ГСМ что это такое в бухгалтерии?

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

• денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
• литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

• перечисление аванса поставщику ГСМ;
• списание денежных средств в оплату;
• отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
• остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС операцииДебетКредит

Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты	10	60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)	19	60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода	20, 25, 26, 44	10
Перечислена оплата поставщику	60	51
НДС принят к возмещению	68	19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители	012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику	012работник	012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации	012склад	012работник
Списан более не используемый электронный носитель	012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

• накладную (акт приема-передачи);
• счет-фактуру;
• отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей операцииДебетКредит

Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС	60авансы	51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей	10	60
Отражен НДС по поступившим ГСМ	19	60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику	60	60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов	20, 25, 26, 44	10
НДС принят к вычету	68	19

Учет и списание гсм в бухгалтерии

10 августа 2014      Учет материалов

Прочитав статью, вы поймете, как учитывать горюче-смазочные материалы в бухгалтерии. Научитесь правильно рассчитывать норму расхода топлива. Узнаете, куда и как и в каких размерах нужно списывать ГСМ на предприятии, какие проводки при этом выполнять.

ГСМ — это горюче-смазочные материалы, к которым относятся топливо, смазочные масла, тормозные и охлаждающие жидкости. То есть это все те материалы, которые пригодятся в процессе эксплуатации или ремонта транспортных средств.

Почему важно правильно производить учет ГСМ? Расходы на горюче-смазочные материалы уменьшают базу, с которой рассчитывается налог на прибыль. Для того чтобы сумма налога была рассчитана правильно: не завышена и не занижена, нужно грамотно рассчитать нормы, по которым будут списываться ГСМ.

Конечно, хочется списать ГСМ в большей сумме для уменьшения налога. Однако неоправданное завышение расходов ни к чему хорошему не ведет. Налоговый кодекс РФ четко говорит, что списываемые в расходы затраты должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Только в этом случае у налогового органа не возникнет дополнительных вопросов.

Для того чтобы ГСМ списать в нужном размере, нужно их правильно рассчитать.  Все бухгалтера знают о, так называемых, нормативах списания топлива, но тем не менее вопросов по этому поводу возникает очень много. Что это за нормативы, кем и как устанавливаются, можно ли их самостоятельно рассчитать или нужно использовать утвержденные законодательством нормы? Давайте разбираться.

Как правильно списать ГСМ?

Действительно, Минтрансом РФ установлены нормы списания ГСМ — это некие рекомендуемые цифры, на которые можно ориентироваться при эксплуатации автотранспорта.

Для списания можно использовать эти утвержденные нормы, но в НК РФ не говорится, что эти нормативы обязательны к использованию. Организации могут самостоятельно рассчитать и утвердить для себя нормы расхода топлива, исходя из особенностей своей деятельности.

Если предприятие решает использовать утвержденные Минтрансом нормативы, то находятся нормы по расходыванию топлива и прочих смазочных материалов для используемого на предприятии вида транспорта и списывается в расходы в соответствии с указанными цифрами.

Если же предприятие хочет разработать для себя свои нормы расхода ГСМ, то можно пойти двумя путями.

Как рассчитать норму расхода топлива самостоятельно?

Итак, для определения своих нормативов нужно провести некоторые расчеты и замеры. Сделать это можно двумя способами.

В первом случае берется техническая документация к используемому транспорту, в которой приведены стандартный расход горюче-смазочных материалов для данного транспортного средства. На основании этих данных установить нормы для различных погодных условий, времени года, учесть загруженность дорог в вашем городе, загруженность транспорта и прочие факторы.

Во втором случае можно воспользоваться реальными данными по расходу ГСМ, которые можно получить с помощью замеров. Этот способ определения нормативов более удобен и реален, именно его, как правило, используют организации.

Как провести замеры расхода ГСМ?

Процесс проведения замеров и разработки норм списания топлива должен контролироваться специальной комиссией, которую назначает руководитель предприятия распорядительным документом.

Далее необходимо определить, какой реальный расход топлива у определенного транспортного средства.

Например, берется автомобиль, для которого рассчитываются нормы списания ГСМ. В его пустой бак наливается топливо, например, бензин. Бак наполняется полностью, отмечается количество залитого бензина и показания спидометра на данный момент.

Дальше автомобиль следует использовать в обычном рабочем режиме. Как только топливо в баке закончится, опять записываются показания спидометра.

Находится разность показаний спидометра с полностью залитым топливным баком и пустым, это будет количество километров, которые проехал автомобиль на полностью заполненном баке (пробег).

Имеются две цифры: количество залитого топлива и пробег в километрах на этом топливе. Делим первую цифру на вторую и получаем расход топлива на 1 км. Полученная цифра и будет нормативом, который нужно применять для списания топлива для данного автомобиля.

Такие замеры проводятся для всех используемых на предприятии видов транспорта. Определяется норма расхода топлива на 1 км.

В дальнейшем при необходимости списания ГСМ в расходы достаточно будет взять этот норматив и умножить на пробег автомобиля, полученную величину списать в расходы организации.

Условия, в которых используется транспорт, могут значительно отличаться друг от друга. Расход топлива зависит от времени суток, когда транспорт используется, времени года, загруженности дорог, загруженности транспорта, простоев с включенным двигателем. Поэтому необходимо провести замеры для различных условий и разработать несколько нормативов для различных условий использования транспорта.

Также организация может использовать один норматив, замеренный в стандартных условиях. А для списания ГСМ в условиях, отличающихся от стандартных, применять поправочные коэффициенты, которые также нужно заранее рассчитать и утвердить.

Какой бы способ определения норм списания топлива не выбрала организация, полученные результаты необходимо отразить в акте списания ГСМ, оформлением которого должна заняться назначенная руководителем комиссия. Все члены комиссии должны подписать составленный акт, а руководитель утвердить его.

Теперь, списывая ГСМ в расходы, бухгалтер будет опираться на утвержденные нормативы, и вопросов у него возникать не будет.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как рассчитать нормативы для списания ГСМ понятно, теперь осталось разобраться, какими проводками их можно списать в бухгалтерии.

ГСМ — это материалы, поэтому для их учета используется счет учета материальных ценностей — сч.10, на котором открывается субсчет 3.

Подробнее этот счет рассматривался на примере учета поступления материалов и их отпуска со склада .

Проводки по списанию ГСМ:

Для производственных организаций:

Д20, 23, 26 К10.3 — списаны расходы на ГСМ по транспорту, используемому в рабочих нуждах.

В дебет какого именно счета учета производственных затрат списать ГСМ зависит от особенностей организации и от того, для каких целей использовался транспорт.

Организации, имеющие большой автотранспортный парк, списывают расходы на горюче-смазочные материалы в дебет сч.23.

Если автомобилей не много, и они используются для рабочих нужд (например, для доставки товара клиентам), то используется сч.20.

Если же транспорт используется в служебных целей, то сч.26.

Для торговых организаций:

Д44 К10.3 — списаны расходы на ГСМ в расходы на продажу.

Все проводки по списанию топлива и смазочных материалов и жидкостей выполняются на основании путевых листов и акта на списание ГСМ.

Проводки по поступлению ГСМ:

За наличные расчет:

Если топливо и смазочные материалы покупаются за наличный расчет, например, лично водителем на заправочной станции, то деньги ему выдаются из кассы под отчет. При этом выполняется проводка Д71 К50.

Водитель покупает необходимые материалы и отчитывается перед бухгалтерией о произведенных тратах с помощью авансового отчета, к которому прикладывается кассовый чек, подтверждающий факт покупки. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию, а бухгалтер на израсходованную сумму делает проводку Д10.3 К71.

Если у водителя остались наличные средства, то он их сдает в кассу, проводка Д50 К71.

За безналичные расчет:

Если предприятие покупает ГСМ за безналичный расчет, то проводки выглядят несколько по другому.

Поставщику ГСМ перечисляется необходимая сумма денег, проводка Д60 К51.

Купленные материалы приходуются проводкой Д10.3 К60 по стоимости без учета НДС.

НДС выделяется отдельно для возмещения из бюджета: проводки Д19 К60.

Эти проводка выполняются на основании документов, полученных от поставщика: товарная накладная, счет-фактура.

Особенности учета ГСМ на предприятии

> бухучет > Особенности учета ГСМ на предприятии

Использование любого вида транспорта на предприятии неразрывно связано с учетом ГСМ. В статье разберемся с особенностями учета горюче-смазочных материалов. Что такое нормы расхода ГСМ, как их рассчитать, как списать ГСМ в расходы предприятия, как происходит бухгалтерский учет списания топлива и какие проводки выполняются? На все эти вопросы постараемся ответить в статье ниже.

Учет ГСМ на предприятии и расчет нормы его расхода обычно вызывает массу вопросов у бухгалтеров. Правильное списание расходов на эксплуатацию и обслуживание транспортных средств очень важно, ведь эти расходы уменьшают базу для исчисления налога на прибыль.