Что относится к первичной документации в бухгалтерии?

Первичная бухгалтерская документация – что к ней относится

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в бухучёте, но и в налоговой сфере. От правильности их заполнения зависят все дальнейшие исчисления, прежде всего в сфере налогообложения.

В бухгалтерском учёте к первичной документацией относятся те документы, с помощью которых регистрируются осуществлённые предприятием действия. В них должны отображаться все хозяйственные изменения, произошедшие в организации.

Полный перечень данных документов приведён в ФЗ №429, регулирующем основы ведения бухгалтерского учёта.

Составляется первичный документ бухучёта непосредственно в момент произведения операции хозяйственного характера.

Если это невозможно по каким-либо техническим причинам, то соответствующие бумаги заполняются сразу же по окончании операции, при первом же возможном случае.

Такая необходимость возникает по причине необходимости установления ответственного лица за выполненную хозяйственную процедуру.

Область использования

На любом крупном предприятии каждый день производятся десятки, если не сотни различных операций. Сюда относятся:

• Перечисление денег деловым партнёрам, кредиторам и прочим контрагентам.
• Начисление и выдача заработной платы, авансов или подотчётных средств работникам компании.
• Налоговые платежи, внесение взносов в различные фонды – пенсионный, страховой.
• Расходы на производственные нужды – закупка сырья, нового оборудования и расходных материалов.
• Выплаты в амортизационные фонды.

Кроме вышеперечисленных операций, сюда относятся любые другие хозяйственные действия, совершающиеся в организации и отображаемые через её бухгалтерию. Необходимость скрупулезного бухучёта этих процедур при помощи «первички» определяется положением ФЗ №402 от 2011г. На основании первичных документов бухгалтерами составляются все прочие отчёты и проводки.

Такая документация, согласно установленным нормативам, может создаваться либо в бумажном, либо в электронной форме. Правда, в настоящее время всё больше фирм и организаций отдают предпочтение электронному виду отчётности, как более удобной для обработки, хранения и пересылки. Электронный оборот документов позволяет увеличить скорость документооборота как внутри предприятия, так и в работе с государственными органами или деловыми партнёрами.

Тот же ФЗ №402 предписывает хранить все первичные документы не менее пяти лет с момента их составления. В течение этого времени налоговые службы, в случае необходимости, могут потребовать предъявить их для проверки.

Ранее для хранения «первички» на крупных предприятиях существовали отдельные архивы, постоянно заполняемые новой документацией и освобождаемые от уже устаревшей. Сегодня с помощью электронного документооборота, все данные могут храниться в компьютерном сервере или на обычной флэш-карте, а работа с ними становится максимально простой и быстрой.

Виды первичной документации

В каждой организации, в зависимости от её спецификации, преобладающим бывает какой-то один вид первичной документации. Например, для компании, занимающейся грузовыми или пассажирскими перевозками, это транспортные накладные. Для библиотек это будут акты приёмки новой литературы или списания старых, «вышедших из строя» книг.

Поэтому единого установленного списка такой документации для всех организаций не существует. Каждая компания самостоятельно устанавливает для себя список первичных документов бухучёта, в зависимости от направления и особенностей своей деятельности. Полный перечень бумаг, которые могут относиться к «первичке», опубликован в постановлении Госкомстата.

Сюда входят следующие группы бухгалтерских бумаг:

• Документация по учёту произведённых торговых операций: товарные ярлыки, передаточно-приёмные документы.
• Учётные документы основных средств организации: акты приёмки, передачи, списания, инвентарные книги.
• Кассовая «первичка»: приходно-расходные ордера, кассовые книги.

Спорным моментом в бухучёте является отношение счетов-фактур к первичным бухгалтерским бумагам. Сам по себе данный документ не означает какую-то конкретную хозоперацию, а всего лишь представляет собой приложение к некоему первичному документу – приёмному акту, товарной накладной. Налоговое законодательство РФ дифференцирует понятие счёт-фактура и первичный документ, хотя в некоторых иных подзаконных актах, особой разницы между ними не делается.

Форма и структура первичной документации

По своей форме «первичка» бывает:

• Унифицированная, общая для любых предприятий, вне зависимости от направления и рода их деятельности.
• Индивидуальная, разработанная и используемая на конкретной организации с учётом специфики деятельности.

Вне зависимости от формы, все первичные документы должны отвечать определённым стандартам, установленным законодательными нормативами.

Структура «первички» должна выглядеть следующим образом:

• Название документа.
• Число и дата его составления.
• Организация, осуществляющая хозяйственную операцию, отображаемую в документе.
• Описание данной операции.
• Измерения, принятые для определения работ, произведённых при проведении операции (км, часы, кг и т.д.).
• Список лиц, ответственных за проведение хозоперации.
• В конце документ должен заверяться подписями всех вышеперечисленных лиц.

Как происходит ведение первичной бухгалтерии

Бухгалтерский учет – представляет собой сложно организованную систему. На ее основании происходит сбор информации в первичных документах, регистрации и их дальнейший анализ. Т.е. бух.учет – это выражение всех финансово-хозяйственных операций в денежном эквиваленте. Как происходит ведение первичной бухгалтерии вы узнаете из статьи.

Все имеет свою цену

Бухгалтерия позволяет привести все операции к денежному выражению. Например, трудовые отношения, отношения между покупателями и поставщиками, ведение учета рабочего времени, отношения с государством – уплата налогов. В нем отражается не только проведение таких операций, но и их анализ. То в дальнейшем позволять сделать вывод о платежеспособности и кредитоспособности организации в целом. И на основании этого устранить слабые стороны финансовой политики и выбрать направление дальнейшего развития.

Важно: основанием для направления дальнейшего развития организации служит ведение первичной бухгалтерии.

Это фундамент, который позволяет собрать всю необходимую информацию.

Первичные документы

Выше мы назвали первичную документацию фундаментом бух.учета на предприятии. Ее также моно сравнить с корнями дерева, из которого в дальнейшем вырастает ствол и веточки – регистры. Листья – это синтетический учет по счетам, который позволяет верно и в полном объеме произвести оценку работы фирмы.

Дадим определение. Первичная документация – это определенный документ четко установленного законодательством образца, заполненный по всем правилам бух.учета, рекомендаций налоговых, банковских, статически и ряда других, заинтересованных в этом органов.

Утверждение первичной документации проходят в органах статистики. Более специализированные и узконаправленные документы – ведомствами по отдельным видам деятельности.

Такая документация позволяет зафиксировать и отследить фин.-хозяйственные операции на предприятии. Т.е. это основа Б/У в отдельных фирмах.

Правила заполнения

Помимо того, что утверждением документов занимаются органы статистики они разработали ряд требований по и заполнению.

Обязательное заполнение:

• Полное наименование документа (сокращение не допускается);
• Дата выписывания документа;
• Полные сведения об организации, которая оформляет документ и к кому предназначен;
• Полные банковские реквизиты контрагента, если это требуется;
• Полные сведения о хоз-ной операции, выраженная количественно и денежно;
• Сведения о сотруднике, которое имеет право заверять документ (должность, подпись, расшифровка);
• Штамп или печать (мокрая).

Несмотря на то, что вышеприведенные требования являются обязательными к исполнению, в ряде случаев по невнимательности или другим причинам, возможен пропуск одного или нескольких пунктов. Данное нарушение не влечет за собой недействительность ведения первичной бухгалтерии.

Исправления в первичной документации

Не всегда удается правильно заполнить бланк. В одних разрешается внести исправления, другие необходимо переписывать. Как происходит исправление приведено далее.

Исправления в первичной документации:

• В документе нестрогой отчетности исправления не допускаются – следует переписывать полностью заново;
• В документе строгой отчетности: ошибку перечеркнуть красной чертой по диагонали в одной ячейке и проставить «аннулировано», неправильны бланк обязательно сохранить;
• Любое исправление: перечеркнуть, сверху написать верный вариант и сделать надпись «исправленному верить», печать и подпись исправившего сотрудника;
• Никогда не заштриховывайте или не делайте зачеркивающую линию толстой, неверной запись должна быть видна.

Сроки хранения

Сроки хранения у различных бланков отличается. Минимум они должны храниться 5 лет. Например, все документы, связанные с сотрудниками (по заработной плате, уплата налогов, личное дело) должно хранится минимум 75 лет. Это связано с частыми запросами бывших работников для начисления пенсий.

Если вы решили освободить полки от старых документов, по истечении сроков хранения, составьте специальный акт и соберите комиссию по утилизации первичной документации.

Итоги

Итак, мы рассмотрели, как происходит ведение первичной документации. Она является основанием для всей бухгалтерии предприятия. Поэтому к ведению первичной бухгалтерии следует относиться со всей ответственностью и внимательностью.

Документы первичной бухгалтерии являются унифицированными. Их разработкой занимаются органы статистики. Организация не имеет право вносить в них свои изменения. Обязательно заполняется название документа, дата оформления полное наименование контрагента покупателя и поставщика, наименование товара в стоимостном и количественном выражении, подпись уполномоченного лица.

Исправления в первичной документации разрешаются. Для этого неправильную запись следует зачеркнуть и сверху написать верный вариант, приписав «исправленному верить», дату, подпись и печать организации.

Срок хранения первичной документации составляет от 5 лет и больше.