Что входит в персональные данные работника?

Что входит в персональные данные работника?

Подтвердить разрешение на обработку персональных данных сейчас просят при заключении договоров, заполнении анкет, регистрации на сайтах. Большинство граждан соглашаются автоматически, хотя личная информация о человеке в руках недобросовестных лиц — мощное и опасное оружие. Статья рассказывает о том, что нужно знать о персональных данных, открывая доступ к ним 3-м лицам.

Персональные данные: что это, нормативная база

Государство регулирует сферу персональных данных посредством целого ряда нормативных актов. Основу составляет Конституция РФ, базис — ФЗ № 152 от 27.01.2006 г. Закон разъясняет, что такое персональные данные, что к ним относится. Этот термин означает сведения, напрямую или косвенно характеризующие субъекта ПД — физическое лицо. Говоря простым языком, по ним можно точно определить, что речь идет о конкретном человеке.

Косвенное упоминание о персональных данных есть в российской Конституции. Статьи 23–24 основного закона дают гражданам право на тайну частной жизни, ее неприкосновенность и защиту. Все, что входит в понятие персональные данные, принадлежит только их носителю и не может контролироваться правительством или 3-ми лицами. Граждане сами вольны распоряжаться этой информацией, препятствовать распространению или, наоборот, передавать ее другим. Государство, со своей стороны, гарантирует и защищает эту возможность.

ФЗ № 152 определяет, кто вправе использовать персональные данные кроме их носителя, на каких условиях, по каким правилам. Получать и обрабатывать личную информацию о субъекте могут только операторы с его разрешения. Гражданин подписывает согласие на проверку ПД при оформлении заявок на кредит, заполнении анкет или поступлении на работу.

Операторы получают доступ к тому объему данных, который требуется для решения их задач. Они не имеют права хранить и использовать их после того, как цель достигнута. Например, наниматель должен уничтожить записи, анкеты — все, что относится к персональным данным работника, после его увольнения. В ином случае, грозит ответственность за разглашение персональных данных работника

Нормам ФЗ № 152 должны следовать все юридические и частные лица. Особые правила применяются, когда ПД:

1. получают для личных или семейных нужд, если это не ущемляет права 3-х лиц;
2. содержатся в архивных документах;
3. составляют гостайну;
4. собираются по судебному акту.

Другие законодательные акты уточняют положения о ПД применительно к разным ситуациям, вводят систему и классификацию средств защиты. Например, гл.14 ТК РФ раскрывает понятие персональных данных работника. Это сведения, позволяющие охарактеризовать его как сотрудника определенной организации (размер зарплаты, стаж, квалификация, информация из ФНС и ПФР и др.), его деловые качества. Они должны использоваться и храниться для помощи работнику в выполнении его трудовых обязанностей, повышении опыта и знаний, продвижении по службе, для защиты персонала и имущества компании.

Классификация персональных данных

ФЗ № 152 выделяет несколько видов персональных данных. Можно расположить их по степени «секретности», сложности в сборе и использовании 3-ми лицами:

• обезличенные;
• общие;
• биометрические;
• специальные.

Общие персональные данные

Общие персональные данные — это основная информация о человеке. К ним относят:

Обработка персональных данных в организации

Цель обработки ПД в организации — оформление трудовых отношений с работником. Без подписанного согласия на обработку ПД работодатель не имеет права заключать трудовой договор. Подробнее читайте в этой статье

• ФИО;
• место прописки и проживания;
• паспортные данные;
• образование;
• ИНН;
• контактные данные;
• сведения о работе;
• размер доходов и т. д.

Не все из них по отдельности можно отнести к ПД. Например, закон точно не определяет, является ли номер телефона персональными данными. Роскомнадзор в ответе на обращения граждан пояснил, что только по номеру невозможно точно идентифицировать человека. Сам по себе он не персонален, а в связке с ФИО владельца и городом проживания относится к ПД. Поэтому неперсонифицированная рассылка смс-сообщений не считается нарушением ФЗ № 152.

Общие ПД содержатся в паспорте, военном билете, дипломе, личной карточке сотрудника, трудовой книжке и т. д. Письменное разрешение не обязательно для получения этих данных, достаточно косвенного, например галочки напротив соответствующего пункта онлайн-анкеты. Относительная простота доступа часто приносит проблемы субъектам ПД — обычным гражданам: от навязчивой рекламы до шантажа и подделок кредитных заявок.

Личная жизнь гражданина, которая включает в себя также различные виды тайн (врачебная, налоговая, тайна усыновления и другие) защищена от разглашения статьей 137 УК РФ. Подробнее можно прочитать в этой статье.

Биометрические ПД

Биометрические данные — это физиологические и биологические характеристики субъекта: дактилоскопические изображения, группа крови, рост, цвет глаз, вес, анализ ДНК и т. д. Сюда относится и информация, которую можно получить по фото- или видеозаписи с человеком. Биометрические ПД часто необходимы при лечении или устройстве на работу в госорганы, оформлении заграничных паспортов и виз.

Специальные ПД

Раса и национальность, вероисповедание, философские убеждения, состояние здоровья, наличие судимостей, интимная жизнь, сексуальные предпочтения относятся к специальным данным. Они содержатся в медицинских справках, личных делах и т. д.

Специальные ПД требуются для участия в политической деятельности, вступления в вооруженные силы. Получить доступ к этим данным 3-и лица могут только с разрешения субъекта.

Зачем нужен закон о персональных данных? Ответ смотрите в видеосюжете:

Обезличенные ПД

Обезличенные ПД доступны для любого заинтересованного лица. Источниками информации могут быть:

• адресные книжки;
• справочники;
• реестры;
• СМИ.

Общедоступная информация, которая считается персональными данными, — это, например, доходы политических деятелей, представителей федеральной или муниципальной власти, чиновников на руководящих должностях.

В ноябре 2016 г. состоялось первое собрание рабочей группы администрации Президента РФ по проблеме использования положений ФЗ № 152 к так называемым Big Data. Это данные, которые от пользователя поступают в сеть: IP-адрес, формы авторизации, история браузера, сведения, которые накапливают о владельце гаджеты и умные бытовые приборы.

Big Data, с одной стороны, прямо или косвенно указывают на человека, то есть попадают под определение ПД. Законодатели в то же время не рассматривают интернет-данные как собственность индивида, так как он не может их контролировать.

Источник: https://otdelkadrov.online/5841-ponyatie-vidy-personalnyh-dannyh

Персональные данные работника, что это, как обрабатываются и хранятся

Персональные данные работника — это личная информация о работнике. Установлены требования к получению и хранению сведений. Статья расскажет о том, как происходит их сбор и обработка.

Определение

Законодатель подразумевает, что это сведения, которые относятся к работнику. Отношение может быть прямым или косвенным. Информация относится к определенному человеку. Закон не отражают список того, что включено в персональные данные. Отражены общие принципы, относящиеся к понятию.

Юристы говорят, что определение оценочное. Информация предоставляется во время заключения трудового соглашения. Сотрудник может подписать согласие, чтобы сведения получены были от третьего лица. Такая категория не может включать в себя сведения обезличенные.

В перечень данных включается:

• фамилия и инициалы;
• день, когда человек появился на свет;
• место, где он прописан;
• семейное и материальное положение;
• наличие образования;
• какая профессия получения;
• уровень доходов.

Федеральный закон № 152-ФЗ указывает на другие данные. К ним отнесена информация о принадлежности к расе, национальности. Убеждения и состояние здоровья входят в эту группу. Сведения отражены в документации. Это может быть:

1. Акт, посредством которого удостоверяется личность.
2. Трудовая книжка.
3. Справка, взятая с прошлых мест работы.
4. Личная карточка и т. д.

Работодатель хранит перечисленные акты в копиях. В качестве исключения выступают анкеты, карточки сотрудников и трудовые книжки.

Требования к защите

Глава 14 Трудового кодекса предусматривает требования, касающиеся защиты данных. Устанавливается обязанность руководителя во время обработки информации учитывать требования. Целью обработки выступает обеспечение законных положений и содействие человеку в устройстве на работу. Чтобы определить объем сведений, требуется руководствоваться основным законом страны, ТК.

Получение информации допускается только от самого сотрудника. Когда получить ее можно у третьего лица – человек должен заранее сообщить об этом руководству компании. Потребуется подписать согласие. Работодателем не обрабатываются данные, отнесенные к группе специальных. Это сведения об интимной жизни, расе и т. п.

Меры по защите информации принимаются руководством компании. Оплачиваются средствами предприятия. Порядок защиты отражается в законах. Ознакомление сотрудников с документацией, отражающей порядок сбора данных, проводится под подпись.

Установлено, что человек не должен лишаться своих правомочий для того, чтобы сохранить тайну. Выработка мер по защите осуществляется работодателями вместе с сотрудниками. Исключительные ситуации отражаются в законах.

С какими данными работает фирма

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ к персональным сведениям относится все, что указывает на человека. В ТК отражен список документации, которую человеку потребуется собрать при трудоустройстве. В ней должна отражаться:

• фамилия и инициалы;
• полученное образование;
• места работы;
• адрес, по которому прописан и живет;
• данные акта, посредством которого удостоверяется личность и т. д.

Перечисление мест, где трудился человек, осуществляется в хронологическом порядке. Учитывать нужно период, когда лицо служило в армии. В этот перечень входит номер сотового, электронный адрес. Представляют сведения о документах, в том числе пенсионное свидетельство и ИНН.

Согласие на обработку

Законодатель предусматривает, что получение информации осуществляется при согласии человека. Выражается оно в письменной форме. Заполняется документ сотрудников собственноручно. Когда другой человек представляет сведения – необходимо получить согласие от работника.

В законе отражено, что согласие должно быть сознательными и информированным. Дает его человек, о котором предоставляется информация или его представитель. Исключения могут быть отражены в законах. Закон не говорит, что согласие выражается в письменной форме. Такие правила установлены в статье 13.11 КоАП.

Исходя из этой нормы указывают, что в ситуациях, отраженных в законе, получение согласия происходит в письменной форме. Оно необходимо для того, чтобы в возможной спорной ситуации доказать получение сведений на законных основаниях. Письменный документ поможет доказать правоту.

Обработка

Устанавливается требование для организации относительно разработки нормативных актов. В них отражается порядок обработки информации. Все работники предприятия знакомятся с документом, ставят подпись. Обработка сведений осуществляется в конфиденциальном порядке. Третьи лица не имеют доступа к информации.

Передать сведения работодатель может при наличии согласия работника. Исключения прописаны в законе. К ним отнесены ситуации, когда запрашивают информацию представители правоохранительных органов, суды. Установлено, что сообщать данные работника по телефону – нельзя.

Как передавать?

Выделяют несколько видов обработки. Передана информация может быть внутри предприятия или за его пределами. Статья 88 ТК отражается правила, соблюдающиеся при передаче. Запрещено сообщать данные третьим лицам или с целью получения денег.

Исключением является угроза жизни или здоровью людей. Подобные случаи могут отражаться в трудовом или ином законе. Требуется предупреждать граждан, которыми получены сведения о работнике, о целях их использования. Цель отражается при сообщении информации.

Руководство организации имеет правомочие удостовериться в том, что указанное требование соблюдается. Лица, которым переданы сведения, берут на себя обязательство по соблюдению режима секретности. Указанные правила не распространяются на ситуации, когда получателем данных стали правоохранительные органы.

Локальные нормативные акты закрепляют правила относительно передачи информации внутри предприятия. Знакомятся граждане с этим актом под подпись. Законодатель установил новое правило. Теперь лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, обязаны издавать локальные нормативные акты, где оговорено как происходит передача данных.

К информации имеют доступ лица, наделенные специальными полномочиями. Они могут получать от сотрудника информацию, которая необходима для работы. Поэтому документация в части может представляться другими лицами. Запрещено отправлять запросы о предоставлении сведений относительно состояния здоровья человека.

Источник: https://planeta7a.ru/chto-vhodit-v-personalnye-dannye-rabotnika/

Что входит в персональные данные работника

Персональные данные о человеке при вступлении в трудовые отношения являются предметом обработки, защиты и хранения. Их основное свойство – конфиденциальность, поэтому для работы с этой информацией разработан особый регламент.

Рассмотрим, как предусмотрены в Трудовом кодексе процедуры, касающиеся персональных данных наемных работников, кому и при каких условиях можно эти данные передавать и каким образом использовать. Полезной будет информация о Положении о персональных данных как обязательном документе для любого работодателя.

Персональные данные: законодательное определение

Когда человек вступает в трудовые отношения, от него требуется предоставить ряд сведений о себе. Вся эта информация, касающаяся будущего сотрудника, позволяющая определить его в том или ином контексте, и объединяется под термином «персональные данные».

Порядок действий с этой информацией определен в таких законодательных документах, как:

• Конституция Российской Федерации;
• ст. 85 Трудового кодекса РФ;
• Федеральный закон № 149 от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон № 152 от 27 июля 2006 г. «О персональных данных»;
• Указ Президента России от 06.03.1977 г. № 188.

Эти законодательные акты утверждают сведения, которые подпадают под определение персональных данных, с тем, чтобы оградить приватную жизнь законопослушных граждан от неправомерного вмешательства и гарантировать целевое использование получаемых от них конфиденциальных сведений.

Перечень данных, считающихся персональными:

• ФИО физического лица;
• дата рождения;
• место проживания и/или прописки;
• полученное человеком образование;
• состав семьи;
• социальный статус;
• сведения, касающиеся владения имуществом;
• ранее занимаемые им должности;
• уровень получаемых доходов и их источники;
• иные сведения, имеющие отношение к трудовой функции, обозначаемой в заключаемом договоре с сотрудником.

КСТАТИ! Информация о политических, религиозных или других убеждениях сотрудника, его участии во всевозможных организациях, помимо работы, а также детали его частной жизни не относятся к персональным данным и не подлежат сбору, обработке, хранению и использованию. Их можно получить только с согласия самого работника. Исключение составляет ситуация, когда информация такого рода прямо относится к трудовой деятельности.

Вопросы здоровья сотрудника не могут попадать в поле зрения кадровых сотрудников, кроме непосредственного влияния на трудовую функцию.

Насколько необходимо Положение о персональных данных

Наниматель, принимая на свое попечение физических лиц с присущим им комплектом персональных данных, законодательно обязан позаботиться об одобренных государством способах их обработки. При этом он обязан руководствоваться вышеприведенной нормативной базой, а индивидуальные тонкости отразить в специальных внутренних документах.

Самостоятельно регламентировать особенности действий с персональными данными сотрудников работодателей обязали недавно. Ст.

90 ТК РФ устанавливает ответственность лица, нанимающего персонал, за утечку или неправомерное использование конфиденциальных сведений, предоставляемых сотрудниками, причем ответственность предусмотрена во всех сферах права – дисциплинарной, административной, уголовной и гражданской.

Поэтому на каждом предприятии необходимо разработать и утвердить как минимум три обязательных внутренних акта, касающихся работы с такими сведениями:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Первый документ разрабатывается и закрепляется на основании приказа руководства организации, второй должен быть подписан теми лицами, которые осуществляют сбор персональных данных и имеют к ним доступ (кадровая служба, отдел безопасности, бухгалтерия и др.). Сотрудники обязаны ознакомиться с этой документацией под роспись. Согласие нанимаемого может быть выражено подписью под соответствующей строкой в анкете или личной карточке.

Состав Положения о персональных данных

Разделы данного документа содержат следующие необходимые подпункты:

• общие сведения;
• перечисление данных, считающихся персональными в конкретной компании;
• регламент применения данной информации;
• особенности доступа к этим сведениям;
• меры, принимаемые при нарушении принципов обработки информации, и ответственность виновных;
• приложения (форма заявления для сотрудника о согласии на обработку и/или проверку предоставленных личных данных, форма обязательства не разглашать полученную информацию для сотрудников, у которых она будет в пользовании).

Источник получения персональных данных

Легитимным, с точки зрения официальных законодательных документов, принятых в нашей стране, является только один способ получения конфиденциальной информации – от самого гражданина, пожелавшего добровольно ее сообщить в устной или письменной форме.

Косвенные способы получения персональных сведений о человеке (например, запрос на прежнее место работы) могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.

К СВЕДЕНИЮ! Чтобы иметь возможность получать информацию о сотруднике не только непосредственно от него, кадровые работники иногда используют не запрещенный законом прием.

В анкете, заполняемой при трудоустройстве, может иметься пункт «Не возражаю против проверки предоставленных данных» или «Разрешаю получить информацию обо мне в следующих источниках (указать, в каких)».

Если к работодателю пришел запрос о сотруднике, который когда-то у него работал, лучше перестраховаться и потребовать письменное разрешение на предоставление персональных данных, подписанное самим физическим лицом. Это касается даже ситуаций, когда эти сведения требуют работники правоохранительных органов (вместо разрешения может быть подписанный их руководством приказ).

Что значит обрабатывать персональные данные

Понятие обработки включает все возможные законные действия, которые уполномоченные лица могут производить с получаемыми ими конфиденциальными данными:

• сбор;
• фиксация;
• систематизация;
• накопление;
• сбережение;
• защита;
• передача;
• использование.

Лицо или орган, производящее эти действия, называется оператором. При любых операциях с персональными данными он должен соблюдать следующие принципы:

1. Соответствие способов обработки личных сведений и их целей требованиям законодательства РФ.
2. Цели, задекларированные при сборе данных, должны совпадать с целями обработки.
3. Выбирать способы обработки нужно в соответствии с заявленными целями.
4. Все требования касаются только полных и достоверных персональных данных.
5. Разглашать полученную информацию или ее часть без письменного согласия владельца строго запрещено законом.

Как передаются персональные данные

Использование конфиденциальной информации о сотрудниках внутри самой компании регламентировано Положением о персональных данных, которое принимается руководителем. Сотрудники непременно должны быть ознакомлены с этим порядком, что подтверждается их личными подписями.

Организация должна предусмотреть круг лиц, которым предоставляется по долгу службы санкционированный доступ к персональным сведениям. Этими лицами должно быть подписано Обязательство о неразглашении, форма которого также разрабатывается в рамках организации.

Требования к передаче персональных данных

1. Запрещение предоставления данных любым третьим лицам или органам без наличия письменного согласия самого физического лица (исключение – угроза жизни и/или здоровью).
2. Запрет на коммерческое использование полученных данных.
3. При передаче четко регламентировать цель сообщения сведений и предупредить о ней получающее лицо.
4. То или иное лицо, которому разрешено использовать персональные данные, может это делать только в объеме должностной инструкции.
5. Отклонение от установленного порядка предусматривает серьезную ответственность виновного лица.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/zashchita-personalnyh-dannyh/

Персональные данные сотрудников: хранение, обработка, использование — Контур.Бухгалтерия

Сотрудники кадровых отделов работают с персональными данными работников организации: получают, обрабатывают, хранят и передают сведения.

Работа с этой информацией регламентируется законом (ТК РФ и ФЗ №152- ФЗ «О персональных данных»).

Нужно знать правила обращения с персональными сведениями, чтобы избежать нарушений и штрафов.

Что относится к персональным данным

Статья 3 Закона  №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это информация о лице:

• ФИО;
• дата рождения;
• место рождения;
• адрес;
• семейное положение;
• образование;
• профессия;
• доходы.

Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• военный билет;
• документ об образовании;
• ИНН;
• водительское удостоверение;
• медицинская книжка (если требуется).

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Обработка персональных данных сотрудника

Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т.д. Во время обработки соблюдайте требования статьи 86 ТК РФ:

• у обработки должна быть цель и основания;
• запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия; 
• персональные сведения передает сам гражданин.

В локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными.

Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.

Категории персональных данных

К первой категории относятся личные сведения о расовой принадлежности, состоянии здоровья, политических взглядах.

Источник: https://sroorgru.com/chto-vhodit-v-personalnye-dannye-rabotnika/