Особенности составления и оформления организационно правовых документов

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности :

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

1. Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
2. Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
3. Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы.

Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству.

Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления.

Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее.

Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

1. Указания, приказы, инструкции. Их могут издавать административные работники предприятий.
2. Решения. Эти акты принимаются в кооперативных компаниях.
3. Распоряжения и постановления. Эти документы издаются в общественных организациях.

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами.

В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники.

Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

1. Исполнить изданные нормативные, законодательные или иные акты вышестоящих структур либо решения самого предприятия, утвержденные ранее.
2. Осуществить собственную управленческую функцию, обусловленную задачами и целями компании.

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

1. Изучение вопроса и разработка проекта.
2. Согласование.
3. Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа.

К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта.

Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: «Постановляет». В распоряжении – «Предлагаю», а в приказе, соответственно, — «Приказываю». Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку.

Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки.

В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора.

Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления.

Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное.

Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным.

Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован.

При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов.

В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг.

Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации.

Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями.

При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации.

Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-organizacionno-rasporyaditelnyj-dokument-opisanie-vidy-trebovaniya-i-osobennosti.html

Тема 4 Организационно-правовая документация

План изложения

41. Особенности организационно-правовой документации

42. Устава

43 Положения и регламенты

44. Штатные расписания

45. Инструкции правила

41 Особенности организационно-правовой документации

Организационно-правовые документы — группа различных по названию документов, регламентирующих деятельность организации, ее структурных подразделений и должностных лиц, закрепляют за ними функции, обязанности и пр рава на длительный ча.

К организационно-правовых документов относятся:

o устав организации;

o положение об организации, ее структурные подразделения;

o регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

o штатные расписания;

o инструкции, правила, памятки. Организационно-правовые документы сравнению с распорядительными

и справочно-информационными более общими и глубокими. Эта подсистема управленческой документации имеет вуза юридическую силу, поскольку документы распорядительной и справочно-информационной группы создают ься (состоят) на основании организационно-правовой документацииії.

Организационно-правовая документация содержит положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и выступают правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или. Советом директоров) тощо.

Организационно-правовые документы учитывая срок действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений и дополнений в. ОПД и их пересмотра зависит е ид вида организационно-правовых документов.

Например, изменения и дополнения в устав организации вносят в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления предприятием (общим собранием акционеров и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию предприятий (т.е. исполкома).

Изменения в штатное расписание вносятся при необходимости приказ мы или распоряжениями руководительника.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направление мкам.

Организационно-правовая документация оформляется на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения, наименование документа, дата, номер документа, сохр ловок к тексту, подпись, гриф утверждения, визы тощ.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделены на пункты, пронумерованы цифрами

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).

Кроме того, большинство организационных документов должна быть утверждена высшим органом или пройти регистрацию в. Министерстве юстиции Украины.

Датой вступления в силу определенного организационно-правового документа является да и его утверждение или регистрації.

42 Устава

Устав — это юридический акт, свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждения, общества граждан, их отношения с другими организациями и гражданами, определяют их структуру, функции ее, правовой статус и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Существуют два вида уставов: типовые и индивидуальные

Типовые уставы необходимых для определенных групп, организаций, предприятий: акционерные общества (AT), малые предприятия, общества с ограниченной ответственностью (TOB). Они утверждаются высшими органами гос дарственной власти и управления, съездами общественных организациий.

Индивидуальные уставы разрабатываются для определенной организации путем конкретизации типового статуса: AT»ИРИНА», TOB»Гетман»,. ЧП»БАРВИНОК»Утверждаются они выше учреждением, которому подчиняется п предприятие, организацииється підприємство, організація.

В. 9.

Закона Украины»О предприятиях в Украине»определяет, что устав должен содержать данные о владельце, наименование предприятия, его местонахождение, предмет и цели деятельности, органы управления, порядок их формирования, компетенцию и полномочия трудового коллектива и его выборных органов, порядок образования имущества предприятия, условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия. В стат ути могут указываться и другие нормы, связанные с особенностями деятельности предприятия или определенные владельцем. Отсутствие в уставе предприятия указанных условий является основанием для отказа в государственной ре гистрации предприятия в связи с тем, что учредительные документы не соответствуют требованиям законимогам закону.

Владельцем является лицо, на имуществе которой основывается предприятие. О физических лиц-учредителей в учредительных документах указывается их фамилия, имя, отчество, гражданство, место жительства, паспортные данные. О юридических лиц — наименование, местонахождение, кем и когда зарегистрированы, код. ЕГРПОУ (идентификационный кодд).

Предприятие должно иметь собственное наименование. Наименование предприятия должно включать в себя его название (завод, фабрика, мастерская и др.) и вид (частное, коллективное, государственное и т.п.). Наименование гос сподарського общества должно содержать указание вида общества.

Обязательной частью наименование предприятия является его название. Название организации — это часть наименования, что отличает ее от других в рганизаций данного вида. Наименованием может быть как собственное, например,»Свиточ», так и совокупность слов, например,.

Львовский завод фрезерных станкеерних верстатів.

Местонахождением предприятия на дату государственной регистрации может быть местонахождение (местожительство) одного из учредителей или местонахождение по другому адресу, который подтверждается договором аренде. НДИ или другим соответствующим договором.

Предмет и цели деятельности. По законодательству Украины про-слидковуеться четкое разграничение юридических лиц по их целями:

а) предприятия (цель — получение прибыли)

б) общественные организации (цель — удовлетворение и защиту своих законных социальных, экономических, творческих, возрастных, национально-культурных, спортивных и других общих интересов)

в) политические партии (цель — участие в создании государственной политики, формировании органов власти, местного и регионального самоуправления и представительство в их составе)

Предмет деятельности — те сферы общественных отношений, в которых будет достигнута цель (производство, торговля, наука и т.д.)

Органы управления, порядок их формирования. Традиционно, органы делятся на две группы: высшие и исполнительные. Высшими органами являются общее собрание акционеров, собрание участников, владельцев предприятия и т.д..

Главным ной характеристикой высших органов является то, что в их состав входят учредители (участники, члены, акционеры), в широком смысле — все лица, имеющие корпоративные права или являются юридическими лицами.

Высшие ор ганы никем не избираются, их состав определяется членством, участием от имени юридического лица или самим фактом ее создания определенной особообою.

Исполнительные органы формируются (назначаются и отзываются) высшими органами. Назначение исполнительного органа заключается в реализации решений высшего органа и руководстве текущей деятельностью исполнительных органов ни только выполняют, выражают волю высшего органа путем непосредственного совершения юридических действий от имени юридического лицби.

Контрольный орган (наблюдательный совет, совет, ревизионная комиссия и др.) формируется высшим органом из числа участников (членов) юридического лица. Его основная функция заключается в осуществлении от имени высшего органа для контроля за деятельностью исполнительного органа, в частности, за выполнением решений высшего органу.

Компетенция и полномочия трудового коллектива и его выборных органов. Согласно ст 15. Закона Украины»О предприятиях в Украине»трудовой коллектив предприятия составляют все граждане, с своим трудом участвуют в его деятельности на основе трудового договора (контракта, соглашения), а также других форм, регулирующих трудовые отношения работника с предприятием. Трудовой коллектив предпри вапідприємства:

o рассматривает и утверждает проект коллективного договора; рассматривает и решает согласно уставу предприятия вопросы самоуправления трудового коллектива;

определяет и утверждает перечень и порядок предоставления работникам предприятия социальных льгот; участвует в материальном и моральном стимулировании производительного труда, поощряет изобретательскую и рационализма. Заторское деятельность, возбуждает ходатайство о представлении работников к государственным наградам.

Полномочия трудового коллектива всех видов предприятий, где используется наемный труд, реализуются, как что иное не предусмотрено уставом, общим собранием (конференцией) и их выборным органом, члены которого избираются сроком на 2-3 года тайным анием на собрании (конференции) трудового коллектив в менее, чем 2/3 членов выборного органа нельзя уволить с работы или перевести на другие должности по инициативе администрации предприятия без согласия соответствующего выборного органа этого коллект. См.иву.

Порядок образования имущества предприятия. Источниками формирования имущества предприятия, согласно законодательству, главным образом, являются:

o денежные и материальные взносы учредителей;

o доходы, полученные от реализации продукции, а также от других видов хозяйственной деятельности;

o кредиты банков и других кредиторов;

o капитальные вложения и дотации из бюджетов и т.д.

В учредительных документах необходимо предусмотреть размер и порядок формирования уставного фонда и других фондов, если они предусмотрены законом, например, резервного фонда. Порядок формирования уставного фо онду должен предусматривать размер, форму и сроки внесения взносову.

Условия прекращения деятельности предприятия. Эта часть уставов должна предусматривать основания прекращения деятельности предприятия, порядок создания ликвидационной комиссии, использования имущества, оставшегося я после ликвидацииї.

Источник: http://uchebnikirus.com/documentovedenie/spetsialne_dokumentoznavstvo_-_kislyuk_kv/organizatsiyno-pravova_dokumentatsiya.htm

Руководство по оформлению организационных документов

Организационные документы — это комплекс документации, регламентирующей все аспекты деятельности любой компании.

Они устанавливают порядок ее создания и правила работы, определяют административную структуру, регулируют права и обязанности сотрудников, организуют их труд. Оформление организационных документов требует знания действующего законодательства.

Только при соблюдении всех существующих требований они будут обладать юридической силой, необходимой для разрешения конфликтов.

Организационно правовые документы компании

Организационно правовые документы служат юридической основой деятельности компании.

Они содержат обязательные для исполнения положения, базирующиеся на нормах административного права, а их составление и оформление требует юридической подготовки и знания действующей нормативной базы.

При  их составлении и утверждении важно соблюдать все обязательные формальности. Переработка принятой редакции текста осуществляется крайне редко: в случае реорганизации фирмы или развития нового направления.

Принципы составления и оформления организационно правовых документов

Для оформления большей части организационных документов используется общий бланк компании. Состав обязательных реквизитов может варьироваться, но базовые правила остаются неизменными.

Разработка организационно правовой документации требует соблюдения следующих принципов:

• Текст должен быть максимально лаконичным и, при этом, точным и ясным;
• Не допускается возможность неоднозначного толкования;
• Тон изложения должен быть нейтральным и вместе с тем убедительным;
• Допускается использование только устойчивых, общепринятых словосочетаний и сокращений;
• Текст должен соответствовать требованиям служебно-делового стиля речи;
• В основе проекта должны лежать факты и конкретные реальные предложения;
• Проект не должен дублировать другие организационно правовые акты и противоречить им;
• Оформление должно соответствовать действующим государственным стандартам и законодательным нормам;

Виды организационно правовых документов

В современном делопроизводстве все организационно правовые документы разделяют на две группы в зависимости от их назначения и сферы применения.

Лежат в основе правовой деятельности юридических лиц. Создаются в момент образования компании и не имеют срока действия. Определяют название юридического лица, его местонахождение, порядок управления и форму собственности. Оформлением таких бумаг занимается юридическая служба, а их содержание в обязательном порядке согласовывается с учредителями. К этому виду относятся:

Учредительный договор

Устанавливает порядок деятельности учредителей при создании юридического лица, определяет условия передачи имущества и участия в совместной деятельности, распределяет прибыль и убытки между участниками, утверждает устав.

Устав организации

Регламентирует порядок образования учреждения и его компетенцию, определяет его структуру, устанавливает задачи, функции и права, а также порядок ее работы. Для некоторых организаций (например, банков) требования и оформлению устава регламентируются законодательно. Положения об уставах юридических лиц различных форм собственности содержатся в Гражданском Кодексе РФ и соответствующих Федеральных законах.

Организационные

К этой группе причисляют документы, регламентирующие порядок работы учреждения, организующие труд ее работников.

Положение о структурных подразделениях

Данный акт устанавливает статус каждого подразделения, определяет его функции, права, обязанности и ответственность.

Штатное расписание

Содержит перечень всех должностей организации с указанием их количества, а также включает сведения о размере должностных окладов. Оформление соответствует законодательно установленной унифицированной форме Т-3.

Регламент

Данный акт устанавливает порядок деятельности руководства компании, ее коллегиального или совещательного органа. С помощью регламента определяют статус управляющего органа, а также порядок планирования, подготовки, оформления, рассмотрения материалов, принятия решений и их доведения до исполнителей.

Инструкции

Регулируют административные, финансовые, технологические, научно-технические аспекты деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц

Должностные инструкции

Регламентируют правовое положение работника, его обязанности и ответственность. Служат инструментом для оценки работы предприятия и используются при подборе и расстановке кадров.

Скачайте документы по теме:

Организационные документы: действующие ГОСТы

В действующем законодательстве фигурируют 2 основных государственных стандарта, регламентирующих составление и оформление организационных документов:

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210931-qqq-17-m5-oformleniyt-organizatsionnyh-dokumentov