Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении?

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении

Трудовое законодательство Российской Федерации призвано защищать не только интересы работников, но также и интересы работодателей.

Все преимущества правовых механизмов состоят в том, чтобы уберечь предприятия от ошибок при начислении выплат. Одно из таких прав работодателю закон дает при удержании лишних отпускных, когда работник уволился.

Когда удержать нельзя

За предприятием по закону всегда будет сохранено гарантированное право – требовать от уволенного сотрудника, который был в отпуске, часть оплаты за отпускные дни, что остались неотработанными (ст.137 ТК РФ).

Несмотря на то, что законодательные органы призваны защищать также и работодателя, тем не менее, Трудовой Кодекс содержит ряд ограничений, а точнее, тех оснований, которые не дают право удерживать лишние отпускные.

Ограничения законом удержаний отпускных, которые уволенным подчиненным не были отработаны:

Излишки по отпускным запрещено взыскивать с уволенного работника в следующих случаях	Правовые законодательные основания
Когда на предприятии проводится сокращение штатных сотрудников	Юридическая платформа – п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ
Ситуация, в которой работник отказался переводиться на другое рабочее место из-за своего ухудшенного состояния здоровья	На основании пункта 8 части 1 статьи 77 ТК РФ
В случае частичной или полной ликвидации организации, компании или предприятия, где работал работник	Базой будет служить в этом случае – п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ
При восстановлении подчиненного на его рабочем месте согласно решению суда или отдела ГИТ	Правовая основа – п.2 ч.1 ст.83 ТК РФ
Если произошло увольнение из причин призыва в армию для воинской службы	Это оговорено в п.1 ч.1 ст.83 ТК РФ
По признанию медкомиссией нетрудоспособности подчиненного	Это говорится в п.5 ч.1 ст.83 ТК РФ
В случае кончины подчиненного	Предусмотрено п.6 ч.1 ст.83 ТК РФ
Смена руководства на предприятии, имевшего собственнические имущественные интересы – директора, руководителя, его заместителя, начальника отдела, филиала или смена главного бухгалтера	На основании п.4 ч.1 ст.81 ТК РФ
Нет возможности продолжать работать на предприятии из-за возникших чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий или других обстоятельств непреодолимой силы.	Регулируется п.7 ч.1 ст.83 ТК РФ

Выходит, что, либо должны существовать веские причины у сотрудника, по которым нельзя удерживать с его расчетных излишне начисленные ранее отпускные, либо же нельзя удерживать по причине обстоятельств, складывающихся из-за деятельности предприятия или же из причин сторонней силы.

Вообще, ст.137 ТК РФ рассматривает удерживание лишних отпускных с работника путем добровольного внесения в кассу предприятия положенной суммы.

Удерживать работодатели имеют право только в следующих случаях, определенных законодательством (ст.137 ТК РФ):

1. Счетная ошибка.
2. Когда работник неоднократно нарушал нормы труда, не выполнял их.
3. Когда за работником обнаружен был факт мошенничества, аферы либо другого неправомерного действия, в результате которого были выплачены излишние отпускные.

Как можно удержать

Удерживаться могут суммы за излишне начисленные отпускные только до конца отчетного периода – того года, в который входит ежегодный отпуск уволенного работника (ст.137 ТК РФ).

Порядок удержки выглядит следующим образом.

Шаг 1

Нужно найти и определить количество неотработанных отпускных дней по формуле:

«28 дней» – это то количество отпускных дней, которое утверждено трудовым законодательством.

Нюансы (ст.423 ТК РФ):

• если уволенный последний месяц не отработал полностью – отработана меньше половины – тогда он в расчет не учитывается;
• в случае отработанного уволенным более половины последнего месяца – он полностью засчитывается в расчетах формулы, то есть – округляется до полных календарных дней в этом месяце;
• полученные в этой формуле показатели допускает округлять до целого числа, только обязательно это должно быть сделано в пользу уволенного работника (на основании письма Минздравсоцразвити РФ № 4334-14 от 07 декабря 2005 г.).

Шаг 2

Рассчитать сумму, которая будет непосредственно относиться к количеству отпускных дней, что работник не заработал по формуле:

Среднедневной заработок в формуле берется за:

• предыдущий отгулянный отпуск (8 дней), по расчетам отпускных за прошлый год;
• а также – за предпоследний отпускной период (7 дней).

Такая мера применена потому, что использовать отпускной период по графику того года, в котором работник увольняется – нельзя.

Шаг 3

Учесть удержание не заработанных уволенным отпускных в налоговой и бухгалтерской базе.

Отпускные выплаты законодательством признаны доходами работающих граждан. Работодатель – налоговый агент наемного работника, а потому он и уплачивает НДФЛ и все страховые взносы.

Отпускные еще являются и расходами предприятия. Поэтому все исправления и корректировки по удержанию переплаченных отпускных фиксируют в периоде увольнения, а не в «счетной ошибке».

Шаг 4

Необходимо закрыть долг уволенного перед предприятием.

В бухгалтерском учете отражается добровольно внесенная в кассу сумма удержания с работника (внереализационные доходы), но только в месяце увольнения этого работника (на основании письма Минфина РФ № 03-03-05/224 от 03 декабря 2009 г.).

При этом в справке по форме № 2-НДФЛ просто отражается сумма расчетных уже без возращенной работником суммы удержаний.

НДФЛ уменьшается на сумму налога, взятого с части удержанных средств с уволенного работника. Работодатель обязан письменно уведомить сотрудника об излишнем удержании с отпускных НДФЛ в течение 10 дней после проведенных бухгалтерских операций.

Работник пишет заявление работодателю с просьбой вернуть излишне удержанный НДФЛ. Возврат просто учитывается в списании долга работника перед предприятием.

Расчет НДФЛ:

Шаг 5

Уменьшить базу по проведению обязательных страховых взносов при страховании наемных работников.

Применение в формулах предыдущих отчетных периодов удержаний приводит к отрицательному значению доначислений.

Поэтому так важно сформировать корректировки по форме С3В-6-1 и форме С3В-6-2 за отпускной период. Такие формы следует предоставить в ПФР вместе с персонификационными отчетами.

Сумма по АДВ-6-2 должна равняться сумме, которая была учтена в последнем отчете РСВ-1 ПФР (правило координируется приказом Минздравсоцразвития РФ № 894н от 12 ноября 2009 г.). Также следует аналогично вносить корректировки и в другие соцфонды.

Определение размера

С одной стороны переплаченные отпускные подлежат возврату на общих основаниях – в размере 20% согласно законодательству (ст.138 ТК РФ), но с другой – есть и другие величины удержаний.

В 1 абзаце статьи 138 Трудового Кодекса также говорится о случаях, которые предусмотрены Федеральным Законом, когда одна часть удержания из зарплаты может составлять 50 процентов.

Это, прежде всего, относится к судебной практике, где некоторые решения суда регламентируют размер удержки не менее 50%, что прописывается в исполнительных листах.

Законодательство (Федеральный Закон № 90-ФЗ от 30 июня 2006 г.) определяет также удерживать суммы и в большем объеме – до 70%, но только в случаях, когда:

• работник оказался в заключении, где отбывает наказание исправительными работами;
• когда из оплаты труда работника отчисляются алименты на несовершеннолетнего ребенка или малолетних детей;
• в случаях возмещения подчиненным вреда здоровью третьему лицу;
• сотрудник потерял кормильца в связи со смертью последнего;
• когда сотрудник должен понести наказание в виде выплат лицу, которому причинил ущерб в результате совершенного преступления.

Также никакие размеры удержаний не должны быть применены к тем выплатам, на которые распространяются ограничения Федеральным Законом. То есть теми случаями, когда переплаченные отпускные нельзя взыскивать с работника.

Что делать, если работник не согласен вернуть

Чаще всего споры могут возникать на почве определения суммы удержания.

Обычно работодатели поступают следующим образом:

1. Выплачивают только часть суммы, которая не оспаривается, если есть еще время так поступить (ч.2 ст.137 ТК РФ). Исход споров может быть решен мирным путем, применяя следующие механизмы:
   • разъяснение работнику на основании законодательства действий работодателя;
   • устно договориться с подчиненным о добровольном его возврате необходимой суммы в кассу компании;
   • письменно договориться через расписку или соглашение о возврате переплаченных денежных средств за отпуск увольняющегося сотрудника.
2. Работодатель может простить долг уволенному работнику, если ему невыгодно с ним судиться или из-за каких-то других причин.
3. Работодатель подает в суд иск на работника, чтобы законодательные нормы смогли помочь разобраться в подобном споре.

Оформляться любое удержание должно приказом, работник должен предоставить копию паспорта и трудовой книжки, а также должен расписаться в ознакомлении приказа.

Но когда уволенный не собирается подписывать приказ, отказывается явиться на предприятие, тогда долг либо прощается, либо работодатель подает на него в суд.

Для обращения в суд работодателю нужно составить акт об отказе работника подписывать приказ о возврате денежных средств из-за переплаченных отпускных.

Именно такой акт послужит весомым доказательством того, что со своей стороны предприятие делало все, что регламентирует законодательство и позволит работодателю выиграть в суде.

Про справку для расчета больничного читайте здесь.

Что такое больничный, рассматривается на этой странице.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе.  В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

• количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
• среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑Онд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Что делать, если сотрудник не согласен возвращать переплаченную сумму?

Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу. Но нередко возникают спорные ситуации, когда работник не согласен с решением нанимателя о возврате денег, с размером удержания. Тогда ход событий может развиваться в нескольких направлениях, но во всех случаях зависит от действий нанимателя.

Следует знать, что до удержания обычно дается соответствующее распоряжение нанимателя под ознакомление и подпись уволенного. И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее.

Чтобы обратиться к суду для дальнейшего разбирательства, нанимателю следует предварительно оформить отказной акт по несогласию бывшего сотрудника расписаться в приказе на возврат избыточных выплат. Составленный документ послужит весомой доказательной базой при судебном разбирательстве в пользу нанимателя.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении: особенности

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за отпуск при увольнении при увольнении очень противоречива.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

• попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
• обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382—383 ТК РФ);
• простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Бухгалтерские проводки

Удержание отпускных при увольнении важно надлежащим образом отразить в балансе. Для этого делается запись по счетам учета зарплаты и расходов на нее. Сделанная ранее запись по отражению отпускных сторнируется, вместо нее формируется проводка на сумму компенсации при увольнении. Например,

Это тоже важно знать:Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию

Дт 20 – Кт 70 на сумму -15000,00 руб. (сторно ранее отраженных в балансе отпускных).

Дт 20 – Кт 70 на сумму 10000,00 (верно исчисленная сумма компенсации).

Кредитовый остаток по счету 70 означает, что удержание за отпуск при увольнении привело к возникновению долга сотрудника перед компанией. Как указывалось выше, эта задолженность обычно подлежит возмещению. Погашение может отражаться проводкой:

Дт 50 – Кт 70 (работник рассчитался с фирмой наличными).

Возможен вариант безналичного перечисления долга на расчетный счет компании, но увольняемые редко пользуются такой возможностью.

Дебетовый остаток на счете 70 показывает, что удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не повлекло за собой возникновение задолженности работника. Иначе говоря, причитающихся ему выплат хватило для компенсации переплаты по отпускным. В этом случае остаток денег выдается увольняемому наличными или перечисляется на его пластиковую карту:

Дт 70 – Кт 50 (51).

Методика расчета авансовых отпускных

Если принято решение удержать переплаченные отпускные с работника, бухгалтеру нужно действовать по следующему алгоритму:

• определить, сколько дней отпуска положено сотруднику;
• выяснить, какое количество дней не отработано;
• заново рассчитать средний заработок увольняемого;
• определить причитающуюся сумму отпускных;
• найти разницу между выплаченной и положенной к выплате суммой;
• разобраться, что делать с суммой переплаченных отпускных.

Как удержать избыточные выплаты отпускных?

Удержание избыточных выплат за неотработанные дни осуществляется только за тот годовой период, когда были выданы отпускные, о которых идет речь. Получать согласие работника на это нет необходимости. Весь процесс занимает немного времени и включает:

1. Калькуляцию по избыточной сумме, выплаченной в счет отпускных.
2. Издание приказа об исчислении высчитанной суммы возврата.
3. Ознакомление сотрудника с приказом под его подпись.
4. Собственно удержание необходимой суммы из расчетной выплаты при увольнении.

Но и тут наниматель вправе по закону вычесть только 20% из полагающихся сотруднику выплат на день увольнения. При этом важно соблюсти очередность.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — что это, правовые нормы

Российское законодательство достаточно строго регламентирует обязанности работодателя по реализации права трудящихся на отпуск. При этом отпуск во многих случаях может предоставляться тогда, когда фактически по времени ведения рабочей деятельности сотрудник ещё не получил право на отдых в течение того количества дней, на которые он уходит в отпуск. И если до этого момента у сотрудника будут прекращены трудовые взаимоотношения с работодателем, последнему будет необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

С точки зрения закона, регламентируются вопросы удержания излишне выплаченных отпускных следующими положениями Трудового кодекса:

• Ст.122 регулирует порядок предоставления ежегодных отпусков и момент возникновения у работников права на их получение, в том числе и льготные ситуации, предусматривающие особый подход к отдельным категориям трудящихся.
• Ст.137 регламентирует удержания из зарплаты, в том числе прямо указывает на возможность проведения удержания излишне выплаченных отпускных при увольнении.
• Ст.138 устанавливает ограничение на размер удержаний из заработной платы сотрудников, которое применяется и в случае с наличием у них неотработанного отпуска с выплаченными авансом отпускными.

Работодатель не имеет права отказывать работникам в реализации их права на отпуск. Они должны получать полную оплату отпускных в соответствии с установленным графиком или же — по их собственному желанию, если относятся к особым категориям трудящихся. Так, до окончания шестимесячного срока с момента трудоустройства, могут направляться в отпуск в удобное для самих работников время беременные сотрудницы, несовершеннолетние работники и усыновители детей возрастом до 3 месяцев.

