Обработка первичной документации в бухгалтерии что это?

Процесс занесения первичной документации в бухгалтерской фирме

15.08.2018

Документирование хозяйственных операций является довольно специфическим процессом. Бухгалтеру при решении актуальных задач так или иначе приходится сталкиваться с рядом проблем. Одной из главных является точность, оперативность внесения данных в бухгалтерскую программу.

Специалист обрабатывает множество первичных документов: товарные накладные, счета-фактуры, бланки технической документации, акты и т.п. Все они должны быть отражены в учете. Причем отразить первичку нужно строго в соответствии с нормативными требованиями и учетом специфики конкретной учетной системы.

В штатных бухгалтериях и в случае с внештатниками документирование осуществляется вручную. Метод широко распространен, но не идеален. Главный его недостаток – всецелая зависимость от человеческого фактора. При ручном вводе данных нередки неточности, опечатки, ошибки, дублирование данных. Все это отражается потом в отчетности.

Проблема оперативности, точности документирования хозяйственных операций решается эффективно и рационально с помощью аутсорсинга. Компания-исполнитель, во-первых, располагает штатом профильных специалистов, выполняющих функции внесения первички в базы, во-вторых, применяет IT-технологии автоматизации процессов.

Как осуществляется внесение первички в базу?

В аутсорсинговой компании бизнес-процессы могут быть организованы по-разному. Вот несколько распространенных схем:

•          Клиента обслуживает конкретный специалист. Соответственно, бухгалтер, что называется, в одни руки выполняет все необходимые операции, от документирования хозяйственных операций (внесения данных первички в базу) до составления финансовой, налоговой, бухгалтерской отчетности.

•          Клиент сопровождается командой специалистов. В этом случае обязанности бухгалтеров распределены. Часть сотрудников осуществляет ввод, загрузку первички в учетную систему. Отдельные бухгалтеры отвечают за контроль корректности и достоверности данных. Куратор проекта выполняет функции главного бухгалтера.

Выбор применяемой схемы определяется возможностями аутсорсинговой компании и форматом сотрудничества с конкретным клиентом. Также имеет значение фактический объем обрабатываемой первички. Если документируется небольшое количество хозяйственных операций, вполне достаточно одного специалиста. Компании с большими объемами документов и учитываемых данных, как правило, обслуживают команды бухгалтеров.

Экстренный ввод данных в системы

Специалистам бухгалтерских фирм нередко приходится решать нестандартные, сложные задачи. Одной из таковых является необходимость экстренного ввода в систему больших объемов данных. Когда это актуально для компании-заказчика услуг?

Большие объемы данных приходится обрабатывать в следующих случаях:

•          Текущая база данных компании повреждена или утрачена.

•          Компания переходит на другую учетную систему (не важно, в рамках одного IT продукта или нет).

• Количество хозяйственных операций в компании резко увеличилось (открыты новые направления деятельности, создана филиальная сеть, бизнес вышел            на новый уровень и т.п.).

• Бухгалтерский учет какое-то время не велся вовсе или велся некорректно, с перерывами.

При экстренном вводе больших объемов данных в систему особое внимание уделяется контролю достоверности и корректности информации. Опытные специалисты аутсорсинговой компании не допускают дублирования данных, технических и расчетных ошибок. Исполнитель несет ответственность за качество бухгалтерских услуг.

Выполнять функции оперативно, эффективно и с минимальными рисками возникновения ошибок аутсорсеру позволяет соответствующее оснащение бухгалтерии. Программные, технические средства обеспечивают возможность решения сложных задач. Квалификация персонала также имеет огромное значение.

Услуги внесения первички в базу

Документирование хозяйственных операций с внесением соответствующих данных в учетную базу может быть разовой услугой и частью пакета бухгалтерского сопровождения. В первом случае клиент передает аутсорсинговой компании первичку, касающуюся конкретных сделок или отчетного периода. Специалисты оперативно обрабатывают входящие документы, безошибочно вводят данные в учетную систему.

