Что входит в состав личного дела работника?

Личное дело работника

В состав личного дела входят документы, которые отражают данные о сотруднике компании и его трудовой деятельности, то же самое касается и студентов, а также информации об их обучении в ВУЗе. Как правило, формирование личного дела происходит на протяжении длительного времени (то есть на протяжении всего периода учебы или работы). Личные дела относятся к числу документов по личному составу.

На сегодняшний день в соответствии с Указом Президента от 30.05.2005 №609 все личные дела сотрудников полагается обязательно заводить в государственных или муниципальных органах власти. Что касается организаций из других сфер деятельности, то вести личные дела сотрудников они не обязаны. Таким образом, для большинства компаний это является добровольным делом.

Однако многие организации успели убедиться на практике, что благодаря формированию и своевременной комплектации личных дел сотрудников, компания получает немало пользы. Лучшая сохранность документов обеспечивается благодаря тому, что все сведения о каждом сотруднике собраны и упорядочены в одном месте. А обеспечение оперативного доступа к документам позволяет находить всю необходимую информацию быстро и своевременно.

Документы в составе личного дела работников

• заявление о приеме на работу;
• контракт (трудовое соглашение), а также дополнительные соглашения;
• личный листок касательно учета кадров, а также его дополнение;
• анкета или автобиография;
• копии документов об образовании;
• копии или выписки из документов об утверждении работника в его должности; это также могут быть выписки из протоколов акционеров, учредителей или ученых советов; здесь также могут содержаться результаты тестирования сотрудника и документы конкурсных комиссий;
• рекомендательные письма или же характеристики соторудника;
• должностные инструкции и регламенты;
• отзывы, листы аттестации, представления;
• копии паспортных данных, свидетельства о браке и т.д.;
• копии или выписки из приказов и заявлений о переводе на другую должность, а также справки-объективки и представления;
• копии документов о наложении взыскания или о награждения;
• для государственных или муниципальных организаций актуально содержание информации об имуществе и доходе, а также справок о проверке полноты и достоверности этих сведений в личных делах сотрудников;
• невостребованные документы, такие как трудовая книжка, свидетельство, диплом и т.д.;
• копии или выписки из заявлений и приказов о переводе, увольнении или переводе и т.д.;
• при необходимости в личное дело могут быть включены иные документы, это может быть актуально для государственной службы, более подробно вы можете прочесть об этом в Указе Президента РФ, ссылка на который есть во втором абзаце.

Формирование личного дела работника

При формировании личных дел сотрудников руководствуются принципом хронологии, то есть документы помещают в личное дело по мере их возникновения. После того, как работник увольняется, считается, что его личное дело завершено делопроизводством, и проводится подготовка к передаче в архив.

Необходимо помнить, что дела государственных служащих передаются в архив лишь после того, как они хранились в кадровой службе на протяжении 10 лет. Это требование является нормативным, так как в случае перевода служащего в другой государственный орган, происходит передача его личного дела на новое место работы.

Что касается других работников, то желательно, чтобы их дела передавались в архив не позже 3 лет по завершении делопроизводства.

Так как документ в составе личного дела имеют большую важность, должна быть составлена внутренняя опись по определенной форме. В качестве примера вы можете посмотреть образец внутренней описи дела). Следует помнить, что опись должна нумероваться отдельно от других документов в составе дела. Количество листов, содержащихся во внутренней описи, должно быть отмечено в листе-заверителе при подготовке к хранению в архиве личного дела, которые уже было завершено делопроизводством. Вы можете наглядно увидеть это в образце.

Для каждого сотрудника должно быть сформировано его собственное личное дело. При подготовке к хранению дел в архиве, личные дела могут быть сгруппированы в наряды, то есть, производится их подшивка в общем деле. Это актуально в случае небольшого количества личных дел, появляющихся в течение года. В такой ситуации внутренняя опись документов с делами должна содержать данные о включенных в нее личных делах. Это должен быть перечень с ФИО сотрудников и номерами листов дела. Такая комбинация позволит существенно облегчить работу с описью и делами.

Однако необходимо понимать, что подобное «общее» дело будет не слишком удобно для использования. В связи с этим оптимальным вариантом все же остается подшивка дел в качестве самостоятельных единиц хранения. Что касается гражданских служащих, то согласно нормативным требованиям, на каждого из них можно завести лишь отдельное дело.

Оформление личного дела

При оформлении личных дел сотрудников, необходимо помнить, что на обложке личного дела (образец которой вы можете найти по этой ссылке) обязательно должны присутствовать следующая информация:

• В качестве заголовка личного дела используются фамилия, имя и отчество определенного сотрудника, которые должны быть написаны в именительном падеже.
• Документы дела могут содержать разные варианты написания фамилии, имени или отчества сотрудника. Если это так, то данный факт необходимо зафиксировать в заголовке личного дела. Для этого обычно используют скобки, например:

Бартеньева Наталья (Наталия) Сергеевна,

Кривошей (Маслова) Мария Викторовна.

• Если документ формируется в составе общего дела, то наименование заголовка также должно содержать фамилии сотрудников, личные дела которых включаются в текущий том, например:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «К»-«Р»

То же, «С»-«Я».

• В соответствии с нормативными актами крайние даты должны быть теми же, что и в приказах о поступлении или же увольнении с работы. Однако в некоторых компаниях крайние даты устанавливают в соответствии с фактическими датами поступления и увольнения с работы, хотя такой вариант и не вполне корректен.
• Личное дело может содержать документы, которые датируются более ранними датами, нежели приказ о приеме сотрудника на работу, однако этот факт не учитывают при установке крайних дат для личных дел работников.
• Срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет ЭПК, для руководителей – бессрочно, в соответствии со ст.656 Типового перечня – 2010 года. Когда дело оформляется для архивного хранения, то номер статьи не переносят на его обложку, а лишь проставляют срок хранения данного документа. Срок хранения не имеет никакого отношения к возрасту сотрудника, его отсчет начинается с момента увольнения.
• Количество листов в деле должно быть зафиксировано.

В данной статье мы поговорили об основных документах, которые включаются в состав личного дела, а также рассмотрели самые важные требования, касающиеся формирования и хранения личных дел, а также оформления их обложек. Отдельная публикация, посвященная описи дел по личному делу, расскажет вам об особенностях систематизации таких документов как личные дела сотрудников.

Консультация юриста

Источник: https://delo-pro.ru/arxivnoe-delo/lichnoe-delo-rabotnika.html

Личное дело сотрудника — образец оформления титульного листа, инструкция по заполнению

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Анкета работника с фотокарточками.
4. Трудовой договор.
5. Копия приказа о приеме на работу.
6. Копия аттестата и диплома об образовании.
7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
8. Прописка по месту жительства.
9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

• личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
• личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

 Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word)

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

 Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) 

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Источник: https://hardcorecase.ru/biz/personal/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Документ “личное дело работника”: особенности ведения

Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации.

 В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников. Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются.

Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.

Особенности документа

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место. Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте. У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений. Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п., предусмотренные законом для определенной должности.

Состав личного дела сотрудника

Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.

1. Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
2. Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
3. Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
4. Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
5. Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
6. Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
7. Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
8. Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
9. Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).

Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.

Основные правила создания и ведения личных дел

Существуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке. Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы. В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.

Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив. Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям). Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.

Дополнительные сведения

Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.

При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.

Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды. В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете.

 Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно. Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц.

Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела – это личная тайна. Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители.

В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании. Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд.

Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.

Источник: https://1popersonalu.ru/info/lichnoe-delo-rabotnika.html

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
 

Оформляем личное дело работника

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Какой основной документ регулирует порядок ведения личного дела?

Основным документом, регулирующим порядок ведения личных дел работников, является Инструкция по ведению личных дел.

На кого ведутся личные дела?

Личные дела ведутся: – на руководителей и специалистов; – научных работников; – государственных служащих; – других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

К другим работникам можно отнести, в частности лиц, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении. Личные дела на обязанных лиц (независимо от занимаемой должности или профессии) оформляются органами по труду, занятости и социальной защите (часть вторая п. 5 Положения).

Какие документы включаются в состав личного дела?

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: – внутренняя опись документов личного дела; – дополнение к личному листку по учету кадров; – личный листок по учету кадров; – автобиография; – копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; – заявление о приеме на работу; – копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции по ведению личных дел).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: – декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); – обязательство по соблюдению ограничений, предусмотренных законодательством о борьбе с коррупцией; – контракт (для государственных служащих); – справка-объективка; – анкета; – копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); – копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); – копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; – договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); – направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.). В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: – характеристики и аттестационные листы; – списки научных трудов и изобретений; – заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; – копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; – иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала. 

 Что не включается в состав личного дела?

В личное дело не включаются: – копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); – справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Что такое внутренняя опись документов личного дела?

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме.  Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.  Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

Что же такое дополнение к личному листку по учету кадров?

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике уже после заполнения личного листка по учету кадров.

Как заполняется листок по учету кадров?

Образец оформления дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме, которая прилагается к Инструкции по ведению личных дел. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

  Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования: – на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»; – не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;

– фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич;

– в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962;
– место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.; – в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.); – в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

– если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»; – в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п.

Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности; – в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например: женат:

жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р., сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р., дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

Образец заполнения листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала. 

– в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания и телефон. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения.  Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Все изменения в сведениях, которые произошли с работником во время работы в организации (изменение фамилии, получение более высокой ступени образования и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Как составляется автобиография?

Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.

В автобиографии отражаются следующие сведения: – фамилия, имя, отчество; – дата и место рождения; – полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); – трудовая деятельность; – профессия; – общественная работа, участие в выборных органах; – отношение к воинской службе и воинское звание; – наличие правительственных и других наград и поощрений; – сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Образец заполнения автобиографии

Автобиография

Я, Щеглова (Федорцова) Ирина Петровна, родилась 12 сентября  1984 года в городе Минске. С 1991 по 2001 гг. обучалась в средней школе № 45 г. Минска. Школу окончила с золотой медалью. С 2001 по 2006 гг. обучалась в Белорусском государственном экономическом университете на факультете права. Получила квалификацию «юрист». Трудовую деятельность начала в 2006 г. в ООО «Трэки» в должности юрисконсульта. В 2010 г. была переведена на должность ведущего юрисконсульта. Уволилась из ООО «Трэки» 04.05.2014. С 2014 по 2015 гг.

работала ведущим юрисконсультом ИООО «ГруппаМ». Я не принимала участия в выборных законодательных и представительных органах. В профсоюзе не состою. Невоеннообязанная. Семейное положение – замужем. Муж – Щеглов Илья Владимирович, 1980 г.р., работает инженером в ООО «Эдванс». Дочь – Щеглова София Ильинична, 2007 г.р., учится в гимназии № 2  г. Минска. Отец – Федорцов Петр Олегович, 1950 г.р., пенсионер. Мать – Федорцова Ольга Андреевна, 1951 г.р., пенсионерка. Вместе с мужем и дочерью проживаю по адресу: г. Минск, ул. Лидская, 25-12.

Телефон: +375 17 236 45 16.

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/oformlyaem-lichnoe-delo-rabotnika_0000000