Оформление папки на подпись руководителю

Как подписать папку с документами образец — Управление персоналом

Инструкция 1 Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами.

Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2 На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия.

Помимо этого правильное ведение архива позволяет решать целый комплекс проблем с организацией, управлением и сохранностью архива.

Таким образом вопрос ведения отчетности чрезвычайно важен.
В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.

Важно

В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря.

В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов.

Как подписать папки с документами

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

• Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

• С помощью шила делаем три отверстия.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г.
утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Как подписать папку с входящими документами

• Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

Идеальный вариант — использование специального оборудования.

Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение.

Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Оформляем дела на постоянное хранение

На что стоит обратить внимание:

• прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
• отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
• граница от края листа составляет 1,5-2 см
• первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Flylady_ru

Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

• Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
• Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
• У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема : Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема

• Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

Делопроизводство: принципы создания архива

• Входящие документы
• Организация документооборота на предприятии
• Совет 1: Как оформлять исходящую документацию
• Лекция 1 (Этапы работы с документами

Входящие документы Регистрируемые делятся на два потока: Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; в адрес структурных подразделений. первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

https://www..com/watch?v=5si-YoCM9kg

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение). Подготовленный проект исходящего представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Как подписать папку с документами

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
• Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

Как подписать папку с документами образец

• : Как прошивать документы?
• Как сшить документы на уголок: схема
• : Как сшить документы?
• Сшивание документов скрепкой степлера
• : Как правильно прошивать документы?
• Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
• Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
• Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
• Как прошить тетрадь учета: образец
• : Как ИП прошить документы?
• Прошивка документов для архива
• : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
• Как прошить папку с документами?
• : Подшивка дела
• Как сшить дело?
• : Подшивка дела (1-й вариант).
• : Подшивка дела (2-й вариант)

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Как правильно подписать папку с документами

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Источник: http://tr777.ru/kak-podpisat-papku-s-dokumentami-obr/

Документы на подпись руководителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Многие секретари руководителей зачастую сталкиваются с необходимостью передачи определенных документов на подпись своему непосредственному начальнику. Если быть точнее, это является одной из важнейших обязанностей секретаря. От того, насколько быстро будет вынесено решение по тому или иному вопросу во многом зависит отлаженная деятельность всей организации. Поэтому давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Из данной статьи вы узнаете:

• как организовать передачу документов на подпись;
• в какие сроки необходимо передавать документы;
• как организовать эффективный документооборот.

Каждый секретарь имеет на своем рабочем столе ряд документов и папок, в которых он должен уметь быстро ориентироваться. Более того, опытный секретарь всегда знает, какие документы и где лежат в данный момент. Чтобы не потерять важные деловые бумаги, требующие вынесения по ним решения, рекомендуем ознакомиться с данным материалом, который поможет вам существенно облегчить работу с документами.

Организация передачи документов на подпись

В крупных организациях существует специальная служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления), которая организовывает и следит за движением всех деловых бумаг в компании.

Одной из главных задач сотрудников данного отдела является сокращение временных затрат, необходимых для согласования того или иного решения. Более того, служба ДОУ занимается тем, что организовывает отлаженный «путь», по которому из раза в раз перемещаются документы внутри компании.

Проще всего реализовать оперативное движение документов если в каждом отделе компании будет ответственный сотрудник, ответственный за передачу деловых бумаг.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов»

Если речь идет о небольшой компании, то, как правило, наличие службы ДОУ является, скорее, ненужной затратой, поэтому вся ответственность за документооборот возлагается на секретаря. В этом случае можно обзавестись папками для документов, ожидающих ознакомления. Отметим, что при этом следует хранить отдельно документы ожидающие решения и деловые бумаги, решение по которым уже вынесено.

Сроки передачи документов на подпись

Для начала отметим, что большая часть документов не имеет обязательного срока, в течение которого по ним должно быть вынесено решение. Однако, если речь идет о документах от контролирующих органов, то большая часть из них содержит определенные сроки, за которые необходимо ознакомиться с документом и отправить ответное письмо или решение.

Более того, многие бухгалтерские документы (выставленные счета от подрядчиков, поставщиков и т.д.) также имеют срок действия, по истечению которого необходимо запрашивать новый документ.

