Что такое акт сверки в бухгалтерии?

Акт сверки взаиморасчетов между организациями: с какой целью проводится, правила и образец заполнения

Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.

С какой целью проводится сверка

Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.

Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.

С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.

На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.

Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.

Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.

Поэтому рекомендуется периодически проводить уточнение остатков по имеющимся взаимным требованиям.

Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.

Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.

Внимание! Также акт сверки необходимым при рассмотрении споров в арбитражных судах. Если задолженность компании подтверждена данным документом, в котором присутствуют подписи должника, то решение судьи будет в пользу истца.

Если оформляется банкротство и составляется очередь кредиторов, то подписанный акт сверки с должником будет иметь весомое значение.

Правила оформления Акта

Инициатором составления акта взаимных расчетов может выступать любая из сторон договорных отношений. Кроме того, если в них участвуют и третьи стороны (например, одна фирма производит оплату за другую), то инициатива о проведении сверки взаиморасчетов может исходить и от нее.

Однако на практике, первыми запрашивают акт сверки та сторона, в отношении которой не выполняются обязательства либо по перечислению оплаты за выполненные работы, оказанные услуги, отгруженный товар или же когда предоплата за них перечислена, а дальнейшего исполнения контракта поставщиком не осуществляется.

Акт сверку необходимо выпускать в том количестве экземпляров, сколько сторон взаимоотношений предусмотрено в подписанном контракте. Чаще всего сверка предусматривает две стороны, поэтому и акты выпускаются в двух экземплярах.

Если один из партнеров является представительством или филиалом головной компании, то рекомендуется составлять три экземпляра — по одному для сторон, и третий для материнской организации.

Внимание! При получении акта проверяются содержащиеся в нем данные, если все совпадает контрагент подписывает его и проставляет печать. Ее наличие не обязательно, если уставом компании она не предусмотрена.

Акт сверки нужно составлять по данных каждого субъекта, кто участвует в сверке. Организация, которая выступает как инициатор сверки, выявляет размер задолженности между сторонами по своим данным и сообщает ее второй стороне.

Если сумма задолженности совпадает, и у второй компании нет возражений, то составляется письменный акт сверки, который подписывается обеими сторонами процесса.

Если же вторая сторона не согласна с предъявленной ей суммой, то она может поступить по следующему алгоритму:

• Компания-инициатор сверки заполняет только стою часть акта, после чего документ передается второй стороне. Это можно сделать лично в руки, по электронной почте, по факсу.
• Ответственное лицо второй компании заполняет правую сторону документа, выявляя расхождение в расчетах.
• Сторона, у которой выявлены ошибки в учете, вносит у себя исправления. Предварительно, им необходимо обменяться подтверждающими ошибку документами (корешками платежных документов, подписанными накладными и т. д.)
• После этого формируется новый акт сверки, в котором уже исправлены все выявленные ошибки.
• Каждая сторона подписывает исправленный акт. На этом сверка считается произведенной.

Как заполнить акт сверки взаиморасчетов

Рассмотрим акт сверки взаиморасчетов образец заполнения 2019.

Закон не устанавливает какой-либо определенной формы для акта сверки. Поэтому, каждая компания имеет право разработать собственную форму.

Ее нужно утвердить в учетной политике. Акт сверки не считается первичным бухгалтерским документом, поскольку не выступает как подтверждение произведенной хозяйственной операции.

При составлении шапки документа используется следующая последовательность. Сначала записывается название документа – «Акт сверки взаимных расчетов». Если в бухгалтерии принята нумерация этих документов, то ему присваивается очередной номер.

Следующей строкой указывается временной период, в пределах которого сверяется правильность расчетов между сторонами.

Далее, указываются стороны сверки в виде кратких названий организаций или ИП.

Допускается последней строкой проставить дату и номер заключенного между сторонами договора.

Вводная часть акта указывает на названия и ответственных лиц сторон. Она начинается со слов «Мы, нижеподписавшиеся», после чего указываются полные названия организаций и Ф.И.О. руководящих лиц. Заканчивается этот блок следующей фразой: «составили акт сверки в том, что состояние расчетов между сторонами следующее:».

Тело акта представляет собой большую таблицу, разделенную на две одинаковые части. Левую заполняет организация, которая инициирует сверку, правую — та, с какой сверяются.

В шапке части записывается название компании. Далее, заполняются строки. Сначала указывается остаток (сальдо) на начало периода сверки. После этого на основании документов в хронологическом порядке заносятся операции между сторонами.

В каждую строку нужно записать дату операции, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.

После занесения всех операций указывается оборот по дебету и кредиту за период сверки, после чего следующей строкой выводится остаток (сальдо) на конец периода сверки.

