Как принять дела новому главному бухгалтеру?

В этой статье:

Содержание
  1. Передача дел при увольнении бухгалтера
  2. Увольнение главного бухгалтера — передача дел
  3. Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?
  4. Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел
  5. Этап 2. Проведение инвентаризации
  6. Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности
  7. Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы
  8. Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера
  9. Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел
  10. Ответственность главного бухгалтера после увольнения
  11. Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
  12. Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
  13. Передача дел при смене главного бухгалтера
  14. Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера в [year] году
  15. Возможные сложности при передаче дел при смене главного бухгалтера
  16. Главбух принимает дела: алгоритм действий, Комментарий, разъяснение, статья от 08 мая 2009 года
  17. Какпроисходит передача дел
  18. Приказо приеме-передаче дел
  19. Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать
  20. Как принять дела
  21. Составляем акт о передаче документации
  22. Как передать дела новому главному бухгалтеру
  23. Передача дел при смене бухгалтера
  24. Оформление трудовых отношений
  25. Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера
  26. Предварительные мероприятия
  27. Шаг 1. Отмена доверенностей
  28. Шаг 2. Банк-клиент
  29. Шаг 3. Инвентаризация
  30. Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
  31. Шаг 5. Составление приказа
  32. Шаг 6. Акт приема-передачи дел
  33. Как принимать дела у главного бухгалтера
  34. Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
Рекомендуем!  Что такое инкассация денежных средств?

Передача дел при увольнении бухгалтера

Как принять дела новому главному бухгалтеру?

Согласно ТК РФ главный бухгалтер не относится к рядовым сотрудникам, эта должность одна из ключевых на предприятии. Поскольку в руках специалиста сосредоточены ключевые для бизнеса функции, увольнение бухгалтера требует особой процедуры передачи дел. Этот процесс идет в несколько этапов и подразумевает знакомство нового специалиста с финансовым положением предприятия, проведение инвентаризации и приемку документов, завершаемую подписанием акта.

Увольнение главного бухгалтера — передача дел

Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.

Расторжение договора проходит на общих основаниях:

  • по собственному желанию;
  • инициативе руководства;
  • причинам, сопряженным с материальной ответственностью.

Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:

  • объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
  • субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.

Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

  • статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
  • сроки проверки, передачи дел;
  • члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
  • сведения о принимающей дела стороне;
  • подписи сторон и печать.

Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • данные об учетной политике компании;
  • первичную документацию;
  • отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • описи по факту инвентаризаций;
  • кассовые документы и выписки о банковских операциях;
  • документы, касающиеся кадрового состава;
  • должностные инструкции рядовых бухгалтеров.

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи. После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:

  • учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
  • документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
  • приказы о проведении инвентаризации и описи;
  • документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
  • документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
  • документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
  • документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
  • документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
  • договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
  • первичные документы и бухгалтерские справки;
  • бланки строгой отчетности;
  • доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

  • ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
  • дата передачи обязанностей;
  • дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • названия и количество переданных документов;
  • серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • сведения об утерянных документах;
  • ошибки, выявленные проверкой;
  • количество переданных печатей, штампов;
  • последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

  • об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
  • учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
  • учете основных средств и нематериальных активов;
  • учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
  • расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
  • бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
  • хранении и уничтожении документов.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом  еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

  • трудового договора;
  • платежных документов;
  • актов проверки надзорных органов.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Передача дел при смене главного бухгалтера

Как принять дела новому главному бухгалтеру?

Передача дел при смене главного бухгалтера: как сделать все правильно

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Когда нужно отменять доверенности, выписанные на прежнего главного бухгалтера
  • Зачем проводить инвентаризацию при смене главбуха
  • Документацию за какой период нужно проверить
  • Как правильно заполнить акт приема-передачи дел
  • Как новому главбуху принять дела, если прежний не провел процедуру правильно

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера законодательно не отражена. Однако для снижения вероятности возможных негативных последствий грамотно передать дела новому главному бухгалтеру все же необходимо.

Этот процесс занимает несколько этапов, каждый из которых имеет свои нюансы и тонкости. В нашей статье вы узнаете обо всем подробно.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера в [year] году

Перед предстоящей сменой главного бухгалтера и передачей дел новому сотруднику целесообразно провести ряд мероприятий.

