Электронный документооборот в организации что это такое?

Как подключиться к электронному документообороту

1. База знаний
2. Как подключиться к электронному документообороту

Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.

Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.

Для чего нужен ЭДО

Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Также благодаря ЭДО можно:

• Экономить время. Больше не нужно ждать курьера или самостоятельно отправлять документы по почте. Также заполнять их в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
• Экономить деньги. Чтобы отправить документ, вам не нужно тратиться на курьера или покупку конвертов, а также бумагу и картриджи. Еще не нужно тратить деньги на содержание архива.
• Сохранить конфиденциальность. При передаче между контрагентами ценные бумаги не потеряются и будут доступны в защищенном личном кабинете в любое время. Они не будут дублироваться и не попадут чужим людям.
• Своевременно отправлять документы. Контрагент получит документ сразу после того, как его перешлет отправитель.
• Обмениваться в любое время. Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

Что можно отправлять через ЭДО

Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.

С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.

Формализованные документы

Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.

К формализованным относятся:

• универсальный передаточный документ — УПД;
• корректировочный УПД;
• счёт-фактура;
• корректировочная счёт-фактура;
• накладная по форме ТОРГ-12;
• акта приема-сдачи работ или услуг.

К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:

• в установленном приказом ФНС актуальном формате.
• в собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
• в утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.

Неформализованные документы

Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.

Как работает ЭДО

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

Если вы отправляете документ

1. Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
2. Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
3. Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
4. Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
5. Отправьте.
6. Получите уведомление о том, что документ подписан.

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Если вы получаете документ и требуется подпись

1. Войдите в личный кабинет ЭДО.
2. Выберите нужный файл в папке «Входящие».
3. Подпишите документ КЭП или запросите корректировку, если в нем ошибка.

После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

1. Безопасно передает документы. У оператора должен быть SLA — соглашение об уровне качества сервиса. У ЭДО.ПОТОК SLA размещен на сайте.
2. Интегрирован с системой «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). Благодаря интеграции оператор может передавать коды маркировки в ЦРПТ.
3. Функционален. В системе должна быть возможность:
   • передавать и получать форматизированные и неформализованные документы;
   • просматривать файлы в интерфейсе;
   • ставить на документы подпись, отказывать в подписи;
   • сохранять файл на компьютер или в электронный архив;
   • настраивать доступ для пользователей;
   • отслеживать статусы документов.
4. Имеет возможность интеграции с учетными системами. Некоторым компаниям удобнее работать в собственной учетной системе. Идеально, если ЭДО интегрирован с популярными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус.
5. Настроен роуминг. Он нужен, чтобы обмениваться файлами с клиентами других операторов ЭДО.
6. Демо-доступ. Это важно, чтобы еще до заключения договора проверить, как работает сервис.

Что нужно знать

1. C помощью ЭДО можно быстро обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, сдавать отчётность в госорганы.
2. Через ЭДО можно отправлять любые документы: счета-фактуры, УПД, изображения, накладные и акты.
3. Чтобы выбрать оператора ЭДО, обрати внимание: есть ли у компании соглашение SLA, интегрирован ли он с ЦРПТ, подключен ли к учетной системе, есть ли роуминг и демо-доступ.

Источник: https://edo.ru/baza-znaniy/kak-podklyuchitsya-k-elektronnomu-dokumentooborotu

Эдо для маркировки: что это и как подключиться

О выставлении счетов-фактур через интернет — в приказе Минфина

ЭДО — это система обмена электронными документами. Чтобы отправлять и получать важные документы, нельзя использовать обычную электронную почту — её могут взломать. Для накладных, счетов-фактур, деклараций есть специальные защищённые сервисы. Чтобы работать с ЭДО, нужно подключиться к одному из операторов электронного документооборота.

Зачем ЭДО продавцам товаров с маркировкой

Все, кто работает с маркированными товарами, должны подключиться к ЭДО. Иначе они не смогут принимать товары. Все поступления и возвраты маркированных товаров нужно будет оформлять в электронном виде.

Сроки перехода зависят от категории товаров, которые вы продаете:

• обувь — 1 июля 2020,
• табак — 1 июля 2020.

Для остальных категорий товаров, которых касается маркировка, сроков подключения к ЭДО пока нет. Но им в любом случае придётся подключиться, наладить работу с поставщиками и обучить сотрудников работать по-новому. Если у ваших поставщиков другая система ЭДО, нужно будет настроить роуминг — это дополнительное время. Чтобы успеть вовремя и не попасть на штрафы, лучше начать готовиться заранее.

Как подключиться

Какую электронную подпись выбрать для бизнеса

Шаг 1. Получите электронную подпись. Чтобы подключиться к ЭДО, вам понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Это флешка, карта памяти или карта с чипом, похожая на банковскую, на которую записан код вашей подписи. Срок действия сертификата нужно продлевать каждый год. Чтобы получить УКЭП, обратитесь в любой из удостоверяющих центров. Если вы зарегистрированы в системе маркировки «Честный знак», УКЭП у вас уже есть.

Шаг 2. Выберите оператора и зарегистрируйтесь на его сайте. Не все операторы электронного документооборота могут работать с маркировкой. Для торговли маркированными товарами оператор должен быть подключен к системе «Честный знак».
Список операторов ЭДО, которые работают с маркировкой

Шаг 3. Получите идентификатор участника ЭДО. Идентификатор — это уникальный код компании или предпринимателя. На один ИНН можно получить только один идентификатор. Его выдаст ваш оператор ЭДО после регистрации.

Шаг 4. Заключите дополнительное соглашение с поставщиком об использовании электронного документа, который называется УПД — универсальный передаточный документ. По закону вы не обязаны это делать, но лучше подписать допсоглашение. Если в договоре указано, что в качестве первичных документов контрагент предоставляет товарную накладную или акт выполненных работ, в допсоглашении нужно прописать использование УПД.

Шаг 5. Чтобы начать работать с контрагентами по ЭДО, отправьте им приглашение или примите приглашения от них.

Если что-то не получается или непонятно, обращайтесь в службу поддержки вашего оператора ЭДО.

Если у вас Эвотор
Установите сервис «Маркировка» и быстро подключите ЭДО на выбор прямо из личного кабинета Эвотора. Мы работаем со всеми основными операторами. ЭДО включён в тариф.

Как работать с маркировкой через ЭДО

Всё о маркировке

Когда к вам на склад или в магазин придёт партия маркированного товара, с ней не будет бумажной накладной. Вместо конверта с документами вы получите УПД. УПД — это два в одном: накладная на товар и счёт-фактура. Он появится в вашем личном кабинете в системе маркировки.

Вот как будет выглядеть приёмка товара:

1. Вы получаете партию товара от поставщика. Весь товар промаркирован. В личном кабинете вас уже будет ждать УПД со списком кодов маркировки.
2. Сверяете коды на товаре и в УПД. Для этого нужно отсканировать код маркировки 2D-сканером. Если всё верно — подтверждаете приёмку.
3. Если коды на товаре и в УПД отличаются — отклоняете поставку или принимаете товар частично и отправляете сообщение поставщику. Поставщик исправит УПД и пришлёт вам повторно.

Обязательно сверяйте коды маркировки на товаре и в УПД, чтобы случайно не принять чужой товар. Если примете не своё, то в систему маркировки попадёт неверная информация, а за это могут оштрафовать. Иллюстрация: «Честный знак»
Если в УПД есть ошибки, обязательно сообщите об этом поставщику и попросите выслать корректирующий документ. Иллюстрация: «Честный знак»

Приёмка и отклонение УПД происходят в личном кабинете системы ЭДО. Для этого вам понадобится компьютер и браузер для выхода в интернет.

Если у вас Эвотор
Установите сервис «Маркировка» и принимайте товары прямо на кассе или в приложении, чтобы не держать на точке компьютер. Вам не придётся отдельно регистрироваться и создавать личный кабинет в системе ЭДО.

Что будет, если не подключить ЭДО

Без ЭДО вы рискуете остаться без товара. С марта ни один поставщик обуви не сможет отгрузить товар по старинке. А с июля без системы ЭДО нельзя будет продавать табак. Если вы хотите торговать маркированным товаром, вам в любом случае придётся перейти на электронный документооборот.

Подытожим

1. ЭДО — это электронный документооборот. Перейти на него должны все производители и продавцы маркированных товаров.
2. Чтобы подключиться к ЭДО, нужно зарегистрироваться на сайте оператора, получить идентификатор и подписать дополнительное соглашение с вашим поставщиком. После этого вы сможете получать документы на товар в электронном виде.
3. Вместе с маркированным товаром вместо бумажно накладной вы будете получать универсальный передаточный документ (УПД) — это сразу накладная и счёт-фактура.
4. В момент приёмки товара сканируйте коды маркировки 2D-сканером и сверяйте с кодами в УПД. Если всё сходится, подтверждайте приёмку, если нет — пишите поставщику, что нужно исправить.

Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.

25 февраля 2020

Источник: https://zhiza.evotor.ru/edo-dlya-markirovki-chto-eto-i-kak-podklyuchitsya/