводка будет и при получении одежды от физических лиц).	0 10535 340	0 40110 180
Спецодежда получена от бюджетного учреждения другого уровня бюджета	0 10535 340	0 40110 151

Получив спецодежду, учреждение обязано промаркировать ее. Процедуру контролируют руководители и бухгалтеры. Подробно порядок маркировки мягкого инвентаря описан в п. 118 Инструкции № 157н.

Внутреннее перемещение спецодежды

Мягкий инвентарь может за время эксплуатации переходить из подразделения в подразделение. Также он может быть списан с уволенного материально-ответственного лица (МОЛ) и поставлен в подотчет вновь принятому сотруднику.

Внутренним перемещением признается:

• возврат имущества на склад, например при увольнении;
• самостоятельный пошив спецодежды;
• выдача со склада в подотчет;
• перевод спецодежды, бывшей в употреблении, в подменный фонд;
• сдача спецодежды в прачечную, химчистку или в ремонтную мастерскую.

Если вы списываете одежду с одного МОЛа на другое, составьте требование-накладную (ф. 0315006), в котором ответственные поставят личные подписи. Если в учетной политике госучреждения определено, что материалы списываются в момент получения от структурного подразделения документа об их использовании, отразите операцию проводками:

операцииДебетКредит

Спецодежда передана от одного МОЛа другому	0 10535 340	0 10535 340

Выдача спецодежды сотрудникам

Мы уже упоминали, что количество и перечень спецодежды, передаваемой материально-ответственным лицам, зависит от результатов аттестации рабочих мест. Чтобы отразить выдачу в бухучете, используют счет 0 105X5 000 и забалансовый счет 27. Будет удобно, если по этим счетам в разрезе МОЛ будет вестись аналитика. Любые перемещения специальной одежды следует записывать в карточку учета материальных ценностей (ф. 0504043).

Вести бюджетный учет и формировать отчетность в программе «Контур‑Бухгалтерия Бюджет»

Выдавая спецодежду непосредственно сотрудникам, кладовщик заполняет два документа: требование-накладную (ф. 0315006) и ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Бухгалтерия на основании имеющихся документов списывает имущество со счета 0105X5 000 и перемещает на забаланс. Для забалансового учета создан счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», который помогает следить за сохранностью имущества. Аналитика по этому счету ведется в карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041).

Выдача одежды сотрудникам считается началом ее эксплуатации. Не забудьте провести дополнительную маркировку, указать месяц и год выдачи со склада. Эти данные пригодятся, когда придет время списывать средства защиты.

Инвентаризация спецодежды

Это одна из важных составляющих учета спецодежды. Она позволяет контролировать наличие и сохранность объектов учета. Проводить проверку рекомендуется ежегодно. Все результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах бухгалтерского учета. Итоги проверки должны быть зафиксированы в том месяце, в котором она была закончена, а итоги годовой инвентаризации нужно учесть в годовом бухгалтерском отчете.

Порядок учета выявленных расхождений установлен законом о бухучете № 402-ФЗ. В случае зафиксированной недостачи спецодежды, должны быть предприняты действия по установлению виновных лиц. Если лицо установлено, то сумма ущерба компенсируется за его счет, в противном случае — суммы списываются на финансовые результаты организации (п. 3 ст. 12 федерального закона № 402-ФЗ).

Пример 3.

В ГБУЗ «Районная больница» провели инвентаризацию, в том числе спецодежды. В результате на складе № 2 обнаружена недостача 4 халатов на сумму 2 680 рублей (виновное лицо не найдено), а также излишек защитных перчаток — 2 пары. Рыночная цена одной пары равна 70 руб.

Данные операции оформим следующими проводками:

операцииДебетКредитСумма, руб.

Списана стоимость халатов	4 40110 272	4 10535 440	2 680
Оприходован излишек перчаток	4 10535 340	4 40110 180	140

По результатам инвентаризации составьте инвентаризационную опись (ф. 0504087). Укажите в ней все расхождения между фактическим наличием и состоянием объектов спецодежды и данными бухгалтерского учета.

«Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки» проводки: подробный разбор «Закрытия месяца» в 1С БУХ 3.0

подписаться на обновления в блоге через e-mail

Рад снова всех приветствовать на сайте blog-buh. В очередной статье мы продолжим рассматривать особенности выполнения регламентированных операций закрытия месяца в 1С БУХ и вопросы непосредственно связанные с этим процессом. И сегодня на очереди регламентированная операция «Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки». Как обычно рассмотрим теоретические особенности учета спецодежды и практические примеры выполнения операций в 1С: поступление, передача в эксплуатацию и погашение стоимости спецодежды. Также напомню, что все статьи посвященные закрытию месяца Вы можете найти здесь.

Напомню, что на сайте уже есть ряд статей, которые посвящены вопросу закрытия месяца в программе 1С БУХ 3.0:

Немного теории

Самый простой вариант учета спецодежды со сроком полезного использования до 1 года. Эта спецодежда учитывается как материально-производственные запасы (даже если по стоимость достигает порога ОС) и списание её стоимости на затраты осуществляется единовременно для упрощения учета.

Второй вариант – это спецодежда со сроком полезного использования более 1 года, которая по стоимости не может относиться к основным средствам (менее 40 000 руб.). Этот вид спецодежды также учитывается в составе материально-производственных запасов (МПЗ), но в бухгалтерском учете не списывается единовременно в затраты. Стоимость погашается линейным способом при выполнении операций закрытия месяца «Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки». А в налоговом учете стоимость списывается единовременно. В результате возникает временная разница, которая постепенно компенсируется при списании стоимости в бухгалтерском учете.

Третья разновидность имеет срок полезного использования более 1 года и стоимость более 40 000 руб. Такая спецодежда входит в состав основных средств и учитывается в порядке, который применяется для учета ОС (отражается в составе имущества подлежащего амортизации).

Для учета спецодежды в бухгалтерском учета используются следующие счета:

• 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;
• 10.11.1 «Специальная одежда в эксплуатации»;
• МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации (забалансовый)».

Передача спецодежды в эксплуатацию

Рассмотрим на примере особенности учета спецодежды в 1С Бухгалтерия. Напомню, что примеры я делаю в новом интерфейсе программы «Такси». О том как перейти на этот интерфейс или вернуть прежний я писал в статье Корректировка стоимости номенклатуры.

Итак, в нашей организации выдается два вида спецодежды:

• Резиновые сапоги для мойки – 1 пару сроком на 1 год;
• Костюм для мойки – 1 комплект сроком на 3 года.

Поступление спецодежды в 1С отражается так же как и поступление обычного товара или материала, отличие лишь в счете учета. Спецодежда учитывается на счете 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». Поэтому я не стану на этом заострять внимание, будем считать, что спецодежда уже к нам поступила от поставщика. Для отражения процесса передачи спецодежды в эксплуатацию используется документ «Передача материалов в эксплуатацию».

Ссылка на этот документ находится в пункте меню «Склад» в группе ссылок «Спецодежда и инвентарь». Откройте этот документ. В нем сразу стоит обратить внимание на поле табличной части «Назначение использования». В нем выбирается элемент из одноименного справочника, который определяет то, каким образом будет осуществляться погашение стоимости переданной в эксплуатацию спецодежды.

Давайте сразу создадим два элемента этого справочника. Первый для учета погашения стоимости резиновых сапог. Поскольку срок использования определен не более года, то сапоги относятся к первой категории спецодежды и их стоимость будет сразу списываться в расходы — способ погашения будет «Погашение стоимости при передачи в эксплуатацию». Способ отражения расходов: «Амортизация (счет 20.01)». Этот элемент у меня уже был создан ранее и мне подходят его настройки. Не забывайте полностью заполнить аналитику счета затрат иначе программа выдаст ошибку при закрытии месяца.Ещё одно поле — количество по нормативу выдачи — 1 пара.