Приостановить действие доверенностей

Главбух в большинстве случаев действует на основании доверенности, одной или нескольких. Документ может носить как разовый характер, так и иметь пролонгированное действие. При смене главбуха и передаче дел необходимо отменить каждую из действующих доверенностей. Когда документ выписан на продолжительный период, целесообразно сообщить о смене главного бухгалтера всем заинтересованным контрагентам и государственным структурам. Речь идет о партнерах компании, налоговой службе, ПФР, ФСС и т. д.

Внести изменения в процесс подписания бумаг через систему «Банк-Клиент»

Зачастую главный бухгалтер фирмы имеет право визировать платежные поручения. Стоит сформировать новую карточку, которая будет содержать оттиск печати и актуальные подписи. Часть фирм в настоящее время использует взаимозависимую систему подписей. Другими словами, подпись гендиректора не имеет силы без подтверждающей подписи главного бухгалтера.

Если банковская карточка содержит подписи, не имеющие равнозначной силы, вероятнее всего, потребуется некоторое время для того, чтобы ввести в действие новую подпись. Это обусловлено необходимостью сменить электронный сертификат для работы в системе «Банк-Клиент». Если организации потребуется в кратчайшие сроки оформить платеж в период смены главбуха и передачи дел, то она может сформировать его на бумажном носителе. Но только в том случае, если такая возможность допустима по условиям договора с банком.

Провести инвентаризацию

Проверке при смене главбуха в ходе передачи дел должны быть подвергнуты имущество фирмы и ее обязательства. Главный бухгалтер не относится к лицам, ответственным за сохранность основных средств фирмы, материалов или товаров. Тем не менее проведение инвентаризационных мероприятий в отношении имущества компании даст владельцу представление о том, насколько верно был организован учет главным бухгалтером. Обязательства же фирмы, ее задолженности по дебету и кредиту относятся к компетенции главбуха. Их проверка – необходимое условие при смене главного бухгалтера и передаче дел.

Приказ о проведении инвентаризации при смене главбуха:

Оценить учет и отчетность

При смене главного бухгалтера и передаче дел новому сотруднику стоит проверить:

  • бухучет, налоговый учет, управленческий учет (при условии, что его ведение предусмотрено политикой компании);
  • учетную политику фирмы, внутренние нормативные документы;
  • документацию, имеющую отношение к взаимодействию с ФНС и иными госструктурами. Это могут быть различные извещения, требования, акты сверок и др.;
  • бухгалтерскую базу и правильность содержащихся в ней регистров. Иногда в организациях, находящихся на УСН, практически не ведется учет.

Таких же действий требует передача дел при смене главного бухгалтера в бюджетной организации. При использовании ТКС (телекоммуникационных каналов связи) есть возможность отправить запрос в ФНС с целью получения сведений о текущем состоянии отчетности. Полученный документ даст информацию о полноте сданной в налоговую отчетности. Целесообразно просмотреть и имеющиеся требования от ФНС, сопоставить их с отправленными ответами. Другими словами, необходимо проверить, подал ли главный бухгалтер всю необходимую информацию налоговикам и вовремя ли он это сделал.

Документация должна храниться определенное время. При смене главного бухгалтера и передаче дел следует учесть некоторые моменты.

В соответствии со ст. 87 Налогового кодекса РФ сотрудники ФНС могут запросить документацию компании за предыдущие 3 года. Если в этот период фирма проверялась, то потенциальный главбух должен внимательно ознакомиться с актом этой проверки. Соответственно, проверить можно документы, которые были сформированы после составления акта.

Если ФНС ранее не проверяла деятельность фирмы, то согласно закону о бухучете (ст. 17) вся «первичка» фирмы, отчетная документация, регистры хранятся 5 лет. Соответственно, при смене главного бухгалтера и передаче дел новому сотруднику необходимо убедиться в их наличии именно за указанный период.

Если было установлено отсутствие одной или нескольких бухгалтерских книг, нужно зафиксировать этот факт в акте приема-передачи, а документ сформировать заново. Датой создания документа будет считаться дата приема дел.

Оформить приказ о назначении главного бухгалтера

Необходимо сформировать приказ о приеме главбуха фирмы. Прием, передача дел при смене главного бухгалтера занимают определенное время. Соответственно, в этот период в компании фактически действуют два главных бухгалтера. Зачастую в такой ситуации потенциальный главбух изначально принимается в компанию на иную должность. В дальнейшем происходит назначение его на должность главного бухгалтера. Иногда руководитель принимает решение сразу сместить прежнего главбуха, но на период передачи дел он получает тот же оклад, хотя и занимает другую должность.