Внимание! Если у второй стороны были выявлены разногласия, то данные заполняются в левую часть таблицы и подписывается стороной. Если разногласий нет, то левую часть можно не заполнять.

После таблицы подводится итог сверки. Отдельной строкой указывается, что по данным инициатора сверки (его название) задолженность (переплата) одной стороны перед другой составляет полученную сумму. Данный размер задолженности нужно дублировать как цифрами, так и словами.

Затем, под каждой частью таблицы располагаются место для проставления подписи и печати сторонами. Сторона, инициирующая сверку, подписывает документ и передает его второй организации.

Где скачать бланки актов сверки и как их сверить с налоговой?

Некоторые предприятия (особенно малого бизнеса) строят свою работу на полном доверии к предприятию партнеру.

В их практике ведения финансовой документации отсутствует такой важный и необходимый документ, как акт сверки взаиморасчетов.

Тем самым они лишают себя необходимой аргументации при решении спорных вопросов, связанных с задолженностью, недопоставками и т.д.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов — это специальный документ, посредством которого партнеры по бизнесу (поставщики и покупатели) вносят уточнения при несовпадении или подтверждают правильность расчетов за определенный временной промежуток.

Форму для этого документа могут сделать предприятия-партнеры самостоятельно, так как официально утвержденных на законодательной основе бланков не существует. Но есть рекомендации, как его составить.

Кому нужен этот документ?

Акт сверки взаиморасчетов может потребоваться в следующих случаях:

1. При предоставлении покупателю товара или услуги отсрочки по внесении обязательного платежа;
2. При постоянном сотрудничестве (партнерстве) покупателя и поставщика;
3. Если ассортимент товаров включает большое число наименований и поставщиками являются разные партнеры.
4. При высокой стоимости услуг или товаров;
5. При продлении сотрудничества или подписании дополнительных соглашений.

Проводить сверку выполнения основных договоренностей можно и в одностороннем порядке

Это будет служить страховкой, если партнер отказывается составлять акт сверки из-за того, что ему просто не хочется лишний раз копаться в бухгалтерской документации (расходных накладных, счетах-фактуры, платежных поручениях и т.д.).

Рекомендации по оформлению и заполнению формы

Акты сверки взаиморасчетов составляет и осуществляет по ним дальнейшую проверку бухгалтер предприятия. Рекомендуется оформлять его в виде реестра, в который должны быть включены все финансовые операции за конкретный период (например, за квартал).

При крупном товарно-денежном обороте рекомендуется проводить сверки не реже одного раза в месяц.

Форма акта сверки взаиморасчетов должна быть оформлена в двух экземплярах.

Каждая из них подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия инициатора проверки. Их подписи заверяются печатью.

Затем оба экземпляра формы отправляются предприятию-партнеру. Их должны также подписать директор и бухгалтер этого предприятия, а затем удостоверить свои подписи печатью.

После этого один экземпляр акта возвращается на предприятие, инициирующее проверку.

Как произвести учет отложенных налоговых активов?
Для чего служит номенклатура дел в организации?

По результатам сверки, данные на бланках от обоих предприятий должны совпадать. При их расхождении предприятие, на котором они выявлены, должно дать сопроводительный документ или письменное пояснение в акте о причинах расхождения.

В случае если у одного из предприятий имеется финансовая задолженность перед другим, рекомендуется указать срок, в который подписанный экземпляр акта должен вернуться на предприятие кредитор. При этом в акте должен быть указан срок погашения задолженности.

Подписав акт, с условиями уплаты долга, должник соглашается с поставленными условиями и берет на себя обязательство выплатить все указанные суммы в оговоренный срок.

Акт сверки послужит неоспоримым фактом, доказывающим вину ответчика перед судом

При несоблюдении подписанных договоренностей, пострадавшее предприятие может обратиться с исковым заявлением в суд.

Как проходит сверка взаимных расчетов

Чаще всего сверка взаиморасчетов проходит по одной из позиций: конкретной поставке или артикулу товара, по одному договору.

Максимальную объективность можно получить при проведении сверки за период после очередной поставки или последнего взаимного расчета.

Процедура ее проведения следующая:

• Предприятия инициатор проверяет собственную документацию, например, по поставке товара за текущий месяц и произведенных денежных расчетах за него с поставщиком. Все данные заносятся в акт, заверяются соответствующими подписями и печатью предприятия. Затем они отправляются на предприятие, которое поставляет товар.
• Бухгалтер предприятия-поставщика сверяет данные, указанные в акте со своими бухгалтерскими документами. При их совпадении, они заверяются, и один экземпляр возвращается на предприятие, занимающее реализацией товара.

