Обязательна ли номенклатура дел в организации?

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.
Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.
Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.
Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.
Согласование проекта номенклатуры с отделами.
Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.
Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»

Постоянного	44	5	2
Временного (свыше 10 лет)	50	2	2
Временного (до 10 лет включительно)	90	4	3
ИТОГО:	196	14	3

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚Ð¾Ñ€: Ð˜Ð½Ð½Ð°»,»date_published»:»2016-01-03T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.

ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐšÐ°Ðº Ð¿Ñ€Ð°Ð²Ð¸Ð»ÑŒÐ½Ð¾ Ð² ÐºÐ¾Ð½Ñ†Ðµ Ð³Ð¾Ð´Ð° Ð·Ð°ÐºÑ€Ñ‹Ñ‚ÑŒ ÑÑ‚Ð°Ñ€ÑƒÑŽ Ð½Ð¾Ð¼ÐµÐ½ÐºÐ»Ð°Ñ‚ÑƒÑ€Ñƒ Ð´ÐµÐ»? ÐšÐ°Ðº ÑƒÑ‚Ð²ÐµÑ€Ð´Ð¸Ñ‚ÑŒ Ð½Ð¾Ð¼ÐµÐ½ÐºÐ»Ð°Ñ‚ÑƒÑ€Ñƒ Ð´ÐµÐ» Ð½Ð° ÑÐ»ÐµÐ´ÑƒÑŽÑ‰Ð¸Ð¹ Ð³Ð¾Ð´? ÐÑ‚Ð°Ð¿Ñ‹ ÑƒÑ‚Ð²ÐµÑ€Ð¶Ð´ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð½Ð¾Ð¼ÐµÐ½ÐºÐ»Ð°Ñ‚ÑƒÑ€Ñ‹ Ð´ÐµÐ», Ð¿Ñ€Ð¸Ð¼ÐµÑ€Ñ‹ Ð¸Ñ‚Ð¾Ð³Ð¾Ð²Ð¾Ð¹ Ð·Ð°Ð¿Ð¸ÑÐ¸ Ð½Ð° docdelo.ru.

»,»word_count»:434,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html

Приказ об утверждении номенклатуры дел. Образец [year] года

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

наименования дел;
дата начала их ведения;
срок хранения;
количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

номер и дату создания приказа;
наименование организации;
сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Источник: https://nataliplus-agency.com/obyazatelna-li-nomenklatura-del-v-organizatsii/

Что такое номенклатура дел. Что входит в номенклатуру

Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие – паника. Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура. Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.

Понятия

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – это список, в который вы включите все дела организации.

Дело – это папка с документами, которые собираются по одному признаку. Например, приказы об отпусках – это одно дело, а приказы о приёме на работу – другое. Ещё есть индекс отдела и самого дела. Индекс дела – это номер по номенклатуре, через слеш ставится номер тома. А индекс отдела – это номер отдела из сводной номенклатуры (если, конечно, такая есть).

Сводная номенклатура дел – это документы всей организации. То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер.

Пример сводной номенклатуры

Например: 1 – канцелярия (или секретариат), 2 – бухгалтерия, 3 – отдел кадров, 4 – юридический отдел и т.д.

Виды номенклатур

При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела.

Есть три варианта номенклатур:

типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).

Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Составление номенклатуры дел

Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров. Для начала составим таблицу из пяти столбцов:

индекс дела;
заголовок;
количество томов;
сроки хранения;
примечания.

Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела. Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).

Заголовок – это название папки, например «Положение о проходной».

Количество томов – это и есть их количество. Ведь в дело можно вложить максимум 250 листов (по инструкции по делопроизводству). Эту ячейку вы заполните в конце года от руки, вы же не знаете, сколько томов у вас наберётся. В небольшой организации с текучкой кадров, например, приказов о приёме на работу набирается за год где-то тома 3.

Сроки хранения документов тут расписывать не имеет смысла, их очень много. Поэтому вот тут их можно посмотреть.

В примечаниях можно указывать:

о заведении дела (если дела хранятся постоянно, здесь нужно отметить, что дело заведено);
о переходящих делах;
о передаче в архив города;
об уничтожении (если срок вышел или принят новый ЛНА).

А теперь нужно заполнить строчки. Построчно вписываем все документы, которые в ходу у кадровика. Начнём с папки №1 – с положения об ОК. Предположим, что сводная номенклатура всё же есть, но даже если её нет, давайте установим индекс отдела кадров – 03, а вдруг появится, тогда не нужно будет ничего переделывать. Ведь не закреплены же законодательно сроки составления номенклатуры.

Первая строчка будет такая:

индекс дела – 3-01;
заголовок будет «Положение об отделе кадров»;
количество томов не пишем (он наверняка будет 1);
срок хранения пишем «до минования надобности»;
в примечании можно указать, что дело заведено.

И далее заполняем остальные строчки. Так как документов в ОК очень много, тут нет смысла все их перечислять, поэтому для примера можете использовать образец.

Внимание!

