Какие документы входят в личное дело работника?

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 306 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/lichnoe-delo-rabotnika.html

Образец личного дела работника

Процесс составления личного дела сотрудника начинается еще с момента его трудоустройства и по мере выполнения основных обязанностей постоянно может дополняться какими-либо сведениями. Такой документ собственно состоит из обложки и определенного перечня документов, которые были предоставлены сотрудником еще при принятии его на работу.

Каждая отдельная организация может самостоятельно на основании своих внутренних правил определять тип и названия бумаг, которые будут входить в состав личного дела, однако существует определенный общепринятый перечень необходимых документов, какие в большинстве случаев составляют личное дело.

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
Копия ИНН работника.
Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на [year] год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

поступление сотрудника на работу;
предоставление всей документации (ксерокопий);
формирование дела сотрудником ОК;
последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Источник: https://planeta7a.ru/kakie-dokumenty-vhodyat-v-lichnoe-delo-rabotnika/

Личное дело работника 2020: какие документы должны быть в составе, а какие не входят, образец обложки и титульного листа, сроки хранения

При трудоустройстве каждый работник предоставляет своему работодателю определенную информацию, подтвержденную рядом документов.

Такая информация необходима не только на этапе приема на работу, а и в течении всего времени выполнения работником своих производственных функций.

После заключения трудового соглашения вся предоставленная новым трудящимся документация должна передаваться ответственному работнику, который определяет ее в личное дело.

Несмотря на то, что закон требует наличия указанных дел исключительно для сотрудников, занятых на государственной службе, большинство работодателей предпочитают оформлять соответствующие папки с документами для каждой единицы штата работников, что в дальнейшем упрощает процесс составления характеристики на трудящегося, оценки его трудовых заслуг и пр.

Обязательно ли вести в организации при приеме на работу?

Ряд нормативно-правовых актов государственного значения закрепляет обязательство работодателей, отнесенных к сфере государственной и муниципальной службы, оформлять личные дела на своих работников.

Основные требования обусловлены Трудовым Кодексом России, ФЗ № 79 от 27 июля 2004 года и №152 от 27 июля 2006 года, ФЗ№ 125 от 22 октября 2004 года, Приказа Министерства культуры № 558 от 25 августа 2010 года и пр.

Работодатели, юридические организации которых отнесены к коммерческой (частной) сфере не обязуются оформлять представленные наборы документов на своих сотрудников, однако, на практике, личные дела заводятся и на трудящихся в частных структурах.

Представленное положение обуславливается удобством поиска и систематизации информации о конкретном работнике, в случае возникновения необходимости.

Личное дело представляет собой комплект определенной документации, перечень которой устанавливается либо законом (для государственных служащих), либо локальными актами предприятия (организации) – для компаний, отнесенных к частному сектору.

Также следует отметить, что юридические лица коммерческой направленности вправе вести досье только на отдельных работников или на лиц, занимающих определенные должности.

Из представленного набора документации легко составить портрет лица, на которого они оформлены, как работника.

На основании информации из личного дела составляется характеристика трудящегося, производится оценка его трудовых заслуг, принимается решение о назначении на ответственную должность и пр.

Юридические лица коммерческой собственности вправе самостоятельно принимать решение о необходимости ведения на каждого работника личного досье.

Такое решение в обязательном порядке оформляется приказом работодателя и внесением соответствующей информации в локальные акты предприятия.

Также в тексте приказа следует оформить распоряжение по назначению ответственного за ведение личных дел лица из числа работников отдела кадров (реже – бухгалтерии).

Предприятие несет ответственность за сохранность всех ведомостей из документации, которую работник передал для внесения в личное дело. Ответственным должностным лицом признается работник, который по факту занимался оформлением и хранением досье работников.

Если для государственной службы утвержден список документации, которую следует вкладывать в указанную папку, то частные предприятия самостоятельно определяют такой комплект документов.

Нужно ли вести журнал для учета и регистрации личных дел, читайте здесь.

Какие документы входят – перечень и состав

Выше указывалось, что перечень комплекта документов, из которых состоит личное дело сотрудника, определяется либо на уровне закона (для трудящихся в сфере государственного управления), либо нормативными актами локального характера (на предприятиях (в организациях), работа на которых не является муниципальной или государственной службой).

Как правило, в личное дело включается вся документация, запрашивая от работника в момент трудоустройства, а также ряд других официальных бумаг.

Список документов, которые должны входить в личное дело сотрудника:

Удостоверяющий личность документ (как правило, копии паспорта – страницы о месте жительства, с личными данными и семейное положение);
Документы, подтверждающие наличие необходимого образования у трудящегося;
Заявление с прошением принять на работу;
Акт заключения договора обязательного медицинского страхования;
Документация о состоянии на воинском учете, приписное, военный билет, белый билет;
Свидетельство о регистрации в налоговых органах в качестве плательщика налогов;
Документы, подтверждающие наличие специальных прав, имеющих непосредственное отношение к выполняемой сотрудником трудовой функции (например, водительские права, свидетельство о прохождении подготовки по работе со взрывоопасными материалами и пр.);
Медицинская справка о прохождении полного осмотра и его результатах;
Трудовое соглашение, подписанное между сторонами;
Трудовая книжка;
Заполненный трудящимся при приеме на работу анкетный бланк;
Акт проверки сведений, предоставленных работником, службой безопасности предприятия;
Документ, подтверждающий отсутствие или наличия фактов привлечения работника к административной или уголовной ответственности;
Приказ о зачислении в штат сотрудников;
Заполненная должным образом налоговая декларация;
Приказы о переводе на другую должность в рамках одной компании;
Документация о присвоении званий и наград, связанных с выполнением трудовой функции;
Выраженные благодарности, грамоты;
Автобиография сотрудника и пр.

Как правило, все представленные документы предоставляются в виде заверенных копий с подтверждением оригиналов, которые возвращаются владельцу.

Исключение составляет только трудовая книга, которая в обязательном порядке хранится на предприятии (в организации) до расторжения трудового соглашения.

Кроме указанного перечня документов, хранящихся в личное деле, в него также вкладывают фотографию трудящегося. Она может вкладываться отдельно или прикрепляться к анкете.

Что не должно содержать?

Личное дело содержит документацию, несущую сведения о физическом лице как о сотруднике.

В связи с этим, в соответствующие папки не следует вкладывать лишние бланки и бумаги, не имеющие отношение к профессиональной деятельности трудящегося.

Основное требование к перечню документации, подшиваемой в указанную папку, это отсутствие сведений и бумаг, содержание которых противоречит действующему законодательству или несущих информацию о сведениях личного характера.

Если работодатель предлагает сотруднику предоставить официальную бумагу, не входящую в перечень необходимых к предоставлению при трудоустройстве документов, а также в список состава личного дела государственного служащего, трудящийся вправе не предоставлять такие документы.

В случае согласия на их предоставление, они сопровождаются оформлением письменного согласия работника.

Правила ведения и оформления

За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.

Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.

Первым листом, как правило, вкладывают заполненную собственноручно работником анкету. Далее документы могут вкладываться на рассуждение оформителя, однако следует соблюдать их хронологию от более ранних к более новым.

При наличии дополнения к документу, оно хранится сразу за самим основным документом.

Все листы дела следует нумеровать. По закрытию дела, оно прошивается, описывается, скрепляется утвердительным актом и печатью организации с подписью начальства.

В одно дело запрещается вносить документацию, общий объем которой превышает 250 листов. При превышении указанного размера, папка разделяется на несколько томов, хранящихся в хронологическом порядке.

На сегодняшний день, допускается ведение досье в электронном варианте с подтверждающей резервной бумажной копией, в которую вкладывается документация, вытребованная в форме оригинала.

Как правильно оформить – порядок формирования

Оформлением досье занимается отдельный, уполномоченный приказом руководителя, работник кадровой службы или бухгалтерского отдела.

Формирование дела начинается с оформления титульного листа папки, сложения документации в

необходимом порядке, подготовке описи всей документации.

Сведения на титульный лист и в опись следует вносить внимательно, в соответствии с названиями оригиналов документов, с проставлением количества экземпляров и листов.

Все личные дела, оформленные на предприятии (в организации) следует хранить по алфавиту, что значительно упрощает поиск необходимой папки.

Как формировать титульный лист (обложку)?

Титульный лист будет являться обложкой досье. На нем следует отметить номер папки в соответствии с утвержденной номенклатурой предприятия, личные данные работника, на которого заведено дело, наименование предприятия, на котором оформлен документ, город его расположения, год начала ведения дела.

Не допускаются ошибки, помарки и исправления на титульном листе личного дела.

Скачать готовый образец заполнения

Образец титульного листа (обложки) личного дела сотрудника – скачать в word.

Где и как должны храниться?

В связи с содержанием информации личного характера, подлежащей неразглашению, досье хранятся в недоступном посторонним лицам месте. Как правило, это сейф или отдельное специальное помещение с контролируемым доступом.

Дела подлежат долгосрочному хранению, за их сохранность отвечает уполномоченное на их ведение лицо или работники архива (после закрытия дела и передаче его в архив).

Сколько лет – сроки хранения

Досье подлежит долгосрочному хранению. Уничтожение личного дела возможно только по истечении 75 лет с момента его закрытия.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/priem-na-rabotu/dokum/lichnoe-delo.html

Какие документы входят в личное дело сотрудника — Сборник юридических рекомендаций

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

какие документы входят в состав ЛД;
кто формирует ЛД;
где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
заявление работника о приеме на работу;
один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
копия приказа о приеме на работу;
заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
копия приказа об увольнении;
заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

все персональные данные работника;
об образовании работника;
о стаже работника;
о родственниках;
о месте жительства;
о воинском учете;
о работе и ее изменениях;
информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
информацию об отпусках работника;
сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Что такое EBITDA и какую информацию можно получить, зная значение данного показателя.

Как правильно сшивать документы http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html и какие варианты существуют.

— если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Личное дело работника согласно ТК РФ — Управление персоналом

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Источник: http://ds309samara.ru/kakie-dokumenty-vhodyat-v-lichnoe-delo-sotrudnika/

Личное дело работника

Личное дело работника согласно ТК РФ — Управление персоналом

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/kakie-dokumenty-khranyatsya-v-lichnom-dele-rabotnika

Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела

Ответственность за ведение личных дел Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел.

Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами. Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст.

Важно

Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел. Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.
Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

Личное дело работника

ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.

); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
объяснительные записки,
служебные записки,
различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много.

Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.

Образец оформления внутренней описи личного дела Внутренняя опись документов личного дела ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д. Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Что должно быть в личном деле работника: образец

При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих.

Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Состав личного дела работника

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности.

Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст.

Источник: http://tr777.ru/lichnoe-delo-rabotnika-soglasno-tk-rf/

Какие документы входят в личное дело работника?