Какой документ требует утверждения руководителем организации?

Какой документ требует утверждения руководителем организации

Какие внутренние документы должны быть у организации4.9 (98.18%) 11 votes

Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов.

Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.
Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Внутрикорпоративные документы:

• Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
• Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.

Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.

Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

• Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
• Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
• Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
• Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
• Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
• Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
• Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
• Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

Программы (ст. 225 ТК):

• программа вводного инструктажа;
• программа первичного инструктажа на рабочем месте

Инструкции:

• должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
•  инструкция по охране труда;
•  инструкция по пожарной безопасности;

Журналы:

•  журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
•  журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
•  журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 — 231 ТК РФ);
•  журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
•  журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

Книги (постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

• приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
• приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
• приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
• приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
• решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
• решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
• решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

• Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст 16 ФЗ 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
• Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
• Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
• Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
• Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
• Инструкция обучения по охране труда;
• Протоколы проверки знаний по охране труда;
• Журнал проверки знаний по охране труда.

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

Также для большинства организаций (за исключением тех, чья хозяйственная деятельность осуществляется в офисах) необходимо разработать программу производственного контроля (ст. 32 Федерального закона № 52-ФЗ от 30 марта 1999 г.

«О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.

Источник: https://sroorgru.com/kakoy-dokument-trebuet-utverzhdeniya-rukovoditelem-organizatsii/

Локальные акты и их виды

Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее – ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников.

При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению.

Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.

К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т. п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.

 Обязательные ЛНА

К обязательным относятся ЛНА, наличия которых требует трудовое законодательство, в частности:

• правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
• документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об оплате труда) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ);
• документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
• документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ);
• акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
• акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на учебу, переобучение или повышение квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ);

     Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным документом либо включены в ПВТР.

• правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• уставы и положения о дисциплине, введенные федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) (например, Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации, утвержденный Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396).

Обратите внимание

Вместо того, чтобы создавать отдельные ЛНА, можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).

Помимо обязательных ЛНА, по желанию работодателя в организации могут быть разработаны собственные ЛНА, не предусмотренные законодательством. Например, положение о добровольном медицинском страховании.

Срок и сфера действия ЛНА

Сроки действия ЛНА Трудовым кодексом не установлены, поэтому они могут быть бессрочными или принятыми на определенный период.

В силу ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

• с истечением срока действия (если срок был установлен);
• с отменой (признанием утратившими силу) данного ЛНА либо отдельных его положений другим ЛНА;
• с вступлением в силу закона или иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В статье 13 ТК РФ сказано, что принимаемые работодателем ЛНА действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.

И здесь возвращаемся к видам ЛНА в зависимости от сферы их действия. Как было отмечено, ЛНА не обязательно распространяются на всю организацию или всех работников организации.

Например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о персональных данных действуют в отношении всего персонала.

А вот положение о структурном подразделении – только на работников этого подразделения.

Действие ЛНА может распространяться на определенные категории сотрудников. Например, ЛНА о выездном характере работы распространяется только на сотрудников, которым такой характер работы установлен, а положение о дополнительных отпусках – только на тех, кому отпуска предоставляются.

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников.

Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом.

Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

• порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
• систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
• введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
• формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
• порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

Источник: https://alekstroy.com/kakoy-dokument-trebuet-utverzhdeniya-rukovoditelem-organizatsii/

Утверждение документов

Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.

По завершении обозначенной процедуры у образца документа появляется юридическая сила. Процесс утверждения может затянуться на несколько дней. Так же, согласование определяет подлинность образца.

Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.

Так же, существует список образцов документов, которые нуждаются в непременном утверждении. Перечень будет приведён ниже в представленном материале.

Кто вправе утверждать образцы документов?

Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.

Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.

В крупных компаниях существует множество филиалов, руководители которых вправе согласовывать образцы бумаг. Для передачи права на утверждение образцов формируется доверенность.

Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.

При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.