Инициатором сверки может стать любое предприятие: поставляющее товар или его реализующее

Как сделать акт сверки в программе 1С: Бухгалтерия

Акт сверки взаиморасчетов можно заполнить и в специальной компьютерной программе 1С: Бухгалтерия, восьмой версии.

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как :

• сделать сверку с контрагентами
• урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
• проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

статьи:

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вот статья про оформление документов в бухгалтерском учете.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно о проведении инвентаризации прочтите тут.

Результатом сверки могут быть:

• подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
• акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

1. документы не дошли до контрагента
2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

• в учете вашей компании
• в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Если документов нет, тогда идите дальше.

Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги. Учет расходов на коммунальные услуги освещен здесь.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

• проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
• не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
• исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

• не отражен первичный документ в учете должника
• есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет статья про исправление ошибок в учете.

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

https://www.youtube.com/watch?v=D453iH18WxQ

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

Акт сверки взаимных расчетов — скачать бесплатно бланк

Любой успешный бизнес строится на точности во всех направлениях деятельности предприятия. Одним из них является своевременный и точный контроль взаимодействия со своими контрагентами. Для этого проводится совместная процедура сверки по расчетам и составляется акт проверки взаиморасчетов.

Что такое Акт сверки взаиморасчетов?

Акт сверки взаиморасчетов — это юридический документ, который показывает расчеты двух организаций между собой за определенный промежуток времени. Составляется по инициативе одной из сторон в свободной форме и может использоваться в качестве доказательства при судебных разбирательствах, а также других необходимых случаях.

Он не является первичным документом, так как не подтверждает факт внесения денежных средств на лицевой счет контрагента, а также его нельзя использовать для изменения финансового положения любой из сторон. Акт носит технический характер, который в большинстве случаев является добровольным желанием главного бухгалтера одной из организаций проверить свою отчетность.

Для чего нужен?

Существует ряд случаев, в которых необходимо составлять данный документ. Перечислим основные из них:

• в случае приобретения одним из предприятий продукции без внесения предоплаты или с рассрочкой платежей за нее;
• деятельность предприятия носит массовый характер, при этом у него большое количество контрагентов, поставляющих широкий ассортимент продукции;
• продается или покупается особо ценный товар;
• перед подписанием новых соглашений, расширяющих сферы сотрудничества организаций между собой;
• по прошествии длительного срока постоянного сотрудничества.

Если проведение подобных процедур и составление контрактов необходимо для эффективной управленческой деятельности, можно прописать этот пункт в договоре. Можно указать периодичность проведения этих проверок, а также размер штрафных санкций за невыполнение возложенных обязательств как с одной, так и, с другой стороны.

В договоре необходимо указать срок, в течение которого должны возвращаться подписанные акты сверки взаиморасчетов обратно.

Хотя данный документ и принимается во время судебных разбирательств, когда проходит разбирательство по поводу выполнения условия договора, но сильно на него надеяться не стоит, так как отечественная «фемида» не всегда однозначно принимает акт сверки взаиморасчетов в качестве доказательства. Всё зависит от индивидуального случая.

Кто составляет акт?

Оформление этого документа начинается по инициативе одной из сторон. В этой организации бухгалтерскому отделу поручается составление специального бланка в двух экземплярах. Если он  отсутствует, то этим занимается уполномоченное лицо. Перед тем как отправить пакет документов контрагенту акт необходимо завизировать подписью руководителя и бухгалтерского отдела, а также поставить печать, при ее наличии.

То что Вы не знали рассказывается в этом видео:

Как проводится сверка по расчетам?

Процедуру сверки по расчетам лучше всего проводить по одному из следующих вариантов:

• определенный временной отрезок;
• наименование товара или его номенклатура;
• партия товара;
• конкретный договор.

Чтобы акт сверки взаиморасчетов являлся легитимным лучше всего эту процедуру проводить во время остановки или после проведения крайнего перечисления. Лучшим временем для нее будет, когда на предприятии проводится сезонная инвентаризация. В случае выявления кредиторской и дебиторской задолженности необходимо направить соответствующее акт в организацию контрагента.

https://www.youtube.com/watch?v=GF9VykJQXuE

Акт взаиморасчетов ведется как минимум в двух экземплярах. Его количество должно строго соответствовать числу участников сверки по расчетам.

Оба заполненных и подписанных бланка отправляются контрагенту для сравнения специалистами предоставленной информации с имеющимися данными у них. Если предоставленный акт соответствует действительности и никаких претензий у второй стороны нет, оба бланка подписываются и один отправляется обратно, а второй остается.

В случаи задолженности в обязательном порядке уточняется период, за который ее необходимо погасить.

Если при сверке по расчетам возникают противоречия и предоставленная информация не совпадает нужно поступить следующим образом:

1. Бухгалтер первой компании заполняют только свою часть акта и пересылает ее по электронной почте или по факсу бухгалтеру контрагента.
2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, тем самым находят расхождения.
3. Та компания у которой были выявлены ошибки в бухгалтерском учете вносит изменения.
4. После этого инициатор составляет новый акт, который содержит данные об обоих организациях.
5. Руководитель обоих компании ставят подписи и заверяют печатями.

Ответственность за подпись, за признание информации, указанной в акте действительной, ложится на плечи главного бухгалтера.

В случае если контрагент отказывается подписывать акт в течение трех лет он обязан выплатить задолженность, так как тем самым признает все свои долговые обязательства.

Если после подписания акта за указанные сроки погашения задолженностей организация становится банкротом, то пострадавшая сторона списывает ее задолженность на расходы предприятия.

Правила оформления

Законодательно не установлена строгая форма заполнения акта сверки взаиморасчетов, однако, установлены определенные правила ведения документооборота в этой сфере. Для его составления достаточно взять чистый лист формата А4 и заполнить его в свободной форме или же напечатать заранее разработанный шаблон.

Инструкция по заполнению и образец [year] года

Акт сверки взаиморасчетов может быть представлен в двух видах в качестве приложения к договору или отдельного документа. По сути, эти виды заполняются одинаково, существенное различие заключается лишь в наименовании «шапки».

1. Обязательно вверху документа, под его наименованием, указывается срок, за который проводится сверка по расчетам. Здесь же указывается наименование сторон, участвующих в этой процедуре. Наименование организации вносятся в полном соответствии с уставными документами.
2. Чуть ниже, указывается номер договора, который является законным основанием для составления этого документа. От указания реквизитов таких, как КПП, ИНН, ОГРН вполне можно воздержаться.
3. После заполнения шапки можно приступить к внесению данных в основную часть документа. Здесь располагается таблица. В нее вносятся данные, которыми располагают обе стороны, согласно договору или за рассматриваемый промежуток времени. Указывается оборот за определенный период и конечного сальдо.
4. После таблицы указывается задолженность сторон друг перед другом. Эта сумма должна быть одинакова как одной, так и у другой стороны. В случае отсутствия у сторон задолженностей об этом также необходимо сделать соответствующую отметку.
5. Внизу документа указываются стороны, которые проводили сверху по расчетам, а также должностные лица, которые ответственные за ее проведение и руководители компании. Все они должны поставить свои подписи с расшифровкой.

Акт сверки взаимных расчетов: скачать бланк или образец

Акт сверки взаиморасчетов в 1С Бухгалтерия

В наш век информационных технологий гораздо проще составить акт взаиморасчетов при помощи программы «1С:Бухгалтерия». Для этого нужно соблюдать определенный порядок действий.

1. Для начала зайти в один из разделов «Покупка» или «Продажа» (в зависимости от цели сверки).
2. Выберите пункт «Расчёты с контрагентами», после чего подпункт «Акт сверки».
3. В открывшемся журнале нажмите «Создать». После этого на вкладке «Акт сверки с контрагентами» можно выбрать два способа заполнения этого документа: ручной и автоматический, выберите удобный для себя способ.
4. После этого, нужно произвести определенный порядок действий. Выбираются по порядку пункты: «По данным организации», «Заполнить», «Заполнить по данным бухучета».

Если сделать всё правильно на экране появится список всех операций, которые были проведены. При необходимости их можно разбить по договорам, для этого нужно поставить галочку в соответствующем чекбоксе. В конце выбирается пункт «Дополнительно», где указываются ответственные лица. Остаётся только поставить подпись и отправить контрагенту.

Акт сверки взаиморасчетов — образеце заполнения, бланк [year]

Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Когда составляется акт сверки

В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Как оформляется акт

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки.

Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27–13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий.

В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Кто заполняет и подписывает

Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.

Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:

• Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.
• Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи.

Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Порядок заполнения

Для АСВ бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.

Что указывается:

В верхней части («шапке» документа):

• между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;
• период сверки;
• договор, в рамках которого произведены операции;
• дата.

Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.

АСВ, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.

Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:

• сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;
• названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.

В заключение указывается:

• итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;
• указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.

Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть — лучше заверить ею документ.

Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.

После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).

Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.

Как быть в случае спора

Если предприятие-контрагент отказывается подписывать акт сверки взаиморасчетов, и недочеты подтверждены документально, заполнен протокол разногласий, после чего дело может быть передано в суд. Иногда в содержании прописывается, в какой срок должен быть возвращен заполненный образец или выплачен долг.

Когда между контрагентами ведется спор и одна из сторон отказывается выполнять обязательства по договору, в суд подается следующий перечень документов:

• акт сверки взаиморасчетов, подписанный директором и утвержденный печатью (скачать образец можно ниже);
• другие бумаги, подтверждающие задолженность контрагента;
• исковое заявление.

Подписанный предприятием-контрагентом акт выступает как косвенное признание задолженности. Если документ не был подписан, это расценивается как отказ признать долг.

Важно! При отсутствии имущественных споров для подтверждения достаточно подписи главного бухгалтера. Однако для судебного разбирательства в дальнейшем такой документ не должен использоваться.

Срок исковой давности ограничивается тремя годами. В согласии с Гражданским кодексом, если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, период должен прерваться и считаться заново уже с этой даты.

Как дополнение к документу высылается сопроводительное письмо. Оно подтверждает факт пересылки и отражает количество экземпляров. В письмо может быть включена дополнительная информация об этих документах. Оно содержит просьбу рассмотреть, подписать и подтвердить печатью бланки, а один экземпляр отправить организации-инициатору. Далее можно скачать акт в разных форматах.

Дебет и кредит в акте сверки – что это такое простыми словами

Бухгалтерский учет довольно сложная и запутанная наука. В нем легко запутаться даже обладая необходимыми знаниями и навыками. Но бухгалтерский учет необходим и применяется во всех сферах деятельности. Ведь без строго учета не возможно существование ни одного хозяйства.

Особенно, если речь идет о купле-продаже. В большинстве случаев всю отчетность и финансовые дела ведет бухгалтер при помощи специальных программ. Например, 1С:Бухгалтерии.

Но случается, что приходится самостоятельно без программ и опытных специалистов разбираться в документации. И чаще всего приходится иметь дело с таким важным документом как акт сверки взаиморасчетов.

Дебет, кредит, сальдо

Дебет в бухгалтерии – это увеличение любого имущества. Т.е. если денежные средства увеличились, то это дебет, если организацией была приобретена машина, то это дебет. В нашем случае Предприниматель 1 купил бумагу, карандаши и краски. Значит он запишет в своей документации эти покупки по дебету.

Кредит – это уменьшение каких-либо активов. Т.е. если организация потратила деньги на покупку машины, денежные средства будут записаны на кредит. Наш Предприниматель потратил деньги на канцелярию, поэтому должен записать затраты денежных средств в кредит.

Сальдо – разница между дебитом и кредитом в денежном эквиваленте. Другими словами, это сравнение суммы на которую было приобретено товара и суммы, которую за этот товар заплатили.

Т.е. Предприниматель 1 купил бумагу, карандаши и краски на 1000 р. По его накладным получается, что заплатил он тоже 1000 р. Значит сальдо сходится и все операции были проведены правильно. Но если дебет и кредит не сходится и в одной части акта сумма больше, чем во второй, то ситуация усложняется. В этом случае возникает дебетовая или кредитовая задолженность и теперь придется разбираться в бухгалтерских счетах и первичной документации.

Стоит отдельно сказать о такой сложной вещи как бухгалтерские счета. В случае, когда акт сверки присылает покупатель, то он указывает в дебете товары, а в кредите оплаченную сумму. При этом дебет будет записан на счет 41 или 19, а кредит на счет 60.

В случае, если акт присылает поставщик, то сумма проданных товаров будет указана по дебету на счете 50 или 51, а полученные денежные средства указаны по кредиту по счету 62.

В нашем случае, если акт сверки будет составлен Предпринимателем 1, который покупал товар, то он укажет 1000 р. по дебетовому счету 41 или 19. По кредиту также будет записано 1000 р. по счету 60.
В случае, если акт сверки будет составлен Предпринимателем 2, который продавал бумагу, карандаши и краски, то он укажет 1000 р. по дебету счета 50 или 51, а по кредиту 1000 р. по счету 62. Это будет означать, что товар отгружен и от покупателя поступила оплата.

Бухгалтерский учет – точная наука, не терпящая невнимательности или халатного отношения. Но в тоже время, если немного ее изучить, то окажется, что все не так уж сложно. Вскоре понимаешь, что бухгалтерия и финансовая система в целом – очень интересная, динамическая и даже довольно творческая отрасль.

Рекомендуем также: 

Займы на карту срочно без проверки кредитной истории и без отказа

Новые МФО, выдающие займы онлайн без отказа круглосуточно

Займ на карту мгновенно круглосуточно без отказа с плохой кредитной историей