В этой статье:
- 1 Классификатор приказов вам поможет
- 2 Список обязательных приказов организации
- 2.1 Перечень ежегодных приказов организации.
- 2.2 Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.
- 2.3 Приказ об утверждении штатного расписания.
- 2.4 Приказ об утверждении графика отпусков.
- 2.5 Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.
- 2.6 Обязательные приказы на предприятии на начало года.
- 2.7 Сроки хранения обязательных приказов в организации.
- 2.8 Как правильно оформить приказ о приёме на работу
- 3 Какие бывают приказы в организации
- 4 Приказы по основной деятельности — это какие приказы?
- 5 Что такое приказы по основной деятельности
- 6 Перечень обязательных приказов: какие из них должны быть в каждой организации
- 7 Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба
- 8 Список приказов по основной деятельности
- Классификатор приказов вам поможет
- Зачем все это нужно?
- классификатора
- Список обязательных приказов организации
- Перечень ежегодных приказов организации.
- Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.
- Приказ об утверждении штатного расписания.
- Приказ об утверждении графика отпусков.
- Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.
- Обязательные приказы на предприятии на начало года.
- Сроки хранения обязательных приказов в организации.
- Как правильно оформить приказ о приёме на работу
- Какие бывают приказы в организации
- Приказы по основной деятельности — это какие приказы?
- Приказы по основной деятельности — что это за документы?
- Перечень приказов по основной деятельности предприятия
- Приказы по основной деятельности: образцы-2019-[year]
- Что такое приказы по основной деятельности
- Приказы по основной деятельности
- Как оформляется
- Реестр изданных распоряжений
- Перечень обязательных приказов: какие из них должны быть в каждой организации
- Подготовка и оформление
- Журнал приказов
- Классификатор приказов
- Приказы по личному составу
- Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба
- Какие виды приказа по основной деятельности бывают
- Как правильно оформить приказ
- Как составить шаблон приказа в MS Word
- Список приказов по основной деятельности
- Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
Классификатор приказов вам поможет
В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.
Зачем все это нужно?
Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.
Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.
Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.
Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.
При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.
К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.
Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.
Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.
Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел.
Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.
классификатора
классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.
Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3. Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к.
только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).
Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):
- по основной деятельности – срок хранения постоянно;
- по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
- по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.
Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.
они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к.
они имеют срок хранения 5 лет.
Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.
Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:
- ОД — Основная Деятельность,
- ЛС — Личный Состав,
- МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
- ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
- КМ — КоМандировка (обычная),
- КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
- АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.
Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.
В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.
В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.
Пример 1
Классификатор приказов организации
1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477). 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981. 3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44.
Источник: https://hr-portal.ru/article/klassifikator-prikazov-vam-pomozhet
Список обязательных приказов организации
Каждая организация обязана издавать ряд распоряжений по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и личному составу. В статье представлены приказы, которые должны быть в организации ежегодно, образцы заполнения и сроки хранения таких документов.
Перечень ежегодных приказов организации.
С учётом приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 все распоряжения в организации подразделяются на приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу. В перечень распоряжений по личному составу, которые издаются по мере необходимости, входят:
- приказы по вопросам приёма на работу, переводу — они относятся к организационным;
- о наказаниях и поощрениях — такие документы относятся к дисциплинарным;
- об отпусках, направлении в командировку — регламентные;
- об установлении надбавок, доплат, окладов — зарплатные;
- о премиях, поощрениях, вознаграждениях — стимулирующие;
- вносящие изменения, дополнения, корректировки в уже изданные приказы — технические.
Ежегодные приказы в организации по административно-хозяйственным вопросам включают распоряжения, регулирующие вопросы безопасной эксплуатации зданий, сооружений, внутренней связи, транспортного обслуживания. По всем остальным вопросам выпускают ежегодные приказы по основной деятельности по предприятию. К таким распоряжениям относятся приказы:
- об утверждении локальных нормативно-правовых актов компании. Например, положения о защите персональных данных, об оплате труда, инструкций по технике безопасности, графиков документооборота;
- об утверждении учётной политики;
- об утверждении штатного расписания;
- о назначении ответственных сотрудников за охрану труда, ведение табеля рабочего времени, за технику безопасности, воинского учёта и так далее;
- об утверждении нормативов по списанию ГСМ;
- об утверждении подотчётных лиц за выдаваемые денежные средства;
- о создании структурных подразделений;
- прочие приказы.
Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.
В начале года некоторые документы нужно переоформить. В законодательстве прямо не указан перечень таких распоряжений. Но существует ряд базовых документов, которые предстоит закрыть или переиздать.
Приказ об утверждении штатного расписания.
Такой ежегодный приказ нужно издать к началу нового календарного года в случае, если компания при его утверждении ограничила срок действия штатки. Например, период действия штатного расписания ограничен сроком в один год.
Приказ об утверждении графика отпусков.
В обязательные приказы в организации на начало года входит распоряжение об утверждении графика отпусков, его утверждают за две недели до начала нового календарного года. Например, в 2019 году перед новым 2020 годом приказ издавался не позднее 17.12.2019.
Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.
В обязательные приказы на предприятии на начало года входит приказ о создании номенклатуры дел, её вводят в действие с января каждого текущего года. В этом году подготовить такое распоряжение необходимо было к началу 2020 года, далее — к началу 2021 года.
Обязательные приказы на предприятии на начало года.
Ни один документ в организации не создают без соответствующего распоряжения руководителя. Список ежегодных приказов по организации соответствует списку распорядительной документации, которую оформляют ежегодно по мере необходимости. Так, к началу года кадровику необходимо провести проверку многих документов, обратить особое внимание на приказы по утверждению штатного расписания, графика отпусков, номенклатуры дел. Важно проконтролировать вопрос об утверждении учётной политики на новый календарный год.
Сроки хранения обязательных приказов в организации.
Обязательные приказы по основной деятельности в организации хранят постоянно. К таким распоряжениям относятся приказы о распределении обязанностей между руководителями, о введении в действие нормативно-правовых актов, по отдельным вопросам организации управленческой деятельности.
Постоянно хранить нужно приказы о внесении изменений в штатное расписание, о регулировании и обеспечении финансирования деятельности компании, реализации спецпрограмм, проведении внеплановых проверок, проведении плановых и внеплановых тематических курсов, формировании совещательных органов и так далее.
Обязательные приказы в организации по личному составу хранят на протяжении 75 лет. К таким распорядительным документам относятся приказы о распределении, приёме, перемещении, учёте кадров, о замещении вакантных должностей, сокращении работников.
На протяжении 75 лет нужно хранить приказы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок, доплат, о предоставлении отпусков по уходу за ребёнком, об отстранении от работы, временном возобновлении обязанностей, об аттестационных и квалификационных комиссиях, о проведении аттестации.
Приказы о поощрениях работников, о материальной помощи, направлении работников в длительную служебную командировку и в длительную командировку с вредными условиями труда хранят также на протяжении 75 лет.
В течение 5 лет нужно хранить распорядительные документы о направлении работников в краткосрочные командировки, об отпусках, взысканиях, дежурствах, а также распорядительную документацию по административно-хозяйственным вопросам.
Как правильно оформить приказ о приёме на работу
При подготовке распоряжения можно опираться на типовой шаблон приказа о приёме на работу, даже если вы планируете составить приказ в индивидуальной форме. В акт нужно внести следующие данные:
- наименование работодателя в соответствии с правоустанавливающими документами;
- код по ОКПО, полученный при регистрации (его можно уточнить в выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) или получить онлайн на сайте налоговой инспекции);
- уникальный порядковый номер приказа;
- дату составления документа — день издания распоряжения (приказ нельзя датировать ранее, чем был заключён трудовой договор);
- дату приёма на работу — день, когда работник приступает к выполнению должностных обязанностей;
- дату расторжения трудового договора, если он срочный (указывается конкретное число или событие, при наступлении которого специалист освобождается от выполнения должностных обязанностей);
- табельный номер, который присвоен при оформлении сотрудника в штат фирмы;
- фамилию, имя и отчество специалиста (дублируются сведения из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность);
- структурное подразделение, если вы ранее указывали его в трудовом договоре, должность (специальность или профессия), которая отражена в штатном расписании;
- информацию о характере трудовой деятельности: разъездной, в пути и т.д., условия трудоустройства: на время отсутствия постоянного работника, по совместительству и т.д.;
- оклад или тарифную ставку в фиксированном размере (если вы принимаете совместителя или сотрудника на неполный день, в поле с условиями приёма на работу дополнительно указывается: «Оплата согласно отработанному количеству часов»);
- условия об испытании — по общему правилу срок не может быть больше трёх месяцев для рядовых работников и шести месяцев для руководителей и бухгалтеров;
- основания для издания приказа (в этом поле нужно ссылаться только на трудовой договор, заявление о приёме на работу, а не на докладные записки).
Внимательно проверяйте соглашение на наличие ошибок. Если вы заполняете его от руки, используйте ручку с чернилами, которые не выцветают, не растекаются. В противном случае при хранении документ может прийти в негодное состояние, поэтому придётся делать его дубликат.
Если вы принимаете на работу нескольких человек, можете заполнить распоряжение сразу на всех. Но учитывайте, что при подписании документа сотрудники увидят тарифную ставку друг друга, длительность испытательного срока и прочую информацию, которая относится к персональным данным.
Скачать пример приказа о приёме на работу.docx
°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•
Если вам полезен этот материал, поставьте, пожалуйста, лайк.
Источник: https://zen.yandex.ru/media/progressive/spisok-obiazatelnyh-prikazov-organizacii-5ecaca710d590b68ff572870
Какие бывают приказы в организации
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
- приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ
Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.
Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.
Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.
Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.
Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.
ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Полномочия и ответственность
Организационная структура и штатное расписание
Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов
Регламенты и процедуры
Режим работы компании
Охрана труда и техника безопасности
- Папков Андрей | к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета
Приказы по основной деятельности — это какие приказы?
Приказы по основной деятельности — это какие приказы? Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».
Приказы по основной деятельности — что это за документы?
Перечень приказов по основной деятельности предприятия
Приказы по основной деятельности: образцы-2019-2020
Нумерация приказов по основной деятельности
Итоги
Приказы по основной деятельности — что это за документы?
Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.
Общая группировка приказов такова:
- ПОД (приказы по основной деятельности);
- ПЛС (приказы по личному составу);
- ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).
Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.
Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:
- ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
- ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
- ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.
Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:
Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.
Перечень приказов по основной деятельности предприятия
Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:
- структурные;
- нормативные;
- организационные;
- надзорные;
- отчетные;
- финансовые;
- обеспечительные;
- информационные.
Структурные ПОД
Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).
Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.
Нормативные ПОД
Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.
Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:
Организационные ПОД
Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:
- об утверждении штатного расписания;
- о создании структурных подразделений;
- о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
- другие аналогичные приказы.
Надзорные ПОД
В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:
- о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
- о проведении аттестации сотрудников и др.
Отчетные ПОД
Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.
Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.
Финансовые ПОД
Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.
Обеспечительные ПОД
С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.
Информационные ПОД
Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.
Приказы по основной деятельности: образцы-2019-[year]
Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:
- заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
- содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
- завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).
Пример
Публичное акционерное общество «Триатлон»
ПРИКАЗ
О введении в действие управленческого документооборота
29.12.2019 № 287
В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота
ПРИКАЗЫВАЮ:
Источник: https://nalog-nalog.ru/kollektivnyj_dogovor_i_lokalnye_akty/prikazy_po_osnovnoj_deyatelnosti_eto_kakie_prikazy/
Что такое приказы по основной деятельности
Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.
Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.
Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
Приказы по основной деятельности
Часто у делопроизводителей возникают сложности с тем, как правильно написать приказ, и с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если бланк приказа регулирует трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.
Приведем далеко не полный перечень распоряжений по ОД. К ним относятся следующие распоряжения:
- о вступлении в должность руководителя;
- о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
- о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
- о наделении правом подписи;
- о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
- о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
- о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
- об утверждении штатного расписания;
- о создании обособленного подразделения;
- о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
- о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
- об обеспечении охраны коммерческой тайны;
- об использовании мобильной связи;
- об утверждении перечня материально ответственных лиц;
- о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
- об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
- о графике работы организации в майские праздники;
- об организации расследования несчастного случая.
Как оформляется
Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.
В тексте обычно указываются следующие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата и регистрационный номер;
- тема;
- основной текст;
- место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
- отметка об исполнителе;
- место для виз согласования, если это необходимо.
Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.
Реестр изданных распоряжений
Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.
Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:
- регистрационный номер;
- дату подписания;
- наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
- данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
- отметку об исполнении;
- примечания, если таковые имеются.
Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.
Скачать образец о назначении ответственного за трудовые книжки
Скачать бланк реестра
Скачать образец приказа по предприятию о создании филиала
Скачать пример приказа о сокращении штата
Скачать образец об охране коммерческой тайны
Скачать образец об итогах инвентаризации
Скачать образец о наделении правом подписи
Источник: https://ppt.ru/forms/dokumetooborot/prikazi-po-vidam-deyt
Перечень обязательных приказов: какие из них должны быть в каждой организации
Деятельность любого предприятия невозможна без наличия служебных распорядительных документов. Обычно такими являются приказы по предприятию.
Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий. С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.
Поэтому важно знать, какие виды приказов должны быть в организации, как и кем они составляются, где и сколько хранятся.
Какие приказы должны быть на предприятии обязательно
Каждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:
- Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и увольнением с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
- Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
- Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.
Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.
Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.
Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно. При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.
Подготовка и оформление
Общий порядок оформления приказа
Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует. Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной. В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:
- Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.
- Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.
Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по охране труда, инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).
Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.
Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например, «Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»).
Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил.
Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.
Журнал приказов
Журнал регистрации приказов
Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.
В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:
- журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
- нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
- номера на приказы проставляются поочерёдно;
- дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
- в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
- сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.
Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет.
Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию. Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить.
К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.
В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.
Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.
Классификатор приказов
Структура классификатора приказов
Классификатор приказов представляет собой систематизированный свод обобщений информации, определяющей как формируются, подписываются, именуются, регистрируются, сколько и где хранятся отдельные типы приказов. Ознакомившись с классификатором, любой сотрудник компании сможет в дальнейшем безошибочно определять по названию и номеру, к какому подразделению относится конкретный распорядительный акт, где его регистрировали, а также кто хранит оригинал документа.
Обычно классификатор приказов содержит несколько основных категорий:
- Вид документа. Сюда включается основная категория (по личному составу, основной деятельности, административно-хозяйственные), а также подкатегории (при необходимости разделить имеющиеся распорядительные акты).
- Индекс. Проставляется после номера приказа с тем, чтобы можно было быстро определить, о чем этот документ.
- Кто выполняет регистрацию и хранение документа. Позиция требуется, если приказы хранятся и регистрируются в разных местах.
- Срок хранения.
- Краткое описание направления, которое регулирует отнесенный к этой категории (подкатегории) приказ.
- Право подписи. Позиция вводится, если на предприятии присутствует делегирование полномочий между первым руководителем и его заместителями (руководителями структурных подразделений).
Помните, имея общий классификатор приказов, можно быстро обучить сотрудников ориентироваться в имеющихся на предприятии распорядительных документах и обеспечить нормальное делопроизводство.
Приказы по личному составу
Делопроизводство по кадровым приказам
Ни одна компания не обходится без кадровых решений. Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:
- приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;
- приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.
К первой категории будут относиться решения о предоставлении отпусков, служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников. Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.
Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:
- прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
- назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
- присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
- оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;
- вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);
- направление сотрудника во все типы служебных командировок;
- зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).
Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения. Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.
Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео:
Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/kakie-prikazy-dolzhny-byt-v-organizatsii.html
Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях. Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.
Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.
Какие виды приказа по основной деятельности бывают
Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД. Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.
По цели издания приказы бывают:
- инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
- исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.
По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
- структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
- разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
- создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
- финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
- вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
- работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
- вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.
Как правильно оформить приказ
Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах. Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.
97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:
- эмблема или логотип – если есть;
- название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
- вид документа;
- место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
- дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
- регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
- заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
- текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
- подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.
В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__). В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.
Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
- Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
- Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
- Ограничение доступа.
- Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.
Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.
Как составить шаблон приказа в MS Word
Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д. Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.
В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3. Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.
4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива.
Пример ниже.
Количество показов: 19634
Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/
Список приказов по основной деятельности
Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов.
- Т-1 и Т-1а (о приеме на работу);
- Т-5 и Т-5а (о переводе на другую работу);
- Т-6 и Т-6а (о предоставлении отпуска);
- Т-8 и Т-8а (о прекращении действия трудового договора);
- Т-9 и Т-9а (о направлении в командировку).
Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».
Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Что такое номенклатура дел, какие документы необходимо издавать раз в год и обязательно до нового года. Как оформить обязательные приказы в организации на начало года, и каковы особенности, которые нужно учесть.
Из этой статьи вы узнаете:
- особенности номенклатуры дел;
- документы обязательные к оформлению к началу нового года;
- приказы, которые обязательно нужно издать до нового года.
Конец года считается очень жарким периодом в работе и не только из-за предстоящих продолжительных праздников, но и из-за обилия документов, которые нужно либо закрыть, либо переиздать для того, чтобы они действовали в новом году и не было никаких проблем как с сотрудниками, так и с производством в целом.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.
Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).
Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:
- соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
- эксплуатация зданий и помещений;
- транспортное обслуживание;
- создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
- вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).
Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.