Как происходит оформление работника на работу?

В этой статье:

Содержание
  1. Как происходит оформление на работу
  2. По порядку
  3. 5 шагов на работу
  4. Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция
  5. Этап первый — заявление о приеме на работу
  6. Этап второй — медицинский осмотр
  7. Этап третий — приказ о приеме на работу
  8. Этап четвертый — заключение трудового договора
  9. Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
  10. Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления
  11. Гражданско-правовой договор
  12. Что делать, если работники нужны раз от разу?
  13. Горькая правда жизни вместо вывода
  14. Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция
  15. Испытательный срок при приеме на работу
  16. Можно ли принять сотрудника в выходные дни
  17. Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием
  18. Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу
  19. Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами
  20. Шаг 3. Оформить трудовой договор
  21. Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу
  22. Шаг 6. Зарегистрировать приказ
  23. Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке
  24. Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек
  25. Обязательные документы
  26. Дополнительные документы
  27. Какие документы работодатель не вправе требовать
  28. Официальное оформление сотрудника на работу
  29. Документы для официального оформления
  30. Перечень возвращаемых при трудоустройстве документов работнику
  31. Ознакомление сотрудника с трудовым распорядком
Рекомендуем!  Оформление отсутствия работника на рабочем месте

Как происходит оформление на работу

Как происходит оформление работника на работу?

В феврале Алена устроилась на работу. Верстальщицей с испытательным сроком три месяца. Оформить на работу обещали в первый рабочий день. Алена принесла ИНН, пенсионное свидетельство, трудовую книжку. Даже регистрацию накануне оформила и сфотографировалась. Но по просьбе отдела кадров ее оформление отложили. Сначала на день. Потом еще на два.

На четвертый день Алена верстала буклет, краем глаза наблюдая, как шеф роется в ворохе бумаг на столе сотрудников, пытаясь найти образец заявления о приеме на работу.

А краем уха слыша, как руководитель отдела выясняет у кадровика по телефону, есть ли в штатном расписании должность верстальщика!Заявление о приеме на работу пришлось переписывать четыре раза: то написано не по форме, то дата не указана, то зарплата отсутствует. В конце концов, завизированное заявление вместе со всеми документами легло на стол кадровика, Алена заполнила анкету.

А спустя неделю шеф предложил ей написать заявление еще раз. Теперь уже о приеме на должность модератора.Оказалось, что запись в трудовую книжку Алены все еще не сделана. Прежним штатным расписанием верстальщик не предусмотрен. Утвердить новое может только гендир, а он в отпуске. «Тебя оформят модератором, чтобы ты смогла получить зарплату в срок, — убеждал шеф. — Модераторскую.

Потом напишешь заявление о приеме на должность верстальщика, и тебе доплатят разницу».Вроде бы ничего страшного, но есть и подводный камень. Если в отдел кадров неожиданно нагрянет проверка, то бутафория, необходимая для получения зарплаты, обернется реальностью. В трудовую верстальщицы Алены в срочном порядке придется вносить запись о модераторстве.

Но шеф обещал этого не допустить. «Ты мне веришь?» — вопрошал он.Последней каплей стала фраза о том, что запись в трудовую делается по факту прохождения испытательного строка. Алена не выдержала и забрала трудовую книжку. Бумажная волокита обернулась для компании потерей сотрудника.

Рекомендуем!  Оформление уведомления для сотрудников

По порядку

1. Документы. В Трудовом кодексе четко прописано, какие документы требуются от сотрудника при устройстве на работу. В обязательный перечень (определяемый 65й статьей ТК) входят:

  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Работодатель оставляет себе копию всех заполненных страниц, которая подшивается в ваше личное дело.
  • Трудовая книжка. Первая трудовая книжка оформляется на первом месте работы. Она хранится у работодателя все то время, пока вы у него работаете, и возвращается к вам после увольнения. Обычно, для того, чтобы забрать документы, вам нужно принести в отдел кадров обходной лист со всеми нужными подписями (этот документ подтверждает, что у вас не осталось перед компанией никаких обязательств)
  • Для военнообязанных – документы воинского учета.
  • Документ об образовании или квалификации – если работа требует специальных знаний или подготовки.
  • Свидетельство государственного пенсионного страхования. Если вы заключаете трудовой договор впервые, его вам оформит работодатель.

Есть еще перечень необязательных документов, которые, однако, могут потребоваться на некоторых специфических должностях. В него входят:

  • Регистрация. Вообще-то, требовать у гражданина РФ регистрацию незаконно, однако очень многие компании продолжают это делать. Отсутствие регистрации может стать неофициальным поводом в отказе при приеме на работы. То есть, вам скажут, что вы не прошли конкурсный отбор, не подходите по квалификации – все что угодно. И доказать дискриминацию будет очень сложно. Кстати, иностранным гражданам требуется разрешение на работу в России.
  • Справка о зарплате с прежнего места работы (2 НДФЛ). У вас могут ее попросить, но предоставлять или нет – сугубо ваше личное дело. Если вы приступаете к работе не с нового года, она вам потребуется, чтобы оформить налоговые вычеты за текущий год (если вы имеете на них право).
  • Медицинская книжка. Необходима продавцам, тем, кто работает с пищевыми продуктами, при работе в детских и медицинских учреждениях (полный перечень таких специальностей определяется 213 статьей ТК). С офисных работников, как правило, требовать ее не имеют права.
  • ИНН. В перечне обязательных документов его нет, однако почти все работодатели просят его предоставить. Оформить его довольно просто – нужно прийти с паспортом в налоговую инспекцию по месту регистрации.
  • Характеристика с прежнего места работы или рекомендательные письма.
  • Стоит иметь в виду, что поддельные документы из этого перечня – основание для увольнения (п. 11 ст. 81 ТК). Чаще всего подделывают медицинские книжки, поэтому трудовая инспекция смотрит на них в первую очередь.

2. Сроки.

Сроки оформления на работу жестко прописаны в трудовом законодательстве: в течении 5 дней с момента начала вашей работы в компании в трудовую книжку должна быть внесена соответствующая запись, и три дня дается на заключение трудового договора. Так что все аргументы типа «мы оформим вас с нового года / по истечении испытательного срока / первого приведенного клиента» — отговорки, не имеющие никаких законных оснований.

5 шагов на работу

Итак, процедура оформления сотрудника в штат выглядит следующим образом:

Делай раз: заявление.Вы пишите заявление о приеме на работу. В нем должно быть указано название организации, фамилия руководителя, ваша должность, структурное подразделение, условия приема, дата. Например:

Генеральному директору ООО «ХХХ»Иванову П.П.от Кузнецовой Н. Н.

Заявление

Прошу принять меня на должность менеджера в отдел рекламы с 27 марта 2008 года.

ДатаПодпись

Руководитель в этом заявлении указывает ваш оклад, ставит дату, свою подпись и печать. А потом передает в отдел кадров.

Делай два: знакомство.Знакомиться надо с нормативными документами: правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, условиями вашей ответственности перед компанией и прочей канцелярией.

Делай три: трудовой договор.Вы подписываете трудовой договор. В нем должно быть прописано время работы и отдыха, отпуск, ваш оклад и все причитающиеся надбавки, условия ответственности сторон.

Договор подписывается в двух экземплярах, визируется, и одна копия передается вам, а вторая остается в отделе кадров. Подписать его необходимо в течении трех дней с момента начала работы.

Кстати, по 67 статье ТК, если договор в течение этого не подписан, считается, что он заключен автоматически.

Делай четыре: приказТолько делать этот шаг нужно не вам, а отделу кадров. Он должен издать приказ о вашем приеме на работу, а вы – ознакомиться с ним и расписаться.

Делай пять: запись в трудовойНаконец, последний шаг – это запись в вашей трудовой книжке. Она должна появиться в обязательном порядке, неважно, работаете вы временно, или проходите испытательный срок. Делать запись в трудовой не нужно только совместителям: у них трудовая остается на основном месте работы.