Утверждение посредством подписи директора

Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.

Автограф проставляется в форме, расположенной в правом верхнем углу бумаги. При этом, информация в содержании грифа, прописывается в последовательности, обозначенной ниже.

Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.

• Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
• Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
• Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
• В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.

К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?

К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.

Утверждение посредством приказа

Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.

После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.

В процессе регистрации приказ прилагается к согласовываемой бумаге. При утверждении образца документа в такой форме, в грифе указывается, что основанием для согласования образца представляется приказ.

При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.

Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.

Утверждение посредством внешних органов

Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.

Процедура может быть произведена как посредством подписи, так и посредством выпуска дополнительного приказного образца документа. Единственным отличием представляется только от факт, что утверждением занимается сторонняя организация.

Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.

Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении.  Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.

После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.

Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.

Срок хранения письма равен сроку сохранения согласованной бумаги. По окончании промежутка сохранения, оба документа подлежат утилизации.

При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.

Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?

Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.

Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.

Когда образец бумаги утверждается несколькими организациями в различные промежутки времени, проставляются фактические даты утверждения. Грифы в этом случае наносятся по одной линии.

При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.

Представляется ли подпись утверждением?

Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.

При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.

Какие документы подлежат утверждению?

1. Акты, которые формируются по факту проведения проверок. Акты, которые формируются при приёме работ. Акты, которые формируются при ликвидации компаний, и сопутствующих этому процессу действий, таких как списание оборудования, передача дел или списание оборудования. Акты, которые формируются по факту завершения экспертизы.
2. Договоры, заключенные с подрядчиками при заказе какого- либо вида работ. Договоры, которые заключены по факту снабжения компании. Договоры, которые заключены с материально ответственными лицами.
3. Задания, сформированные в отношении специалистов, которые должны что- либо спроектировать или построить. Задание, сформированные в отношении специалистов, которые должны провести какие- либо исследования.
4. Заявления, которые сформированы в отношении приобретения какого- либо оборудования.
5. Правила, которые указывают на должностные обязанности и полномочия, а так же обозначают распорядок трудового времени. Инструкции, которые указывают на правила, действующие при ведении делопроизводства.

   Правила, которые содержат нормативы техники безопасности.

6. Образцы документов, которые указывают на количество расходных материалов и оплату коммунальных платежей. Документы, которые регламентируют численность штата.
7. Отчёты, которые несут в себе информацию о командировках. Отчёты, которые несут в себе информацию об исследованиях.
8. Списки специалистов, рабочее время которых не нормировано. Перечни организаций, которые пользуются льготами. Документы, для которых предусмотрен срок хранения.

9. Планы, которые составлены в отношении строительства или производства. Планы, которые структурируют исследовательскую деятельность. Образцы документов, посредством которых планируется внедрение техники. Документы, посредством которых планируются поставки и рассортировка продукции.
10. Документы, которые содержат в себе информацию о премиях. Образцы документов, которые содержат в себе устав организации.
11. Документы, которые передают планирование командировок. Планы каких- либо рабочих мероприятий.
12. Документы, которые содержат в себе информацию о затратах, понесённых при строительстве.
13. Образцы документов, которые несут в себе информацию о стоимости заказанных работ.
14. Документы, которые несут в себе информацию о стандартах.
15. Документы, которые несут в себе информацию о числе сотрудников и структуре подразделений.
16. Образцы документов, которые несут в себе информацию о тарифах
17. Формы документов, которые унифицированы.
18. Документы, содержащие информацию о расписаниях и внесённых в них изменениях.
19. Организационные образцы документов.

Утверждение документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://dokivse.ru/yuridicheskie-litsa/utverzhdenie-dokumentov

Какой документ требует утверждения руководителем организации?

Решил открыть свое дело. Зарегистрировал организацию, сейчас набираю персонал. Какие локальные нормативные акты нужно подготовить?
Иван Снежко, руководитель компании (г. Люберцы)

Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить любой организации. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают проверяющие органы. Если не представите их, компанию оштрафуют (ст. 5.27 КоАП). К ним, в частности, относят положение о персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда.

