Первичные бухгалтерские документы это какие документы?

Первичные бухгалтерские учетные документы. Формы первичных учетных документов. Первичные документы — это… :

Первичные документы — это материальные объекты, в которых накапливаются исходные данные, полученные, в свою очередь, в ходе наблюдений, разработок, исследований и прочих видов человеческой деятельности. Во многих сферах такие бумаги выступают в качестве основы для составления отчетов. Рассмотрим далее, какими могут быть формы первичных документов.

Общие сведения

Первичные документы — это подтверждение юридической силы каких-либо операций или действий. Другими словами, они доказывают, что тот или иной факт состоялся. Оформление первичных документов осуществляется в момент совершения действия либо операции. Посредством этих бумаг устанавливается ответственность конкретных исполнителей.

Первичные бухгалтерские документы

Все хозяйственные операции, которые совершает предприятие, должны фиксироваться в оправдательных бумагах. Они принимаются к учету, если составлены по форме, присутствующей в соответствующих альбомах унифицированных бланков. Эти журналы соответствуют ПБУ, утвержденному приказом Минфина № 34.

В формы первичных учетных документов при необходимости могут включаться дополнительные графы, строки. При этом должны быть сохранены все установленные нормативными актами обязательные реквизиты. Корректировки, которые будут вноситься в бланки, подтверждаются соответствующими распоряжениями и приказами.

Изменению не подлежат формы первичных учетных документов, фиксирующие кассовые операции.

Коды

Унифицированные первичные документы — это бланки, в которых сведения вносятся в соответствии с действующими по стране классификаторами. Некоторые коды не имеют ссылок на указанные стандарты. Они предназначены для систематизации и обобщения данных при обработке средствами ЭВМ. Такие операции фиксируются согласно системе кодирования, утвержденной на предприятии.

Дополнительно

К учету могут приниматься и унифицированные бланки, разработанные непосредственно самой компанией. В них также должны сохраняться обязательные реквизиты, предусмотренные для других типовых образцов. Самостоятельно компания может разработать перечень первичных документов, не содержащихся в альбомах.

Обязательные реквизиты

Первичные документы организации должны содержать:

• наименование;
• дату составления;
• название предприятия, от лица которого заполняется бланк;
• указание должностей ответственных за совершение операции и ее фиксирование лиц.

Все бланки должны визироваться теми субъектами, сведения о которых в них присутствуют. Удостоверяющие первичные документы подписи выступают в качестве доказательства достоверности и юридической силы бумаг.

Ответственные лица

Первичные бухгалтерские документы должны быть заполнены своевременно и правильно. Эта задача реализуется лицами, которые, собственно, составляют и визируют их. Ответственные служащие также обеспечивают своевременную передачу бумаг в бухгалтерию для последующего отражения их в отчетности.

Должностные лица обязаны вносить в бланки только достоверную информацию. Список служащих, которые могут подписывать первичные документы, утверждается руководством предприятия по согласованию с финансово-расчетным отделом. Бумаги, фиксирующие хозяйственные операции, касающиеся оборота денежных средств, визируются непосредственно директором компании.

Право подписи этих документов имеет также и главный бухгалтер.

Классификация

Первичные документы — это бланки, которые используются в разных сферах деятельности предприятия. Все эти бумаги можно разделить на:

1. Организационно-распорядительные. К ним относят распоряжения, приказы, доверенности, указания и прочее. Все они разрешают осуществление тех либо других операций.
2. Оправдательные. В эту категорию относят приходные ордера, требования, накладные, акты приемки и так далее. Все эти бумаги — документы первичного учета осуществленных операций. Данные, которые в них содержатся, заносятся в соответствующие регистры.
3. Бланки финансовой отчетности. Эти документы используются для бухгалтерского учета.

Некоторые бланки одновременно считаются и оправдательными, и разрешительными. К ним, в частности, можно отнести платежную ведомость, кассовый расходный ордер и так далее.

Делопроизводство

На предприятии разрабатывается специальный график, в соответствии с которым определяются сроки и порядок движения первичной документации внутри компании, а также поступления ее в бухгалтерию. После передачи бумаг в финансово-расчетный отдел, осуществляется их проверка. В частности, контролируется:

1. Форма документа. Уполномоченный служащий проверяет правильность и полноту заполнения, наличие обязательных реквизитов.
2. Арифметическая верность произведенных подсчетов.
3. . В документах должны отсутствовать внутренние противоречия, четко просматриваться связь определенных показателей.

