Что такое представительские расходы организации?

Представительские расходы — это какие расходы?

Представительские расходы – это расходы на представителя? Вполне логичный вопрос. Особенно если вы не бухгалтер или руководитель. Даже рядовым сотрудникам будет полезно знать, что это такое и для чего нужно.

Подробное определение

Представительскими расходами называют средства, потраченные фирмой, предприятием или организацией на проведение официальных встреч, приемов, переговоров, цель которых – установление сотрудничества на взаимовыгодных условиях.

Копания X хочет заключить договор о поставках продукции с Фирмой Y. Для этого нужно, чтобы представители Y приехали к X, которой нужно подготовить и провести встречу. Финансовые затраты на организацию и будут считаться представительскими расходами (далее – ПР).

Эти расходы учитываются в бухгалтерских отчетах, так как они играют роль при снижении налогооблагаемой базы. Но их размер строго оговорен и составляет не более 4% от расходов на оплату труда. Это значит, что тратить средства и проводить их в качестве ПР нужно очень ограничено.

Очень важно правильно документально оформлять каждое мероприятие, подразумевающее ПР. Должны быть распоряжения о дате, времени и месте мероприятия (при чем место может быть любым, законодательно это никак не оговорено).

Если сотрудник отправлен в командировку, нужны все необходимые документы и последующий отчет. Если были заключены соглашения, договоры – все это также должно быть отражено в отчете. Налоговые органы должны понять, что средства потрачены не просто так.

Строгого перечня документов, необходимых для подтверждения ПР, нет. Но в любом случае, помимо указания места и времени проведения мероприятия, отчет должен включать следующие позиции: программа и количество участников (и приглашенных гостей, и представителей принимающей фирмы).

Полноту картины создадут еще два нюанса: в приказе о проведении мероприятия лучше всего указать количество участников (с принимающей стороны), оно должно совпадать с цифрами в отчете, расходную смету. Все это должно быть подписано руководителем.

Что входит в состав ПР

Прежде всего в состав ПР входят траты на проведение переговоров с сотрудниками, представляющими другие организации (с юридическими лицами), а также и с частными клиентами (хотя с ними дело обстоит сложнее: с законодательной точки зрения нужно четко обосновать, что встреча с частным лицом и расходы на ее имели целью сотрудничество и получение прибыли).

При этом (что очень важно) не имеет значения, являются ли клиенты (и физические, и юридические) действительными или потенциальными партнерами.

Если же говорить о законодательстве, то по налоговым правилам, зафиксированным в Налоговом кодексе РФ (статья 264 пункт 1 и 2), к ПР следует отнести:

• расходы на завтраки и обеды (или аналогичные мероприятия) лиц, участвующих в переговорах (заседании) с обеих сторон;
• затраты на транспорт (доставка к месту официальной встречи и обратно);
• буфетные расходы во время мероприятия;
• плата за услуги переводчика, при встречах с иностранными делегациями (если, конечно, переводчик не является штатным сотрудником);
• аренда помещений и оборудования.

С одной стороны, формулировки НК РФ предельно ясны, но с другой возникает ряд вопросов и проблем, четкое понимание которых позволит избежать проблем с налоговыми органами в будущем.

Буфетное обслуживание

Предполагается ли в данном случае наличие буфета? Не совсем. Все гораздо проще – это любые напитки (в том числе и алкогольные) во время небольших перерывов. Соки, чай, кофе, минеральная вода – все это «буфет». Но есть и нюансы. Кофе или чай, предложенный клиенту секретаршей в обычной обстановке нельзя считать в числе ПР. Это важно помнить.

Подарки контрагентам

Кто такой контрагент? Его представляет другая сторона соглашения, партнер. При этом контрагентами также могут быть как юридические, так и физические лица. Можно ли дарить им подарки во время официального мероприятия или на праздники, например, новый год? Вернее, можно ли вносить траты на подарки в перечень ПР? Нет, нельзя. Потому что НК РФ не признает в качестве представительских расходы на развлечения, отдых или лечение.

Но есть одно «но». Если вы во время официальной встречи преподнесете своим контрагентам или представителям компаний-партнеров сувениры с символами (эмблемы, логотипы и т.д.) организации, то затраты на их изготовление или приобретение можно учитывать, как ПР.

Но если речь идет о бюджетной организации, как быть в этом случае? Принцип действия примерно такой же, как и перечень представительских расходов. Законодательно бюджетные средства имеют строго обозначенные цели использования и потратить их на что-то другое (не соответствующее целям) – нельзя. Поэтому каждой бюджетной организации выделяется часть средств, которые можно тратить на ПР. Либо мероприятие может быть организовано на внебюджетные средства.

Учет ПР точно такой же, как и во всех других случаях. Сотрудник, находящийся в официальной командировке (со всеми соответствующими документами), может использовать средства для представительских расходов, но только если эти траты обоснованы и имеют деловой характер. Например, потратить средства на посещение аквапарка, музея и т.п. и учитывать их как представительские нельзя.

Важный нюанс, если приглашающая сторона оплачивает проезд представителю другой компании, эти средства не будут учтены как ПР. Вы можете потратиться лишь на транспорт лишь до места проведения встречи.

Списание алкоголя

Министерство финансов считает, что траты на алкогольную продукцию при проведении официальных встреч или переговоров можно учесть в качестве ПР. Налоговые органы считают наоборот.

Может появиться ситуация, когда проверяющий орган потребует убрать траты на алкоголь из списка представительских расходов. Но в таких случаях можно смело обращаться в суд.

Главное, чтобы все траты были документально оформлены, а встреча носила официальный характер, потому что покупка алкоголя для проведения корпоративов или праздников в представительских расходах однозначно учитываться не будет.

Даже если случилось так, что договоренность в итоге не была достигнута, расходы все равно могут быть учтены, потому что налоговое законодательство не проводит прямой связи между расходами и результатами встречи. Но одно условие должно быть точно соблюдено – контрагенты должны приехать на встречу.

На первый взгляд все это может показаться очень сложным и запутанным. На самом деле это не так. Налоговый кодекс РФ очень четко оговаривает перечень представительских расходов (он является закрытым), поэтому спорных вариантов здесь не так уж и много. Строгое следование законодательным нормам всегда предпочтительнее и обезопасит от возможных проблем.

Дополнительная информация представлена в данной видео-статье.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/buh/plan-schetov/passivy/predstavitelskie-rashody.html

Что такое — представительские расходы организации — Предприятие Инфо

Представительские расходы

Лектор: ПОЛЯКОВА Елизавета Вячеславовна, старший консультант по налогообложению и бухгалтерскому учету АКГ «Интерком-Аудит»

Попытаюсь своим семинарам облегчить работу бухгалтеров с представительскими расходами. Только на первый взгляд это давно обкатанный вопрос. Несмотря на то, что в НК РФ по этим видам расходов ничего уже который год не меняется, представительские расходы – до сих пор животрепещущая тема.

Представительские расходы: гуляем для дела

Я как лектор и аудитор знаю, насколько много у компаний сомнений в отношении «представительности» тех или иных затрат. Расскажу, как рассеивать такие сомнения: какие расходы точно нельзя назвать представительскими, на что чиновники стали смотреть лояльнее, и какие документы помогут обосновать перед инспекторами расходы.

Что НК РФ говорит о представительских расходах

Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет.

И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода учитываются как прочие в размере, который не превышает четырех процентов от расходов на оплату труда за этот же период.

Начнем с перечня затрат, которые признаются представительскими. Пункт 2 статьи 264 НК РФ говорит, что представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей другой компании, участвующих в переговорах.

Далее кодекс описывает цель, которая необходима для признания расходов представительскими. Такой целью считается установление, поддержание взаимного сотрудничества. То есть предполагается, что компания может пригласить на мероприятие как будущего предполагаемого партнера, так и старого, для того, чтобы укрепить с ним сотрудничество.

Также к представительским расходам НК РФ относит официальный прием и (или) обслуживание участников, которые прибыли на заседание совета директоров.

Помимо этого, к представительским расходам по пункту 2 статьи 264 НК РФ относится транспортное обеспечение участников мероприятия к месту его проведения, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчика, который не состоит в штате компании.

Место проведения мероприятия значения не имеет. Расходы можно признавать представительскими не только для сотрудников другой компании, но и работников самого налогоплательщика.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А можно отнести к представительским расходы на проведение переговоров с индивидуальными предпринимателями, потенциальными заказчиками компании?

Источник:

Что такое представительские расходы и что к ним относится?

Исправно вести бухгалтерию, включая учёт накладных расходов и валовых доходов, — обязанность каждого хозяйствующего субъекта, независимо от формы организации и числа сотрудников.

Особое внимание следует уделять статьям, отражающим затраты: часть из них может быть возвращена предпринимателю в виде вычета из налогооблагаемой базы.

К таким расходам относятся и представительские — редко встречающиеся у индивидуальных предпринимателей и мелких компаний и составляющие существенные суммы у предприятий среднего и крупного бизнеса.

Учёт представительских расходов не так сложен, как может показаться: поставить их на баланс проще, чем написать хороший пресс-релиз или уникальное коммерческое предложение. Ниже будет рассказано, какие именно затраты относятся к этой статье и с помощью каких документов их можно подтвердить.

Что такое представительские расходы?

Представительские расходы — это, в соответствии со статьёй 264, пунктом 2 Налогового кодекса, осуществляемые наличным или безналичным путём денежные траты, возлагаемые налогоплательщиком на себя и непосредственно связанные с приёмом и обслуживанием в рамках мероприятия представителей других коммерческих и некоммерческих структур.

Представительские расходы — бухгалтерский термин, используемый при оптимизации налогообложения

Целью представительских расходов может быть налаживание, поддержание или возобновление деловых связей.

Номинально к ним можно причислить любые траты, сопровождающие организацию деловых встреч; на практике же решать, что относится к представительским расходам, совместными усилиями предстоит предпринимателю и налоговому инспектору.

Само по себе включение в графу «Представительские расходы» лишних пунктов не является правонарушением: проверить правильность отчёта — обязанность ИФНС, а предприниматель невиновен до тех пор, пока не уклоняется от уплаты налогов. Не карается и неиспользование этой графы: право на получение налоговых льгот и вычетов — заявительное, и владелец бизнеса может в любой момент от него отказаться, выплачивая налоги в полном объёме.

Что относится к представительским расходам?

В соответствии с первым абзацем пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам могут быть отнесены:

1. Затраты на организацию и проведение официальных мероприятий для различных представителей: презентаций, конференций, деловых завтраков или обедов и так далее. Никаких указаний относительно места и времени проведения приёма в Налоговом кодексе не содержится: это может быть производственный цех, офис компании, кафе, ресторан или бизнес-центр, утром, днём или вечером, в будни или выходные. Критерия всего два: заявленные расходы несет сам налогоплательщик (не филиалы и не третьи лица), а мероприятие носит сугубо официальный характер — никаких дружеских встреч не допускается. В соответствии со вторым абзацем того же пункта той же статьи к представительским не относятся расходы, связанные с организацией отдыха, развлечений или лечения гостей. Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговым инспектором, следует остерегаться проведения встреч в заведениях явно развлекательной направленности вроде кинотеатров, бань и саун, а также в санаториях — если только учреждение не принадлежит самому налогоплательщику. В последнем случае проведение приёма на своей территории совершенно оправдано и не может служить основанием для отказа в учёте представительских расходов. Кроме того, в статью нельзя включать траты на приобретение сувениров и дипломов, оформление помещения для встречи и дополнительные развлекательные мероприятия, непосредственно не связанные с официальным приёмом.
2. Затраты на доставку представителей к месту проведения встречи, где бы оно ни находилось, и обратно. В виду (согласно Письму Министерства финансов №03-03-06/1/796 от 1 декабря 2011 года) имеются только расходы на перевозку гостя из точки текущей локации в конечную: включать в статью железнодорожные, авиа- или автобусные билеты, такси до гостиницы и проживание в ней (и тем более оформление визы) нельзя.
3. Затраты на приобретение продуктов и напитков, предлагаемых представителям во время официальной части приёма, вне зависимости от времени суток и места проведения. Включать в статью расходы на алкоголь как часть угощения можно, а вот на продукты, предлагаемые вне мероприятия (даже если гости уже сидят в приёмной) — не разрешается.
4. Затраты на оплату труда переводчика для обеспечения должного качества общения с представителями — иностранными подданными. Включать расходы в статью представительских можно, если переводчик не состоит в штате организатора приёма: своих сотрудников в отчёте учитывать нельзя.

Как подтвердить представительские расходы?

В соответствии с Письмом Министерства финансов №03-03-Р3/16288 от 10 апреля 2014 года (в Налоговом кодексе подробности отсутствуют) представительские расходы могут быть подтверждены с помощью:

• первичных (исполнительных и платёжных) документов: договоров, актов приёма-передачи товаров, услуг и работ, накладных, квитанций, чеков и расписок;
• документов, позволяющих установить однозначную связь между сделанными тратами и организованной для представителей встречей: чаще всего это отчёт о проведённом мероприятии, бланк которого можно разработать самостоятельно или скачать в Интернете; чуть реже — приказ о проведении мероприятия и смета расходов.

Как представительские расходы отражаются в отчётах?

Поскольку бланк отчёта о представительском мероприятии разрабатывается налогоплательщиком самостоятельно, расходы могут приводиться в документе в виде простого, нумерованного или маркированного списка, таблицы или даже диаграммы — в любой доступной для понимания форме.

Структура отчёта должна включать следующие разделы:

• дата, место и время проведения встречи;
• список участников;
• цель организации приёма;
• приблизительная программа мероприятия с разбивкой по времени;
• итоги встречи;
• затраты — по каждой статье и суммарные;
• иные имеющие отношение к делу факты.

Подводим итоги

Представительские расходы — это, как и нефинансовые активы, бухгалтерский термин, используемый при оптимизации налогообложения.

Относятся к этой категории затраты, непосредственно связанные с организацией и проведением приёмов и встреч.

Расходы на проживание в гостинице, оформление виз для иностранных гостей и развлекательные программы, не включённые в официальную часть, относить к представительским нельзя.

Подтверждением сделанных трат могут служить первичные документы (договоры, акты, квитанции и чеки) и бумаги, позволяющие установить прямую связь расходов с представительским мероприятием.

К последним относятся отчёты о встречах и приёмах.

Форма отчёта, как и очерёдность вычисления амортизации, не регламентирована; главное, чтобы на его основании налоговый инспектор мог сделать вывод о понесённых налогоплательщиком (принимающей стороной) расходах.

Источник:

Представительские расходы – что к ним относится

Представительские расходы – это расходы, связанные с такой деятельностью предприятия, как проведение встреч с партнерами и представителями других компаний, специалистов, потенциальных клиентов или поставщиков.

Они могут располагаться как в том же городе, что и предприятие, так и находится в другом регионе и даже государстве.

Что к ним относится

Согласно налоговому законодательству (п.2 ст. 264 НК РФ) к представительским расходам относятся:

• транспортные расходы;
• расходы на организацию форумов, совещаний в том числе оформление залов, установка соответствующего оборудования. Например, установка медиапроектора для проведения презентаций;
• оплату банкетов, деловых ланчей и праздничных обедов;
• расходы на покупку билетов на концерты, музеи;
• расходы на организацию выставок, выступлений и лекций.

Это перечень основных видов расходов. К ним не относят траты на покупку подарков, сувенирной продукции гостям. Товары, приобретенные членами отправляемой делегации для себя, расходы на проживание и личные нужды. То есть, сюда не должна входить оплата лечения или отдыха, не предусмотренного программой деловой встречи.

В налоговом учете

Использование статьи представительских расходов дает возможность снизить размер налогооблагаемой прибыли, поэтому налоговые органы внимательно относятся к ее содержанию, так как нередко недобросовестные бизнесмены используют ее, чтобы утаить часть прибыли от налогов.

Для того чтобы не было проблем с налоговыми службами необходимо представить в ФНС отчет и чеки, подтверждающие факт понесенных расходов. Документ должен быть подписан руководителем.

Сумма расходов не должна превышать 4% от суммы заработной платы на предприятии. Она берется за тот период, в котором были понесены расходы. Если они превышают этот установленный лимит, их можно перенести на следующий период.

Например, в июне были произведены представительские расходы в размере 60 тыс. рублей, а месячный фонд заработной платы составляет 500 тыс. рублей.

В бухгалтерском учете

В отличие от налогового, в бухгалтерском учете они учитываются сразу же, как только возникли и списываются на счет «Прочие доходы и расходы».

Бухгалтер составляет проводки исходя из того, на какие товары и услуги были израсходованы средства. А это во многом зависит от вида деятельности предприятия и целей деловых поездок и встреч, а также принятой на предприятии системы бухгалтерского учета и плана счетов.

Кем регламентируется

Представительские расходы, способы их определения и учета регламентируют сразу тремя ведомствами: Министерство финансов, антимонопольная служба (ФАС) и налоговая служба (ФНС). Их указы и решения не всегда однозначны, а нередко противоречат друг другу, когда одно ведомство запрещает, а другое поощряет относить расходы к определенной статье.

Это с одной стороны создает путаницу, с другой – дает возможность списать на эту статью расходы, которые одно из ведомств считает представительскими. Ссылаясь на его авторитет, можно добиться поблажек.

Но если предприятие не тратит средства на те товары и услуги, которые вызывают разногласия или подозрения у налоговых служб, то можно и обойтись без помощи профессионального юриста, хотя бы до тех пор, пока ФНС не предъявила претензий по поводу тех или иных расходов и соотнесения их на счет представительских.

Важен ли результат при подготовке отчета

Любая деловая встреча, совещание, приглашение специалистов, организация форумов и производственных выставок, зарубежных поездок, всегда подразумевает, что предприятия, которые тратят средства на представительство, должна принести какую-нибудь отдачу.

Источник: https://gyroscooter-72.ru/otchetnost/chto-takoe-predstavitelskie-rashody-organizatsii.html

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов. Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций. Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью. Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты.

В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты. На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя. Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков. Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют.

Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов. Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы.

Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы. Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/