Оформление кадровых документов при увольнении работника

Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель [year]

Далеко не все знают, какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию должен выдать работодатель. Работодатель, согласно ст. 84.1 ТК РФ, должен выдать работнику копии всех документов, которые имеют отношение к работе данного сотрудника. Делается это в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника о выдаче документов. Это кадровые бумаги, и выдаются они в отделе кадров.

Также при увольнении сотрудника по собственному желанию работодатель должен выдать ему справки, которые можно получить в бухгалтерии. Они также выдаются по письменному заявлению сотрудника.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов.

Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник.

Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

• по нетрудоспособности;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
• количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

• по форме СЗВ — М;
• по форме СЗВ – СТАЖ;
• раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.

Это можно сделать 2 способами:

• можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
• можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 — 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

• 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
• 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя.

Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов.

Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

• написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
• направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

• написать жалобу в инспекцию по труду;
• написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

• при личном посещении;
• почтовым отправлением;
• через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан – с помощью онлайн – приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения – 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы».

Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф.

Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Выплаты при увольнении

При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.

При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:

• заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе.

Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения.

Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении.

К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата – это исключительная инициатива работодателя.

Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.

Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей.

Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня.

Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.

Выдача увольняющемуся сотруднику предусмотренных денежных средств и документов – это обязанность работодателя. При уклонении от её выполнения, работодателя можно привлечь к административной ответственности.

Все документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель в [year] году

При увольнении работника кадровик и бухгалтер должны подготовить более 10 документов. Порядок увольнения и полный список документов при увольнении в 2019 году, которые обязан выдавать работодатель, мы привели в статье.

 Соглашение о расторжении трудового договора

Обратите внимание, что статья написана для бухгалтеров и кадровиков с учетом последних изменений 2019 года.

Порядок увольнения в 2019 году по шагам

Шаг 1. Получите от работника или самостоятельно (либо совместно с работником) оформите документ, которым будет обоснована причина увольнения.

Шаг 2. Издайте приказ об увольнении по форме № Т-8 и подпишите его у руководителя.

Шаг 3. На основании вышеперечисленных документов сделайте запись в личной карточке сотрудника.

Шаг 4.  Предоставьте работнику приказ и личную карточку. Работник должен ознакомиться с полученными документами и заверить факт ознакомления своей подписью.

Шаг 5. Оформите запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника, указав при этом причину увольнения и сделав ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

Шаг 6.  Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или работника, занимающегося кадрами. После этого запись визирует увольняемый работник.

Шаг 8. В последний день работы сотрудника произведите с ним расчет, а также выдайте ему:

Об обязанности работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5статьи 80 ТК РФ.

Шаг 8.  Если сотрудник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю, а также лицу, получающему алименты. Сообщение нужно составить в произвольной форме, указав в нем, помимо факта самого увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника.

Конечно, новое место работы следует указывать только в случае, когда оно вам известно. Данный порядок следует из пункта 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статей 190 и 191 Гражданского кодекса РФ. Обратите внимание, что за несообщение сведений об увольнении без уважительной причины должностных лиц организации могут привлечь к ответственности (п. 3 ст.

111 Семейного кодекса РФ).

Готовить кадровые документы онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

1. Заявления работника и приказ на увольнение

Увольнение сотрудника по собственному желанию — наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ).

Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц. А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст.

292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).

Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией.

Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ).

Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу. Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода.

Ведь с таким сотрудником организация обязана оформить трудовые отношения в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).

На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по форме № Т-8 . Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. 

При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель. Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ — соглашение. В нем указывают дату увольнения и основание — соглашение сторон. Эти пункты в документе должны быть обязательно, остальные — по личному усмотрению. 

• Статья по теме: Новые шаблоны соглашений с работниками с 1 января 2019 года

Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п. Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый — для работника, второй остается у организации. Специальной формы для соглашения не установлено, можно использовать любую. Предлагаем вам следующий образец.

 Соглашение о расторжении трудового договора

Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый — при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй — для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий

Справка о заработке понадобится сотруднику, чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Выдайте документ в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если за справкой обратился бывший сотрудник, выдавайте документ по заявлению не позднее трех рабочих дней (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255‑ФЗ).

➤ Какие выдают документы и справки при увольнении

При увольнении сотруднику выдают соответствующие документы в обязательном порядке или по письменному требованию. Узнайте, какие документы и справки должны быть выданы и скачайте типовые бланки или готовые примеры таких выписок.

Скачайте один из обязательных документов при увольнении. А остальные ищите в статье!

Когда работодатель должен выдать документы при увольнении

При увольнении работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику окончательный расчет и все документы, связанные с работой. Заработную плату выплачивают со всеми причитающими надбавками, компенсацией за неиспользованные дни отпуска, выдают выходное пособие, если его выплата предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным договором, иными нормативно-правовыми актами.

Точную дату расторжения трудового договора определяют приказом, с которым уходящего сотрудника знакомят под подпись. Определить эту дату поможет онлайн-расчетчик от «Системы Кадры».

Рассчитать дату увольнения

Некоторые справки при увольнении выдают в обязательном порядке, другие — по письменному требованию сотрудника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Что делать, если документы и справки при увольнении работника выдать невозможно

Если работник отказывается получать документы и расчет, отсутствует на работе, необходимо составить специальное уведомление и направить его по почте.

В нем указывают, что сотрудник должен явиться за трудовой книжкой, расчетом, получить другие документы при увольнении или дать свое согласие на то, чтобы документы отправили по почте. С момента отправки такого уведомления организация не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовой (ч. 6, ст. 84.1 ТК РФ).

Если заработную плату выплачивают на банковскую карточку работника, все причитающиеся суммы он должен получить в день увольнения.

Если сотрудник не получил документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель, в частности отказался получить трудовую книжку или отсутствовал на работе в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за выдачу указанных документов с задержкой. Поэтому сразу следует уведомить уволенного о необходимости забрать все документы или выдать согласие выслать все почтой. Сделать это можно 3 способами:

1. В акте об отказе забирать трудовую книжку, прописать, что следует явиться за документами или выдать согласие на пересылку их почтой.
2. Составить отдельное уведомление и выдать работнику.
3. Направить уведомление сотруднику по почте.

Какие справки выдаются при увольнении в обязательном порядке

В зависимости от обстоятельств формируют точный список документов, которые будут выданы сотруднику при расторжении трудовых отношений. Некоторые виды справок выдают в обязательном порядке, другие — по письменному требованию сотрудника.

Какие справки выдают при увольнении работника:

1. Трудовую.
2. Расчетный листок (оформляют в бухгалтерии).
3. О сумме заработка и специальных периодах.
4. Выписки из форм СЗВ-М, а также СЗВ-СТАЖ, раздела 3 расчета по страховым взносам.

Трудовая книжка

Основным документом, который подтверждает трудовой стаж, считается трудовая книжка. Ее выдают непосредственно в день расторжения трудовых отношений на руки уходящему работнику. Он расписывается в книге учета движения трудовых и вкладышей (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225). Работодатель не вправе задерживать трудовую, допускать ошибки при оформлении. Это относится к серьезному нарушению, что дает основание сотруднику обратиться в суд с иском о возмещении дохода, который не получен за период задержки книжки, о признании записи недействительной.

Компания назначает ответственного специалиста за трудовые книжки из отдела, который непосредственно занимается кадровым делопроизводством. Необходимо проверить, чтобы работодатель заверял подписью и печатью (при наличии) все записи в трудовой книжке.

Справки при увольнении с работы о сумме заработка

Оформляют по форме № 182н. Типовой бланк такой справки утвержден приказом Минтруда № 182н от 30 апреля 2013 года (размещен в приложении № 1). Заполненный документ заверяют не только подписями руководителя, главного бухгалтера, но и ставят печать организации (при наличии). Необходимо учитывать, что печать ставят таким образом, чтобы она не закрывала подписи.

Какую справку нужно дать работнику при увольнении в 2019 году

До 2017 года выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздела 3 расчета по страховым взносам не оформляли. В 2017 году в законодательство ввели новую норму, обязывающую работодателя выдавать указанные выписки каждому увольняемому работнику. Причем это должны быть именно выписки.

Какие справки при увольнении выдают: выписка из формы СЗВ-М

В выписку вносят реквизиты работодателя, отчетный период — текущий год, а также данные о конкретном работнике: СНИЛС и ИНН, не копируют данные отчета по остальным сотрудникам.

Смотреть пример и использовать в работе

Какие справки при увольнении с работы выдают в обязательном порядке: выписка из формы СЗВ-СТАЖ

Выписку выдают под подпись. Используют типовую форму, действующую с 1 января 2019 года (постановлением ПФР от 06.12.2018 № 507п).