Аналогично создадим ещё один элемент справочника «Назначения использования», который будет относиться к спецодежде «Костюм для мойки». Эта спецодежда имеет срок полезного использования 36 месяцев (3 года), поэтому относится ко второй категории и её стоимость в бухгалтерском учете будет погашаться постепенно линейным способом. Поэтому в поле «Способ погашения стоимости» выбираем «Линейный». Способ отражения расходов тот же.

Теперь вернемся в документ «Передача материалов в эксплуатацию» и отразим выдачу спецодежды сотруднику Иванову: 1 пару сапог и 1 комплект костюма для мойки. Документ необходимо заполнить так как указанно на скриншоте.

Проведем документ и проанализируем проводки. Первые две проводки отражают факт того, что спецодежда теперь будет учитываться на дебете счета 10.11.1 «Специальная одежда в эксплуатации».

Две другие проводки отражают списание стоимости спецодежды в расходы на счет 20.01 «Основное производство» с кредита счет 10.11.1, который использовался в первых двух проводках. Сапоги списываются в расходы и по бухгалтерскому и по налоговому учету, в то время как костюм только по налоговому учету. В результате возникает временная разница (ВР). Проводки по бухгалтерскому учету будут производиться при проведении документа закрытия месяца «Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки» в течение 36 месяцев.

Последняя пара проводок использует забалансовый счет МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации», на дебете которого учитывает нашу спецодежду. Он используется для того чтобы бухгалтера была возможность отслеживать спецодежду находящуюся на руках у работников.

Операция закрытия месяца «Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки»

Итак, у нас есть спецодежда «Костюм для мойки», которая была передана в эксплуатацию, но поскольку срок использования более 1 года, то в бухгалтерском учете списание стоимости в расходы должно быть ежемесячным в течение всего срока службы. Это выполняется при закрытии месяца с помощью регламентной операции «Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки».

Однако обратите внимание, что списание начнется в месяце следующем за тем, в котором спецодежда была передана в эксплуатацию. В нашем случае в августе 2014.

Выполним закрытие месяца за август 2014 года с помощью одноименного сервиса программы 1С Бухгалтерия и посмотрим проводки.

Формируется проводка, где с кредита счета 10.11.1 списывается часть стоимости спецодежды в затраты на дебет счета 20.01 в размере 138,9 руб. = 5 000 руб. (первоначальная стоимость) / 36 месяцев (срок использования). Также обратите внимание на цифры в разделе налогового учета в полях ВР – временная разница, которые компенсируют разницу возникшую между налоговым и бухгалтерским учетом во время передачи спецодежды в эксплуатацию.

На этом сегодня всё! Если Вам понравилась эта статья, Вы можете воспользоваться кнопочками социальных сетей, чтобы сохранить её у себя!

Учет спецодежды в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Учет спецодежды в 1С 8.3 полностью автоматизирован. Рассмотрим в инструкции подробно каждый шаг на наглядном примере и разберем:

• какие настройки необходимо выполнить в 1С;
• как списывать спецодежду в 1С 8.3;
• каким документом можно оформить возврат спецодежды из эксплуатации.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Пошаговая инструкция по списанию спецодежды в 1С 8.3

Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.

05 июля Организация приобрела спецодежду: халат хозяйственный женский «Сафари» — 1 шт. стоимостью 885 руб. (в т. ч. НДС 18%).

20 августа с основного склада Аксютиной Ксении Витальевне выдана спецодежда — халат хозяйственный женский «Сафари» в количестве 1 шт.

14 декабря халат хозяйственный женский «Сафари» был возвращен из эксплуатации в связи с увольнением сотрудника.

Согласно учетной политике способ погашения стоимости спецодежды установлен для НУ и БУ — линейный. Срок использования — 5 месяцев. Затраты учитываются в составе материальных расходов малярного цеха.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Настройки учетной политики

Определите способ погашения стоимости спецодежды для целей НУ в настройках УП по НУ в разделе Главное — Настройки — Налоги и отчеты — вкладка Налог на прибыль.