В случае, когда работник увольняется, имея неотработанный, но полученный уже отпуск, работодатель при увольнении может принять следующие решения:

1. Прощение задолженности работнику. Законодательство не запрещает работодателя прощать имеющиеся задолженности сотрудников, в том числе и в отношении излишне выплаченных отпускных при увольнении. Однако в данном случае могут возникнуть проблемы, если предприятие оплачивает налог на прибыль — возникает необходимость перерасчета налогооблагаемой базы, так как ФНС не относит средства, фактически подаренные работнику, к расходам на оплату труда.
2. Произвести удержание из заработной платы работника за излишне выплаченные отпускные при увольнении. В таком случае работодатель может не требовать согласия сотрудника на произведение удержаний и автоматически погасить задолженность работника за счет его заработной платы — но только если общая сумма задолженности будет не выше 20% от выплачиваемых при увольнении средств. В противном случае, возмещать средства будет необходимо в добровольном порядке от работника или же с обращением в суд.

Так как законодательство имеет ряд правовых коллизий в вопросах удержания за отпуск при увольнении, иногда суды могут принимать сторону работника, и работодатель не сможет получить причитающиеся ему средства за неотработанные дни отпуска.

Удержание должно производиться на основании решения работодателя и включать в себя расчеты по фактическому размеру задолженности сотрудника. При этом следует понимать, что чрезмерно выплаченные отпускные следует рассчитывать по фактической сумме предоставленных работнику средств, а не исходя из его среднего заработка на день увольнения.

Возможные проблемы и особенности при удержании отпускных

В случаях, когда проводится удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении, многие работодатели сталкиваются с определенными проблемами и сложностями, и знать и о них следует заранее. Большое значение в такой ситуации имеют вопросы налогообложения данных выплат. Так, фактически, если работник увольняется, имея неотработанный отпуск, то работодатель уже перечислил за него НДФЛ и страховые взносы. При прощении ему задолженности единственной возможной проблемой может быть упомянутая выше необходимость пересчета расходов предприятия для определения размеров налога на прибыль.

Но если осуществляется удержание из последней заработной платы путем взыскания средств с сотрудника в добровольном или судебном порядке, то у работодателя возникает необходимость произвести также перерасчет НДФЛ и страховых взносов, уплаченных сверх меры. При этом излишне уплаченный НДФЛ должен быть возвращен сотруднику или учтен при возврате его задолженности, а страховые взносы — будут возмещены работодателю при подаче уточненной отчетности.

В вопросе того, как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении, необходимо также понимать, что на момент увольнения у работника могут иметься одновременно, например, недополученные дни отпуска за прошлый год и неотработанный отпуск при увольнении в этом году. Такая ситуация не терпит разрешения при помощи взаимозачета неиспользованных дней отпуска к неотработанным дням. Необходимо отдельно рассчитывать сумму компенсации за неиспользованный отпуск, исходя из среднего заработка трудящегося на день увольнения, в то время как неотработанный отпуск и чрезмерно выплаченные суммы рассчитываются по дню фактического предоставления работнику отпускных.

Вне зависимости от обстоятельств работодатель всегда обязан выплачивать сотрудникам отпускные в полном объеме за три дня до начала отпуска, даже если фактически работник не отработал все дни отпуска. (15 голос., 4,60 из 5)
Загрузка…

Удержание отпускных при увольнении, излишне выплаченных за отпуск, предоставленный авансом. как оформить возврат использованных работником денег, нужен ли приказ?

В процессе трудовых отношений возникают ситуации, когда сотруднику оформляется отпуск авансом в счет следующего года. При этом ему начисляются денежные средства за неотработанные дни отпуска.

В дальнейшем они компенсируются отработанными месяцами.

Но если возникает необходимость увольнения, в некоторых случаях начальник вправе удержать данную разницу из итоговой заработной платы во время расчета с работником.

Предоставление очередного отпуска авансом по согласованию с работодателем

Согласно правилам, регламентированным законодательством нашей страны, минимальное рабочее время, которое гражданин обязан отработать для получения права ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск, составляет 6 месяцев.

При некоторых обстоятельствах, по предварительной договоренности с руководителем, гражданин может уйти на отдых до момента достижения указанной отметки накопленного времени. Тогда ему начисляются отпускные в полном размере за 28 дней, и часть их будет считаться долгом работника.

Если гражданин продолжает вести трудовую деятельность в компании, то с вопросом возврата описанной задолженности не возникает проблем. Однако если в течение периода работы, требуемого для погашения данного долга, гражданин пожелает уволиться, то начальство получает право удержать остаток долга из итогового расчета.

В каких случаях не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении может осуществляться руководителем работника без получения от него какого-либо подтверждения или согласия на проведение процедуры. Сделать это можно не всегда.

Положениями статьи ТК РФ № 137 определяются ситуации, когда удержать долг за использованный авансом отпуск не представляется возможным.

К таковым относятся ситуации, когда причиной расторжения трудового соглашения является:

• отказ от смены должности на основании перевода (между организациями или внутри одной компании) на основании медицинских противопоказаний – факт должен подтверждаться соответствующим заключением лечащего врача;
• ликвидация или реорганизация компании;
• прекращение исполнения трудовых обязанностей руководителем предприятия;
• сокращение численности персонала;
• необходимость отправления работника на прохождение срочной воинской службы;
• восстановление на должности бывшего сотрудника (например, выход работницы из декрета, возвращение гражданина после продолжительного больничного и т.д.);
• признание увольняющегося работника нетрудоспособным или недееспособным;
• какое-либо непредвиденное чрезвычайное обстоятельство, не позволяющее далее работать предприятию (военные действия, природные катаклизмы, техногенные аварии и катастрофы и т.д.).

Если процедура прекращения рабочих отношений производится на основании, отсутствующем в вышеуказанном списке, и при этом сам гражданин не согласен с необходимостью удержания, руководитель может обратиться в учреждения судебной власти или трудовую инспекции для урегулирования вопроса.

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск осуществляется вместе с основным расчетом гражданина в последний день его работы (дата увольнения согласно приказу).

Сумма удержания определяется путем проведения следующих расчетов:

1. Вычисление размера среднего дохода за одни выработанные сутки за расчетный период.
2. Определение количества положенных дней за выработанное время отпуска.
3. Вычисление размера денежных средств, подлежащих выплате в качестве компенсации за неиспользованные дни отдыха.
4. Вычет получившейся суммы из выплаченных средств за оформленный авансом отпуск.

В процессе вычислений используются определенные правила округления. В частности, это касается месяцев работы. Если датой увольнения является день позже 15 числа, то месяц считается отработанным целиком, если раньше – то он совсем не учитывается в процессе вычисления.

При вычислении количества положенных дней отдыха за выработанный период итоговое число может получиться не целым. Согласно трудовому законодательству, его следует округлять в пользу сотрудников, т.е. в большую сторону.

Расчет количества неотработанных дней отпуска

Вычисление количества невыработанных суток, использованных авансом для отдыха, вычисляется по следующей формуле:

Фактически использованные дни отдыха – Положенные дни отдыха по отработанному стажу

Дни отдыха:

1. Число месяцев в периоде делится на 28 дней.
2. Полученное значение (за год = 2,33) умножается на фактически отработанные месяцы.

Затем получившееся значение вычитается из фактического срока использованного отдыха.

Расчет суммы неотработанных отпускных

Расчет суммы отпускных осуществляется по формуле:

Фактически начисленные деньги за отпуск, использованный наперед – (Полагающиеся дни отдыха * Среднедневной доход за расчетный период)

Итоговая сумма удерживается с суммы расчета при увольнении, в который входит заработная плата, премии, выходные пособия и т.д.

Как оформить удержание документально

Выполняемая процедура в обязательном порядке должна оформляться документально. Для этого может издаваться отдельный приказ или же дополнение к приказу о расторжении трудового соглашения.

Для составления документа на данный момент не предусмотрено какой-либо универсальной формы бланка. В связи с этим организации могут использовать макеты, разработанные самостоятельно. Типовой образец распоряжения об удержании неотработанной части полученной в авансовом порядке отпускной выплаты:

(: 2, средняя оценка: 5,00

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении — Дело

22.11.2019

• По закону сотрудник должен отдыхать в соответствии с графиком, за каждый рабочий год он вправе получить минимум 28 календарных дней отдыха.
• По согласованию с руководством отпуск может быть предоставлен авансом, когда недостаточно отпускного стажа, но отдых работнику очень требуется.
• В этом случае руководитель может пойти навстречу сотруднику, оформить ему отпуск и выплатить отпускные.
• Если же работник после этого не отработает достаточного времени и уволится, то возникает излишне выплаченная сумма отпускных.
• Можно ли ее удержать с работника?

Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право.

Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.

Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по п.3 ст.77 ТК РФ. При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.

По закону удержание отпускных из расчета при увольнении возможно, но только в пределах 20% от начисленной работнику суммы (ст.138 ТК РФ).

1. Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам.
2. Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.
3. При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.
4. Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд.
5. Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.

Это его право по ст.138 ТК РФ, а не обязанность.

Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.

Когда не допускается?

Существуют некоторые ограничения по удержанию из заработной платы, они прописаны в ст.137 ТК РФ.

В частности, нельзя удерживать переплату отпускных в случае, если расторжение трудовых отношений оформляется по основанию из Трудового кодекса РФ:

• п.8 ст.77 – отказ от перевода на другую работу по медицинскому заключению;
• п.1 ст.81 – ликвидация фирмы;
• п.2 ст.81 – сокращение штата или численности;
• п.4 ст.81 – смена собственника организации (применимо для руководящего персонала);
• п.1 ст.83 – призыв в армию;
• п.2 ст.83 – восстановление ранее уволенного незаконно работника;
• п.5 ст.83 – признание человека не способным к труду по медицинским показаниям;
• п.6 ст.83 – смерть одной из сторон трудовых отношений;
• п.7 ст.83 – чрезвычайные обстоятельства.

Если увольнение оформляется по указанным выше основаниям, то работодатель не имеет права удерживать что-либо из расчета сотрудника, в том числе и 20%.

Законные способы возврата излишне выплаченной суммы

Во-первых, 20% от суммы начисленного расчета при увольнении можно удержать совершенно законно на основании ст.138 Трудового кодекса.

• При этом не нужно получать согласие увольняющегося, но рекомендуется оформить приказ об удержании.
• Исключением являются случаи прекращения трудовых отношений, перечисленные выше.
• Возможно, этих 20% будет достаточно, чтобы перекрыть суммы излишне выплаченных отпускных за отпуск, отгулянный авансом.
• Если же это не так, то вернуть остаток переплаты с работника можно следующими законными путями:

• Предложить работнику внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на расчетный счет.
• Обратиться в судебные органы при отказе сотрудника осуществить добровольный возврат.

Других законных способов у работодателя нет.

Удерживать свыше 20% с увольнительного расчета у работодателя нет права.

1. Удержание 20% в счет излишне выплаченных отпускных производится в день расчета с увольняемым сотрудником – последний рабочий день перед уходом.
2. В этот же день сотруднику выдаются все документы, заполняется трудовая книжка, выплачиваются увольнительные.
3. Прежде, чем удерживать 20%, необходимо определить, чему равна сумма переплаты на дату увольнения.

Как рассчитать размер переплаты?

Чтобы произвести расчет излишне выплаченной суммы, которую нужно удержать при увольнении, необходимо выполнить следующие действия:

• Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
• Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
• Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
• Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
• Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
• Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.

В итоге получается та сумма переплаты, которая подлежит возврату.

Что делать, если работник не хочет возвращать деньги?

• Если сотруднику предложено вернуть переплату в добровольном порядке, но тот отказывается это делать, то выход только один – обратиться в судебные органы.
• Однако обращение в суд не дает 100-процентной гарантии возврата денежных средств.
• Мнения судебных органов расходятся в данном вопросе.

С одной стороны суд может встать на сторону работодателя, трактовав увольнение сотрудника ранее отработки использованного отпуска как нанесение ущерба работодателю по ст.

248 и 391 ТК РФ.

С другой стороны, работодатель должен понимать, что его никто не заставлял предоставлять отпуск авансом.

Закон не требует обязательного предоставления отдыха по заявлению трудящегося. Это исключительно добровольное решение руководителя – пойти навстречу заявителю.

Сотрудник, решив уволиться по собственному желанию, не нарушает никаких законов. Тот факт, что он не отработал предоставленный ему авансом отпуск, не мешает ему уволиться.

Работодатель сам на свой страх и риск предоставляет оплачиваемый отдых авансом и должен понимать возможные негативные последствия данного поступка.

В большинстве случае суд встает на сторону работника. Тем не менее данный факт не мешает работодателю пытаться вернуть свои деньги в судебном порядке.

Пример

1. Исходные данные:
2. Сидоров устроился на работу с 01 апреля 2019.
3. С 10 июля 2019 он попросил отпуск авансом в количестве 28 дней.
4. Работодатель удовлетворил просьбу Сидорова и выплатил ему отпускные, при этом средний дневной заработок на момент оплаты составляя 1100 руб.
5. Выйдя на работу из отпуска, Сидоров решил уволиться и подал заявление об уходе 30 августа 2019 года.
6. Сумма расчета при увольнении (зарплата за отработанное время в августе) составила 12 000.
7. Сможет ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные с Сидорова?
8. Расчет:

1. Дата подачи заявление – 30.08.

   2019, значит, дата увольнения – 13 сентября 2019.

Удержания при увольнении за предоставленный «авансом» отпуск

Возврат отпускных при увольнении

Сегодня предлагаем вниманию статью на тему: «Возврат отпускных при увольнении». Мы попытались полностью раскрыть тему, а наш специалист Сергей Шевцов поделится важными ми основанными на опыте работы.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении может быть произведено работодателем при наличии на то законных оснований. Для того же, чтобы знать, в каких случаях возможно удержать сумму излишне выплаченных отпускных и как это сделать, полезно будет ознакомиться с нашей статьей.

При каких обстоятельствах возникает право на удержание за отпуск при увольнении?

Через полгода после начала трудовой деятельности у конкретного работодателя (а иногда и раньше — по соглашению сторон или на основании ч. 3 ст. 122 ТК РФ) сотрудник получает право на свой первый ежегодный отпуск. Согласно ст. 115 кодекса, длительность оплачиваемого отпуска не может быть меньше 28 дней.

Предоставленный авансом отпуск при увольнении до отработки 12 месяцев дает работодателю право на удержание за отпуск при увольнении. Ведь отпускные рассчитываются за весь период, т. е. за 28 дней, которые положены сотруднику раз в год, но год в таком случае так и не был отработан, хотя отпуск уже использован.

удалено

(кликните для воспроизведения).

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

• отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
• сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
• восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
• призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
• признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
• наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
• смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).

Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:

1. За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
2. Пропорционально фактически отработанному времени.

То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.

ВАЖНО! Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпускпри увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).

удалено

(кликните для воспроизведения).

Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).

Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении

Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:

УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,

УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;

ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;

ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;

ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.

Этапы расчета промежуточных показателей:

1. Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Право на отпуск и получение отпускных появляется только через полгода работы на предприятии. При этом за каждый месяц года положено в общем случае 2,33 дня отпуска. Возможна ситуация, когда работодатель предоставляет работнику оплачиваемый отпуск заранее авансом ( статью ⇒ Отпуск с последующим увольнением в 2020).

В таком случае предполагается, что после окончания отпуска работник выйдет на рабочее место и отработает положенное время. Однако не всегда на практике такое бывает. Иногда работник, отдохнув авансом, вскоре увольняется, не отработав положенный период за предоставленный отпуск. В этом случае право работодателя удержать сумму отпускных, излишне выплаченных работнику. Однако здесь имеются определенные ограничения, о которых работодателю нужно знать.

Как удержать излишне выплаченные отпускные?

Прежде всего, нужно помнить о том ограничении, которое установлено на удержание из месячной зарплаты. Работодатель не может удержать более 20 процентов от суммы, предназначенной к выплате. В данном случае 20 процентов следует считать не от начисленной суммы, а от той, которая положена к выплате (из нее должен быть вычтен НДФЛ).

Если сумма отпускных, подлежащая удержанию из выплат при увольнении, больше, чем 20%, то оставшуюся сумму придется удерживать иным образом.

Нужно понимать, что работодатель, предоставляя отпуск работнику авансом, делает это по собственному желанию, никто его не заставляет. Выдавая отпускные авансом, он также должен понимать, что в случае увольнения он может не удержать всю сумму из выплат работника по причине существующего ограничения.

20% из зарплаты, положенной к выплате при увольнении, работодатель может удержать, не спрашивая согласия у работника. Для этого достаточно подготовить приказ. Оставшуюся часть излишне выплаченных отпускных придется взыскивать с работника в добровольном порядке. То есть работник должен самостоятельно, осознанно внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на счет работодателя. Если работник делать этого не хочет, то работодатель ничего не сможет сделать, заставить работника он не может.

Удержание проводится при наличии документального обоснования. В данном случае формируется приказ.

Приказ об удержании за неотработанный отпуск

Унифицированной формы такого приказа нет. Работодатель составляет его в произвольной форме. В приказе нужно указать: фамилию и инициалы сотрудника; должность сотрудника; количество неотработанных дней отпуска; сумму удержания; источник удержания (вид выплаты при увольнении).

Например, формулировка приказа может быть такой: «в целях погашения задолженности, образовавшейся в связи с увольнением по до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, приказываю: удержать из денежные средства за неотработанных дней ежегодного оплачиваемого отпуска в размере ».

Сотрудника следует ознакомить с приказом под роспись. Однако желательно предусмотреть реквизит для подтверждения не только факта ознакомления, но и факта согласия сотрудника с текстом приказа.

Удержание НДФЛ при увольнении

В Налоговом кодексе нет специального правила для определения налоговой базы по НДФЛ, если ранее начисленные отпускные, с которых уже уплачен налог, впоследствии удерживаются из выплат при увольнении. Поэтому есть разные мнения о том, как действовать работодателю (налоговому агенту по НДФЛ).

Он может: уменьшить налоговую базу по НДФЛ на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Тогда у него образуется переплата по НДФЛ; не уменьшать налоговую базу по НДФЛ, так как удержания производятся из сумм, выплачиваемых за вычетом НДФЛ.

В обычной ситуации, когда выплаты превышают сумму удержания, работодателю проще не отражать задолженность перед сотрудником по возврату НДФЛ, а сразу рассчитать налог от суммы выплат с учетом удержания.

Страховые взносы при увольнении

При увольнении сотрудника страховыми взносами облагаются выплаты при увольнении за вычетом удержания за неотработанные дни отпуска. Вносить изменения в отчетность по взносам за период, когда были начислены отпускные за необработанные дни отпуска, не нужно.

Не разрешается производить удержания по отпускам авансом при увольнении:

1. В связи с отказом сотрудника переводиться на другое место занятости по медицинским причинам или при отсутствии подходящего вида работы на предприятии.
2. По причине ликвидации компании либо индивидуального предпринимателя.
3. В связи с официальным сокращением персонала компании/ИП.
4. По причине смены владельца бизнеса.
5. Вследствие призыва работника на военную или альтернативную гражданскую службу.
6. При восстановлении по решению трудовой инспекции или судебных органов ранее уволенного сотрудника.
7. По причине медицинского несоответствия состояния здоровья выполнению трудовых обязанностей.
8. В связи со смертью ИП.
9. По различным обстоятельствам, признанными Правительством РФ форс-мажорными.

Если хотя бы одно из приведенных оснований имело место, работодатель не вправе производить удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск.

Если же прекращение трудовых обязательств происходит по другим причинам, решение о взыскании излишне выданных сумм должно быть принято не позже 1 месяца с момента окончания периода, установленного для возврата задолженности.

Калькуляция

Рассмотрим, как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска. Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее. Сначала необходимо высчитать дни отпуска, которые положено отработать. Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:

КДН= КДИ – (КДО/12 * КС),

где:

КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;

КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;

КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;

КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.

Затем просчитать средний заработок за отработанное время, в день. Чаще всего этот показатель уже известен, его рассчитывают при начислении отпускных.

Рассчитать сумму оплаченных отпускных, которая подлежит удержанию, можно по формуле:

∑ОУ= КДН*СДЗ,

где

∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;

КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;

СЗД – средний дневной заработок.

Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.

Пример увольнение сотрудника

Удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении

За предприятием по закону всегда будет сохранено гарантированное право – требовать от уволенного сотрудника, который был в отпуске, часть оплаты за отпускные дни, что остались неотработанными (ст.137 ТК РФ).

Несмотря на то, что законодательные органы призваны защищать также и работодателя, тем не менее, Трудовой Кодекс содержит ряд ограничений, а точнее, тех оснований, которые не дают право удерживать лишние отпускные.

Ограничения законом удержаний отпускных, которые уволенным подчиненным не были отработаны:

Излишки по отпускным запрещено взыскивать с уволенного работника в следующих случаях	Правовые законодательные основания
Когда на предприятии проводится сокращение штатных сотрудников	Юридическая платформа – п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ
Ситуация, в которой работник отказался переводиться на другое рабочее место из-за своего ухудшенного состояния здоровья	На основании пункта 8 части 1 статьи 77 ТК РФ
В случае частичной или полной ликвидации организации, компании или предприятия, где работал работник	Базой будет служить в этом случае – п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ
При восстановлении подчиненного на его рабочем месте согласно решению суда или отдела ГИТ	Правовая основа – п.2 ч.1 ст.83 ТК РФ
Если произошло увольнение из причин призыва в армию для воинской службы	Это оговорено в п.1 ч.1 ст.83 ТК РФ
По признанию медкомиссией нетрудоспособности подчиненного	Это говорится в п.5 ч.1 ст.83 ТК РФ
В случае кончины подчиненного	Предусмотрено п.6 ч.1 ст.83 ТК РФ
Смена руководства на предприятии, имевшего собственнические имущественные интересы – директора, руководителя, его заместителя, начальника отдела, филиала или смена главного бухгалтера	На основании п.4 ч.1 ст.81 ТК РФ
Нет возможности продолжать работать на предприятии из-за возникших чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий или других обстоятельств непреодолимой силы.	Регулируется п.7 ч.1 ст.83 ТК РФ

Выходит, что, либо должны существовать веские причины у сотрудника, по которым нельзя удерживать с его расчетных излишне начисленные ранее отпускные, либо же нельзя удерживать по причине обстоятельств, складывающихся из-за деятельности предприятия или же из причин сторонней силы.

Вообще, ст.137 ТК РФ рассматривает удерживание лишних отпускных с работника путем добровольного внесения в кассу предприятия положенной суммы.

Удерживать работодатели имеют право только в следующих случаях, определенных законодательством (ст.137 ТК РФ):

1. Счетная ошибка.
2. Когда работник неоднократно нарушал нормы труда, не выполнял их.
3. Когда за работником обнаружен был факт мошенничества, аферы либо другого неправомерного действия, в результате которого были выплачены излишние отпускные.

За сколько дней до отпуска производятся выплаты отпускных, вы можете узнать в статье: за сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные.

Про расчетный период компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, рассказывается в этой статье.