Номенклатура дел эколога предприятия

Номенклатура дел на 2019 год с новыми сроками хранения. Образец и бланк

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

   Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
   • индекс или номер дела,
   • заголовок или название,
   • количество содержащихся в нем частей или томов,
   • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
   • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
3. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Источник: https://assistentus.ru/forma/nomenklatura-del/

3.2 Сокращения

ООС – охрана окружающей среды;

Отдел ООС – отдел охраны окружающейсреды;

ИТЦ – инженерно-технический центр;

СЭМ – система экологического менеджмента;

СТО– стандарторганизации;

ПЭК– производственный экологическийконтроль;

ПЭМ–производственно – экологическиймониторинг;

ОФХИ– отдел физико-химических исследованийИТЦ;

УКС– управление капитального строительства;

ЯГПУ– Ямальское газопромысловое управление.

4 Основные положения

Экологическаядокументация и отчетность предназначеныдля обеспечения высшего руководстваОбщества, отдела ООС, структурныхподразделений ООО «Газпромдобыча Надым»,органов управления природоохраннойдеятельностью в ОАО «Газпром»,государственныхи ведомственных специально уполномоченныхприродоохранных организаций полной,комплексной и достоверной информациейв областиохраны окружающей среды и использованияприродных ресурсов.

Основнымицелями данного стандарта являются:

• информационное обеспечение принятия решений в области охраны окружающей среды, в том числе разработки и реализации природоохранных программ и планов;
• совершенствование системы экологического менеджмента ООО «Газпром добыча Надым»;
• подготовка информации для государственных органов власти, ОАО «Газпром» и общественности;
• учет потребления природных ресурсов и загрязнения окружающей среды.

4.1 Экологическая документация

Настоящийстандарт определяети поддерживает в рабочем состояниив ООО «Газпромдобыча Надым»и его структурныхподразделениях процедуру управлениявсеми документами, связанными сприродоохранной деятельностью, длятого, чтобы они соответствовалиустановленным требованиям, их можнобыло найти, использовать в текущейработе, хранитьв течение указанного срока.

4.1.1 Типы и форматы документов

Вприродоохраннойдеятельности ООО«Газпромдобыча Надым»используются следующие типы документов:

1)Экологическаяполитика ООО«Газпромдобыча Надым».

2)Экологическиецели и задачи ООО«Газпромдобыча Надым».

3)Руководство по СЭМ.

4)Стандарты СЭМ ООО «Газпромдобыча Надым».

5)Документы, определяющие полномочияи ответственность в области охраныокружающей среды.

6)Организационно-распорядительнаядокументация ООО«Газпромдобыча Надым»в отношенииподдержания и развития СЭМ.

7)Записи СЭМ науровне Общества (протоколы заседанийРабочей группы по СЭМ, журналы и другиерегистрируемые данные, относящиеся креализации СЭМ, включая результатывнутренних и внешних аудитов и оценоксоответствия, мониторинга достиженияцелей, отчетность, переписку с внешнимиорганизациями по вопросам, относящимсяк СЭМ).

8)Формы для записи данных по экологическимаспектам, программе и планам природоохранныхмероприятий, другим видам природоохраннойдеятельности.

9)Производственнаяприродоохранная документация и записи,ведущиеся в соответствии с законодательнымии отраслевыми требованиями (журналыпервичного учета, результаты проверок,данные производственного экологическогомониторинга, документация по платежамт.п.).

10)Документы от внешних заинтересованныхсторон (надзорных органов, органоввласти, общественных организаций,клиентов, населения), содержащиетребования к значимым экологическимаспектам деятельностиООО «Газпромдобыча Надым»,либо имеющие отношение к результативностиСЭМ (запросы,письма, жалобы, претензии, предложения).

Указанныетипы документов имеют определеннуюиерархию. В соответствии с ВРД 39-1.13-2003,к высшему уровню документов «А» системыэкологического менеджмента относятсяэкологическая политика, экологическиецели ООО «Газпром добыча Надым». Следующийвысокий уровень документов «В» представленвнутренними стандартами организации(СТО).

К среднему уровню документов «С»относятся инструкции, положения,программы и планы природоохранныхмероприятий, перечни значимых экологическихаспектов, экологические цели и задачиОбщества, результаты проверок, данныеэкоаналитического контроля, отчеты оприродоохранной деятельности.

Низшийуровень «D» включает документы, отражающиетекущую природоохранную деятельность:приказы, распоряжения, переписку сфилиалами, другими организациями и др.

Состави содержание природоохранной документацииООО «Газпром добыча Надым» определяетсясамим Обществом в соответствии сзаконодательными и отраслевыми,требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО14001-2007, нормативными документами СЭМОАО «Газпром» и СЭМ ООО «Газпромдобыча Надым».

Согласноинструкции по документационномуобеспечению управления в ООО «Газпромдобыча Надым» экологические документы,относящиеся к одному вопросу или уча­сткудеятельности и имеющие единые срокихранения, помещаются в дела (отдельнаяпапка/обложка). Дело может состоять изодного документа, если он отражаетотдельный вопрос или участок деятельности.

Впоследнем квартале каждого годаответственным за делопроизводстволицом отдела ООС, экологом филиалаподготавливается номенклатура дел – систематизированный переченьнаименований (заголовков) дел, планируемыхк формированию в отделе ООС/у экологаструктурного подразделения Общества в предстоящем календарном году, суказанием сроков хранения дел.Присоставлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положением об отделеООС, номенклатурой дел за прошлый год,а также размещенными в электронном видена Интранет сервере Общества (на страницеАХО) перечнями документов с указаниемсроков хранения.

В номенклатурудел включаются все дела, планируемые кзаведению в предстоящем календарномгоду и отражающие управленческуюдеятельность, в том числе дела, содержащиедокументы ограниченного доступа, копиии проекты документов.

В номенклатурудел не включаются документы личногопроисхождения, сборники правовых актов,периодические печатные издания,информационные материалы и книжнаяпродукция.

Состави номенклатура дел/документов СЭМ ООО«Газпромдобыча Надым»представлена в таблице 1.

Таблица 1. Номенклатура дел/документовСЭМ ООО «Газпром добыча Надым»

Уро-веньдокументов	Индекс дела(№ папки)	№ доку-мента	Наименование документов	Срок хранения документов
1	2	3	4	5
А	040/01	040/01/1	Экологическая политикаООО «Газпром добыча Надым»	Пост.
040/01/2	СТО Руководство по СЭМООО «Газпром добыча Надым»	Пост.
040/01/3	Экологические цели и задачиООО «Газпром добыча Надым»	Пост.
В	040/02	040/02/1	СТО «Порядок составления и принятия экологической политики»	Пост.
040/02/2	СТО «Порядок идентификации экологических аспектов»	Пост.
040/02/3	СТО «Порядок разработки экологических целей и задач, программы и планов природоохранных мероприятий»	Пост.
040/02/4	СТО «Полномочия и ответственность в области охраны окружающей среды»	Пост.
040/02/5	СТО «Экологическая документация и отчетность»	Пост.
040/02/6	СТО «Порядокинформационного взаимодействия и подготовки кадров в области охраны окружающей среды»	Пост.
040/02/7	СТО «Производственный экологический контроль»	Пост.
040/02/8	СТО «Производственный экологический мониторинг»	Пост.
040/02/9	СТО «Внутренний аудит системы экологического менеджмента»	Пост.
040/02/10	СТО «Оценка экологической результативности»	Пост.
040/03	040/03/1	Стандарты по системе экологического менеджмента ОАО «Газпром»	Пост.
040/03/2	Стандарты и рекомендации ОАО «Газпром» в области охраны окружающей среды	Пост.
С	040/04	040/04/1	Положение об отделе охраны окружающей среды	Пост.
040/04/2	Должностные инструкции	Пост.
040/04/3	Инструкции по охране окружающей среды	Пост.
040/04/4	Перечень законодательных и других требований в области охраны окружающей среды	Пост.
040/05	040/05/1	Перечень функциональных зон ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/05/2	Ранжированный перечень значимых экологических аспектов	5 л.
040/06	040/06/1	Экологические цели и задачи ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/06/2	Программа природоохранных мероприятий	5 л.
040/06/3	Планы природоохранных мероприятий и отчеты о выполнении	5 л.
040/07	040/07/1	Матрица распределения ответственности в СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	до замены новыми
040/07/2	Номенклатура документов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	до замены новыми
040/07/3	Программа экологической подготовки кадров ООО «Газпром добыча Надым»	до замены новыми
040/07/4	Журнал учета экологической подготовки кадров ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/08	040/08/1	Производственный экологический контроль, акты проверок и контроль за исполнением	5 л.
040/08/2	Производственный экологический мониторинг, экологические изыскания	5 л.
040/09	040/09/1	План внутренних аудитов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/09/2	Реестр внутренних аудиторов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/09/3	Журнал регистрации результатов внутренних аудитов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/09/4	Единый Реестр выявленных несоответствий в СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/10	040/10/1	Годовые отчеты о природоохранной деятельности	пост.
040/10/2	Отчеты об экологической результативности, решения высшего руководства ООО «Газпром добыча Надым» по совершенствованию функционирования СЭМ	пост.
040/10/3	Журнал регистрации запросов и жалоб заинтересованных сторон	5 л.
040/11	040/11/1	Документация по охране атмосферного воздуха	до замены новыми
040/12	040/12/1	Документация по охране и рациональному использованию водных ресурсов	до замены новыми
040/13	040/13/1	Документация по обращению с отходами производства и потребления	до замены новыми
040/14	040/14/1	Документация по общим требованиям в области охраны окружающей среды	до замены новыми
040/15	040/15/1	Документация по радиационной безопасности	до замены новыми
040/16	040/16/1	Документация по охране недр	до замены новыми
040/17	040/17/1	Лицензирование природопользования	3 г. после истечения срока
040/18	040/18/1	Документация по охране растительного и животного мира	до замены новыми
040/19	040/19/1	Экологическая экспертиза
D	040/20	040/20/1	Приказы, распоряжения ОАО «Газпром»	5 л.
040/21	040/21/1	Приказы, распоряжения ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
040/22	040/22/1	Переписка с ОАО «Газпром»	5 л.
040/23	040/23/1	Переписка с контролирующими организациями	5 л.
040/24	040/24/1	Переписка с филиалами	5 л.
040/25	040/25/1	Внутренняя переписка по Администрации Общества	5 л.
040/26	040/26/1	Переписка с научно-исследовательскими и проектными организациями	5 л.
040/27	040/27/1	Договоры	3 г. после ис-течения срока
040/28	040/28/1	Экологическая отчетность по формам госстатнаблюдения, в т.ч. по текущим и капитальным затратам, направленным на охрану окружающей среды (ф. №№ 4-ос, 18-кс)	Пост.
040/29	040/29/1	Задания на проектирование	10 л.
040/30	040/30/1	Программы, протоколы	10 л.
040/31	040/31/1	Платежи за негативное воздействие на окружающую среду	5 л.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5843939/page:3/

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Порядок утверждения номенклатуры

Как оформлять заголовки дел

Где взять образец номенклатуры дел

Итоги

Когда составляется номенклатура дел на [year] год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Скачать образец номенклатуры дел

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_sostavit_nomenklaturu_del_organizacii_obrazec/

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита
Индекс	Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Наименование	Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения	Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки хранения	Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Примечания	Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Номенклатура дел

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов. Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314