Постоянная услуга предусматривает сотрудничество заказчика и исполнителя в долгосрочной перспективе. Согласно условиям договора, клиент регулярно передает первичку аутсорсеру для обработки, проверки и внесения в учетную базу. Ответственность за качество данных в базе лежит полностью на исполнителе. То есть за возможные ошибки, обнаруженные в базе и просочившиеся в отчетные документы, платит не заказчик услуг, а исполнитель. Аутсорсинг ввода первички в бухгалтерскую программу позволяет (в определенном смысле) минимизировать риск возникновения непредвиденных расходов.

Преимущества сотрудничества с бухгалтерской фирмой

Выгоды аутсорсинга фактической экономией средств не ограничиваются. Сотрудничество с компанией, имеющей хорошую деловую репутацию, передовое оснащение и качественные кадровые ресурсы, позволяет обеспечить безопасность бухгалтерской информации, минимизировать риск утечки и потери данных.

Профильные аутсорсеры применяют передовые технические решения для организации бизнес-процессов. Такие решения позволяют:

•          Снизить воздействие человеческого фактора. Соответственно, уменьшить количество возможных ошибок, опечаток, дубляжей и т.п.

•          Уменьшить среднюю стоимость обработки первичных документов. Благодаря этому клиенты не переплачивают за бухгалтерские услуги.

•          Масштабировать процессы и обеспечить круглосуточный доступ к учетной системе. Клиент в любое время может проконтролировать учетные процессы.

•          Устранить риск потери данных. Современные средства защиты информации прекрасно показали себя на практике.

•          Увеличить производительность труда специалистов. Технические решения позволяют бухгалтерам намного быстрее и эффективнее обрабатывать входящую первичку без риска допущения типичных ошибок.

Хотите, чтобы первичная документация обрабатывалась оперативно и максимально качественно? Доверяйте процесс внесения данных в учетную систему опытным, проверенным специалистам. Сотрудничайте с надежным аутсорсером. Это позволит оптимизировать затраты на организацию и администрирование учетных процессов, исключить перерасход ресурсов и минимизировать риск возникновения проблем при формировании отчетности.

Источник: https://xn--80abgj3a5ames.xn--p1ai/articles/bukhgalterskiy-autsorsing/protsess-zaneseniya-pervichnoy-dokumentatsii-v-bukhgalterskoy-firme/

Подготовка и обработка первичной документации

Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций.

Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок.

Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

Требования, предъявляемые к первичной документации

Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.
Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

•  документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
•  документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
•  формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
•  документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
•  первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

Этапы последующей бухгалтерской обработки первичной документации

После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы:

1.  Контроль. Бухгалтер проверяет документы по существу – была ли оформленная операция законна и целесообразна, производит формальную проверку – проверяет своевременность и полноту заполнения документа, удостоверяется, что его форма правильная и есть подписи ответственных лиц. Кроме этого, бухгалтер проводит арифметическую проверку – проверяются расчеты, произведенные в документе.
2.  Группировка документов и сведение данных. На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах. Обобщенная информация используется для составления накопительных и сводных документов (журналы-ордера, кассовые книги, оборотно-сальдовые ведомости и пр.) и для оперативного управления.
3.  Составление проводок бухгалтерского учета. Проводки бухгалтер составляет на основании сводных документов.

Документооборот и его планирование

Для оперативного ведения бухгалтерского учета предприятия устанавливают сроки и порядок подачи в бухгалтерию оформленных первичных документов.
Порядок документооборота устанавливает главный бухгалтер и его распоряжения в этом направлении обязательны для исполнения теми работниками, которые занимаются оформлением хозяйственных операций и заполнением первичных документов.бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер Новосибирск
Для рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

•  ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
•  сроки и место подачи документов,
•  учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
•  место и время хранения сданных первичных документов.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив. Как правило, выдача первичных документов на руки после их сдачи в архив, не допускается.

Источник: http://MultiBuh.ru/podgotovka-i-obrabotka-pervichnoj-dokumentacii/

Учет первичных документов на предприятии

Замечание 1

Первичные документы формируют функциональную основу бухгалтерского и иных видов учета на современном предприятии.

Учет первичных документов представляет собой процесс сбора, регистрации, накопления и хранения первичных документов, многократно повторяющийся во времени и подчиняющийся определенным принципам.

Учет первичных документов направлен на:

• определение критериев отбора и группировки фактов хозяйственной деятельности;
• обеспечение однозначной трактовки содержания хозяйственных операций;
• реализацию наблюдения, измерения и регистрации фактов хозяйственной деятельности;
• реализацию контрольной составляющей бухгалтерского учета, обеспечивающей достоверность учетных данных.

Первичные документы как объект учета

Определение 1

Первичный документ – форма письменного доказательства факта совершения хозяйственной операции (права на ее совершение).

Нормативное регулирование бухгалтерского учета делает особый упор на то, что факты хозяйственной деятельности подлежат отражения на счетах бухгалтерского учета только при наличии соответствующим образом оформленных первичных документов. Отсутствие первичных документов или неполное оформление обязательных реквизитов является основанием для отказа от принятия документов к учету.

• Курсовая работа 490 руб.
• Реферат 260 руб.
• Контрольная работа 240 руб.

Первичные документы обладают высокой значимостью для деятельности организации, поскольку они представляют собой основание для отражения операций на счетах бухгалтерского учета; подкрепляют собой позицию предприятия при возникновении споров с контролирующими органами; обеспечивают правовую базу для осуществления управленческой деятельности; позволяют осуществлять контроль наличия и движения имущества и обязательств предприятия.

Порядок обработки первичных документов в бухгалтерии

Оформленные и исполненные первичные документы поступают в бухгалтерию для их отражения на счетах бухгалтерского учета, однако этому процессу предшествует ряд мероприятий, направленных на контроль и обработку первичной документации.

К числу таких мероприятий относятся:

• во-первых, проверка документов по существу, подразумевающая оценку законности совершения отраженных в первичном документе хозяйственных операций. Задача бухгалтера состоит в том, чтобы оценить целесообразность совершения операции и проверить взаимосвязь отдельных элементов первичного документа, например, соответствие суммы документа содержанию операции (так выдача 50000 рублей на приобретение канцелярских товаров может случить основанием для сомнений в целесообразности операции в небольшой организации). Первичные документы, содержание которых, по мнению работников бухгалтерии, противоречит законодательству, не должны приниматься к учету, причем решение находится в ведении главного бухгалтера;
• во-вторых, формальная проверка документов, подразумевающая оценку правильности выбора формы документа, а также полноты заполнения обязательных реквизитов.
• в-третьих, выполнение процедур обработки документов, включающих в себя их группировку, то есть объединение документов, содержащих однообразные операции; таксировку, представляющую собой процесс перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные; контировку, выражающуюся в определении корреспонденции счетов.

После выполнения указанных процедур первичный документ считается принятым к учету.

Проблемы учета первичных документов на предприятии

Практика учета первичных документов свидетельствуют, что предприятия сталкиваются с рядом проблем в данной области, к числу которых можно отнести следующие:

• во-первых, организационные проблемы первичного учета, требующие выбора форм первичной учетной документации (унифицированных, модифицированных унифицированных или разработанных собственными силами), закрепления выбранных форм в локальных нормативных документах. При выборе метода самостоятельной разработки форм первичной документации возникает проблема обеспечения соответствия ее содержания требованиям законодательства, в противном случае документация может вызвать разногласия с контролирующими органами;
• во-вторых, разработка графика документооборота, отвечающего особенностям деятельности организации и определяющим весь порядок движения документации на предприятии;
• в-третьих, недобросовестное отношение сотрудников предприятий к документальному оформлению и соблюдению сроков представления первичной документации в бухгалтерию, что затрудняет ее работу и реализацию контрольных функций;
• в-четвертых, недостаточный уровень контроля в отношении не обязательных, но значимых реквизитов документов, затрудняющий обеспечение однозначной трактовки содержания хозяйственной операции.

Преимущества автоматизированного учета первичных документов

Применение специализированных автоматизированных бухгалтерских программ существенного облегчает процедуры обработки первичной документации. Работникам бухгалтерии в этом случае необходимо сосредоточиться на выполнении формальной проверки и проверки документов по существу, в то время как группировки, таксировки и контировки выполняются, как правило, автоматизировано, что существенно снижает вероятность арифметических ошибок или некорректной корреспонденции счетов.

Также практически до нуля сводится возможность неправильного отражения данных первичного документа в учетных регистрах, поскольку правильно сформированный документ после проведения в неизменном виде вносит свои данные во все учетные регистры, к которым имеет отношение.

Замечание 2

В настоящее время применение специализированных программных продуктов в области бухгалтерского учета получило практически повсеместное распространение, что повысило качество работы бухгалтерских служб, в то числе и по обработке первичной учетной документации.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/uchet_pervichnyh_dokumentov_na_predpriyatii/

Первичные бухгалтерские документы — знакомимся

24 марта 2014      Основы бухучета

Все хозяйственные операции, происходящие ежедневно на предприятии, должны быть документально оформлены. Закуп материалов, товаров, основных средств, реализация и отгрузка товара покупателю, все передвижения денежных средств, процесс производства продукции, выплата заработной платы и перечисление налогов – все эти и многие другие операции отображаются в первичных документах бухгалтерского учета.

Рассматриваемая бумага является письменным свидетельством о  произошедших хозяйственных процессах, имеющим юридически утвержденную силу и не требующим никаких дальнейших уточнений и поправок.

Унифицированные формы

Первичные документы бухгалтерского учета могут иметь типовую форму, для чего Госкомстатом разрабатываются и утверждаются унифицированные формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм производственной документации.

В соответствии с проставлением Правительства Российской Федерации №835 от 08.07.1997 года, все полномочия о проектной разработке и утверждении альбомов унифицированных форм и их цифровых версий переданы Госкомстату РФ. Все подробности содержания и нормативного состава альбомов при этом в обязательном порядке согласовывается специальным комитетом с Минфином и Минэкономики Российской Федерации.

Если же типовая форма первичных документов бухгалтерского учета не разработана, то организация самостоятельно подготавливает для себя необходимые бланки, которые она будут использовать в своей деятельности. При этом разработанные самостоятельно формы должны содержать обязательные реквизиты первичной документации.

Перечень обязательных реквизитов в первичных документах бухгалтерского учета:

• Наименование, в полной мере отражающее финансово-экономическое содержание производственного процесса. Документ, имеющий некорректное, плохо читаемое либо неясное название, не имеет никакой юридической силы.
• Название, в корректных случаях адреса и расчетные счета в банковых учреждениях сторон, заключающих соглашение (юридических и физических лиц). В случае отсутствия необходимых требований, документ автоматически теряет свою адресность и не может быть использован в каких-либо операциях.
• Дату составления. Если дата отсутствует или же описана нечетко, соглашение не имеет никакой юридической силы.
• Общее содержании осуществленной операции, которое раскрывает общей форме суть наименования и содержит краткое описание производственных моментов.
• Измерители совершенной хозяйственной операции. При их отсутствии бланк остается без учетно-расчетной базы, без которой дальнейшая эксплуатация соглашения не осуществляется.
• Подписи лиц (юридических и физических), ответственных за соглашение. Ими выступают директор конкретной организации и главный бухгалтер.

Обработка первичных документов

При получении бухгалтерского документа необходимо проверить правильно его оформления, наличие всех обязательных реквизитов. Все необходимые строки должны быть заполнены, информация должна быть читаемой, должны стоять подписи ответственных лиц, при необходимости ставится печать. При обработке бухгалтерских бумаг нужно обратить внимание на печать, информация на ней должна быть четко читаемой, видно название, реквизиты и пр.

После того, как документ проверен на правильность оформления, его нужно зарегистрировать в предназначенной для этого книге, журнале. К примеру, командировочные удостоверения регистрируются в журнале командировочных удостоверений, кассовые ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3.

Далее первичный документ следует подшить в соответствующую папку, в которой он будет храниться положенный для него срок.

Хранение и уничтожение

Сроки хранения документации первичного учета и порядок их уничтожения в полной мере оговорены в Перечне №41.

Как исправлять

Никто не застрахован от ошибок. Что делать, если в первичных документах допущены ошибки? Если ошибки выявляются на стадии оформления, то тут все просто, можно просто взять новый бланк и заполнить его заново. А как исправить ошибку в документе, если она выявлена позже?

В целом, можно выделить три способа исправления ошибок в первичных документах бухгалтерского учета:

• Корректурный способ, который допускается к применению  только в том случае, если ошибки были выявлены до момента составления баланса, либо же, если они были допущены в учетных регистрах, ошибки не должны затрагивать корреспонденцию счетов. Суть этого способа состоит в аккуратном зачеркивании тонкой линией ошибочного значения суммы, неправильного слова и т.д. Необходимый текст или же число пишется рядом или сверху. Кроме этого, необходимо написать оговорку рядом с ошибкой, с соответствующей датой и подписью ответственного лица. Например «зачеркнуто 1000 рублей, исправлено на 1200, исправленному верить, дата, подпись»
• Способ дополнительных записей производится при ошибочном занижении суммы хозяйственной операции. Это правило имеет место быть в двух случаях: если в учетном регистре отсутствуют необходимые данные первичного документа, а также при отображении в регистре ошибочно заниженной суммы.
• Сторнировочный способ состоит в том, что неправильно сделанная запись, как правило, числовая, удаляется отрицательным значением ошибочной суммы. При этом неправильная корреспонденция и значение суммы повторяется красными чернилами. В то же время обычными чернилами осуществляется запись необходимого числа.  Этот способ применяется при ошибках, сделанных в корреспонденции либо же при преувеличении суммы.

Право подписи первичных документов

В соответствии с законодательством Российской Федерации, подписывать первичные бухгалтерские бумаги могут директор организации и главный бухгалтер. Также документы первичного учета имеет право подписывать заместитель главного бухгалтера, но вся ответственность за оформляемое соглашение в таком случае переходит на него. Право подписи иным работником, кроме руководителя и главного бухгалтера, должно быть оформлено с помощью доверенности на право подписи.

Подводя итог вышесказанному, можно сказать, что первичные документы — это одна из важных составных частей правильной организации бухгалтерского учета на предприятии. Более того, только при их наличии возможно вести бухучет, именно на основании документов совершаются бухгалтерские проводки. Поэтому очень важно грамотно заполнять бланки и формы, проверять верность оформления при получении их от контрагентов. В дальнейшем мы разберем последовательность заполнения различных форм, приведем образцы правильного оформления различных бланков.

Источник: http://buhs0.ru/pervichnye-buxgalterskie-dokumenty-znakomimsya/

Обработка первичной документации в бухгалтерии что это?

В любой организации документы составляют основу бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие бумаг или недостатки в их оформлении — гарантия проблем с налоговыми органами. Рассказываем, почему важна первичная документация и как организовать ее обработку, чтобы исключить неприятности.

Почему важны первичные документы

Первичные документы сопровождают все финансово-хозяйственные операции компании. Каждая сделка должна быть подтверждена и зафиксирована. Недостатки в оформлении бумаг или их отсутствие — причина исключения суммы из расходов при налоговой проверке. Это влечет за собой увеличение налогооблагаемой базы, доначисление НДС и налога на прибыль, штрафы (ст. 120 НК РФ, ст. 252 НК РФ).

Единственный способ избежать подобных рисков — систематизировать проверку и обработку бухгалтерских документов.

Зачастую штатный бухгалтер оставляет работу с первичкой на потом. Большинство считают своевременную сдачу отчетности своей приоритетной задачей и не уделяют должного внимания анализу качества счетов-фактур, актов, накладных. В итоге документы подшиваются без малейшей проверки.

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Удаленный же бухгалтер, который одновременно ведет несколько фирм, вообще редко обращает внимание на корректность документов. В случае налоговой проверки он просто перестает выходить на связь или меняет телефон.

Из судебной практики

Арбитражные суды трех инстанций поддержали налоговую инспекцию в деле А32-4358/2018. По результатам проверки декларации на прибыль компании было доначислено 1,7 млн. рублей налога на прибыль из-за отсутствия первичных документов, доказывающих наличие убытка в предыдущих налоговых периодах.

Типичные ошибки при работе с первичными документами

Наши эксперты обращают внимание на типичные ошибки обработки первички:

1. Документ отсутствует. Достаточно распространенная ситуация. Особенно там, где большое количество операций или формы составляются не в момент проведения сделки. В зоне особого риска — торговые, строительные, транспортные организации.
2. Ошибки в заполнении или применение нетиповой формы, когда это необходимо. Среди наиболее распространенных — обобщение приобретенного товара, например, «материалы» вместо указания каждого изделия. Отсутствие дат, подписей, других обязательных реквизитов.
3. Документ испорчен. Чаще всего касается кассовых чеков или самокопирующихся бланков. С течением времени чернила выцветают, и информация «исчезает» с документа. Нередки случаи уничтожения документов из-за неправильной организации хранения или небрежного обращения.
4. Исправления в кассовой документации. Законодательством запрещено исправлять документы, связанные с движением денег по кассе или расчетному счету.

Важно!

Для уменьшения рисков при работе с документами каждой организации необходимо выстроить оптимальную и удобную систему документооборота. В том числе это касается проверки и бухгалтерской обработки кассовых документов.

Специалисты 1С-WiseAdvice советуют создавать не только бумажный, но и электронный архивы. Иногда требуется много времени и сил, чтобы обнаружить счет-фактуру за прошлый год в папках и коробках, где хранится первичка организации. А на сервере нужный скан найдется в считанные минуты.

Как должен быть организован порядок приемки и обработки первичных документов

Если в компании организован порядок работы с документами, она легко докажет правомерность всех бухгалтерских операций. Чтобы исключить утерю, порчу или ошибки в бумагах, рекомендуем работу с ними разделить на несколько циклов:

1. Сотрудник передает бумажные экземпляры в отдел делопроизводства. Там оригиналы сканируют и подшивают в отдельные папки-регистраторы. По мере заполнения или по окончании налогового периода папки опечатываются и передаются на хранение. Электронные копии размещаются в архиве на сервере (про электронный документооборот вы можете прочитать здесь).
2. О том, что скан документа поступил на сервер, формируется извещение, которое направляется бухгалтеру, закрепленному за участком работы. Его основная задача — определить вид бумаги, установить ее взаимосвязь с другими документами и конкретной сделкой, а также проверить качество документа.
3. Если в системе уже есть подобный документ, для предотвращения ошибок в учете сканированные копии сравниваются. Все ошибочные или некорректные формы удаляются. В программе остается только верный документ.
4. Ежемесячное проведение отчета по взаимосвязям позволяет выявить отсутствующие документы и своевременно, до окончания налогового периода, запросить их у контрагентов.
5. Если у организации были убытки, следует увеличить нормативные сроки хранения архивов. Это позволяет доказать правомерность уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли даже по прошествии значительного периода времени.

Использование этого алгоритма исключает любые ошибки и неточности в первичной документации. Система позволяет экономить время сотрудников, автоматически формирует архив, облегчает доступ к документам. Что особо важно, она уменьшает влияние человеческого фактора на правильность и своевременность обработки форм.

Именно по такому принципу в 1С-WiseAdvice разработана уникальная технология работы с первичной документацией «Процессинг».

Большой опыт сопровождения налоговых проверок позволил нашим специалистам изучить все требования инспекторов. Были составлены чек-листы, которые позволяют заранее оценить риски возникновения претензий к оформлению первички со стороны инспекторов. Подробнее о том, как мы работаем с документами, мы можем рассказать вам лично.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/priemka-proverka-i-bukhgalterskaya-obrabotka-dokumentov/

Обработка первичной документации в бухгалтерии

Замечание 1

Первичные документы формируют функциональную основу бухгалтерского и иных видов учета на современном предприятии.

Учет первичных документов представляет собой процесс сбора, регистрации, накопления и хранения первичных документов, многократно повторяющийся во времени и подчиняющийся определенным принципам.

Учет первичных документов направлен на:

• определение критериев отбора и группировки фактов хозяйственной деятельности;
• обеспечение однозначной трактовки содержания хозяйственных операций;
• реализацию наблюдения, измерения и регистрации фактов хозяйственной деятельности;
• реализацию контрольной составляющей бухгалтерского учета, обеспечивающей достоверность учетных данных.

Обработка первичной документации: требования, пример. Первичная бухгалтерская документация

Финансы 14 октября 2017

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое — первичная документация в бухгалтерии — и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе «1С». Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием «работа с документацией» подразумевается:

• Получение первичных данных.
• Предварительная обработка сведений.
• Оформление документов.
• Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
• Повторная обработка первичной документации.
• Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

• Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
• Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
• Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
• Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку «оплачено».

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

• Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
• Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
• Поставить отметку «Исправленному верить».
• Указать дату корректировки.
• Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет подшит документ.
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

• Место и срок оформления первичных бумаг.
• ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
• Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
• Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

• Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
• Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
• Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

• Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
• Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
• Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Источник: .ru

Источник: https://monateka.com/article/253049/