Таким образом оба специалиста при смене главного бухгалтера ведут передачу дел. Образец приказа выглядит следующим образом:

Документ должен содержать следующие условия:

  • Ф. И. О. специалиста, принимаемого на должность главбуха.
  • Срок трудового договора (постоянная работа или временная).
  • Период, отведенный для осуществления процесса приема и передачи дел при смене специалиста. При прекращении трудовых отношений с сотрудником он должен отработать только 14 дней. Соответственно, период, отведенный для передачи дел при смене главного бухгалтера, рассчитывается от даты увольнения главбуха.
  • Перечень членов комиссии по приему-передаче дел при смене главбуха. Этот пункт отражается в приказе только в том случае, когда такая комиссия есть. При ее наличии документ может дополняться соответствующим регламентом работы комиссии.
  • Необходимость участия сторонних специалистов. Речь идет о сотрудниках аудиторских фирм, работниках вышестоящей компании и т. д.

Приказ должен содержать указание на сроки, в течение которых каждый из главбухов осуществляет текущую деятельность, возглавляет работу бухгалтерского отдела, визирует документацию. В приказе отражается и порядок замены банковских карточек.

https://www.youtube.com/watch?v=72itwN1Q5Ow

Возможна ситуация, когда смена образцов подписей происходит после завершения проверки кассы или подписания акта приема-передачи дел.

Как правило, главбух входит в состав многих комиссий фирмы. Это может быть комиссия по списанию ОС, ТМЦ и др. Поэтому при смене главбуха необходимо внести изменения в состав этих комиссий.

Сформировать акт приема-передачи дел

Ввиду несовершенства действующих законов в отношении такого момента, как увольнение главного бухгалтера, возможно в акт приема-передачи включить различную информацию, по потребности предприятия. В частности, в этом документе за подписью принимающих участие в процедуре передачи дел сотрудников сформировать список бумаг и ценностей, ответственность за сохранность которых должен нести главный бухгалтер.

Он может содержать следующие позиции:

  • вся внешняя и внутренняя отчетность. (в т. ч. управленческая или статистическая отчетность);
  • внутренние нормативные документы (документация по учетной политике, при условии что главбух организовал хранение оригиналов документов с подписью гендиректора у себя);
  • ключи от сейфов;
  • носители информации (е-токены, рутокены), при условии что они содержат сертификаты ключей ЭЦП для банковских организаций, ИФНС и т. д. В некоторых случаях ключи содержатся в персональном компьютере главного бухгалтера;
  • документы, подтверждающие факт взаимодействия с ФНС (акты сверки, завизированные сотрудниками ФНС).

Образец акта:

Процесс приема и передачи дел при смене главного бухгалтера значительно проще в том случае, когда взаимодействие с ИФНС осуществляется с использованием ТКС, так как отсутствует необходимость распечатывать документы из системы.

Число документов, подлежащих передаче, и периоды, за которые они составлены, могу быть отражены:

  • в акте приема-передачи дел;
  • в приложениях к акту приема-передачи дел (в этом случае акт должен содержать список передаваемой документации).

Главное, что акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера формируется исключительно после того, как будут закончены все текущие учетные процессы, осуществлена проверка состояния бухучета и отчетности. Для этого могут быть приглашены сторонние специалисты. Если смена главного бухгалтера по времени совпадает со сроком, в течение которого необходимо предоставить в ФНС отчетность, то акт может быть подписан только после сдачи отчетности.

Возможные сложности при передаче дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при смене главбуха может быть осложнена в том случае, если специалист:

  • В процессе своей деятельности проявлял халатность в отношении должностных обязанностей. При этом учет фирмы нуждается во внесении существенных изменений или восстановлении.
  • Совершал серьезные нарушения. Это могут быть несвоевременные или неправильные ответы на запросы и требования ФНС.
  • Скрыл возможность проведения внеплановой налоговой проверки за тот период, когда он нес ответственность.
  • Не платил, платил не вовремя или не в полном объеме налоги компании. Осуществил переплату по налоговым платежам.

Зачастую главбухи инициируют процесс прекращения трудовых отношений с работодателем в тот период, когда компания испытывает трудности. Например, при получении от ФНС серьезного требования.