Регистры

После того как первичные учетные документы приняты, сведения из них заносятся в специальные листы. При этом на бланках ставятся отметки, исключающие повторное их использование. К примеру, ставится дата. Учетным регистром называют специальные листы для внесения и систематизации информации. Их ведут в особых журналах или книгах, на отдельных карточках и страницах, в виде машинограмм, которые получают с помощью ЭВМ. Регистры могут быть в форме магнитных лент, дискет, дисков и прочих накопителей. Фиксирование хозяйственных операций осуществляется в хронологической последовательности. Все действия группируются на соответствующих бухгалтерских счетах.

Виды регистров

Классификация проводится по различным признакам. Так, по внешнему виду регистры делятся на:

1. Книги (главная, кассовая).
2. Карточки (по учету материалов, основных средств и пр.).
3. Журналы с разграфленными или нелинованными листами.

В зависимости от типа записей, которые производятся, регистры могут быть:

1. Систематическими (главная книга по счетам).
2. Хронологическими (регистрационные журналы).
3. Комбинированными (ордера).

По уровню детализации сведений различают регистры:

1. Комбинированные (журнал-ордер).
2. Синтетические (главная книга по счетам).
3. Аналитические (карточки).

Важный момент

Сведения, которые вносятся в первичные учетные документы, должны фиксироваться средствами, обеспечивающими их сохранность на протяжении времени, установленного для хранения их в архивном отделе. Информация может содержаться на электронных или бумажных носителях. В первом случае предприятие за свой счет обязано изготавливать копии документов на бумаге. Это необходимо для предоставления информации другим участникам хозяйственных операций, уполномоченным надзорным органам, прокуратуре и суду.

Хранение бумаг

Перед сдачей документов в архив они группируются в хронологическом порядке, затем комплектуются и переплетаются. Все бумаги подшиваются в специальные папки. При сдаче документации в архив заполняется соответствующая справка. В процессе хранения регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированного внесения корректировок.

Сведения, которые содержатся в бумагах, относятся к коммерческой тайне компании. Лица, обладающие доступом к такой документации, не имеют права разглашать информацию. За нарушение коммерческой тайны виновные несут ответственность по законодательству РФ. Срок хранения первичной документации, в соответствии со ст. 17 ФЗ «О бухучете», устанавливается по правилам, действующим на предприятии.

При этом период не должен быть меньше 5-ти лет.

Корректировки

При наличии ошибки в листах последняя должна быть исправлена. Корректировка в этом случае сопровождается обоснованием и удостоверяется подписью ответственного сотрудника с указанием даты. Не допускаются исправления в банковские и кассовые бумаги. В остальные бланки корректировки вносятся исключительно по согласованию с прочими участниками хозяйственных операций.

Это подтверждается подписями тех же служащих, которые удостоверяли документы. При этом указывается дата внесения корректировок. Реквизит, который будет исправляться, должен быть зачеркнут. Линия должна быть тонкой, но четкой, чтобы можно было увидеть первоначальное значение. От руки рядом ставится пометка «Исправленному верить».

Корректировка заверяется подписью служащего, внесшего ее, с указанием его фамилии и инициалов.

Восстановление бумаг

В законодательстве о ведении бухучета отсутствуют четкие правила, которыми регламентируется порядок повторного составления документации при ее утрате. В некоторых других отраслевых нормативных актах также определяются только периоды хранения бумаг. В связи с тем, что в законодательстве не установлено, что именно необходимо делать компании при утрате по независящим от нее причинам первичных документов, в письме УМНС даны следующие рекомендации:

1. Назначить распоряжением комиссию, уполномоченную на проведение внутреннего расследования причин гибели, пропажи бумаг. При необходимости в ее состав следует пригласить представителей государственного пожнадзора, следственных органов и охраны.
2. Предпринять допустимые законом меры по восстановлению тех документов, которые подлежат обновлению и хранению на протяжении установленных сроков. К примеру, копии выписок по движению по счетам денежных средств можно получить в обслуживающих банковских компаниях, у контрагентов можно запросить накладные, акты, договоры и так далее.

Однако далеко не всегда у предприятия есть возможность попросить дубликаты всех потерянных документов. Так, к примеру, это может случиться при наличии большого количества контрагентов, вследствие отсутствия покупателей или поставщиков по известным ранее адресам или из-за утери контактной информации.

Таким образом, существуют довольно объективные обстоятельства, которые могут создать определенные препятствия при восстановлении документации. При этом у многих руководителей возникает логичный вопрос — следует ли ставить в известность налоговый орган о случившемся? Как считают некоторые специалисты, извещать инспекцию необязательно. В любом случае это не избавит от вероятной ответственности.

За отсутствие первичной документации в законодательстве предусмотрен штраф. Это наказание установлено, в частности, в ст. 120 НК.

Возможное решение проблемы

Налогоплательщик, который по тем или иным причинам потерял первичную документацию, может поступить одним из следующих образов:

1. Восстановить по возможности (хотя бы частично) бумаги.
2. Внести исправительные записи по расходам, не подтвержденным документально, и отразить корректировки в уточненной декларации о налоге на прибыль за период. Затраты, не удостоверенные бумагами, не признаются в налоговой отчетности в качестве издержек.
3. Позволить представителям налоговой службы при осуществлении ими проверки установить суммы, которые подлежат уплате в бюджет. Это производится на основании данных, которыми располагает предприниматель, а также сведений о других аналогичных предприятиях. Данная возможность предусматривается в ст. 31, п. 1, пп.7 НК.

Изъятие бумаг

Данная процедура может осуществляться только уполномоченными на это инстанциями. К ним, в частности, относят органы предварительного следствия, дознания, прокуратуры, налоговые инспекции, суды, ОВД. Изъятие первичной документации производится на основании постановлений указанных инстанций, принятым в рамках законодательства. В письме Минфина № 16/176 утверждена инструкция, в соответствии с которой проводится данная процедура.

Изъятие документации осуществляется в случае сокрытия или занижения налогоплательщиком дохода или других объектов, подлежащих обложению. В качестве нарушителя может выступать как предприятие, так и должностное лицо и гражданин.

Главному бухгалтеру или другому ответственному служащему компании разрешается с согласия и в присутствии представителей инстанций, производящих изъятие, снять копии с первичных документов с указанием даты проведения данной процедуры.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-pervichnye-buxgalterskie-uchetnye-dokumenty-formy-pervichnyx-uchetnyx-dokumentov.html

Первичная бухгалтерская документация — это…

Деятельность бухгалтерского отдела — неотъемлемая составляющая функционирования предприятия; она предполагает выполнение сотрудниками самых разных действий — от расчёта коэффициента автономии по балансу до оформления и ведения первичной документации.

Сильно различается и степень ответственности компании или её непосредственного руководителя за допущенные ошибки: если они касаются сугубо внутренних проблем, не приходится говорить даже о штрафе; если же речь идёт о платёжных документах, на основании которых в дальнейшем выплачиваются налоги, нарушителю может грозить не только денежное взыскание, но и тюремное заключение.

Именно поэтому хорошо организованная работа с первичкой относится к приоритетным направлениям работы юридического лица.

Термин «первичная документация», в отличие от универсального передаточного документа или аналогичных, используется исключительно в бухгалтерии, что при необходимости совместного решения организационных вопросов вызывает сложности у представителей других отделов предприятия. Ниже будет рассказано, что из себя представляет первичка в целом, а также приведён ориентировочный перечень входящих в неё документов.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Как ни странно, основной используемый в организации работы бухгалтерского отдела нормативный акт, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ, принятый 6 декабря 2011 года и содержащий правки от 29 июля 2018 года, не даёт однозначного определения этого словосочетания. Согласно пункту 1 статьи 9 указанного закона, к первичной документации могут быть отнесены любые правильно оформленные и официального заверенные бумаги, в которых отражается тот или иной эпизод хозяйственной жизни предприятия.

К первичке относятся документы, отражающие эпизоды хозяйственной деятельности предприятия

К таким эпизодам относятся получение денежных средств в обмен на поставляемую компанией продукцию, предлагаемые услуги или выполняемые работы или, напротив, перечисление денег в счёт приобретения товарно-материальных ценностей. По желанию руководителя предприятия (пункт 4 той же статьи) в список первичных бухгалтерских документов могут быть включены и содержащие сведения о взаиморасчётах, не связанных с финансовыми транзакциями.

Важно: главный критерий первичной документации в бухгалтерии — наличие факта перехода денежных средств от одного лица (работника, индивидуального предпринимателя, фирмы) к другому. Таким образом, доверенность на получение документов в список первички входить не будет при любых условиях, а вот приходный или расходный кассовый ордер — вполне.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии — не менее пяти лет от года оформления. Как показывает практика, чаще всего представители Федеральной налоговой службы запрашивают первичку в первые год-три; в дальнейшем бумаги можно передать на хранение в архив, а по истечении указанного срока — уничтожить в соответствии с внутренним регламентом предприятия и предписаниями отечественного законодательства.

Впрочем, поскольку в российской бюрократической практике утилизировать документы обычно сложнее, чем продолжать их хранить, ставшую ненужной первичку можно оставлять в архиве до тех пор, пока будет хватать места; никаких наказаний за это ни указанным Федеральным законом №402-ФЗ, ни другими нормативными актами не предусмотрено.