Именно поэтому документы ожидающие решения должны передаваться на подпись руководителю как можно быстрее, чтобы возникшие задержки не сказывались на деятельности всей компании.

Также следует знать, что передача документов на ознакомление должна осуществляться в определенное время. Любой руководитель будет недоволен, если секретарь будет неоднократно приносить на подпись по одной бумажке. Именно поэтому следует составить расписание, согласно которому будет осуществляться прием документов и их согласование.

К примеру, согласно закону Парето, 80% эффективности достигаются в первые 20% рабочего времени. Поэтому рекомендуем передавать документы ожидающие решения в первой половине дня. Таким образом, ваш руководитель сможет детально ознакомиться с ними и принять решения по важным вопросам уже ко второй половине рабочего дня.

Отметим, что документы, требующие безотлагательного решения, должны передаваться на подпись сразу же после их получения.

Эффективный документооборот

Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по соотношению его качественных, количественных и временных показателей. Качественные параметры — это принадлежность системы к автоматизированному, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения документов. Количественные характеристики — это показатели объема документов, плотности потоков. Временные — скорость прохождения документом полного цикла.

Долой ежедневники! Какие программы помогут секретарю спланировать рабочий день руководителя

Для оптимизации документооборота необходимо соблюдение следующих условий:

• наличие единого регламента оформления служебной документации и работы с ней;
• исключение дублирующих делопроизводственных процессов за счет четкого распределения функций между сотрудниками;
• современное техническое оснащение документационного обеспечения управления;
• целесообразность и оправданность делопроизводственных операций;
• сочетание традиционного и электронного делопроизводства, документационного и бездокументного обеспечения.

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя.

Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию.

В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210764-qqq-17-m1-dokumenty-na-podpis-rukovoditelya

Организация работы директора с документами

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник. Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора.

Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель. Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы.

Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг. Обычно этим грешат руководители-«технари». Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность.

Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам.

Сбор и подача документов на рассмотрение

Как минимум один раз в день директору на стол нужно класть папку «На подпись».

Сбор документов на рассмотрение и подпись директора должен происходить при минимальном участии помощника.

Лучше всего использовать обыкновенный лоток для бумаги, который будет находиться у секретаря общей приемной или канцелярии (если она есть).

Время от времени помощник лично забирает накопившееся в лотке или ему приносит документы кто-то из коллег. Главное, чтобы даже отсутствие помощника руководителя не влияло на передачу сотрудниками документов на подпись.

При небольшом объеме документов подавать их на рассмотрение можно один раз в день, во второй половине, за полтора-два часа до окончания рабочего дня. Все накопленное за день в лотке «на подпись» помощник предварительно внимательно просматривает и отделяет друг от друга:

• входящие документы;
• документы кадрового делопроизводства;
• внутренние документы и проекты исходящих документов.

Обратите внимание!

В зависимости от деятельности компании этот список может быть дополнен специфической документацией: проектами, схемами и т.п.

Входящие документы должны быть просмотрены в день поступления. Среди них могут быть запросы проверяющих и контролирующих организацию государственных органов, содержащие довольно короткие сроки исполнения, тянуть с рассмотрением которых нельзя, или письма от физических лиц, порядок обращения с которыми регулируется специальным законодательством.

Документы кадрового делопроизводства – это отдельная, отличная от управленческой, система документации. Копить такие документы нельзя, и подписывать лучше в день создания, тем более что ими часто оформляются денежные расчеты с работниками. Жизнь есть жизнь, и если завтра руководитель уйдет на больничный, то оставшиеся неподписанными документы по личному составу могут создать для компании лишние проблемы.

Внутренние документы и проекты исходящих писем – самая «безопасная» категория из рассматриваемых нами, но это не означает, что они могут подождать. Не могут: именно они обеспечивают производственные и бизнес-процессы компании.

Учитывать ли переданные руководителю на рассмотрение и подпись документы? Если да, то как?

Лучше учитывать. К сожалению, у помощника не всегда есть на это время, но статистика неумолима: чем больше документов поступает в приемную, тем выше вероятность того, что рано или поздно один из них потеряется. По закону подлости это обязательно будет нечто очень важное и с трудом подлежащее восстановлению.

Учитывать документы, переданные директору на подпись, можно и вручную.

Не обязательно разрабатывать для этого специальную табличную форму, тем более выдумывать отдельную систему нумерации (последнее не только бессмысленно, но и вредно), – достаточно толстой тетради и шариковой ручки.

В тетрадь секретарь коротко запишет идентификационные данные документа (или проекта документа), а когда директор вернет стопку бумаг – отметит каждую из них галочкой и укажет, кому этот документ или проект передан.

Если документ поступил после того, как директор получил свою папку «На подпись», то он будет ждать следующего дня. Эту позицию помощнику придется отстаивать жестко, чтобы приучить коллег к дисциплине.

Исполнители должны знать: если документ должен попасть к директору сегодня, то принести в приемную его нужно до 16 часов, и ни минутой позже. Это не прихоть помощника, а распорядок рабочего дня первого лица организации.

Руководитель не может отвлекаться на каждый документ, в норме он уделяет им время один раз в день.

Рассмотрение документов

Помощник должен знать позицию директора по разным вопросам деятельности организации. Это один из маркеров его профессионализма, ведь грамотный помощник может предсказать мнение своего шефа относительно любого производственного вопроса. Фундамент этого знания – совместное рассмотрение документов, во время которого помощник:

• получает информацию обо всех актуальных проблемах и задачах организации;
• при необходимости в режиме реального времени получает от руководителя задания, что сделать по тому или иному вопросу;
• может немедленно вызвать или соединить директора с кем-то из работников, что значительно ускоряет решение текущих задач;
• имеет время для того, чтобы отметить рассмотренные директором документы в своей учетной тетради или блокноте и тем самым гарантировать то, что они не потеряются.

Передача документов исполнителям

Если есть возможность, то постановку задач, регистрацию и передачу документов исполнителям помощник должен делегировать делопроизводителям или другим секретарям. Иначе в распорядке рабочего дня помощника образуется значительный перекос в сторону ДОУ, а эта деятельность (как бы важна она ни была) –лишь одна из составляющих его расписания.

Рассмотренные руководителем документы можно разделить на две части:

1) те, по которым нужно поставить задачи исполнителям (возможно, взять на контроль);

2) те, что нужно просто передать их авторам для дальнейшей работы.

Вероятно, многие из документов второй группы предварительно нужно будет зарегистрировать.

Приоритет в обработке – за документами, которые будут поставлены на контроль и отправятся исполнителям в качестве заданий. Документами другой группы можно заниматься, когда удастся выкроить для них пару часов или по запросу исполнителя, явившегося за переданным директору документом.

Для документов, которые готовы и могут быть переданы исполнителям, рекомендуется завести специальные лотки или шкаф (полку) с секциями. Каждая секция будет соответствовать конкретному структурному подразделению, работники которого сами приходят и забирают свои документы.

Располагаются такие шкафы обычно в канцелярии или в специально выбранном и огороженном помещении компании, где ограничен доступ посторонних. В приемной первого лица организации им, конечно, не место.

Так ли срочно, как кажется?

Далеко не каждый документ, который исполнитель принес в приемную бегом и со словами: «Подпишите у директора, это очень срочно!», нужно немедленно нести на подпись. Как показывает опыт, очень часто срочность обусловлена не тем, что без этой подписи встанет производство, а тем, что сегодня – последний день исполнения документа, и если автор не зарегистрирует его до конца дня, то получит «просрочку».

Помощник, во-первых, должен знать, какие документы и темы являются действительно важными и срочными, а во-вторых, внимательно просматривать каждый документ, который принесли директору на рассмотрение или на подпись.

Перечень срочных и проблемных вопросов всегда оговаривается с директором, а единый порядок подачи срочных документов на подпись устанавливается для всех исполнителей и закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Взаимодействие с канцелярией

Если помощник руководителя не единственный воин на полях делопроизводства и в компании есть канцелярия или сотрудник, который отвечает за прием документов, очень важно определить с ним порядок взаимодействия в некоторых ситуациях, в частности:

• при поступлении письма со сроком, который истекает сегодня или завтра;
• при поступлении срочного документа тогда, когда директор уже получил свою папку «На подпись»;
• при краткосрочном или долговременном отсутствии помощника.

Если руководителей несколько…

Распространенная практика на российских предприятиях: на несколько топ-менеджеров приходится всего один помощник, который должен поддерживать документационное обеспечение деятельности каждого из них[1]. Выше мы описали примерный сценарий поведения помощника генерального директора. Если же помощник один, а директоров несколько, то действовать приходится по-другому.

Предлагаем помощнику вспомнить старый, несколько хамоватый, зато действенный принцип: «Вас много, а я одна». Только грамотное распределение его сил способно обеспечить выполнение всех функций и нормальную работу приемной.

В этой ситуации помощнику рекомендуется подойти к каждому из подопечных директоров и оговорить с ним желаемую форму работы. У каждого из руководителей собственный стиль управления: один привык начинать каждое утро с оперативного совещания, за час до которого он рассматривает поступившие документы, чтобы можно было задать все вопросы подчиненным сразу же на планерке.

Второй живет в вечном цейтноте, и у него нет целого часа на рассмотрение документов, зато он может подписывать по несколько документов в течение дня… Все эти особенности и требования нужно собрать и учесть, после внести в единый график передачи документов на подпись.

График можно повесить на стене в приемной или в канцелярии – там, где стоят лотки или боксы для сбора документов директоров этой приемной (см. Пример).

Все остальные принципы работы с документами тандема «директор–помощник» остаются прежними, и количество директоров на одного секретаря уже не играет особой роли.

Помощник должен по минимуму участвовать в сборе документов на рассмотрение/подпись и распределении рассмотренных дел и по максимуму – в самом процессе.

К сожалению, при работе с несколькими руководителями помощнику не удастся присутствовать при рассмотрении документов каждым из них – не может же он раздвоиться. Но если есть возможность, то поучаствовать нужно, хотя бы по очереди – чтобы быть в курсе происходящего и помогать оперативно решать вопросы.

Если помощник руководителя изначально работал с генеральным директором, а потом получил других «топов», что называется, в нагрузку, то о приоритетах и говорить нечего: в первую очередь исполняются поручения генерального директора, а уже потом, по остаточному принципу, – его заместителей или директоров по направлениям. Просрочки и нехватка времени помощника на всех директоров здесь неизбежны, поэтому это не самый эффективный способ организации работы приемной.

Высший пилотаж – внести правила работы с документами каждого из директоров в регламенты организации, как вариант – в инструкцию по делопроизводству, например:

7. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции

[…] 7.18. Зарегистрированные СДОУ документы передаются на рассмотрение генеральному директору Общества или директорам по направлениям деятельности Общества (далее – Руководству).

7.19. Передача документов на рассмотрение Руководству осуществляется ежедневно:

– генеральному директору – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по правовым вопросам – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по безопасности – ежедневно (внутренние документы – не позднее 10:00, входящие – не позднее 17:00);

– директору по реализации готовой продукции – ежедневно, в течение дня;

– финансовому директору – ежедневно, не позднее 17:00;

– главному бухгалтеру – ежедневно, не позднее 9:00;

– директору по производству – ежедневно, два раза: не позднее 12:00 и не позднее 17:00.

7.20. Документы, требующие немедленного рассмотрения, могут быть переданы Руководству немедленно после передачи в приемную.

Приведем блок-схему процесса передачи документов на рассмотрение руководителю. В условной организации, в которой происходит этот процесс, помимо помощника работает делопроизводитель. В отсутствие делопроизводителя его функции выполняет помощник.

 

[1]Подробнее см.: Юдакова М.А. Между молотом и наковальней, или Что делать, если у вас два начальника? // Секретарь-референт. 2011. № 9. С. 13–15.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2016/dir_doc/

Подписи папок для документов делопроизводство

Какие документы не подлежат регистрации как входящие? — любые документы (договоры, счета-фактуры, накладные и т.д. и. т.п.

), если они поступили без сопроводительного письма, Исключение здесь, пожалуй, можно сделать только для протоколов совещаний, в которых принимали участие представители организации.

— коммерческие предложения, рекламные материалы, прайс-листы, — приглашения на выставки, конференции, семинары, форумы (если участие в них придется оплачивать — тогда такое приглашение приравнивается к рекламному материалу).

Письмо-приглашение на совещание подлежит регистрации, — периодические издания (газеты, журналы), — документы, которые принесли на подпись руководителю сотрудники организации.

Таким образом, можно вывести для себя несколько правил: В Журнал входящей документации попадает ПИСЬМО (как правило, информационное или сопроводительное), адресованное компании или ее руководителю другим юридическим лицом или клиентом (физическим лицом).

Документы, пришедшие в организацию без сопроводительного письма, НЕ РЕГИСТРИРУЮТСЯ как входящие.

Так, например, если секретарю принесли из другой организации письмо со словами «Направляем вам для рассмотрения оферту договора», и заявленный договор приложен к этому письму, то в качестве входящего документа регистрируется письмо.

Если принесли просто договор, то никакого входящего документа регистрировать не надо! Договор просто передается исполнителю. Когда же речь идет о документах, которые принесли на подпись, то они не регистрируются по очень простой причине: пока директор их не подпишет, это еще не документы, а их проекты.

Регистрация происходит ПОСЛЕ подписи. Как учитывать нерегистрируемые документы?

Учет документов, передаваемых исполнителям Вариантов построения реестров передачи документов исполнителям довольно много.

Лично мной проверены два. 1. Заводится большая тетрадь, которая расчерчивается под простейшую таблицу.

Слева записывается информация о передаваемом документе, справа расписывается исполнитель. Выглядит таблица примерно так: 2. Та же таблица заполняется на компьютере, затем лист распечатывается, а после того, как все документы будут розданы, подшивается в специальную папку: Тут уж кому как удобно.

Если вам проще и быстрее набить текст на компьютере, то второй способ для вас.

Проверено на практике: исполнитель, расписываясь за документ, начинает относиться к нему гораздо бережнее, ведь у него уже не будет возможности свалить на секретаря свою безалаберность.

Она делает это для себя.

Автоматизация делопроизводства

Система электронного документооборота FossDoc позволит вам решать все задачи современного делопроизводства.

связывание документов) и добавлять другую информацию, например, вложенные файлы с отсканированным бумажным оригиналом документа, присоединять переписку по электронной почте. Это особый тип документа, являющийся аналогом «бегунка», который прикрепляют к документу, в традиционном делопроизводстве.

В поручении указывают исполнителя документа, задачу, которую должен выполнить сотрудник, и срок ее исполнения.

Система позволяет вести учет бумажных оригиналов документов, поступивших в вашу организацию.

Для этих целей в карточке документа предназначена закладка «Журнал передачи»: С помощью этой закладки вы можете занести в базу данных Системы информацию о том, кому были переданы те или иные бумажные оригиналы документов.

Также есть возможность учитывать списанные в дело документы (см. модуль Журнал).

В Системе существует механизм наложения резолюции от имени другого сотрудники с возможностью визирования такой резолюции руководителем, от имени которого данная резолюция отправляется (см.

модуль Резолюции). В Системе есть возможность использования ЭЦП для подписи документов, отдельных полей документов, а также вложенных в документы файлов (см. модуль ЭЦП). Вы можете также подписать документ обычной подписью, аналогом «разрешения» или «одобрения» руководителя в традиционном документообороте (см. статью Как подписываются документы в FossDoc).

Например, условием может быть конкретный временной промежуток (год, месяц) или конкретный сотрудник (автор документа). Если не был выбран конкретный тип документа, система будет показывать только стандартный набор полей в фильтре. Можно использовать дополнительные настройки папки для документов: Пример настройки папки — видео: в разработке

Согласование и подписание документов руководителем в СЭД

, то это оптимальный вариант.

Плюсы тут такие же, как и при согласовании проектов в СЭД руками помощника.

А вот минусы мы перечислим конкретно: ● появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя; ● помощнику важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы.

Адресные папки: обзор, виды, предназначение

Адресные папки являются в нашей стране традиционными элементами различных торжественных событий как на службе, так и в домашней обстановке.

С их помощью можно: Нарядно оформленная, дорого выглядящая адресная папка в таких случаях придаст происходящему и солидность, и нужный вес, особенно подчеркивая торжественность и важность момента, что и подтверждают многочисленные отзывы покупателей.

Чаще всего адресные папки А4 делаются из переплетного картона высокого качества (толщина его обычно колеблется от 1,5 до 2,5 мм) и покрываются кожзаменителем или натуральной кожей, поверх которых, собственно, и производится тиснение.

Независимо от того, перед нами бумвиниловые или кожаные адресные папки, они всегда заметно отличаются от других канцелярских принадлежностей сходного назначения своим внешним оформлением.

Размер адресных папок обычно определяется форматом стандартных листов А4 (так как именно этот размер листа чаще всего используется для поздравлений или оформления дипломов и грамот), но в некоторых случаях по специальному заказу делаются и папки других размеров.

Для удобства размещения внутри такой обложки документов папка дополнительно снабжается специальными уголками-кармашками, а также поперечной резинкой или тесьмой для придерживания листов, вставленных в нее.

В папках же для выпускников во внутреннем оформлении в основном используют разные эмблемы и рисунки, которые способны стать хорошим фоном для фотографии и поздравлений.

Образцы основных документов делопроизводства

• письма, в том числе электронные
• запросы
• уведомления
• распоряжения вышестоящих организаций
• рекламная информация и др.

• письма, в том числе электронные
• запросы и ответы на запросы
• счета, акты
• доверенности
• справки, копии по запросу
• отчеты и др.

• приказы, распоряжения
• регламенты
• договоры
• конфиденциальные и имеющий гриф «ДСП» — для служебного пользования
• служебные записки, заявления
• журналы учета и т.д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде.

Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны. Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета.

Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д.

В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без их сейчас никак.

Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью.

Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:

1. бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы.
2. несколько листов формата А4;

Чтобы разобраться в том, как правильно сшивать документы, можно посмотреть фото по сшиванию документов на самом простом примере — для документа из нескольких листов формата А4: Но если хочется посмотреть видеоинструкцию, то можно обратиться и к ней.

Исполнения документов

При рассмотрении документов руководитель учреждения определяет в резолюции исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. Руководители структурных подразделений учреждения обеспечивают: o оперативное рассмотрение документов; o доведение их до исполнителей в день поступления; o контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным за него.

С целью оперативного поиска документов, переданных на исполнение, исполнителям целесообразно иметь соответствующие папки с надписями, например: Срочно; На контроле; На исполнение; На доклад; На подпись; На отправления с указанием фамилии исполнителя.

Если проект документа вызвал существенные замечания, он подлежит доработке и повторному согласованию.

Исполнитель несет персональную ответственность за использование при подготовке документа неполной и недостоверной информации, за нарушение установленных сроков выполнения документов, если на это не было объективных причин.

Прежде чем представить проект документа на подпись руководителю, исполнитель обязан еще раз проверить правильность его составления и оформления, уточнить цифровые данные, ссылки на нормативно-правовые акты, наличие необходимых виз и приложений.

Проект документа, который предполагается передать другому учреждению, составляется в двух экземплярах.

Документы передаются руководству на подпись через секретаря руководителя или непосредственно исполнителем в зависимости от определенного в учреждении порядке. Руководитель подписывает первый экземпляр документа, изготовленный На документе-запросе исполнитель должен сделать отметку о его исполнении и направлении в дело согласно номенклатуре. Документ-запрос подшивают к делу вместе с отпуском.

Советует делопроизводитель

• Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
• Проблематично отследить срок выполнения поручений.
• Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
• Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
• При увольнении работников документы не передаются в срок.
• Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
• Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии.

По закону копии документов хранятся до минования надобности.

После этого их можно уничтожить. Этап 5 . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба).

Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Какие средства подойдут для оперативного хранения документов Идеально подходят для хранения корреспонденции.

Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.

В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.

Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие. Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки.

Это облегчает поиск. Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др.

Источник: http://opiniojuris.ru/podpisi-papok-dlja-dokumentov-deloproizvodstvo-42907/