«Бухгалтер на удаленном доступе: плюсы и минусы такого решения.» Подробнее

В этом случае формирование описи и подсчет количества папок – одна из самых простых составляющих приемки. Передача документации вновь принятому специалисту при смене главбуха предусматривает выполнение нескольких последовательных действий. Таким образом, для смены главбуха недостаточно просто прочитать должностную инструкцию. Необходимо изучить все аспекты деятельности и желательно под руководством прежнего главного бухгалтера.

Что делать потенциальному главбуху, если предыдущий сотрудник компании не передал дела должным образом? В ситуации, когда на должность главного бухгалтера не был назначен новый сотрудник, а срок отработки прежнего уже истек, руководитель не может заставить бывшего сотрудника осуществить передачу дел. Бывший бухгалтер вправе отказаться приехать на предыдущее место работы, и не важно, какова на это причина: имеющиеся недочеты или новая работа.

Сменивший его сотрудник должен будет сформировать опись документации. Это позволит ему:

  1. Разграничить свою деятельность и деятельность предыдущего главбуха. При этом каждый из них будет нести ответственность только за свои действия.
  2. Быстрее разобраться с действующим положением дел.
  3. Быстро находить необходимые документы, например, в случае проверок со стороны ФНС.

При наличии подозрений и неуверенности в действиях предыдущего главбуха новому сотруднику следует инициировать проведение аудиторской проверки. Ее результаты дадут возможность минимизировать негативные последствия деятельности бывшего главбуха.

Если все недочеты будут выявлены вовремя, то новый главный бухгалтер не будет за них отвечать.

Привлечь главбуха к ответственности руководитель вправе и после прекращения с ним трудовых отношений. Законодательством предусмотрены следующие сроки, в течение которых главный бухгалтер несет ответственность: 1 год при выявлении финансовых или налоговых нарушений, 2 месяца при наличии других ошибок.

Если административные нарушения, были выявлены после истечения срока давности, привлечь бывшего главбуха к ответственности не получится.

Мы рассмотрели, пошаговую инструкцию при передаче дел при смене главного бухгалтера. Таблица с наиболее распространенными нарушениями и предусмотренными за них штрафами представлена ниже:

Нарушение Штраф, тыс. руб.
Нарушение правил работы с наличными денежными средствами, кассой 4-5
Нарушение порядка формирования отчетности по валютным операциям 4-5
Нарушение норм предоставления статистических данных 3-5
Ведение деятельности без регистрации в ФНС 2-3
Несвоевременное предоставление налоговой декларации 0,3-0,5
Искажение в отчетности сумм более чем на 10 % 2-3

Если при проведении инвентаризации или аудита было установлено наличие материального ущерба, причиненного организации в результате действий бывшего главбуха, руководитель прежде всего должен убедиться, что с подчиненным был подписан договор о материальной ответственности (ПМО).

  • При наличии договора о ПМО бывший сотрудник должен будет возместить весь ущерб.
  • При отсутствии договора о ПМО бывший главбух должен будет возместить ущерб в размере, не превышающем величины его среднего заработка.

Сбежал бухгалтер или уволился, что делать:

Получить расчет
экономии

Главбух принимает дела: алгоритм действий, Комментарий, разъяснение, статья от 08 мая 2009 года

Как принять дела новому главному бухгалтеру?

Российский налоговый курьер, N 10, 2009 годРубрика: Налоговое администрированиеПодрубрика: Юридический практикумО.А.Курбангалеева,эксперт журнала

«Российский налоговый курьер»

Каждый главный бухгалтерволнуется перед выходом на новое место работы. Ведь предстоитоперативно включиться в деятельность организации, установитьотношения с руководством и коллективом. Но сначала нужно принятьдела у прежнего главного бухгалтера. Хорошо, если он еще работает,а то нередко бывает, что к моменту прихода нового главногобухгалтера его предшественник уже уволился

Процедура передачи дел отувольняющегося главного бухгалтера к его преемнику действующимзаконодательством не регламентирована.

В пункте 6Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от24.01.80 N 59, говорится, что прием и сдача дел при назначениии освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Причемделается это после проверки состояния бухгалтерского учета иотчетности.

Хотя указанный документпринят давно, он по-прежнему применяется в части, не противоречащейФедеральному закону от 21.11.96 N129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Ведь в статье19 Закона N 129-ФЗ говорится, что нормативные акты побухгалтерскому учету, изданные до вступления в силу данного закона,действуют в части, не противоречащей ему.

