Требования к архивохранилищу

Требования к архивохранилищу — Пожарная безопасность

Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.

Определяемся с помещением под архив

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса.

При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего.

В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

• один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

• один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

• при необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается.

Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

• приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

• воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором – финансовые возможности фирмы.

При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

◙ Рассчитываем площадь архива. Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета. Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 – постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации).

В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными.

При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

◙ Требования к помещению архива. Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии.

Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность.

В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %; для черно-белых пленочных материалов – 15 °С и 40–55 %), для цветных – 2–5 °С и 40–55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15–20 °С и 50–65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

Создаем навигацию по архиву

◙ Рисуем схему размещения архивного фонда. На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е.

на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки).

Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела. Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

◙ Составляем постеллажные и пофондовые указателис обозначением места хранения документов.

Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели.

При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя – на каждый стеллаж (Пример 3).

◙ Требования к расстановке стеллажей. Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

Что еще нужно предусмотреть при обустройстве архива

◙ Требования к подбору материалов.

Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования – остальное доверьте профессионалам.

Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.

Правильный подбор материалов – важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:

Источник: http://drakar112.ru/trebovaniya-k-arhivohranilischu/

Архивохранилище

Архивохранилище- этобаза данных (для документов в электронном формате) или локальное место (для бумажных документов) хранения архивов, технически обеспечивающее удобство хранения и поиска документов.

Документы в архивохранилище

Документы попадают в архивохранилище лишь после присвоения им уникального регистрационного номера, также именуемого индексом.

Как правило, документы из такого места, как архивохранилище, выдаются по письменному разрешению ответственного лица.

Таким лицом может быть как руководитель компании или его заместитель — для передачи документов во внешние структуры, так и заведующий архивохранилищем — для передачи документов сотрудникам для внутри служебного использования.

Работа с документами в хранилище

Процессом выдачи, приёма, проверки, сортировки, возврата документов занимается сотрудник архивохранилища.

Когда элемент архива выдаётся кому-либо, его место занимает специальный уведомляющий лист, а также документу присваивается архивный шифр, документ-заверитель и лист использования.

Таким образом, можно без труда найти документ, даже если он был уже передан кому-либо.

Выдача документов

При необходимости выдачи документа работник, отвечающий за архивохранилище, обязан сверить архивные шифры с переписью дел архива, а также в некоторых ситуациях детально проверить содержимое элемента архива.

При этом производится регистрация в специальных реестрах выдачи и оформляется акт выдачи документа.

Выдача документов производится на установленные сроки согласно регламенту компании: на месяц дела выдаются сотрудникам компании, на три месяца — внешним организациям и на 6 месяцев в правоохранительные и судебные инстанции.

Прием документов

В процессе приёма архивных дел в архивохранилище заведующий обязан проверить сохранность и целостность документа и зарегистрировать факт приёма в специальном реестре выдачи архивных документов.

Если же документ не прошёл проверку целостности, заведующий должен написать специальное уведомление, подписанное заведующим архивохранилищем и сдающим лицом, руководителю компании.

Важно осознавать необходимость обеспечения безопасности архивных документов в процессе их перевозки, например, из одного в другое архивохранилище.

Документы должны транспортироваться в надёжных контейнерах, защищающих их от механических, термических и прочих неблагоприятных воздействий.

Требования к архивохранилищу

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

или отправьте запрос на info@a-centr.ru

Источник: http://a-centr.ru/articles/arkhivokhranilische/

Средства хранения документов в организации

Для того чтобы сохранить документы организации в надлежащем виде необходимо следовать законодательным требованиям, которые регламентируют способы использования различных средств хранения документов. Каковы же основные средства хранения документов на предприятии?

Архив для хранения документов должен размещаться в специально приспособленном для этого здании или в отдельном помещении, которые удалены от опасных взрывоопасных (бензоколонок, автостоянок, гаражей и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух.

На первоначальном этапе проводится экспертиза, в ходе которой устанавливается пригодность помещений (огнестойкость здания, долговечность конструкций, прочность перекрытий и др.) установленным требованиям со стороны различных комиссий.

Такую экспертизу проводят представители архива, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и пр. служб, по результатам чего составляется специальный акт. После осуществления экспертизы производится оборудование архива различными средствами хранения документов.

Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Технические средства хранения документов

Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.

Если организация не имеет возможности вести контроль климата в помещении с помощью средств регулирования температурного режима, нужно установить механические средства увлажнения. Кроме того, нельзя забывать о проветривании архивного хранилища.

Документы текущего делопроизводства можно хранить в обычных помещениях, однако этот срок не должен превышать более полугода.

Специальные средства хранения документов

Немаловажным моментом в организации правильного архива является использование специальных средств хранения: стеллажей, шкафов, сейфов, коробок и папок.

Использование сейфов, коробок и папок необходимо для того, чтобы защитить документы от воздействия света. Помните, что хранение архивных документов производится в темноте.

Для этого предназначены специальные архивные стеллажи, папки и архивные коробки. Не используйте в качестве средства хранения документов полиэтиленовые файлы.

Если для освещения используются лампы искусственного освещения, тогда нужно учесть, чтобы они находились в закрытых плафонах.

Расстояние между архивными стеллажами должно составлять 75-120 см, между нижней полкой и полом – не менее 15 см.

Средства защиты документов при хранении

Для обеспечения охранного режима нужно принять комплекс мер по обеспечению архива средствами охранной сигнализации и пожарной безопасности.

Для этого нужно заключить договор с подразделением охраны, который предусматривает обязанности сторон по соблюдению охранного режима, включая досмотровые мероприятия.

В обязательном порядке средствами охранной сигнализации, а также опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, где хранятся архивные документы.

Опечатывать нужно металлические шкафы и сейфы, в которых находятся выданные в архивохранилище документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они хранятся в неопечатываемых помещениях.

В качестве усиления средств хранения документов архивохранилища и другие помещения необходимо оборудовать дверями с повышенной технической укрепленностью и замками повышенной секретности, чтобы предотвратить возможный взлом.

В нерабочее время архивохранилище должно быть закрыто на ключ, а в рабочее время он должен находиться у заведующего архивохранилищем.

Право доступа в помещение с документами имеет заведующий или работник организации-заказчика в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Источник: http://naar.ru/articles/sredstva_hraneniya_dokumentov/