Сколько кассовых книг должна вести организация?

Все по одной теме Кассовые операции: порядок, оформление и бухгалтерский учет Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет кассовые операции. В последнее время для расчетов широко используют банковские платежные карточки, но полностью отказаться от наличных денежных средств организациям удается не всегда.

Тематическая подборка «Кассовые операции: порядок, оформление и бухгалтерский учет» содержит актуальные материалы, которые обязательно помогут найти ответы на вопросы, связанные с кассовыми операциями.

1. Кассовые операции в белорусских рублях

Порядок ведения кассовых операций и порядок расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях определен:

• Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117);

• Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами операторами почтовой связи на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.09.2011 № 406 (далее — Инструкция № 406);

• Инструкцией по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21.12.2006 № 211 (далее — Инструкция № 211);

• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 «Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» (далее — постановление № 38).

1.1. Порядок приема и выдачи наличных денег

Для получения наличных белорусских рублей с текущих (расчетных) и иных банковских счетов юридическое лицо, подразделение, индивидуальный предприниматель представляют в банк заявление на получение наличных белорусских рублей. Форма заявления на получение наличных белорусских рублей разрабатывается обслуживающим банком (части первая и вторая п.23 Инструкции № 117).

При приеме наличных белорусских рублей уполномоченные лица, включая кассиров, индивидуальные предприниматели осуществляют проверку их подлинности и платежности (часть первая п.28 Инструкции № 117).

Выдача наличных белорусских рублей осуществляется кассиром только лицам, указанным в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, договоре микрозайма, других документах, предусмотренных законодательством, либо в доверенности, при предъявлении документов, определенных в п.38 Инструкции № 117 (п.41 Инструкции № 117).

Выдача под отчет денежных средств для совершения текущих операций осуществляется в наличных белорусских рублях путем перечисления белорусских рублей на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, и (или) путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента в белорусских рублях (п.71 Инструкции № 117).

Неизрасходованная сумма наличных белорусских рублей, наличной иностранной валюты, оставшаяся в распоряжении работника, и неизрасходованная сумма белорусских рублей, иностранной валюты, оставшаяся на счете клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, возвращаются работником посредством внесения наличных белорусских рублей, наличной иностранной валюты в кассы юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя либо осуществления банковского перевода на текущий (расчетный) и иной банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) (часть первая п.93 Инструкции № 117).

Допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя и личных денежных средств членов профессиональных союзов на указанные цели в интересах профессиональных союзов в пределах размеров, установленных главой 7 Инструкции № 117 (п.75 Инструкции № 117).

Допускается выдача наличных белорусских рублей иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя в случае наличия одного кассира или отсутствия должности кассира (п.68 Инструкции № 117).

Дополнительно по теме:

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=255018

Организация может вести кассовые книги в количестве

В последнее время большинство организаций преимущественно переходят на расчеты в безналичной форме. Однако это не означает, что операций с наличностью не совершается вообще. Если хотя бы часть операций проходит в наличной форме, организации должны в обязательном порядке вести кассовую книгу.

Кассовая книга

Кассовая книга представляет собой специальный журнал, в котором фиксируются все операции с денежной наличностью. Она является одним из документов бухгалтерской отчетности.

Заполнять ее нужно в строгом соответствии с законодательством. Причем вести ее должны даже организации-упрощенцы.

Основные правила

Ведение кассовой книги осуществляется в соответствии со следующими правилами:

1. Ведение кассовой книги происходит на протяжении всего года, то есть на один календарный год отводится одна кассовая книга.
2. Заполняет книгу или главный бухгалтер, или заменяющий его сотрудник (в большинстве случаев кассир).
3. В одной компании можно вести только одну книгу, даже не зависимо от того, сколько налогооблагаемых систем и видов деятельности в ней используется. Исключением является только ситуация, когда у организации имеется дочерняя фирма. «Дочки» ведут отдельные книги, копии которых в конце года они сдают в головной офис.
4. В книге должны быть прописаны все операции компании с наличностью – как операции по приходу, так и по расходу. Основанием для внесения записей в книгу являются ордера.
5. Если в какой-либо день операций с наличностью не совершалось, лист оставляют пустым.
6. Есть две формы ведения кассовой книги — в бумажном и электронном виде. Правила заполнения будут зависеть от выбранной формы.
7. Сведения вносят в книгу сразу после того, как деньги были внесены в кассу или взяты из нее.
8. Форма кассовой книги утверждена законодательно.
9. В конце каждого рабочего дня, в котором осуществлялись операции с наличностью, все сведения из книги сверяются с данными ордеров.

Кто ведет кассовую книгу

Все записи в кассовой книге делаются кассиром. Именно он осуществляет выдачу и прием наличности, сопровождая это соответствующими записями в книге. На каждом заполненном листе кассир должен проставлять свою подпись, которая будет означать, что кассир принимает на себя всю ответственность за проведенные операции.

В конце каждого трудового дня кассир должен передать в бухгалтерию остаток денег и все кассовые ордера. Бухгалтер тоже должен подписать заполненный лист книги. Если бухгалтера нет на рабочем месте, подпись может поставить его заместитель. Такую процедуру необходимо повторять ежедневно.

Способы ведения кассовой книги

Ведение кассовой книги в 2016-2017 году возможно как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

При заполнении книги на бумаге есть два варианта ее ведения:

1. Покупается готовая книга и заполняется от руки. Обычно они имеет либо пятьдесят, либо сто листов.

Перед тем, как начать ее заполнять, необходимо пронумеровать и сшить все листы, скрепить штампом, подписями управляющего компании и главного бухгалтера.

Листы такого журнала подразделяются на два вида:

• Вкладные – их можно заполнять только шариковой ручкой;
• Отрывные – их заполнение происходит с помощью копировальной бумаги, то есть на них полностью повторяются сведения, записанные на вкладные листы

1. Подготавливаются листы книги в электронном виде, после чего они распечатываются и заполняются ответственным сотрудником. Листы можно заполнять вручную, а можно на компьютере, и печатать их после заполнения.

Нумерация листов должна быть сквозной, то есть с начала года номера проставляются в порядке возрастания.

Электронная кассовая книга составляется с использованием технических средств. При заполнении на компьютере должна быть обеспечена защита от постороннего доступа, потерь и искажений информации. Подписывается документ электронными подписями.

Если при заполнении допущена ошибка

Если при заполнении книги была допущена ошибка или описка, ее можно исправить. Листы нельзя вырывать, подтирать неправильно написанные записи лезвием и пользоваться замазкой.

Исправления должны делаться следующим образом: аккуратно перечеркивается неправильная запись, рядом делается правильная запись. Исправление записи должно подтверждаться подписями кассира и главного бухгалтера. Если на одном листе делается несколько исправлений, рядом с каждым из них должны быть проставлены по две подписи.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Если ошибка такая серьезная, что ее нельзя исправить одним зачеркиванием, перечеркивается сразу весь лист. На этом листе пишут слово «аннулировано». После этого новый лист заполняется правильными сведениями.

Лист вырывать нельзя ни в коем случае. Кассир должен подать о случившемся заявление в письменном виде главному бухгалтеру. Управляющий компании или главный бухгалтер должен собрать комиссию, которая несет ответственность за корректировку книги. После этого составляют бухгалтерскую справку, где описывают ошибку и ее исправление.

Необходимо очень тщательно проверять информацию, вносимую в книгу, так как книга должна храниться в организации пять лет.

Бланк и образец заполнения кассовой книги можно найти в статье.

Часто возникающие вопросы

У компаний при ведении кассовой книги возникают следующие вопросы:

1. Кто контролирует ведение книги.
2. Какие особенности ведения книги в обособленных подразделениях.
3. Сколько книг должно быть в одной организации.

Рассмотрим каждый из этих вопросов подробнее.

Контроль за ведением кассовой книги

Контролировать, правильно ли кассир ведет книгу, должен главный бухгалтер. Процедуру проведения контроля устанавливает управляющий компании. Эта процедура должна быть отображена в учетной политике компании. Основными моментами, которые должен проверять бухгалтер, являются:

• Проверка нумерации;
• Проверка соответствия кодов;
• Правильность ведения книги;
• Проверка бумаг, которые филиалы должны передать в головной офис.

Читать еще:  С какого возраста считается совершеннолетие в россии

Особенности ведения книги в филиалах

Если у компании есть обособленные подразделения, они, также как и головные компании, должны заниматься заполнением кассовой книги при совершении операций с наличностью. Заполняется она в соответствии с общими правилами. Однако есть некоторые особенности:

1. Когда филиал организации самостоятельно вносит деньги на банковский счет, открытый головным офисом, кассовый лимит устанавливается такой же, как и для главного офиса. Если подразделения передают наличность в кассу компании, они могут самостоятельно устанавливать для себя лимиты. Однако в обоих случаях лимит должен быть прописан в приказе управляющего.
2. Обособленные подразделения организации должны передавать копии страниц книги в головной офис.
3. На обложке кассовой книги должно быть написано, что эти книга является книгой специального подразделения.

Количество книг в организации

Обычно в одной организации ведется одна кассовая книга. Но в некоторых случаев книг можно вести несколько:

• Организация является платежным агентом – в таком случае у компании должно быть две кассовых книги: одна предусмотрена для проведения операций с наличностью, а вторая – для наличности, принятой компании в роли платежного агента.
• Организация имеет филиалы – в каждом филиале имеется своя кассовая книга.

Что это такое

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.

Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако, с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также, согласно упрощенному порядку, ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2019 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание

Источник: http://binbank-info.ru/organizacija-mozhet-vesti-kassovye-knigi-v.html

Как правильно вести кассовую книгу КО-4 в 2019 году

На кассиров возлагается ответственность по ведению и оформлению кассовой книги образца КО-4. Какие существуют нюансы в виде норм ведения, образца заполнения вручную и в электронном виде? Кто именно должен заниматься этим документом? И как правильно вести его в 2019 году?

Что это за документ

Кассовая книга образца КО-4 — это особый документ, предназначенный для учёта принятых и выданных наличных денежных средств из кассы. Его ведением должен заниматься либо старший кассир, либо бухгалтер в вашей организации. Ведение данного журнала необходимо в том числе и индивидуальным предпринимателям. Они, в частности, могут заниматься этим и самостоятельно, не прибегая к помощи отдельного работника.

Особенности ведения кассовой книги в 2019 году

Для начала ответим на самые распространённые вопросы.

Можно ли вести в электронном виде?

Можно, но обязательно в форме №КО-4. Также можно вести этот документ и вручную.

Сколько кассовых книг должна вести организация?

На всю организацию приходится только одна кассовая книга.

Сколько экземпляров кассовой книги оформляет кассир?

Кассир может оформить только один экземпляр кассовой книги.

Каков порядок, правила и образец заполнения кассовой книги?  

Прежде всего, необходимо пронумеровать и прошить все страницы этой учётной книги. Информация заносится по мере поступления с указанием всех необходимых дат. Обратите внимание, что на последней странице документа должна быть пометка с указанием итогового количества страниц в документе.

Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки в кассовой книге? Если можно, то как?

Изменения возможно ввести, лишь сделав новую запись с указанием поправок к предыдущей. Никакие исправления в кассовой книге не допускаются.

Есть ли различия ведения для ИП и ООО? Как таковой разницы не существует, правила ведения для всех одинаковые. Ведение кассовой книги является частью кассовой дисциплины.

Ниже представлен образец заполнения кассовой книги в 2019 году.

Образец кассовой книги

Как сшивать

Сшиваться кассовая книга будет методом шнурования листов. Важно, чтобы на каждом листе присутствовали печать организации и подпись ответственного лица.

За отсутствие кассовой книги предусмотрены следующие штрафы: от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц и от 5000 до 10 000 руб. для организации.

Правила заполнения кассовой книги — видео

Кассовая книга образца КО-4 — это особый документ, предназначенный для учета принятых и выданных наличных денежных средств из кассы. Его ведением должен заниматься либо старший кассир, либо бухгалтер в вашей организации.

Кассовая книга заводится ежегодно и ведётся с начала до завершения года. В случае, если она закончилась до окончания отчётного периода, то оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке. Заполнять её можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.

Кассовая книга состоит условно из двух частей:

• титульного листа, куда вносятся сведения о компании;
• основных страниц, где указываются данные о проведённых наличных финансовых операциях за каждый день.

Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).

Заполнять кассовую книгу вручную можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается). Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесённых в неё сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

• Вероника Уколова
• Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/poryadok-vedeniya-kassovoy-knigi-obraztsa-ko-4.html

Сколько кассовых книг должна вести организация

В последнее время большинство организаций преимущественно переходят на расчеты в безналичной форме.

Однако это не означает, что операций с наличностью не совершается вообще.

Если хотя бы часть операций проходит в наличной форме, организации должны в обязательном порядке вести кассовую книгу.

Кассовая книга представляет собой специальный журнал, в котором фиксируются все операции с денежной наличностью. Она является одним из документов бухгалтерской отчетности.

Заполнять ее нужно в строгом соответствии с законодательством. Причем вести ее должны даже организации-упрощенцы.

Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.

Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать подотчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих.

По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки.

Источник: https://sroorgru.com/skolko-kassovyh-knig-dolzhna-vesti-organizatsiya/