В организации заводят отдельный учетный журнал или оформляют такую выписку в двух экземплярах: один из них выдают на руки увольняемому работнику, а второй, заверенный его подписью и датой, оставляют в компании.

Таким способом работодатель защитит себя от возможных претензий и докажет, что он правильно оформил документ, выдал его в положенный срок. Кадровик делает запрос в бухгалтерию. Готовит выписку бухгалтер.

Пример выписки ищите в начале статьи!

Документы при увольнении от работодателя: выписка из раздела 3 формы расчета по страховым взносам

Здесь речь идет о разделе «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» документа, который объединил функции двух форм — 4-ФСС и РСВ-1 ПФР. В настоящее время это один бланк.

В нем указывают паспортные данные, сведения о зарплате сотрудника и о начисленных взносах (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11-551@).

Выдают заполненный документ не только тем сотрудникам, которые работали на основании трудового договора, но и физическим лицам, с которыми компания подписала договор гражданско-правового характера.

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам для передачи сотруднику

Смотреть пример

Выписку готовит бухгалтерия. Бухгалтер заполняет поля формы чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового. Нельзя применять штрих-корректоры. Бухгалтерия указывает в выписке сведения за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала и непосредственно по день увольнения (п. 22.1 приказа ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет о новых документах при увольнении. Что выдают кадры, а что бухгалтерия. Какой документ выдавать всем уволенным с 2017 года и можно ли поручить кадровику заполнять форму СЗВ-М.

Какие документы должны выдать при увольнении по письменному запросу сотрудника

Дополнительные справки выдают по письменному запросу сотрудника. Какие справки брать при увольнении, что может в дальнейшем потребоваться:

1. Копии приказов о приеме, о переводе, об увольнении, о награждениях, об отпусках и другом.
2. Документ о периоде работы в компании.
3. Копия ТД (трудового договора), оформленных к нему дополнительных соглашений.
4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ.
5. Справка о заработке, если планируется обращение в службу занятости за получением пособия по безработице и т.д.

Какие документы и справки при увольнении с работы требуется подписать

При увольнении сотрудник должен подписать ряд документов. К ним относятся:

• приказ о прекращении трудовых отношений;
• учетные журналы — это будет подтверждением факта получения на руки всех обязательных документов;
• записи, сделанные за время работы сотрудника в трудовой книжке (в том числе и запись об увольнении), их заверяют двумя подписями: должностного лица, который заполнял трудовую, ее владельца;
• личную карточку.

Иногда этот список расширяется. В каждом конкретном случае это решают по обстоятельствам. Некоторые компании выдают своим сотрудникам обходной лист, который нужно подписать в подразделениях отделов перед тем, как трудовой договор будет расторгнут. Материально ответственные лица проводят инвентаризацию, передают материальные ценности, подписывая целый ряд дополнительных документов.

Все документы, акты заверяют подписью сторон. Если подпись отсутствует, в дальнейшем достаточно сложно доказать, что та или иная справка, документ были оформлены и получены. Это следует учитывать работодателю, кадровикам, сотрудникам бухгалтерии, другим ответственным специалистам, участвующим в процессе подготовки и оформления всех документов для увольнения.

Вывод

Трудовую книжку, справку о сумме заработка, выписки из соответствующих отчетов — все это нужно выдать сотруднику, который уходит из компании, в последний день его работы.

Следует проследить, чтобы он расписался в учетных журналах, в книге учета движения трудовых книжек. Если работник отказался поставить свою подпись, составляют соответствующий акт.

Если сотрудник отсутствует на работе — отправляют письменное уведомление о том, что необходимо получить трудовую книжку или дать свое согласие на ее отправку по почте

Оформление документов при увольнении сотрудника

Процедура увольнения, так же как и принятие на работу, требует соблюдения четко установленного алгоритма. В первую очередь в данной ситуации главным является оформление нужных документов. Все ключевые моменты документального оформления увольнения будут рассмотрены в статье.

Процедура увольнения человека (добровольно, по желанию или по любым другим причинам) предполагает закрытие трудового договора, оформленного между работодателем и сотрудником организации. Как итог, между сторонами договора происходит прекращение любых трудовых отношений. Разрыв трудового договора происходит только по соответствующим причинам, которые предусмотрены в трудовом законодательстве.

Причинами увольнения могут быть:

• собственное желание;
• по беременности;
• ликвидация учреждения;
• прогул;
• перевод;
• увольнение, произошедшее после испытательного срока;
• инициатива самого работодателя;
• прекращение срока действия договора;
• сокращение штата;
• соглашение сторон.

В любой из вышеперечисленной ситуации процедура оформления документов и само увольнение осуществляется по одной и той же схеме.

Также существуют ситуации, когда разрыв трудового договора реализуется на основаниях, не зависящих непосредственно от желания сторон. К ним относятся:

• призыв сотрудника на военную службу;
• перенаправление работника на гражданскую службу, как альтернативу военной;
• восстановление человека на должности, которую он ранее потерял по решению суда или по результатам проведенной государственной инспекции;
• привлечение судом работника к взысканию, исключающему любую возможность реализации его деятельности в конкретном учреждении;
• не избрание человека на должность;
• признание гражданина нетрудоспособным в связи с имеющимся у него мед. заключением;
• гибель работодателя или работника;
• признание работника/работодателя без вести пропавшими;
• форс-мажорные и/или чрезвычайные ситуации: катастрофа, авария, стихийное бедствие и т.д.

Увольнение осуществляется только отделом кадров и включает следующие фазы:

1. подготовка приказа для увольнения работника;
2. передача сотруднику его трудовой книжки. Выдавать трудовую книжку должны только с соответствующей записью. В ней надлежит указать обоснование ухода с места работы по собственному усмотрению или нет и т.д.;
3. выдача работнику дополнительных документов. Данный этап осуществляется в день ухода человека с занимаемой должности;
4. получение работником расчета;
5. передача выплат увольняемому работнику в качестве денежной компенсации. Выполняется, если такие выплаты полагаются человеку в связи с действующим законодательством.

Этот обязательный порядок выполняется в любом случае. На него не влияет должность, которую занимал человек.

Само увольнение включает следующие стадии:

• руководитель проводит подготовку приказа на увольнение;
• сотрудник внимательно читает приказ и только затем ставит на документе свою личную подпись. Если сотрудник не может поставить свою подпись, тогда на приказе нужно сделать необходимую пометку.

По факту приказа в личных документах сотрудника делаются соответствующие пометки. Информация об увольнении отображается в личной карточке, лицевом счете и трудовой книжке. Следует помнить, что по закону временем прекращения действия заключенного ранее трудового договора, который был оформлен при приеме на работу, считается день, когда человек был официально уволен с занимаемой должности.

Увольнение человека, работающего по совместительству, включает аналогичные этапы. Лишь в трудовую книжку не заносится соответственная запись.

Увольнительные документы

Процедура проведения увольнения требует наличия определенного перечня документации. Сюда относятся:

• заявление. Данный документ пишется собственноручно сотрудником фирмы в случае ухода по собственному желанию. Впоследствии заявление должно находится в его личном деле;
• приказ, оформленный руководителем учреждения. Этот документ имеет определенный формат и поэтому при его написании следует иметь под рукой образец;
• материалы расследования. Они прилагаются тогда, когда работник уходит с должности в связи с прогулом, злоупотреблением служебным положением или другим видом нарушений;
• объяснительная записка, написанная сотрудником организации или иные документы, что могут выступать подтверждением принятого решения по увольнению провинившегося сотрудника;
• нормативно-правовые акты, послужившие основанием для ухода с места службы.

Это основной перечень увольнительной документации, но он может пополняться различными бумагами, в зависимости от конкретных обстоятельств. Например, в данный список может входить медицинское заключение.

Перечень документов, получить которые работник имеет право

В день ухода с работы, сотрудник учреждения может потребовать от руководства или отдела кадров выдачу полагающихся ему по закону документов.

Обычно, все необходимые документы должен выдавать отдел кадров. Но при отказе или по любым другим причинам, выдавать документацию может и руководитель. В данный перечень входят все документы, которые понадобятся человеку на следующем месте работы. Порядок выдачи этих документов является одинаковым для всех и на него никак не влияет причина ухода с должности.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Следует знать, что пакет этих документов регламентируется Трудовым кодексом страны. В него входят:

1. трудовой договор, заключенный в момент приема человека на работу;
2. приказ, выданный по итогам приема нового сотрудника на работу;
3. приказ, который был оформлен при переводе работника в любой другой отдел (если таковой перевод имел место);
4. приказ, выданный на увольнение;
5. справка, в которой отражена информация касательно получаемой человеком зарплаты.
6. справки, подтверждающие осуществление разнообразных отчислений с заработной платы в определенные фонды;
7. справка, оформленная по форме НДФЛ-2. Она включает не только сведения о размере получаемой человеком зарплаты в расчетный период, но также и о всех начислениях, которые являются страховыми взносами. Справка обязательно заверяется подписью ответственного человека и печатью учреждения. Данный документ выдается в последний день или высылается гражданину почтой. Последний вариант допускается, если работник дал на то свое согласие;
8. справка, в которой указан период работы гражданина на занимаемой им должности в данной компании.

Все вышеприведенные справки и приказы выдаются в единственном экземпляре и только один раз. Обратиться за их получением можно не позже, чем через один год от даты увольнения человека с места последней работы.

Все дубликаты приказов и справок об увольнении прикрепляются к личному делу человека. Факт их выдачи обязательно фиксируется в специально созданном для этого журнале. Увольняемый сотрудник должен взять в руки все выданные ему документы и проверить их на правильность заполнения.

Также при уходе с должности, увольняемый сотрудник должен получить в отделе кадров трудовую книжку. Отметка об увольнении, сделанная в ней, должна соответствовать всем требованиям Трудового Кодекса страны. Эта запись должна содержать:

• причину разрыва трудового договора;
• печать организации;
• подпись руководителя;
• подпись работника, который поставил ее только после проверки предыдущих пунктов.

Помимо этого, работодатель, или обязанный им работник, должен выдать медицинскую книжку сотрудника, если таковая была необходима для реализации его профессиональных обязанностей.

С получением медицинской книжки могут возникнуть некоторые трудности, которые связанны с тем, что данный документ оформлялся за деньги работодателя. Поэтому он может воспротивиться ее выдачи сотруднику, который прекращает работать в его организации.

Необходимо знать, что вся документация должна быть подготовлена заранее и выдаваться в срок. Поэтому зачастую при получении документов с места работы не возникает никаких проблем. Если непредвиденные задержки или другие проблемы все же возникли, человек вправе написать заявление на получение необходимых бумаг.

По действующему законодательству, медицинская книжка обязательно должна возвращаться человеку при расторжении его трудового договора. Тем не менее, за невыдачу медкнижки никакой ответственности не предусмотрено. А вот, если работодатель не возвращает трудовую книжку, то за это законом предусмотрена ответственность.

Все выданные документы понадобятся человеку при устройстве на работу или при обращении в госорганы за оформление пособия, выдаваемого государством в случае наступления временной нетрудоспособности. Также некоторые справки необходимы при оформлении выплат по безработице.

Поэтому, при умышленной или непреднамеренной задержке справок работодателем, данная ситуация рассматривается как задержка дальнейшего трудоустройства человека. Сотрудник может обязать в судебном порядке бывшего начальника выплатить компенсацию за то время, когда он задержал выдачу документации, что повлекло за собой безработицу его бывшего сотрудника.

Знание процедуры увольнения сотрудника и перечень документации, которую он обязан получить на руки в последний день на старой должности, поможет избежать неприятностей в будущем и быстро устроиться на новую работу.

«Какие документы необходимо оформить при увольнении»

На вопросы: какие документы нужно оформить для увольнения работника по его инициативе; как его оформить правильно и какие сроки следует соблюдать, чтобы избежать трудовых споров, вы получите ответы, посмотрев это видео.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.gosuslugi.ru/

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

• создаётся комиссия по передаче дел;
• проверяются кадровые документы;
• составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

• для чего нужна комиссия;
• её состав;
• задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

• полноту и состав кадровых дел;
• порядок регистрации документов (журналы регистрации);
• систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
• программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

• копий учредительных документов и Устава фирмы;
• штатного расписания;
• ПВТР и колдоговора;
• графика отпусков;
• ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
• графиков сменности;
• должностных инструкций;
• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
• личных карточек;
• личных дел;
• трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

• прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
• вставляется гриф утверждения директора;
• пишется – кто кому передаёт документы;
• заполняется таблица;
• проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

• номер подпункта;
• название документа (или дела);
• количество листов;
• период времени документов;
• данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!

Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

• ФИО работника;
• серия и номер книжки (и вкладыша);
• наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

• о невостребованных трудовых;
• о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.