Какпроисходит передача дел

На практике возможнонесколько вариантов развития событий. Наиболее благоприятный длянового главного бухгалтера — принять дела непосредственно упрежнего руководителя бухгалтерии. То есть увольняющийся и новыйглавные бухгалтеры какое-то время работают вместе.

Понятно, что уорганизации не может быть одновременно двух главных бухгалтеров.Как тогда оформить трудовые отношения? Если новый главный бухгалтерне возражает, работодатель может принять его сначала на другуювакантную должность, например на должность заместителя или первогозаместителя главного бухгалтера, а после увольнения прежнегоруководителя бухгалтерии назначить на освободившуюся должность.

Другой вариант — новогоработника сразу принять на работу в качестве главного бухгалтера, ауходящего главного бухгалтера на период передачи дел перевести накакую-то иную должность, например на должность заместителяфинансового директора.

Ксожалению, у каждого из заявленных вариантов есть свои недостатки.Скорее всего новый главный бухгалтер вряд ли согласится числитьсязаместителем главного бухгалтера, даже временно. А уходящий главныйбухгалтер, переведенный на должность заместителя финансовогодиректора, вполне может передумать увольняться.

Так чтоиспользовать предложенные варианты оформления можно, только если ниодна из сторон не возражает против этого.

Бывает, что на местоуходящего главного бухгалтера переводят кого-то из сотрудниковбухгалтерии. В таком случае никаких проблем с оформлением невозникает. Более того, процедура передачи дел значительноупрощается. Ведь работник уже в курсе текущих событий, знаком сруководством, коллективом, контрагентами организации и навернякасам вел какие-то участки учета.

Поэтому вникнуть в работу емускорее всего будет гораздо легче, чем работнику, пришедшему состороны.

Нередко к моментуувольнения главного бухгалтера замену ему подыскать не успевают.Организация вынуждена отпустить главного бухгалтера. Но кто будетпринимать у него дела?

Вподобной ситуации генеральный директор должен назначить сотрудника,который временно (до приема на работу нового главного бухгалтера)будет исполнять обязанности главного бухгалтера. Таким сотрудником,например, может быть заместитель главного бухгалтера или финансовыйдиректор.

Кроме того, руководитель организации вправе возложитьобязанности главного бухгалтера на себя. Соответственно принятьдела у увольняющегося главного бухгалтера должен работник,назначенный временно исполняющим обязанности главного бухгалтера,либо сам директор.

Максимальнаяпродолжительность испытательного срока для главного бухгалтера -шесть месяцев (ст.70 ТКРФ)

Еще одна возможнаяситуация — увольнение главного бухгалтера малого предприятия,который самостоятельно вел весь учет и был единственным бухгалтеромв организации. В этом случае принять дела должен также руководительорганизации, поскольку именно он несет ответственность* заорганизацию бухгалтерского учета в компании и соблюдениезаконодательства при выполнении хозяйственных операций (п.1 ст.6Закона N 129-ФЗ)._______________

*Об ответственности главного бухгалтера читайте в статье «За чтоможно привлечь к ответственности главного бухгалтера» //РНК, 2009,N 7. — Примеч.ред.

Вне зависимости отконкретных обстоятельств процедуру передачи дел новому главномубухгалтеру можно разделить на следующие этапы:

-назначение руководителем организации сроков приема-передачи дел илиц, ответственных за это;

-инвентаризация имущества, обязательств и наличных денежных средствв кассе организации;

-собственно передача дел, в том числе передача первичнойдокументации, регистров бухгалтерского и налогового учета,бухгалтерской и налоговой отчетности;

-проверка состояния учета и отчетности (может проводиться как до,так и после подписания акта приема-передачи дел);

-оформление акта приема-передачи дел.

Приказо приеме-передаче дел

Передача дел отувольняющегося к новому главному бухгалтеру начинается с изданияруководителем организации соответствующего приказа (распоряжения).В нем следует указать:

-лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новыйи прежний главные бухгалтеры).

Если на момент увольнения главногобухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо,которое будет принимать дела;

-сроки приема-передачи дел;

-разграничение полномочий и обязанностей между прежним и новымглавными бухгалтерами (если какой-то период времени они будутработать вместе);

-дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекшийпериод;

-порядок проведения и документального оформления процедурыприема-передачи дел.

Кстати

По каким основаниямработодатель вправе уволить главного бухгалтера


Главный бухгалтерорганизации, как и любой другой сотрудник, является наемнымработником. Трудовой договор с ним может быть заключен наопределенный (не более пяти лет) или неопределенный срок. Если сглавным бухгалтером заключен срочный трудовой договор, он, какправило, прекращается в связи с истечением срока его действия(ст.79 ТКРФ). Об этом работник должен быть предупрежден в письменнойформе не менее чем за три календарных дня до увольнения.

Трудовой договор сглавным бухгалтером, как срочный, так и заключенный нанеопределенный срок, может быть прекращен по тем же основаниям, чтои трудовые договоры с другими работниками. Эти основанияперечислены в статьях77-81, 83 и84 ТКРФ.

Кроме того, работодательвправе расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером еще подвум особым основаниям:

-в случае принятия главным бухгалтером необоснованного решения,повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерноеего использование или иной ущерб имуществу организации(п.9ст.81 ТК РФ);

-смены собственника имущества организации (п.4ст.81 ТК РФ). При этом в соответствии со статьей181 Трудового кодекса новый собственник обязан выплатитьглавному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех его среднихмесячных заработков.

Ответ на вопрос, чтоследует понимать под сменой собственника имущества организации,содержится в пункте32 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2

Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

Как принять дела новому главному бухгалтеру?

Журнал «Российский налоговый курьер» 

Л.А. Масленникова
эксперт журнала «Российский налоговый курьер», канд. экон. наук

Что должен сделать главный бухгалтер, приступая к работе в организации, у которой уже есть своя история учета и отчетности? Во-первых, принять дела у увольняющегося главного бухгалтера. Во-вторых, познакомиться со спецификой деятельности и учета в организации. Желательно также оценить представленную в налоговую инспекцию отчетность и регистры учета, выявить допущенные ошибки, внести исправления.

Самый оптимальный вариант для передачи дел — это аудиторская проверка в фирме перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Ошибки, которые могут быть обнаружены, исправит прежний бухгалтер, а новый начнет работу с чистого листа. Однако такой вариант приемлем не для всех фирм, и зачастую вновь пришедшему главбуху приходится все делать самому.

Как принять дела

Порядок передачи дел законодательно не определен. Обычно составляется специальный акт, по которому бывший бухгалтер передает документацию новому.

Составляем акт о передаче документации

Первый вопрос, который возникает: какие документы нужно передавать? Очевидно, те, за которые отвечает главный бухгалтер.

Обратимся к пункту 2 статьи 7 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). В нем сказано, что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. В Налоговом кодексе об обязанностях главного бухгалтера не упоминается. Понятно, что ведением налогового учета и сдачей налоговой отчетности должен заниматься также главный бухгалтер.

Конечно, если фирма небольшая и создана сравнительно недавно, бывший главный бухгалтер может передать новому все документы, перечислив их в акте. Передавать все документы придется и в том случае, когда в фирме только один бухгалтер — главный. Если фирма крупная и в ее штате помимо главного числятся другие бухгалтеры, передаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха.

Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы. Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер. Тем не менее новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Еще один вопрос, который возникает при составлении акта: за какой период передаются документы? В пункте 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Значит, за этот период и нужно передавать документы.

Если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года. Напомним, что налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года (ст. 87 НК РФ).

Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Если документов немного, можно перечислить каждый из них, если много — целесообразно указать папки документов, например «Налоговая отчетность за 2006 год». Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов. Акт подписывают прежний и новый главный бухгалтер, затем визирует руководитель. На акте можно поставить печать организации.

Ольга Павловна Глебова, директор по аудиторской консалтинговой деятельности АК «ЮКОН/эксперты и консультанты»:

«Уделите внимание акту приемки-передачи дел. На мой взгляд, в нем целесообразно подробно описать состав налоговой и бухгалтерской отчетности, содержащейся в передаваемом архиве.

Документы принимаются за несколько финансовых лет. В связи с этим новому бухгалтеру можно порекомендовать проверить, как организация соблюдала основное правило бухгалтерского учета, установленное пунктом 3 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете». Я имею в виду наличие преемственности хозяйственных операций и показателей отчетности от одного финансового года к другому.

Эта контрольная операция особенно актуальна, если в последние годы организация меняла компьютерные учетные программы, модернизировала и дорабатывала их. Для таких ситуаций характерно несоответствие входящих и исходящих показателей по отдельным счетам бухгалтерского учета. Сравнив эти показатели в балансах за последние несколько лет, можно выявить ошибки.

Обнаруженные ошибки следует описать в акте приемки-передачи дел.

Кроме того, я бы рекомендовала не только провести инвентаризацию материальных ценностей, но и получить от предыдущего главного бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие финансовые годы. Как известно, в соответствии со статьей 12 Закона «О бухгалтерском учете» такую инвентаризацию организация обязана проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данные актов инвентаризации подтверждают показатели годовой бухгалтерской отчетности. Отсутствие таких актов не позволяет сделать вывод о достоверности финансовой отчетности.

Приемка документов, касающихся налоговых расчетов с бюджетом, является одним из важнейших этапов передачи дел. Советую не только потребовать у прежнего бухгалтера акт сверки с налоговыми органами по всем основным налогам и получить объяснения (желательно письменные) по выявленным расхождениям, но и разобраться во взаимоотношениях организации с налоговой инспекцией.

Лучше всего получить от предшественника акты документальных налоговых проверок, решения налоговых органов о случаях привлечения к налоговой и административной ответственности организации и ее должностных лиц, переписку по различным вопросам, архив судебных споров, если таковые случались, и другие важные документы.

Рекомендую включить в акт приемки-передачи дел документальный архив взаимоотношений с налоговыми и судебными органами.

Допустим, проверив первичные документы, новый главбух обнаружил, что не хватает счетов-фактур и (или) актов от поставщиков товаров (работ, услуг). В такой ситуации нужно запросить у увольняющегося главного бухгалтера доказательства правоспособности контрагентов (хотя бы наиболее значимых для организации). А на будущее можно посоветовать включать в договоры с поставщиками требование представлять справку об отсутствии задолженности по уплате налогов перед бюджетом».

 

Обратите внимание: новый главный бухгалтер, который уже ознакомлен с документацией, должен указать в акте имеющиеся недочеты и несоответствия, а также недостающие документы. Иначе впоследствии доказать, что, например, документ утерян при работе бывшего главного бухгалтера, будет сложно.

ПРИМЕР 1

Новый главный бухгалтер Е.В. Зайцева пришла на работу в ООО «Весторг» 5 июня 2006 года и принимает дела у бывшего главного бухгалтера Н.К. Васильевой.

Штат бухгалтерии в организации насчитывает четыре человека: главный бухгалтер, бухгалтер по начислению заработной платы, бухгалтер по товарному учету и бухгалтер по кассовым и банковским операциям. Главбух непосредственно контролирует составление бухгалтерской и налоговой отчетности, книги продаж и книги покупок, журналов регистрации счетов-фактур, а также документов по основным средствам, материалам и услугам.

Новый главный бухгалтер сверила показатели, отраженные в документах, с показателями отчетности и обнаружила следующее. По балансу (форма № 1) первоначальная стоимость основных средств на 1 апреля 2006 года составляет 10 550 740 руб. Однако в папке по основным средствам есть документы только на 8 950 200 руб. Не хватает документов на сумму 1 600 540 руб. (10 550 740 руб. – 8 950 200 руб.).

Образец акта приемки-передачи документов, который нужно составить в рассматриваемой ситуации, приведен внизу.

АКТ № 1 приемки-передачи документовг. Москва                                                                                                                      5 июня 2006 года

Как передать дела новому главному бухгалтеру

Как принять дела новому главному бухгалтеру?

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дату передачи дел;
  • период, за который осуществлена передача дел;
  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Передача дел при смене бухгалтера

Л. П. Фомичева, налоговый консультант

Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность, Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

Оформление трудовых отношений

Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника.

На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли его контракт или нет.

Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Работодатель справе установить главному бухгалтеру испытательный срок для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее чем за три дня.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой тайной информация, которая содержится в учредительных документах, документах о платежеспособности предприятия, например в балансе и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.

Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении.

За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате.

Не забудьте, что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидате.

Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора принимать дела.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Как принять дела новому главному бухгалтеру?

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Скачать бланк отзыва доверенности

Скачать уведомление об отзыве доверенности

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

  • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
  • учетной политики и локальных нормативных актов;
  • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
  • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

  • новый главбух;
  • действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

  • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
  • период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

О порядке увольнения главного бухгалтера

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

  • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
  • войти в курс дела;
  • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий