Как создать архив документов в организации?

Создание электронного архива документов

При автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

• СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
• САД — система автоматизации документооборота;
• СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
• ЭД — электронный документооборот.

Зачем же организации внедрять систему Электронного архива?

Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть этапы в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Проблема	Описание и последствия
Потеря документа	Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву	Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Высокие затраты на аренду помещения	Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать.
Отсутствие централизованного хранилища	Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа	Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Нет поддержки версионности документов	Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса.
Отсутствует режим работы в реальном времени	Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив.
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности	На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов.
Крайне низкий уровень конфиденциальности	Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям	В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности	Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

Методы решения проблем бумажного архивирования документов

Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:

• реорганизация всего бумажного архива;
• наем дополнительных сотрудников;
• автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом.

Первый метод может дать лишь кратковременный положительный результат. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.

Чем плох процесс реорганизации архива

Рассмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать реорганизацию архива документов.

Необходимость в компетентном специалисте, способном провести обследование и последующую реорганизацию. Наем нового сотрудника — это дополнительные финансовые затраты. Это финансовые и временные затраты, очередная «волокита» с бумагами. Можно воспользоваться аутстаффингом или аутсорсингом специалистов, но это не дает вам 100% гарантии получить услуги высокого уровня. К тому же, брать в аренду одного сотрудника у специализированной компании — нецелесообразно.

После обследования архива возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.

Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам уйдет много времени, а до этого момента они будут допускать немало ошибок. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.

По этим причинам реорганизация процесса архивирования может принести негативный результат, принеся бизнесу немалый ущерб.

Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод

Наем дополнительных сотрудников — это метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Снова нет гарантий, что новый сотрудник окажется квалифицированным. Помимо этого, под новых сотрудников необходимо расширять фонд оплаты труда и повышать расходы компании.

Автоматизация — самый эффективный метод

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Внедрение системы электронного архива

Компания EFSOL занимается внедрением электронного архива. Наша система устанавливается на базе самой популярной в России учетной системы «1С:Предприятие» любых платформ и конфигураций с использованием высокотехнологичных инструментов от фирмы ABBYY. Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. Наш продукт позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

Схема работы с документом после внедрения ЭА

• Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
• Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
• Надежность и защищенность базы данных.
• Разграничение прав доступа к разным документам.
• Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
• Поддержка версионности.
• Возможность создавать различные отчеты.

• Потоковое сканирование пакетов бумаг с автоматическим разделением на документы.
• Автоматическое исправление перекосов, поворотов документа при сканировании.
• Удаление помех и загрязнений документов.
• Оптимизация размера конечного файла.
• Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
• Уведомление работников о поступлении новых документов.

Для разработки и внедрения проектов мы привлекаем высококвалифицированных аналитиков, программистов, разработчиков и консультантов. Цена и сроки автоматизации зависят от масштаба проекта: сколько будет привлечено специалистов, потрачено ресурсов и автоматизировано мест.

Узнать подробнее о системе электронного архива вы можете здесь.

Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов.

Сотрудники компании EFSOL являются экспертами
в области внедрения Электронного архива.

Оставьте заявку и мы обсудим Ваши задачи!

Источник: https://efsol.ru/articles/create-e-archive.html

Как создать архив документов в организации — СИЗ, нормы, инструкции

Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов.

Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.

Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании. Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код.

Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.

Документы из Архивного фонда России, которые находятся у частных лиц, хранить самостоятельно у себя могут их владельцы или собственники, они же имеют право передать такие бумаги на содержание по предварительно составленному договору в муниципальный, государственный или частный архив.

В данном случае условия хранения такой документации определяются и устанавливаются самими владельцами, но всегда с соблюдением норм, указанных в Законе об Архивном деле. При архивной обработке документов также руководствуются Основными правилами хранения.

Особенности архивации документов

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности. В силу постоянного развития подобных компаний объем и количество офисных документов неустанно растет. Поэтому законодательство РФ очень четко регулирует действующие правила, которых следует придерживаться при уничтожении и архивировании документов.

Компания ОРБ предлагает полный спектр услуг по архивации документов. Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства.

В ходе систематизации наши специалисты отбирают документы, у которых истек срок хранения, чтобы в дальнейшем их уничтожить.

Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.

Архивирование документов включает в себя следующие услуги:

• Исследование состояния всех предоставленных для архивного фонда документов в комплексе.
• Экспертиза практической и научной ценности бумаг с целью установить их подлинные сроки хранения.
• Проведение систематизации документов бухгалтерского, банковского, научно-технического направления, а также бумаг в отношении личного состава.
• Оформление описи дел.
• Выделение тех дел и документов, которые подлежат уничтожению, и составление на этот счет специального акта.
• Архивный переплет.

Выполнение переплета – неотъемлемый этап архивных работ. Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения. Переплет выполняется для документов как постоянного, так и временного либо оперативного (до 5 лет) хранения.

Архивация документов от нашей компании также подразумевает предоставление консультаций в отношении правильного хранения бумаг, периода их подлинности и уничтожения. Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.

Источник: http://orbrm.ru/arhivaciya_dokumentov/

Архивирование документов в организации

В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности. Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.

1995 г.

Порядок архивирования документов в организации

В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами.

Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху. Лист-заверитель Он составляется по установленному порядку.

В нем указываются прописью и цифрами:

1. Количество листов с нумерацией.
2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации.

Лист-заверитель визируется составителем.

Правильная организация архивирования документов

Важно Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением.

Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты).

Архивирование документов

Внимание Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д.

Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис.

Архив документов

Особенности подготовки Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями. Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке.

Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.

Источник: http://rossiz.ru/kak-sozdat-arhiv-dokumentov-v-organizatsii/

Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в течение не менее пяти лет после истечения периода, к которому они относятся, или после последнего периода использования данных документов для составления отчетности.

Конкретные сроки хранения, в частности, устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела.

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.

11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы – по п. 3 ст. 120, ст. 122 или 123 НК РФ.

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

Возможны три основных варианта организации хранения документов:

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть – хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов. Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1)    в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2)    стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

3)    в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4)    хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5)    в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6)    в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

7)    в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов. Обеспечить безопасное хранение документов – хорошо, конечно. Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ. Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа (рис. 1, позиция I). Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа (рис. 1, позиция II) (см. рис. на стр. ).

Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.

Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.

Рис. 1. I – схема нумерации стеллажей (шкафов) в месте хранения, II – схема нумерации полок и отсеков для хранения в стеллаже (шкафу).

Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами: 1, 2 и т. д.

Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения. Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

• наименования документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, от которых документы передаются на хранение;
• период, к которому относятся документы;
• момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;
• код места хранения документов (например, Г-III-2);
• дату принятия документа на хранение;
• дату выбытия документа;
• подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Архив электронных документов: с чего начать?

Электронный документооборот развивается стремительными темпами, и пользователи становятся все более подкованными в области его применения. Но если создание электронного документа у них не вызывает вопросов, то в части хранения остается масса пробелов. Давайте разберемся, как следует создавать документы в электронном виде и как организовать архив электронных документов, чтобы их без проблем можно было открыть и прочесть спустя N-ное количество лет.

Создание электронного документа от А до Я

Рассмотрим два распространенных способа, как создать электронный документ:

1. Создаем электронный оригинал. В этом случае под рукой у нас должно быть подходящее программное обеспечение, поддерживающее нужный пользователю формат. Например, текстовые файлы создаются в привычных нам текстовых редакторах в таких форматах, как .doc, .txt, .rtf и др.
2. Создаем электронную копию с бумажного носителя. Чтобы перевести в электронный вид бумажный документ, нужно его отсканировать. На выходе мы получаем скан – электронное изображение, которое можно открыть в любом графическом редакторе и программах, поддерживающих форматы .tiff, .jpeg, .png и др.

Создание электронного документа – это первый шаг на пути к безбумажному будущему, и с ним у большинства из нас никаких проблем не возникает. Второй шаг – правильное хранение документов, созданных с помощью средств компьютерной обработки информации, и здесь уже существует ряд сложностей.

Архив электронных документов: для чего он нужен?

Впервые о необходимости архива электронных документов государственные деятели заговорили в 2010 году. Еще тогда на заседании, посвященном перспективам развития архивного дела, глава Администрации Президента Сергей Нарышкин отметил, что прием электронных документов на хранение должен стать одним из приоритетных векторов в развитии архивного дела.

С тех пор прошло чуть менее 5 лет, однако ситуация с долговременной сохранностью электронных документов (далее – ЭД) остается весьма спорной. Многие эксперты рынка ЭДО сходятся во мнении, что основная причина, тормозящая развитие электронных архивов, – невозможность быстрого переоснащения текущих бумажных. Это требует серьезных финансовых, кадровых, временных и других ресурсов.

Задачи, которые решает архив электронных документов

1. Теоретически в архиве может сохраняться юридическая значимость ЭД. Это значит, что документы будут иметь свою доказательную силу в течение долгосрочного периода времени и к ним можно будет обращаться в случае проверок.
2. В электронном архиве, в отличие от бумажного, быстрее и проще найти искомую информацию.

   Если сейчас, обращаясь в архив за справкой, мы можем потратить до нескольких дней, то в «архиве будущего» поиск данных сокращается до считанных минут, а то и секунд.

3. В коммерческих организациях, таких как банки или страховые, создание электронного архива документов позволяет не только сократить количество бумаги, тем самым уменьшив финансовые издержки, но и ускорить обслуживание клиентов, повысив их лояльность.

   Кроме того, в архиве электронных документов исключены потери. Для коммерческих структур, равно как и для государственных учреждений, это является ценным аргументом.

Разумеется, для хранения электронных документов требуются определенные условия, исключающие несанкционированный доступ к информации, обеспечивающие читабельность документов на протяжении всего периода хранения и т.д.

Если спустя много лет к документу обратятся, при нем должны сохраниться: данные, позволяющие установить дату создания, отправления или получения; информация об электронной подписи, назначении ЭД и его происхождении.

При этом не стоит забывать, что у ряда ЭД сроки хранения четко обозначены в законе. Для ознакомления с ними рекомендуем прочитать статью Ивана Агапова.

Архив электронных документов в организациях

Обладая определенными знаниями и имея необходимое техническое оснащение, компании могут сами организовать у себя электронные архивы.

В 2013 году при поддержке Федерального архивного агентства были выпущены Рекомендации, касающиеся в том числе и создания электронных архивов в организациях. В данных рекомендациях ЭД приравнивается к единице учета и, прежде чем поступить на архивное хранение, он должен пройти через несколько этапов:

• регистрацию в информационной системе (далее – ИС) организации,
• включение в состав электронного дела,
• переконвертацию в нужный формат (в данном случае PDF/A-1),
• запаковывание в ZIP-архив вместе со всеми метаданными.

Согласно все тем же Рекомендациям в частный архив электронных документов могут быть переданы только документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Электронные документы с разрешенным сроком хранения меньше 10 лет можно беспрепятственно хранить в ИС.

Есть ли будущее у архива электронных документов?

Хочется надеяться, что есть. Во всяком случае уже сейчас можно утверждать, что определенные попытки в сторону организации архивов ЭД предпринимаются, и их немало. Тем не менее со стороны государства никаких законодательных инициатив пока не последовало. И в этом, наверное, заключается основная причина затянувшегося перехода на долгосрочное хранение электронных документов.

В СМИ, однако, время от времени проскальзывают оптимистичные новости. Так, в октябре 2014 года в прессе появилось сообщение ИТ-журналиста Андрея Колесова о том, что существуют некие планы по созданию федеральной государственной информационной системы «Электронный архив», и якобы Минкомсвязи РФ даже разработало проект закона в части обеспечения хранения электронных документов. Какие очертания примут в итоге эти планы неизвестно, остается только ждать.

Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Источник: https://www.synerdocs.ru/6318431.aspx

Архивирование документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

• документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
• если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
• структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
• если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

• индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
• заголовок;
• число единиц хранения;
• срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
• примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

• документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/arhivirovanie-dokumentov-v-organizacii/

Что учесть при создании электронного архива документов #электронный архив #СЭД #ECMJ

Количество электронных документов растёт, а длительность их использования вынуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Именно поэтому в последние годы всё чаще говорится о создании безбумажных архивов.

Раньше сдача электронного документа (ЭД) в архив ограничивалась тем, что в его реквизитах указывали, к какому делу он относится.  Но сами электронные документы продолжали хранить в системе электронного документооборота (СЭД). В архив передавали либо бумажные экземпляры, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

В этой статье поговорим о другом – создании архивов электронных документов, для которых бумажных экземпляров не существует. И ещё одно условие – на протяжении всего срока хранения нужно обеспечивать сохранность и юридическую значимость оригиналов, переданных в архив. 

Чтобы успешно организовать электронный архив, нужно решить организационные и технические вопросы. А для начала изучить два методических момента:

●   Что из себя представляет сдача электронного документа в архив?

●   Как подготовиться к созданию такого архива?

Требования к архиву электронных документов

Архивисты знакомы с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Минкультуры).

Если рассматривать правила обобщённо, то они говорят о том, что передача ЭД в архив несильно отличается от истории с бумажными документами. И это усыпляет бдительность специалистов. Хотя в реальности это не совсем так! Дело в том, что у электронных и бумажных документов есть большие различия. Главное из них зафиксировано в определении ЭД:

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче электронных документов в архив.  Но не только это… 

Сам подход к работе с ЭД отличается от процессов с бумагами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным экземпляром каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если взаимодействие с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы: в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (то есть дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

●   проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления документов в архив;

●   определить, где будут храниться ЭД;

●   уточнить момент передачи ЭД в архив;

●   зафиксировать формат передачи документов;

●   сформировать дела;

●   передать ЭД на хранение.

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды электронных документов

Первое, с чего нужно начать, – уточнить, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это поможет определить специфические требования, которые нужно предъявить к хранению электронных документов и сформировать с их учётом номенклатуру дел (НД). 

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные и бухгалтерские документы и т.д. Они не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками. 

Фиксируем системы-источники  

Типичная ситуация: в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются документы. Каждая система определяет формат документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой электронной подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения. Кроме того, один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах.

Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант – изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Уточняем, где хранить электронные документы

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той системе, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения электронных документов использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение электронных документов?» остается актуальным. 

Альтернатива использованию оперативных ИС для хранения – выделение в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

●   можно разгрузить хранилища оперативных ИС;

●   получится организовать длительное хранение документов по единым требованиям;

●   сокращается стоимость хранения;

●   снижаются требования к SLA;

●   проще работать архивариусам и делопроизводителям.

Если принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи документа в архивную систему

Электронный документ, создаваемый и поступающий в организацию, обрабатываются в одной их информационных систем. С ним идёт активная работа. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит его дополнение метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.).

После завершения работы с документом возникает период, на протяжении которого вероятность и частота обращений к нему остаются высокими – документ остаётся востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские – после завершения отчётного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Выяснив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, нужно ответить вопрос: Какую информацию по ним будем передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате? 

В упомянутых выше «Правилах» прописаны следующие требования к составу контейнера электронного документа:

●   он сам в исходном формате и информация о его подписании;

●   метаданные; 

●   копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность его воспроизводимости на протяжении срока его хранения.

Однако остается много вопросов на усмотрение самой организации. Например, какие метаданные передавать по документу? В зависимости от его вида они могут содержать не только реквизиты, но и другую «полезную» информацию, отражающую ход исполнения, согласования документа и т.д..

Формирование дел

Хранение ЭД в системе упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов.

Это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Они позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать электронные документы в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел отразятся все виды документов, которые есть в организации, в том числе и электронные.

Также потребуется немного пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учётом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будут предварительно формироваться дела.

При этом большинство систем организации, например, бухгалтерские и учетные, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «Как тогда сформировать дела?»

Возможно два варианта:

1.     Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача документа в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Здесь приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

2.     Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приёма. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатура дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника является СЭД.

Процесс перевода дел в архив

Как только дела сформируются, электронные документы можно отправить в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами можно реализовать как в СЭД, так и в архивной системе – запуском специальных сценариев (в несколько кнопок).

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение электронных документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного безбумажного хранения, в том числе долговременного, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (как источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи электронных документов в архив организации необходимо решить ряд задач:

1.     Методические:

●   разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество документов переводят в электронный вид;

●   пересмотр нормативной документации с учетом особенностей ЭД;

●   создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов. 

2.     Организационные:

●   определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями;

●   обеспечение исполнения разработанных НПА.

3.     Технические:

●   обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер; 

●   организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки систем-источников. 

Следующие шаги возьмёт на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:

●   ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;

●   обеспечить сохранность всех документов организации, в том числе временного, до 10 лет, срока хранения; 

●   снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также стоимость хранения документов за счёт меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

И наконец, не забывайте: архивное хранение электронных документов – это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.

Алексей Микрюков, аналитик Directum 

Источник: GlobalCIO

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Chto-uchest-pri-sozdanii-ehlektronnogo-arkhiva-dokumentov.aspx

Правила архивирования документов в организации :

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами.

Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации.

Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Нюансы создания архива

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

• документация передается в архив только по описи;
• если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
• каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
• если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

• первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
• при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
• производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
• ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
• производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
• разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
• если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
• на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
• формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
• делаются каталоги дел, распределенных по типу;
• все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

• индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
• наименование дела;
• число бумаг, хранящихся в папке;
• срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
• разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

• указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
• приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
• перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
• вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
• указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

• помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
• в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
• размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
• устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
• между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
• длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
• дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

• первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
• производится описание документов и непосредственного дела;
• проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
• при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Источник: https://BusinessMan.ru/pravila-arhivirovaniya-dokumentov-v-organizatsii.html