Если работодатель категорически отказывается оформлять вас на работу, или сроки оформления превышают все разумные пределы, вы вправе обратиться в трудовую инспекцию и потребовать проверки.Государственная трудовая инспекция в Москве: +7(495) 343-91-90, +7(495) 298-12-04, Москва, ул. Домодедовская, д.24, к.

3Государственная инспекция труда в Санкт-Петербурге: +7(812) 714-52-14, Санкт-Петербург, ул. Римского-Корсакова, д. 117Федеральная служба по труду и занятости: +7(495) 298-87-37, Москва, Биржевая площадь, д.1, www.rostrud.info Центр социально-трудовых прав (консультации по вопросам трудового права): +7(495) 721-95-58, Москва, ул. Сущевская, 8-12, стр.

1, 1й подъезд, 3й этаж, www.trudprava.ru

Источник: https://www.wday.ru/stil-zhizny/vibor-redakcii/kak-proisxodit-oformlenie-na-rabotu/

Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Как происходит оформление работника на работу?

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-pravilno-oformit-sotrudnika-na-rabotu

Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция

Как происходит оформление работника на работу?

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Испытательный срок при приеме на работу

Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

  • Сотрудницы в положении.
  • Работники, не достигшие 18 лет.
  • молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
  • Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
  • Выбранные по конкурсу
  • И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Скачать образец заявления о приеме на работу

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.

Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.

Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.

После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.

Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.

В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.

Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.

Скачать бланк приказа о приеме на работу

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует — каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения — дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии — печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию — наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2. Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.

Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.

Как правильно оформить личную карточку. Скачать бланк

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

  • Приказ о приеме на работу;
  • Документ, определяющий личность;
  • Трудовая книжка;
  • Бланки ИНН и СНИЛС;
  • Документ воинского учета;
  • Документ подтверждающий образование;
  • Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

  • Личную карточку с фотографией;
  • Автобиографию;
  • Копию документа об образовании;
  • Заявления за все время работы;
  • Копии приказов по работнику;
  • Трудовой контракт с работником;
  • Должностную инструкцию;
  • Отзывы, рекомендации, характеристики;
  • Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

  • Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
  • Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
  • Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы — работодатель также оформляет его самостоятельно.
  • Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
  • Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
  • Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

  • Справка об условиях труда на основном месте — если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
  • Медицинское заключение о состоянии здоровья — нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
  • Справка о размере доходов и имеющемся имуществе — если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

  • Справка об имеющейся беременности для женщин;
  • Справка о составе семьи;
  • Копии свидетельств о рождении детей;
  • Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать — не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

  • Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
  • ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/priem-sotrudnika-na-rabotu.html

Официальное оформление сотрудника на работу

Как происходит оформление работника на работу?

Прием на работу — это официальное оформление отношений между работодателем и лицом, согласившимся выполнять работу за определенное вознаграждение. В России существует несколько способов оформления сотрудника на работу.

Оформление сотрудника на работу

Очень часто руководители компаний и фирм задаются вопросом необходимости официального трудоустройства своих сотрудников, которые посредством своих сил и знаний могут выполнять вполне определенные профессиональные действия.

В данном случае, каждый работник стремится к тому, чтобы быть зачисленным в штат, получать сведения о том, в какие фонды организация делает за него взносы и в каком объеме платятся налоги.

Ведь именно от данных критериев собственно и зависит его материальное благосостояние после выхода на пенсию. Однако далеко не все предприниматели стремятся к тому, чтобы проводить каждого наемного работника согласно всем правилам трудоустройства.

И так, при регистрации любого бизнеса каждый предприниматель должен в обязательном порядке подавать все необходимые сведения в государственные учреждения, среди которых Фонд Социального Страхования, Фонд обязательного медстрахования.

В них должно быть отражены административные моменты, которые обязуется выполнять работодатель, подтверждая таким образом, что все механизмы отлажены и работают должным образом.

При этом следует иметь в виду, что во все эти организации предприниматель должен делать взносы на каждого своего сотрудника, обеспечивая его таким образом необходимыми социальными гарантиями, которые будут использованы им в настоящий момент или же при выходе на пенсию.

