Как провести представительские расходы по бухгалтерии?

Учет представительских расходов — проводки

Представительские расходы — проводки по ним будут рассмотрены в статье — это затраты на мероприятия по проведению встреч и переговоров с представителями сторонних компаний. Рассмотрим основные проводки и порядок документального отражения данных затрат.

Проводки по представительским расходам в бухучете

Документальное подтверждение представительских расходов

Итоги

Проводки по представительским расходам в бухучете

Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок. К ним относятся, в том числе:

• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

Можно ли в целях налога на прибыль учесть как представительские расходы затраты на оформление помещения для переговоров с контрагентами? Ответ на данный вопрос дала советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Просекова И. В. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:

Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;

Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.

Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;

Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.

Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию. Такие расходы фиксируются проводкой

Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.

Пример

Компания ООО «Версаль» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.

Затраты составили:

• аренда бизнес-холла — 27 325 руб. (включая НДС 4 554,17 руб.);
• буфетное обслуживание — 4 857 руб. (в т. ч. НДС 809,50 руб.);
• стоимость билетов в театр — 15 337 руб.;
• ужин в ресторане —23 456 руб.;
• стоимость проживания в гостинице — 8 500 руб.;
• транспортные расходы —2 856 руб.

Проводки

Дт	Кт	Сумма	Расчет	Детализация	Документы	Примечание: суммы принимаемые к НУ
60	51	27 325	Оплата аренды	Выписка банка
26	60	22 770,83	27 325 – 4 554,17	Приняты расходы на аренду бизнес-холла	Договор, акт выполненных работ	Не принимаются
19	60	4 554,17	Принят к учету входной НДС	Счет-фактура	Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)
60	51	4 857	Оплата буфета	Выписка банка
26	60	4 047,50	4 857 – 809,50	Приняты расходы на буфетное обслуживание	Договор, акт выполненных работ	Принимается
19	60	809,50	Учтен входящий НДС	Счет-фактура	Принимается к вычету
71	50	50 000	Выданы ДС в подотчет	РКО
26	71	15 337	Учтена стоимость билетов в театр	Авансовый отчет	Не принимаются
26	71	23 456	Учтена сумма ужина в ресторане	Авансовый отчет	Принимаются
50	71	11 207	Возвращены неистраченные ДС в кассу	ПКО
60	51	8 500	Оплачены расходы на проживание в гостинице	Выписка банка
26	60	8 500	Приняты к учету затраты на гостиницу	Договор, акт выполненных работ	Не принимаются
60	51	2 856	Оплата услуг транспортной компании	Выписка банка
26	60	2 856	Приняты к учету транспортные затраты	Договор, акт выполненных работ	Принимаются

Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Версаль» в 77 421,88 руб.

Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период.

Пример, как правильно считать норматив по представительским расходам, можно посмотреть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и переходите в Типовую ситуацию.

Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ от 12.03.2003 №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:

Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.

Более подробно о налоговом учете представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

Как списать представительские расходы?

В статье речь пойдет о представительских расходов: что относится к таким расходам, что нельзя списать на них, как они нормируются, как учитываются в бухгалтерском и налоговом учете и какими документами подтверждаются.

Актуальность данной темы в том, что от правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны налоговых служб в необоснованности занижения базы для расчета налога на прибыль. К проверке данных расходов налоговики подходят тщательно. Важно грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

В соответствии с НК РФ,  представительские расходы — расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. 

Представительские расходы при расчете налога на прибыль

Перечень расходов, которые можно включить в базу при расчете налога на прибыль, является закрытым и в соответствии со статьей 264 НК РФ включает в себя:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
• буфетное обслуживание во время переговоров,
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. В налоговом учете представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом в целях налогообложения прибыли данные расходы в налоговом учете являются нормируемыми и принимаются в размере не более 4% расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Отражение представительских расходов в бухучете

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в отчетном периоде, в котором они были произведены (ПБУ 10/99). Отражаются расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или если предприятие осуществляет торговую деятельность на 44 «Расходы на продажу», а далее списываются в зависимости от указанного в учетной политике способа списания управленческих расходов на счет 20 «Основное производство» или 90 «Продажи».

Рассчитывать представительские расходы и организовать работу с ними можно одним из трех вариантов:

• Рассчитывать представительские расходы в конце квартала и при заполнении декларации по налогу на прибыль (рекомендуем для организаций с большой штатной численностью).
• При составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год, данная сумма распределяется по кварталам.
• Компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д., поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.

К сожалению, законодательство не предлагает типовых форм документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, поэтому предприятие само должно разработать данные формы. Примеры форм на представительские расходы. Итак, в соответствии с требованиями Минфина к внутренним документам, подтверждающих осуществление представительских расходов, относят:

• приказ об осуществлении расходов на представительские цели;
• приказ на проведение представительского мероприятия;
• программа представительского мероприятия;
• смета представительских расходов;
• отчет о проведении представительского мероприятия;
• акт о списании представительских расходов;
• первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;
• первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;
• договоры со сторонними организациями на оказание услуг.

Иногда фирмы используют представительские расходы не по назначению. Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы.

Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских. При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно.

В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки. Можно ли их учесть в составе представительских расходов? Можно, Минфин по этому поводу пишет: «Затраты на спиртные напитки, купленные для официального мероприятия, компания может списать как представительские расходы. Но их общий размер не должен превышать 4 процентов от расходов на оплату труда», то есть при этом опять же не стоит забывать про цель мероприятия и обоснованность расходов.

Подводя итог всему вышесказанному, еще раз сделаем акцент на самых важных, на наш взгляд, вещах, о которых надо помнить при списании представительских расходов – это официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование расходов.

Фирммейкер, 2012Анна Шешенина (Лукша)

При использовании материала ссылка на статью обязательна

Как провести представительские расходы по бухгалтерии?

Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Внимание!

Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

Официальный прием и обслуживание

Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

Место и время проведения переговоров

Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Транспорт

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Проживание

Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

Проводка представительские расходы

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

• время и место проведения мероприятия;
• программа мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Проводки по представительским расходам в бухучете

Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок. К ним относятся, в том числе:

• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:

Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;

Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.

Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;

Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.

Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию. Такие расходы фиксируются проводкой

Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.

Пример

Компания ООО «Версаль» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.

Затраты составили:

• аренда бизнес-холла — 27 325 руб. (включая НДС 4 168,22 руб.);
• буфетное обслуживание — 4 857 руб. (в т. ч. НДС 740,90 руб.);
• стоимость билетов в театр — 15 337 руб.;
• ужин в ресторане —23 456 руб.;
• стоимость проживания в гостинице — 8 500 руб.;
• транспортные расходы —2 856 руб.

Проводки

Дт	Кт	Сумма	Расчет	Детализация	Документы	Примечание: суммы принимаемые к НУ
27 325	Оплата аренды	Выписка банка
23 156,78	27 325 – 4 168,22	Приняты расходы на аренду бизнес-холла	Договор, акт выполненных работ	Не принимаются
4 168,22	Принят к учету входной НДС	Счет-фактура	Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)
4 857	Оплата буфета	Выписка банка
4 116,10	4 857 – 740,9	Приняты расходы на буфетное обслуживание	Договор, акт выполненных работ	Принимается
740,90	Учтен входящий НДС	Счет-фактура	Принимается к вычету
50 000	Выданы ДС в подотчет	РКО
15 337	Учтена стоимость билетов в театр	Авансовый отчет	Не принимаются
23 456	Учтена сумма ужина в ресторане	Авансовый отчет	Принимаются
11 207	Возвращены неистраченные ДС в кассу	ПКО
8 500	Оплачены расходы на проживание в гостинице	Выписка банка
8 500	Приняты к учету затраты на гостиницу	Договор, акт выполненных работ	Не принимаются
2 856	Оплата услуг транспортной компании	Выписка банка
2 856	Приняты к учету транспортные затраты	Договор, акт выполненных работ	Принимаются

Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Версаль» в 77 421,88 руб.

Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ от 12.03.2003 №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:

Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.

Более подробно о налоговом учете представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу. Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счета	Кредит счета	операции
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»	10 «Материалы»	Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия
90.02 «Себестоимость продаж»	44 «Расходы на продажу»,26 «Общехозяйственные расходы»	Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ). Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ). Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

1. Экономическую обоснованность.
2. Документальное подтверждение.
3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

№п/п	Вид документа

Астрал Налог – Представительские расходы: критерии ФНС

Можно ли отнести расходы на встречу с партнерами в баре к представительским? Расскажем, как оформить документы, чтобы налоговая учла расходы при расчете налога на прибыль.

Налоги и представительские расходы

Понятие представительских расходов применяется в налогообложении при расчете налога на прибыль. Согласно статье 264 НК, ФНС принимает представительские расходы для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда за налоговый период.

Бухгалтеру следует ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в норматив, так как доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года.

В бухгалтерском учете такие расходы учитывают как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Перечень представительских расходов

В п.2 статьи 264 НК дано определение представительских расходов и приведен перечень расходов, которые налогоплательщик может оформить как представительские. К ним относятся расходы на официальные, деловые мероприятия, независимо от места проведения.

К деловым мероприятиям относят приемы и обслуживание представителей других организаций во время переговоров, которые проводят для установления или поддержания сотрудничества, а также приемы и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров или другого руководящего органа налогоплательщика.

В перечень представительских расходов включают:

• проведение официального приема (завтрака, обеда и т.п.) для указанных лиц и для сотрудников организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• доставку участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• услуги переводчиков, не состоящих в штате компании, которая организует представительскую встречу.

Расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение кодекс не относит к представительским.

Однако в НК нет четких критериев официального приема. Деловой характер встречи обосновывают приказом руководителя компании, планом встречи, другими документами.

Критерии представительских расходов

Официальный прием и обслуживание

Официальной признают встречу, которую руководитель компании заранее запланировал. Руководителю нужно издать приказ о выделении денег на ее проведение, а после встречи представить отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах. Случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер.

Место и время проведения переговоров

НК не предписывает конкретных мест проведения представительских мероприятий. Затраты на аренду помещений, в том числе в ресторане, баре или кафе, признают представительскими расходами. Но для этого компании нужно документально подтвердить отсутствие помещений, пригодных для приема делегаций, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК также не ограничивает. Представительский ужин во внерабочее время соответствует понятию официального приема.

Результаты переговоров

Положительный результат переговоров не входит в критерии официальной встречи. Если целью встречи определено установление хороших отношений с партнерами или переговоры не принесли положительных результатов, расходы на них всё равно учитываются при расчете налога на прибыль. Что обсуждалось на встрече и каков ее результат, нужно указать в отчете или протоколе по итогу встречи.

Транспорт

К представительским расходам НК относит затраты на доставку официальных участников переговоров к месту представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.

Однако учитывается только стоимость проезда от принимающей организации или гостиницы. Доставка участников из другой страны или региона в пункт проведения мероприятия и обратно не входит в перечень представительских расходов.

Проживание

Официальный прием — это завтрак, обед или аналогичное мероприятие. Оплата проживания гостей не входит в рамки представительского мероприятия и не учитывается при налогообложении прибыли.

Представительские расходы компании нужно подтверждать документами, чтобы учесть их для целей налогообложения прибыли. Официальным подтверждением представительских расходов является приказ на проведение расходов, смета и отчет о расходах.

1. Приказ на проведение расходов

Если руководитель издает приказ о проведении каждого представительского мероприятия отдельно, в документ включают следующие данные:

• формат мероприятия (переговоры, деловая встреча);
• цель мероприятия;
• срок проведения встречи;
• участники встречи;
• предельная сумма расходов на мероприятие;
• ответственный за его проведение и расходование выделенной суммы денег.

В компаниях, которые регулярно проводят представительские мероприятия, руководитель обычно утверждает положение о представительских расходах. В нем содержится порядок проведения мероприятий, использования денежных средств на представительские цели, порядок документального подтверждения и контроля за расходованием средств, а также сотрудники, ответственные за представительские функции.

2. Смета на представительские расходы

Смета представительских расходов устанавливает годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы для конкретных переговоров. Смету составляют если размеры допустимых трат не определяет приказ или положение о представительских расходах.

3. Отчет о представительских расходах

Отчет по результатам переговоров содержит цель переговоров, достигнутые результаты, список присутствовавших участников, а также сумму представительских расходов.

Отчет включает регламент с расписанием мероприятий, в том числе обедов и ужинов. В документе описываются мероприятия и вопросы, которые обсуждали на них представители компании с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

В бухгалтерии компании должны быть первичные документы по расходам, которые указаны в отчете. Сохраняйте кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров и услуг на представительские цели.

При заключении договора, например, с кафе или рестораном, подтверждением представительских расходов послужит договор со сторонней организацией, акт оказания услуг, счет-заказ, счет-фактура. Отдельно договорами и актами подтверждают также расходы на переводчиков, не состоящих в штате организации.

Итак, чтобы учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль, внимательно отнеситесь к документам, подтверждающим расходы, а также к документам о проведенных мероприятиях. Заранее издайте приказ о проведении переговоров. Если есть подходящие помещения, проводите представительские встречи в организации. Составляйте отчет по итогу переговоров, каким бы ни был результат.

Также по теме: Представительские НДФЛ и НДС

Как отразить в учете представительские расходы командированного сотрудника — НалогОбзор.Инфо

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

• на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;

• на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)?

Ответ: да, можно.

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу № А55-14189/2012, Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 и др.).

Бухучет

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 71

– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71

– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Документальное оформление

Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат. Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221);

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование(подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

• сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

• приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

• отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

• акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

• иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

• цели и результаты проведенных мероприятий;

• состав участников (принимающей и приглашенной сторон);

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес»» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

• авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
• отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
• акт об осуществлении представительских расходов;
• счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам при расчете налога на прибыль затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи?

Ответ: да, можно при соблюдении определенных условий.

Перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). В нем не предусмотрены затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи. Поэтому эти расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

В то же время представители налоговой службы не отрицают возможности учесть стоимость сувениров в составе представительских расходов организации при соблюдении определенных условий, а именно:

• на сувенире присутствует логотип организации;

• сувенирная продукция вручается участникам деловой встречи во время официального приема в целях установления (поддержания) взаимного сотрудничества.

Такой вывод содержится в письмах МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2 и подтвержден арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10, от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены. Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ).

Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.

В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09

– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.

УСН

Представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют на расчет единого налога при упрощенке. В организациях, которые платят единый налог с доходов, – потому что они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). В организациях, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22.

Суммы НДС по представительским расходам также не уменьшают налоговую базу организаций на упрощенке (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Представительские расходы могут быть связаны одновременно с деятельностью на общей системе налогообложения и на ЕНВД. В таком случае сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Представительские расходы командированного сотрудника, который занят только одним видом деятельности организации, распределять не нужно.

Предельную величину представительских расходов определите исходя из величины расходов на оплату труда, относящихся к общей системе налогообложения.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.