Какие документы хранятся в личном деле работника?

В этой статье:

Рекомендуем!  Сотрудник АХО кто это?
Содержание
  1. Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения
  2. Архивное хранение
  3. Трудовой договор
  4. Карточка работника
  5. Личное дело офицера МВД
  6. Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению
  7. Чем регламентируется порядок их ведения
  8. Формирование личного дела сотрудника
  9. Что в нем должно быть
  10. Личная карточка сотрудника по форме Т-2
  11. Хранение
  12. Что делать с личными делами уволенных работников
  13. Сроки хранения
  14. Порядок передачи в архив
  15. Какие есть нюансы
  16. Состав личного дела работника
  17. О чем речь
  18. Какие документы должны быть
  19. На что обратить внимание
  20. Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в [year]
  21. Список документов, входящих в личное дело сотрудников в [year] году
  22. Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в [year] году
  23. Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
  24. Как правильно вести личное дело каждого сотрудника
  25. Какой срок хранения документов в личном деле
  26. Какие документы хранятся в личном деле работника?
  27. Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?
  28. Формирование личных дел сотрудников
  29. Документы личного дела сотрудника
  30. Требования к оформлению личного дела сотрудника
  31. Ведение журнала регистрации личных дел работников
  32. Хранение личных дел сотрудников
  33. Личные дела сотрудников
  34. Заведите отдельную папку на каждого сотрудника
  35. Дата документа
  36. Название документа
  37. Примечание
  38. Определитесь, какие документы хранить в личном деле
  39. Подшивайте документы в дело и проверяйте его, пока не сдали в архив
  40. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле
  41. Закройте дело и передайте в архив, когда сотрудник уволится
  42. Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение
  43. Обязательно ли вести личные дела работников?
  44. Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах
  45. Формирование личного дела работника: образец 2019-[year]
  46. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
  47. Перечень документов в личном деле сотрудника
  48. Какие документы входят в личное дело сотрудника
  49. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника [year]
  50. Что допускается, но с согласия работника
  51. Как правильно вести
  52. Сколько хранить
  53. Как правильно хранить копии документов в личных делах работников
  54. Условия, при которых хранение копий безопасно
  55. Штрафы за незаконное хранение
  56. Правила хранения персональных данных обновят
Рекомендуем!  Что такое зоны роста сотрудника?

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

Какие документы хранятся в личном деле работника?

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Общие требования к архивированию

Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

  1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
  2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
  4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Архивное хранение

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

  1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  2. Анкета.
  3. Личная карточка.
  4. Резюме.
  5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  6. Трудовой договор.
  7. Характеристика.
Рекомендуем!  Сведения о среднесписочной численности работников куда сдавать?

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

Личное дело офицера МВД

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ. На практике они хранятся 75 лет.

Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

Источник: https://trud.help/docs/lichnyie-dela-uvolennyih-sotrudnikov/

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Какие документы хранятся в личном деле работника?

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка. Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Состав личного дела работника

Какие документы хранятся в личном деле работника?

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется.

Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

  • резюме, составленное соискателем для вакансии;
  • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки;
  • служебные записки;
  • различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в [year]

Какие документы хранятся в личном деле работника?

Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2020 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Раскрыть эту тему для Читателей сайта «Юридическая скорая» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2020 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле работника, а какие нет – прямая обязанность кадровика.

К сожалению, в нашей практике до сих пор встречаются дела, связанные с нарушением данного правила и попытками избежать немалых штрафов за игнорирование данной рекомендации.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в [year] году

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:

  1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
  2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
  3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
  4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
  5. акты нарушения трудовой дисциплины;
  6. объяснительные, а также докладные записки;
  7. приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в [year] году

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

  1. военный билет;
  2. ИНН;
  3. паспорт и копии его страниц;
  4. СНИЛС;
  5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

Важно: Cтоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Какой срок хранения документов в личном деле

Итак, после определения списка бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника, стоит отметить и тот факт, что так как срок действия каждого документа может отличаться – срок хранения бумаг в личном деле работника определяется для всей папки. Так, на протяжении 3 лет после увольнения сотрудника – они остаются храниться в отделе кадров, после чего передаются на хранение в архив на установленный законом срок.

от эксперта:

Согласно информации, установленной в статье 22.1 ФЗ от 22.10.2004 под номером 125, документы по личному составу могут храниться 50 и даже 75 лет! При этом, срок их хранения зависит в том числе и от даты их заведения/окончания (до 2003 года или после этого).

Важно: Наряду с вышеописанным, стоит отметить, что документы краткосрочного хранения, срок действия которых составляет до 5 лет – не рекомендуется подшивать в личное дело.

Каждое свидетельство, справка или любой другой документ кадровик обязан учитывать в соответствующем журнале, вести который он может в свободной форме. Главное в этом – чтобы совпадали номера в графе данного журнала и на обложке папки.

Уважаемые Читатели нашего сайта, если у Вас остались вопросы по документации – обязательно спросите об этом нашего дежурного юриста, заполнив форму ниже.

Источник: https://law-03.ru/perechen-dokumentov-v-lichnom-dele-sotrudnika/

Какие документы хранятся в личном деле работника?

Какие документы хранятся в личном деле работника?

Сотрудники компании – её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Формирование личных дел сотрудников

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах:

  • в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
  • лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
  • каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
  • одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
  • приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника.

Документы личного дела сотрудника

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

Знаете ли Вы, как написать характеристику на работника предприятия?

Для чего предпринимателю нужны коды статистики?

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

  • заполненная анкета компании;
  • копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для мужчин);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу;
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

  • на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
  • если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
  • обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Как рассчитывается больничный работника?

Что грозит предпринимателю за незаконную торговлю?

Способы подсчета среднесписочной численности сотрудников фирмы: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/raschet-srednespisochnoy-chislennosti-rabotnikov.html

Хранение личных дел сотрудников

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

  • с помощью нумерации;
  • в алфавитном порядке;
  • по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Источник: https://ohdveri.com/kakie-dokumenty-hranyatsya-v-lichnom-dele-rabotnika/

Личные дела сотрудников

Какие документы хранятся в личном деле работника?

Заранее определитесь со списком документов, которые будете хранить в личных делах сотрудников. Иначе есть опасность, что нарушите требования по защите персональных данных. Штраф за это до 50 000 руб. Подробнее о том, как вести и хранить личные дела, читайте ниже.

Заведите отдельную папку на каждого сотрудника

Как только приняли сотрудника на работу, заведите личное дело. Хотя для коммерческих организаций это не обязательно, хранить в нем документы сотрудника удобно. Ведь он в любой момент может попросить, к примеру, выписку из приказа или копию трудового договора. Вы сможете легко найти нужный документ в личном деле, и сотруднику на глаза не попадут личные данные коллег. Кроме того, вы сами определяете, какие документы хранить в личном деле. Поэтому если вам удобнее держать отдельно, скажем, трудовые договоры, то можете завести для них отдельную папку.

Чтобы оформить личное дело, вам понадобится папка-скоросшиватель на каждого сотрудника. Это позволит складывать все документы отдельно, чтобы сотрудник ненароком не увидел персональные сведения другого человека. На обложке напишите наименование организации и укажите структурное подразделение, в котором будет работать новичок. Поставьте номер личного дела, дату его начала. Это будет день, когда сотрудника приняли на работу (п. 4.28 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Сразу составьте внутреннюю опись документов по форме из приказа Минкультуры № 526. Образец ниже.

Вносите в нее реквизиты документов, которые подшиваете в личное дело. Первыми записями будут документы о приеме сотрудника на работу. Внутреннюю опись пронумеруйте отдельно и распишитесь. Каждый раз, когда вносите в дело документ, в описи ставьте новую итоговую запись и заново расписывайтесь (п. 4.20, 4.22, 4.30 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526).

Дата документа

Укажите дату, когда подписали документ.

Название документа

Вносите полное название документа или его краткое содержание.

Примечание

В это поле можно вносить сведения о состоянии документа, о том, когда изъяли или исправили документ.

Определитесь, какие документы хранить в личном деле

Точный перечень документов, которые можно или нельзя хранить в личных делах сотрудников, нигде не прописан. Поэтому безопаснее определить перечень документов, которые будете хранить в личных делах сотрудников, в локальном акте компании. Например, в Положении о порядке ведения личных дел сотрудников.

Обычно в личное дело включают кадровые документы по сотруднику: анкету, должностную инструкцию и трудовой договор, характеристики и т. п. Можно подшивать в личное дело приказы по сотруднику и его заявления. При этом совсем не оформлять личную карточку нельзя, даже если завели на сотрудника личное дело. Личная карточка — это обязательный документ (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Если ее не оформите, трудинспекторы вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Опасно хранить в личном деле копии личных документов сотрудника, которые напрямую не связаны с работой. В том числе копии паспорта, документов об образовании, СНИЛС. Эти документы сотрудник обязан представить при трудоустройстве. Но они нужны только для того, чтобы оформить трудовые отношения. Значит, после того как составили все необходимые документы, хранить копии больше нельзя. Если копию паспорта или другого документа обнаружат в личном деле проверяющие из Роскомнадзора, то оштрафуют компанию. Размер штрафа — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП).

В своих разъяснениях специалисты Роструда отмечают, что компания может хранить такие документы в личных делах, если возьмет с сотрудников письменное согласие (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г.).

Однако поступать так небезопасно. Проверять, как компания соблюдает правила хранения персональных данных, будет не Роструд, а Роскомнадзор. Вряд ли проверяющих убедят разъяснения другого ведомства. Кроме того, согласие сотрудника должно содержать конкретную цель, для чего нужны документы (подп. 4 п. 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Нельзя хранить сведения просто «на всякий случай».

Подшивайте документы в дело и проверяйте его, пока не сдали в архив

Документы, которые размещаете в личных делах, подшивайте по мере поступления. Каждый новый лист нумеруйте по возрастанию в правом верхнем углу карандашом. Если в дело подшиваете копию документа, заверять ее подписью не обязательно.

Когда в деле накопится 250 листов, оформите новый том (п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526). На обложке сделайте пометку о номере тома: «Том № 1», «Том № 2» и т. д.

Знакомить сотрудника с его личным делом не нужно. Но если он попросит копию документа из личного дела, вы не вправе ему отказать. Главное, чтобы свою просьбу сотрудник оформил письменным заявлением в произвольной форме. На то, чтобы подготовить копию или выписку, у вас три рабочих дня с момента, как получили заявление (ст. 62, 89 ТК).

Чтобы исключить нарушения, периодически проводите ревизии личных дел сотрудников. Конкретный порядок и сроки пропишите в положении. К примеру, проверять дела можно раз в год или раз в квартал. Проверяйте, чтобы в делах не было документов, которые там хранить нельзя. Шпаргалка ниже.

Памятка

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Можно хранить Нельзя хранить
Анкету Автобиографию
Заявление о приеме на работу Копии паспорта, военного билета, прав на управление автомобилем
Должностную инструкцию Копию СНИЛС
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему Копию свидетельства о получении ИНН
Копии приказов по личному составу Копию диплома об образовании
Результаты медосмотров Копию свидетельства о заключении брака
Характеристики и рекомендательные письма Заявление об увольнении с открытой датой

Если найдете, к примеру, копию паспорта сотрудника, когда все необходимые документы уже составили, уничтожьте ее. Составьте об этом акт в свободной форме. Поступать так рекомендует Роскомнадзор (информация от 25.09.2015). Это исключит вероятные претензии от проверяющих и самого сотрудника.

Закройте дело и передайте в архив, когда сотрудник уволится

Пока сотрудник работает в компании, его личное дело храните в отделе кадров. Когда сотрудник увольняется, его дело необходимо закрыть и передать на хранение в архив. Последним документом в личном деле будет копия приказа об увольнении. Прикрепите лист-заверитель дела. В нем поставьте количество листов в деле. Если какой-то из документов истрепался, отметьте это. Подшейте все дело в твердую обложку или переплетите. На обложке напишите дату окончания дела и общее количество листов в нем, включая опись и лист-заверитель (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526).

Закрытые личные дела передавайте в архив. На обложке укажите срок хранения дела. Об этом пишет Росархив в методичке о работе с документами по личному составу, которую разместил на своем сайте (archives.ru > Документы > Методические пособия). Хранить личное дело нужно в общем случае 50 лет. По старым делам срок больше. Если дело закончили до 1 января 2003 года, храните его 75 лет. А дела руководителей хранят постоянно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Источник: https://etoprostobuh.ru/kadry/lichnye-dela.html

Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение

Какие документы хранятся в личном деле работника?

Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. 

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-[year]

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak-oformit-hranit-i-unichtozhit-lichnoe-delo-sotrudnika/

Перечень документов в личном деле сотрудника

Какие документы хранятся в личном деле работника?

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника [year]

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Как правильно хранить копии документов в личных делах работников

Какие документы хранятся в личном деле работника?

Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 000 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных.

Условия, при которых хранение копий безопасно

В ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использование и хранение данных сотрудников. Ими пользуются для:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
  • содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе;
  • обеспечения личной безопасности работников;
  • контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Во многих организациях, не зная, какие документы нельзя хранить в личном деле работника, держат копии паспортов и иных документов по традиции. И иногда даже после увольнения. Между тем, список целей, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников, и перечень документов, которые допускается хранить в личных делах сотрудников, закрытые — никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокопия паспорта поможет заполнить карточку работника, может, еще пару бумаг, но потом она больше не нужна.

Но теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие сведения по какой-либо причине нужны, в ЛНА перечислите, о каких бумагах идет речь, и оговорите, где хранить копии документов сотрудников, получите согласие на их хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Кстати, информация, что ввели запрет на 9 документов в личных карточках сотрудников, — не более чем предупреждение, основанное на законодательстве. Но рекомендуем перестраховаться и убрать из дел сотрудников те бумаги, которые не нужны для реализации задач и обязанностей работодателя.

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости подчеркивают, что хранение копий паспортов в личном деле сотрудника следует устанавливать с учетом требований нормативных актов, регламентирующих отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, сбора и хранения персональной информации. По нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных», собирать, хранить, использовать и распространять данные гражданина возможно, только если он сам дал согласие на обработку его личной информации.

Штрафы за незаконное хранение

Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2020 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и храниться копия паспорта в личном деле работника не должна.

Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей будут штрафовать по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Правила хранения персональных данных обновят

На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Из первого документа следует, что при сборе персональных данных операторов придется обезличивать эти данные.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ говорится, что обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, но уже скоро требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

  • замена части сведений;
  • изменение состава или семантики данных;
  • перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести иные санкции, нежели штраф за хранение копий паспортов в личных делах: от 1500 рублей — для граждан до 6000 рублей — для должностных лиц. Это предусмотрено вторым законопроектом, обсуждаемым чиновниками. Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение индивидуальным предпринимателям грозит штраф до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000.

Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, защита персональных данных в процессе хранения копий документов в личных делах — это хорошо, но после достижения целей сбора и обработки персональной информации все данные должны уничтожаться либо обезличиваться. У компаний часто накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться.

И если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы хранения и обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, и компании вправе пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации предложено распространить утвержденные правила на всех операторов.

А контроль за выполнением законодательства возложат на Роскомнадзор.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/500734/

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий