Должности АУП на предприятии

Какие должности относятся к административно-управленческому персоналу

Персонал организации подразделяется на несколько больших групп в зависимости от направления его трудовой деятельности, к примеру, производственный, обслуживающий, административно-управленческий и др. Для грамотной организации их деятельности и учета труда и зарплаты необходимо четко понимать, кто из сотрудников относится к той или иной группе и какие конкретные особенности имеются у той или иной должности.

Кто относится к АУП?

Конкретного перечня должностей, относимых к административно-управленческому персоналу, в законодательстве не существует, но в некоторых нормативно-правовых актах такой примерный список все же можно найти. В основном НПА имеют отраслевую специфику или особенности деятельности, к примеру, для учреждений, относящихся к Министерству культуры, труда и социальной защиты населения, экологическому или ветеринарному надзору, агентству связи, казначейству и т.п.

В общем понимании административный управленческий персонал включает сотрудников, которые осуществляют профессиональную деятельность, связанную с управлением предприятием или его отдельным подразделением, а также с выполнением административных обязанностей. При этом сотрудники могут относиться к совершенно разным уровням структуры управления предприятием и быть руководителями или рядовыми специалистами, но основная их отличительная черта — все они занимаются управлением деятельностью хозяйствующего субъекта.

АУП – состав, цели и задачи

Классификация сотрудников АУП

Если понятно, какие должности относятся к административно-управленческому персоналу, то нужно определиться, каким образом их можно классифицировать на несколько групп. Так, разделение в основном проводится на основании линейной структуры управления хозяйствующим субъектом, и тогда выделяют следующие группы:

• руководители высшего звена (генеральный директор, президент компании, председатель), которые отвечают за масштабную деятельность компании без акцента внимания на мелких деталях. Они управляют предприятием в целом, координируют его деятельность и принимают оперативные и стратегические решения;
• руководители среднего звена (начальники подразделений, отделов, цехов, производств), которые отвечают за конкретный вверенный им объект или часть компании без управления другими сходными подразделениями. В их подчинении находятся руководители низшего звена, а сами они подчиняются руководителям высшего звена. В обязанности данных сотрудников АУП входят управление отделом, принятие оперативных решений по нему, вынесение перспективных предложений на рассмотрение руководства;
• руководители низшего звена, которые управляют деятельностью рядовых сотрудников и отчитываются перед руководителями среднего звена. Они решают оперативные задачи, координируют деятельность простых специалистов или работников, не входящих в штат административно-управленческого персонала;
• рядовые специалисты, выполняющие всю текущую работу и отвечающие только за свои действия. Эти сотрудники подчиняются руководителям низшего звена и координируют действия сотрудников из других функциональных групп в пределах своей компетенции.

На основе представленной классификации можно составить конкретный перечень сотрудников АУП для компании, которые в принципе будут выполнять комплекс взаимосвязанных задач.

Задачи административно-управленческого персонала

В общем виде задачи административно-управленческих сотрудников можно отнести к определенному списку, в который входят такие моменты:

1. организация деятельности части компании, отнесенной к профессиональной деятельности сотрудника. Масштабы такой ответственности могут быть различными, к примеру, управление целым предприятием, конкретным подразделением, службой или кабинетом;
2. осуществление документооборота между отдельными сотрудниками и подразделениями, а также внешними контрагентами, который может быть как бумажным, так и электронным. При этом грамотная организация документооборота влияет на внешнее и внутреннее взаимодействие компании, которое необходимо для эффективного функционирования;
3. организация планирования в различных сферах функционирования предприятия на текущую, среднесрочную и долгосрочную перспективу, составление графиков мероприятий, разработка бизнес-планов;
4. проведение мероприятий, связанных с техникой безопасности и охраной труда, а также организация всех видов медосмотров для сотрудников;
5. хранение документации в установленном законом порядке, осуществление архивного производства;
6. планирование финансовой деятельности компании, в том числе формирование бюджета доходов и расходов, а также бюджета движения денежных средств;
7. организация обеспечения всех сотрудников нормальными бытовыми условиями работы на предприятии, а также материальное снабжение процессов хозяйственной деятельности.

Для достижения указанных целей в компании должно быть оптимальное количество сотрудников, которых следует относить к административно-управленческому персоналу.

Количество персонала АУП

Как правило, сотрудников, входящих в штат АУП предприятия, не так уж и много по сравнению с другими группами работников. При анализе предприятий выявлен следующий момент: сотрудники, относящиеся к административно-управленческому персоналу, составляют 10-15% от общего штата компании.

Однако эти сведения являются результатом статистического исследования, а потому могут отклоняться от выявленного значения. Все зависит от специфики предприятия и рода его деятельности, а потому в некоторых компаниях численность персонала АУП может быть существенно выше.

При разработке штатного расписания необходимо определиться с тем, какой объем административной работы нужно будет выполнять, и от этого отталкиваться при подсчете необходимого количества единиц административного персонала.

АУП: кто входит в административно-управленческий персонал?

АУП — административно-управленческий персонал. Эксперты расскажут, кто входит в административный персонал, какие функции возложены на специалистов и как законодательство регулирует деятельность администрации.

АУП — расшифровка аббревиатуры относительно простая. Это административно-управленческий персонал, занимающийся руководящей деятельностью, устанавливающий административные задачи, которые предстоит решить сотрудникам организации.

Кто входит в административный персонал?

В административный персонал входят специалисты, обеспечивающие управленческую деятельность, сотрудники, занимающие ключевые руководящие позиции, решающие задачи управления организацией. В нормативных документах российского трудового законодательства нет определения, какие сотрудники входят в АУП. Косвенно такое понятие раскрыто в квалификационном справочнике и отдельных отраслевых нормативных документах.

В приказе Росархива под номером девять от 14 января 2004 года указано, что к категории руководителей и специалистов, обеспечивающих функции общего руководства, кадровое делопроизводство и бухгалтерский учет относятся руководители организации, структурных подразделений, бухгалтерского, кадрового и делопроизводственного отдела.

В приказе Минкультуры под № 325 от 08.04.2013 2015 года административный персонал — это сотрудники, выполняющие функции, которые необходимы для обеспечения деятельности компании. В письме ФНС РФ от 25 июня 2009 года под № ШС-22-3/507@ говорится, что такое административно-управленческий персонал, кто относится к нему. Это сотрудники маркетинговых, экономических служб, руководители всех уровней.

Скачайте образцы:

Такие определения помогают выявить общую характеристику деятельности АУП. При этом конкретный перечень сотрудников, относящихся к управленческому персоналу, каждая организация вправе устанавливать самостоятельно, разрабатывать должностные инструкции с конкретными функциями, возложенными на того или иного управленца. Как составлять должностные инструкции, нужны ли они всем организациям или можно ограничиться включением обязанностей административного персонала в трудовой договор, об этом подробно расскажут эксперты «Системы Кадры».

• Как принять на работу генерального директораЧем поможет: правильно оформить на работу генерального директора, составить приказ о приеме, внести запись в трудовую и уведомить налоговую инспекцию о смене генерального директора.

Какие работники относятся к административно-техническому персоналу

АУП — это персонал, кто относится непосредственно к управлению. При регулировании деятельности таких сотрудников работодателю необходимо учитывать не только определенные нюансы, но и специфические аспекты. Работники управления несут ответственность за стабильную, бесперебойную деятельность компании.

Административно-технический персонал по электробезопасности несет ответственность за бесперебойную работу электротехнических установок, своевременное обеспечение пуско-наладочных и ремонтных работ. Руководитель технического персонала по электробезопасности проводит первичный, повторный, внеплановый инструктаж, если на него возложена такая ответственность приказом работодателя. О порядке и особенностях проведения такого инструктажа расскажет эксперт «Системы Кадры»

Какие задачи возложены на административно-технический персонал?

Правильно возложенные задачи на административно-управленческий персонал — залог эффективной деятельности предприятия. Субъекты хозяйствования вправе самостоятельно распределить задачи и обязанности АУП. В общих чертах рекомендации такие. Управление относится основополагающей функцией эффективной деятельности каждого предприятия. Но такая функция может быть возложена на работников, которые входят в состав администрации.

При этом АУП включает и специалистов кадрового, бухгалтерского, экономического, хозяйственного отдела. На них возложена функция организации трудовой деятельности компании. Например, организация является ответственным за бухгалтерский учет, кадровое делопроизводство, организации, экономические аспекты деятельности. На большом создаются отдельные структурные подразделения, руководитель каждого входит в АУП, то есть несет ответственность за эффективную деятельность своей структуры.

Административно-хозяйственный персонал: кто к нему относится?

Административно-хозяйственный персонал формирует каждое предприятие в индивидуальном порядке. Законодательством не регулируется вопрос, что такое административно-хозяйственный персонал, кто к нему относится. В общих чертах в структуру хозяйственного персонала входят сотрудники, обеспечивающие хозяйственную деятельность организации.

Состав АХП может быть регламентирован отдельными нормативными актами на муниципальном или региональном уровне, или локальными нормативно-правовыми актами каждой компании. В состав могут входить завхозы, лаборанты. В отдельных организациях к хозяйственному административному составу относятся кассиры, экономисты, то есть те сотрудники, которые не участвуют напрямую в хозяйственной деятельности предприятия, но обеспечивают экономический контроль.

Административный персонал — это какие профессии?

Административный персонал — это какие профессии? Рассмотрим ответ на этот вопрос подробно. АУП выполняет административные и управленческие функции в рамках одного предприятия, к исполнителям функций управления относятся:

• руководители;
• исполнители, принимающие непосредственное участие в процессах управления.

Генеральный директор предприятия и руководящий состав всех уровней входит в АУП. Некоторые сотрудники исполняют одновременно производственные и управленческие функции. Например, к таким специалистам относятся бригадиры.

Деятельность бухгалтерии не связана непосредственным образом с системой управления. Но при этом главный бухгалтер входит в АУП, является ответственным лицом и относится к первому звену руководящего состава.

Специалисты кадрового отдела не принимают участия в непосредственном управлении. Но наличие таких сотрудников помогает поддерживать оптимальный кадровый состав, поэтому кадровики входят в систему административно-управленческого персонала. Также в АУП входят юристы, заместители управленческого состава всех уровней. См. Должностная инструкция заместителя директора

Вывод

АУП — административно-управленческий персонал, в который входит руководители всех уровней, заместители, главный бухгалтер, кадровый отдел, юристы. К административно-техническому персоналу относятся сотрудники технического и оперативного ремонтного обслуживания, монтажного, наладочного производства. В административно-хозяйственный состав включают сотрудников, отвечающих за хозяйственную деятельность предприятия.

Что такое АУП — административно управленческий персонал организации

— Организация бизнеса — Кадры — Административно-управленческий персонал

В большинстве субъектов хозяйствования сотрудники выполняют не только непосредственно рабочую функцию, ведь также неотъемлемой частью штата многих предприятий является и АУП – расшифровка этой аббревиатуры достаточно проста – это административно-управленческий персонал. Однако далеко не все работодатели знают, кто относится к административно-управленческому персоналу, каковы его функции и какое законодательное регулирование обеспечивает деятельность и контроль за действиями данных работников.

Административно-управленческий персонал – что это такое

Прежде чем рассматривать само понятие АУП и его расшифровку как административно-управленческого персонала, следует ознакомиться с основными принципами формирования структуры кадров в организации. Так, несмотря на то, что кадровая структура во многих случаях разрабатывается индивидуально с учетом особенностей конкретного субъекта хозяйствования, все равно сотрудников предприятия часто можно разделить по различным критериям. Наиболее популярной методикой разделения сейчас является подразделение сотрудников на две основополагающих группы:

• Административно-управленческий персонал. К нему относятся работники, которые занимаются руководящей деятельностью либо же обеспечивают существование самого предприятия, решая ключевые административные функции в рамках своей трудовой деятельности.
• Производственный персонал. К данной категории можно отнести линейный персонал организации – как квалифицированных специалистов, являющихся исполнителями, так и простых сотрудников с минимальным уровнем квалификации. При этом к производственному персоналу преимущественно относят сотрудников, которые обеспечивают непосредственное получение прибыли предприятием, однако также к нему могут быть отнесены и обслуживающие сотрудники низшего звена.

С точки зрения российского законодательства, такое разделение сотрудников никак не отражено в нормативных документах. Единственными косвенно рассматривающими данный вопрос документами могут выступать единые квалификационные справочники профессий – они подразделяются на справочник рабочих профессий и справочник служащих. И административно-управленческий персонал в большинстве ситуаций относится именно к категории служащих.

Так как прямых критериев разделения видов персонала законодательство не предусматривает, могут рассматриваться и другие варианты разделения кадровой структуры предприятия. Например – разделение на административный и производственный персонал может подразумевать отнесение именно к административному персоналу различных вспомогательных сотрудников.

Правовое же регулирование деятельности административно-управленческого персонала соответственно оставляется в ведении самого работодателя.

Именно он может регламентировать разделение сотрудников на различные группы, порядок применения различных систем оплаты труда по отношению к работникам, а также устанавливать правила субординации на предприятии, которые имеют достаточно большое значение для административно-управленческого состава штата организации.

Кто относится к административно-управленческому персоналу

Как можно понять из наименования, к административно-управленческому персоналу относятся сотрудники, которые выполняют соответственно административные или управленческие функции в рамках предприятия. К исполнителям управленческой функции можно отнести непосредственно руководящий состав организации, причем он является частью административно-управленческого персонала вне зависимости от своей важности и положения в вертикальной иерархии организации.

Исполнители же административной функции не участвуют или принимают частичное участие в процессе управления, однако являются важными для деятельности всей организации сотрудниками. Соответственно, к административно-управленческому персоналу в целом относятся:

• Генеральный директор и руководители всех уровней. Непосредственно сама управленческая функция таких работников автоматически предопределяет их принадлежность к АУП. Однако в отношении некоторых работников может применяться как отнесение их к производственным сотрудникам, так и к административному персоналу. Например, бригадир у рабочих выполняет и управленческие функции, и непосредственно производственные.
• Главный бухгалтер и другие сотрудники бухгалтерии. Непосредственно главный бухгалтер является ответственным лицом и часто считается должностью первого звена руководства. Несмотря на то, что деятельность бухгалтерии напрямую не связана с управлением в целом, учитывая её абсолютную необходимость для хозяйственной деятельности и отсутствие производственной составляющей, бухгалтера относятся к административно-управляющему персоналу.
• Кадровый отдел. Сотрудники кадрового отдела также не участвуют в производстве товарно-материальных ценностей или непосредственном оказании услуг клиентам, за которые субъект хозяйствования будет получать прибыль. Однако наличие кадровых работников также является критически необходимым для предприятия, что относит его работников к структуре АУП.
• Юристы. Юристы являются в первую очередь высококвалифицированными специалистами, однако к производственному персоналу они относятся только в случаях, когда они оказывают услуги клиентам организации. Если же юристы работают только на само предприятие и в его интересах, они являются частью административно-управляющего персонала.
• Заместители всех уровней. Сотрудники, замещающие руководителей, исполняют их прямые функции при необходимости и поэтому также входят в административно-управляющий персонал организации.
• Другие категории трудящихся. Работники канцелярии, делопроизводители и другие сотрудники, выполняющие административную деятельность, обеспечивающую функционирование предприятия, также относятся к АУП.

В большинстве случаев принадлежность к АУП определяется как по наличию или отсутствию производственной функции, так и по необходимости деятельности работника для формального функционирования организации. Так, отсутствие охранника не приведет к закрытию организации, а отсутствие бухгалтерии или отдела кадров и, соответственно, – отсутствие ведения бухгалтерской и кадровой отчетности однозначно будет незаконным и повлечет за собой негативные последствия.

Особенности административно-управленческого персонала на предприятии

При регулировании деятельности административно-управленческого персонала в организации, работодателю следует учитывать определенные нюансы и специфические аспекты деятельности сотрудников данной сферы. Например, не лишним будет обратить внимание на следующие особенности:

1. Система оплаты. Если в отношении исполнителей работодатель может применять четкие тарифные системы оплаты или сдельную систему оплаты труда, прямо оценить и привязать к определенным показателям деятельность административно-управленческого персонала может быть слишком сложно или даже невозможно в принципе. Соответственно, работодателю следует внимательно рассмотреть возможные варианты систем оплаты труда и мотивации сотрудников.
2. Соотношение работников. В целом, так как административно-управленческий персонал прямо не приносит прибыль предприятию, его количество должно быть минимальным, необходимым для хорошего функционирования организации, так как увеличение количества работников данной сферы повысит и затраты работодателя. В частности, в зависимости от сферы деятельности, оптимальным является отношение сотрудников к административно-управленческому аппарату предприятия от 10 до 40% от их общего числа. Превышение данного показателя однозначно свидетельствует о чрезмерных затратах и неэффективном использовании трудовых ресурсов. Меньшее же число сотрудников может свидетельствовать о неполном использовании потенциала организации.
3. Правовая база. Работодателю необходимо не только обеспечить само наличие административно-управленческого аппарата, но и предоставить относящимся к нему сотрудникам определенные полномочия для эффективной реализации их рабочих задач. Данные полномочия следует отразить в локальных нормативных актах организации или иной внутренней документации, например – в правилах внутреннего трудового распорядка.

Административный персонал компании

Понятие Административно-управленческий персонал или административный (упрощенно) на слуху, однако далеко не все и всегда правильно понимают, кто же к АУП относится, какие должности в него входят.

Также свою роль играет факт, что административный персонал немного отличается в разного рода организациях – ООО или производство и т. д.

Управленческий персонал – это сотрудники аппарата управления, служащие, входящие в администрацию предприятия, организации, конторские работники, дирекция предприятий и учреждений. Основной задачей управленческого персонала является обеспечение скоординированной, целенаправленной деятельности и отдельных участков работы, и всего коллектива в целом.

Административный персонал – это категория сотрудников, которыми непосредственно осуществляются управленческие функции либо выполняются работы, связанные с техническим обеспечением управления – по сути это и топ менеджмент компании и менеджмент среднего звена и соответственно специалисты по направлениям основных отделов компании (бухгалтерия, юристы, кадры, плановый отдел и т. д.).

Кто относится к административным работникам

К данному виду персонала можно отнести работников органов управления коммерческими, общественными и государственными системами.

Повторимся, административно-управленческий персонал – это руководители, заместители руководителей, работники, возглавляющие структурные подразделения на предприятиях, а также сотрудники, входящие в состав планового, финансового и юридического отделов, бухгалтерии, отдела труда и кадров.

Если рассматривать АУП в целом, то вы не сможете найти четкую структуру, кто и в каких должностях находится в административном персонале – все крайне условно и изменяемо. Разделение персонала и структуры кадров на различные виды персонала является в первую очередь теоретическим вопросом, поэтому каждый работодатель в большинстве случаев сам принимает решение об используемой кадровой модели и порядке отнесения трудящихся к тем или иным категориям.

Категории административного персонала

Для более полного усвоения данного понятия необходимо рассмотреть его основные категории. Таким образом, административный персонал – это не только управленцы высшей степени, но и руководители низшего звена. Иногда этот термин может иметь более обширное значение.

К примеру, административно-хозяйственный персонал состоит из непосредственно административно-управленческих работников, линейного и производственного персонала. В данную категорию необходимо также включить сметчиков, проектировщиков, сотрудников жилищно-коммунальной сферы и лабораторий.

На производственных предприятиях административный персонал – это инженерно-технические и руководящие сотрудники, младший обслуживающий состав работников и служащие, занятые и в управленческом аппарате на производственных участках, и в подсобных производствах, обслуживающих хозяйствах.

Административно-управленческий персонал: кто относится именно по должностям?

Укрупнено можно дать такие должности, но опять же, все зависит от компании и организации, структуры, личному мнению руководителя и т. д. В одной организации «Инспектор по кадрам» в другой «Начальник кадровой службы» или «HR Директор»….

Генеральный директор, Главный бухгалтер, Главный специалист по гражданской обороне, Главный специалист по строительству, Делопроизводитель, Директор, Документовед,  Заведующий канцелярией, Заместитель генерального директора, Заместитель главного бухгалтера, Заместитель директора по административно-хозяйственной части, Заместитель директора по медицинской части, Заместитель директора по научно-методической работе, Заместитель руководителя, Заместитель директора по учебно-воспитательной работе, Заместитель директора по социальной реабилитации и культурно-массовому обслуживанию, Инспектор отдела кадров, Инженер по защите информации, Инспектор по кадрам, Инженер по нормированию труда, Машинистка, Начальник договорного отдела, Начальник, заместитель начальника юридического отдела

АУП расшифровывается как «административно-управленческий персонал».

Отнесение конкретных работников к АУП важно с точки зрения бухгалтерского учета, формирования затрат и налогообложения.

АУП: расшифровка

Действующим законодательством не раскрывается понятие АУП, единое для всех организаций. Однако в отдельных отраслевых нормативных документах можно найти определения АУП.

Так, административно-управленческий персонал – это:

• категория руководителей и специалистов, осуществляющих общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение (Приказ Росархива от 14.01.2004 № 9);

Кто входит в административный персонал в компании? :

Сегодня трудовая деятельность в административной службе структуры часто воспринимается в качестве начальной стадии карьеры или же как работа для студентов первых курсов, которая, как правило, не требует серьезной подготовки. Что подразумевается под понятием административный персонал? Кто относится к соответствующей категории? Почему? На эти и иные не менее важные вопросы можно найти ответы в процессе прочтения данной статьи.

Общие черты

Несмотря на то что административно-управленческий персонал зачастую подразумевает под собой лишь начало роста, многие люди строят успешную карьеру и получают профессиональное признание именно в данной сфере. Такие сотрудники не станут называть эту работу не требующей соответствующей квалификации и предельно легкой. Какие же обязанности, как правило, выполняет служба? Административный персонал выполняет целый ряд задач, связанных с организацией основополагающих бизнес-процессов. Среди них следующие пункты:

• Ведение делопроизводства.
• Контроль в плане исполнения распоряжений и приказов руководителя для разных департаментов и отделов.
• Административно-управленческий персонал занимается обеспечением социально-бытового, хозяйственного и материально-технического обслуживания структуры.
• Организация и последующее проведение ремонта в офисе при необходимости.
• Организация переездов.
• Административный персонал – это сотрудники, которые обязаны налаживать взаимодействие со службами эксплуатации.
• Взаимодействие с арендодателями.
• Организация и последующее проведение корпоративных мероприятий. Важно дополнить, что в данном случае административный персонал осуществляет лишь дополнительное содействие.

Важно отметить, что данный перечень может конкретизироваться и дополняться в зависимости от потребностей и задач компании.

Практический аспект вопроса

Как выяснилось, административный персонал – это сотрудники, в зону деятельности которых входит осуществление управленческих функций или же выполнение работы, связанной с организационными управленческими вопросами в техническом плане.

Так, в государственных организациях отдел кадров, который ведет кадровое делопроизводство и подбирает персонал, зачастую включается в административный департамент, отдел управления делами и так далее. Однако подобная практика в отношении масштабных организаций частной собственности не распространена – здесь управленческий отдел является структурой самостоятельной, конечно же, во главе с руководителем.

Важно отметить, что в административный персонал зачастую не включаются персональные помощники руководителей и ассистенты отделов. Так, они относятся, как правило, к штату того или иного структурного подразделения и подчиняются соответствующему руководителю. Их задачи сводятся непосредственно к решению вопросов данного подразделения.

Характеризующая же административно-технический персонал группа коллег решает задачи всей организации.

Необходимо отметить, что численность административных сотрудников компании главным образом пребывает в зависимости от ее внутренней структуры, размеров и области деятельности. К примеру, многие государственные объединения, управляющие компании масштабных предприятий или крупные холдинги отделяют персонал административной направленности в самостоятельный департамент. Как правило, именуется он административным департаментом или же общим отделом. Департамент представляет собой сложно устроенное подразделение, руководитель которого организует административное управление персоналом и подчиняется главе компании.

Государственные учреждения

В административный департамент государственного учреждения могут входить следующие отделы самостоятельного образа деятельности:

• Документационного обеспечения.
• Протокольно-организационный.
• Контрольный отдел.
• Хозяйственного обеспечения.
• Государственной службы и так далее.

Важно отметить, что в крупных структурах коммерческой направленности имеет место иная работа. Административный персонал в данном случае представляет хозяйственный отдел. В него входят офис-менеджеры, секретари, обслуживающий персонал (водители, уборщики, курьеры). За работу отдела в полной мере отвечает руководитель соответствующей категории.

В компаниях, которые отличаются сложной структурой, включающей в себя несколько офисов, административно-технический персонал, как правило, формируется по единой схеме. Его работа контролируется деятельностью административного директора. Его задачи составляют управление и координация деятельности структуры административно-хозяйственного характера в целом. Административному директору подчиняются руководители административно-хозяйственных отделов, а также офис-менеджеры подразделений структуры и самостоятельных офисов.

Небольшие компании

Административно-технический персонал в небольших компаниях с коммерческими целями деятельности, как правило, состоит из одного сотрудника. Должность его именуется как офис-менеджер или секретарь. Если же такой отсутствует, отдельные функции административного характера (к примеру, организация делопроизводства, документооборота или заказ канцелярии) возлагаются на определенного младшего работника как дополнительная нагрузка.

Традиционно административный персонал включает секретаря, ассистента отдела, персонального ассистента руководителя, руководителя административно-хозяйственного отдела. Кроме того, в данный перечень входит офис-менеджер и административный директор. Важно отметить, что сюда включается и ряд работников обслуживающего персонала (к примеру, административно-технический персонал по электробезопасности). В последующих главах целесообразным будет рассмотреть наиболее распространенные должности административной сферы.

Офис-менеджер

Как выяснилось, характеризующие административный персонал должности подразделяются на управленческую и техническую сферы. Офис-менеджер относится к первой группе. По-другому его называют менеджером по административной работе или старшим администратором.

Подчиняется офис-менеджер директору по подбору персонала или исполнительному директору. В кругу его подчиненных находятся лишь поддерживающие функционирование структуры сотрудники. Основной целью работы старшего администратора является обеспечение адекватного функционирования офиса и его бесперебойной деятельности.

Офис-менеджер как административно-вспомогательный персонал выполняет следующие функции:

• Обеспечение контроля над наличием и работой оборудования для офиса.
• Формирование бюджета расходов для обеспечения офиса.
• Обеспечение своевременной обработки как поступающей, так и отправляемой корреспонденции, ее доставки в соответствии с назначением.
• Участие в инвентаризации имущественных комплексов офиса.
• Осуществление контроля за сроками исполнения бумаг и их грамотное оформление.
• Организация и контроль работы подчиненных работников, среди которых, как правило, телефонные операторы, секретари, водители, уборщицы и охранники.
• Контроль и поддержка файловой системы компании.
• Заказ билетов, осуществление визовой поддержки и бронирование номеров для работников компании.

Для офис-менеджера актуальны следующие требования в отношении опыта и квалификации:

• Соответствующее образование (среднее специальное или высшее).
• Желательное знание одного или большего числа иностранных языков.
• Отличные знания в отношении компьютерных технологий.
• Знания в области техники для офиса.
• Опыт работы в административной сфере не менее года.
• Коммуникабельность, стрессоустойчивость, способности в организаторском деле.

Начальник юридического отдела

Начальник данного отдела подчиняется исключительно генеральному директору. В число его подчиненных входят все работники юридического отдела. Цель деятельности начальника – формирование и дальнейшее управление в отношении юридической службы компании. Рассматриваемый сотрудник выполняет следующие функции:

• Подбор и дальнейшее обучение работников юридической службы.
• Оформление организационной структуры предприятия в юридическом плане.
• Формирование стандартов внутренней корпорации.
• Создание документооборота по разработанным корпоративным юридическим стандартам.
• Организация юридического обучения сотрудников компании.
• Осуществление правовой экспертизы проектов различной документации юридического характера, подготовка которых осуществляется на предприятии.
• Организация подготовки заключений в соответствии с правовыми вопросами, возникающими в процессе деятельности структуры.
• Представление интересов предприятия в судебных органах, а также общественных и государственных объединениях при изучении вопросов правовой направленности.
• Контроль и принятие мер по взысканию задолженности по дебету в соответствии с ранее оформленными договорами.

Требования к специалисту в плане квалификации и опыта:

• Юридическое образование (желательно высшее).
• Опыт работы по соответствующей специальности более пяти лет.
• Знание английского на среднем уровне.
• Опыт в ведении переговоров и досудебном разрешении вопросов.
• Готовность к выездам и командировкам.
• Наличие знаний в следующих правовых сферах: гражданское, налоговое, административное, корпоративное, арбитражное и иные отрасли права.

Административный персонал по электробезопасности

Электротехнический персонал, который осуществляет работы на электрических установках, классифицируется на следующие категории:

• Административно-техническими работниками являются руководители и специалисты, которые выполняют обязанности, связанные с организацией оперативного и технического обслуживания, проведением монтажных, ремонтных и наладочных работ в отношении электроустановок.
• Оперативное сотрудники – персонал, который осуществляет обслуживание и оперативное управление электроустановок. Сюда включается осмотр, подготовка рабочего места, оперативные переключения, допуск и последующий надзор за сотрудниками, исполнение работ в соответствии с текущей эксплуатацией.
• Персонал по ремонтным работам – персонал, который обеспечивает ремонт и техническое обслуживание, наладку, монтаж, а также испытание оборудования.
• Оперативно-ремонтные сотрудники – персонал по ремонту, который специально обучен и подготовлен для обслуживания оперативной направленности в определенном объеме электроустановок, закрепленных за ним.

Юрист

Зачастую юриста по-другому называют юрисконсультом. Он подчиняется генеральному директору или же начальнику соответствующего отдела. Подчиненными юриста являются делопроизводители данного отдела. Основной целью его деятельности является обеспечение поддержки работы юридического отдела. Ключевыми задачами специалиста являются следующие пункты:

• Разработка документации правового характера.
• Обеспечение методического руководства правовой деятельностью компании.
• Реализация мероприятий в отношении укрепления финансовой, договорной и трудовой дисциплины.
• Консультация сотрудников структуры в плане профессиональных вопросов, содействие в оформлении документации и нормативных актов имущественно-правовой направленности.

Юрисконсульт выполняет следующие функции:

• Участие в разработке юридической документации и контрактов.
• Участие в спорах правового характера.
• Осуществление консультирования сотрудников и руководства компании в соответствии с юридическими аспектами.
• Участие в проверке грамотности документации, а также договоров с юридической точки зрения.
• Ведение файловой системы контрактов.
• Предоставление помощи работникам соответствующего отдела в разработке различного рода проектов.

Диспетчер

Диспетчер подчиняется непосредственно руководителю производственной деятельности, но не имеет подчиненных. Основной целью его работы является оперативное регулирование производственного процесса и иных видов деятельности структуры. Диспетчер выполняет следующие функции:

• Контроль наличия запасов, которые необходимы для бесперебойного процесса производства подразделений компании (комплектующие, материалы, транспорт, оборудование).
• Организация оперативного контроля за производственным процессом, сдача готового продукта, выполнение работ или услуг по графику процесса производства.
• Ведение диспетчерского журнала, формирование отчетных рапортов и иной технической документации в плане производственного процесса.

В случае диспетчера уместны следующие требования в отношении квалификации и опыта:

• Наличие среднего профессионального образования.
• Знания в области планирования производства на предприятии.
• Стрессоустойчивость, коммуникабельность.

Секретарь генерального директора

По-другому должность может именоваться как персональный помощник или секретарь-референт. Сотрудник подчиняется директору по персоналу или же генеральному директору. Подчиненных у секретаря генерального директора нет. Основной целью работы секретаря-референта является качественное обеспечение административной поддержки директорской структуры. Персональный помощник занимается выполнением следующих задач:

• Обеспечение надлежащего документооборота.
• Организация дня директора в рабочем плане.

Секретарь-референт главным образом выполняет следующие функции:

• Составление расписания для генерального директора, организация деловых встреч и командировок.
• Редактирование, перевод и оформление деловых писем и документации.
• Обеспечение контроля входящей корреспонденции и телефонных звонков.
• Подготовка и оформление деловых писем, отчетов, прочей документации.
• Организация взаимодействия между директором и иными работниками структуры.
• Контроль качества подготовки, правильности составления, последующего согласования и утверждения документации, представляемой на подпись непосредственно директору организации.
• Организация работы приемной генерального директора.
• Выполнение отдельных поручений руководителя.
• Сопровождение руководителя в деловых поездках.

Актуальными требованиями к опыту и квалификации в данном случае являются:

• Наличие высшего образования.
• Знание иностранного (желательно английского) языка.
• Отличное пользование ПК.
• Высокий уровень в отношении делового этикета.
• Опыт работы не менее двух лет.
• Презентабельная внешность, коммуникабельность.