• Единовременно — стоимость спецодежды в НУ будет погашена в момент передачи ее в эксплуатацию.

• Указывается при передаче в эксплуатацию — погашение стоимости будет осуществляться аналогично БУ и устанавливается в Назначении использования при ее выдаче.

См. также Конструктор учетной политики

Ввод спецодежды

Занесите спецодежду в справочник Номенклатура в разделе Справочники — Товары и услуги — Номенклатура.

В карточке укажите:

• Вид номенклатуры — Спецодежда.

См. также Настройка счетов учета номенклатуры

Назначение использования

По ссылке Назначение использования в карточке номенклатуры задайте по кнопке Создать параметры эксплуатации и списания стоимости:

• Наименование — наименование, которое более полно описывает использование спецодежды (или уникальное название), чтобы вы не спутали это назначение.
• Количество по нормативу выдачи — информативное поле, используется только для заполнения графы Количество в документе Передача материалов в эксплуатацию. Нормативы выдачи не отслеживается в программе.
• Способ погашения стоимости — способ списания стоимости для БУ и для НУ (только если в УП по НУ задан метод — Указывается при передаче в эксплуатацию).
• Способ отражения расходов — способ учета затрат.

Назначение использования задается отдельно для каждой номенклатурной позиции спецодежды. Если спецодежду используете в разных подразделениях (по-разному отражаются затраты) или параметры выдачи ее отличаются, то создавайте для каждых параметров отдельное назначение использования спецодежды в 1С 8.3. Бухэксперт8 не рекомендует изменять параметры уже введенного назначения использования.

Списание (выдача) спецодежды в 1С 8.3

Как списать спецодежду в 1С 8.3? Выдайте спецодежду документом Передача материалов в эксплуатацию в разделе Склад — Спецодежда и инвентарь — Передача материалов в эксплуатацию.

Заполните вкладку Спецодежда передаваемой спецодеждой:

Погашение стоимости спецодежды в 1С 8.3

Параметры погашения стоимости задаются:

• для БУ — в документе Передача материалов в эксплуатацию;
• для НУ — в настройках учетной политики.

Ежемесячное погашение стоимости происходит при выполнении процедуры Закрытие месяца операцией Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки в 1С 8.3, раздел Операции – Закрытие периода – Закрытие месяца.

Халат хозяйственный женский «Сафари» выдан сотруднику 20 августа. Следовательно, погашение стоимости начинается с сентября.

Аналогично осуществляется погашение стоимости за следующие месяцы до ее полного погашения. При выбытии (возврате) спецодежды стоимость погашается за последний месяц в документе выбытия, например, в документе Возврат материалов из эксплуатации.

Расчет ежемесячной суммы:

Ежемесячная сумма, на которую погашается стоимость спецодежды, в 1С рассчитана правильно.

Возврат спецодежды при увольнении работника в 1С 8.3

Возврат спецодежды сотрудником оформите документом Возврат материалов из эксплуатации в разделе Склад — Спецодежда и инвентарь — Возвраты материалов из эксплуатации.

Документ Возврат материалов из эксплуатации используйте только, если возвращаемая спецодежда пригодна для дальнейшей эксплуатации. Если спецодежда непригодна, тогда спишите ее документом Списание материалов из эксплуатации в разделе Склад — Спецодежда и инвентарь — Списание материалов из эксплуатации.

На вкладке Спецодежда укажите возвращаемую спецодежду, документ партии выдачи и сотрудника, который ее возвращает.

Документ можно заполнить автоматически номенклатурными позициями спецодежды находящейся в эксплуатации, по кнопке Заполнить — Заполнить по остаткам.

Бухгалтерский учет спецодежды: поступление, сроки эксплуатации, списание :

На основании данных первичной документации осуществляется контроль спецодежды на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Приобретать МБП приходится часто. Поэтому бухгалтеры должны знать, как правильно вести учет спецодежды. Рассмотрим детальнее, как оформлять документы и проводить операции в 1С.