Дела постоянного хранения
Дела постоянного хранения формируются из тех документов, которые должны храниться весь тот период пока существует организация. Чтобы облегчить поиск и идентификацию, оформление дела постоянного хранения производится в строго установленном порядке.
Как формируются дела постоянного хранения
Все документы, сопровождающие деятельность компании, должны какое-то время храниться, поскольку могут потребоваться в практической работе. Конечно, все они имеют разные сроки хранения, определяющиеся в зависимости от практической значимости того или иного документа. Поэтому одним из основных классификационных признаков является срок хранения. В соответствии с ним все документы подразделяются на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно.
Основным регламентом, в соответствии с которым устанавливаются сроки хранения документов, является Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.
Согласно Основным правилам работы архивов и Типовой инструкции по делопроизводству, в начале каждого нового календарного года все документы за прошлый год формируются в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.
При этом в дела постоянного срока хранения, как правило, подшивают только те документы, которые должны храниться постоянно. Некоторые из таких документов, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, приведены в таблице.
| Наименование документа | Вид документа |
| Положения о структурных подразделениях и подразделениях в составе структурных подразделений | Разработанные и утвержденные в организации |
| Доверенности | Выданные руководителем, подтверждающие полномочия представлять интересы организации, генеральные доверенности на право управления имуществом |
| Структурные схемы организации управления и пояснительные записки к ним | Разработанные и утвержденные в организации |
| Штатные расписания | Разработанные и утвержденные в организации |
| Номенклатуры дел (типовые и примерные) и должностей, классификаторы дел и документов | Разработанные и утвержденные в организации |
| Акты приема-передачи с приложениями | Составленные в случае смены руководителя |
| Справки, сводки, информационные и докладные записки | Касающиеся основной (профильной) деятельности организации |
| Положения о лицензировании отдельных видов деятельности и перечни видов лицензируемой деятельности | Разработанные и утвержденные в организации |
| Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров, реестры владельцев ценных бумаг | Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
| Докладные записки, справки, акты отчеты по проверкам организации | По профильным направлениям деятельности компании |
| Обращения граждан | Жалобы на серьезные недостатки и случаи коррупции, предложения творческого характера |
| Описи дел | Постоянного хранения, утвержденные |
Кроме этих документов в отдельные дела постоянного срока хранения также подшиваются, например:
учредительные, уставные и регистрационные документы организации;
распорядительные документы предприятия;
годовые программы и отчеты, в том числе сводные, отчеты в ФНС и внебюджетные фонды, а также бухгалтерские балансы.
Для чего составляется опись дел постоянного хранения
До того, как они будут переданы в общий архив организации, сформированные в папки дела могут оставаться на хранении в структурных подразделениях. После того, как практическая надобность в документах отпадет, дела передаются в архив по сдаточным описям структурных подразделений. Образец сдаточной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения предприятия приведен ниже.
Скачать образец можно здесь.
На основе этих описей, после того, как дела систематизированы и подшиты в твердые обложки, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.
Дела в архиве располагаются на специальных стеллажах и полках вертикально, так, чтобы на корешке каждой папки был виден индекс дела, присваиваемый ему в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Естественно, искать нужное в работе дело только по индексу — затруднительно, для оперативного поиска как раз и используется опись дел постоянного хранения, содержащая перечень единиц хранения, которыми являются дела.
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210982-qqq-17-m7-dela-postoyannogo-hraneniya
Оформление дел
АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет автоматики и электромеханики
Кафедра «Информатика»
Специальность 350800
«Документоведение и
документационное
обеспечение управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по курсу: «Архивоведение»
на тему:
«ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ»
Выполнили: студенты гр. ДАД -21
специальности 350800
Мамишева С.Н.
Баширова Н.Г.
Проверила: старший преподаватель
Сарсенова Ж. Ж.
Астрахань 2009
Введение. 3
1. Нумерация листов дела. 5
2. Составление заверительной надписи. 7
3. Составление внутренней описи документов дела. 10
4. Переплет (подшивка) дел. 13
5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения15
6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации21
Заключение. 28
Список литературы.. 30
Введение
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дел — полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) — дела ременного хранения (до 10 лет включительно).
Полное оформление дела[1] включает в себя:
— нумерацию листов;
— составление заверительной надписи;
— составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
— переплет или подшивку;
— оформление обложки.
1. Нумерация листов дела
Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.
Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
Листы внутренней описи нумеруют отдельно.
Нумерацию листов производят в развернутом виде.
В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.
Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.
Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.
Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.
Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.
Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.
Пример:
20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.
При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.
Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.
2. Составление заверительной надписи
Заверительную надпись (рис.1) составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой[2].
Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе[3].
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы
пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________
Наименование должности лица, Расшифровка
составившего заверительную надпись Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В заверительной надписи указывают:
— номер дела, к которому составлена надпись;
— количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
— количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак «+»;
— номера литерных листов и пропущенные номера;
— номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
— номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
— номера листов-чертежей, фото и т.п.;
— номера конвертов с вложениями и количество вложений;
— номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
— должность составителя с расшифровкой подписи;
— дата составления.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
3. Составление внутренней описи документов дела
Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2).
Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.
https://www.youtube.com/watch?v=8CvOUGJJJcs
Внутренняя опись содержит:
— номер дела, документы которого внесены в данную опись;
— номера документов дела;
— индексы документов;
— даты документов;
— вид документа и краткое содержание документа;
— номера листов, на которых расположен документ;
— примечание.
К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.
Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
Итого _____________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В графе «Примечание» отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.
Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
4. Переплет (подшивка) дел
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.
Источник: https://mirznanii.com/a/166328/oformlenie-del