Документы для официального оформления

Для того, чтобы избежать возникновения путаницы сразу определим список документов, которые должен предоставить сотрудник любой организации для своего оформления. Среди них должен быть представлен паспорт или иного рода документ, который может послужить удостоверением личности конкретного человека.

Трудовая книжка также необходима, кроме тех случаев, когда заключается трудовой договор впервые и сотрудник впервые поступил на работу или же он будет совмещать данную должность с другой – основной деятельностью.

К данному пакету документов нужно приложить и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, которое есть у каждого современного россиянина, который хоть один раз в своей жизни работал по официальной системе трудоустройства.

Мужчинам необходимо иметь при себе документы воинского учета, которые есть у каждого россиянина, подлежащего призыву на военную службу. Также следует принести в отдел кадров и документ об образовании, наличии конкретной квалификации или же прохождении специализированных курсов, которые были пройдены до момента поступления на работу.

Кстати, в современном законодательстве отмечено, что никаких других документов работодатель требовать не вправе, поскольку они не отражены в статье 65 Трудового законодательства. Например, свидетельство о присвоении ИНН, а также регистрации по месту постоянного проживания.

Перечень возвращаемых при трудоустройстве документов работнику

Среди пакета документов, которые принимаемый на работы специалист обязан предоставить работодателю для оформления есть те, которые остаются в отделе кадров, а также те, которые должны быть переданы работнику. С них необходимо снять копии, а сами оригиналы отдать владельцу, так как хранить их в отделе кадров или же архиве с делами сотрудников не правомерно.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

И так, в современном трудовом законодательстве сказано, что работодатель при официальном трудоустройстве сотрудника должен снять копии со всех документов, которые были предоставлены наемным мастером при поступлении на работу.

Из всего вышеописанного списка в отделе кадров должна храниться лишь трудовая книжка, причем во время всего срока работы данного человека в структуре компании. если же данный сотрудник впервые устраивается на работу, то заведение трудовой книжки, ее ведения и грамотного оформления полностью лежит на плечах работодателя. Кстати, он же должен пройти всю необходимую процедуру по оформлению страхового именного свидетельства пенсионного страхования.

Каждый работодатель должен иметь в виду, что неправомерным считается удерживание паспорта сотрудника, его страхового свидетельства и других документов, которые он принес для официального трудоустройства. Причем незаконным считается требование предоставить трудовую книжку у того работника, который поступает на предприятие в первый раз в своей жизни.

Ознакомление сотрудника с трудовым распорядком

Каждый сотрудник, который поступает на предприятие, должен быть в обязательном порядке ознакомлен со всеми необходимыми локальными актами для внутреннего использования, которые непосредственно относятся к организации его труда. Например, положение о премировании сотрудников, оплате труда, охране труда и всеми положениями коллективного договора.

Таким образом, можно смело сделать вывод о том, что работник должен в обязательном порядке получить реальное представление об информации, которая содержится в во всех выше перечисленных документах, поскольку именно от них зависит формирование его заработной платы, а также поощрений и система наказаний, которая может применяться к нерадивым работникам компании.

Вместе с этим, он получит максимальное представление о том, с чем и как ему предстоит работать в дальнейшем, после чего в знак своего согласия он ставит свою подпись. Все это станет гарантией согласия конкретного работника со всеми условиями, что в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций и их разрешения в судебном порядке.

С каждым вновь поступающим на работу сотрудником работодатель должен заключить трудовой договор, в котором в обязательном порядке должны быть отмечены все основные положения, правила и нормативы дальнейшего сотрудничества между отдельно взятым человеком и компанией.

Данный документ должен быть подписан всеми участниками договора в течение трех дней со дня фактического начала работы данного сотрудника на производстве. В течение данного срока также должен быть создан приказ о приеме на работу специалиста, в результате чего, собственно и происходит официальное трудоустройство работника.

© Дмитрий, BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/magazine/7/3496/

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий