Лимиты затрат на предприятии

[ Новое в УТ 11 ] Контроль лимита расхода денежных средств

Наверное в каждой компании финансовый менеджер или же директор фирмы планирует, сколько денег можно выделить на расходы того или иного подразделения, поскольку хочется уменьшить расходы и контролировать их. На начало месяца закладывается ограниченный бюджет, который нужно соблюдать и постараться не превысить.

Так вот, в новом релизе УТ 11.1.4.1 предусмотрена замечательная возможность контроля за расходованием денежных средств при помощи документа «Лимиты расхода ДС». Данный документ устанавливает объемы доступных к расходованию денежных средств для каждой статьи ДДС.

Последующий контроль расходования денежных средств может производиться как по предприятию, так и по подразделениям и организациям (требуется предварительное включение соответствующих функциональных опций «Лимиты расхода по организациям» и «Лимиты расхода по подразделениям»).

В случаях, когда требуется выделить денежные средства сверх установленного для данной статьи ДДС лимита, данная потребность указывается при оформлении заявки в явном виде («Сверх лимита»).

Рассмотрим детально данный функционал в программе.

Применимость

Статья написана для редакции УТ 11.1. Если вы используете эту редакцию, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным. Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи – воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом, Вы закрепите материал практикой ?

Реализация контроля лимита расхода денежных средств

Для включения возможности контроля лимитов расходов нужно на закладке программы «Администрирование» – «Организации и денежные средства» установить сначала флажок «Заявки на расходование денежных средств».

После этого будет возможность включить флажки лимита расходования денежных средств и контроля превышения лимитов. Включим все возможные флажки.

Для увеличения нажмите на изображение.

Представим себе ситуацию, что в компании есть несколько подразделений. На каждое подразделение каждый месяц выделяется некая сумма (например, 4 000 руб.) на внутренние расходы: коммунальные услуги, транспортные услуги, содержание офиса.

Перейдем на вкладку программы «Финансы» – «Лимиты расхода ДС».

Создадим новый документ. Заполним в нём организацию и подразделение, по которым мы планируем бюджет. Укажем статьи ДДС и суммы (лимиты) расходов:

• коммунальные услуги – лимит 1 500 руб.
• транспортные услуги – лимит 2 000 руб.
• содержание офиса – лимит 500 руб.

Для увеличения нажмите на изображение.

Превышение лимитов контролируется при утверждении/согласовании «Заявок на расход денежных средств». Кстати, в УТ 11.1.4.1 вместо статуса «Утверждена» теперь используется статус «К оплате».

Создадим новую «Заявку на расходование ДС». Заполним всю необходимую информацию. Статью ДДС укажем « офиса». Сумму расхода 600 руб.

При попытке повести документ в статусе «Согласована» или «К оплате» программа выдаст ошибку о невозможности проведения, поскольку лимит расхода по статье « офиса» превышен на сумму 100 руб.

Для увеличения нажмите на изображение.

Если необходимо осуществить расходование денежных средств сверх лимита, то в заявке устанавливается соответствующий флаг «Сверх лимита». Правом проводить документы с суммой сверх установленного лимита имеют те пользователи, для которых установлено право согласовывать и утверждать заявку.

Давайте для примера установим флажок «Сверх лимита» и проведем заявку. На основании создадим расходной кассовый ордер.

Для увеличения нажмите на изображение.

Аналогичным образом создадим заявки на расходование ДС (а также расходные кассовые ордера) по статьям ДДС «Коммунальные услуги» и «Транспортные услуги» на 1 000 руб. и 2 000 руб. соответственно. Т.е. по коммунальным услугам мы провели на 500 руб. меньше лимита, а по транспортным услугам как раз использовали весь допустимый лимит на расходы.

Для контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами используется отчет «Использование лимитов расхода денежных средств». Запустить его можно на закладке «Финансы» – «Отчеты по финансам». Сформируем отчет.

Для увеличения нажмите на изображение.

Отчет наглядно показывает лимиты расходов, фактический расход и отклонение в разрезе статей ДДС. Мы видим, что у нас перерасход по статье « офиса», недорасход по статье «Коммунальные услуги», и по статье «Транспортные услуги» мы использовали весь лимит. Дополнительно в отчете отображаются проценты расхода лимитов.

Как видим, функционал очень полезный и несложный. Думаю, что все, кто перейдет на новый релиз УТ 11.1.4.1, обязательно должны попробовать использовать данный механизм, поскольку с ним Вы всегда будете в курсе выполнения бюджета расходов на Вашей фирме.

PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте

Мы ведем группу ВКонтакте – http://.com/kursypo1c.

Если Вы еще не вступили в группу – сделайте это сейчас и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылка на скачивание материалов.

Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)Если Вы уже участник группы – нужно просто повторно авторизоваться в ВКонтакте, чтобы скрипт Вас узнал. В случае проблем решение стандартное: очистить кэш браузера или подписаться через другой браузер.

Другие статьи по новым возможностям УТ 11.1:

«Поиск и удаление дублей элементов»

«Отгрузка товара с отложенным переходом права собственности»

«Шесть статей с обзором нового функционала УТ 11»

Источник: https://xn—-1-bedvffifm4g.xn--p1ai/ut11-articles/%D0%BE%D0%B1%D0%B7%D0%BE%D1%80-%D0%B8%D0%B7%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B9-%D1%83%D1%8211-%D1%87%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%8C3/

Список наиболее часто используемых статей затрат в бухучете

Статьи затрат в бухучете — список их формируется в бухгалтерии каждого предприятия — группируются исходя из определенных принципов. Бухгалтер компании имеет свои основной и дополнительный списки затрат, которым уделяет особое внимание. От чего зависит их формирование и как они составляются?

Основные принципы группировки затрат в бухгалтерском учете

Статьи затрат в бухучете: расходы обычной деятельности (основной список)

Статьи затрат в бухучете: прочие расходы (дополнительный список)

Итоги

Основные принципы группировки затрат в бухгалтерском учете

Подход к классификации и группировке затрат в бухгалтерском учете диктуется такими основными нормативными актами:

• ПБУ № 10/99;
• планом счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н);
• Налоговым кодексом РФ (гл. 25, 26.1, 26.2);
• приказами отраслевых министерств и ведомств, утверждающими методические указания, инструкции о порядке формирования расходов и расчета себестоимости продукции (работ, услуг) организаций и предприятий соответствующей отрасли.

Таким образом, на практике выделяют 2 подхода к организации учета затрат: собственно бухгалтерский и налоговый, имеющий целью исчисление налогов. В настоящей статье мы рассмотрим только бухгалтерские принципы группировки затрат по элементам и статьям.

ПБУ № 10/99 разделяет все затраты предприятия на 2 большие группы расходов в зависимости от того, имеют они отношение к обычной деятельности предприятия или не относятся к обычной деятельности (прочие расходы).

Если внимательно изучить п. 7 ПБУ № 10/99, то становится понятно, что все расходы обычной деятельности предприятий можно разделить на такие большие группы:

• расходы на приобретение ТМЦ, используемых в основной деятельности (иногда в теории бухучета их называют предпроизводственными затратами);
• производственные (связанные с осуществлением целевой деятельности предприятия);
• коммерческие;
• управленческие.

В бухгалтерском учете предпроизводственные расходы, которые связаны с приобретением материалов, сырья, товаров, запасных частей, прочих ТМЦ, относят на счета учета данных ТМЦ, включая в состав их себестоимости.

Например, на счет 10 «Материалы» относят стоимость приобретения этой группы ТМЦ и стоимость их доставки, хранения, сортировки и т. д.

Элементы группировки расходов по обычным видам деятельности при их формировании в бухучете согласно п. 8 ПБУ 10/99:

• затраты на приобретение, доставку и хранение материалов;
• расходы по оплате труда;
• расходы на социальное и пенсионное обязательное страхование работников;
• амортизация основных средств;
• прочие затраты.

Если группировка затрат по элементам установлена законодательно, то разбивку затрат по статьям предприятие устанавливает само исходя из потребностей управленческого учета.

Основной список статей расходов предприятия во многом зависит от его типа и отраслевой принадлежности. Во многих отраслях экономики существуют рекомендованные или обязательные принципы разбивки расходов по статьям затрат при формировании себестоимости продукции, работ, услуг.

Статьи затрат в бухучете: расходы обычной деятельности (основной список)

Все затраты в бухгалтерском учете суммируются на счетах 20, 23, 25, 26, 29. Аналитический учет ведется в бухгалтерии предприятия на указанных счетах исходя из принятой предприятием самостоятельно классификации статей затрат в бухучете, соответствующей целям учета.

Такая классификация может устанавливать группировку расходов по статьям исходя из следующих принципов.

По периоду возникновения и списания затрат:

• расходы прошлых периодов;
• расходы текущего периода;
• расходы будущих периодов.

По степени участия в основном производственном процессе затраты делят:

• на прямые производственные;
• косвенные (непрямые).

В зависимости изменения от объема производства, различают:

• условно-постоянные расходы;
• условно-переменные.

Исходя из степени влияния на конечный результат:

• регулируемые;
• нерегулируемые.

Для целей калькуляции себестоимости:

• цеховые затраты (могут быть разбиты на отдельные подразделения в технологической цепочке);
• расходы вспомогательных производств (учитываются по каждому вспомогательному производству/подразделению);
• общепроизводственные;
• затраты на управление;
• расходы на маркетинг и сбыт.

Существуют и другие подходы к тому, как формируется список статей затрат в бухучете предприятия.

ВАЖНО! Закрепите разбивку расходов по статьям внутренним документом предприятия (приказом об учетной политике или отдельным приказом). Важно, чтобы все бухгалтеры предприятия знали эти принципы и формировали затраты по статьям на своих участках учета правильно.

Взаимосвязь между разбивкой расходов по статьям и по группам элементов можно представить в форме таблицы:

Таблица. Пример взаимосвязи группировки по элементам и статей затрат в бухучете

Элементная группа	Статьи затрат в бухучете
Материальные затраты	Прямые затраты:
Основные материалы на производство
Топливо и ГСМ
Электроэнергия на производство
Полуфабрикаты собственного производства
Косвенные:
Вспомогательные материалы
Спецодежда
Заработная плата	Прямые затраты:
Заработная плата рабочих основного цеха
Косвенные:
Зарплата вспомогательных рабочих
Зарплата руководителей цехов и участков
Социальное страхование	Прямые расходы:
Начисления на ФОТ основных рабочих
Косвенные:
Начисления на ФОТ общепроизводственного персонала
Амортизация ОС	Прямые расходы:
Амортизация ОС, занятых в производстве
Косвенные:
Амортизация ОС, не занятых в производстве
Управленческие расходы	Косвенные:
Материалы для работы управления
Энергетические расходы управления
ГСМ
Зарплата и взносы сотрудников управления
Расходы на быт и маркетинг	Косвенные:
Материалы для работы сбыта и маркетинга
Энергетические расходы
ГСМ
Зарплата и взносы отделов сбыта и маркетинга
Расходы на продвижение продукции (реклама, акции)
Прочие расходы	Косвенные

Разделение затрат на прямые и косвенные позволяет косвенные затраты отнести на себестоимость готовой продукции. В бухгалтерском учете управленческие и коммерческие расходы могут полностью включаться в себестоимость реализованной продукции (п. 9 ПБУ 10/99), но такой порядок учет должен быть отражен в учетной политике организации.

Подробнее об учете управленческих расходов  в бухгалтерском учете читайте в статье «Счет 26 в бухгалтерском учете (нюансы)».

Приведенная в примере классификация затрат по статьям не является обязательной.

Как делить производственные затраты на прямые и косвенные и учитывать их в налоговом учете, читайте здесь.

С налоговым учетом прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно ознакомиться тут.

Статьи затрат в бухучете: прочие расходы (дополнительный список)

В соответствии с разд. III ПБУ № 10/99 прочие расходы не связаны с обычной деятельностью. ПБУ устанавливает 3 основные группы таких расходов.

Первая группа связана с видами доходов от прочей деятельности. Такие затраты возникают, когда предприятие:

• предоставляет в пользование свои активы (к числу прочих расходов относят затраты от содержания этих активов);
• за плату предоставляет интеллектуальные и авторские права (в этом случае к расходам относят расходы, связанные с этими правами);
• участвует в уставных капиталах других юридических лиц (к расходам относят затраты на такое участие);
• продает, выводит из обращения или списывает свои основные средства (к затратам относят затраты на выбытие, продажу и списание ОС);
• берет кредиты и займы (к расходам относят проценты за пользование финансовыми средствами);
• получает услуги кредитных организаций (в этом случае расходы — стоимость таких услуг);
• проводит резервирование средств (к затратам относят расходы на формирование резервов — проведение оценки, услуги третьих лиц по формированию резервов).

Вторая группа прочих расходов — это затраты:

• на уплату пеней, штрафов неустоек;
• возмещение убытков сторонним организациям;
• списание просроченной дебиторской задолженности;
• убытки по курсовым разницам;
• уценку активов;
• благотворительность;
• другие расходы.

Третья группа — расходы от наступления чрезвычайных (форс-мажорных) обстоятельств.

Классификацию прочих расходов по статьям предприятие может также проводить самостоятельно. Здесь можно рекомендовать следующие статьи группировки расходов:

• расходы на предоставление активов в аренду;
• финансовые расходы;
• расходы на управление активами, не занятыми в обычной деятельности;
• штрафы и пени и т. д.

О расчете переменных затрат читайте материал «Как рассчитать переменные издержки (примеры, формула)».

Итоги

Все расходы предприятия законодательство, регулирующее бухучет, делит на две большие группы: связанные с обычной деятельностью и прочие расходы. Расходы, связанные с обычной деятельностью, делятся на элементные группы. А группировку расходов по статьям затрат предприятие выбирает самостоятельно. Основной и дополнительный списки статей затрат формируют полный перечень затрат предприятия.

О порядке учета отдельных видов затрат читайте в материалах нашей рубрики «Ведение бухгалтерского учета в 2017-2018 годах (правила, способы)».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/uchet_zatrat/spisok_naibolee_chasto_ispolzuemyh_statej_zatrat_v_buhuchete/

Что входит в накладные расходы предприятия

Любая предпринимательская деятельность предусматривает расходы. Тратиться приходится на разноплановые процессы и покупки: нужные для производства продукции, обслуживания оборудования, на закупку сырья, упаковку, транспортировку. А также на управленческие процессы, не говоря уже о заработной плате. Такая многофакторность затрат говорит о необходимости их классификации и раздельного учета.

Разберемся с понятием «накладные расходы», уточним, какие затраты можно к ним отнести и как их признавать в финансовом учете.

Что такое накладные расходы

Не все затраты в производстве переходят непосредственно в продукт и могут быть напрямую запланированы и учтены в его себестоимости. Тем не менее затраченные средства оказываются абсолютно необходимыми для изготовления продукции, ее реализации, продвижения на рынке, а также управления самой организацией.

Самым верным определением накладных расходов было бы «все остальные». Этот тип затрат не выделяется отдельной статьей в Налоговом кодексе РФ, естественно, там не прописана и их структура. При бухучете их также невозможно однозначно дифференцировать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законом закреплен перечень накладных расходов только в отраслях строительства и медицины. Все остальные предприятия должны определять накладные расходы самостоятельно, закрепляя это в своей учетной политике.

Принятое в бизнесе понятие накладных расходов подразумевает траты, которые нельзя отнести непосредственно к технологическим процессам производства, сопровождающие процесс производства, но не входящие в стоимость работы и сырья. Другое название накладных расходов – косвенные издержки. Из указывают при планировании и составлении смет как фирмы в целом, так и отдельных структурных подразделений.

Зачем учитывать накладные расходы

Самая очевидная цель – планирование будущей прибыли, на которую влияют все понесенные предпринимателем издержки. Но в отношении накладных расходов это связано с определенными трудностями. Если потенциальные прямые затраты можно довольно точно подсчитать относительно конкретных видов продукции, то довольно трудно определить, сколько косвенных издержек получится и как они распределятся при, например, расширении производства или подписании некоего договора.

ВАЖНО! Для адекватного определения себестоимости продукта нужно учитывать и распределять накладные расходы пропорционально прямым тратам – проводить калькуляцию издержек производства.

Что входит в накладные расходы

Косвенные издержки можно приблизительно распределить по 4 основным группам:

1. Затраты на управленческий аппарат:
   • его заработная плата;
   • деньги, потраченные на обучение, аттестацию и повышение квалификации управленческого звена.
2. покупка компьютеров, канцелярии, расходы на офисные потребности, в том числе и услуги связи.
3. Траты, связанные с процессом организации производства:
   • поддерживающий ремонт принадлежащих организации сооружений, зданий, помещений, оборудования;
   • затраты на транспорт, принадлежащий фирме;
   • выплата аренды за складские помещения и/или офис;
   • трата денег вследствие простоя, брака и т.п.;
   • деньги, которые нужно тратить на содержание основных активов.
4. Расходы на обслуживание персонала:
   • отчисления на социальный налог;
   • выплаты в соцстрах и другие фонды;
   • оборудование бытовых помещений, столовых, душевых и пр.
5. Издержки, не связанные с производством:
   • рекламные расходы;
   • оплата консультаций, экспертиз;
   • погашение коммунальных платежей и др.

Где нужно указывать накладные расходы

Компания определяет нормы накладных расходов самостоятельно, если они не установлены законом (это характерно только для медицины и строительства), а также если фактически накладные затраты превысили сметные.

Эти данные обычно отмечаются:

• в проектно-сметной документации;
• в бюджетном планировании;
• в индивидуальном планировании конкретных отделов, структурных подразделений.

Параметры распределения накладных расходов

Несмотря на трудности планирования косвенных издержек, это необходимая процедура, которую можно осуществлять несколькими методами:

1. Метод «рабочей зарплаты». Если на основном производстве занято большое количество рабочих, особенно если превалирует ручной труд, можно рассчитать накладные расходы пропорционально фонду оплаты их труда.

ПРИМЕР РАСЧЁТА. ООО «Автоколесо» занимается перевозкой грузов. Фонд оплаты труда персонала составляет 8 млн. рублей в год. Коэффициент накладных расходов в 2016 году составил 80%, то есть 6 млн. 400 тыс. руб. Компания решила уменьшить накладные расходы, для чего уволила несколько человек. При этом фонд оплаты труда уменьшился на 20%, значит, накладные расходы ООО «Автоколесо» на 2017 год можно запланировать в сумме 5 млн. 120 тыс. руб.

2. Метод «объема продаж» целесообразно применять, если в компании преобладают автоматизированные процессы. Можно распределить доходы пропорционально машино-часам.
3. Метод «единицы продукции» применим, когда прямые затраты значительно превышают косвенные. Тогда можно взять за основу отношение прямых издержек на единицу товара к общей сумме прямых расходов.
4. Метод прямого счета. Суммируются отдельно непрямые траты по каждой расходной статье.
5. Комбинированные методы применимы в крупных компаниях со сложной структурой, где производится несколько видов продукции. Например, можно учитывать производственные накладные расходы по фонду зарплаты, а общехозяйственные – на базе стоимости единицы продукции.

Порядок расчета накладных издержек

Планирование и учет всех расходов, в том числе и накладных, производится в определенном порядке:

1. Вычисляется общая сумма затрат на общехозяйственную деятельность компании.
2. Определяется количество накладных издержек, которые нужно будет включить в смету на единицу каждого вида из ассортимента продукции.

ВНИМАНИЕ! Нужно принимать во внимание законодательные лимиты для накладных затрат по конкретным статьям и нормы, определенные внутренними нормативными актами компании.

Законодательные лимиты относительно накладных расходов

Закон определяет состав и пределы накладных издержек в строительной и медицинской отраслях.

Строительные накладные расходы

В этой отрасли планирование накладных расходов особенно важно. Составляется смета, в которой отмечаются средние расходы по отрасли, которые входят в себестоимость строительной продукции или услуг.

Нормирование расходов в строительной сфере регламентируется Методическими указаниями по определению величины накладных расходов в строительстве, утверждаемых Постановлением Госстроя России (отдельно по районам Крайнего Севера и приравненным к ним). В этих документах определяется коэффициент, который нужно применить для определения накладных расходов по определенной строительной деятельности, а также уточняется область ее применения. За базу принимается фонд оплаты труда строительных рабочих. Распределение коэффициентов проводится по таким основным видам строительства:

• промышленное;
• сельскохозяйственное;
• транспортное;
• жилищное;
• энергетическое;
• связанное с водным хозяйством;
• в области атомной энергетики;
• реставрационные работы;
• капитальные ремонты;
• другие виды.

К СВЕДЕНИЮ! Накладные расходы по нормативам в строительстве нужно применять на стадии составления сметы, а также при расчете за выполненные работы.

Медицинские накладные расходы

Нормы и состав накладных расходов в медицинской отрасли регламентированы приказом Минздравмедпрома России № 60 от 14.03.1995 года. Согласно положениям этого приказа, в себестоимость медпомощи должны включаться все годовые затраты медучреждения:

• зарплата всех видов персонала, кроме медицинского, со всеми начислениями;
• расходы на покупку мебели, канцелярских, бытовых товаров (всего, кроме лекарств и перевязочного материала);
• средства для осуществления ремонта.

За основу принимается фонд заработной платы медперсонала, оказывающего конкретные медицинские услуги, из расчета коэффициента в 1,5.

ВАЖНО! Как правило, в медицине накладные расходы значительно выше, чем в строительстве.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/sostav-nakladnyh-rashodov/

Что входит в административные расходы предприятия

Административные расходы – издержки, не относящиеся к операционной или производственной деятельности компании. Например, консалтинг, аренда помещений и оборудования, судебные издержки, подбор персонала, коммунальные платежи и т. п.

Административные расходы – вид затрат, дающий позитивный эффект в конечном результате. То есть если вы вложите дополнительные деньги в рекламную кампанию, это увеличит спрос на вашу продукцию. Это приведет в росту объема производства. Таким образом, административные расходы косвенно влияют на общую производительность предприятия.

К административным расходам предприятия относятся расходы на:

• оплату командировочных расходов;
• траты на прием представителей партнерских компаний;
• судебные издержки;
• оплату аутсорсинговых услуг;
• расходы на банковские услуги;
• затраты на организацию мотивирующих и обучающих мероприятий для сотрудников компании;
• расходы на проведение дополнительных рекламных акций и маркетинговых мероприятий;
• затраты на привлечение рекрутинговых компаний с целью профессионального подбора персонала или самостоятельный поиск соискателей на вакантные места;
• необходимые, наиболее важные, расходы по содержанию структурных подразделений компании;
• издержки по материально-техническому обеспечению сотрудников предприятия;
• затраты на транспорт и оплату ГСМ, связанные с передвижением сотрудников в рабочих целях компании;
• расходы на содержание зданий, сооружений, оборудования и инвентаря в фирме;
• затраты по обслуживанию инженерных систем, задействованных на предприятии (системы пожарной охраны и пожаротушения, телефонной связи и прочего);
• услуги консалтинговых аудиторских фирм;
• платежи по услугам ЖКХ;
• покрытие затрат по выполнению ежегодных обязательных и инициативных аудитов функционирования фирмы с целью улучшения качества работы;
• обеспечение связью сотрудников, которые работают удаленно.

Формирование бюджета административных расходов

Формирование бюджета административных расходов важно для учета так называемых административно-управленческих расходов. Они не могут превышать 5 % от всей выручки. Если они больше, это служит сигналом о проблемах на предприятии. В таких случаях нужно проанализировать ситуацию и найти причины нерационального использования финансовых ресурсов.

Пример показателей, входящих в административный бюджет и характеризующих эффективность процесса управления на предприятии:

• процент административных расходов предприятия от общей выручки;
• доля общехозяйственных издержек для каждого отдела или подразделения;
• сумма всех административных расходов предприятия.

Составленный бюджет административных расходов требует внимательного изучения и анализа с целью дальнейшего его снижения. Дело в том, что эти затраты напрямую не связаны с процессом производства, но имеют тенденцию к увеличению. Даже если финансово-экономическое состояние предприятия снижается.

Если предприятие в процессе своего основного производства пользуется услугами сторонних организаций или подрядчиков, то их оплата должна быть включена в бюджет административных расходов. Сами статьи затрат формирует подрядчик в виде калькуляции или сметной ведомости, а предприятие-заказчик рассчитывается за них по договору. Необходимо проверять и контролировать предоставленную контрагентами смету с целью корректировки и оптимизации перечня услуг. Кроме того, предложения от поставщиков, их расчеты и расценки должны быть всегда экономически обоснованны и разумны.

Принципы формирования бюджета на обучение персонала

На большинстве предприятий в бюджет общих затрат включены расходы на обучение сотрудников. В отношении данной статьи необходимо соблюдение определенных норм.

Первый – это выделение постоянной суммы денежных средств на проведение тренингов и других обучающих мероприятий. Этот принцип требует строгого контроля, потому что сначала работники охотно записываются на курсы, но через некоторое время интерес у них становится меньше. Также в течение года на крупном предприятии могут увольняться и приниматься новые сотрудники, которых нужно обязательно обучать.

При этом движение кадров может быть неравномерным, а сумма расходов на подготовку не изменяется и, хуже того, увеличивается. Без контроля такая система теряет свою эффективность. Отдел кадров начинает в принудительном порядке обучать сотрудников, не придавая значения пользе от таких мероприятий. Происходит нерациональное освоение бюджета. Теряются цели обучения и тратится полезное рабочее время.

Это оказывает негативное влияние на весь производственный процесс.

В небольших компаниях, которые более ограничены финансовыми возможностями, определение бюджета происходит по другому принципу. Отдел, сотрудники которого нуждаются в обучении, направляет требование руководству на согласование определенной суммы затрат. Это предложение рассматривается, обосновывается. Далее – утверждается или нет. Сумма не постоянная и каждый раз может изменяться. Также средства допустимо резервировать на определенное необходимое время. Этот подход к составлению бюджета позволяет фактически отследить эффективность производимых затрат.

Исходя из понимания принципов формирования бюджетов и использования финансовых средств предприятия, можно сделать главный вывод: общехозяйственные расходы требуют жесткого и обязательного контроля. Для регулирования управленческих издержек можно применить систему лимитирования. Это одна из лучших мер ограничения затрат.

Ввести нормы можно как на весь объем административных расходов, так и на некоторые большие статьи из общего бюджета.

Режим регистрации, планирования, контроля и анализа общих расходов компании – это регламент бюджетирования управленческих затрат, которые не привязаны к основной деятельности предприятия. Для любой организации необходима определенная руководящая структура. Стоимость ее устанавливается как раз в бюджете административных расходов.

Ответственность за административные расходы обычно не переходит по отделам, а полностью возлагается на руководство, то есть на более высокий уровень управления. Зачастую ее несут генеральный директор предприятия или собственник. Другими словами, вся ответственность и окончательное решение – прерогатива первых лиц организации. Отсюда появляется главная трудность у финансового подразделения – это преодоление психологических моментов при регламенте бюджетирования административно-управленческих затрат.

Чтобы добиться от финансовой дирекции максимальной отдачи и результативности, необходимо настроить особые правила работы с любыми расходами предприятия. Несмотря на то что траты могут формироваться не только в производственных структурах и подразделениях, но и в управленческих (в том числе на уровне первых руководителей), надо с опасением и даже с недоверием относиться к любым статьям расходов. Такой подход позволит получить наиболее глубокое обоснование того или иного пункта бюджета. Ведь право на расходы придется защищать.

При этом финансист должен быть готов к сильному сопротивлению со стороны генерального директора. Недостаточность приведенных аргументов по расходу будет означать ошибку руководителя. И допускать промахи может любой сотрудник, но в случае с генеральным директором ситуация осложняется преодолением психологических барьеров специалистом финансового отдела.

В конечном итоге последний получит признание от собственника компании, потому что обоснованное расходование любых денежных средств предприятия приносит положительный результат и ведет организацию к достижению коммерческого успеха. 

Как рассчитать административные расходы

1. Необходимо убедиться в целевом использовании тех или иных затрат. Например, оплата услуг связи, которые могут быть применены сотрудниками как по работе, так и в личных целях, не относящихся к их деятельности. Ярким примером также является использование канцелярских товаров. В целях оптимизации таких расходов можно установить определенные лимиты.
2. Использование и расчет транспортных затрат. Необходимо учитывать предполагаемые расходы на услуги сторонних организаций и на собственные транспортные возможности.
3. Улучшение цифровых технологий и программное обеспечение для различных подразделений и сотрудников организации. Нет необходимости в расходах по всей компании, но обоснованные затраты для определенных специалистов необходимо учитывать при составлении бюджета.
4. Учет издержек на обновление и абонентское обслуживание существующих программ, так как предприятие уже работает с определенными пакетами. А также улучшение системы в области оперативного управления предприятием на основе отчетности. Пример: установка и запуск CRM-системы.
5. Статьи по арендным платежам и расходам, а также амортизационные отчисления на арендуемые здания и сооружения. Условия аренды регламентируются договорными отношениями, а износ рассчитывается согласно нормативам и не меняется.
6. Руководители всех подразделений должны предоставить отчеты по всем своим предполагаемым заменам и обновлениям.
7. Необходимо учитывать всю компьютерную технику, имеющуюся на предприятии, – в каком состоянии, задействована или нет, имеет ли смысл приобретать оборудование дополнительно.
8. Стоит не забывать уделять внимание возможным судебным издержкам в компании. А если уже есть дела в судах, то подобные затраты становятся неизбежными и обязательно включаются в бюджет административных расходов предприятия. Такими издержками могут быть: оплата юристов и консалтинговых услуг, поездки в места расположения ответчика и другие.
9. Аутсорсинг и консалтинговые услуги, которые могут быть оплачены за один раз или за пользование данными услугами за непродолжительный период времени, или на постоянной основе (на длительный срок).
10. Учет затрат на запланированные аудиторские проверки. Эти расходы могут быть неизбежными и с определенной периодичностью. В таком случае изучается рынок организаций, предоставляющих данный вид услуг. Рассматривается и анализируется стоимость.
11. Обязательный учет расходов при работе с банками. Необходимо владеть всей информацией по тарифам, правилам банка, движениям финансовых средств и прочими данными.
12. Затраты по постоянным услугам банков по заключенным договорам.

    Такие суммы списываются банком самостоятельно, поэтому нельзя их забывать и всегда учитывать в бюджете.

Бухгалтерский учет административных расходов

В бухгалтерском учете есть специальный счет для административных расходов – это счет 26 «Общехозяйственные расходы». Ниже приведены примеры начисления административных расходов бухгалтерией (по дебету).

Дебет 26 кредит 02 – амортизационные отчисления для здания;

дебет 26 кредит 60 – по услугам связи;

дебет 26 кредит 70 – заработная плата руководителю;

дебет 26 кредит 10 – канцелярские принадлежности.

Со счета 26 по завершении месяца списываются и закрываются все суммы, включая все административные расходы.

Для закрытия в конце месяца счета 26 существует 2 метода: полное включение в себестоимость и директ-костинг. Каждая организация выбирает подходящий метод в зависимости от своих особенностей.

Предприятиям, которым необходимо отслеживать и проверять себестоимость, подойдет способ полного включения в себестоимость. Бухгалтерская проводка будет такая: дебет 20 субсчет «Себестоимость продаж» кредит 26 – общехозяйственные расходы списаны (а также административные).

Есть предприятия, у которых полная и неполная себестоимость практически не отличаются друг от друга. Тогда административные расходы не распределяются. В этом просто нет смысла. Другими словами, доля затрат, не связанных с производством, очень мала. Для таких предприятий подходит способ, который называют директ-костинг. Бухгалтерская проводка следующая: дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» кредит 26 – общехозяйственные расходы списаны (а также административные).

Необходимо зафиксировать подходящий способ списания общехозяйственных расходов (включая административные) в учетной политике предприятия.

Источник: https://www.gd.ru/articles/9565-administrativnye-rashody-predpriyatiya

Как нормировать и лимитировать плановые значения по статьям бюджета

Чтобы планировать финансовые показатели по статьям бюджета и в целом по компании, разработайте систему нормативов и лимитов. Применяйте их по отдельности или в сочетании: для одних и тех же статей устанавливайте как нормативы, так и лимиты. Подробнее о других методах планирования, используемых при бюджетировании, смотрите Какие подходы использовать для планирования бюджетных статей.

Как применять нормативы для статей бюджета

Чтобы планировать статьи бюджета по нормативам, выберите один из трех типов: «ограничение сверху», «ограничение снизу», «цифра в цифру».

Нормируйте показатели по компании в целом и детализируйте их в разрезе аналитики. К примеру: премиальный фонд предприятия не может превышать 10 процентов от фонда оплаты труда – общий норматив. Премиальный фонд службы продаж не более 25 процентов от суммарного фонда оплаты труда этого подразделения – детализированный норматив.

Павел Боровков , генеральный директор компании «Партнеры и Боровков»

Очень часто на практике термины «норматив», «прогноз» и «план» используют как синонимы. В технологии бюджетирования каждое понятие имеет свое строгое значение и главное – свою смысловую нагрузку.

«Прогноз» – экспертная оценка будущего развития событий, в том числе мало зависящих от компании. Например: колебание количества обращений клиентов по сезонам будет плюс-минус 10 процентов от среднегодового значения – это прогноз.

«План» – обязательство, принятое менеджером или центром ответственности, достигнуть определенных показателей исходя из имеющейся на сегодня информации. Например, при прогнозируемых сезонных колебаниях спроса центр дохода «Продукт А» обязуется продать в марте товаров на сумму около 20 млн руб. Если исходные условия существенно изменятся, нужно запускать процедуру корректировки бюджетов.

«Норматив» – значение показателя по бюджетной статье, которое нельзя не достигнуть ни при каких обстоятельствах. Нормативы служат оценкой состоятельности центров ответственности как бизнес-направлений или профессиональной пригодности сотрудников на конкретных должностях. Например, старший менеджер по продажам должен реализовывать продукции на 1,5 млн руб. в месяц. Если он не справляется с этой задачей, значит, он не соответствует своей должности.

Чтобы узнать, какие задачи поможет решить нормирование расходов, посмотрите фрагмент видеосеминара финансового директора ГК «Монблан» Яны Власовой. Прочитайте дополнительные материалы в презентации к семинару.

Презентация. Скачайте презентацию семинара «Нормирование отдельных групп расходов»

Чтобы повысить точность планирования и ужесточить контроль над затратами, зафиксируйте нормативы и лимиты по статьям бюджета во внутреннем регламенте. Возьмите за образец положение о нормативах на административно-управленческие расходы компании «Альфа». Дополните документ статьями нормируемых расходов, укажите установленные в компании суммы затрат, передайте ответственному сотруднику.

Образец документа. Скачайте образец положения о нормативах на административно-управленческие расходы.

Как использовать лимиты для статей бюджета

Чтобы планировать статьи бюджета с помощью лимитов, задайте диапазоны, в пределах которых значения показателей могут варьироваться. Не фиксируйте величину, как в случае с нормативом. Свяжите между собой разные статьи, чтобы одни показатели ограничивали другие. Например, фонд оплаты труда для любого центра ответственности не должен превышать 27 процентов от его фактических доходов. Изменятся доходы – изменится и абсолютное значение фонда оплаты труда.

Используйте несколько уровней лимитов . В отличие от норматива, для одного и того же показателя можете задать несколько вариантов отклонений. Определите существенные и значимые для компании. Например, целевое значение среднемесячных продаж – 10 млн руб. Комплексная система лимитов: допустимое отклонение по среднемесячным продажам минус 2 млн руб. – 1-й уровень, критическое отклонение по среднемесячным продажам минус 4 млн руб. – 2-й уровень. Если расхождения достигнут отметки в 6 млн руб. по итогам месяца, придется признать несостоятельность утвержденного бюджета и корректировать его на следующий период.

Устанавливайте лимиты разными способами. Например, статьи постоянных затрат нормируйте и лимитируйте в абсолютном выражении, а переменных – в относительном, привязывая к другим бюджетным показателям. Как правило, расходные статьи ставят в зависимость от доходных.

Так определяют, из каких ресурсов и в каком объеме предстоит финансировать издержки. Если нормативы и лимиты по некоторым статьям расходов увязываете с другими затратами компании, стремитесь сбалансировать статьи бюджета между собой.

Например, расходы на обучение и иные составляющие социального пакета не могут превышать 20 процентов от общего фонда оплаты труда компании.

Сведите нормативы и лимиты компании в единую систему. Составьте перечень так, чтобы он содержал ссылки на бюджеты и конкретные статьи. Укажите величины допустимого и критического отклонений по каждой статье. Пример системы нормативов и лимитов смотрите в таблице 1.

Источник: https://www.fd.ru/recommend/1879-kak-normirovat-i-limitirovat-planovye-znacheniya-po-statyam-byudjeta