Некоторые локальные акты нужно утвердить с учетом специфики организации. Например, положение о командировках, проведении аттестации, порядке применения вахтового метода, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем. Остальные локальные акты вспомогательные. Если их нет, это не составит проблем для компании. Например, положение о добровольном медицинском страховании, о корпоративной культуре.

Спорный статус у штатного расписания и графика отпусков. Роструд указывает, что штатное расписание — это локальный акт организации, но в то же время оно не связано с трудовой деятельностью (письмо от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1). Работодатель не обязан знакомить с ним сотрудников компании, в том числе новых. Аналогичная ситуация и с графиком отпусков. Но в любом случае оба эти документа должны быть в организации, так как их требуют при проверках.

Менять ли локальные акты при смене руководителя

В организации сменился директор. Нужно ли переделывать локальные акты на Ф. И. О. нового руководителя?
Алексей Березин, инспектор отдела кадров (г. Мурманск)

Нет, не нужно. Руководитель принимает локальный акт от имени организации, а не от своего. Поэтому при смене директора локальные акты не прекращают действовать, их не нужно утверждать заново. Все внутренние документы остаются с теми же реквизитами и подписями.

Локальный акт теряет свою силу, если истек срок его действия или документ отменяют другим актом. Возможна ситуация, когда вступает в силу закон или иной нормативный акт, улучшающий условия труда работников по сравнению с теми, которые устанавливает локальный акт организации. В этом случае локальный акт также утрачивает силу.

Кто должен разрабатывать локальные акты

Руководитель организации поручил отделу кадров сформировать рабочую группу для создания локальных актов. Как определить состав рабочей группы?
Андрей Глебов, инспектор отдела кадров (г. Новокузнецк)

Состав рабочей группы определяйте из специфики локального акта. Рассмотрим на примере. В положении об оплате труда больше всего финансовых вопросов, исходя из этого работодатель может поручить разработать его главному бухгалтеру. В Правилах трудового распорядка по большей части вопросы юридического характера в сфере трудового права, соответственно — юридическому отделу, кадрам или бухгалтерии.

Издайте приказ о создании рабочей группы или назначьте работника-исполнителя. Определенной формы приказа нет. Поэтому оформите его в свободной форме, ознакомьте с ним заинтересованных сотрудников.

Какие разделы должны быть в локальном акте

В Трудовом кодексе не нашла информации, как оформлять внутренние документы. Есть ли какие-то ограничения или запреты по этому поводу и с чего вообще начинать создание локального акта?
Людмила Новикова, начальник отдела кадров (г. Кемерово)

Четких требований к структуре внутреннего документа нет (ст. 8 ТК). Но локальный акт не должен:— противоречить законодательству;— в точности копировать закон;

— ухудшать условия работников организации.

Вам помогут Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденные приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Там есть моменты, которые стоит учесть при создании локального акта.

Локальный акт содержит три раздела: вступительная часть, основная и заключительная. Вступительная часть включает название организации, наименование документа, дату утверждения, ссылки на нормативные акты, которыми руководствовались. В основной части закрепляют правила поведения для сотрудников. В заключении указывают дату вступления в силу, порядок изменения и отмены локального акта.

Документ нумеруют со второй страницы. Номера проставляют посередине верхнего поля листа.

С кем согласовывать локальный акт

Рабочая группа и ответственный подготовили проект локального акта. С кем необходимо его согласовывать?
Лидия Шитягина, инспектор отдела кадров (г. Прокопьевск)

Согласовывайте с начальниками тех структурных подразделений, которых касается этот локальный акт. Например, сотрудник кадровой службы может согласовать вопросы режима рабочего времени, порядок приема и увольнения в юридическом отделе. А вопросы материального поощрения и дни выдачи заработной платы — с главным бухгалтером.

После того как уладили все вопросы по содержанию документа, направьте его начальникам подразделений. Нет необходимости вручать всем руководителям, стоит лишь тем, кого касается этот локальный акт. Направлять можно по электронной почте или отдать лично в руки.

Направьте проект локального акта с листом согласования и сопроводительным письмом. Укажите, к какой дате необходимо рассмотреть проект документа и дать ответ в письменной форме. Это значительно ускорит процедуру создания и внедрения локального нормативного акта.

Если у руководителя есть замечания по тексту или он полностью не согласен с содержанием локального акта, пусть напишет это в произвольной форме. В любом случае вам должны направить свое согласие или отказ. Проследите, чтобы каждый начальник, который принимает участие в согласовании проекта, поставил свою подпись, расшифровку и дату в листе согласования. Когда все согласуют документ, направляйте его на утверждение руководителю.

Источник: https://e.kdelo.ru/718161

В нашей организации для утверждения организационных документов (должностных инструкций, положений об аттестации и др.), как правило, издаются другие документы (приказы). Целесообразно ли это делать? Какие документы должны утверждаться подобным образом?

В некоторых организациях издают приказы для утверждения должностных инструкций, что представляется излишним. Конечно, с одной стороны, должностная инструкция – многостраничный документ, состоящий из разделов, пунктов и подпунктов.

Но с другой стороны, каждая должностная инструкция имеет ограниченную сферу действия: распространяется только на тех работников организации, которые занимают данную должность.

После утверждения должностной инструкции руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом документ вступает в силу без каких бы то ни было дополнительных действий, указаний или распоряжений. Поэтому должностные инструкции не требуют издания специального утверждающего их документа и утверждаются должностным лицом.

       В то же время для утверждения такого сложного по составу информации документа как положение об аттестации далеко не всегда издается соответствующий приказ руководителя организации, что было бы вполне оправдано, т. к. переход организации к проведению аттестации работников процесс непростой и многоступенчатый:

• обоснование введения процедуры аттестации и изменение условий заключенных с работниками трудовых договоров;
• создание аттестационной комиссии и разработка графика проведения аттестации;
• разработка всех необходимых для проведения аттестации форм документов:

       отчетные документы работника и его непосредственного руководителя, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист и т. д.;

       Другим «классическим» примером документа, требующего утверждения посредством издания приказа, является Инструкция по делопроизводству, требования которой обязательны для всех работников, связанных с созданием, обработкой и хранением документов организации.

Введение в действие данного документа требует: его тиражирования и передачи исполнителям; разъяснения работникам организации закрепленных в Инструкции положений; методического обеспечения процесса перехода на работу по новой Инструкции; при необходимости – проведения обучения работников структурных подразделений организации новым приемам и процедурам, связанным с обработкой документов.

Кроме того, следует организовать контроль за сроками внедрения Инструкции и за правильным ее применением.

О организационных документах читайте подробнее по ссылке.

       Таким образом, способ утверждения документа посредством издания другого документа целесообразно применять при подготовке и внедрении сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность организации в целом.

       Традиционно в Инструкцию по делопроизводству включается Перечень документов организации, подлежащих утверждению. Как правило, документы в этом Перечне для удобства восприятия располагают по алфавиту видов документов. Можно порекомендовать дополнительно классифицировать документы Перечня по признаку «способ утверждения»:

 личное утверждение документов руководителем организации, утверждение посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, утверждение собранием акционеров или участников общества (протокол) и др.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Источник:

Внутренние документы организации: основные характеристики :

Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.

Источник: https://pavelbeliy.com/kakoy-dokument-trebuet-utverzhdeniya-rukovoditelem-organizatsii/

Какие локальные документы должны быть в организации

Перечень локальных документов организации — это список нормативных актов, конкретизирующих трудовые нормы, применяемые в компании. К таким актам относятся:

• режим труда и отдыха;
• положение по оплате труда;
• график отпусков и штатное расписание;
• порядок обработки персональных данных;
• графики смен;
• другие, предусмотренные коллективным договором.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

• определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
• действует между работниками и работодателем компании;
• применяется в отношении всех сотрудников;
• не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
• улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
• принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.

Специализированные ЛНА

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:

• информация об СМК;
• требования и спецификации;
• методические разработки, рекомендации;
• стандарты, инструкции;
• объективные данные об испытаниях, результатах.

Как правильно разработать, утвердить, согласовать

1. Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
2. Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
3. Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с работниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
4. Утверждение.

   Согласованный документ передается руководителю на подпись.

5. Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.

Надо ли знакомить с документами сотрудников

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Ответственность за отсутствие

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Источник: https://ppt.ru/art/category/kakie-lokalnye-dokumenty-dolzhny-byt-v-organizatsii

Организационные документы предприятия

Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.

На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.

Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству.

Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Положения

К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.

Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности.

Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций.

Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?

Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.

Источник: https://lksmrf.ru/kakoy-dokument-trebuet-utverzhdeniya-rukovoditelem-organizatsii/

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в  инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

• Должностным лицом.
• Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C.А. Красавин
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Булочка»
от 06.05.2014 № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.

   д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, на которые нужно ставить печать>>

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2014-01-06T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-PLog_b3Gxf8/XJTwSrnItTI/AAAAAAAAEiM/huaQCumUVYIu_TN0PX6PPe8Ql76KLNwTgCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25B3%25D1%2580%25D0%25B8%25D1%2584.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐŸÐ¾Ñ€ÑÐ´Ð¾Ðº утверждения документов. Как правильно оформляется гриф утверждения документов. Узнайте все об утверждении документов на docdelo.ru»,»word_count»:540,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html

Порядок утверждения должностных инструкций для рабочих на предприятиях

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Порядок утверждения должностных инструкций в организациях

Работодатель обязан оговаривать условия рабочего процесса и знакомить работника с ними перед приемом на работу, для этих целей нужно проводить инструктаж. При наличии для данного процесса отдельного локального акта соблюдается порядок утверждения должностных инструкций и их оформления. При этом законодательство не обязывает работодателя применять должностную инструкцию, так как этот документ не является обязательным, однако ТК РФ в ст. 8 дает право на его создание, а также описывает процесс оформления, чтобы тот в свою очередь был наделен законной силой.

Необходимо ли утверждать должностные инструкции приказом

Сам процесс создания на предприятии должностной инструкции как внутреннего локального акта еще не обеспечивает ей статус официальной документации. Так как без соблюдения процесса ее составления и утверждения акт не будет наделен юридической силой.

Важно: поэтому решив создать инструкцию, работодатель обязан придерживаться установленных требований ст. 8 ТК РФ в формировании с последующим утверждением.

При этом инструкция с течением времени может изменятся, так как происходят перемены в технологических и организационных вопросах на предприятии. В таком случае также соблюдается установленный процесс ее оформления и утверждения.

Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций

В создании требований к должности участвует специальная комиссия, созванная на основании приказа руководителя. В ее состав включаются специалисты соответствующих подразделений предприятия, работа которых сопряжена с контролем рабочего и технологического процесса в подразделениях, например:

• юрист
• кадровый работник
• начальник охраны
• главный или рядовой бухгалтер

Возглавляет комиссию сам руководитель, он же и подписывает готовый вариант инструкции после тщательного изучения и согласования отдельных моментов.

При этом приказ об утверждении будет издан отделом кадров – согласно прямым обязанностям подразделения.

Важно: кроме приказа допускается применение грифа «Утверждаю» в таком случае вариант с изданием распоряжения пропускают и его не создают.

Общий порядок утверждения должностной инструкции

После разработки должностной инструкции ее согласовывают и утверждают. В ходе этого изучают каждый пункт инструкции на содержание актуальной информации. Подготовленная к утверждению должностная инструкция согласно порядку, складывается из разделов, представленных в таблице ниже.

Пункты	Детальная информация
Общие положения	В этот раздел должны вносится главные сведения относительно вида должности, квалификации и опыта сотрудника, уровень подчиненности и прочие особенности, такие как порядок назначения сотрудника и замещения должности
Функция	Указываются функции, положенные к исполнению работником
Должностные обязанности	Конкретизируются задачи поставленные перед работником, при этом указывается вариант их исполнения – самостоятельно или коллективными усилиями
Права	Которыми наделяет руководство подчиненного, а также права согласно законодательным нормам
Ответственность	Здесь идет перечисление мер применения дисциплинарного взыскания к работнику за неисполнение или нарушение взятых на себя обязательств

Кроме этого в процессе утверждения важно учесть производственные нюансы, так как инструкция может дополнительно содержать следующие пункты:

• режим работы
• порядок аттестации и оценки уровня
• взаимоотношения и связи по должности
• порядок утверждения и изменения

Перед утверждением после согласования документ нужно пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Сам процесс утверждения можно выполнить в два способа:

• утвердить посредством приказа
• посредством печати с грифом «Утверждаю», которая ставится в правом верхнем углу документа

Должностная инструкция разрабатывается в качестве самостоятельного документа или пунктов трудового договора/приложения к нему. При использовании первого варианта издается приказ об утверждении, во втором случае сначала создается приложение к договору, а затем распоряжение об его утверждении.

Кроме этого на коммерческом предприятии порядок утверждения документа может разрабатываться руководством индивидуально, например, если штат небольшой, достаточно только грифа или же в случае с громадным предприятием утверждать единую для всех инструкцию, а не каждую в отдельности.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ утверждения не является обязательным документом, однако его применение должно выполняться в случае отсутствия использования других утверждающих моментов. С этой целью необходимо внести положение в локальные акты предприятия о применении в качестве утверждающего элемента именно приказа.

При этом в положении об использовании приказа нужно обозначить случаи, когда он применяется, например:

• в случае внесения изменений в должностные инструкции, что требует дальнейшего утверждения
• разработка и формирование новой инструкции для вновь прибывших специалистов

Составление документа не представляет сложности, в процессе его формирования следует использовать общепринятые нормы создания таких распоряжений с учетом положений делопроизводства.

Важно: так как приказ имеет отношение к локальной документации организации, в его формировании следует учитывать ряд требований, обусловленных ГОСТом 6.30-2003.

Согласно указанному ГОСТу должны соблюдаться структура и нюансы формирования документа. В частности, он должен составляться с учетом следующих пунктов:

• название организации
• место и дата составления
• порядковый номер
• наименование документа с обоснованием, в связи с чем он издан
• ссылка на законодательные нормы
• само распоряжение руководителя
• подпись директора и сотрудников, которых касается распоряжение в документе

При этом приказ, обычно имеющий унифицированную форму, в данном случае ее лишен, поэтому издается он произвольно с соблюдением норм деловой документации.

После издания документ должен регистрироваться в соответствующем журнале, с внесением его порядкового номера и даты формирования.

Хранится он после издания на предприятии, в качестве дополнения к личным делам и трудовым договорам сотрудников, как документ, не вошедший в них, 75 лет на основании п. 657 Приказа Минкультуры № 558.

Должностная инструкция в тот или иной момент должна присутствовать на предприятии, так как законодатель обязывает работодателя провести ознакомительную работу с сотрудниками, особенно если работа опасная и тяжелая или предполагает материальную ответственность. При этом о проведении ознакомления в качестве доказательства следует получить подпись работника. Поэтому в формировании указанного документа и его утверждении, чтобы она имела юридическую силу, нужно придерживаться определенных требований законодательства и учитывать нюансы производства.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/poryadok-utverzhdeniya-dolzhnostnyh-instruktsij.html