  Какой конструктор сайтов лучше выбрать?

Как и бухгалтерский учёт ГСМ, ведение первичной документации может возлагаться как на одного, так и на нескольких сотрудников предприятия, в зависимости от их квалификации и численности штата. Если же дело касается индивидуального предпринимателя, не имеющего в подчинении соответствующих специалистов, он имеет право по собственному выбору или оформлять документы самостоятельно, или привлекать к делу сторонние компании, оказывающие такие услуги.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

В последней редакции Федерального закона №402-ФЗ (а точнее — в пункте 4 статьи 9 документа) право определять, какая документация относится к первичной, передаётся руководителю (генеральному директору, директору) предприятия. В соответствии со сложившейся практикой он подписывает уже подготовленный главным бухгалтером перечень, хотя может взять работу (от анализа деятельности до подведения итогов) целиком на себя.

Следовательно, говорить о едином списке первичных документов не приходится; можно лишь назвать наиболее часто включаемые в этот перечень бумаги:

1. Договор. Наиболее спорный пункт с точки зрения принадлежности документа: довольно часто договоры хранятся не в бухгалтерии, а в юридическом отделе или даже в отделе кадров. С другой стороны, именно подписание контракта становится первым шагом к новому факту хозяйственной жизни предприятия, поэтому многие руководители своими приказами относят договоры купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ, аренды и другие, непосредственно связанные с движением денежных потоков, к первичке. По сути адекватно составленный контракт содержит все перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ признаки первичного документа — значит, явного нарушения в этом случае нет.
2. Счёт. На основании предложенного счёта покупатель (потребитель) до или после получения товара или услуги перечисляет продавцу (поставщику) денежные средства. Принятие счёта может расцениваться как фактическое согласие на его оплату. Помимо всего, в этом первичном документе могут приводиться (или дублироваться в соответствии с договором) условия предоставления товарно-материальных ценностей или проведения работ, а также способы расчёта с продавцом и даже порядок возврата средств в случае неисполнения одной или обеими сторонами сделки взятых на себя обязательств.
3. Товарная накладная. Этот документ, неизменно включаемый в первичку, содержит полный список отпускаемых или передаваемых товарно-материальных ценностей: как готовой продукции, так и отдельных элементов или сырья. Количество экземпляров товарной накладной не регламентировано: оно должно соответствовать числу сторон сделки. И, разумеется, каждый экземпляр должен быть заверен подписями всех контрагентов; оттиски печатей или штампов в данном случае необязательны.
4. Акт приёма-передачи. Первичный документ, составляемый по результатам оказания услуг, проведения работ или поставки товарно-материальных ценностей. Подписывается представителями обоих контрагентов; при отказе одного из них (обычно принимающей стороны) ставить подпись бумага может быть заверена в одностороннем порядке (непременно в присутствии наблюдателей). Акт приёма-передачи может содержать также дополнительные замечания, уточнения или разъяснения, вносимые сторонами в соответствующую таблицу. Использование для заверения печатей или штампов организаций необязательно. Разновидность этого документа, также включаемая в первичку, — акт приёма-передачи основных средств (ОС-1), отражающий движение основных активов предприятия.
5. Расчётная ведомость. В ней приводятся данные об оплате труда всех наёмных рабочих компании, включая стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, доплаты и так далее. Заверяется это первичный документ подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия; также, в отличие от двух перечисленных выше пунктов, для подтверждения юридической силы ведомости на ней проставляется «живой» оттиск печати или штампа организации.
6. Кассовые документы. К ним относятся приходные и расходные ордера и кассовая книга. Именно из их содержания можно получить наиболее полное представление о движении финансовых потоков. КО-1, КО-2 и КО-4 содержат сведения относительно каждого факта хозяйственной жизни — следовательно, на них в первую очередь будут ориентироваться уполномоченные лица при проверке. Дополнительные кассовые документы, используемые с чуть меньшей интенсивностью (журнал регистрации кассовых ордеров КО-3 и книга учёта движения наличных средств КО-5), также относятся к первичной документации, оформляются и хранятся в соответствии с общими правилами.

  Журнал учёта трудовых книжек — образец (скачать)

Чаще всего первичка организуется по хронологическому принципу — от первого документа по сделке до последнего; возможны и другие варианты — по принадлежности, комбинированный и т.д.

На заметку: узнайте больше о бухгалтерских проводках для начинающих.

Как оформляется первичная документация в бухгалтерии?

Необходимыми составляющими любого первичного документа являются:

• заголовок в соответствии с установленной унифицированной формой;
• дата подписания (составлена и распечатана бумага может быть в любое удобное время);
• полное официальное наименование организации или предприятия (можно добавить и сокращённое);
• описание и разъяснение эпизода движения средств, или факта хозяйственной деятельности;
• стоимость сделки в натуральном (с одной стороны) и денежном (с другой) выражении с непременным указанием единиц измерения;
• наименования в соответствии со внутренним распорядком предприятия или государственными стандартами должностей лиц, ответственных за заключение договора и совершение сделки;
• подписи с расшифровками представителей сторон сделки, участвовавших в заключении договора.

Как следует из пункта 5 всё той же статьи, первичная документация в бухгалтерии может в настоящее время оформляться как в бумажном, так и в электронном виде; в последнем случае она заверяется с помощью квалифицированных электронно-цифровых подписей сторон и передаётся контрагентам на любом подходящем для этого носителе или отправляется по электронной почте.

Большинство первичных документов выпускается на основе унифицированных бланков, не подлежащих модификации; к исключениям относятся договоры, акты приёма-передачи и ряд других бумаг, разработкой формы и структуры которых занимается непосредственно субъект хозяйственной деятельности.

Несколько советов по оформлению первичной документации:

1. Вносить записи в бланк от руки разрешается шариковыми и гелевыми ручками с пастой синего или чёрного цвета; для внесения же исправлений используются красные чернила. Для заполнения первичной документации в электронном виде допустимо применять любые электронно-вычислительные машины, подходящие с технологической точки зрения.
2. Каждый из входящих в перечень первички документов должен быть оформлен в свой срок. Заполнение и подписание бумаг задним числом при обоюдном согласии сторон вполне возможно, но ставить в известность об этом контролирующие органы крайне не рекомендуется.
3. Если процедура внесения данных в бланк подразумевает дублирование числовой информации (например, суммы платежа) письменной, ни той, ни другой составляющей пренебрегать нельзя, иначе документ может быть признан недействительным.
4. При оформлении документа первичной отчётности нельзя оставлять пустых полей. Если в них нечего вписать, следует применить прочерк, а лучше — универсальный знак, представляющий собой дважды перечёркнутую латинскую букву Z.

Важно: использовать для исправления ошибок корректирующие полоски, жидкость, бритвы или просто зачёркивать неверно внесённые данные до невозможности их прочитать в первичной документации в бухгалтерии не допускается. В зависимости от ситуации можно использовать контурное исправление, дополняющие основной текст записи и сторнировку.

 В первом случае ошибочная информация перечёркивается тонкой линией, поверх неё делается запись, отражающая реальное положение дел, а сбоку на странице — надпись «Исправленному (можно) верить», сопровождаемая подписью ответственного лица и оттиском печати или штампа организации. Во втором — уже имеющиеся сведения дополняются новыми, необходимыми для получения исчерпывающего представления о сделке.

В третьем, особенно часто применяемом при нахождении в первичке преувеличенных сведений, — не соответствующие действительности данные дублируются красной пастой, а рядом с ними, уже обычной, приводятся верные. Заверяющая подпись в этом случае также необходима.

Первичка, как и другие документы, должна быть оформлена чётко, разборчиво и красиво. Это поможет в будущем при возникновении спорных ситуаций быстрее установить истину, доказать свою правоту в судебном процессе или проконтролировать работу уполномоченных лиц. А дополнительным стимулом к добросовестному и своевременному выпуску документации послужит пункт 3 статьи 327 Уголовного кодекса России, согласно которому использование подложных бумаг наказывается штрафом до 80 тысяч рублей или вплоть до полугодового заработка виновного, арестом на срок до полугода, обязательными или исправительными работами на срок до 480 часов и 24 месяцев соответственно.

Доказать свою невиновность или отсутствие состава преступления сложно и отнимает значительно больше времени и нервов, чем качественное оформление первичной документации.

Подводим итоги

К первичке относятся документы, отражающие эпизоды хозяйственной деятельности предприятия или организации. Их оформлением занимаются сотрудники бухгалтерского отдела, а если такового нет — сам предприниматель или оказывающие подобные услуги компании. Полный перечень используемой в деятельности компании первичной документации утверждает её руководитель, а составляет обычно главный бухгалтер.

Обычно к первичке относятся договоры, счета, акты приёма-передачи, в том числе и основных средств, кассовые документы и иные бумаги. Они должны включать в себя блоки, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ. Делать исправления в документах допускается строго определёнными способами: сторнировкой, контурными или дополняющими надписями.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/pervichnaya-dokumentatsiya-v-buhgalterii-chto-eto/