Как наладить документооборот в организации?

В этой статье:

Рекомендуем!  ПАО что это за форма организации?
Содержание
  1. Как организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников
  2. Как упростить кадровый документооборот?
  3. Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
  4. Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП»
  5. 6 правил ведения документооборота в организации
  6. Назначьте ответственного за прием и отправку документов
  7. Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации
  8. Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер
  9. Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов
  10. Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать
  11. Правило 5. Делегируйте право подписи
  12. Правило 6. Разделяйте документы на потоки
  13. Как наладить документооборот «на удаленке»: 7 практических шагов
  14. Основные проблемы документооборота «на удаленке»
  15. Какие последствия?
  16. Как решить проблемы документооборота «на удаленке»?
  17. Электронный документооборот в организации
  18. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
  19. Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
  20. Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
  21. Этап 3. Разработка регламента работы системы
  22. Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
  23. Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
  24. Приказ о переходе на электронный документооборот
  25. Положение об электронном документообороте
  26. Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
  27. Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
  28. Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
  29. 1. Обеспечить защиту персональных данных
  30. Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве
  31. Делопроизводство и документооборот: важность для организации
  32. Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации
  33. Организация входящих потоков документов
  34. Организация исходящих потоков документов
  35. Организация внутренних потоков документов

Как организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников

Как наладить документооборот в организации?

задать вопрос Бесплатно

Всё больше и больше компаний открывают филиалы по всей России, некоторые из них организуют целую филиальную сеть внутри одного города. И это отлично — бизнес растет! При таком формате работы компания должна грамотно выстроить организационную структуру управления удаленными подразделениями.

Рекомендуем!  Как проверить является ли организация плательщиком НДС?

Как правило, фирмы с удаленными сотрудниками имеют во главе Управляющую компанию (УК), которая централизует большинство сервисных подразделений, таких как: бухгалтерия, юридический отдел, финансовый департамент, технический отдел, отдел кадров и т.д. Такая структура имеет множество плюсов, но и отрицательные стороны тоже имеются. Об одной из них мы и поговорим в этой статье.

Речь пойдет об отделе кадров. Это сервисное подразделение выполняет много критически важных функций и без него не обходится ни одна компания. Сотрудники отдела кадров ежедневно имеют дело с большим количеством документации, связанной с оформлением командировок, отпусков, переработок и т.д. Для подобных документов по российскому законодательству необходим оригинал заявления от сотрудника с его подписью.

Как обычно работает документооборот в отделе кадров при удаленных сотрудниках? Если рассматривать территориально-распределенную структуру, то сотрудник пишет необходимое заявление, подписывает его и отправляет оригинал по почте. Отдел кадров УК получает заявление и, если оно оформлено неправильно, то сотрудник обязан сделать его заново и повторно отправить по почте.

Даже в организациях, подразделения которых находятся на одной территории, постоянно возникают сложности с такими документами. Что уж говорить про филиально-распределенные структуры. Оригиналы документов зачастую теряются, заполняются неправильно, корректируются и переписываются. Все это очень усложняет работу специалистов отдела кадров, а главное, приводит к грубым нарушениям кадрового делопроизводства, что может повлечь за собой большие штрафы на организацию и материально-административную ответственность для должностных лиц.

Помимо этого, если в компании проводятся регулярные корпоративные мероприятия или же сотрудники часто бывают в командировках, то это увеличивает кадровый документооборот в разы. Ошибки в оформлении документов только возрастают, так как появляются постоянные пересечения графиков отпусков и командировок. И весь этот гигантский поток бумаг должен обрабатывать отдел кадров, находящийся в управляющей компании.

Рекомендуем!  Как провести служебное расследование в организации?

Несовершенства данного процесса очевидны:

  • низкая скорость обработки документов;
  • большой объем бумаг;
  • сложности в организации порядка и контроля процесса.

Как упростить кадровый документооборот? В этой статье мы расскажем, как облегчить работу специалистов отдела кадров и организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников при помощи интеграции решений «1С:Документооборот» («1С:ДО») и «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»).

Вы узнаете:

  • Как упростить кадровый документооборот?
  • Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
  • Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Как упростить кадровый документооборот?

Мы разработали уникальное решение, которое позволяет значительно облегчить работу кадровой службы, повысить скорость делопроизводства, сократить количество ошибок и снизить трудоемкость кадрового документооборота. Для этого мы используем два программных продукта: «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:

  • ежегодный отпуск;
  • отпуск за свой счет;
  • северный отпуск;
  • командировка;
  • работа в нерабочий день;
  • отгул.

Интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» будет незаменима для компаний, имеющих:

  • филиально-распределенную структуру;
  • территориально-распределенные офисы в различных регионах города или страны;
  • представителей, находящихся в различных регионах России.

Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?

Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» происходит следующим образом (рис.1):

  • в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
  • в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
  • заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
  • в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
  • далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
  • в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.

Рис. 1. Автоматизация кадрового документооборота при использовании связки «1С:ЗУП» и «1С:ДО»

Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.

Специалист отдела кадров всегда может распечатать уже подписанное электронной подписью заявление сотрудника. Отметка о наличии ЭП находится внизу заявления (рис.2.)

Рис.2 Отметка о наличии ЭП в системе

Автоматизация кадрового документооборота дает дополнительный бонус — на всех этапах процесса идет проверка «пересечения» с другими событиями у конкретного сотрудника. Например, пересечение командировок и отпуска, так как организован календарь с графиком мероприятий сотрудника и корпоративных мероприятий. Это своего рода централизованное управление графиком работы сотрудника. Если будет обнаружено пересечение – система выдаст соответствующее предупреждение.

Существуют два варианта реализации этой задачи:

  • если вы готовы оформить для своих удаленных сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись, то вы можете полностью отказаться от бумажных заявлений и перейти на электронное согласование и подписание;
  • если сотрудники не имеют ЭП, то система позволит проводить удобное автоматическое согласование, но подлинник с «живой» подписью документа необходимо будет предоставлять.

Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП»

Подводя итоги, стоит еще раз отметить преимущества, которые дает автоматизация кадрового документооборота. Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» позволяет:

  • навести порядок в организации работы кадровой службы;
  • снять часть нагрузки со специалистов отдела кадров;
  • уменьшить количество ошибок при работе с документами;
  • увеличить скорость обработки документов;
  • значительно снизить трудоемкость кадрового делопроизводства;
  • контролировать процесс документооборота на всех этапах прохождения заявки;
  • организовать централизованное управление графиком работы сотрудников.

Если вас заинтересовало наше решение для автоматизации отдела кадров и вы хотите узнать о нем больше – обращайтесь за консультацией к специалистам «1С-Архитектора бизнеса»!

Источник: https://www.1ab.ru/blog/detail/kak-organizovat-udobnyy-kadrovyy-dokumentooborot-dlya-udalennykh-sotrudnikov/

6 правил ведения документооборота в организации

Как наладить документооборот в организации?

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

Источник: http://scan-archive.ru/news/documentflow/6_pravil_vedeniya_dokumentooborota_v_organizatsii/

Как наладить документооборот «на удаленке»: 7 практических шагов

Как наладить документооборот в организации?

За время карантина и удаленной работы выявилось много внутренних проблем у компаний, которые с таким режимом взаимодействия столкнулись впервые. Мало того, даже если предприятие старается их решать и настраивать по-новому свои управленческие процессы, требующие планирования и согласования, то не факт, что партнеры или компании-клиенты также оперативно смогли среагировать на возникшую ситуацию, что добавляет внешних проблем.

Основные проблемы документооборота «на удаленке»

Около трети сотрудников разных российских компаний оказались не способны оперативно коммуницировать и решать вопросы удаленно — это подтверждает апрельский опрос исследовательского центра портала SuperJob, согласно которому 32% работающих удаленно россиян признают, что качество их дистанционной работы стало хуже. Идут значительные задержки согласований, получения и подписания документов, контрактов, а значит — работа сильно замедляется.

