В этой статье:
- 1 Каким этапом завершается документооборот в организации?
- 2 Этапы внедрения электронного документооборота
- 2.1 3) Оптимизация делопроизводственных процессов
- 2.2 4) Разработка проекта автоматизации документооборота
- 2.3 5) Кастомизация типовой конфигурации
- 2.4 6) Этап внедрения СЭД
- 2.5 7) Создание электронного архива
- 2.6 8) Интеграция с другими системами
- 2.7 9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств
- 2.8 10) Контроль соблюдения регламентированных процедур
- 2.9 Услуги автоматизации документооборота в ЦФО
- 3 Электронный документооборот в организации
- 3.1 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
- 3.2 Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
- 3.3 Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
- 3.4 Этап 3. Разработка регламента работы системы
- 3.5 Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
- 3.6 Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
- 3.7 Приказ о переходе на электронный документооборот
- 3.8 Положение об электронном документообороте
- 3.9 Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
- 3.10 Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
- 3.11 Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
- 3.12 1. Обеспечить защиту персональных данных
- 3.13 Заключение …………………………………………………………………..25
- 3.14 ВВЕДЕНИЕ
- Каким этапом завершается документооборот в организации?
- Этап 1: получение корреспонденции
- Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции
- Каким этапом завершается документооборот в организации
- Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот
- 1) Постановка целей и задач автоматизации
- 2) Предпроектное обследование
- Этапы внедрения электронного документооборота
- 3) Оптимизация делопроизводственных процессов
- 4) Разработка проекта автоматизации документооборота
- 5) Кастомизация типовой конфигурации
- 6) Этап внедрения СЭД
- 7) Создание электронного архива
- 8) Интеграция с другими системами
- 9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств
- 10) Контроль соблюдения регламентированных процедур
- Услуги автоматизации документооборота в ЦФО
- Электронный документооборот в организации
- Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
- Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
- Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
- Этап 3. Разработка регламента работы системы
- Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
- Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
- Приказ о переходе на электронный документооборот
- Положение об электронном документообороте
- Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
- Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
- Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
- 1. Обеспечить защиту персональных данных
- Заключение …………………………………………………………………..25
- ВВЕДЕНИЕ
Каким этапом завершается документооборот в организации?
Пластинина Н. В.
- Получение документов
- Первичная обработка (сортировка) документов
- Регистрация документов
Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.
Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.
Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.
Варианты поступления входящих документов различны:
– почтой,
– курьерской службой,
– по электронной почте,
– через сайт компании, форму обратной связи,
– факсимильным сообщением,
– в виде телефонограммы,
– лично автором входящего документа.
Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.
Этап 1: получение корреспонденции
В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России.
По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать.
Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.
Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.
Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции
Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.
Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:
2.1. Проверка правильности указания адресата.
Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.
2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.
Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.
2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет.
Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги.
В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)
Образец 1.
_________________________________________________________
Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»
ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001
р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши
к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926
187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ
АКТ № 01
о недовложении в отправление
Г. Кириши «15» февраля 2018
Источник: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?592
Каким этапом завершается документооборот в организации
30.05.2017
Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций.
Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения.
И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.
Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот
В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня.
В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом.
И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.
Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:
- сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
- ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
- в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
- улучшить контроль исполнительской дисциплины;
- сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
- упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.
Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода.
На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы.
Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.
1) Постановка целей и задач автоматизации
Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.
2) Предпроектное обследование
Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:
- провести ревизию документов;
- изучить регламенты работы с ними;
- обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
- изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
- обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
- изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
- выявить ключевые требования корпоративной среды;
- оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
- исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
- изучить процессы передачи документов в архив;
- выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.
Источник: https://ruregion.com/kakim-etapom-zavershaetsya-dokumentooborot-v-organizatsii/
Этапы внедрения электронного документооборота
30.05.2017
Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций. Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения. И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.
3) Оптимизация делопроизводственных процессов
Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД. Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности. При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.
4) Разработка проекта автоматизации документооборота
Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения. Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным. По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).
5) Кастомизация типовой конфигурации
Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.
6) Этап внедрения СЭД
Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:
- по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
- по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).
Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.
В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.
7) Создание электронного архива
Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.
8) Интеграция с другими системами
Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.
9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств
Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.
На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).
10) Контроль соблюдения регламентированных процедур
Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы. Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе. На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.
Услуги автоматизации документооборота в ЦФО
В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев. При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра.
В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт». Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С».
На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.
Звоните! Все консультации бесплатны.
- Тарасова Елена Генриховна Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187 E-mail: 187@sfx-tula.ru
Источник: https://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/
Электронный документооборот в организации
Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
Приказ о переходе на электронный документооборот
Положение об электронном документообороте
Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?
Юридический электронный документооборот в компании
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:
Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:
- утеря документов;
- их излишнее дублирование;
- длительное время согласования;
- затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.
Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:
- удобный механизм поиска;
- оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
- возможность санкционированного редактирования и согласования.
А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.
Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:
- входной и выходной регистрационный контроль документов;
- перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
- обмен документами между структурными единицами компании;
- классификацию документов по группам;
- оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
- создание резервных и архивных копий;
- возможность управления правами доступа;
- решение иных задач.
Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:
- создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
- контролировать исполнителей по срокам;
- протоколировать все действия с документом и т. д.
С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.
Этап 3. Разработка регламента работы системы
В регламенте:
- закрепляются основные правила работы системы;
- определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
- утверждаются их шаблоны и форматы;
- описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
- детализируются правила доступа к документам;
- расшифровываются другие нюансы работы системы.
Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.
Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.
Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.
Приказ о переходе на электронный документооборот
Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:
- указывается дата начала работы системы;
- закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
- утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
- детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
- расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.
Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):
C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.
Положение об электронном документообороте
Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».
Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:
Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):
Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.
На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.
Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.
Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.
В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).
Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).
Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.
Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:
- масштаб и структура организации;
- специфика ее деятельности;
- географическая разрозненность структурных подразделений;
- текучка кадров;
- иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).
Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.
Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.
О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.
Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:
1. Обеспечить защиту персональных данных
В этом вопросе следует исходить из требований:
- закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/
Заключение …………………………………………………………………..25
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……………….………….27
ВВЕДЕНИЕ
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции по отношению к предприятию.
Создание носителей первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.
В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.
Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определить следующие задачи рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.
1. Этапы документооборота в бухгалтерии
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.
Документооборот — это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Этапы документооборота:
1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4. Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота по предприятию
Утверждено приказом № ___ от ___________
Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | ||||||||||
Наименование документа | Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок представления | Кто исполняет | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок передачи |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Требование | 2 | Склад | ОМТС, бухгалтерия | Склад | Ежедневно (до час.) | Бухгалтерия | 1 экз. – цех 2 экз. — склад | При отчете при реестре | Ежедневно (до часов) | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | По истечении квартала |
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
1.1. Составление и оформление первичных документов
1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов
Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.
Источник: https://nbakursk.ru/kakim-etapom-zavershaetsya-dokumentooborot-v-organizatsii/