Что должно находиться в личном деле сотрудника?

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году — Центр Про

Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2020 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Раскрыть эту тему для Читателей сайта «Юридическая скорая» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

СПРОСИТЬ ЮРИСТА — БЫСТРЕЕ чем читать! ПОЛУЧИ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ пока остальные за это ПЛАТЯТ!

При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2020 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле работника, а какие нет – прямая обязанность кадровика.

К сожалению, в нашей практике до сих пор встречаются дела, связанные с нарушением данного правила и попытками избежать немалых штрафов за игнорирование данной рекомендации.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в [year] году

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:

1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
5. акты нарушения трудовой дисциплины;
6. объяснительные, а также докладные записки;
7. приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в [year] году

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

1. военный билет;
2. ИНН;
3. паспорт и копии его страниц;
4. СНИЛС;
5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

Важно: Cтоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Какой срок хранения документов в личном деле

Итак, после определения списка бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника, стоит отметить и тот факт, что так как срок действия каждого документа может отличаться – срок хранения бумаг в личном деле работника определяется для всей папки. Так, на протяжении 3 лет после увольнения сотрудника – они остаются храниться в отделе кадров, после чего передаются на хранение в архив на установленный законом срок.

Источник:

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника [year]

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

Источник: https://centrproh.ru/personal/lichnye-dela-sotrudnikov-kakie-dokumenty-neobhodimy-v-2020-godu.html

Порядок составления описи личного дела работника

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника [year]

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Источник: https://hotelsno.ru/poryadok-sostavleniya-opisi-lichnogo-dela-rabotnika/

Личное дело сотрудника: оформление, ведение и хранение + образцы

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
2. Какие документы должны содержаться в нем;
3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

• Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
• В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
• Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
• Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
• Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ИНН;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр трудового договора;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных делна сохранность документации;
• Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/lichnoe-delo-sotrudnika/

Как выглядит личное дело?

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей. Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия. В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

• руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
• руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
• заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
• ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
• материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т.д.;
• работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

• досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
• документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
• постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
• все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
• максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации. Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника. В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609. Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

• сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
• отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
• создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
• установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
• регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

• заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
• приказ о назначении работника на должность;
• различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
• личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
• все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
• трудовой договор между работником и работодателем;
• приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
• соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
• справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
• справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

• паспорта сотрудника;
• ИНН работника;
• СНИЛС трудоустраивающегося лица;
• военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
• приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
• свидетельства о рождении ребенка;
• заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
• приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
• трудовой книжки;
• справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

• На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
• В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
• Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

• Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
• Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
• Дату составления документа.
• Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

• Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
• Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
• Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства. Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ. Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

• Титульный лист.
• Опись документов.
• Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное. В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника. В ином случае выдача персональной информации не допускается.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/legal/kak-vygliadit-lichnoe-delo-5bdcc16bf3ba5b00abfcaf26

Формирование и ведение личных дел работников школы

Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

• государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44  федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
• муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения работодателя к ответственности.

[stextbox id=’warning’ shadow=»false»]Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение  сохранности персональных данных работников.[/stextbox]

Ведение личных дел работников школы: правовые основания

Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.

При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа работников образовательной организации.

Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно разделить личное дело работника и портфолио педагога на самостоятельные документы.

Примерная структура личного дела работника

В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:

• согласие на обработку персональных данных;
• документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• копию приказа о приеме на работу;
• копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
• справку о наличии/отсутствии судимости;
• документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
• итоги аттестации (действующей);
• договор о материальной ответственности (в случае заключения);
• иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

• для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
• содействия работникам в трудоустройстве;
• получении образования и продвижении по службе;
• обеспечения личной безопасности работников;
• контроля количества и качества выполняемой работы;
• обеспечения сохранности имущества.

Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2). После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.

Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона  от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника. А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?

Использование системы Сетевой Город. Образование

Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

В систему добавляется информация о работнике по разделам:

• Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
• Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
• Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
• Контактная информация (информация о контактах работника);
• Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

Подводя итог

Источник: https://prava-rabotnika.ru/vedenie-lichnyx-del-rabotnikov-shkoly.html

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть

Руководителю каждой компании очень важно оптимизировать систему внутреннего документооборота своей организации. Первоначально это касается информации о персонале фирмы. Потребность систематизации информации объясняется несколькими причинами.

В первую очередь работодателю необходимо иметь свободный доступ к сведениям о тружениках, задействованных в рабочем процессе для того, чтобы оперативно внести коррективы в личные документы работников. Во-вторых, использование различных методов систематизации позволяет надежно защитить конфиденциальные сведения.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, что должно быть в личном деле работника и поговорить о порядке формирования этого документа.

Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников

Государственные и частные компании

На основании действующего законодательства, каждому работодателю предоставляется право самостоятельно решать, вводить ли в своей компании такой элемент документооборота, как личное дело. В Трудовом Кодексе говорится о том, применять данную практику в обязательном порядке необходимо исключительно муниципальным и государственным организациям.

В нормативно-правовых документах приведен список бланков, которые обязаны находиться в персональном деле каждого труженика. Сведения, хранящиеся в личном деле, относится к категории конфиденциальных данных.

Такие сведения детально анализируются контролирующими органами, с целью отслеживания изменений статьи доходов работников государственных учреждений.

В Указе Президента РФ, посвященном данной теме, содержится подробная информация о правилах составления личных дел работника. Указ Президента является регламентом, регулирующим ведение документации и ограничивающим круг лиц, которым доступна данная информация.

Как уже было сказано выше, частные предприниматели и крупные организации имеют право самостоятельно решать вопрос о целесообразности использования данного элемента внутреннего документооборота.

В том случае, когда администрация предприятия решает использовать персональные дела на каждого работника, потребуется заранее определить методы сохранения сведений, содержащихся в личном деле. Методы сохранения конфиденциальной информации выбираются при назначении должностного лица, на которого возлагается ответственность за ведение документов.

Как показывает практика, большинство компаний при введении рассматриваемого элемента документооборота используют те же правила, что и государственные структуры.

Какие документы содержатся в личном деле

Личное дело – это папка, в которой хранятся документы, содержащие всю персональную информацию о конкретном сотруднике компании. При оформлении данного документа особое внимание уделяется заполнению титульного листа. Как правило, на титульном листе указывается наименование компании, имя и фамилия работника, а также занимаемая им должность. На крупных предприятиях, при заполнении титульного листа указывается наименование структурного подразделения, где осуществляется трудовая деятельность данного сотрудника. Такой подход к заполнению главного листа позволяет упростить поиск информации.

Личное дело сотрудника — это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности

Согласно установленному порядку, на титульном листе должно иметься свободное место, где фиксируются отметки архива. Такие отметки наносятся при помощи специальной печати. После этого указывается полное название компании, а также приводится сокращенное обозначение.

Далее указывается название структурного подразделения, где работает сотрудник. Важно обратить внимание, что после заполнения этой строки, необходимо пропустить несколько строк. Пустые строки оставляются для отметок, которые фиксируются в случае перевода работника в другой отдел. После заполнения всех вышеперечисленных строк, заполняющий присваивает документу порядковый номер и указывает ФИО сотрудника компании.

В нижней части титульного листа фиксируется отметка о дате приема данного сотрудника. Также в этом разделе необходимо оставить пустое место, где будет зафиксирована дата увольнения. После того как будет указана вышеперечисленная информация, делается отметка о количестве документов в личном деле, а также сроке хранения в архиве.

Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ хранится в течение длительного срока, что объясняет строгие требования к ведению подобной документации. Персональные дела с информацией о сотрудниках компании должны храниться в папках, обложка которых изготовлена из плотного картона.

Следует отдельно упомянуть о том, что документы в пластиковой папке могут быть не приняты работниками Государственного Архива. К обложке персонального дела работника должен быть подшит бланк с описью вложенных документов.

Давайте рассмотрим, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Согласно установленному порядку, к личному делу прикрепляются следующие документы:

1. Копии личных документов – паспорта, идентификационного номера налогоплательщика и СНИЛС.
2. Копии документов, подтверждающих наличие необходимого уровня образования – диплом, аттестаты и сертификаты.
3. Заявление, составленное на момент трудоустройства.
4. Резюме.
5. Трудовое соглашение, подписанное администрацией компании и работником.
6. Должностной инструктаж и иные акты, касающиеся занимаемой должности.
7. Характеристика с прошлых мест трудовой деятельности.

Перечисленные выше документы входят в стандартный образец личного дела. Каждый работодатель имеет полное право расширять данный перечень или вносить в него различные коррективы. Ошибкой многих работодателей является попытка прикрепить к персональному делу работника дополнительные документы, имеющие малый срок хранения. К таким документам относятся различные заявления, поступающие от работника. Срок хранения заявлений на отпуск или предоставление отгула составляет всего пять лет, а длительность хранения персональных досье работников превышает семьдесят пять лет.

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров

Довольно часто можно услышать вопрос о том, кто занимается ведением данного вида деловых бумаг. Как правило, должностное лицо ответственное за данный элемент документооборота назначается руководителем организации.

По действующему предписанию, ведение личных дел возлагается на представителей кадровой службы. Данный факт объясняется тем, что именно этим сотрудникам компании предоставляется право доступа к конфиденциальным сведениям о каждом работнике. Это означает, что при утечке данных, данный сотрудник будет призван к дисциплинарной ответственности.

Следует также отметить, что в задачу кадровика входит ознакомление сотрудников с содержанием их личных дел.

Документы, хранящиеся в папке с персональным делом, в обязательном порядке прошиваются при помощи нити. После прошивки документов, они тщательно пронумеровываются. Следует отметить, что документы подшиваются в хронологической последовательности. После этого составляется опись документов, которая прикрепляется к обложке или подшивается к последнему листу. Бланк опись документов в личном деле работника содержит в себе следующую информацию:

• наименование документа;
• реквизиты сотрудника компании;
• порядковый номер персонального дела;
• регистрационный номер, соответствующий номеру, зафиксированному в журнале учета;
• отметку с датой составления;
• перечисление содержащихся документов;
• роспись должностного лица;
• фирменную печать и дату составления описи.

Введение новых сведений и правила учета документов

Личное дело сотрудника – конфиденциальная информация, доступ к которой имеет лишь ограниченное число лиц. Внесение корректив в этот документ допускается лишь теми лицами, что имеют соответствующие полномочия, полученные от руководителя компании. При отсутствии должностного лица, занимающегося ведением личных документов, назначается временный исполнитель.

Следует отдельно упомянуть о том, что персонал кадрового отдела, не имеющий соответствующего допуска, не имеет права корректировать сведения о работниках.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы

Далее нужно затронуть вопрос о порядке исправлений неточностей и ошибок. Неправильная информация должна быть перечеркнута одной ровной линией. Новые сведения указываются чуть выше зачеркнутых слов. При внесении корректив необходимо сделать отметку, со ссылкой на основания для внесения дополнений и поправок.

Также следует отдельно рассмотреть порядок учета и регистрации подобных документов. Правила учета фиксируются в соответствующем приказе, издающемся руководителем компании. На основании распоряжения руководителя компании подготавливается специальный журнал, где будут фиксироваться отметки о полученных документах. В данном журнале фиксируется номер, присваиваемый каждому персональному делу. Эта же отметка ставится и на самом документе. Журнал внутреннего учета должен в обязательном порядке содержать краткую выдержку из персонального досье тружеников компании.

Правила хранения

Так как рассматриваемый вид документации имеет отношение к категории конфиденциальной информации, должностным лицам следует соблюдать правила хранения персонального досье коллектива. В большинстве случаев, данный элемент документооборота содержится в специальных шкафах, изготовленных из прочного металла. Компании, имеющие узкий штат специалистов, могут использовать для хранения папок с бумагами стандартные сейфы. Для того чтобы исключить возможность утечки сведений, необходимо хранить конфиденциальные данные в шкафах и сейфах, закрывающихся на замок.

Также нужно упомянуть, что в кадровом отделе предприятия хранятся только персональные документы, имеющие связь с действующими тружениками. Документы уволенных лиц передаются Государственному Архиву. В случае с муниципальными учреждениями, длительность хранения рассматриваемых бумаг уволенного персонала достигает десяти лет. По окончании этого периода, папки передаются в архив. Частные фирмы, как правило, хранят подобные документы не более двенадцати месяцев.

Во время передачи бланков служащим архива, составляется специальное приложение. Этот акт прикрепляется к последнему бланку. Следует сказать о том, что во время этого процесса необходимо зафиксировать срок хранения персонального досье. По действующим правилам, личные документы работников хранятся на территории архива до семидесяти пяти лет. Для скоросшивателей с документацией руководителей — срок хранения неограничен.