Что такое инвойс в бухгалтерии?

В этой статье:

Рекомендуем!  Лицевой и расчетный счет в чем разница?
Содержание
  1. Инвойс — что это? Правила заполнения, примеры :
  2. Что это?
  3. Особенности документа
  4. Тонкости заполнения
  5. Инвойс: каков порядок его заполнения?
  6. Описание товаров в документе
  7. Требования к описанию продукции
  8. Особые требования к описанию товаров
  9. Упаковывание инвойса
  10. Проверка
  11. Инвойс. Образец и бланк [year] года
  12. Кто оформляет документ
  13. Для чего нужен инвойс
  14. Правила составления инвойса
  15. Правила оформления инвойса
  16. Как проверить документ
  17. Образец составления инвойса
  18. Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно?
  19. Что значит выставить инвойс?
  20. Форма инвойса
  21. Как заполнить инвойс?
  22. Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?
  23. Что такое инвойс?
  24. Виды инвойсов
  25. Что такое проформа-инвойс?
  26. Образцы инвойсов на русском и английском
  27. Как правильно заполнять инвойс
  28. Правила описания товаров
  29. Особые требования к некоторым товарам
  30. Использование инвойса в международных перевозках
  31. Определение понятия «инвойс»
  32. Характеристика инвойса и его предназначение
  33. Как правильно оформить документ?
  34. Пример
  35. Отзывы и комментарии
  36. Инвойс – что это такое простыми словами
  37. Что представляет из себя инвойс?
  38. Разновидности инвойсов
  39. Что представляет из себя проформа-инвойс?
  40. Какие данные вносятся в инвойс?
  41. Как следует заполнять инвойс
  42. Методика описания груза
  43. Как работать с иностранной первичкой и можно ли перейти на электронный обмен с зарубежным контрагентом?
  44. Какие документы сопровождают сделку с зарубежной организацией?
  45. Как оформляется инвойс?
  46. Можно ли перейти на электронный обмен с иностранными контрагентами?
  47. Инвойс: значение и применение в международных поставках товаров
  48. Что собой представляет проформа-инвойс
  49. Предназначение и характеристики инвойса
  50. Как правильно заполнить документ

Инвойс — что это? Правила заполнения, примеры :

Что такое инвойс в бухгалтерии?

Для всех ведущих трудовую деятельность в сфере перевозок термин в заголовке знаком, хоть он в российской практике и не очень распространен. Большинство же людей не в курсе, что это — инвойс. В статье мы не только разберем детально это понятие, но и посмотрим, как правильно заполнять документ, каким он может быть.

Рекомендуем!  Чем отличается товар от материала в бухгалтерии?

Что это?

Инвойс — документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) — символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.

Коммерческий invoice — основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.

Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос «Что это — инвойс?» отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура — документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс — это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.

Особенности документа

Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:

  • Проформа-инвойс. Для тех договоров, при которых покупатель должен перечислить аванс продавцу. Ключевое отличие этой формы — некоторые данные в ней предварительные.
  • Собственно коммерческий инвойс. Содержит фактическую точную информацию, которая основывается на сведениях об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг.

Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.

Тонкости заполнения

Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:

  • Наименование адресанта, его юридический адрес.
  • Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
  • Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
  • Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
  • Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет «Инкотермс» (Международные правила толкований торговых понятий).
  • Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
  • Условия платежа в фактуре-инвойс — это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.

Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.

Инвойс: каков порядок его заполнения?

Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:

  • Дата отправки.
  • Ссылка на экспортную документацию — номера заказа, самого инвойса.
  • Полное имя и адрес адресанта.
  • Полное имя и адрес адресата.
  • В случае если адресант и импортер — не одно лицо, также указывается полное имя и адрес последнего.
  • Государство-экспортер.
  • Страна-производитель товаров.
  • Государство, где находится пункт конечного назначения.
  • Номера авиатранспортных накладных.
  • Обязательное описание каждой позиции продукции.
  • Виза отправителя грузов, дата заполнения.
  • Указание международных стандартизированных условий поставки.

Описание товаров в документе

Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:

  • Наименование продукции.
  • Основная сфера ее использования.
  • Серийный номер (если это применимо).
  • Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
  • Численность продукции.
  • Материал, из которого она изготовлена.
  • Номера позиции, пункта (если известны).
  • Тип упаковки.
  • Вес товара.
  • Площадь, объем занимаемого места.
  • Единицы измерения.
  • Цена за единицу.
  • Общая стоимость поставки.

В перечне выше — минимум информации о товаре, что может быть указана.

Требования к описанию продукции

Что это — инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:

  • Что это?
  • Из чего оно сделано?
  • Какое число?
  • Как будет использоваться?

Обязательна также следующая разбивка:

  • Наименование товара.
  • Цена за единицу.
  • Общая стоимость.
  • Номинальная цена.
  • Страна-изготовитель.

Особые требования к описанию товаров

Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.

Текстиль:

  • Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
  • Способ производства материала — тканный, вязанный.
  • Для кого предназначено изделие — мужчины, женщины, дети.
  • На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Подарки:

  • В описании — формулировка Unsolicited gift.
  • Полная характеристика и стоимость входящих в презент изделий.

Часы (настольные и настенные) — стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).

Химические вещества:

  • Название, описание (необходимо для классификации вещества).
  • Обязательная отметка следующего содержания: «Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты».
  • Можно ограничиться и краткой меткой: «Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA».

Всевозможные биологические образцы:

  • Происхождение ткани — человеческое, животное, проч.
  • Причина отправления — тестирование, эксперимент.
  • Способ транспортировки образца.
  • Срок хранения.
  • Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.

Упаковывание инвойса

К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!

Место для хранения коммерческих инвойсов — клейкий карман на упаковках для международных отправлений. Туда же обычно укладывается и авиатранспортная накладная.

Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.

Проверка

Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:

  • Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа.
  • В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными.
  • В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза. Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата.
  • В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции. При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ.
  • Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.

Коммерческий инвойс — международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру. При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции.

Инвойс. Образец и бланк [year] года

Что такое инвойс в бухгалтерии?

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.

Скачать документбесплатно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк инвойса .docСкачать образец инвойса .doc

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

  • реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
  • те же данные об организации – получателе,
  • список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

  • Один из них кладется внутрь посылки,
  • второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
  • третий остается у отправителя,
  • четвертый пересылается получателю,
  • пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

  1. Вначале документа пишется дата отправки груза, а также номер документа (эта строка заполняется по необходимости).
  2. Далее вносятся сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество конкретного человека), а также реквизиты компании, которую он представляет (ее наименование, почтовый адрес, номер телефона для связи.)
  3. Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).

  4. Далее указываются данные о получателе: тут все данные вносятся строго на языке того государства, в котором находится получатель.
  5. Следующие три строки содержат информацию о странах отправки, происхождения и получения груза – в русском экземпляре названия стран нужно вносить на русском языке, в иностранных копиях – на соответствующих стране получения языках.
  6. Далее в бланк сносится номер авианакладной и валюта страны, в которую отправляется груз.
  7. Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.

  8. Сначала здесь вписывается порядковый номер, затем тип упаковки (коробки, банки, паллеты, контейнеры, бочки и т.п.).
  9. Далее идет полное описание каждого из товаров. Сюда нужно вносить максимально подробную информацию, в частности следует указывать:
    • область использования (если это применимо к описанию товара),
    • материал, из которого он изготовлен,
    • количество,
    • единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.п.),
    • вес,
    • стоимость в рублях за единицу и общую стоимость.

    Последний показатель указывается в той валюте, которая прописана в контракте между сторонами.

  10. После этого в инвойс вписывается количество мест (оно соответствует количеству упаковок), а также цель отправки.
  11. Затем указывается вес груза и его общая стоимость (в рублях).
  12. В завершение документ необходимо подписать и поставить дату его заполнения.

Скачать документбесплатно

«Что такое инвойс и для чего он нужен»

Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно?

Что такое инвойс в бухгалтерии?

Для таможенного оформления товаров требуется определённый пакет документов. Одним из самых важных из них является инвойс. Что же это такое? Как для продавца, так и для покупателя важно понимать, что представляет собой данный документ и на что обратить внимание при его составлении.

Коммерческий инвойс – это документ, который экспортёр в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгружаемым товаром.

В данном документе содержатся:

  • список товарных позиций с количеством и ценами;
  • другие данные, относящиеся к товару (размеры, цвет и проч.);
  • условия сделки;
  • данные отправителя и импортёра.

Выписка счёта инвойса означает, что у импортёра появляется обязательство оплаты поставленных товаров согласно условиям, указанным в договоре. То есть инвойс – это основание для перечисления средств продавцу.

Во внутри российской практике такой документ, как invoice, не используется. Его выписывают только при импортно-экспортных операциях. В некоторой степени аналогом инвойса можно считать счёт на оплату, но в нём, в отличие от инвойса, содержится минимум данных.

Инвойс может быть составлен на любом языке, но чаще всего используется английский.

 

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:

  • Если сумма оплаты или определённые характеристики товара ещё не согласованы полностью. После того, как окончательная сумма по контракту будет утверждена, составляется коммерческий инвойс.
  • Если в контракте предусмотрено перечисление аванса покупателем.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.

В коммерческом инвойсе содержатся точные данные, которые указываются на основе фактической информации о произведённой отгрузке товара.

Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным. Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки. Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.

В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.

Что значит выставить инвойс?

Оригинал инвойса и 5 копий необходимо приложить к отправлению (инвойсы и авиатранспортную накладную (AWB) следует положить в клейкий карман для международных отправлений). Рекомендуется ещё один экземпляр документа поместить внутрь упаковки.

Выставить инвойс не означает просто выписать счёт. Коммерческий инвойс также может использоваться как накладная на перевозимый товар.

Одной из основных функций инвойса является то, что на основе информации, указанной в нём, определяется размер сборов таможни за импортируемые товары. Как считаются таможенные сборы подробнее тут.
Также, на основе данных инвойса вычисляется НДС, который должен уплатить импортёр.

Форма инвойса

Invoice может оформляться в различных форматах. Наиболее распространённый вариант – инвойс на фирменном бланке экспортёра. Также документ может быть напечатан на обычном листе бумаги.

Как заполнить инвойс?

В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:

  1. Дата.
  2. Полное имя и адресные данные экспортёра.
  3. ФИО и адресные данные получателя.
  4. Полное имя и адресные данные импортёра, если импортёр и получатель – разные лица.
  5. Страна, в которой был произведён товар.
  6. Страна, которая экспортирует товар.
  7. Государство-импортёр.
  8. Номер авиатранспортной накладной.
  9. Описание для каждой позиции товара.

Во внутрироссийской практике invoice не используется.

В описание товарной позиции должны входить такие пункты:

  • название товара;
  • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ), даты их составления;
  • область применения (если у товара есть такая характеристика);
  • серийные номера (если у товара есть такие характеристики);
  • номер из списка ТНВЭД (если известен);
  • количество;
  • материал, из которого сделан товар;
  • порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
  • вид упаковки;
  • масса (унции, кг, фунты);
  • цена за 1 единицу;
  • число мест;
  • единица измерения;
  • итоговая сумма.

Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.

Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.

Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.

При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.

На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.

В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.

Существуют определённые виды товаров, для которых в описании необходимо указывать специфические данные.

Для биообразцов:

  • происхождение: растительное, животное, человеческое и т. д.;
  • цель экспортирования (например, проведение исследований);
  • метод сохранения при перевозке (сухой лёд и т. д.);
  • может быть прописан номер разрешения или к инвойсу может прилагаться копия разрешения.

Для химических веществ:

  • запись о том, что химическое вещество не подлежит контролю TSCA;
  • название и краткое описание.

Для настенных и настольных часов:

  • камни (если они есть);
  • вид подвижного элемента;
  • вид гальванического элемента;
  • материал корпуса.

Изделия из текстиля:

  • состав ткани, например, лён – 50 %, хлопок – 50 %;
  • тип переплетения нитей (вязаное изделие или тканое);
  • для кого предназначается (для мужчин, для женщин, для детей).

Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие:

  • Присутствует ли описание для всех товаров. Если оно недостаточно понятное, следует дополнить его.
  • Прописана ли объявленная стоимость в валюте страны-импортёра, которая нужна для таможенных расчётов.
  • Указана ли стоимость для каждой товарной позиции и указана ли общая стоимость.
  • Есть ли подпись отправителя.

Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:

Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?

Что такое инвойс в бухгалтерии?

статьи:

Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.

Что такое инвойс?

Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).

Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:

  • оформляется продавцом и передается покупателю;
  • указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
  • обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.

Виды инвойсов

Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

  • Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – вид товаросопроводительного документа, по которому фактически происходит оплата товара. Является обязательным для заполнения экспортной декларации и таможенной очистки товара, переправляемого через границу.
  • Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, выписываемый поставщиком. После утверждения суммы оформляется окончательный счет – коммерческий инвойс.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.

Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.

После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.

Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:

  • дату составления и номер инвойса;
  • реквизиты (наименование, адрес) отправителя (продавца);
  • реквизиты получателя (покупателя);
  • сведения о контракте (номер и дата заключения);
  • название продукции, описание каждого вида (модель, артикул);
  • количество единиц/веса товара;
  • цену за единицу груза;
  • общую стоимость товара;
  • код ТН ВЭД груза;
  • общую стоимость всей партии отправляемого товара – сумму инвойса;
  • данные о стране-производителе, стране-экспортере (если она не является производителем);
  • страну-получателя;
  • цель экспорта товара;
  • НДС (может не упоминаться, если налог нулевой);
  • условия поставки соответственно Инкотермс.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Образцы инвойсов на русском и английском

Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.

Инвойс на русском и английском

Инвойс на английском

Заполненный образец

Инвойс в формате Excel

Проформа инвойс

Как правильно заполнять инвойс

За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

  1. Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А 4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
  2. Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
  3. Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
  4. Несмотря на пометку о необходимости печати, она не обязательна: юридические лица освобождены от необходимости использовать в своей деятельности печати или штампы с 2016 года.
  5. Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
  6. Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
  7. Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
  8. Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
  9. Инвойс заполняется в 6 экземплярах: 1 оригинал и 5 копий, которые хранятся в кармане для авиатранспортных отправлений вместе с накладной AWB. Одна из копий кладется в отправленный груз.

Правила описания товаров

Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:

  • наименование продукции;
  • сферу применения товара;
  • серийные номера, тарифный номер (при их наличии);
  • материал изготовления;
  • количество единиц продукции;
  • тип упаковки товара;
  • вес;
  • объем, площадь, количество мест, занимаемые грузом;
  • единицы измерения (кг, л, шт. и др.);
  • цена единицы товара;
  • общая стоимость груза.

Особые требования к некоторым товарам

К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.

Подарки

  • Описание пополняется формулировкой Unsolicited gift;
  • Характеристики и стоимость всех изделий.

Часы

  • Указать стоимость составляющих: корпуса, натуральных камней (при их наличии), гальванических и подвижных элементов отдельно.

Химические вещества

  • Указание лишь названия недостаточно: полное описание нужно для возможности классификации (например, «порошок стиральный, автомат»).
  • Должна быть запись следующего содержания: «Заявляю, что все хим. вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормамTSCA».

Изделия из текстиля

  • Состав ткани в процентах: шерсть – 50%, лен – 40% и т.д.
  • Вид переплетения нити: вязаное, тканое изделие.
  • Для кого предназначается – мужское, женское, детское.
  • Образцы должны помечаться таким образом: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Биологические образцы

  • Происхождение: животное, человеческое и др.
  • Причина отправки (проведение эксперимента, тестирования).
  • Способ, используемый для транспортировки: заморозка, сухой лед и др.
  • Сроки хранения образца.
  • К инвойсу прикрепляется копия разрешения на экспорт/импорт и номер разрешения.

Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

#ФОРМА#Поможем с заполнением инвойса#

 

Как обеспечить сохранность перевозимых грузов? Для этого существуют специальные тары для перевозки, называемые паллетами, или поддонами.

Наиболее востребованным видом логистических услуг по статистике являются контейнерные перевозки.

Использование инвойса в международных перевозках

Что такое инвойс в бухгалтерии?

Деятельность участников ВЭД на международном экономическом рынке предполагает способность свободно ориентироваться в большом объеме узко специализированной документации. Современный управляющий бизнесом должен оперативно и умело ее оформлять, а также знать предназначение каждого документа.

[Скрыть]

Статья посвящена вопросу о том, что такое инвойс и что такое проформа инвойс (proforma invoice). Документы называются почти одинаково, однако имеют некоторые отличия в сути. Узнайте более подробно, в чем заключается их информативная нагрузка в операциях по внешней торговле.

Определение понятия «инвойс»

В общеизвестном понимании проформа инвойс – предварительный счет, который выставлен продавцом (поставщиком, экспортером, отправителем) на оплату товара. После того, как все детали будут улажены, итоговая сумма согласована и утверждена, он выставляет счет-инвойс.

 В случаях, когда условия контракта предусматривают выплату покупателем аванса, продавец тоже выставляет проформу инвойс (proforma invoice), что это такое более подробно рассмотрим далее в статье.

Таким образом, счет proforma – это не документальное подтверждение оплаты покупателем товара, хотя там и отражена предельно ясная информация о его цене. Для указанной цели существуют такие документы, как платежное поручение и аккредитивы. Следует помнить, что заполненный в форме документа proforma invoice – не является фактом продажи товара, а лишь подтверждение его отгрузки продавцом покупателю. Он описывает случаи, когда продукция отправлена покупателю на:

  • экспертизы;
  • аукционы;
  • международные выставки;
  • консигнацию;
  • давальческое сырье для последующей переработки.

Фактически invoice и proforma invoice — документы практически идентичные друг другу. Отличие заключается лишь в том, что первый является окончательным вариантом, а второй – промежуточным, то есть в нем может быть изменена не только сумма, но и артикулы, модели товара.

Чтобы не запутаться в понятиях, достаточно запомнить, что proforma invoice — это предварительный счет, а invoice — это счет окончательный, утвержденный сторонами. В первом документе обязательному указанию подлежат следующие параметры:

  • полные реквизиты сторон;
  • детальное описание поставляемого и продаваемого товара с указанием артикулов, моделей и т.д.;
  • стоимость единицы товара и его общее количество;
  • размер НДС в случае его начисления;
  • страна происхождения поставляемого товара;
  • условия ИНКОТЕРМС;
  • конечная цена данной поставки.

Характеристика инвойса и его предназначение

Выше уже было сказано, что инвойс — это счёт проформа или документ обязательного характера, который неизменно сопровождает все сделки во внешней экономической деятельности. Для быстрого прохождения оформления товаров на таможне требуется ряд документов. Первостепенное значение при этом имеет коммерческий инвойс, а не контракт на поставку вопреки популярному мнению. Понять, инвойс что такое в таможне несложно. Достаточно лишь упомянуть, что растаможка без него попросту невозможна. В связи с этим, начинающим предпринимателям следует запомнить, как выглядит инвойс, и некоторые факты относительно него:

  • это главный документ на перевозимый товар;
  • его выписывает и передает вместе товаром продавец покупателю;
  • правила заполнения инвойса предполагают подробное отображение главных характеристик продаваемого товара по качеству, количеству и иным особенностям;
  • форма инвойса подразумевает обязательное указание итоговой цены партии товара и его собственника.

Начиная свое дело на территории России в сфере импортно-экспортных поставок, каждый предприниматель должен запомнить несколько основных правил, соблюдение которых поможет правильно начать деятельность и позволит построить в будущем успешный бизнес и предотвратить возможные проблемы с законом.

Одним из проблемных этапов ВЭД является таможенное оформление перемещаемых через границы РФ товарно-материальных ценностей. Причем нет никакой разницы, ввозится товар в страну или вывозится из нее. Однако на практике наиболее проблематичным, в связи с неоднозначностью российского законодательства, является импорт какой-либо продукции. В данном случае можно воспользоваться услугами таможенного брокера.

Коммерческий инвойс – это документ, употребляемый преимущественно только на международной торговой площадке, а при внутренних торгово-посреднических операциях он отсутствует. Многие ошибочно предполагают, что счет-фактура и инвойс – это внутренний и внешний аналог. Первый документ предназначен только для налогообложения хозяйствующего субъекта.

Близким к инвойсу по смыслу документом можно считать счет на оплату, однако в нем информация содержится минимальная.

Как правильно оформить документ?

Узнав о том, что такое invoice и proforma invoice, можно смело приступать к его оформлению. В процессе следует руководствоваться определенными общепринятыми правилами, в соответствии с которыми в бланке обязательно следует указать:

  • дату выписки документа и его номер;
  • достоверные данные о продавце (грузоотправителе), покупателе (грузополучателе);
  • сведения о заключенном контракте (номер, дата);
  • условия торгового договора в соответствии с ИНКОТЕРМС;
  • сроки и способы оплаты товара;
  • точное название товара и его описание согласно ТН ВЭД;
  • стоимость единицы товара, количество и общая сумма за всю партию;
  • информация о стране-производителе.

Решив заняться международной торговлей, каждый предприниматель-новичок должен помнить, что торгово-посредническая деятельность в ВЭД — дело, безусловно, прибыльное, но одновременно трудное и рискованное.

На первоначальном этапе следует вооружиться внушительным багажом теоретических знаний, в том числе и об основных документах, таких как инвойс и счет-проформа.

Способность быстро реагировать на меняющиеся цены на мировом рынке и владение информацией о текущей конъюнктуре на российском поможет в прогнозировании прибыли от планируемой сделки. Однако даже этого порой бывает недостаточно. На рынке можно часто встретить следующую ситуацию.

Пример

Компания планирует провоз через границу определенного импортного товара. Издержки, в том числе с затратами на доставку до склада, оплату пошлин и сборов на таможне уже посчитаны.

Партию оптового товара с наценкой в 3% планируется реализовать за один месяц. Однако у собственника товара недостаточно оборотных средств, и он идет на сделку с банком для получения кредита ценой 1% в месяц.

Далее, допустим, что поставка товара затягивается (случай достаточно распространённый). Причиной тому могут быть невнимательное или неграмотное инвойсирование – это в конечном итоге приведет к проблемам при таможенном оформлении. В результате сделка не только себя не окупает, но и становится убыточной.

Именно по этим причинам важно знать, что писать в документации, особенно в инвойсе, в том числе и о целях экспорта в инвойсе. Следует досконально изучить правила заполнения основных документов по ВЭД.

Предлагаем Вам ознакомиться с видео-примером заполнения инвойса.

Отзывы и комментарии

Поделись ссылкой в соцсети:

Инвойс – что это такое простыми словами

Что такое инвойс в бухгалтерии?

Сотрудничество с иностранными партнерами, экспортно-импортные операции невозможны без соответствующей квалификации и способности легко оперировать сопроводительными документами, в число которых входят инвойс и проформа-инвойс.

В деятельности российских внешнеторговых организаций указанные термины применяются нечасто, но для проведения коммерческих сделок с компаниями из других государств необходимо знать цель, смысл и порядок оформления подобных бумаг.

Что представляет из себя инвойс?

Не углубляясь в финансовые и экономические тонкости, этот термин можно истолковать как счет, предъявленный покупателю для оплаты определенных товаров.

Инвойс необходим для оформления таможенных платежей и налога на добавленную стоимость, поскольку в нем указана цена поставленной продукции, зафиксированная в коммерческих документах. Ко всему прочему, торговый инвойс обычно используют как накладную к продукции, дающую информацию о том, откуда она была поставлена.

Инвойс, предъявленный поставщиком, говорит о наличии у приобретателя обязанности внести оплату за продукцию согласно требованиям, изложенным в соглашении. (Это не относится к сделкам, которые оплачиваются авансом).

Торговый инвойс необходим для оформления таможенных процедур, так как при его отсутствии перевозимая продукция не пройдет растаможивание. Инвойс оформляется поставщиком экспортной продукции во время ее отгрузки и отсылается покупателю. Этот документ имеет ряд важных особенностей:

  • выписывается поставщиком и вручается покупателю;
  • приводится детальное описание качества продукции, ее производителя, указываются ее объем и прочие спецификации, а также условия продажи;
  • непременно указываются стоимость всей партии продукции и реквизиты ее поставщика.

Примечательно, что в российской торговой деятельности инвойс не применяется: счет-фактуру нельзя назвать полноценной заменой данного документа, поскольку она используется лишь для вычисления налоговых платежей.

В России инвойс необходим только участникам внешнеэкономической деятельности. На внутреннем рынке аналог инвойса – это счет на оплату, но в него вносится не так много сведений.

Разновидности инвойсов

Инвойсом называют счет в широком смысле слова, выставляемый поставщиком клиенту. Чаще всего встречаются два типа счета – это торговый инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

  • Торговый инвойс (инвойс-фактура) – это разновидность сопровождающего товар документа, в соответствии с которым вносится плата за товар. Он обязателен при оформлении экспортной декларации и растаможивании продукции, пересекающей границу.
  • Инвойс-проформа – это предварительный счет для оплаты продукции, который выписывает ее продавец. После согласования стоимости выдается итоговый счет – торговый инвойс.

Что представляет из себя проформа-инвойс?

Проформой-инвойсом называют документ, содержащий приблизительные сведения о проданной продукции – например, о ее объеме или стоимости.

Он служит основой для выдачи торгового инвойса. Как правило, проформа-инвойс выдается, когда продукция отгружается по неполному авансовому платежу или же бескорыстно. Проформу-инвойс выписывают на поставленную, но не проданную продукцию.

Проформа-инвойс отличается от инвойса-фактуры тем, что часть информации в ней неточна и может подвергнуться редактированию до проведения заключительных переговоров по сделке. Эти сведения могут оговаривать объем поставки и ее ассортимент.

Какие данные вносятся в инвойс?

Поставщик продукции обязан выписать инвойс, содержащий такие сведения:

  • дату выписки инвойса и его номер;
  • реквизиты поставщика;
  • реквизиты приобретателя;
  • информацию о контракте;
  • наименование товара, информацию о его ассортименте;
  • число единиц продукции;
  • стоимость единицы груза;
  • общую стоимость продукции;
  • код продукции по классификатору ТН ВЭД;
  • итоговую стоимость всей партии продукции – сумму в инвойсе;
  • сведения о государстве-производителе и государстве-экспортере;
  • государство-получатель;
  • цель экспорта продукции;
  • НДС;
  • условия отгрузки по правилам Инкотермс.

Как следует заполнять инвойс

К настоящему моменту сформировались некоторые правила заполнения инвойса.

  1. Торговый инвойс выписывается на обычном листе А4, однако лучше будет использовать для этого фирменный бланк продавца, содержащий все его реквизиты.
  2. Можно заполнять инвойс от руки или на компьютере.
  3. Инвойс может заверить своей подписью только тот, кто отвечает за отправку продукции.
  4. Наличие печати не требуется.
  5. Сумма инвойса, как правило, вычисляется в той валюте, которая значится в контракте.
  6. Чаще всего его заполняют на английском языке, для таможни РФ необходимо сделать перевод на русский.
  7. При отправке товара не на продажу следует указать цель его перевозки, например, “замена брака”.
  8. Если поставщик оплатил страховку и транспортировку, то их цена должна быть упомянута отдельным пунктом.
  9. Оформляются шесть вариантов инвойса, в том числе пять копий.

Методика описания груза

Данные о каждой позиции груза должны включать определенную информацию. Здесь необходимо указать:

  • название товара;
  • сферу его использования;
  • серийный и тарифный номера;
  • материал, из которого сделана продукция;
  • число единиц груза;
  • вид упаковки;
  • массу;
  • объем, площадь и число занятых продукцией мест;
  • единицы измерения;
  • стоимость единицы продукции;
  • итоговую стоимость груза.

Как работать с иностранной первичкой и можно ли перейти на электронный обмен с зарубежным контрагентом?

Что такое инвойс в бухгалтерии?

Любые хозяйственные операции согласно требованиям российского законодательства должны быть подтверждены документально, в том числе и внешнеторговые. Однако состав документов при оформлении сделки с зарубежной организацией значительно отличается — традиционные первичные учетные документы в этом случае не подходят.

Знаете ли вы:

Россия входит в ТОП-20 стран-импортеров с объемом импорта 242,8 млрд.долл. по итогам 2019 года. Несмотря на значительный спад мировой внешней торговли, связанный с пандемией, который по прогнозам ВТО составит от 13 до 32% по итогам 2020 года, структура российского импорта не изменится радикально. Традиционно наибольшую долю товаров составляют машины, оборудование и аппаратура, продукция химической промышленности и транспортные средства, а в структуре импорта услуг, по данным ЦБ РФ, преобладают поездки, деловые услуги и транспорт.

Какие документы сопровождают сделку с зарубежной организацией?

Во внутренней торговле основанием для оказания услуг или поставки товаров является договор, оплата производится по выставленному счету, а подтверждающими документами являются акт, счет-фактура, УПД, товарная или товарно-транспортная накладная — в зависимости от того, оказываются ли услуги или поставляется товар. Правила ведения этих документов как в бумажном, так и в электронном виде закреплены в законодательстве и регулярно актуализируются.

В случае с внешней торговлей бухгалтерия имеет дело с совершенно иным набором документов. Основой международных торговых отношений между двумя организациями является контракт, который должен быть составлен на двух языках — языках субъектов торговых отношений для однозначного трактования всех его условий обеими сторонами. Формально отличий контракта от договора не так много, разделы документов идентичны.

А вот с подтверждающими документами не все так однозначно. В зарубежном законодательстве отсутствуют понятия товарных накладных, счетов-фактур, актов и УПД. Некоторые контрагенты соглашаются подписывать акты произвольной формы, составленные российскими партнерами с целью принятия их к бухгалтерскому учету, однако обязать их это делать нельзя.

Основным документом при работе с иностранной компанией, подтверждающим поставку товаров или оказание услуг, является инвойс, он же является основанием для выполнения платежа. Для поставки товаров и прохождения таможни кроме инвойса и контракта к грузу должны прилагаться другие сопроводительные документы:

  • упаковочный лист;
  • коносамент (для перевозок морским путем);
  • железнодорожная накладная (для перевозки по железной дороге);
  • сертификат происхождения;
  • таможенная декларация;
  • сертификаты и разрешительные документы для импорта товаров (в зависимости от ввозимого груза);
  • прочие сопроводительные документы, которые требуются согласно законодательству РФ для ввоза определенных видов товаров.

Как оформляется инвойс?

Как и любой другой документ, подтверждающий внешнеэкономическую деятельность, для принятия его к учету налоговыми органами России инвойс должен быть составлен на двух языках. Наиболее часто для этой цели применяют русский и английский, однако ключевым требованием является наличие именно русской транскрипции, второй язык выбирает сторона-экспортер. Так, например, в российско-китайских торговых отношениях часто встречаются инвойсы именно на этих языках.

Выделяют две разновидности инвойсов:

1. Проформа-инвойс является предварительным документом и не может быть принят к бухгалтерскому учету при совершении оплаты. Он используется в случае, когда количество приобретаемых единиц продукции не определено сторонами. После окончательного согласования на основании договоренности формируется коммерческий инвойс, в котором зафиксированы окончательные условия поставки и по которому производится оплата. Проформа-инвойс также может применяться для поставки товаров с благотворительными целями и гуманитарных грузов, которые не предполагают оплату.

2. Коммерческий инвойс представляет собой сочетание документов. Если буквально перевести слово «invoice», то словари предлагают следующие варианты:

  • счет — account, score, bill;
  • фактура — texture, account, bill of parcels;
  • накладная — waybill, consignment, delivery note, bill of lading;
  • квитанция — receipt, ticket, claim check.

В этих определениях нетрудно запутаться и ключевую роль в данном случае играют обязательные реквизиты этого документа.

На текущий момент не существует жестко закрепленных требований к оформлению инвойсов, однако участники внешнеэкономической деятельности стараются придерживаться рекомендации № 6 Европейской экономической комиссии ООН от 06.09.1983 г. «Формуляр-образец унифицированного счета для международной торговли» (ECE/TRADE/148). Рекомендация предписывает несколько обязательных разделов:

  • Номер и дата/время выписки.
  • Идентификатор, наименование, адрес поставщика.
  • Идентификатор, наименование, адрес покупателя.
  • Идентификатор, наименование, адрес грузоотправителя.
  • Идентификатор, наименование, адрес грузополучателя.
  • Транспортная информация.
  • Номер партии.
  • Идентификатор контракта.
  • Номер заказа.
  • Информация о стране происхождения (идентификатор, наименование).
  • Информация о сделке по ИНКОТЕРМС-2010.
  • Информация по условиям поставки (в частности дата и время, когда товар должен поступить покупателю).
  • Информация о маркировке товара.
  • Информация об упаковке товара, в том числе количество отдельных товарных единиц.
  • Вес и объем груза.
  • Стоимость товаров/услуг.
  • Информация по грузовым и страховым издержкам.
  • Информация о предоплате.
  • Подпись продавца

То есть по реквизитному составу инвойс сочетает в себе товарно-транспортную накладную и счет на оплату в одном документе, однако он не содержит информации о выделении НДС, поэтому нельзя его приравнивать к счету-фактуре. Стоит заметить, что состав реквизитов для инвойса об оказании услуг значительно меньше, чем при поставке товаров.

Можно ли перейти на электронный обмен с иностранными контрагентами?

На VI сессии Центра по упрощению процедур торговли и электронными деловыми операциями ЕЭК ООН, которая состоялась еще в 2010 году, была пересмотрена рекомендация № 6 — внесены поправки о возможности электронного фактурирования международных сделок. При этом, по мнению СЕФАКТ ООН, применение электронного обмена несет существенную пользу.

Трансграничный электронный обмен между странами ООН предполагает использование формата XML ЭДИФАКТ ООН. В рамках проекта Российской Федерации и ЕЭК ООН по государственно-частному сотрудничеству для упрощения процедур торговли и создания «единого окна» в 2011 году было проведено исследование по применению в России систем классификации, кодирования и электронной передачи данных для внешней торговли. По результатам исследования Правительству Российской федерации было предложено создать систему «Единого окна» для унификации электронного обмена как между федеральными органами власти (сейчас эту программу успешно реализует СМЭВ), так и для бизнеса.

Так может ли в настоящий момент российский бизнес обмениваться электронными документами со своими зарубежными контрагентами?

На текущий момент перейти на юридически значимый электронный документооборот с иностранными контрагентами невозможно в силу действующих ограничений:

  1. Для принятия к учету ФНС учетный документ должен соответствовать требованиям альбома форматов, описанного в приказе ФНС РФ от 21.12.2017 № MMB-7-6/1096@, который не описывает структуру инвойсов.
  2. Все электронные документы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с ФЗ-63, однако понятие ЭП, применяемое в РФ, уникально и не описано в международных стандартах, следовательно, иностранный контрагент не может подкрепить документ электронной подписью

Таким образом для подачи сведений в налоговые органы бухгалтерия обязана иметь бумажный оригинал инвойса, а значит и предварительно обрабатывать его.

Согласно существующей судебной практике к учету могут быть приняты инвойсы, поступившие в электронном виде (например, в виде email или pdf-файла), однако они должны содержать все необходимые для документа реквизиты. Такая практика имеет место как правило при импорте услуг.

Как и любой другой учетный документ, инвойс должен быть проведен в учетной системе, для этого бухгалтер может либо заполнить все реквизиты в учетной системе вручную и прикрепить скан документа, либо использовать интеллектуальные инструменты для сокращения временных издержек. Обработка одного комплекта первичной документации по статистике занимает у бухгалтера 10 минут, так как инвойс заменяет собой привычный комплект документов и содержит множество разделов автоматизация обработки таких документов может высвободить до 50% времени бухгалтера, которое он может применить для подготовку к различным проверкам.

Виталий Астраханцев, руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

Инвойс: значение и применение в международных поставках товаров

Что такое инвойс в бухгалтерии?

Международная коммерческая деятельность подразумевает умение участника ВЭД ориентироваться в большом количестве специализированной документации. Современный бизнесмен, занимающийся внешнеторговой деятельностью, обязан знать предназначение каждой бумаги и уметь её правильно оформлять.

Наша статья посвящена инвойсу и другому, похожему по названию документу: проформе-инвойсу. Для чего они нужны и какую информативную нагрузку они несут во внешнеторговых операциях.

Что собой представляет проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, выставленным за оплату товара поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, можно выставить счёт-инвойс.

Если по условиям, предусмотренным в контракте, покупателю нужно выплатить аванс, то продавец также выписывает проформу-инвойс.

То есть, счет-проформа не является бумагой подтверждения оплаты товара покупателем, хотя в таком документе отображается ценовая информация, дающая предварительное представление покупателю о том, какую сумму следует уплатить за товар.
Для этого существуют другие документы: платежные поручения и аккредитивы.

Важно понять, что проформа-инвойс, в виде заполненного документа, подтверждает факт отгрузки товара продавцом покупателю, но не факт его продажи.

Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на:

  • консигнацию,
  • международные выставки,
  • экспертизы,
  • аукционы,
  • как давальческое сырье на переработку.

Проформа-инвойс и сам инвойс, практически идентичные друг другу документы. Разница между ними только в том, что в проформе-инвойсе данные о товарной поставке являются промежуточными, то есть изменения могут коснуться, как суммы, так и некоторых артикулов или моделей каких-либо конкретных товаров.

Что вписывается в проформу-инвойс:

  • реквизиты продавца и покупателя;
  • детали в описании товаров (модели/артикулы);
  • количество товара и стоимость его единицы;
  • сумма НДС, если он начислен;
  • происхождение товара;
  • условия ИНКОТЕРМС (на данный момент в редакции 2010 года): здесь может быть использован термин DAP, CPT, FCA;
  • общая цена поставки.

Проформа-инвойс — предварительный счёт на оплату товара.

Предназначение и характеристики инвойса

Инвойс (Invoice) — обязательный документ, сопровождающий внешнеэкономические сделки.

Чтобы быстро пройти таможенное оформление импортируемых товаров, необходим целый пакет документов. Первейшим по степени важности в этом перечне бумаг является коммерческий инвойс.

Те, кто до сих пор думал, что таким документом является контракт на поставку, глубоко заблуждался. Для сотрудников таможни важнее всего именно инвойс. Без него прохождение таможни, или по народному «растаможка» невозможна.

Начинающим предпринимателям в сфере внешней торговли, касательно инвойса, нужно запомнить следующее:

  1. Инвойс это документ на товар;
  2. Инвойс выписывается продавцом и передается покупателю одновременно с товаром;
  3. Именно в этом документе описываются основные характеристики по качеству, количеству товара и другие формальные особенности изделий;
  4. В инвойсе обязательно указывается окончательная стоимость партии товара;
  5. В этой бумаге обязательно указывается собственник товара.

Каждый начинающий бизнесмен в России, решивший выбрать в качестве основной деятельности экспортно-импортные операции, должен знать несколько основных правил. Их точное соблюдение с самого начального этапа коммерческой деятельности даст возможность построить успешный бизнес и избежать проблем с законом.

Наиболее сложный этап во внешнеэкономической деятельности, это таможенное оформление товарно-материальных ценностей, перемещаемых через границу. В таком вопросе нет абсолютно никакой разницы, вывозится товар из страны или ввозится в нее, но вы можете обратиться за помощью к посреднику (международному таможенному брокеру).

Большинство практиков в этой области считают, что из-за специфичности российского законодательства гораздо большее количество трудностей возникает перед компанией импортером продукции и товаров в РФ.

Инвойс – это документ, циркулирующий только в международной коммерческой деятельности. Понятие инвойса внутри России при осуществлении торгово-посреднической деятельности фактически отсутствует.

Ошибочно предполагать, что аналогом инвойса внутри страны является счёт-фактура. Этот документ существует исключительно для целей налогообложения хозяйствующих субъектов.

В какой-то степени, близким по смыслу к инвойсу можно считать выписанный «счёт на оплату» товара покупателю. Но в такой бумаге, в отличие от инвойса, указан минимум информации.

Как правильно заполнить документ

Существуют определённые правила, которыми следует руководствоваться при заполнении бланка-инвойса.

В соответствии с ними в форме инвойса нужно указывать:

  • номер с датой выписки документа;
  • данные на Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя;
  • данные по контракту (его номер и дату заключения);
  • коммерческие условия торгового договора по ИНКОТЕРМС 2010;
  • способы и сроки оплаты;
  • название товара, его описание и кодировка ТН ВЭД;
  • количество товара, стоимость единицы и контрактная стоимость всей партии товара;
  • данные о том, где произведен товар.

Предпринимателям, решившим пойти по тернистому пути международной торговли, стоит учитывать, что внешнеэкономическая торгово-посредническая деятельность, это один из, безусловно, прибыльных, но в тоже время, трудных и рискованных видов бизнеса. Поэтому максимум теоретических знаний здесь важен уже на самом начальном этапе.

Умение великолепно ориентироваться в ценах на мировом рынке плюс знание текущей конъюнктуры на отечественном даёт основания прогнозировать прибыль от предстоящей сделки. Но этого всё же недостаточно. Для примера можно привести часто встречающуюся на рынке ситуацию.

Предприниматель предполагает ввезти в страну импортный товар. Уже подсчитаны все издержки, включительно и затраты на доставку товаров к себе на склад, и на оплату всех таможенных пошлин и сборов. Планируется реализовать импортируемый товар в течение месяца с наценкой в 5% на всю оптовую партию. Из-за недостатка собственных оборотных средств импортер заключает с коммерческим банком соглашение на получение кредита стоимостью 2% в месяц. Но!

Коммерческий инвойс — один из важных документов в таможенном оформлении.

Допустим, что после заключения контракта, по каким-либо причинам, затягивается поставка (нередко так и происходит). А из-за неграмотно или небрежно оформленных документов, например, той же счёт-фактуры инвойса, таможенное оформление может также затянуться на месяц. Сочетание этих двух обстоятельств может привести к тому, прибыльная сделка становится практически убыточной.

Вот именно по этим причинам крайне важно досконально знать основные правила заполнения и оформления основных документов по внешнеэкономической деятельности, включая и правила заполнения инвойса.

Если у Вас есть вопросы по составлению инвойса и подготовке документов для таможенного оформления, обратитесь к нашему бизнес-консультанту.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий