Где должна храниться печать организации?

В этой статье:

Содержание
  1. У кого должна храниться печать организации
  2. Кто на предприятии должен вести «Журнал учета печатей и штампов»?
  3. ЖУРНАЛучета печатей и штампов
  4. АКТ N _______ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА) ОРГАНИЗАЦИИ
  5. Образец приказа о печати предприятия
  6. Использование, хранение, учет печатей и штампов
  7. Как использовать печати в организации
  8. Основные виды печатей
  9. Как использовать штампы в организации
  10. Как хранить печати и штампы
  11. Как вести учет печатей и штампов
  12. Замена и приобретение печатей и штампов
  13. Кто несет ответственность за печати и штампы
  14. Где должна храниться печать организации?
  15. Использование и хранение печатей и штампов
  16. Учет печатей и штампов
  17. Утрата печати или штампа
  18. Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
  19. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом начальника
  20. Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
  21. ЖУРНАЛ учета печатей и штампов
  22. Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации
  23. У кого должна храниться печать организации?
  24. Как использовать печати в организации
  25. Печати в государственных организациях
  26. Печати в коммерческих организациях
  27. Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями
  28. Как использовать штампы в организации
  29. Как хранить печати и штампы
  30. Как вести учет печатей и штампов
  31. Где должна храниться печать организации
Рекомендуем!  Как списать электроинструмент в организации?

У кого должна храниться печать организации

Где должна храниться печать организации?

› Юридические ответы

12.03.2020

Как известно, гербовая печать является достаточно важным элементом для любого государственного предприятия. Используется она с целью заверения целого ряда документов. Именно по этой причине хранение гербовой печати поручается определенным лицам, которые будут нести полную ответственность за ее сохранность. Далее более подробно поговорим о том, как и у кого должна хранится гербовая печать. Порядок хранения гербовой печати утверждался законодательно. Поэтому, его должны придерживаться все государственные организации, имеющие в своем распоряжении гербовую печать.

Хранение гербовой печати требует выполнения следующих правил: — гербовые печати как в рабочее, так и в нерабочее время должны храниться в сейфах, металлических шкафах или же в ящиках (хранить гербовые печати в других местах, а также передавать их людям, которые не несут за них никакой ответственности, запрещается); — правильность, место, а также наличие гербовых печатей проверяются работниками специального отдела не реже одного раза в год (результаты проверки фиксируются в специальном акте. Контроль за наличием печати возлагается на руководителя подразделения);

— в случае хищения или утраты печати ответственный за использование, а также установку оттиска незамедлительно сообщает руководителю предприятия о случившемся.

В том случае, если факт утраты и потери гербовой печати утвержден, она больше не будет считаться действительной. Те печати, которые пришли в негодность, заменяются новыми. Старые изделия должны быть уничтожены в срок не более чем, три дня после получения новых печатей. Акты об уничтожении печатей хранятся на протяжении трех лет у того работника, который несет за них ответственность. После чего документация уничтожается в определенном порядке.

Благодаря этим правилам можно добиться пусть и не максимальной, но необходимой сохранности гербовой печати, что является очень важным. Хранение гербовой печати – важная часть ее использования. В том случае, если все вышеизложенные правила выполняются, можно не переживать о ее сохранности и подлинности.

Кто на предприятии должен вести «Журнал учета печатей и штампов»?

Например, Временной инструкцией по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденной приказом Федеральной регистрационной службы от 14.06.2005 № 77 , установлено:

8.1.8. Изготовление всех печатей и штампов осуществляется централизованно через Управление делами и делопроизводства. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и визируются в Управлении делами и делопроизводства на предмет проверки соответствия эскизов требованиям ГОСТа.

Управление делами и делопроизводства ведет общий учет имеющихся в Росрегистрации и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков.

В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку государственным гражданским служащим, персонально ответственным за их использование и хранение. На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка “Для служебного пользования”, листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Журнал учета и выдачи печатей, штампов, ключей от сейфов и металлических шкафов (Форма-62)

ЖУРНАЛучета печатей и штампов

Оттиск печати (штампа)

Наименование подразделения, должность и фамилия получателя

Роспись в получении, дата

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

АКТ N _______ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА) ОРГАНИЗАЦИИ

Печать(штамп) организации: ______________________________________________
(организационно-правовая форма

и наименование организации)
ОГРН N ______________________ уничтожен(а) в связи с _______________

__________________________________________________________________ (указать причину: изменение наименования, __________________________________________________________________ организационно-правовой формы, износ и т.д.) __________________________________________________________________ Печать(штампа) уничтожил (Ф.И.О.)

__________________________________________________________________

Место и время уничтожения печати _________________________________

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:

Подписи членов комиссии

____________ /________/
(подпись)

____________ /________/
(подпись)

____________ /________/
(подпись)

____________ /________/
(подпись)

«___» _________ 200__ г.

ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ:

Образец приказа о печати предприятия

Об организации работы
с печатью отдела кадров фирмы

В целях оптимизации работы с кадровой документацией в ООО «РАДУГА»

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Наделить отдел кадров ООО «РАДУГА» правом иметь круглую печать с указанием фирменного наименования организации и указанием по середине поля слов «отдел кадров». 2. Уполномочить начальника отдела кадров Иванова Ивана Ивановича в срок до 1 апреля 2010 г. подготовить и согласовать с генеральным директором ООО «РАДУГА» эскиз печати отдела кадров. 3. Установить местом постоянного хранения печати отдел кадров.

4. Обязать завхоза Андреева Алексея Степановича осуществить покупку и установку сейфа для хранения печати отдела кадров.

5. Назначить начальника отдела кадров Зотова О.А. ответственным за сохранность печати отдела кадров, наделив его правом иметь ключ и доступ к сейфу, где хранится печать отдела кадров. 6. Запретить использование печати отдела кадров сотрудниками, не являющимися специалистами отдела кадров. 7.

Разрешить использование печати отдела кадров только в помещении, занимаемом отделом кадров. 8. Установить право использования печати отдела кадров для заверения подписей сотрудников отдела кадров, а также генерального директора ООО «РАДУГА» на документации, перечисленной в пункте 9 настоящего приказа. 9.

Печать отдела кадров ООО «РАДУГА» проставляется на следующей кадровой документации: — … — …

10. Довести настоящий приказ до сведения всех работников фирмы.

Источник: https://veles-opt.ru/info/u-kogo-dolzhna-hranitsja-pechat-organizacii/

Использование, хранение, учет печатей и штампов

Где должна храниться печать организации?

После вступлений в силу 10.01.2011 г. Постановления КМУ №1216 от 29.12.2010 г. и Приказа МВД №5 от 09.02.2011 г. были внесены изменения в Приказ МДВ №17 от 11.01.1999 г., который регламентировал получение разрешений на изготовление печатей и штампов, а также описывал требования и условия по их изготовлению, эксплуатации и уничтожению. У многих наших заказчиков возникают вопросы, связанные с использованием печатей и штампов. Компания MARCONE решила помочь разобраться своим клиентам в основных вопросах. Итак:

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.).

Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

ВАЖНО ЗНАТЬ:• Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы;

• Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (дополнительные, простые).

Печати в коммерческих организацияхВ негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати.

Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями
В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);• архивные справки;• архивные копии;• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.

);• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);• исполнительные листы;• командировочные удостоверения;• нормы расхода;• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.

);• положения об организациях;• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);• соглашения;• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);• спецификации (изделий, продукции и т.д.

);• титульные списки;• удостоверения;• уставы организаций;

• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:• для заверения справок;• на копии документов;• на выписки из документов;

• учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:• угловой (адресный);• регистрационный;• ограничения права доступа;• с реквизитами организации;

• маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (40х60 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампыиспользуются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы в журнале учета печатей и штампов.Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:• время и место уничтожения;• состав комиссии;• основание уничтожения печатей и штампов;• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;• способ уничтожения;• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Если у Вас еще остались вопросы звоните нам (067) 6391188 и (050) 7160602. Мы с радостью ответим на Ваши вопросы и поможем сделать правильный выбор!

    Распродажа!Акция! Специальное предложение для всех новых …₴ 400 ₴ 350.00В корзинуМногоцветная печать — это отличный способ …₴ 320.00В корзинуРаспродажа!Акция! Специальное предложение для всех новых …₴ 465 ₴ 450.00В корзинуРаспродажа!СУПЕРЦЕНА! Специальное предложение для всех новых …₴ 330 ₴ 269.00В корзинуФаксимильный штамп – это точная копия подписи, …₴ 200.00В корзинуШтамп размером 38 х 14 мм является …₴ 90.00В корзинуШтамп размером 47 х 18 мм является …₴ 120.00В корзинуШтамп размером 60 х 40 мм является …₴ 200.00В корзинуЭкслибрис (от лат. ex libris из книг) — книжный …₴ 60.00В корзину

Источник: https://marcone.com.ua/ispolzovanie-hranenie-uchet-pechatej-i-shtampov/

Где должна храниться печать организации?

Где должна храниться печать организации?

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательная печать. Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати.

В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д.

Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счетов-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.

2001 N ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе.

Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. При утрате основной печати организации и круглой печатей структурных подразделений руководитель организации должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности.

Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Утрата печати или штампа

В случае утраты печати и штампа руководители учреждений, предприятий, организаций обязаны дать объявление об этом в местной печати.

Изготовление печатей и штампов, взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления.

Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей ( штампов ) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати и штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом начальника

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается начальником.

В акте должно быть указано: время и место уничтожения; состав комиссии; основание уничтожения печатей и штампов ; наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов ; способ уничтожения; заключение комиссии о приведении печати ( штампа ) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати ( штампа ) в журнал учета.

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов

N п/п Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления Оттиск печати (штампа) Наименование подразделения, должность и фамилия получателя Роспись в получении, дата Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки
1 2 3 4 5 6

Продолжение

N п/п Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата Отметка об уничтожении, номер акта и дата Примечание
1 2 7 8 9

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Источник: https://thlshop.com/gde-dolzhna-hranitsya-pechat-organizatsii/

У кого должна храниться печать организации?

Где должна храниться печать организации?

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

  • акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
  • архивные справки;
  • архивные копии;
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
  • заключения и отзывы;
  • заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
  • положения об организациях;
  • представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов). 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Источник: https://vash-advocate.ru/u-kogo-dolzhna-hranitsya-pechat-organizatsii/

Где должна храниться печать организации

Где должна храниться печать организации?

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательная печать. Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати.

В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д.

Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счетов-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.

2001 N ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий