Правильное оформление реквизита гриф утверждения документа

Одним из реквизитов, придающих доку­менту юридическую силу, является «Гриф утверждения».

Утверждение — это особый способ удо­стоверения документа после его подписания.

В отличие от реквизитов, обозначающих авто­ра документа (реквизитов бланка), реквизи­тов «Подпись», «Дата» и «�ндекс», которые применяются при оформлении всех организа­ционно-распорядительных документов, «Гриф утверждения» является дополнительным удо­стоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как пра­вило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверж­дению, который приведен в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других цен­тральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Согласно данной Примерной инструкции утверждению подлежат:

1. Акты (проверок и ревизий, приема закон­ченных строительством дел, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликви­дации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, мате­риально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное стро­ительство; на проведение научно-исследова­тельских, проектно-конструкторских и техно­логических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

5. �нструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проекти­рования; численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельно­сти, командировках, научно-исследователь­ских работах и т.д.).

8.

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предпри­ятий, на которые распространяются опреде­ленные льготы; типовых документов, образу­ющихся в деятельности министерств, госко­митетов и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.).

9.

Планы (производственные; строитель­но-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по уста­новленной номенклатуре; работы коллегий
Рё С‚.Рґ.).

10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).

11. Программы (проведения работ и меро­приятий; командировок и т.д.).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов на содержание аппа­рата управления; на капитальное строитель­ство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Тарифные ставки.

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

В обязательном порядке утверждению под­лежат все организационные документы (уста­вы, положения, инструкции, правила и др.).

Статьи в рубрике

О рабочем времени в июле 2019 года [№ 6 (221), июнь 2019]

О рабочем времени в июне 2019 года [№ 5 (220), май 2019]

О рабочем времени в мае 2019 года [№ 4 (219), апрель 2019]

О рабочем времени в апреле 2019 года [№ 3 (218), март 2019]

О рабочем времени в марте 2019 года [№ 2 (217), февраль 2019]

О переносе рабочих дней в 2019 году [№ 1 (216), январь 2019]

О рабочем времени в феврале 2019 года [№ 1 (216), январь 2019]

Работа в праздничные и выходные дни: порядок привлечения и оформления [№ 12 (215), декабрь 2018]

О рабочем времени в январе 2019 года [№ 12 (215), декабрь 2018]

О расчетной норме рабочего времени на 2019 год [№ 11 (214), ноябрь 2018]

О рабочем времени в декабре 2018 года [№ 11 (214), ноябрь 2018]

О рабочем времени в ноябре 2018 года [№ 10 (213), октябрь 2018]

О рабочем времени в октябре 2018 года [№ 9 (212), сентябрь 2018]

О рабочем времени в сентябре 2018 года [№ 8 (211), август 2018]

Организация режима рабочего времени и времени отдыха работников: готовимся к проверке надзорного органа [№ 7 (210), июль 2018]

О рабочем времени в августе 2018 года [№ 7 (210), июль 2018]

Ненормированный рабочий день и сверхурочная работа: в чем отличие [№ 6 (209), июнь 2018]

О рабочем времени в июле 2018 года [№ 6 (209), июнь 2018]

Привлечение работников к работе в выходные дни: спорные вопросы [№ 5 (208), май 2018]

О рабочем времени в июне 2018 года [№ 5 (208), май 2018]

О рабочем времени в мае 2018 года [№ 4 (207), апрель 2018]

О рабочем времени в апреле 2018 года [№ 3 (206), март 2018]

О рабочем времени в марте 2018 года [№ 2 (205), февраль 2018]

О рабочем времени в феврале и переносе рабочих дней в 2018 году [№ 1 (204), январь 2018]

Работа в праздники и выходные дни: разбираем конкретные ситуации [№ 12 (203), декабрь 2017]

« Первая ← Пред.12 3 4 5 След. → Последняя (5) »

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2006/5/546/

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в  инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

• Должностным лицом.
• Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C.А. Красавин
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Булочка»
от 06.05.2014 № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, на которые нужно ставить печать>>

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2014-01-06T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-PLog_b3Gxf8/XJTwSrnItTI/AAAAAAAAEiM/huaQCumUVYIu_TN0PX6PPe8Ql76KLNwTgCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25B3%25D1%2580%25D0%25B8%25D1%2584.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐŸÐ¾Ñ€ÑÐ´Ð¾Ðº утверждения документов. Как правильно оформляется гриф утверждения документов. Узнайте все об утверждении документов на docdelo.ru»,»word_count»:540,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html

Гриф утверждения

Гриф утверждения является одним из важных реквизитов, обязательных для заполнения, когда речь идет о документах, имеющих нормативный характер. Наличие грифа утверждения на документе подтверждает его юридический статус и легитимность. Но для сохранения этого статуса требуется, чтобы содержание и оформление данного реквизита соответствовало требованиям, установленным государственными регламентами.

Из статьи вы узнаете:

• что такое гриф утверждения;
• для каких документов нужен гриф утверждения;
• для каких документов не нужен гриф утверждения;
• как оформляется гриф утверждения.

Что такое гриф утверждения

Деятельность любой организации регулируется документами. Это могут быть документы, имеющие управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер и пр. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость, а она подтверждается единым стилем оформления и наличием реквизитов, установленных для данного вида документов.

Правила оформления организационно-распорядительной документации устанавливаются на государственном уровне и обязательны к исполнению на любом предприятии, независимо от формы его собственности. Основные регламенты, применяющиеся в делопроизводстве, это:

• унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97);
• делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р 51141-98);
• государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Именно единые требования к наличию и расположению реквизитов, а также оформлению деловых документов позволяют обеспечить:

• их юридическую значимость;
• оперативность и качество их составления и исполнения;
• быструю идентификацию и поиск;
• автоматизацию оформления организационно-распорядительной документации.

Гриф утверждения документа является обязательным реквизитом для некоторых типов документации. В ГОСТ Р 6.30-97 этому реквизиту присвоен порядковый номер 16. В регламенте также даны его описание, правила оформления и заполнения, а также установлено место его расположения на титульном листе.

Для каких документов нужен гриф утверждения

В государственных регламентах нет перечня документов, на которых должен в обязательном порядке стоять гриф утверждения. Его наличие на том или ином виде документа определяется содержанием и смыслом. Работодатель вправе составить такой перечень самостоятельно, установив обязательное наличие этого реквизита в Инструкции или Положении по делопроизводству. Перечень должен быть составлен с учетом отраслевых нормативов и требований.

Так, гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации:

• номенклатура дел, используемая в организации;
• инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ;
• отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности;
• планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям;
• локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия;
• штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки;
• применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов;
• сметы расходов;
• унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии;
• перечни;
• регламенты;
• задания на производство каких-либо работ;
• акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.

Утверждение документа уполномоченным на это должностным лицом является подтверждением легитимности данного документа, присвоения ему правового статуса.

Для каких документов не нужен гриф утверждения

Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса. Вопрос о том, на каком документе нет грифа утверждения, решается также с учетом здравого смысла — нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы.

Утверждение документа не производится и в том случае, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписываются высшими должностными лицами организации, поэтому их подписи достаточно для того, чтобы такой документ был признан легитимным.

Примеры, образцы оформления грифа утверждения

Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.

ГОСТом Р 6.30-97 также установлено содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо.

Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ, в третьей — его собственноручная подпись с расшифровкой, в четвертой проставляется дата утверждения. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю. Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Когда утверждаемый документ, в соответствии с требованиями законодательства, должен быть принят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:

В том случае, когда утверждение документа производится на основании иного, утверждающего, документа, например приказа, в первой строке грифа пишется слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек),  во второй дается ссылка на утверждающий документ, а в третьей проставляются его реквизиты: номер и дата. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждается положение, пишут слово «Утверждено», если программа — «Утверждена», если комплекс мер — «Утвержден».  Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Возможно, вам будет интересно узнать:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210852-qqq-17-m4-grif-utverjdeniya