Например, мы начали заключать важный договор с крупной компанией-партнером еще до карантина, и им оставалось только провести принятую у них процедуру согласования дня за 3-4, чтобы мы начали большую совместную работу по этому проекту. Но тут начался карантин. И это выбило из колеи все регламентные процедуры нашего партнера – его сотрудники жалуются, что дома невозможно согласовать документы, поскольку им нужно собрать не меньше 12 подписей разных отделов: то документ потерялся, то не знают, чья сейчас очередь его подписывать, то не могут пообщаться с руководителем, который постоянно занят из-за огромного количества навалившихся на него дел…

Если на предприятии больше 10 пользователей, участвующих в цепочке документооборота, но при этом у них нет согласованного регламента на такие случаи (а кто же мог такой случай предположить?), то почти у всех возникает проблема потери документов, задержки во времени. Быстро организоваться, к сожалению, не получается.

Не забудем и про проблемы безопасности: есть компании (государственные, финансовые и пр.), у которых запрещено пользоваться скайпом, «зумом» и прочими подобными средствами коммуникации, нельзя использовать личные «домашние» компьютеры для работы, устанавливать ряд программ на удаленные «рабочие» компьютеры (только в защищенном периметре) – все это влияет, безусловно, негативно и на работу таких компаний, и на работу их партнеров и клиентов.

Работая в офисах, люди привыкли многие вопросы решать при личном общении, на совещаниях и переговорах. И сейчас такое устное общение требуется переводить в письменное, а это не всем удобно. Например, в компании было принято для согласования документа дойти до директора и отдать договор его секретарю на подпись.

Как сейчас быть? Звонить директору по телефону или скайпу? Но сотрудник, во-первых, может не знать номера мобильного телефона кого-то из руководителей, а во-вторых, трудно найти время в графике топ-менеджера или гендиректора на обсуждение своего вопроса.

Обратиться за помощью к секретарю или делопроизводителю? Но секретарь или помощник руководителя тоже может пребывать в шоке от изменившихся условий работы (может, у нее дома двое маленьких детей, постоянно требующих внимания, или другие личные трудности), и работать сейчас из дома этот сотрудник будет далеко не так оперативно, как было ранее в привычном офисе.

Регламент многих предприятий зачастую ведется на устных договоренностях – по принципу «мы так привыкли». Система теперь сбоит: работники не знают, как дозвониться до нужного человека в той или иной компании, нет и внутренней телефонной базы, нет общего хранилища информации, чтобы посмотреть что и как, телефоны руководящего состава не всем доступны и т.д.

И еще одна большая проблема – большинство компаний в России привыкли подписывать договоры и важные документы ручкой на бумаге. А значит при удаленной работе либо надо ждать приезда курьера (а много ли их в компании, хватает ли на всех?), либо руководитель должен ехать в офис и подписывать бумаги там, но далеко не всем компаниям выдают ежедневные пропуска для поездок на работу.

Какие последствия?

Задержки платежей и несвоевременные принятия решений, например, о пересмотре цен, о ценообразовании, что сейчас крайне актуально. Ведь в бизнесе на карантине почти каждый день что-то меняется, и держаться на плаву компаниям можно только при оперативности принятия решений и эффективных реагирований на вызовы рынка. А если существует замедление согласования документов, то это может привести к срыву срока поставок, к затовариваниям на складах, к дефициту того или иного товара, к ухудшению взаимодействия с клиентами, к репутационным рискам и прочим проблемам.

Например, если компания привыкла вести свой управленческий учет в «экселе» (а это распространенное явление в России), то такой учет не дает возможности ввода оперативной информации – невозможно ее быстро согласовать и четко структурировать. Вся эта файловая структура также не дает одновременно работать нескольким пользователям, что приводит к замедлению получения информации, трудностям в формировании отчетов и «стопорит» работу всего предприятия.

Как решить проблемы документооборота «на удаленке»?

  1. Составьте и разошлите сотрудникам базу руководителей, чтобы они понимали, с кем и по какому средству связи лучше всего коммуницировать (например, руководитель отдела продаж оперативно отвечает по скайпу и телефону, а главбух общается только в Телеграме).
  2. Разработайте регламенты взаимодействия для удаленной работы и ознакомьте с ними всех сотрудников, чтобы они знали, как действовать в новых условиях.
  3. Если процесс визирования довольно длинный, то стоит установить в компании специальные ИТ-программы для документооборота.

    Их много сейчас на рынке, и они позволяют облегчить деятельность по согласованию документов. Вся история хранится в таких программах, и всегда можно посмотреть: кем уже согласован нужный документ, у кого он сейчас на подписи, отклонен ли он, по какой причине и т.д.

    Внедрение программ документооборота возможно и удаленно – программа устанавливается на сервер компании, а потом пользователям, работающим из дома, предоставляется доступ к ней.

    Таким образом можно повысить эффективность удаленного документооборота и решить внутренние проблемы компании по этому поводу.

  4. Чтобы решить внешние проблемы с подписанием договоров с партнерами и компаниями-клиентами, предприятиям надо активнее включаться в систему электронного документооборота – это юридически значимый оборот документами между организациями, на законодательном уровне на этот счет уже все прописано.

    Для этого нужно подключиться к сервисам по документообороту, обратившись к официальным компаниям, которые имеют право подключить электронный документооборот, составить с ними заявление, отправить оператору связи и подключить. После чего можно отправлять своим партнерам документы в электронном виде, подписывая их цифровой подписью.

  5. Организовать в компании единую сеть удаленного доступа сотрудников – этот момент обязательно надо проработать не только со своими техническими специалистами, но и со службой безопасности.
  6. Проблема безопасности вступает в спор с проблемой оперативности работы. Да, такие вопросы, как политика ценообразования, инвестирования, закупка тех или иных товаров, производство продукции, требуют оперативных решений. Но как не пострадать при скором решении этих задач от злоумышленников и активизировавшихся хакеров?

    На рынке сейчас есть множество различных предложений о безопасных подключениях – изучайте внимательно вместе со специалистами по безопасности.

  7. Не забывайте про своих системных администраторов и других ИТ-специалистах, на которых сейчас большая нагрузка, некоторые вынуждены работать чуть ли не круглосуточно. Именно они могут организовать бесперебойную удаленную работу и помочь компании.

Но если вы столкнулись с нехваткой своих специалистов, количество которых было достаточно в обычное время, то можно обратиться за помощью к сертифицированным партнерам специализированных компаний (например, партнеры «1С», с которыми работают бухгалтерии большинства компаний в нашей стране).

Вот семь основных шагов, благодаря которым можно наладить внутренний и внешний документооборот и организовать эффективную работу «на удаленке». Мы сами в нашей компании пользуемся этими методами, что помогло нам оперативно решать наши задачи и не замедлять рабочие процессы.

Кстати, удаленная работа сотрудников может значительно экономить ресурсы предприятия, но это уже другая тема для разговора.

Источник: https://habr.com/ru/post/501658/

Электронный документооборот в организации

Как наладить документооборот в организации?

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Приказ о переходе на электронный документооборот

Положение об электронном документообороте

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Юридический электронный документооборот в компании

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):


C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:


Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):


Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/

Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

Как наладить документооборот в организации?

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг.

И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота.

Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

  • Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
  • Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
  • Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
  • Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
  • Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
  • Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

  • регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
  • передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
  • регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
  • получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
  • передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

  • назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
  • эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
  • регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Источник: https://mdi.ru/press/articles/elektronnaya-kantselyariya/osnovyi-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-na-predpriyatii

Оцените статью
U-Alfa.ru Интернет журнал
Добавить комментарий