Каков порядок оформления трудовой книжки?

Правила и особенности оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.

Оформление первой трудовой книжки

Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.

Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:

1. в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
2. специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
3. дату заполнения книжки}
4. подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.

Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.

Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).

Как оформляется трудовая книжка

Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.

Далее нужно:

1. указать номер записи по порядку}
2. проставить дату записи}
3. сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
4. после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
5. указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.

Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.

Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.

Исправления и изменения в трудовой книжке

При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.

Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.

Подшивка вкладыша

Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш.

Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки.

После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.

Оформление дубликата

Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.

В дубликате указываются:

• сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
• сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.

Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.

На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.

Оформление сведений о работе по совместительству

Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.

Оформление перевода на другое постоянное место работы

Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.

На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.

Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.

Выдача трудовых книжек

Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.

С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.

Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.

Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.

Правильное применение печатей

Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.

Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.

Особенности оформления трудовых книжек у ИП

В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.

При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.

При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.

Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.

Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).

Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravila-i-osobennosti-oformleniya-trudovoy-knizhki

Как завести трудовую книжку впервые и что делать при ее утере

Человеку, начинающему трудовую биографию, и сотруднику отдела кадров, который оформляет его прием на работу, необходимы точные сведения, как оформить трудовую книжку впервые. Разберем порядок приобретения и заполнения этого документа, а также порядок хранения трудовых книжек, алгоритм действий при утрате или выдаче на руки работнику.

Порядок оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.

Важно: при оформлении этого документа следует исключить любые ошибки в написании паспортных данных работника. Сотрудник кадровой службы компании либо ИП должен заполнять трудовую книжку в присутствии нанимаемого гражданина, после чего обязан дать ему проверить правильность указанных данных. Если допущена ошибка (неверно написана хотя бы одна буква в ФИО, цифра в дате рождения и др.), работнику следует настаивать на заполнении бланка заново.

Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.

Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству.

Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника.

Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).

Приобретение трудовой книжки

Некоторая информация

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее согласно законодательству. И не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку. При выдаче сотруднику трудовой книжки работодатель вправе взять с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.

Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.

Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.

Работодатель также должен:

• вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
• хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
• выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.

Обратите внимание: после оформления трудовой книжки впервые закон позволяет работодателю удержать из зарплаты работника, которому заведена трудовая книжка, ее стоимость. Но только на основании специального приказа, с которым необходимо ознакомить данного работника под подпись. Нельзя вычесть эту сумму из заработной платы лица без его согласия.

Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:

1. паспорта нового работника либо ксерокопии;
2. документа об образовании;
3. приказа о приеме на работу.

Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.

Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.

На главном развороте указываются:

• ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
• дата рождения;
• образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.

Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:

• проверки внесенных данных;
• постановки личной подписи.

Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.

Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
Порядок исправлений:

1. аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
2. записать выше новые сведения;
3. рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
4. заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.

Важно: категорически недопустимы зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях (награждениях) сотрудника.

После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:

1. порядковый номер записи;
2. дату приема;
3. «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;
4. наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.

Обратите внимание: работник, подавший письменно или устно заявление на выдачу трудовой книжки впервые, вправе потребовать от кадровика, чтобы тот сделал запись об учебе на стационарном отделении вуза, службе в Вооруженных силах либо ином периоде, включаемом в трудовой стаж, после которого гражданин нанимается на работу.

Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.

Хранение документа и выдача работнику

Интересная информация

В соответствии с правилами работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, на в некоторых случаях допустим прием несовершеннолетних с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки. При этом трудовая книжка обязательно должна быть оформлена при приеме сотрудника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.

Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях.
Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.

Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.

Утеря трудовой книжки

Утеря трудовой книжки по вине компании, в которой хранился документ, обязывает работодателя восстановить утраченный документ:

• выписать работнику дубликат трудовой;
• восстановить все данные о стаже работника и прочие записи в документе, подавая запросы в необходимые службы и оплачивая соответствующие расходы.

При утере трудовой книжки работником дубликат документа также выдается работодателем (по заявлению гражданина), но восстановление данных становится заботой лица, допустившего утрату.

Источник: https://otdelkadrov.online/5047-osobennosti-obrazets-zayavleniya-dlya-oformleniya-trudovoi-knizhki-vpervye

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: пошаговая инструкция, что должна содержать

Последние изменения: Июнь 2019

Каждый раз, трудоустраиваясь, наемный работник обязан оформлять соответствующую кадровую документацию. Оформление трудовой книжки при приеме на работу позволяет хранить историю рабочего пути и правильно определять стаж и опыт конкретного гражданина. Процедура записи в трудовую книжку унифицирована и не предполагает иных вариантов оформления, кроме разрешенных законодательством.

Основные положения

 Оформление документа строго регламентировано, а сама форма трудовой книжки нового образца утверждена ПП №225 в 2003 году.

По закону, если гражданин исполняет обязанности в течение 5-дневного срока, администрация предприятия обязана делать запись с фиксацией трудоустройства по основному месту.

В России этот документ служит основным свидетельством стажа и рабочей деятельности. В зависимости от года приема на работу в РФ действует несколько вариантов оформления. Последние изменения вносились в 2004 году и действуют до сих пор. Обновление формата не является причиной для смены документа, поскольку он заводится 1 раз жизни и ведется на протяжении всего рабочего периода (кроме утери или порчи).

Если работник впервые трудоустраивается и ранее не работал, в отделе кадров заводят трудовую по образцу 2004 года, т.е. в последней версии.

Согласно ст. 65 ТК РФ, книжка входит в обязательный перечень, предъявляемый при трудоустройстве, однако если ранее стажа не было, либо в случае утери или порчи бланка, работодатель обязан оформить заново. Основанием для нового формуляра станет написанное работником заявление.

Заполнение формуляра также строго регламентировано и соотносится со ст.66 ТК РФ. Любая подмена своими бланками по закону не допускается.

В документе описываются все случаи официального трудоустройства, занимаемых должностях, продолжительности труда. Помимо записей о принятии или расторжении трудового контракта, в ней содержатся сведения о переводах, иных изменениях. Записей о проступках в действующем варианте формуляра не предусмотрено – на этот случай предполагается прекращение трудовых отношений с провинившимся сотрудником по статье.

В течение всего периода работы в организации документ хранится в отделе кадров и не может быть выдан. В случае необходимости подтверждения места работы человек вправе получить заверенную копию трудовой. Возврат осуществляется только в момент расставания после того, как уполномоченный специалист кадрового отдела вносит последнюю запись.

Порядок внесения информации также четко определен законодательством вплоть до оснований для увольнения.

Кто уполномочен вести записи

Право на оформление трудовой книжки на принятого сотрудника имеют юридические лица, организации, и индивидуальные предприниматели. При приеме на работу в отдел кадров передают пакет документов, включая паспорт и трудовую книжку.

Если в компании не предусмотрена кадровая служба, заполнением и хранением документов на сотрудников занимается уполномоченное лицо. Определить, кто заполняет книжку в компании, можно на основании отдельного внутреннего распоряжения в пределах организации.

Это может быть секретарь, либо бухгалтер, иное должностное лицо.

Все время, пока человек трудится у конкретного работодателя, книжка хранится на предприятии, а на руки ее выдают только при увольнении, с обязательной подписью работника в книге учета.

Если в штате не предусмотрено специалиста по кадровой работе или выделенного работника с полномочиями кадровика, право вносить в книжку новые записи имеет только директор.

Что содержит бланк трудовой книжки

Чтобы знать, как заполнить трудовую книжку, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием бланка, определенным согласно ст. 65 ТК РФ:

1. Личные сведения о сотруднике.
2. Место трудоустройства.
3. Должность.
4. С какого года идет рабочий стаж.
5. Кадровые перемещения в пределах одного предприятия.
6. Увольнения, приемы на другие предприятия.
7. Периоды работы.
8. Достижения работника.

