Сколько должны храниться документы в архиве организации?

Срок хранения документов в организациях

Компания должна обеспечивать сохранность своих документов, срок хранения документов в организациях зависит от их вида. Посмотрите сколько нужно хранить те или иные документы в архиве, в том числе при реорганизации и ликвидации, с какого момента начинать исчисление срока, как оформить уничтожение и какая может быть ответственность за нарушение сроков.

Единого нормативного правового акта для всех документов не установлено. Для каждой отрасли бухгалтеру необходимо изучить свой закон. Компании следует ориентироваться на следующие правовые акты.

Кроме того, сроки можно посмотреть в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Сроки хранения документов в архивах организации

Мы составили таблицу сроков хранения отдельных документов. Если вы не найдете в нашей таблице интересующий вас документ, то по ссылке ниже скачайте полный перечень.

Важно! Напомним, что с 1 января 2017 года компания отчитываются по взносам (кроме взносов на травматизм) в налоговую, поэтому срок хранения расчет по страховым взносам такой же как и для всех деклараций – 5 лет с момента окончания отчетного периода.

Скачать перечень документов со сроком их хранения в архиве организации  >>>

Отдельные нюансы хранения 

В таблице выше мы указали общие сроки хранения по наиболее распространенным документам. Остановимся на некоторых нюансах, которые могут возникнуть в процессе деятельности компании.

Прежде чем передать бумаги на хранение в архив, необходимо определить срок, в течение которого они должны там находиться.

Срок в большинстве случаев исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления. Однако есть и исключения в данном правиле.

Сроки могут регламентироваться несколькими законами и будут отличаться в разных законах. Выбирайте максимальный срок хранения.

Важно! Если один документ используется для нескольких целей (например, подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учете), а срок отличается, то необходимо ориентироваться на больший срок хранения бумаг в архиве организации.

Источник: https://www.rnk.ru/article/215630-srok-hraneniya-dokumentov-organizatsiyah

Первичные документы на предприятии: хранение, архивирование и уничтожение

Завершаем бухгалтерский год

Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации.

Организация хранения документов на предприятии

Для чего нужна номенклатура дел?

Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. 1 разд. IV Правил № 1000/5. Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел (независимо от носителя информации), обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

Как сформировать дело?

Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке. Назовем основные правила формирования дел (п. 2 разд. IV Правил № 1000/5):

• помещать в дела можно только исполненные документы – четко в соответствии с заголовками дел;
• документы за календарный год могут быть сгруппированы в одно дело;
• в дела следует помещать только оригиналы документов (при их отсутствии – заверенные в установленном порядке копии);
• в дела всегда включаются документы по одному вопросу либо по группе родственных вопросов, которые составляют единый тематический комплекс;
• документы с разными сроками хранения формируются в разные дела;
• нельзя включать в состав дел черновики, личные документы и документы, которые подлежат возврату (например, второй экземпляр акта приемки-передачи).

Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы и заголовки по номенклатуре дел.

Как должны храниться документы на предприятии до передачи их в архив?

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах. Отвечают за хранение документов уполномоченные главным бухгалтером лица (п. 6.2 Положения № 88).

Бланки строгой отчетности следует хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность (п. 6.3 Положения № 88).

Электронные первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность хранятся на электронных носителях в форме, которая позволяет проверить их целостность (п. 6.4 Положения № 88).

Кто на предприятии отвечает за хранение документов?

Согласно п. 3 ст. 8 Закона № 996 ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока несет собственник или руководитель предприятия.

Как определено ч. 2 ст. 43 Закона № 2275, ответственность за хранение документов бухгалтерского учета и финансовой отчетности общества возлагается на его исполнительный орган (например, директора) и главного бухгалтера (в случае назначения).

В соответствии с п. 6.7 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Если на предприятии нет главного бухгалтера, эти обязанности можно возложить на бухгалтера или другого работника, ответственного за ведение бухучета.

При организации документооборота на предприятии необходимо определить лиц, которые будут отвечать за создание, проверку, обработку и сдачу документов в архив.

Cроки хранения документов

Согласно п. 44.3 НК срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы и расходы, а также регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляет не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности при условии, что налоговые органы завершили их проверку. А если отчетность не была подана вовремя, тогда в течение 1 095 дней, следующих после окончания срока ее подачи.

Кроме того, следует учитывать требования Перечня № 578. Так, срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-pervichnye-dokumenty-na-predpriyatii-xranenie-arxivirovanie-i-unichtozhenie

Сколько хранятся документы в архиве организации?

Компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и некоторые другие документы. Для каждого вида документов установили свои сроки хранения.

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и многие другие. Для ряда документов существуют особые сроки обязательного хранения. Многие документы хранят с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 в соответствии с законом № 125-ФЗ.

Сроки хранения правоустанавливающих и корпоративных документов

Для учредительных документов, а также правоустанавливающих документов, существуют особые сроки хранения. Постоянно хранятся:

• любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица (например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. д.);
• корпоративные документы (устав и другие учредительные документы, изменения к ним, корпоративный договор, протоколы учредительных собраний, список учредителей и др.). Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно. Но если вносили изменения, старые версии хранят в течение 3 лет с момента принятия новых;
• правоустанавливающие документы (свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания).

Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах:

• уведомления об их учреждении,
• локальные акты, которые регулируют их работу. Если такие локальные акты обновляли, прежние версии хранят в течение 3 лет.

Помимо этого, постоянно хранят лицензии компании и их заверенные копии. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

Компания должна сохранять в течение 5 лет информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в регистрирующих органах.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

Сроки хранения налоговых документов

Компания должна хранить налоговые документы 4 года. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений.

Сроки хранения страховых документов

Документы по страховым взносам хранят в компании в течение 6 лет. Срок хранения начинается с 1 января после того года, когда последний раз сумму страховых взносов определяли с помощью данного документа.

Сроки хранения кадровых документов

Документацию отдела кадров хранят по-разному. Общее правило – срок хранения определяют с даты подписания документа. Если документ составили до 1 января 2003 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам.

Сроки хранения договоров организации

К хранению договоров существуют отдельные требования, в зависимости от типа договора. Некоторые соглашения следует хранить 5 лет с даты завершения срока действия документа. По общему правилу, если не указаны специальные сроки хранения, компания хранит договоры не менее 3 лет со дня окончания действия соглашения. 3 года – общий срок исковой давности, за это время может понадобиться представить договор как доказательство в суд. Столько же хранят документы, которые получили от контрагентов.

Сроки хранения доверенностей

Доверенности на представление интересов компании хранят постоянно. Если доверенность выдали в связи с конкретным договором, ее нужно хранить столько же, сколько сам договор. Доверенность на представление интересов компании в суде хранят до завершения судебного разбирательства. Общий срок хранения доверенностей – не меньше срока исковой давности.

Сроки хранения судебного архива

По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта. Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива.

Сроки хранения рабочей корреспонденции

Период хранения корреспонденции зависит от степени важности писем и их содержания. Например, переписку с контрагентом хранят в течение периода действия договора, а также следующие три года с момента прекращения договора. То же правило действует в отношении почтовых уведомлений. Запросы, уведомления от госорганов и т. п. хранят или согласно указаниям закона, или в течение 3 лет с момента получения.

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Источник: http://nbakursk.ru/skolko-hranyatsya-dokumenty-v-arhive-organizatsii/

Условия хранения документов в архиве

В деятельности любого юридического лица образуются документы, хранение которых является обязанностью, вытекающей из ряда положений действующих нормативно-правовых актов. Каждое юридическое лицо должно обеспечить минимум условий хранения документов, обеспечивающих их наилучшую физическую сохранность.

Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве.

В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов. Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам.

Условия хранения архивных документов. Рекомендации ВНИИДАД

Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве. Вместе с тем соблюдение элементарных требований к хранению документов способно значительно увеличить срок службы корпоративной документации.

На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:

1. Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.
2. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:
   • изолированность;
   • пожарная безопасность;
   • возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;
   • соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.

Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. Однако на деле обеспечить надлежащие условия хранения документов оказывается несложно, если руководствоваться здравым смыслом.

Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Сырость и излишнее тепло являются одними из самых главных факторов, крайне негативно влияющих на физическую сохранность документного носителя информации на любом (бумажном, пленочном, дискетном) носителях.

Температура архивохранилищ:

• для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;
• для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;
• для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;
• для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .

Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности. В последнее время при строительстве многоэтажных офисов крупных фирм зачастую предусматривается так называемый технический этаж для размещения структурных подразделений обслуживания офиса. Как правило, он располагается на последнем этаже здания. В большинстве случаев там же находится и место для архива. Это решение абсолютно неверно.

Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна. Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами.

Несоблюдение такого простого условия хранения документов в архиве, как невысокая этажность способно привести к технической аварии со всеми вытекающими последствиями.

Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки. Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.

Хранение электронных документов в архиве

Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица. Реальность такова, что эти документы в ряде юридических лиц становятся основными в документообороте. Несмотря на то что электронные документы до сих пор не имеют статуса официальных, их информационная значимость несомненна.

Место хранения электронных документов определяется руководителем организации, который решает вопрос о том, должны ли они храниться в архиве или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

1. Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. (Если принять во внимание, что с начала массового внедрения в работу персональных компьютеров (1991 г.) сменилось уже пять поколений, то проблема совмещения программного обеспечения для архивных носителей является очень актуальной.) Не следует забывать, что и физический срок сохранности дискеты, как показывают последние исследования ВНИИДАД, непродолжителен (без перезаписи до 10 лет).
2. Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).
3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
4. Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:
   • ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;
   • ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;
   • РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;
   • ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

Размещение документов в архиве

При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению. Прежде всего, необходимо отделить от основной массы документы с грифами «конфиденциально», «коммерческая, банковская тайна» и обеспечить им отдельный режим хранения, вплоть до создания, если это возможно, отдельного хранилища или выгородки в основном хранилище отдельного отсека для их хранения. Все эти вопросы должны решаться в тесном рабочем контакте с руководством юридического лица и руководителем службы режима (безопасности).

Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики (например, первичная банковская документация), то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов (например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных). Также нужно обеспечить к ним облегченный доступ сотрудников подразделений, в которых образуются эти виды документов.

В случае с коммерческим банком, документальные комплексы этих подразделений, передающиеся в архив на оперативное хранение, должны размещаться по группам стеллажей, специально выделенных для данного подразделения, с соответствующими топографическими указателями, например «отдел вкладов физических лиц, документы дня за 2003 год».

Это также нужно учитывать при организации архивохранилищ страховых компаний, учреждений юстиции по регистрации прав на имущество и других юридических лиц, в деятельности которых образуется массовая документация, имеющая долговременное правовое или практическое применение. Например, архивы организаций технической инвентаризации жилого и нежилого фонда, где текущий архив, является информационным продуктом его деятельности.

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

Источник: http://naar.ru/articles/usloviya-hraneniya-dokumentov-v-arhive/