Как правильно роспись или подпись сотрудника?

Основная причина путаницы

Чтобы понять, как писать правильно в документе, «подпись» или «роспись», необходимо сперва разъяснить, почему люди путают эти понятия. Причина тому весьма проста — схожесть слов по составу. Если провести морфологический разбор, то можно увидеть, что в обоих случаях корень конструкции — «пись». Окончание остается нулевым. В каждой конструкции также есть приставка, состоящая из трех букв, — «рос» и «под».

Именно из-за этого люди и думает, что слова являются похожими по смыслу и синонимами. Однако это заблуждение. И такая оплошность недопустима на экзамене.

Чтобы научиться правильному использованию слов, достаточно разобрать несколько частных примеров, в которых они употреблены в правильном контексте. Вот лишь несколько образцов, взглянув на которые, можно ощутить разницу:

• «Проведите ознакомление с основными правилами в документе и поставьте свою подпись»;
• «В книжках с художественной литературой можно часто найти красивую роспись, оставленную художником»;
• «Этот инвентарь является особенным, поэтому его получение возможно лишь под подпись».

Особое внимание следует обратить на последний пример. Люди часто говорят фразу «под роспись», поскольку она лучше звучит. Повторяющийся слог «под» создает впечатление, что человек попросту не обладает достаточно большим словарным запасом. И все хорошо, если бы ошибка была допущена в устной речи. Но если приходится соблюдать деловой стиль общения или составлять важный протокол, то лучше уделять побольше внимания деталям.

Значение слова «подпись»

Следует разобраться в том, в чем разница «подписи» и «росписи» Для этого сперва рекомендуется определить значение первого слова, поскольку оно будет употребляться в тексте и устной речи гораздо чаще. Для этого можно воспользоваться помощью орфографического словаря и определить лексическое значение конструкции:

1. Глагол «подписать» обозначает действие, согласно которому кто-то из людей должен оставить на бумаге свою фамилию в полном или сокращенном варианте (образец подписи можно найти в паспорте).
2. Существительное «подпись» означает надпись, которая оставлена под каким-то документом или важным актом. Кроме того, оставить подпись может автор под своим произведением. Например, художники часто подписывают свои картины.
3. В учебниках и книгах может быть подписано имя автора и редакторов, которые участвовали в выпуске произведения в свет.
4. Автограф, полученный от известной личности, также является подписью.

Чтобы закрепить знания на практике и не забыть, в каких случаях допустимо употреблять существительное «подпись», следует разобрать несколько примеров употребления слова в предложении. Вот наиболее интересные конструкции, которые способствуют быстрому запоминанию и освоению материала:

• «Принесите, пожалуйста, достаточно большой, но одинарный листок бумаги, чтобы я мог написать на нем заявление об увольнении и поставить снизу свою подпись» — если речь идет о подписании каких-либо документов, актов и заявлений, то следует использовать исключительно существительное «подпись».
• «В артбуке моего друга находилось большое число интересных картин, и практически под каждой из них была оставлена красивая подпись автора, состоящая из инициалов и фамилии» — если художник подписывает картину своим именем или фамилией, то следует также употреблять существительное «подпись».
• «Среди множества задач и примеров в учебнике по алгебре я также нашел подпись, в которой говорилось о том, что авторами книги являются супруги Коровины» — в учебниках и книгах фамилия автора на обложке или на одной из страниц также является подписью.

Таким образом, слово «подпись» употребляется во всех случаях, когда речь идет о фамилии, имени или инициалах человека.

«Роспись» в русском языке

Это существительное и глагол «росписаться» являются одними из самых многозначных. Связано это с тем, что люди долго употребляли конструкции в неправильной форме, и создатели орфографических словарей пошли навстречу народу и изменили значение слов. Сначала под существительным «роспись» подразумевались какие-то сюжетные изображения или рисунки, оставленные на потолках храмов, домах культуры или предметах быта с целью их украшения. Яркими примерами служат:

• хохломская роспись;
• городецкая роспись;
• гжельская роспись.

Если же человек говорит «Я расписался на стене», то он имеет ввиду то, что он оставил на ней красивые узоры или картину. Но иногда значение полностью меняется и становится схожим с глаголом «подписался». Вот несколько хороших примеров употребления слов в предложении, а также их детальный разбор:

1. «Я расписался в приказе об увольнении и принял решение больше никогда не совершать опрометчивых поступков в будущем» — несмотря на то, что в данном случае будет куда правильнее употребить глагол «подписался», в разговорной форме такое употребление не считается ошибочным.
2. «Автор оставил роспись в своей книге, дабы читатель мог сполна насладиться не только интересным рассказом, но и красивыми иллюстрациями» — в данном случае речь идет о том, что писатель дополнил свое произведение какой-то картиной, созданной своими руками, а не оставил в книжке автограф.
3. «В инструкции было сказано, что я должен оставить на листке бумаги свою роспись, вот я и нарисовал им хохлому на документах» — и правильно сделал, поскольку в деловом стиле употреблять «роспись» вместо «подписи» строжайше запрещено.

Таким образом, отличие слов «росписи» от «подписи» заключается в том, что первое обозначает какую-то картину или красивый узор, а второе — фамилию или имя. Однако в устной речи фраза «расписаться в документах» не считается грубой ошибкой.

Разные виды документов

Также не стоит забывать, что паронимы «роспись» и «подпись», значение которых является разным, могут иногда утрачивать свой статус. Это происходит лишь в тех случаях, когда речь идет об особых документах, которые называются расписками и подписками. О таких актах упоминается в гражданском кодексе Российской Федерации:

• долговая расписка или акт получения займа — статья 808 ГК РФ;
• сохранная расписка либо акт принятия вещи на хранение — статья 887 ГК РФ;
• сепаратная расписка или Положение о векселях — статья 879 ГК РФ.

Если в тексте говорится о росписи в расписке или подписи в подписке, то существительные и образованные от них глаголы перестают быть паронимами. В этом случае будет правильно употреблять тот вид конструкции, который подходит под конкретный вид документа. Таким образом, в расписке следует оставить роспись, а в подписке — подпись.

Также не стоит забывать и о существительном «подписка», означающий предварительный заказ на периодическое получение товаров от издательства (газеты, журналы, комиксы и так далее). Как правило, в употреблении этого слова и образованных от него форм люди не совершают ошибки. Однако знать о нем нужно, ведь в тексте часто просят найти слова, которые близки по звучанию, но имеют разное значение. К примеру, можно подписаться на рассылку журнала или подписаться в документе: в обоих случаях конструкции звучат одинаково, имеют одинаковое ударение и проверочные слова, но разные лексические значения. В русском языке они называются омонимами.

Паронимы — сложная часть русского языка, которая требует глубокого изучения. Само собой, можно интуитивно понять, какой вариант употребления слова является более правильным. Однако при малейших сомнениях лучше проверить себя с помощью орфографического словаря.

Источник: https://nauka.club/russkiy-yazyk/orfografiya/podpis-i-rospis.html

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Ип один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kak-podpisyvat-dokumenty/

Подпись и роспись в Трудовом кодексе

В Трудовом кодексе РФ есть два термина: «подпись» и «роспись».

Первый в тексте встречается 20 раз, второй — 17.

«Подпись» — это собственноручное написание лицом собственной фамилии, имени, инициалов или их частей (элементов), как правило содержащее индивидуальные особенности, позволяющие визуально отличить подпись одного человека от подписи другого.

Посмотрим, как в Трудовом кодексе применяется термин «подпись»: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.» (ст. 66 ТК РФ).

Термин используется для указания на собственноручную подпись работника (представителя, опекуна и др.) в каком-либо документе, который должен быть этим лицом подписан.

А что тогда понимается под словом «роспись» в Трудовом кодексе? Является ли «росписью» собственноручная подпись работника?

Термин «роспись» применяется для подтверждения факта ознакомления работника с какой-либо информацией или документом, уже составленным и подписанным другими лицами.

Например: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами» (статья 68 ТК РФ).

Кто должен делать «роспись»? Работник или работодатель? Является ли эта «роспись» каким-либо документом, например, журналом проведения инструктажей или журналом ознакомления с приказами? Или это не документ, а некая запись в документе? Где эта «роспись» должна в таком случае быть сделана? В приказе, в журнале, в ведомости?

Например, будет ли соблюдено требование статьи 22 ТК РФ, если представитель работодателя в ведомости напишет: «С приказом № 1 от 01.01.2019 года машинист Иванов И. И. ознакомлен. Делопроизводитель Петрова А.А.»?

Автор несерьезно предполагает, что требование об ознакомлении «под роспись» будет формально соблюдено, ибо статья 22 ТК РФ, как и другие цитируемые статьи, не указывают на собственноручную подпись работника.

Роспись

1. Статья 22 — работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
2. Статья 84.1 — С приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
3. Статья 86 — работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
4. Статья 88 — работодатель обязан осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
5. Статья 99 — инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.
6. Статья 113 — инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день.
7. Статья 123 — о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
8. Статья 180 — о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
9. Статья 193 — приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
10. Статья 291 — работодатель обязан предупредить работника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников в письменной форме под роспись не менее чем за три календарных дня.
11. Статья 295 — работодатель обязан предупредить работника, занятого на сезонных работах, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации в письменной форме под роспись не менее чем за семь календарных дней.
12. Статья 312.

    1 — в случаях, если работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с локальными актами, приказами, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами.

13. Статья 348.2 — работодатели обязаны знакомить спортсменов, тренеров под роспись с нормами, утвержденными общероссийскими спортивными федерациями.

Подпись

1. Статья 40 — стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.
2. Статья 47 — стороны должны подписать соглашение на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Соглашение подписывается представителями сторон.
3. Статья 57 — в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.
4. Статья 63 — трудовой договор от имени работника … подписывается его родителем (опекуном).

5. Статья 230 — акт о несчастном случае на производстве подписывается всеми лицами, проводившими расследование.
6. Статья 341.1 — дополнительные соглашения к трудовому договору составляются в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение работником экземпляра дополнительного соглашения должно подтверждаться подписью работника на экземпляре дополнительного соглашения, хранящемся у работодателя.
7. Статья 387 — на заседании комиссии по трудовым спорам ведется протокол, который подписывается председателем комиссии или его заместителем и заверяется печатью комиссии.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/484916/