Оформление формуляра следует вести согласно нормам, определяемым положениями закона №255-ФЗ, принятого 29 декабря 2006 года. В России предусмотрено заполнение трудовой книжки на русском, кроме тех субъектов РФ, где установлен местный национальный язык.

Инструкция по ведению трудовых книжек предусматривает четкое соблюдение последовательности заполнения, исходя из текущей структуры формуляра:

1. Титульным листом.
2. Основными сведениями о труде на протяжении жизни.
3. Награждениями человека за отличные результаты.

Титульник

Эта страница формуляра заполняется сведениями о владельце:

• ФИО (полностью) согласно данным в паспорте;
• дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• образование (уровень законченного образования на момент первого оформления);
• специальность согласно сведениям из диплома;
• дата заведения;
• подпись сотрудника, уполномоченного вести кадровые документы;
• печать.

Трудовая деятельность

Раздел состоит из нескольких разворотов, оформленных в виде таблицы со столбцами:

1. Номер по порядку.
2. Время приема на работу.
3. Название юрлица (включая сокращенный вариант).
4. Должность человека с квалификацией.
5. Подразделение.
6. Название кадрового документа-основания, дата, № (строго в этой последовательности).

Помимо информации о начале и завершении работы указывают все кадровые изменения – переводы на новые места, должности и т.д. На оформление новых сведений по закону отводится не более 7 дней после издания соответствующего внутреннего приказа, а при увольнении запись датируют днем ухода.

По усмотрению работающего на двух работах гражданина, вносят записи при совмещении согласно подтверждающих справок от другого работодателя. Процесс внесения записей при совмещении аналогичен, однако заполнять графы в период трудоустройства вправе только основной работодатель.

Любые изменения в квалификации, получение новой специальности, разряда также вносят в книжку.

При смене наименования организации делают новые записи с упоминанием документа, ставшего основанием для изменений. Это позволит впоследствии вносить новые записи от того же работодателя с заверением новыми печатями.

Если компания реорганизуется, делают отметку о прекращении сотрудничества, а далее о приеме в штат нового юрлица.

Награждения

Все важные достижения, по усмотрению работодателя, могут быть внесены в формуляр работника на основании изданного приказа, где указано о необходимости оформления записи в документе. В действующем формате книжки не вносятся сведения о проступках и наказаниях.

Общие правила заполнения трудовой книжки

У трудовой книжки есть свой индивидуальный номер, который не меняется на протяжении всей рабочей деятельности. В случае отсутствия формуляра у принятого в штат человека, кадровая служба обязана завести новый.  Если документ существует, но отсутствует в силу веских причин, при трудоустройстве составляется отдельный акт об этом, с заверением его в присутствии свидетеля и самого сотрудника.

Каждый прием на работу по основному месту обязывает своевременно заполнять форму в течение первой недели работы. Если документ заводится впервые, его стоимость взимается с последующего заработка человека.

Если повторные трудоустройства не требуют иных действий, кроме внесения новой порядковой записи, то при первичном зачислении на работу кадровик обязан завести бланк и оформить титульную страницу пустой трудовой книжки. Поскольку документ будет действовать на протяжении всей жизни, важно правильно заполнить сведения строго в соответствии с предоставленными личными бумагами и инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Личные параметры (ФИО, информация о рождении) оформляется согласно предъявленному паспорту. Сведения об образовании заполняются на основании предоставленных дипломов, сертификатов, удостоверений.

Особенности заполнения

Особое внимание уделяется правилам заполнения формуляра.  Ознакомиться с образцом заполнения трудовой книжки можно на специализированных интернет-ресурсах, либо следовать разъяснениям из закона №255-ФЗ.

• Все записи делают шариковой ручкой, исключая цветные чернила (только черный, синий, фиолетовый).
• Формат внесения дат – цифровой, ДД.ММ.ГГГГ.
• Если предприятие расположено на территории республики, имеющей свой национальный язык, оформление допускается на ином, кроме русского языка.

Важно правильно формулировать текст каждой новой строки, соотнося его с формулировками из внутренних приказов организации.

Как оформляется перевод

Не только смена работодателя является поводом для обновления записей в трудовой. Любые кадровые перестановки с изменением названия должности должны быть зафиксированы. Чтобы перевести принятого на определенную должность работника на другое место, администрация обязана согласовать изменения с самим человеком.

В зависимости от места дальнейшей работы различают переводы:

• внутренние, в пределах одного юрлица с внесением записи о переводе в другое подразделение, на новую должность в пределах компании;
• внешние, с расторжением контракта с организацией и заключением нового контракта с новым работодателем.

В последнем варианте в третьем столбце формуляра вносят запись с датой, номером приказа на расторжение трудового договора и аналогичные сведения на прием в штат нового юрлица.

По длительности различают переводы на постоянной основе или с целью временного замещения отсутствующего человека.

Сведения трудовой позволяют установить длительность рабочего стажа и определить наличие особых привилегий у работника.  документа играет важную роль при назначении пенсий, расчета продолжительности трудовой деятельности, поэтому так важно соблюдать установленные законодательством правила ведения и заполнения формуляра.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

© 2019 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/trudoustroystvo/oformlenie-trudovoy-knizhki-pri-prieme-na-rabotu/

Оформление трудовой книжки: в чем заключается процедура

Обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки закреплена за работодателем. Документ служит подтверждением общего и специального стажа для расчета пенсионных выплат. Какие сведения отражаются в трудовой книжке, где она хранится, как вносятся изменения в документ, какие особенности существуют в отношении занятости в ИП, подробно в этом материале.

Структура и содержание трудовой книжки

Понятие трудовой книжки содержится в ст. 66 ТК РФ. Документ оформляется один раз и в него вносятся записи на протяжении всей жизни работника. Ведется формуляр только сотрудниками кадровой службы или ответственными лицами при отсутствии такого отдела – индивидуальным предпринимателем или руководителем организации.

Оформление документа осуществляется на бланке строгой отчетности. Если пустые поля в трудовой книжке закончились, то прикладывается вкладыш по той же форме. В трудовой книжке фиксируются сведения:

• На корочке прописываются документы, на основании которых вносятся изменения в личные данные сотрудника. При смене фамилии это может быть свидетельство о браке и удостоверение личности. Если персональные данные в течение всего срока исполнения трудовых обязанностей не меняются, то эта сторона остается незаполненной.
• На титульном листе фиксируется полное Ф. И. О. гражданина, дата рождения, профессия, информация об образовании. Записи заверяются синей печатью организации, оформившей первично документ. При утере или повреждении трудовой книжки – по текущему месту работы.

Заполненный титульный лист трудовой

• Сведения о трудовой занятости, включая даты приема и увольнений с указанием приказов, на основании которых внесены записи. Информация о переводах на другую должность или место деятельности. Правовое основание для внесения записи — ссылка на статью Трудового кодекса РФ при прекращении отношений с работодателем. К примеру, ст.77 ТК РФ «Увольнение по собственному желанию». Записи обязательно сопровождаются датами в формате ХХ. ХХ. ХХХХ. Каждому заполненному полю соответствует порядковый номер, делают заверение синей печатью организации или ИП, с которыми заключен договор, и подписью руководителя либо ответственного работника кадрового отдела.

• Дополнительно указываются даты и номера приказов о поощрениях или назначенных награждениях.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Трудовые книжки печатаются на специальных бланках утвержденного образца.

На предприятии в отношении хранения документов строгой отчетности на работников устанавливаются следующие требования:

• ответственность за содержание и обеспечения сохранности трудовых книжек лежит на работодателе;
• находится формуляры должны в несгораемом шкафу;
• доступ к бланкам получают только ответственные лица, которым передается ключ от шкафа;
• каждая выемка документов осуществляется при внесении соответствующей записи в журнал строгой отчетности с указанием даты и Ф. И. О. сотрудника.

Правила учета трудовых книжек и их хранения детально прописаны в Постановлении Правительства №225.

Оформление и выдача документа

Выдача формуляра и его первичное оформление, а также ведение трудовых книжек осуществляется для сотрудников следующих категорий:

• при заключении трудового договора на постоянную занятость;
• при принятии в штат на временной основе;
• при выполнении сезонных работ, если место трудовой занятости является основным;
• при принятии работника на работу по договору на оказание услуг, если осуществляются отчисления в социальные фонды;
• при заключении договора на внутреннее совместительство, при внешнем – работы в других организациях ИП оформление и хранение трудовой книжки не предусмотрено.

Порядок учета трудовых книжек

Если работник ранее был трудоустроен официально, то он должен предоставить по новому месту занятости документ о стаже на хранение в кадровый отдел.

При принятии формуляра кадровый работник проверяет формуляр на подлинность, сверяет личные данные, вносит запись с указанием даты и номера приказа о принятии на работу, проставляет печать принявшей сотрудника организации.

Ведет реестр трудовых книжек отдел кадров при заполнении журнала. При передаче документов на предприятие проставляется дата и подпись ответственного лица в принятии формуляра на хранение в кадровый отдел предприятия.

Зачем оформлять трудовую книжку

Основным назначением трудовой книжки является подтверждение общего и специального стажа для получения пенсионных отчислений. Также сведения, указанные в документе, анализируются при принятии на новую должность или при назначении для выполнения трудовых обязанностей на определенном месте занятости.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

При принятии на работу по трудовому контракту впервые обязанность по оформлению документа лежит на организации или ИП, с которым заключен договор.

Если бланк строгой отчетности был утерян или испорчен, то нужно завести также новую трудовую книжку. Сделать книжку нужно в первый день, куда вносятся сведения с приказом о назначении на должность. Выдать документ сотруднику нужно в последний день его работы.

Копии трудовых книжек

Выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день прекращения трудового договора. Согласно последних поправок возможно предоставление документа на временной основе не более 3 дней для урегулирования формальностей в Пенсионном фонде РФ. С работника запрашивается расписка с обязательством вернуть документ в течение указанного срока.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

В иных ситуациях возможна только выдача заверенной кадровым отделом копии трудовой книжки для предоставления в различные инстанции: суд, налоговую службу, при совместительстве и др. Выписку выдают на основании заявления работника.

Основания для записей

Заполнение трудовой книжки осуществляется на основании документов:

• титульный лист со сведениями об образовании – на основании диплома или иных документов об окончании учебного заведения;
• свидетельство о браке и паспорт гражданина РФ – при изменении личных данных работника;
• приказы о назначении на должность, переводе, увольнении, назначении поощрения или награды, при обнаружении помарки при заполнении бланка строгой отчетности.

Грамматические нюансы

Любые изменения в трудовую книжку вносятся при зачеркивании и внесении правильных сведений с заверением печатью предприятия и подписью ответственного сотрудника кадрового отдела.

Источник: https://truddogovor.ru/kak-proishodit-oformlenije-trudovoi-knigki/

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

• Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
• Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

• ТК оформили неверно;
• ТК потеряли;
• Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

• Подтверждённый рабочий стаж;
• Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП). В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

• Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
• Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е. документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника. Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

• Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
• Книга учета движения ТК– 75 лет;
• Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

• ФИО по паспорту (не сокращаем)
• Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
• Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
• В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
• Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
• Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
• Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

• Порядковый номер записи
• Дата приема сотрудника
• «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
• Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна». Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время. Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально. Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях. За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html