Как хранить приказы в организации?

Как хранить приказы в организации?

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место. Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке.

Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация. И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее.

Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу.

Что это такое?

Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь. Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать.

Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности. Все приказы разделены на несколько категорий:

• Документы долговременного хранения.
• Кратковременные бумаги.
• Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте?

Долговременные документы

Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг. Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже.

Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы. Что к ним можно отнести? Это:

1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
2. Документы о переводе.
3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
6. Личные дела кадров.
7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
8. Приказы об увольнении.

Не по личному составу

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить.

О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение. Есть так называемые приказы по основной деятельности. К ним из вышеперечисленных можно отнести:

• Трудовой договор с соответствующим приказом.
• Изменения трудового соглашения (о переводе на другую должность, например).
• Документы об увольнении кадра.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу. Далеко не все документы относятся к подобной категории.

Кратковременное хранение

Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:

1. Приказы о предоставлении отпуска.
2. Направления в недолгие командировки.
3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное. Встречаются данные случаи не слишком часто.

Временно и постоянно

Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения. Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе. И уничтожается она только после закрытия компании.

Долгие сроки

Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам. И хранятся подобные документы длительное время.

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет. И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением. Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

Коротко ли?

А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет. В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10. Но не более того.

Об учете и хранении

Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда. Теперь можно уделить внимание правилам учета данных документов. Это тоже немаловажный момент, который должен знать каждый работодатель. Ведь если есть какие-то бумаги, которые хранятся определенный промежуток времени, необходимо как-то вести учет оных, иначе можно потерять важные приказы.

Сейчас предусматривается несколько типов хранения документов. В любой фирме они должны реализовываться. Сейчас компании должны формировать специальные списки учета имеющихся у них бумаг по личному составу и в бумажном, и в электронном виде. Кстати, вторым можно пренебречь. А вот общепринятая бумажная форма представления — это обязательный пункт. Но как правильно осуществлять учет? Принципы для электронного и материального варианта одинаковы. О них далее.

Основные принципы учета

Итак, учет приказов по личному составу — дело ответственное и регулируется общепринятыми нормами. Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации — нет документа. Что подразумевается под данным процессом?

Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной. То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение. А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт.

Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу. Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации. В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным. Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ.

Журнал приказов

Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения.

А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов. Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение.

Источник: https://lksmrf.ru/kak-hranit-prikazy-v-organizatsii/

Как хранить приказы в организации

Хозяйственная деятельность, да и вообще функционирование любого предприятия и организации, регулируется огромным количеством документов для внутреннего пользования. Большинство этих бумаг утилизируется в установленном порядке, но срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, распорядительные документы директора и менеджеров высшего звена хранятся постоянно и передаются в архив лишь при ликвидации юридического лица. В данной статье рассмотрим принципы делопроизводства и учета. Приказам по основной деятельности (сроку хранения) уделим основное внимание.

Источник: https://vash-advocate.ru/kak-hranit-prikazy-v-organizatsii/

Срок хранения приказов по основной деятельности

Хозяйственная деятельность, да и вообще функционирование любого предприятия и организации, регулируется огромным количеством документов для внутреннего пользования. Большинство этих бумаг утилизируется в установленном порядке, но срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, распорядительные документы директора и менеджеров высшего звена хранятся постоянно и передаются в архив лишь при ликвидации юридического лица. В данной статье рассмотрим принципы делопроизводства и учета. Приказам по основной деятельности (сроку хранения) уделим основное внимание.

Общие положения

Срок хранения приказов по основной деятельности – не ограничен. Руководство организации обязано по требованию контролирующих или судебных органов предоставить эти документы. Важность бумаг данной категории трудно переоценить. История знает случаи, когда отсутствие приказов по личному составу и основной деятельности за определенный период приводило к банкротству предприятия. Поэтому сохранности именно данного вида документации уделяется особое внимание.

Независимо от того, к какой сфере деятельности относится юридическое лицо (промышленное производство, оказание услуг, образовательная организация), приказы по основной деятельности, как правило, хранятся в юридическом отделе. Речь идет об оригиналах. Копии же их могут и должны передаваться для выполнения в соответствующие подразделения. Здесь они и остаются в последующем времени.

Где хранится документация?

Следует четко разделять приказы, которыми регулируются вопросы личного состава и основная деятельность. Это далеко не равнозначные понятия. Если первые должны храниться в отделе кадров организации, то вторые, как уже отмечалось, в юридическом отделе. Это позволит избежать путаницы и более оперативно находить необходимые документы.

Особенности создания хранилища

Организация архива – дело весьма и весьма непростое. Качественно выполнить эту задачу сможет лишь человек, имеющий необходимое образование (архивариус, специалист по архивной работе, делопроизводитель) и опыт работы. Поэтому в штате крупных организаций и предприятий обязательно есть заведующий архивом. Маленьким компаниям целесообразней нанять человека по договору подряда, чтобы тот организовал хранилище документов на предприятии. Как показывает практика, попытки самостоятельно урегулировать данный вопрос оборачиваются большими проблемами с контролирующими органами.

Как правило, приказы, которые регулируют основную деятельность организации, хранятся отдельно от всех остальных, в юридическом отделе. Однако это лишь в теории все бумаги данного типа должны храниться вечно. На практике производятся периодические чистки и все документы, которые утратили свою актуальность, подвергаются уничтожению.

Разумеется, для этого должна соблюдаться определенная процедура. Создается специальная комиссия, которая и принимает окончательное решение об утилизации документации. Уничтожение приказов по основной деятельности становится возможным лишь при выполнении одного из условий:

• действие документа приостановлено или вовсе отменено иным распоряжением;
• срок действия, прописанный в документе, истек.

В комиссию по утилизации в обязательном порядке должны быть включены представители всех отделов, чью деятельность напрямую или косвенно затрагивают рассматриваемые документы.

Особенности хранения копий документов

В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично.

С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов.

Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.

В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.

Некоторые особенности архивирования бумаг

Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений.

Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы.

При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.

Особенности подсчета сроков хранения

Регулирующие данный вопрос законы и подзаконные акты весьма размыты и непрозрачны, поэтому могут по-разному истолковываться. Непонятно, почему подобные оплошности не были исправлены еще на этапе разработки закона. В соответствии с его положениями, сроки хранения устанавливаются «со дня создания» документации. Но в отечественной архивной практике такое никогда не практиковалось. Заграничные архивные учреждения также ведут отсчет не с момента подписания приказа руководителем и регистрации в журнале, а со следующего календарного года.

Особенности смены лица, ответственного за хранение документов

Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает необходимость в назначении нового лица, ответственного за архив предприятия. Кто-то из бывалых и проверенных временем работников уходит на пенсию, кто-то увольняется по семейным обстоятельствам.

Процедура смены ответственного лица строго регламентирована. Приказом директора создается специальная комиссия. Оформляется акт приема и передачи всей документации, находящейся в архиве. Минимальный состав упомянутой комиссии – три человека. Помимо составления описи документов, срок хранения которых не истек, в обязанности членов комиссии входит проверка сохранности и состояния бумаг. Упомянутый акт подписывают передающий и принимающий дела на хранение работник.

Основная деятельность организации

Среди огромного количества бумаг постоянно должны храниться лишь документы и приказы по основной деятельности. Это какие направления, возникает вопрос? К данной категории, прежде всего, следует отнести приказы о преобразовании внутренней структуры предприятия в результате слияния (раздела) отдельных его структурных составляющих. Смена рабочего режима также относится к важным решениям. Такие бумаги тоже должны храниться в юридическом отделе.

К данной категории относятся также приказы:

• направленные на усовершенствование системы повышения квалификации рабочего и офисного персонала организации;
• о проведении аттестации рабочих мест и сотрудников;
• об увольнении персонала в связи с сокращением численности штата;
• о приеме на баланс предприятия оборудования (основных средств);
• о создании комиссии по вопросам инвентаризации имущества и (или) активов организации.

И это далеко не полный состав приказов по основной деятельности.

Требования к организации архива

В основе классификации приказов лежит нормативный срок хранения бумаг. Для определения этого показателя делопроизводители пользуются специальным перечнем документации организаций. Следует сказать, что в ряде случаев для отдельных организаций устанавливаются свои, ведомственные нормативы хранения бумаг с учетом особенностей работы и специфики отрасли. Рассмотрим подробнее.

Срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, документация такого рода находится в архиве на протяжении существования организации – с момента ее регистрации в государственных органах и до момента ликвидации. Иные бумаги не должны уничтожаться на протяжении 75 лет (документы по кадровым вопросам), либо в течение пяти лет (все иные приказы).

Документы, предназначенные для длительного хранения должны подшиваться в отдельные дела. Это позволит избежать ненужных хлопот впоследствии.

Сформированному пулу бумаг в соответствии с установленными правилами присваивается свой особый шифр, состоящий в большинстве случаев из комбинации букв и цифр.

Хранение документов на электронных носителях

В наше время информационные технологии приобретают все большую популярность. И все чаще прогрессивные руководители предпочитают вести документооборот компании в электронном формате. Реалии таковы, что даже набранный в текстовом редакторе приказ, имеющий электронную подпись уполномоченного лица, имеет юридическую силу. Следует сказать, что большинство директоров и менеджеров высшего звена, особенно в государственных компаниях, предпочитают вести дела традиционным способом, с использованием бумажных носителей и чернил. Однако с приходом нового поколения ситуация в корне изменится.

В соответствии с установленными нормами, электронные копии документов должны храниться в течение такого же срока, что и аналогичные традиционные документы на бумажных носителях.

Где искать нормы хранения приказов по основной деятельности?

Закон РФ «Об архивном деле» является основным источником правил организации складирования документов, как на предприятии, так и в государственных архивах. В настоящее время действует его редакция от 23 мая 2016 года. Сам закон вступил в силу 22 октября 2004 года. Следует отметить, что соблюдать нормы упомянутого Закона обязаны не только специализированные архивные учреждения и государственные предприятия, но и частные субъекты хозяйствования.

Состав приказов по основной деятельности и другая важная и полезная информация содержится в специализированном «Перечне типовых документов». В данном отраслевом нормативно-правовом акте дается подробная характеристика и требования к оформлению бумаг, которые образуются в процессе хозяйственной (или любой другой) деятельности предприятия. Разработчиком документа является Министерство культуры России. Дата утверждения упомянутого Перечня – 25 августа 2010 года. В настоящее время действует редакция от 16 февраля 2016 года.

В некоторых, имеющих особый статус организациях, архивное дело регулируется отдельными отраслевыми нормативно-правовыми актами.

Срок хранения книги приказов по основной деятельности

В соответствии с установленными требованиями, любому приказу присваивается уникальный номер, а отметка о его выходе заносится в специальный журнал. Рекомендуется для удобства при нумерации этих документов использовать алфавит. Например, латинские буквы OD в начале номера приказа сразу дают понять, что документ регулирует основную деятельность организации. Лишь после внесения соответствующей записи в журнал, документ становится юридически значимым. И наоборот, если запись в журнале регистрации отсутствует, приказ будет являться просто бумажкой. В данном случае будет поставлена под вопрос его значимость в случае рассмотрения судебных либо иных дел.

Журнал регистрации приказов – чрезвычайно важный элемент, не менее значимый, чем сами приказы. В соответствии с классификацией Перечня документов и требованиями законодательства, он относится к таковым, которые должны быть в сохранности на протяжении существования организации (то есть постоянно). Таким образом, срок хранения приказов директора по основной деятельности и журнал регистрации приказов – «постоянно».

Особенности оформления журнала

В статье неоднократно подчеркивалась важность такого документа, как книга регистрации приказов по основной деятельности. Иногда ее называют журналом. Допустимо использовать оба эти названия. Несмотря на такую первостепенную важность данного документа, отсутствует его унифицированная форма. Любая организация вправе оформить его страницы по своему усмотрению. Главное, чтобы в книге были следующие графы — номер приказа и дата регистрации (вступления в силу), тезисное описание содержимого документа.

Источник

Источник: https://zakon.temaretik.com/1634804616732346547/srok-hraneniya-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti/

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов :

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место. Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке.

Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация. И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее.

Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу.

Архивы

Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех. Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников. Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.

Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись. В ней представлен краткий список всей хранящейся документации.

Архивное хранение документов — самая удобная форма учета данных. Она используется и в бумажном, и в электронном виде. Следует отметить, что временные документы не заносятся в архив. Они прилагаются к основным бумагам, а затем уничтожаются.

Рекомендуется все приказы временного хранения отправлять в отдельное место и не совмещать их с долговременными или кратковременными.

Советы по систематизации

Сроки хранения кадровых документов понятны. Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы. После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

• Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
• Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.
• Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка. Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.

Окончание учета

Как быть после того, как истечет срок хранения того или иного документа в архивах? Специальная служба в компании производит проверку бумаг. Затем систематизирует их и выделяет определенные приказы для уничтожения. Обычно документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. В любом случае, просто выбрасывать приказы нельзя. Следует именно уничтожить их. Чтобы отнести документы к тому или иному типу, привлекается специальная комиссия. Она оценивает важность приказов, присваивает им срок хранения. И только потом уже происходит помещение их в архивы в той или иной форме.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-sroki-xraneniya-prikazov-po-lichnomu-sostavu-pravila-ucheta-i-xraneniya-kadrovyx-dokumentov.html

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
4. Положение о защите персональных данных работников.
5. Личные карточки работников по форме Т-2.
6. Штатное расписание по форме Т-3.
7. Графики отпусков по форме Т-7.
8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения

Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий	Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета,	75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых)	5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза	4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.

Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru

Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа…

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/dokumenty-organizacii/

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место. Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке.

Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация. И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее.

Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу.

Приказы по личному составу, какие это приказы: правила оформления, регистрации и хранения

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и распоряжений руководителя. Их принято делить на две категории:

• по основной деятельности компании
• кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Классификация кадровых приказов

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

Кадровая служба

• Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
• Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
• Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
• Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
• Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

Составление приказов

• Т-1 — прием нового сотрудника
• Т-5 — перевод внутри компании
• Т-6 — предоставление отпуска (любого вида)
• Т-8 — увольнение
• Т-9 — направление в командировку
• Т-11 — применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
2. Подготовка проекта.
3. Получение необходимых согласований.
4. Получение подписи гендиректора.
5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
6. Хранение зарегистрированного приказа.

Обсуждение рабочих моментов

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

• преставление непосредственного руководителя
• докладная или служебная записка
• акт о допущенном дисциплинарном нарушении
• график отпусков
• судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

Регистрация приказа

• наименование организации полное и сокращенное
• вид документа — приказ
• дата издания и порядковый номер
• заголовок
• собственно приказ — текст распоряжения и основание для его написания
• визы согласований
• подпись руководителя
• подпись ознакомленного сотрудника
• указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые основания. Это могут быть:

• изменение действующего законодательства, регулирующего отношения, оформленные приказомОбсуждение изменений
• изменения в персональных данных работника (например, смена фамилии) или в его личных обстоятельствах
• изменение времени или места исполнения трудовых обязанностей обозначенных в приказе
• иные обстоятельства, делающие исполнение приказа в прежнем виде невозможным

Изменение содержания приказа или его отмена оформляются новым распорядительным документом. Для него применяются те же правила, что при оформлении корректируемого приказа. Иным будет содержание документа. В нем необходимо указать:

• в какой именно приказ вносятся изменения (номер, дата, наименование)
• что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
• перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
• указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
• мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении взысканий, предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу — это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного оформления его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/prikazy-po-lichnomu-sostavu.html

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

К записи 176 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html