Важно: нельзя в одно дело помещать документы с разными сроками хранения! Например, приказы об административных отпусках должны храниться 5 лет, а об очередных – 75! Как вы передадите дела в архив? Их не примут! Заводите отдельные дела на все виды приказов.

Оформление и утверждение номенклатуры дел

Когда проект вы подготовите, принесите директору посмотреть, возможно, он добавит ещё дела. Если всё в порядке, готовьте приказ об утверждении номенклатуры дел (вот вам образец).

На первой странице документа должен присутствовать гриф утверждения и реквизиты приказа.

Готовую номенклатуру пронумеруйте постранично, прошнуруйте и скрепите печатью.

Что такое номенклатура дел, вы, наверное, уяснили для себя, и не стоит перегружать её делами, которые не в вашей компетенции. Например, не нужно включать в номенклатуру дел входящую или исходящую документацию, если есть канцелярия.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/kak-sostavit-nomenklaturu-del.html

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

Простота поиска.
Индексация хранящихся документов.
Установленный срок хранения материалов.
Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.

Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.

Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

Составленные кадровиком.
Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

Должностные инструкции.
Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
Распоряжения, приказы по персоналу.
Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
Справки, служебная переписка.
Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.

Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.

Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.

Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.

Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.

Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.

Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.

Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

Устав организации.
Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
Номенклатура дел подразделений.
Штатное расписание.
Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

Номер (индекс) дела.
Наименование его.
Количество папок (единиц хранения) в деле.
Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

Как разработать номенклатуру дел организации

Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций возникают вопросы по методике составления номенклатур дел. О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Основными задачами номенклатуры дел являются:

обеспечение порядка формирования дел;
учет всех заводимых в организации дел;
группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы;
систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация;
установление сроков хранения дел.

Источник: https://nbakursk.ru/obyazatelna-li-nomenklatura-del-v-organizatsii/

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
в архиве организации,
рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

К записи 687 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizasii.html

Зачем организации необходима номенклатура дел

Номенклатура дел – перечень заведенных в организации дел, который составлен по установленной форме и также определяет сроки хранения документации. Данный документ весьма полезен в делопроизводстве, так как благодаря ему работа с документацией может быть организована наиболее рационально. Номенклатура позволяет:

Осуществить группировку документов в делах в соответствии с определенной системой, благодаря этому удается обеспечить сохранность документации и оперативный ее поиск при необходимости.
Использовать при регистрации документов, каждому из которых присваивается регистрационный номер в соответствии с индексами дел и разработанной системой классификации.
Использовать ее в качестве основного документа при отборе дел для того, чтобы сдать их в архив, а также при отборе дел, у которых уже истек срок хранения, для их последующего уничтожения.
Применять ее в качестве учетной документации для дел с временными сроками хранениями, что позволяет не составлять никаких дополнительных описей.
Использовать ее как основу для составления описей для дел с долговременным и постоянным хранением в архивном деле, а также для создания актов для уничтожения документов.

Становится очевидно, что номенклатура дел многофункциональна, а потому нужна абсолютно каждой организации для ведения ее повседневной деятельности и упорядочения ее делопроизводства. Это особенно актуально для государственных органов и муниципальных предприятий, которым приходится передавать свою документацию в государственные и муниципальные архивы. А для нотариусов, акционерных обществ и других подобных организаций номенклатура дел составляется обязательно в соответствии с нормативными требованиями.

Даже если у вас совсем небольшая фирма, все же специалисты рекомендуют разработать для нее номенклатуру дел, так как это будет способствовать рациональному ведению делопроизводства, благодаря чему вы существенно облегчите свою работу, связанную с вопросами основной деятельности. И даже если со временем объем документальной массы в вашей компании существенно вырастет, это не станет для вас проблемой.

Текущая работа с номенклатурой дел

После того как номенклатура дел утверждена, каждое из структурных подразделений должно получить выписки из нее или информацию о местонахождении электронной формы данного документа, которым можно будет пользоваться в процессе работы.

Разработка сводной номенклатуры дел предприятия на новый год производится в четвертом квартале текущего года.

В связи со значительными изменениями структуры или функций компании может быть составлена новая номенклатура, что особенно актуально для государственных органов. Это означает, что необходимо будет в установленном порядке провести процесс утверждения номенклатуры, включая такие этапы как согласование с проверочной экспертной комиссией в архивном учреждении.

Если глобальные изменения не проводились, в конце года достаточно лишь уточнить номенклатуру дел. При необходимости можно добавить вновь заведенные дела или же удалить те, которые больше не нужны. Кроме того, можно отредактировать наименования заголовков дел и т.п. Подкорректированная номенклатура дел должна вводиться в действие с первого дня нового года.

Источник: https://vash-advocate.ru/obyazatelna-li-nomenklatura-del-v-organizatsii/

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

› ООО

26.12.2019

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,
заголовок или название,
количество содержащихся в нем частей или томов,
срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Источник: https://buhgalter-rostova.ru/ooo/tipovaya-nomenklatura-del-dlya-ooo-primery.html