В этой статье:

Рекомендуем!  Материальные поисковые активы что к ним относится?

Что такое УПД в бухгалтерии: расшифровка

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

Налоговая служба предложила бухгалтерской службе субъектов предпринимательской деятельности сократить объём документооборота за счёт введения формы УПД. Её использование сэкономит немало времени бухгалтерам, поскольку сделает неактуальным ведение многих документов, требующих тщательного заполнения.

Как облегчить ведение бухгалтерского учёта

Расшифровка УПД в бухгалтерии

Бухгалтера часто сталкиваются с проблемами недостаточности времени на ведение учёта и составление отчётности, касающейся деятельности предприятия. Много времени уходит на выполнение такой бесполезной работы, как заполнение идентичной информации в документации разных форматов.

Образец формы УПД

Для того чтобы представители субъекта хозяйствования имели возможность заняться более полезными делами, которые бы принесли фирме дополнительную прибыль, а государству – пополнение бюджета, программные специалисты Налоговой Службы разработали единую форму документации, содержащую обобщённую информацию из нескольких документов. Это позволяет исключить из документооборота ряд бланков унифицированного вида. Несмотря на то что в проекте форма имела наименование единого отгрузочного документа, общественности она была заявлена как УПД, что расшифровывается как универсальный передаточный документ.

Замена вороха документации одним документом

Когда можно применять универсальный передаточный документ УПД

Универсальный передаточный документ — это документ, заменяющий некоторые экземпляры первичной документации. Он может также совмещаться с счёт-фактурой. Налоговая Служба регламентирует, что передаточный документ универсального типа можно применять к нескольким видам соглашений, регламентирующим различные типы сделок хозяйственных операций.

Разобравшись с понятием УПД, что это такое и где его можно использовать, можно оптимизировать своё рабочее время, уделяя внимание другим вопросам деятельности. Применение универсального документа актуально при таких операциях, обеспечивающих функционирование компании, как:

  • оформление сотрудничества с контрагентами;
  • транспортировка продукции;
  • документальное оформление мероприятий, связанных с поставками товара или оказанием услуг;
  • реализация или уступка прав требования.

Чтобы понять, заменяет ли УПД акт выполненных работ, следует изучить составленную представителями Налоговой Службы инструкцию. В ней разъясняется, что эти документы взаимозаменяемы только в ситуациях согласия обеих сторон сделки.

Как перейти

Перед тем как перейти на УПД рекомендуется согласовать с контрагентами, желают ли они получать документы, оформленные по этой форме.

Возможно провести тестирование применения новшества на поставках продукции, тогда как оформление предоставления услуг проводить в соответствии со стандартными нормами. Для ввода в документооборот новой формы, необходимо её утвердить распорядительной документацией, предварительно подогнав её под те хозяйственные операции, которые планируется проводить. Утверждение документа возможно отдельным приказом или в комплексе приказа об учётной политике субъекта предпринимательства.

Приказ о переходе на работу по УПД

Стоит отметить, что УПД не идентифицируется Налоговой Службой как элемент учётной политики, однако по умолчанию им является, поскольку им заменяется ряд первичной документации, относящейся к такой категории. Чтобы избежать претензий со стороны уполномоченных органов рекомендуется упомянуть в распорядительной документации о свободе выбора в форме оформления отношений с контрагентами. Это предоставляет возможность подстраиваться под желания клиента в сфере оформления первичной документации. В приказе рекомендуется упомянуть о таких, казалось бы, неважных мероприятиях, как:

  • применяемый вид нумерации и регистрации документации;
  • порядок проведения процедуры исправления в документе, в случае если была допущена ошибка;
  • порядок хранения формы.

При ведении документации не рекомендуется смешивать документы, оформленные по форме УПД и заполненные стандартным способом с применением первичной документации. Раздельное хранение позволит исключить путаницу при проверках уполномоченными органами.

Право подписания универсального передаточного документа должно быть вменено приказом конкретному сотруднику, который отличается компетентностью не только в нюансах оформления УПД, но и в ведении бухгалтерской документации по стандартному типу.

После получения согласия контрагентов о переходе на современный уровень документооборота, необходимо оформить с ними дополнительные соглашения, касающиеся нововведений, а также необходимости заверки документов новой формы печатью. Руководители субъекта хозяйствования вправе самостоятельно устанавливать правила сотрудничества в новом стиле, поскольку представители Налоговой Службы не разработали регламентируемый порядок применения УПД.

Работа с сотрудниками в плане изменения порядка ведения документооборота

Чтобы избежать недоразумений в оформлении бухгалтерского учёта и составления отчётности, рекомендуется составить памятку для бухгалтеров, с заранее отражёнными вопросами, которые могут возникнуть в процессе работы с формой. Это сэкономит время работников, а также снизит вероятность недочётов в учёте. В памятке необходимо отразить информацию:

  • подробную инструкцию по заполнению формы;
  • способ исправления ошибок;
  • нужно ли ставить печать на документ;
  • какие данные нужно вносить в форму при поступлении УПД от поставщика;
  • перечень контрагентов, которые работают по универсальной форме, и клиенты, предпочитающее стандартное оформление документации.

Нужно ли заполнять акт

Хозяйственные операции, которые можно оформлять УПД

Заполненный универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ позволяет объективно оценить параметры хозяйственной операции без изучения огромного вороха документации. В одном документе отображены сведения о нескольких этапах сотрудничества. Однако процедура заполнения универсальной формы может стать не актуальной, если контрагент не желает работать в усовершенствованном стиле. Поэтому прежде чем заполнять форму и заменять ею стандартный перечень документов, рекомендуется уведомить контрагентов в письменном виде о смене типа документооборота.

Особенности и нюансы

Рекомендации по заполнению универсальной формы

В некоторых случаях отсутствует необходимость составления УПД для бухгалтерской отчётности. Однако это необходимо для проведения расчёта величины НДС и обоснования его достоверности. К таким ситуациям относятся:

  • Авансирование хозяйственной операции.
  • Корректировка характеристик операции в ситуации, когда произошли изменения в себестоимости уже переданной продукции.
  • Внесение исправлений в документации.

Разобравшись, что такое УПД в бухгалтерии, универсальный передаточный документ вместо товарной накладной позволит сэкономить время на оформление документации, а также облегчит порядок её учёта. Однако важно помнить об особенностях заполнения документа, чтобы избежать разночтения и недопонимания введённой информации представителями Налоговой Службы.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Упд в электронном виде

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

Универсальный передаточный документ – единая форма, способная выполнять функции как счёта-фактуры, так и первичного учётного документа. УПД можно оформлять на разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг. Случаи деятельности, при которых допускается составление УПД, перечислены в Приложении 2 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г.. Цель введения в бухгалтерский учёт УПД – это сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции.

Электронный УПД позволяет решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг. В отличие от бумажной версии, он имеет 3 возможных функциональных значения.

Новый формат можно использовать как:

  • Счёт-фактуру
  • Счёт-фактуру с расширенным набором реквизитов (счёт-фактура + документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов по НДС и как первичный учётный документ, соответствующий требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте»
  • Первичный учётный документ для оформления фактов хозяйственной жизни

Статусы УПД

Один электронный формат содержит в себе возможность отражения сразу трёх видов документов на выбор. Чтобы контрагент понял какой именно документ ему направил пользователь, применяются цифровые функциональные статусы в «шапке» формата (Рис. 1):

Статус 1: Счёт-фактура (функция СЧФ);

Статус 2: Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);

Статус 3: Первичный документ (функция ДОП).

Рис. 1. Форматы УПД

Эти функциональные статусы фиксируются в каждом электронном документе и, в зависимости от их простановки, УПД может быть передан по разным бизнес-процессам подписания и курсирования ФНС-квитанций.

Закреплённая электронная форма УПД представляет универсальный «конструктор» с единым наименованием полей, на базе которого, в случае простановки конкретной цифровой функции, уже реализуется передача нужного документа.

УПД с функцией «3 – первичный документ ДОП»

При использовании УПД с функцией «ДОП» электронный документ работает на платформе провайдера по бизнес-процессу, максимально схожему с обычным электронным ТОРГ-12 или «Актом выполненных работ» (Рис. 2):

Рис. 2. Схема обмена квитанциями УПД (функция «ДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 9 и 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае формируется:

  1. Титул продавца – базовая часть электронного УПД, где продавец указывает все поля «шапки» документа, табличную часть и итоги. Эту часть продавец подписывает электронной подписью.
  2. В ответ покупатель, если он согласен с документом, формирует «Титул покупателя», куда вносит информацию о ФИО лиц, которые принимали товар/услугу, информацию о доверенности и другие данные, которые обычно вносит покупатель на бумаге. Покупатель подписывает ЭП и отправляет продавцу через ЭДО-платформу.
  3. Собранные вместе оба титула + их электронные подписи и составляют УПД с функцией «ДОП» в электронном виде.

Также покупатель может не согласиться с полученным документом и отправить уточнение на универсальный передаточный документ.

В электронном виде полностью завершённый архив с УПД будет состоять из файлов титулов продавца и покупателя, а также подписей к ним (Рис. 3).

Рис. 3. Состав завершенного УПД

УПД с функцией «1 – Счёт-фактура СЧФ»

Если документ передаётся с функцией «СЧФ», его бизнес-процесс передачи через провайдера схож с обычным электронным счётом-фактурой. «Титул покупателя» не требуется, так как документ носит характер одностороннего подписания отправителем (как у счёта-фактуры). Однако добавляется процесс передачи регламентированных ФНС-квитанций (Рис. 4).

Рис. 4. Схема обмена квитанциями УПД (функция СЧФ)

Обозначения:

  • P1 – Титул продавца
  • 2 — 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В данном случае квитанции схожи с аналогичными квитанциями по счетам-фактурам и ставят целью зафиксировать юридически факт выставления документа в определённое время, что подтверждается отправителем, получателем и самим провайдером. Важно, что Edisoft, как и в случае со счетами-фактурами, предоставляет возможность пакетного подписания квитанций через веб-интерфейс, а также решения по автоматизации подписания квитанций в полностью автономном режиме.

Электронный УПД в полностью завершённом виде будет представлять из себя комплект из исходного подписанного документа и подписанных квитанций (Рис. 5).

Рис. 5. Состав завершенного УПД

Специфика работы полностью схожа со стандартным электронным счётом-фактурой. Задача поставщика – вовремя выставить документ, подписав его своей ЭП; подписать квитанции подтверждения факта выставления со своей стороны; следить за тем, не было ли отправлено от покупателя уведомлений об ошибках в данном документе. Задача покупателя – подписать квитанции о получении со своей стороны, проверить документ на корректность, а в случае найденных неточностей отправить квитанцию с описанием ошибок.

УПД с функцией «2 – Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»

Если УПД отправляется с функцией «СЧФДОП», то бизнес-процесс передачи документа предусматривает как движение ФНС-квитанций, подтверждающих факт выставления, так и отправку покупателем «Титула покупателя», где указана информация об ответственных лицах, которые подтвердили факт передачи товарно-материальных ценностей. Документ совмещает в себе свойства электронной накладной/акта и счёта-фактуры одновременно (Рис. 6).

Рис. 6. Схема обмена квитанциями УПД (функция «СЧФДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 2 — 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае электронный УПД будет физически представлять из себя подписанные файлы «Титулов отправителя и получателя», а также комплект квитанций (Рис. 7).

Рис. 7. Состав УПД с функцией «СЧФДОП»

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД в ФНС-формате: сам универсальный передаточный документ и статусные квитанции к нему для предоставления в налоговую.

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД для предоставления в налоговую.

Важным нюансом также является вопрос простановки подписей к УПД различных функций.

Согласно нижеуказанным Приказам нельзя удалять отправленный и подписанный УПД / УКД:

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

Что такое УПД и правила его заполнения

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

Форма универсального передаточного документа (УПД) разработана ФНС России (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Налоговая служба пояснила, что УПД является одной из возможных форм документов, фиксирующих передачу товаров, услуг, результатов работ и имущественных прав.

В этом документе содержатся все необходимые данные, которые обязательны для счетов-фактур и первичных документов, что позволяет использовать УПД в качестве полноценной замены и тех, и других, то есть оформляется только один документ вместо двух.

Вы можете использовать универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и передаточных документов при отгрузке товаров, сдаче работ и услуг. С 1 октября 2017 года изменилась форма его заполнения.

УПД это не обязательный документ для организации и предпринимателей. Они могут использовать его или придерживаться привычных правил оформления первичной документации, выписывая счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. С применением формы универсального передаточного документа упрощается и ускоряется процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижается риск ошибок.

Если Вам нужно, то можете скачать актуальный бланк формы УПД 2019 здесь или для удобства заполнить его онлайн без регистрации здесь. Заполнять онлайн очень удобно, так как вы сразу видите как будет выглядеть ваш документ.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе слева вверху есть реквизит «Статус», значение которого может быть «1» или «2». Если в квадрате Статуса указать — 1, то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного документа (в зависимости от вида сделки: вместо накладной, акта оказанных услуг, акта приемки результатов работ и др.).

В том случае, если значение статуса указывается — 2, то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа.

УПД со статусом «2» могут смело применять организации и предприниматели использующие упрощенную систему налогообложения (УСН), так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.

Если статус документа — 2, то следующие поля для счета-фактуры, могут не заполняться: > «В том числе сумма акциза» (графа 6); > «К платежно-расчетному документу» (строка 7); > «Налоговая ставка» (графа 7); > «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10); > «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а); > «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Целью введения в учет универсального передаточного документа является упрощение бухгалтерского документооборота, но на на начальном этапе работы с новой формой у предприятия может возникнуть много вопросов по ее оформлению и применению. Порядок оформления УПД практически не имеет отличия от заполнения счета-фактуры и акта выполненных работ.

В каких случаях можно использовать упд

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует.

Применяется универсальный передаточный документ для оформления следующих операций: > отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой); > передача результатов выполненных работ; > оказание услуг; > передача имущественных прав; > отгрузка товаров (работ, услуг).

Если рассматривать бланк УПД, можно заметить, что форма счета-фактуры уже присутствует в УПД и обведена жирной линией. Но помимо показателей счета-фактуры в данном документе также должны быть заполнены семь обязательных реквизитов, а именно:

> наименование документа: «Универсальный передаточный документ»; > дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры; > наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19; > содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17; > величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»; > наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 — для покупателя; подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 — для покупателя. Номер передаточного документа зависит от его статуса. Напоминаем, что налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов. По этому: > в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур; > в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и прочих). В этой части статьи мы разберем кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ. Итак, строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2». В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи. В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это тот же человек, который указан в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи. В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации. В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи. Строка 14 в УПД позволяет включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (поставщика, исполнителя).

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля в УПД которые заполнять не обязательно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для некоторых пользователей. К дополнительным полям относятся следующие: графа «А»; графа «Б»; строка 8; строка 9; строка 12; строка 17.

Что такое упд в бухгалтерии расшифровка

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Изменения в нашей жизни происходят в режиме нон-стоп. Бухгалтерия – не исключение.

Например, с 2013 года введен в применение новый документ – УПД, а в 2017 и 2018 годах он уже подвергся корректировке.

В этой статье рассмотрим, что такое УПД, для чего предназначен, чем регламентируется и как заполняется.

Расшифровка УПД

УПД – это аббревиатура от термина «универсальный передаточный документ».

Такое наименование обусловлено выполняемыми функциями:

  1. «универсальный» – заменяет 2 бухгалтерских документа, необходимых к оформлению при совершении хозяйственных операций: счет-фактуру и первичный документ (акт, накладную и т. д.);
  2. «передаточный» – передается от поставщика (продавца) товара (услуг) к его контрагенту (кто это?). В документообороте компании является исходящим для поставщика (продавца) и входящим для контрагента;
  3. «документ» – официально удостоверяет совершенную хозяйственную операцию.

Вывод: УПД – это документ бух.учета, применяемый при совершении передаточной хозяйственной операции.

Когда может применяться УПД

УПД предназначен для сокращения и упрощения бухгалтерского документооборота. Документ может быть применен в следующих ситуациях:

  1. при отгрузке товара покупателю без транспортировки;
  2. при отгрузке товара с доставкой;
  3. при передаче имущественных прав на результат интеллектуальной деятельности, на лицензию (что это такое?), на кредитный продукт;
  4. при передаче результата выполненной работы по договору подряда (что это?);
  5. при оказании услуг.

Законодательное регламентирование его применения

Все юридические и физические лица в РФ, получающие доход (независимо от его источников), обязаны платить налоги в государственную казну. Это правило едино для всех, за его соблюдением следит федеральная налоговая служба (ФНС).

Поэтому документальное фиксирование хозяйственных операций, проведенных физ. или юр.лицами, обязательно и регламентируется на федеральном уровне.

Универсальный передаточный документ – это документ, необходимый для принятия покупателем товара (услуг), а также имущественных прав.

Кроме того, данный документ позволяет исчислять и предъявлять НДС (налог на добавленную стоимость) к вычету (подробней об этом можно прочитать в другой статье нашего блога, перейти на которую можно по приведенной ссылке).

Назначение и правила

заполнения УПД прописаны в Письме ФНС России от 21.10.2013 г. за № ММВ-20-3/[email protected] Данный документ также утверждает добровольный принцип применения УПД. Вместо него (как и до 2013 года) можно использовать счет-фактуру + первичный документ на товар (услугу).

Правила заполнения УПД

УПД должен быть оформлен во время или сразу же после проведения хозяйственной операции, но не позднее следующего рабочего дня.

Обратите внимание на актуальный в 2019 году образец бланка УПД:

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

В черной рамке – сведения, вносимые в стандартную счет-фактуру.

УПД – это документ добровольного использования, поэтому при необходимости законодательно разрешено добавлять в него дополнительные строки (между таблицей и строкой № 8) или столбцы (перед № 1 и после № 11).

В левом верхнем углу (поле на образце бланка выше отмечено красным) указывается статус УПД, т.е. документ может трактоваться в двух вариантах:

  1. При указании «1» — УПД является счет-фактурой + передаточным документом. Такой вариант предусмотрен для плательщиков НДС.
  2. При указании «2» — УПД трактуется только как передаточный документ, поэтому счет-фактуру нужно выставлять отдельно. Данный вариант актуален для тех, кто не обязан учитывать НДС в своих бухгалтерских проводках.

В зависимости от выбранного статуса бланк далее заполняется не одинаково.

При статусе «1» необходимо заполнить строки и графы, относящиеся как к счету-фактуре, так и к первичному документу.

При выборе статуса «2» заполнять поля со сведениями счет-фактуры не нужно (отмечены на образце бланка УДП ниже):

  1. строка 5;
  2. графы 6, 7, 10, 10а, 11;
  3. не обязательны подписи руководителя и главного бухгалтера.

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Далее приведен УПД – образец заполнения в 2019 году с разъяснением некоторых нюансов оформления (до 2017 года бланк имел некоторые отличия от актуального в 2018 и 2019 годах, но заострять внимание на этом не будем):

Универсальные передаточные документы

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

Универсальный передаточный документ (УПД) — специально разработанный бланк, объединяющий в себе первичный документ для целей бухучета и счет-фактуру. Зачем разработали бланк УПД? Кто и когда может его применять? Как его заполнить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в материале далее.

Предпосылки для применения УПД

Какой документ предложила ФНС

Соответствие УПД и счета-фактуры

Сроки оформления универсального передаточного документа

Порядок и образец заполнения УПД

Итоги

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Поскольку с 01.01.2019 форма счета-фактуры менялась, бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:

  • Строки 8 для указания идентификатора госконтракта. Заполняется теми, кто работает по госконтрактам; остальные ставят прочерк.
  • Графы 1а для отражения кода вида товаров, вывозимых в страны ЕАЭС. При отсутствии экспорта в Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию в графе ставится прочерк.
  • Указания на то, что УПД может быть подписан не только индивидуальным предпринимателем, но и уполномоченным им лицом.

Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.

Обновленный бланк УПД в формате Wordскачайте на нашем сайте по ссылке, а бланк в формате Excel— по ссылке.

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст.

168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст.

9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

  • если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
  • если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

  1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
  2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
  • графа 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графа 7 «Налоговая ставка»;
  • графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем.  Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

Строка Значение Особенности заполнения
10 Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
13 Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца Заполняется всегда, независимо от статуса документа.Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:·        которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;·        которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
15 Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права Заполняется всегда, независимо от статуса документа
18 Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

  • строка 1 — дата составления документа;
  • строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
  • строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Скачать образец

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

УПД – универсальный передаточный документ – рекомендованная «первичка», которая сокращает документооборот. Но оформлять этот документ можно не всегда. Рассмотрим особые случаи.

Бухгалтеру на каждый день

Универсальный передаточный документ (УПД) появился не так давно – в 2013 году. На тот момент фирмам и предпринимателям уже было разрешено разрабатывать бланки «первички» самостоятельно и утверждать их для дальнейшего использования приказом руководителя.

С этой точки зрения появление универсального передаточного бланка стало логичным продолжением принятого решения о необязательности типовой «первички».

Данный документ, как и любой другой бланк «первички», было разрешено дополнять необходимыми реквизитами самостоятельно.

Тем не менее, появившаяся свобода в применении бланков для оформления хозяйственных операций – это не главное новшество, с которым связана форма УПД.

Дело в том, что этот документ стал аналогом традиционного счета-фактуры, который допускает более гибкое использование при оформлении операций. Заполнение УПД 2019 г.

, как правило, необходимо для НДС, в таком случае данный документ регистрируют в Книге покупок, в Книге продаж.

Программа БухСофт автоматически заполняет Книгу покупок или Книгу продаж, формирует файл с документом и проверяет его. Вам остается лишь скачать и распечатать Книгу. Попробуйте бесплатно:

Сформировать Книгу покупок

Другие документы по налогам

Ознакомившись с заполнением УПД 2019 г., не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:

Форма УПД 2019 г.: что это такое

Универсальный передаточный документ уникален тем, что подтверждает и отгрузку для получения вычетов по НДС, и расходы для целей бухучета и налогообложения. Такая возможность обусловлена тем, что форма УПД 2019 г. объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ.

Преимущества УПД 2024

Форма УПД 2019 г. не обязательна для фирм и предпринимателей, они могут оформлять одновременно разные бланки.

  1. Традиционный счет-фактуру – в подтверждение отгрузки для целей НДС.
  2. Передаточную «первичку» – в подтверждение отгрузки продукции, товаров, передачи имущественных прав, результатов работ или услуг.

Если же организация или ИП захотят сократить документооборот, то заполнение УПД 2019 г. позволит им:

  1. Подтвердить обоснованность вычета НДС;
  2. Обосновать отражение операции в бухучете;
  3. Подтвердить факт несения расходов для целей налогообложения, в том числе по налогу на прибыль, УСН и ЕСХН.

Какие документы заменяет заполнение УПД

Форма УПД 2019 г. – это своего рода универсальный передаточный акт. Он заменяет одновременно счет-фактуру и передаточную «первичку», а именно:

  • акт передачи основных средств, в том числе унифицированный — по форме № ОС-1;
  • накладную на товары, в том числе типовую – по форме № ТОРГ-12;
  • товарный раздел ТТН, в том числе унифицированной – по форме № 1-Т;
  • накладную на отпуск материалов на сторону, в том числе типовую – по форме № М-15.

Использовать универсальный передаточный документ можно:

  • или как комплексный бланк по НДС и расходам – со статусом 1;
  • или как передаточную «первичку» — со статусом 2.

В зависимости от способа применения заполнение УПД осуществляется по-разному.

Упд образца 2019 г. или счет фактура

Ответ на вопрос «заполнение УПД или счета фактуры» подтверждает преимущества любого решения фирмы или предпринимателя. Ведь применение формы УПД 2019 г. не препятствует организации или ИП составлять счета-фактуры.  Подробнее об этом читайте в таблице 1.

Таблица 1. Заполнение УПД или счета фактуры

Ситуация Варианты документооборота
Разные договоры
  • заполнение УПД по всем договорам
  • составление счета-фактуры и передаточная «первичка» по всем договорам
  • или передаточный документ – по одному договору, а счета-фактуры и передаточная «первичка» — по другому договору
Одни договор
  • заполнение УПД
  • составление счета-фактуры и передаточная «первичка»
  • или передаточный документ — по одной отгрузке, а счет-фактура и накладная по следующей отгрузке

Заменив счета-фактуры и передаточную «первичку» на УПД образца 2019 г., фирма или предприниматель получают сразу несколько преимуществ.

  1. Уменьшается число бумаг по сделкам с контрагентами.
  2. Сокращается количество документов, интересующих налоговиков.
  3. Снижаются финансовые и трудовые затраты на ведение документооборота, включая оформление, хранение, учет и уничтожение бумаг.
  4. Отсутствуют проблемы с подтверждением расходов и НДС-вычета.

Универсальный передаточный документ: когда можно применять

Чтобы перейти на заполнение УПД, фирме или предпринимателю придется выполнить четыре основных действия.

Шаг 1. Закрепить применение формы УПД в рамках учетной политики, закрепив в ней:

  • решение применять УПД с отказом от использования счетов-фактур;
  • утвержденный руководителем бланк УПД;
  • ситуации и случаи, когда составляется УПД.

Шаг 2. Изменить шаблоны договоров с контрагентами.

В тексте договора желательно согласовать, как стороны заполняют УПД образца 2019 г. – как передаточную «первичку» или как комплексный бланк, сочетающий в себе «первичку» и счет-фактуру. Текст соглашения может быть таким:

«Исполнитель выставляет  Заказчику универсальный передаточный документ по форме из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 – как первичный документ в подтверждение отгрузки и как счет-фактуру для подтверждения права на вычет НДС».

Шаг 3. Контролировать актуальность универсального передаточного документа.

Форму УПД приходится менять по мере корректировки бланка стандартного счета-фактуры. Так как УПД разрешено дополнять любыми реквизитами, в случае внесения изменений в бланк счета-фактуры передаточный документ нужно привести в соответствие с новшествами. Подробнее о последних изменениях, которые необходимо учесть при формировании бланка, читайте в таблице 2.

Таблица 2.  Недавние изменения при заполнении передаточного документа

Дата изменения счета-фактуры Новый реквизит счета-фактуры Что добавить в форму УПД
1-е июля 2017 г. Строка 8 обычного счета-фактуры Новый реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора, соглашения», заполняемый в случае предоставления из федбюджета:
  • бюджетных инвестиций;
  • субсидий;
  • вкладов в уставный капитал
Строка 5 корректировочного счета-фактуры
1-е октября 2017 г. Графа 1а в табличной части обычного счета-фактуры Новый реквизит «Код вида товара», заполняемый в соответствии с ЕТН ВЭД ЕАЭС при экспорте товаров из России в страну-участницу ЕАЭС  
Графа 1б в табличной части корректировочного счета-фактуры

Шаг 4. Не применять документ при авансах для:

  • вычета НДС при уплате аванса;
  • начисления НДС при получении аванса;
  • вычета НДС, начисленного при получении аванса;
  • восстановления НДС, заявленного к вычету при уплате аванса.

Заполнение УПД со статусом 1

Указав статус «1», можно использовать универсальный передаточный документ как комплексный бланк, заменяющий одновременно:

  • счет-фактуру в обоснование вычета НДС;
  • передаточную «первичку» в обоснование бухгалтерских и налоговых расходов.

В этом случае придется заполнить все поля бланка.

Заполнение УПД со статусом 2

Указав статус «2», использовать универсальный передаточный документ можно только как передаточную «первичку». В нем не нужно заполнять поля для счета-фактуры – строку 7 и графы 6, 7, 10, 10а и 11.

Такой бланк подойдет:

  • неплательщикам НДС, в том числе фирмам и предпринимателям, работающим на спецрежимах;
  • плательщикам НДС при отгрузках и реализации вне территории России.

Бланк заявления о возврате излишне уплаченного налога смотрите по ссылке.

Что такое УПД в бухгалтерии: расшифровка

Налоговая служба предлагает бухгалтерам использовать новую форму – универсальный передаточный документ (УПД), который призван сократить объем документооборота и сэкономить немало времени налогоплательщикам.

В процессе ведения различных видов учета, бухгалтера нередко сталкиваются с проблемой нехватки времени, которое тратится на заполнение одной и той же документации. По этой причине сотрудниками налогового органа был поднят вопрос об острой необходимости в снижении документооборота и ввода единого документа, пришедшего на смену прежним унифицированным формам.

Упд — что это такое?

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

В целях упрощения документооборота между субъектами бизнеса может быть использован универсальный передаточный документ.

Упд — что это такое и для чего он нужен?

Универсальный передаточный документ (УПД) введен в обращение Письмом ФНС за номером ММВ-20-3/96@ 21 октября 2013 года. Используется при оформлении различных фактов хозяйственной деятельности участников бизнеса и заменяет собой некоторые формы учетной политики.

Применение УПД не является обязательным. Форма только рекомендована Письмом ФНС и неиспользование не влечет за собой отказ в учете фактов сделок в целях налогообложения. Поэтому УПД может быть задействован в документообороте единицы бизнеса по своему желанию, а форма расширена и дополнена самостоятельно необходимыми показателями.

Когда можно применять?

При правильном заполнении в УПД отражаются все необходимые показатели, предусмотренные первичными бухгалтерскими документами и счетом-фактурой, что позволяет отчитываться по НДС. Используется документ при оформлении следующих фактов хозяйственной деятельности субъектов бизнеса:

  • оказание всех видов услуг;
  • отгрузка товаров с транспортировкой и передачей покупателю, а также без транспортировки;
  • передача прав имущественного характера (например, результатов интеллектуальной деятельности);
  • передача результатов выполненных работ (по договору подряда или проведения научно-исследовательских работ).

Если в этих случаях составлен УПД, то это избавляет от заполнения некоторых других бланков бухгалтерского учета.

Какие документы заменяет?

В зависимости от указанного в универсальном документе статуса он может заменить:

  • счет-фактуру и документ первичного учета (например, накладную или акт) – статус «1» (при условии заполнения всех реквизитов, обязательных для этих видов бланков);
  • только первичный документ бухгалтерского учета – статус «2» (заполняются лишь те реквизиты, которые необходимы для первичного документа, остальные заполнять не обязательно).

Как правильно оформить?

Форма, предложенная ФНС, не является обязательной к применению. Налогоплательщик может ей воспользоваться, как основой, и внести дополнительные показатели. При этом следует учитывать некоторые особенности:

  • реквизиты счета-фактуры, содержащиеся в УПД, должны соответствовать действующей форме счета-фактуры;
  • в части реквизитов первичных документов должны быть соблюдены требования Закона о бухгалтерском учете;
  • дополнить таблицу можно новыми графами, но не добавлять колонки между графами 1-11 (только слева от 1 и справа от 11);
  • не следует менять состав и последовательность реквизитов, а также удалять реквизиты счета-фактуры;
  • не следует переименовывать графы и строки формы.

После того, как форма откорректирована, необходимо закрепить ее в своей учетной политике и применять.

Заполняется УПД продавцом, в часть строк записи вносит покупатель. Составляется в момент совершения операции или сразу после нее. В зависимости от статуса:

  • регистрируются в книге продаж у продавца, в книге покупок у покупателя; посредники и застройщики – в журнале учета счетов-фактур УПД со статусом «1»;
  • не регистрируются УПД со статусом «2».

Продавцом указываются данные по следующим реквизитам формы:

  1. Статус УПД.
  2. Реквизиты счета-фактуры (если статус «1») в общем порядке (строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11).
  3. Сведения, которые должны содержаться в первичном документе, не указанные в части счета-фактуры:
  • ссылка на договор, являющийся основанием приемки-передачи;
  • должности, подписи и их расшифровки ответственных лиц от имени продавца;
  • дата фактической отгрузки товара, оказания услуг, передачи результатов работ;
  • дополнительные сведения, связанные с товаром, услугами, работами, уточняющими их.

Покупатель заполняет:

  1. Сведения об ответственном за оформление операции лице со стороны покупателя (должность, ФИО, личная подпись), принявшем товар, услугу, работы.
  2. Дата фактического получения товара, услуги, результата работы.
  3. Иные сведения о приемке.

УПД заверяется оттиском печати продавца и покупателя, если они используются.

Скачать форму универсального передаточного документа. doc

Скачать форму УПД. excel

Образец универсального передаточного документа

Регистрация ККТ Заявление Вычет с покупки кассы ФН на 36 месяцевы

Универсальный передаточный документ (УПД)

Как расшифровать УПД в бухгалтерии?

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

  • СЧФ — счет-фактура;
  • СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
  • ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация для участника документооборота;
  • для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
  • адрес;
  • контактные сведения (номер телефона, e-mail);
  • банковские реквизиты.
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца; 2 — сотрудник организации, составившей файл продавца; 3 — сотрудник иной уполномоченной организации;

4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.